Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim

Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin.Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế toán, quản lí khách hàng,...Trong đó HTTT quản lí nhân sự đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hang đầu của mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số lượng nhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và không ngừng thay đổi. Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách thủ công sẽ là khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một HTTT quản lí nhân sự hoạt động ổn định sẽ giúp giải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Trong suốt quá trình thực tập tại công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim, em nhận thấy sự cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và đảm bảo tính chính xác cao. Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim” giúp đem lại lợi ích thiết thực cho công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính xác tạo điều kiện cho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn.  

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương Mại với vốn tri thức bản thân tích lũy được, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thấy cô giáo và kiến thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch

Kim, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông

tin quản lí nhân sự tại Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim”.

Trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Bùi Quang Trường đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch

Kim, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho

em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót

Kính mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để khóa luậnđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Bảng kết quả kinh doanh của công ty cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim

Bảng 2.2 Bảng đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm Hình 2.1 Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của HTTT Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim Hình 2.4 Biểu đồ biểu thị doanh thu của công ty ( 2010- 2013) Hình 2.5 Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính Hình 2.6 Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty Hình 2.7 Nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay Hình 2.8 Phương thức quản lí nhân sự tại công ty

Hình 2.9 Thời gian lập báo cáo

Hình 2.10 Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự

Hình 2.11 Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự Hình 2.12 Các chức năng cần có của HTTT quản lí nhân sự tương lai

Hình 3.1 Biểu đồ UC tổng quát của HTTT quản lí nhân sự

Hình 3.2 Biểu đồ phân rã UC chức năng cập nhật nhân sự

HÌnh 3.3 Biểu đồ phân rã UC chức năng cập nhật bảng lương

Hình 3.4 Biểu đồ phân rã UC chức năng thống kê báo cáo

Hình 3.5 Biểu đồ UC chi tiết của HTTT quản lí nhân sự

Hình 3.6 Biểu đồ lớp đối tượng

Hình 3.7 Biểu đồ tuần tự chức năng quản lí nhân viên

Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin khen thưởng kỉ luật

Hình 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập của hệ thống

Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm nhân viên

Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo lương của hệ thống

Hình 3.12 Biểu đồ hoạt động form quản lí nhân viên

Hình 3.13 Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí đào tạo

Hình 3.14 Biểu đồ hoạt động form tìm kiếm nhân viên

Hình 3.15 Biểu đồ hoạt động cho nghiệp vụ quản lí hợp đồng lao động

Hình 3.17 Biểu đồ dữ liệu quan hệ

Hình 3.18 Form đăng nhập hệ thống

Hình 3.19 Form giao diện chính của hệ thống

Hình 3.20 Form giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên

HÌnh 3.21 Form giao diện Cập nhật phòng ban

HÌnh 3.22 Form giao diện tìm kiếm nhân viên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Solutions Joint

Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim

System

Hệ thống thông tin quản lý

System

HTTT xử lý giao dịch

UML Unified Modelling

Language

Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệthống hướng đối tượng

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin.Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước,khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên khá phổ biến

ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế toán, quản lí khách hàng, Trong đó HTTT quản lí nhân sự đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm

Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hang đầu của mỗi quốc gia nói chung

và các doanh nghiệp nói riêng Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số lượng nhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và không ngừng thay đổi Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách thủ công sẽ

là khó khăn và gặp nhiều sai sót Một HTTT quản lí nhân sự hoạt động ổn định sẽ giúpgiải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim,

em nhận thấy sự cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và

đảm bảo tính chính xác cao Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện

HTTT quản lí nhân sự tại Công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim” giúp đem lại

lợi ích thiết thực cho công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính xác tạo điều kiện cho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Để thực hiện bài khóa luận em đã nghiên cứu một số tài liệu lien quan đến HTTT quản

lý nhân sự như:

Chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho

Công ty Tin học Anh Ngọc”, Trần Mạnh Cường – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ

thông tin và truyền thông Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Mạnh Cường đã đưa

ra lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện cho hệ thống

Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần

Hải Dương”, Vũ Văn An – lớp 45C – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại

học Kinh tế quốc dân Luận văn đã làm rõ được một số lý thuyết về HTTT, phân loại HTTT, các bước xây dựng một HTTT và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc.Luận văn đã cho thấy một hướng nhìn khác về hê thống và hoàn thành đươc các bước phân tích thiết kế hệ thống

Đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lí bán hàng tại công ty Cổ

phần vật tư vận tải Ngọc Khánh”, Nguyễn Hoàng Vũ – lớp K43/41.01 – Khoa Quản trị

hệ thống thông tin kin tế, Học viện Tài chính Đồ án tốt nghiệp của tác giả đã hoàn thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng khi công ty chưa có hệ thống quản lí bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được nhu cầu quản lí cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một HTTT phức tạp chỉ phù hợp với những công ty có quy mô lớn và đã sử dụng HTTT cho công tác quản lí từ trước

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài

Mục tiêu cụ thể

Nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty

Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim đáp ứng được các tiêu chí:

+ Hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

+ Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác khi mở rộng trong tương lai

+ Chú trọng về tính bảo mật thông tin

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim cùng với các hoạt động quản lí nhân sự của công ty

Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Các lí thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với UML

Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2010- 2015 và thực trạng về công tác quản lí nhân sự, cách thức quản lí nhân sự của công ty hiện nay

Các bước triển khai phân tích thiết kế hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự cụ thể cho công tác quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Phương pháp thu thập tài liệu

+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban, nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng quản lí nhân sự hiện tại

và nhu cầu xây dựng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự của công ty

+ Quan sát trực tiếp CSHT, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lí nhân sự tại trung tâm

+ Nghiên cứu tài liệu thông qua các bài báo, internet, để tìm hiểu chung về côngty

+ Sưu tầm sách, tài liệu có liên quan tới các lí luận, lí thuyết về HTTT và phân tích thiết kế hệ thống

Tổng hợp, phân tích, xử lí số liệu

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lí nhân sự và tình hình HTTT quản lí nhân sự tại công ty hiện nay

Từ đó có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này

Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phântích hoàn thiện hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài

Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

+ SQL server 2008 để tạo CSDL phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ các form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm

+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế giao diện của hệ thống

+ Phần mềm Rational Rose dùng để mô hình hóa hệ thống, thiết kế các biểu đồsau: biểu đồ UC, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động

1.6 Kết cấu của khóa luận

Nội dung của đề tài khóa luận gồm ba phần:

Phần I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

Phần II: Cơ sở lí luận và thực trạng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại công

ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim

Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT quản lí

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN HTTT QUẢN

LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG BẠCH KIM 2.1 Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản.

Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn

thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lí Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lí, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lí, hoạch

định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Theo Giáo trình Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).

Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ

rang buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận các đầu vào và sản xuất ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ

chức Hệ thống này còn được gọi là hệ thống động (Dynamic system) (Theo Giáo

trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học

quốc gia Hà Nội)

Hệ thống thông tin: Là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa

các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông

tin với nhau (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba,

Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội)

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự: Là HTTT bao gồm tất cả những quyết

định và hoạt động quản lí (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hoạt động , sa thải nhân viên trong doanh nghiệp,…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp

và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

Các hệ thống thông tin nguồn nhân sự theo mức quản lý

Hệ thống thông tin nhân sự chiến lược bao gồm: Hệ thống dự báo cầu nguồn nhân lực, hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nhân sự sách lược bao gồm: HTTT phân tích thiết kế nhân lực, HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, HTTT đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp bao gồm: HTTT quản lý lương, HTTT quản trị vị trí làm việc, HTTT người lao động, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Vai trò của HTTT quản lí nhân sự

Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tạicủa một tổ chức, doanh nghiệp Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lí nhân sự của công ty phải có cách thức quản lí tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân phát huy được khả năng của mình Ngoài ra việc quản lí tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể, tạo điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình

Do đó, nhu cầu cần có một HTTT quản lí nhân sự là rất cần thiết nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lí nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin theo yêu cầu của người quản lí

Nhờ những thông tin mà HTTT quản lí nhân sự cung cấp, nhà quản lí của công

ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác HTTT quản lí nhân sự cuả một doanh nghiệp phản ánh đầy đủ toàn diện những tiềm năng về trí lực của từng nhân viên, hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và chi phí một cách hiệu quả

2.1.2 Một số lí thuyết về quản lý nhân sự

a Cách thức quản lý nhân sự:

+ Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt động

về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách

+ Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của máytính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động vềquản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính

b Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự:

Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ

và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhậnmục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năngcần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao

Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá sựhoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ

c Đào tạo và phát triển nhân lực:

Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt Các bước tiến hành thôngthường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể;Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp Mục tiêucủa đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp

d Đánh giá khả năng hoàn thành công việc:

Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quantrọng trong quản lý nhân sự Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn, đàotạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ

sự thành công của công ty, xí nghiệp Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác, là cơ

sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên giúp nhà quản lý trảlương một cách công bằng

e Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi:

Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đốivới người lao động Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuấtphát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức

kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng

f Tương quan nhân sự:

Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trongquản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc

2.1.3 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

a Phân loại HTTT trong doanh nghiệp

Theo mục đích thông tin đầu ra HTTT được chia thành các loại sau:

Hình 2.1 Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp.

- HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống dung ở cấp tác nghiệp giúp tự động hóa các hoạt động xử lí thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữliệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày

dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lí, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.

- HTTT quản lí tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống được thiết

kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin HT này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp

- HTTT quản lí MIS (Management Information System): là các HTTT trợ giúp các hoạt động của quản lí như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ởcác cấp quản lí bậc trung

- HT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người và khả năng của môi trường, cái thiện chất lượng quyết định, là một hê thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lí giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định

- HTTT hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support System): là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lí cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược ESS cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung

Chức năng chính của hệ thống thông tin:

Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm muc đích sử dụng của con người.

b Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT:

Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc: đây là cách tiếp cận truyền

thống, đơn giản.Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trìnhchính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện mộtcông việc xác định

Trong phương pháp hướng cấu trúc, hệ thống được thiết kế dựa trên một tronghai hướng: hướng dữ liệu và hướng hành động

Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng hệ thống dựa trên việc phân rã phầnmềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó Cách tiếp cậnhướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ dàng xây dựng ngânhàng dữ liệu

Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ hệ thống dựa trên cáchoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó

Cách thức thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế

từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bàitoán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được các bài toán

có thể cài đặt được ngay và sử dụng các hàm của ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng,chương trình sáng sủa dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểmsau:

Thứ nhất, không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụthuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại mộtmodul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệukhác

Thứ hai, không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn Nếu hệ thống thông

modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ dàng và dễgây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì.

Phương pháp phân tích hướng đối tượng (Object Oriented Analysis): Khác

với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào hành động,phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu

và hành động

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệthống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đốitượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựngbằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tươngtác giữa chúng Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng bao gồm:+ Tính trừu tượng hóa (abstraction): trong phương pháp hướng đối tượng, các thực thểphần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng Các đối tượng này được trừutượng hóa ở mức cao hơn dựa trên thuộc tính và phương thức mô tả đối tượng để tạothành các lớp Các lớp cũng sẽ được trừu tượng hóa ở mức cao hơn nữa để tạo thànhmột sơ đồ các lớp được kế thừa lẫn nhau Trong phương pháp hướng đối tượng có thểtồn tại những lớp không có đối tượng tương ứng, gọi là lớp trừu tượng Như vậy,nguyên tắc cơ bản để xây dựng các khái niệm trong hướng đối tượng là sự trừu tượnghóa theo các mức độ khác nhau

+ Tính đóng gói (encapsulation) và ẩn dấu thông tin: các đối tượng có thể có nhữngphương thức hoặc thuộc tính riêng (kiểu private) mà các đối tượng khác không thể sửdụng được Dựa trên nguyên tắc ẩn giấu thông tin này, cài đặt của các đối tượng sẽhoàn toàn độc lập với các đối tượng khác, các lớp độc lập với nhau và cao hơn nữa làcài đặt của hệ thống hoàn toàn độc lập với người sử dụng cũng như các hệ thống khác

sử dụng kết quả của nó

+ Tính modul hóa (modularity): các bài toán sẽ được phân chia thành những vấn đềnhỏ hơn, đơn giản và quản lý được

+ Tính phân cấp (hierarchy): cấu trúc chung của một hệ thống hướng đối tượng làdạng phân cấp theo các mức độ trừu tượng từ cao đến thấp.

Ưu điểm nổi bật của phương pháp hướng đối tượng là đã giải quyết được cácvấn đề nảy sinh với phương pháp hướng cấu trúc:

Hỗ trợ sử dụng lại mã nguồn : Chương trình lập trình theo phương pháp hướng

đối tượng thường được chia thành các gói là các nhóm của các lớp đối tượng khácnhau Các gói này hoạt động tương đối độc lập và hoàn toàn có thể sử dụng lại trongcác hệ thống thông tin tương tự

Phù hợp với các hệ thống lớn: Phương pháp hướng đối tượng không chia bài

toán thành các bài toán nhỏ mà tập trung vào việc xác định các đối tượng, dữ liệu vàhành động gắn với đối tượng và mối quan hệ giữa các đối tượng Các đối tượng hoạtđộng độc lập và chỉ thực hiện hành động khi nhận được yêu cầu từ các đối tượng khác

Vì vậy, phương pháp này hỗ trợ phân tích, thiết kế và quản lý một hệ thống lớn, có thể

mô tả các hoạt động nghiệp vụ phức tạp bởi quá trình phân tích thiết kế không phụthuộc vào số biến dữ liệu hay số lượng thao tác cần thực hiện mà chỉ quan tâm đến cácđối tượng tồn tại trong hệ thống đó

So sánh phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng:

Tập trung vào công việc cần thực

Chương trình được chia thành các đối tượng

Các hàm truyền thông tin cho nhau

thông qua cơ chế truyền tham số

Các đối tượng tác động và trao đổi thông tinqua các hàm với cơ chế thông báo

Đóng gói chức năng (sử dụng hàm

mà không cần biết nội dung cụ thể)

Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể truycập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối tượng

mà phải thông qua các phương thức)

Dữ liệu trong hệ thống được

chuyển động từ hàm này sang hàm

khác

Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tảđược các đối tượng Các hàm xác định trêncác vùng dữ liệu của đối tượng được gắn vớinhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách

tiếp cận từ trên xuống

Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận

từ dưới lên

Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc:

Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cầnthiết à dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự

do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác địnhtrong đối tượng đó à chương trình an toàn

Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báolớp, mở rộng khả năng sử dụng lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

Thiết kế trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt

c UML và công cụ phát triển hệ thống thông tin

- Giới thiệu UML

UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khai niệm, các kí hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn

- Một số khái niệm cơ bản trong UML:

Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực

áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập kí hiệu vè

Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập

con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống

Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong

cả hai hướng nhìn

- Các biểu đồ trong UML

Biểu đồ USE CASE: biểu diễn chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầu của hệ

thống biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu của người dùng Đi kèm với các biểu đồ UC là các kịch bản

Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó

Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó

Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống

và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại:

+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian

+ Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt động được dùng để biểu diễn các phương thức phức tap của lớp

- Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Pha phân tích:

+ Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiếnhành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

+ Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

+Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Pha thiết kế:

+ Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản (scenario) đã có và các lớp đã

+ Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hê giữa các lớp.

+ Xây dựng biểu đồ hoat động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu

a Lý thuyết:

- Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự

- Cơ sở lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin

- UML và công cụ phát triển hệ thống

b Thực trạng tình hình quản lí nhân sự tại công ty:

Hiện nay phòng nhân sự của công ty thực hiện quản lí nhân sự về mọi mặt: từ khâu tuyển dụng, quản lí đào tạo, quản lí hợp đồng lao động, quản lí hồ sơ nhân viên,

kỷ luật khen thưởng,…của toàn bộ nhân viên của công ty, lập báo cáo về nhân viên cho ban lãnh đạo

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty: Quản lí thông tin nhân viên, quản lí lương, tuyển dụng, quản lí khen thưởng, kỉ luật, tính và trảlương cho nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, lưu trữ thông tin:

c Giải pháp đề xuất

Sau khi tìm hiểu về lý thuyết và thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim tác giả sử dụng công cụ UML để tiến hànhxây dựng và hoàn thiện cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

2.2.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

a Thông tin cơ bản về công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

Tên công ty: Công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim (BACH KIM NETWORK SOLUTIONS JOINT).

Trụ sở chính: Số 115B Ngõ 562 đường láng – P láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội

Năm thành lập: Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đầu tư số 0104850587

do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 10 tháng 08 năm 2010

b Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty:

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Marketing

Phòng Kinh doanh

Bộ phận Chăm sóc KH

H th ng ệ thống ống

ch c năng ức năng khác

Phòng Kế toán – Tổng hợp

Phòng tổ chức quản lý nhân sự

Chức năng của các phòng ban:

Ban giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty,

là người tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng, tuyển dụng,…

Khối kỹ thuật: gồm các phòng ban làm nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo trì giải

quyết các vấn đề liên quan đến khâu kỹ thuật của công ty

Khối kinh doanh: là các phòng ban chuyên giải quyết các vấn đề liên quan đến

hoạt động kinh doanh của công ty như tìm hiểu, khảo sát thị trường, phân tích, xây dựng và triển khai các phương án kinh doanh

Phòng Kế toán-Tổng hợp: quản lý tiền lương và tính toán các khoản thu chi,

doanh thu, chi phí trong công ty

Phòng tổ chức quản trị nhân sự: quản lý về công tác tổ chức nhân sự, công tác

lao động, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng,…

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim

Dưới đây là bảng thống kê về hoạt động kinh doanh trong 4 năm 2010, 2011, 2012,

2013 vừa qua của công ty Cổ Phần Giải Pháp Mạng Bạch Kim

Bảng 2.1 Bảng kết quả kinh doanh của công ty cổ phần giải pháp mạng bạch kim 2010-2013

(nguồn: Phòng Kế toán – Tổng hơp)

Từ báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Giải Pháp Mạng Bạch Kim (từ

2010 - 2013) ta xây dựng biểu đồ biểu thị sự thay đổi của doanh thu:

Hình 2.4 Biểu đồ biểu thị doanh thu của công ty ( 2010- 2013)

Nhìn vào biểu đồ ta nhận thấy doanh thu qua các năm của công ty là ổn định.Tuy

ko có các bước đột phá về doanh thu nhưng với một công ty mới thành lập như vậy là rất tốt.Theo kết quả điều tra dựa vào phiếu khảo sát ban lãnh đạo của công ty rất quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể với 10 phiếu thu về cho câu hỏi

“Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với ứng dụng CNTT ” đều cho kết quả là rất quan tâm.Với câu hỏi “Công ty có dự định đầu tư,nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT không” kết

quả đều là có.Vì vậy với nguồn thu ổn định ban lãnh đạo công ty sẽ chú trọng đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật CNTT

2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng bạch Kim.

a Thực trạng cơ sở hạ tầng của HTTT tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

- Memory lên đến 768 GB thông qua khe cắm 24 (UDIMM / RDIMM / LRDIMM)

- Hỗ trợ RAID: Tích hợp 6 Gbps phần cứng RAID-0, -1, -10; tùy chọn RAID-5, hoặc -50 -6, -60 Hỗ trợ mới 12 Gbps * RAID

Máy in, máy fax

Thông số: Intel Dual Core pen E 2.8×2 – E5500/ Main Ondi Chipset Intel G41/

DdramIII 2Gb/ Hdd 40Gb

Dell, acer, asus, lenovo

2 Switch 8

Qua phiếu điều tra cho thấy có 80% đánh giá tính ổn định , có 70% đánh giá máy

tính đáp ứng hiệu quả công việc và có 90% đánh giá cao tốc độ xử lý dữ liệu

Tính ổn định Tính hiệu quả Tốc độ xử lý 0%

Hình 2.5 Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính

(nguồn: phiếu điều tra)

Theo đánh giá chung từ phiếu điều tra trang thiết bị phần cứng với hệ thống máu chủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in ,máy fax đều đáp ứng được nhu cầu của công việc

Trang Thiết Bị Phần Mềm

- Hệ điều hành: Window 7, word, excel 2010 đối với máy tính để bàn Window 8,

word, excel 2013 đối với các máy tính xách tay

- Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, Oracle, MySql

- Ngôn ngữ: C#, VB, ASPX, PHP

- Công nghệ: NET, Web+

- Phương thức truyền nhận thông tin của công ty là sử dụng đường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên các phòng ban với nhau

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

- PM giúp cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất

- Tính giá thành theo nhiều phương pháp.

- Phân tích tài chính chuyên nghiệp

- Quản lí cổ đông linh hoạt

- Lập dự toán ngân sách và quản lí thu, chi hiệu quả

- Thanh toán ngân hàng trực tuyến

- Kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch, hỗ trợ nộp hồ sơ khai thuế qua mạng

- Ngoài ra PM còn giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình sức khỏe của doanhnghiệp, tình hình doanh thu chi phí, hỗ trợ việc ra quyết định

Phần mềm ServiceDesk Plus ( phần mềm Hỗ trợ và quản lý tài sản hoàn toàn dựa trên

nền tảng Web) Hỗ trợ cho việc giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên IT của công ty

Phần mềm quản lí nhân sự :còn quá sơ sài đơn giản

Phần mềm Plesk: Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting chuyên nghiệp.

Tính năng tự động hóa cao giúp công ty giảm chi phí, thời gian trong việc quản lý, đầu

tư thiết bị và nhân lực

Qua khảo sát khả năng đáp ứng của các phần mềm hiệu quả các phần mềm được

đánh giá cao đến 60% số người được hỏi đều giá đánh giá phần mềm ứng dụng tốt, dễ

sử dụng

Câu hỏi: Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang sử dụng?

Bảng 2.2 Bảng đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty

20.00%

20.00%

Tốt Khá Trung Bình Kém Chưa đạt

Hình 2.6 Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang sử dụng

(nguồn: Phiếu điều tra)

Việc lựa chọn các phần mềm đóng gói, dễ sử dụng như phần mềm kế toán MISA(MISA SME.NET 2012)…đã mang lại tính hiệu quả, khả năng đáp ứng nhu cầu côngviệc cao (60%)

b Thực trạng nguồn nhân lực về CNTT

Công ty bên cạnh việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện đạithì còn chú trọng vào việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối đacác ứng dụng về CNTT Theo số liệu thu thập được từ phiếu điều tra

Số cán bộ có bằng đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên : 105 người

- 100% nhân viên đều biết sử dụng thành thạo máy tính cũng như xử lí tốt yêu

Ban lãnh đạo công ty có kiến thức về CNTT, chú trọng tới việc ứng dụng CNTT,HTTT và công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực CNTT.

Câu hỏi: Đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay?

Bảng 2.3 Bảng đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay

(nguồn: Phiếu điều tra)

Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, có biểu đồ sau:

40.00%

40.00%

20.00%

Tốt Khá Trung bình Kém Chưa đạt

Hình 2.7 Nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo khảo sát thì có 40% số người được hỏi đánh giá nguồn nhân lực HTTT hiện tại làtốt và 40% nhận xét là khá và 20% đánh giá là trung bình Như vậy công ty có nguồn nhân lực HTTT khá tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc

c Thực trạng ứng dụng CNTT

Qua phiếu điều tra các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại công ty bao gồm: Tin họcvăn phòng, Quản lý tài chính - kế toán, Quản lý nhân sự - tiền lương, Quản lý tài sản,

100% các ứng dụng đều chạy trên mạng LAN 80% người được hỏi đều trả lời công ty

sử dụng Internet vào tất cả các việc tìm kiếm thông tin, truyền nhận dữ diệu, trao đổithư điện tử, mua bán qua mạng

d Thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

Hiện nay công ty đã có HTTT quản lí nhân sự nhưng vẫn rất đơn giản chưa đáp ứng được yêu cầu, cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty yêu cầu cấp thiết đặt

ra là xây dựng hoàn thiện HTTT cho công ty

- Phương thức quản lí nhân sự:

Qua kết quả thu được từ việc lập phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong công ty trong thời gian thực tập về phương thức quản lý nhân sự tại công ty

là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công, chưa có một hệ thống thông tin hiệu quả cho việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng Một số nhân viên thì không rõ là công ty nơi mình làm việc đã có hệ thống thông tin quản lý nhân sự chưa, còn một số người thì cho biết công ty có kết hợp giữa phương pháp thủ công và sử dụng phần mếm Cụ thể theo kết quả thu được có 5 nhân viên cho rằng công ty sử dụng phương pháp thủ công cho đơn giản, có 2 phiếu cho rằng công ty

có sử dụng phần mềm, 2 nhân viên không biết phương thức quản lí còn duy nhất một người cho rằng công ty kết hợp thủ công và phần mềm để quản lí nhân sự tại công ty Tuy nhiên, theo trưởng phòng nhân sự Nguyễn Thủy Ngân cho biết mặc dù đã có httt quản lý nhưng hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công là chủ yếu do phần mềm không đáp ứng được hết yêu cầu

Câu hỏi: Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là gì?

Phương thức quản lý

Thủ công

Sử dụng phần mềm Kết hợp

Không biết

Hình 2.8 Phương thức quản lí nhân sự tại công ty.

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng

đó cũng chỉ là dùng phần mềm đơn giản để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương

và lưu trữ một số thông tin cơ bản Còn về cơ bản thì các công tác quản lý nhân sự vẫnđược các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ Việc thực hiện thủ côngnhư vậy đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời gian, thông tin và thao tác tính toán dễ bị nhầm lẫn Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rất bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhòe… gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác này nhiều hơn và tính bảo mật lại không cao

- Thời gian lập báo cáo:

Khi được hỏi về thời gian lập báo cáo để trình lên cấp trên đa số các nhân viên được phỏng vấn đều cho rằng phải mất khá nhiều thời gian, các bước chủ yếu làm thủ công do đó mất khá nhiều thời gian và gặp những sai sót không tránh khỏi do người lập báo cáo nhập nhầm thông tin Trong số 10 ý kiến thu thập từ các nhân viên thì có 3nhân viên cho biết mất 2 đến 3 tiếng để lập báo cáo, có 6 nhân viên lại cho biết mất trên 4 tiếng, và duy nhất một nhân viên cho rằng thời gian là dưới 2 tiếng

Câu hỏi:Thời gian lập báo cáo để trình lên lãnh đạo?

Dưới 2 giờ Từ 2 đến 3 giờ Trên 3 giờ

Thời gian lập báo cáo

Thời gian lập báo cáo

Hình 2.9 Thời gian lập báo cáo

(nguồn: Phiếu điều tra)

- Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty:

Đánh giá về mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty từ các nhânviên thì có 6 người không hài lòng vì những hạn chế và khó khăn gặp phải của công tác quản lí Các nhân viên cho biết mỗi khi bổ sung nhân viên mới hay xóa bỏ nhân viên đã nghỉ vì đa phần là làm thủ công khiến họ phải viết chèn, gạch xóa khiến khi ta cần xem lại sẽ rất khó khăn và dễ nhầm lẫn do khó nhìn và gây mất thẩm mĩ cũng như hiệu quả làm việc Có 3 nhân viên thì cho rằng tạm được và 1 nhân viên cảm thấy hài lòng vì họ làm đã lâu và quen với công việc Dưới đây là kết quả được thể hiện bằng hình vẽ:

Câu hỏi:Bạn có hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại công ty?

Hình 2.10 Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự.

(nguồn: Phiếu điều tra)

- Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự

Trước những hạn chế được đưa ra công ty cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản

lí nhân sự để công tác quản lí nhân sự trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và sức lựcđem lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao

Kết quả từ phiếu điều tra được thể hiện qua hình dưới đây:

Câu hỏi:Bạn có muốn hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự?

Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự

Cần thiết Không cần thiết

Hình 2.11 Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo kết quả thu được thì có 8 trong số 10 nhân viên được phỏng vấn cho rằng cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự, sử dụng phần mềm tốt để công tác quản lí nhân sự dễ dàng và thuận tiện hơn tiết kiệm thời gian, chi phí, sức lực Hệ thống sẽ giúp họ có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin và tra cứu thông tin của mình ởbất kì khi nào, không cần mất thời gian và công sức tới phòng lưu hồ sơ Tuy nhiên có

2 nhân viên không muốn thay đổi cách quản lí nhân sự thủ công hiện tại và họ cho rằng việc hoàn thiện HTTT là không cần thiết

- Yêu cầu về các chức năng của HTTT quản lí nhân sự tương lai:

Câu hỏi:Các chức năng mà bạn cần có của HTTT quản lý nhân sự là gì?

Các chức năng cần thiết 0

QL quá trình đào tạo

QL khen thưởng kỷ luật

QL lương Thống kê báo cáo

Hình 2.12 Các chức năng cần có của HTTT quản lí nhân sự tương lai.

Khi được hỏi về yêu cầu về chức năng của HTTT quản lí nhân sự mới, các chứcnăng được quan tâm nhiều nhất là quản lí hồ sơ nhân viên, quản lí hợp đồng lao động, quản lí lương, thống kê báo cáo cáo và tiếp theo đó là chức năng quản trình công tác, quá trình khen thưởng kỉ luật, quá trình đào tạo của nhân viên

2.2.4 Đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty.

a Thuận lợi:

Thứ nhất công ty có phần hạ tầng kĩ thuật về CNTT khá hiện đại và đầy đủ, mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Vì thế mặc dù HTTT quản lý nhân sự còn yếu nhưng đây vẫn là một thuận lợi lớn cho việc xây dựng hoàn thiện HTTT

Thứ hai công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, kinh nghiệm, ham học hỏi

sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi hiện đại khi sử dụng CNTT

Thứ ba công ty chú trọng việc đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng phát triển HTTT Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức những khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao trình độ đem lại hiệu quả làm việc cho công ty

b Khó khăn của công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty:

- Môt vài nghiệp vụ vẫn được xử lí thủ công gây ra các khó khăn như:

+ Tốc độ cập nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo

+ Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin của các nhân viên, gây mất thời gian và không mang lại hiệu quả

chế số người có thể tra cứu thông tin.

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến sai sót, tính bảo mật không cao.+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lí thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lí, do lượng thông tin cần xử lí tăng lên nhiều

+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong công ty phải thực hiện trực tiếp gây mất thời gian thiếu tính chuyên nghiệp và giảm hiệu quả công việc

- Cơ sở hạ tầng đầy đủ tuy nhiên vẫn chưa hiệu quả, bài bản

c Nguyên nhân

- Do công ty có HTTT quản lí nhân sự chưa tốt vẫn còn đơn giản chưa đáp ứng được yêu cầu, nhiều nghiệp vụ còn xử lý thủ công

- Chưa có sự phối hợp hiệu quả, bài bản các nguồn lực gây lãng phí

- Số lượng nhân viên ngày càng tăng cùng với dự định mở rộng quy mô trong tương lai trong khi HTTT quản lý nhân sự yếu kém gây ra nhiều khó khăn và bất cập

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG BẠCH KIM.

3.1 Định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

BKNS là một công ty phát triển bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp mạng trên nền tảng công nghệ thông tin, có trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thanh viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp BKNS với định hướng trở thành một tập đoàn công nghệ truyền thông và quảng cáo trực tuyến, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính đoàn kết tập thể và công nghệ ở một tầm cao mới Công ty hoạt động tổ chức với các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ khác nhau Để công tác tổ chức quản lý nhân sự tại các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả thì công ty phải tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp cho việc quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả Một số định hướng phát triển quản lý nhân sự tại công ty:

- Thuê người tiến hành phân tích và thiết kế hoàn thiện lại hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hoặc có thể sử dụng đào tạo nhân viên của công ty lập ra một đội dự án để tiến hành xây dựng một HTTT quản lý nhân sự cho công ty

- Tìm hiểu, nghiên cứu và xem xét các phần mềm quản lý nhân sự đang được sử dụng rộng rãi trên thị trường Từ đó tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với các điều kiện về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, kinh tế… có thể sử dụng tại doanh nghiệp

- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên nền tảng nghiên cứu,khảo sát những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại

Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập với nhau, khi có

sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xây dựng lại hệ thống Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các thao tác bằngtay trên giấy tờ, sổ sách Hệ thống mới phát triển nhằn giảm bớt số lượng nhân sự tham gia vào bộ phận quản lý

3.2 Đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

3.2.1 Các yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty

Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim.

Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ kí hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ

và quản lí, hợp đồng sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự có thể thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới, sửa thông tin nhân viên khi có sự thay đổi và xóa thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng

Nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật gồm các hoạt động thêm, sửa, xóa các thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỉ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty

Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên Nhân viên phòng kế toán dựa trên mức độ khen thưởng, kỉ luật theo hình thức và lí do để tính lương cho nhân viên

Để thuận tiện cho việc quản lí hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận lợi nhất

Hệ thống quản lí nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòngnhân sự và phòng kế toán Ban lãnh đạo công ty nhận báo cáo và từ đó đưa ra cách quản lí phù hợp

Hệ thống cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tải khoản nhân viên

a Các yêu cầu chức năng của hệ thống:

Quản lí hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có

thông tin lưu tại hồ sơ nhân viên Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ

sơ nhân viên Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ năng lực và vị trí ứng tuyển của mình Tùy vào khả năng, hiệu quả công việc nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hố sơnhân viên

+ Cập nhật phòng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phòng ban khi có sự thay đổi về các phòng ban trong công ty Khi công ty có quyết định thành lập thêm phòng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống thêm phòng ban Xóa bớt các phòng ban khi công ty quyết định sát nhập các phòng ban nhằm thu hẹp bộ máy nhân sự của công ty

+ Cập nhật thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên bao gồm: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương,…Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật thông tin cho phù hợp Hệ thống hỗ trợ thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng, sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ nhân viên, xóa thông tin nhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc

+ Cập nhật danh mục công việc: Nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty

+ Cập nhật chức vụ: Khi trong công ty có sự thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin chính xác Việc cập nhật chức vụ là điều cần thiết, nó thể hiện sự công bằng cho nhân viên

Quản lí khen thưởng kỉ luật: Khen thưởng kỉ luật là một trong những cách đánh

giá mức độ làm việc của nhân viên Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỉ luật

+ Quản lí hình thức khen thưởng kỉ luật: Nhân viên được khen thưởng (kỉ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống Khi có dự thay đổi thông tin sẽ được nhân viên nhân sự cập nhật một cách chính xác vào hệ thống

+ Quản lí lí do khen thưởng (kỉ luật): Lí do được khen thưởn hay kỉ luật đều được cập nhật vào hệ thống