Công Tác Tổ Chức Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Xí Nghiệp Xây Lắp 9

Chúng lại tiếp tục biến động trong quá trình sản xuất, vì thế để phục vụ cho quá trình công tác, quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu dựa vào các tiêu thức cơ

Lời mở đầu

*******************

Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh kế toán đợc coi là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, nó phản ánh khách quan và giám đốc kịp thời có hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong tất cả các loại tài sản của doanh nghiệp thì nguyên liệu, vật liệu là những tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lao động Nguyên liệu còn là đối tợng quan trọng trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới, nguyên liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị hao mòn toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể sản phẩm Về mặt giá trị, nguyên vật liệu chuyển dịch hoàn toàn một lần vào giá thành phẩm mới tạo ra.Trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu có nhiều chủng loại rất đa dạng và vị tính của chúng không giống nhau nên quản lý phản ánh ghi chép phức tạp Do vậy việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một việc hết sức quan trọng và rất cần thiết nh vậy mới tiết kiệm đợc yêu cầu công tác sản xuất kinh doanh

Qua quá trình tìm hiểu về một lý luận và thời gian thực tế tại xí nghiệp 9,

em đã đi sâu nghiên cứu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp và nhận thấy những u điểm với một vài hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại

xí nghiệp

Sau đây em xin trình bày kết quả thực tập và nêu lên một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp

Nội dung chuyên đề Chuyên đề gồm có 3 phần :

Phần I: Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu

trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Phần II: Thực trạng về tình hình công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu

tại xí nghiệp xây lắp 9.

Phần III: Một số ý kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán

vật liệu tại xí nghiệp 9.

Phần I Những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

I Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh :

Để tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi,các doanh nghiệp cần phải có các yếu tố nh: yếu tố đầu vào đó là máy móc Thiết bị, nhà xởng, vật t và con ngời Trong nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng có tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm Cho nên vấn đề đặt ra là phải sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm có hiệu qủa và tránh lãng phí

1) Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu là đối tợng lao động thể hiện dới dạng thuần hoá Nhng không phải bất cứ một đối tợng nào cũng thuộc đối tợng lao động của nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện

đối tợng lao động có khả năng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh hay tái tạo ra sản phẩm thì đó mới đợc coi là nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào sản xuất tạo ra sản phẩm mới vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về hiện vật và giá trình về mặt hiện vật Nó tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên đợc hình thái, vật chất ban đầu Còn về mặt giá trị sản phẩm mới tạo ra về mặt kỹ thuật vật liệu là tài sản vật chất tồn tại dới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về

đặc tính lý hoá

Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và số dự trữ quan trọng của doanh nghiệp Vì vậy, việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

2) Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ và nhiều vai trò, vị trí và công dụng, tính chất lý hoá khác nhau Chúng lại tiếp tục biến động trong quá trình sản xuất, vì thế để phục vụ cho quá trình công tác, quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu dựa vào các tiêu thức cơ bản sau:

- Căn cứ vào vai trò, tác dụng, nội dung kinh tế thì nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đợc chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu có các dụng cụ trong quá trình sản xuất đợc sử dụng với mục đích kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm nh: chỉ trong doanh nghiệp máy hoặc tác dụng cho máy móc, công cụ bình thờng nh: dầu trong máy hoặc nó tiêu hao toàn bộ với vật liệu chính

nh : Sút để tẩy trắng bọt giấy

+ Nhiên liệu: là những đối tợng lao động cha qua chế biến cộng nhập đó là sản phẩm của ngành nông nghiệp hoặc ngành khai thác nh: bông trong xí nghiệp dệt; quặng, sắt trong xí nghiệp cơ khí

+ Phụ tùng thay thế: là các loại vật t dùng vào mục đích sửa chữa thay thế các bộ phận của tài sản cố định nh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.+ Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị phơng tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp

+ Phế liệu: là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh: sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

Căn cứ vào cách phân loại trên giúp cho công tác tổ chức kế toán chi tiết, cụ thể trong từng vật liệu nên trên đợc chia thành từng nhóm, từng loại có qui cách khác nhau.

Dựa vào nguồn nhập thì nguyên liệu đợc chia thành:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu tự chế biến

+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh của đợn vị khác hoặc đợc cấp phát biếu, gửi tặng

+ Nguyên vật liệu thu hồi góp vốn liên doanh

+ Nguyên vật liệu khác nh: kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết

Căn cứ vào mục đích và công dụng bao gồm:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

+ Nguyên vật liệu khác dùng cho các nhu cầu khác nh: phục vụ quản lý

ở các phân xởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

3) Vai trò và vị trí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh:

Khi nhắc đến quá trình sản xuất là nhắc đến quá trình kết hợp của 3 yếu

tố cơ bản đó là: Đối tợng lao động, t liệu lao động và sức lao động Thiếu một trong 3 yếu tố đó thì doanh nghiệp không thể sản xuất đợc Nguyên vật liệu: là

đối tợng lao động quan trọng do vậy nó có vai trò vị trí không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu biểu hiện dới hai hình thức đó là hình thức hiện vật và giá trị:

Dới hình thức hiện vật nó là bộ phận quan trọng của tài sản lu động, đây là những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào

Dới hình thức giá trị: là sản phẩm vật chất hữu hình mà trong đó xét cả về mặt hiện vật thì vật liệu là cơ sở cấu thành nền thực thể vật chất sản phẩm Chính vì vậy sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu thờng có ảnh hởng lớn đến giá thành sản phẩm và do đó nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp

4) Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

Việc quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp Vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải thờng xuyên tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phải quản lý chặt chẽ ở các khâu thu mua, bảo quản cho tới khâu sử dụng và dự trữ cụ thể là:

+ ở khâu thu mua: Cần phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu trên tất cả các mặt về khối lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại Giá trị hiện vật và giá cả thời gian Yêu cầu này đòi hỏi thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo cung cấp kịp thời, thờng xuyên và đầy đủ trong quá trình sản xuất

+ ở khâu bảo quản: Tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi, chế độ bảo quản

đối với từng loại vật liệu nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những h hỏng mất mát có thể xảy ra

+ ở khâu sử dụng: tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh chính xác kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu bảo đảm sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu

+ ở khâu dự trữ: xác đinh các mức giá dự trữ tối thiểu, hợp lý và đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đợc tốt

II) Nhiệm vụ của kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

1) Nhiệm vụ của kế toán:

Để thực hiện các khâu quản lý thì công tác kế toán nguyênvật liệu cần làm tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản lý doanh nghiệp

Tổ chức trứng từ, tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với phơng thức kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và độ biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thi để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực, kế hoạch thu mua

2) Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, việc đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hoạch toán vật liệu Thông qua đánh giá vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nền giá vật t mua vào giá vật t tiêu hao cho sản xuất kinh doanh từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm xuất ra trong kỳ Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn góp phần đánh giá chính xác số sản phẩm hiện có của doanh nghiệp đảm bảo cho thông tinh cung cấp trên báo cáo tài chính đợc trung thực, hợp lý

Xét về nguyên tắc vật liệu nhập xuất phải đợc hoạch toán đánh giá thực tế tuy nhiên đơn giá và giảm bớt số lợng ghi chép của kế toán hàng ngày doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu nhng cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế

Quá trình đánh giá nguyên vật liệu xuất kho nh sau:

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu đợc xác định gồm các yếu tố cấu thành khác nhau

* Đối với vật liệu mua ngoài:

+ Trong trờng hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo

ph-ơng pháp khấu trừ thì giá vật t mua vào gồm giá mua không có thuế TGT ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua thực tế nh chi phí vận chuyển, bốc

dỡ, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, chi phí nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản triết khấu giảm giá (nếu có).

+ Trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp doanh nghiệp không đợc đối tợng chịu thuế GTGT và các hoạt động dự án, sự nghiệp văn hoá, phúc lợi và các hoạt động khác có nguồn chi phí riêng thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn gồm cả thuế GTGT (nếu có)

+ Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến: là giá bao gồm giá thực tế vật liệu xuất chế biến và các chi phí gia công chế biến

* Đối với vật liệu thuế ngoài gia công chế biến: là giá vốn thực tế bao gồm giá trị thực tế của vật liệu xuất kho thuế chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuế chế biến và từ đó về doanh nghiệp cộng với tiền phải trả cho ngời gia công chế biến

* Giá thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá cộng với các chi phí vận chuyển (nếu có)

* Giá thực tế của vật liệu thu hồi từ phế liệu là giá thực tế có thể sử dụng hoặc

có thể bán ra (Giá ớc tính)

3) Giá thực tế của vật liệu xuất kho:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu đối tợng sử dụng khác nhau Để tính toán và phân bổ chi phí giá trị thực tế của vật liệu đã tiêu hao kế toán sử dụng một trong các phơng pháp tính giá nh sau:

* Phơng pháp bình quân gia quyền: theo phơng pháp này phải căn cứ vào đơn giá vật liệu xuất kho và số lợng xuất để tính giá trị thực tế xuất kho cho các

đối tợng sử dụng

* Có 3 phơng pháp tính theo bình quân gia quyền:

Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:

Giá thực tế xuất kho = giá tồn đầu kỳ ì số lợng xuất kho

Trong đó:

Giá trị vật t tồn đầu kỳ

Đơn giá tồn đầu kỳ = 

Số lợng tồn đầu kỳPhơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá thực tế vật t xuất kho = Đơn giá bình quân ì số lợng xuất kho

Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập, xuất:

Giá trị thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất ì số lợng xuất kho

Trong đó:

Giá thực tế sau khi cộng sổ nhập

Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất = -

Số lợng thực tế sau khi cộng sổ nhập

* Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc Tính theo nguyên tắc đơn giá nhập trớc đối với số lợng nhập kho thuộc lần nhập theo trớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho của các lần mua vào sau này

* Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO):

Theo phơng pháp này ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho từng lần nhập, nhng khi xuất kho sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế lần nhập kho cuối hiện có trong kho sau đó mới lần lợt tính đơn giá lần nhập trớc

để tính giá thực tế vật liệu xuất kho

* Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này thờng áp dụng đối với những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất theo từng lần

* Phơng pháp hệ số:

Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật t lớn, giá cả biến động nhiều, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày thì công việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức Cho nên để giảm bớt khối lợng ghi chép đồng thời đảm bảo tính kịp thời cho công tác quản lý, hạch toán thì ngời ta còn sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập xuất vật t

Giá hạch toán là giá qui đinh thống nhất trong toàn doanh nghiệp và sử dụng ổn định trong thời gian dài Cuối kỳ hạch toán vật t phải điều chỉnh về giá thực tế bằng phơng pháp hệ số

Giá thực tế vật liệu tồn đầu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

Sau đó xác định giá thực tế vật t xuất kho trong kỳ nh sau:

Giá thực tế Giá hạch toán vật liệu Hệ số

 =  ì 

Vật liệu xuất kho Xuất kho trong kỳ Giá

Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ đợc thực hiện trên bản kê tính giá thực tế vật liệu tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý từng doanh nghiệp mà hệ số giá có thể tính chi tiết cho từng loại từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu.

III Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu:

1) Kế toán chi tiết vật liệu:

Chứng từ kế toán vật liệu: trong doanh nghiệp sản xuất để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải đợc theo kho từng loại, từng vật liệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán quy định các chứng từ về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho chuyên vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm ( Mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cớc vận chuyển (Mẫu 03-BH)

Ngoài ra các doanh nghiệp còn có thể sử dụng các chứng từ kế toán đợc hớng dẫn nh sau:

- Phiếu nhập kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu 05-VT)

- Phiếu bảo vật t còn tồn cuối kỳ (Mẫu 07-VT)

Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập,xuất tồn kho từng thứ, từng loại vật t số lợng, chất lợng, thể loại và giá trị- ngày nay ở các

doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo một trong 3 phơng pháp sau :

trình tự ghi chép tại kho:

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, vật liệu ghi số lợng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho phải th-ờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu thực tế còn ở kho Hàng ngày định kỳ 3-5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán

Trình tự ghi chép ở phòng kế toán :

Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm cho phù hợp với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị- Hàng ngày định 3-5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ xuất nhập kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính giá thành tiền sau đó ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng kế toán cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng

số xuất và tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Ưu nhợc điểm:

phơng pháp ghi thẻ song song có u điểm là đơn giản dễ làm dễ đối chiếu, kiểm tra nhng có nhợc điểm là ghi chép trùng lặp, khối lợng ghi chép lớn.

Đối chiếu kiểm tra

* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: (sơ đồ 2)

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho vẫn mở thẻ kho hoặc

sổ chi tiết để theo dõi số lợng từng danh điểm nguyên vật liệu giống nh phơng pháp trên

Phiếu nhập, xuất kho

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Thẻ kho

Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết vật liệu

ở phòng kế toán mở ”sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đ-

ợc theo dõi cả về chỉ tiêu, số lợng và giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số lợng kế toán tổng hợp

Ưu nhợc điểm của phơng pháp này giảm đợc công việc ghi sổ chi tiết vật liệu trên từng danh điểm vật t nhng vẫn còn nhợc điểm là toàn bộ công việc dồn vào cuối tháng Do vậy ảnh hởng đến lập báo cáo của hàng tháng bị chậm trễ

Thẻ kho

Bảng kê nhập

Chứng từ nhập

Số đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất Chứng từ xuất

* Phơng pháp sổ số d (sơ đồ 3)

Nguyên tắc hạch toán:

ở kho theo dõi số lợng từng thứ nguyên vật liệu, phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên vật liệu

Trình tự ghi chép tại kho:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, định kỳ từ 3-5 ngày Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo qui định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao, nhận chứng từ trong đó ghi số lợng số liệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu, sau khi lập xong giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã

đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng nguyên vật liệu tồn, ghi cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số d

Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền

Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: khi nhận đợc chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ

có liên quan, kiểm tra việc phân loại chứng từ của thủ kho, ghi giá và tính thành tiền của các chứng từ nhập xuất, chứng từ xuất theo nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ ghi số tiền vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu

Ưu nhợc điểm:

Công việc đợc giao đều trong tháng, số lợng ghi chép đợc giảm nhẹ và không ghi trùng Nhng vẫn có nhợc điểm là có những sai sót khó kiểm tra vì mức độ hoạch toán mới chỉ đợc đến nhóm

sơ đồ:

kế toán vật liệu kế toán theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Qua 3 phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm Vì vậy lựa chọn ph-

ơng pháp sao cho thích hợp còn tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng loại, từng doanh nghiệp và trình độ yêu cầu của công tác quản lý cũng nh nghiệp

vụ nhập xuất vật liệu ở doanh nghiệp Cho nên dù áp dụng phơng pháp nào cũng phải đảm bảo tính thống nhất, liên tiếp giữa các kỳ hạch toán

2) Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Do vậy việc áp dụng mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán xác định trị giá hàng bán ra hoặc dùng là tuỳ thuộc vào doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kế khai thờng xuyên hay phơng pháp kê khai định kỳ

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản sau:

TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Thông qua số liệu phản ánh trên tài khoản này, ta biết đợc tình hình nhập xuất, tồn của các loại vật liệu.

TK 151 “hàng mua đi trên đờng”

TK 611 và một số các tài khoản có liên quan nh :TK 331, TK 111, TK 112,

TK 138, TK133, TK621, TK627,TK 641, TK 642

* Nội dung và kết cấu của các tài khoản này nh sau:

TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu ” dùng ghi chép số liệu có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế chung có thể đợc mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm, từng loại vật liệu đợc kết cấu nh sau:

+ Giá trị nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất, góp, liên doanh

+ Triết khấu giảm giá và giá trị hàng trả lại ngời bán

+ Giá trị nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê

+ Kết chuyển nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ( KKĐK)

Số d cuối kỳ: phản ánh giá trị tồn cuối kỳ

Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đờng” tài khoản này dùng để phản ảnh các loại giá trị vật t mà doanh nghiệp đó mua và chấp nhận thanh toán nhng hàng cha nhập kho

Tài khoản 133 “ Thuế GTGT đầu vào ”

Bên nợ phản ảnh:

+Số thuế GTGT đợc khấu trừ

Bên có phản ánh:

+ Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

D cuối kỳ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

2.1) Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp này theo dõi và phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn của vật liệu trên sổ sách kế toán và các tài khoản kế toán hàng tồn kho đều đợc theo dõi tình hình tồn và biến động của vật t và hàng hoá trên sổ kế toán

Trình tự kế toán đợc biểu hiện nh sau:

Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài

Nguyên vật liệu tăng do nhập khẩu:

Giá thực tế vật t nhập kho = giá mua theo hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí thu mua

Nợ TK 152 giá nguyên vật liệu nhập kho

Có TK 133 thuế nhập khẩu

Có TK 111,112,311 giá hoá đơn

Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu

+ Nếu vật t dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Nợ TK 133 thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 333(1) cộng vào giá trị vật liệu

Khi mua vật t hàng hoá về sản xuất không phải chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, lúc đó sổ thuế GTGT đợc cộng vào giá trị vật t

Nợ TK152 số thuế GTGT cộng vào giá trị vật t

Có TK 111,112

Cụ thể phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thể hiện theo sơ đồ sau:

sơ đồ: tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Tk 621,627 291,641,642

Tk821

TK128, 222

TK338, 222

TK138, 338, 339Nguyên liệu thiếu phát

hiện trong kiểm kê

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên VL

Nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kêTk331

Tk222

Tk411

Nhận vốn góp liên bằng nguyên vật liệu

Xuất nguyên vật liệu trả

nợ vay đơn vị khác

Mang nguyên liệu vốn liên doanh góp

Nguyên vật liệu thuê gia công,

chế biến, nhập kho ngoài

`2.2 ) Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp này là phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà không theo dõi phản

ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho mà các tài khoản hàng tồn kho chỉ phản ánh việc kết chuyển giá trị hàng tồn kho lúc đầu kỳ và lúc cuối kỳ Giá trị vật t hàng hoá mua về nhập kho đợc theo dõi trên tài khoản 611 Việc tính giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo

đối tợng sử dụng rồi ghi sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê định kỳ và cuối kỳ giá trị vật t hàng hoá đầu kỳ mua vào trong kỳ để tính theo công thức:

Cụ thể của phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Chiết khấu mua hàng giảm giá hàng bán, trả lại hàng

Kết chuyển giá trị VL tồn kho cuối kỳ

Tk 152

Tk 331

Thuế nhập khẩu phải nộptính vào giá trị, nguyên VL

Thuế nhập khẩu phải nộp

tính vào giá trị, nguyên VL

Qua đó em thấy đợc công tác kế toán vật liệu đợc coi trọng nh thế nào Có thể nói xuất phát tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất thì việc quả lý vật liệu đã trở thành một yêu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp

Do vậy việc tổ chức tốt các công tác vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, sử dụng cho tới khâu tiêu dùng để trợ giúp cho các nhà quản lý lắm bắt đợc tình hình để sử lý kịp thời về nguyên vật liệu đồng thời nó cũng góp phần vào việc sản xuất , kinh doanh có hiệu quả và hợp lý, nâng cao hiệu quả vốn lu thông của doanh nghiệp Vì vậy tiết kiệm nguyên vật liệu cũng có ý nghĩa rất to lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá trị sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp Có nh vậy thì sản xuất kinh doanh mới có đợc hiệu quả cao Do đó việc tổ chức công tác kế toán vật liệu muốn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì phải coi công tác kế toán vật liệu là hàng đầu rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Phần II Thực trạng về tình hình công tác tổ chức kế toán

nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp 9 I) Đặc điểm tình chung của xí nghiệp:

1) Quá trình hình thành và phát triển :

Xây dựng cơ sở hạ tầng đang là 1 yêu cầu bức thiếp để thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế theo đờng lối nghị quyết TW2 của Đảng Để đáp ứng yêu cầu đó ngành XDCB đã đợc phát triển và mở rộng về mọi mặt góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế

Trong bối cảnh đó nhiều công ty trong ngành đã ra đời và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế Công ty xây dựng 319 tiền thân là s đoàn 319 - quân khu 3, đợc thành lập theo quyết định số 231/QĐQP ngày 7/3/1979 của

Bộ trởng bộ quốc phòng với nhiệm vụ chủ yếu là huấn luyện quân dự bị động viên Sau đó để phục vụ yêu cầu của quân đội trong tình hình mới, ngày 27/9/1980 bộ trởng bộ quốc phòng ra quyết định sô 579/QĐ-QP chuyển s

đoàn 319 - quân khu 3 sang làm kinh tế, trực tiếp xây dựng 26 hạng mục công trình tại nhà máy nhiệt điện Phả Lại và một số công trình quốc phòng khác trong kế hoạch của nhà nớc giai đoạn 1980-1985 năm 1984 sau khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ xây dựng nhà nớc nhiệt điện Phả Lại đơn vị đã chuyển trụ sở về thị trấn Gia Lâm - Hà Nội

Tại quyết định số 531/QĐQP ngày 27/7/1993 công ty xây dựng 319 đợc thành lập theo nghị định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ trởng nay là chính phủ

Thực hiện nghị quyết số 06/NQQĐUTW ngày 10/1/1995 của đảng uỷ quân sự TW về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp chuyên làm kinh tế Công ty xây dựng 319 đã đợc thành lập theo quyết định số 564/QĐQP ngày 22/4/1996

trên cơ sở sát nhập 5 doanh nghiệp khác và mẫu mang tên truyền thống là công ty xây dựng 319-Bộ quốc phòng.

Sau gần 25 năm xây dựng và trởng thành, hàng năm công ty luôn đạt

và vợt mức chỉ tiêu kế hoạch sản xuất với tốc độ tăng trởng từ 1,15 - 1,20 lần với số công trình từ 150 - 240 công trình thuộc các công trình kinh tế quốc dân và quốc phòng, trong phạm vi cả nớc Các công trình do công ty thi công

đều đảm bảo chất lợng kỹ thuật, mỹ thuật, giữ đợc chữ tín với khách hàng thích ứng với cơ chế thị trờng

Xí nghiệp 9 là xí nghiệp trực thuộc công ty 319, đợc thành lập theo quyết định số 564/QĐQP ngày 22/4/1996 có trụ sở giao dịch tại Gia Lâm -

Hà Nội Xí nghiệp chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện cuả Đảng

uỷ, ban giám đốc công ty xây dựng 319

Để thực hiện nhiệm vụ của mình tính đến thời điểm hiện nay biên chế của xí nghiệp là 48 ngời cán bộ công nhân viên trong biên chế và hợp đồng dài hạn Trong đó có 29 kỹ s Quân số hợp đồng thời vụ khoảng 250 ngời Tính đến ngày 31/12/2000 tổng số vốn kinh doanh của xí nghiệp là 2.294.596.798VNĐ trong đó:

Vốn cố định là: 1.688.596.798 VNĐ

Vốn lu động là 606.000.000VNĐ

Sau đây là một số chỉ tiêu mà xí nghiệp đã đạt đợc sau 3 năm vừa qua:

( vẽ bảng)

2) Đặc điểm về tổ chức kinh doanh:

a) Chức năng và nhiệm vụ chính của xí nghiệp:

Xí nghiệp 9 hành nghề theo giấy phép của công ty 319 và đăng ký kinh doanh theo số 305858 ngày 25/10/1996 do uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp, nhiệm vụ chính của xí nghiệp nh sau:

khảo sát thiết kế và xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi

Trong quá trình hoạt động xí nghiệp đợc công ty trao quyền tự chủ trong quan hệ tìm kiếm việc làm, khai thác vật t, lao động Đợc uỷ quyền của giám

đốc công ty trong việc kí kết các hợp đồng kinh tế, mở tài khoản tiền gửi, tiền vay để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, giải quyết đúng

đắn 3 lợi ích trong đó có lợi ích của ngời lao động

Thực hiện tốt công tác trả lơng trong quá trình sản xuất

Phơng hớng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

Năm 2000 là năm đầu tiên của kế hoạch 2 năm 2000-2001, nó đánh dấu

sự thay đổi vật chất của xí nghiệp Thực hiện nghị quyết chi bộ ban giám đốc

xí nghiệp định hớng phát triển 2 năm với một số mục tiêu quan trọng sau:

* T tởng chỉ đạo : Đoàn kết, năng động, tự chủ, đổi mới phát huy sức mạnh tổng hợp của toàn xí nghiệp, quyết tâm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm

2001 tạo đà cho những năm tiếp theo

* Kiện toàn tổ chức biên chế: bố trí, sắp xếp điều chỉnh kiện toàn ban giám

đốc xí nghiệp với năng lực để hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao Tiếp tục

bổ sung bồi dỡng cán bộ nhất là các trởng phó phòng các nhân viên chủ chốt,

ổn định biên chế cấp đội viên chủ chốt

Căn cứ vào nhiệm vụ năm 2001 xí nghiệp có ý định sẽ thành lập thêm một

số đội xây dựng để có thể hoàn thành nhiệm vụ công ty giao

* Công tác điều hành sản xuất: ban giám đốc và các phòng ban chức năng có nhiệm vụ, trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu qủa Chi bộ xí nghiệp lãnh đạo việc thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp bằng nghị quyết của chi bộ theo nguyên tắc tập trung dân chủ dới sự chỉ đạo trực tiếp của

đảng uỷ công ty

* Tăng cờng công tác kiểm tra, thanh tra về mọi mặt hoạt động xây dựng xí nghiệp vững mạnh để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ Mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trờng, để từ đó có thể mở rộng qui mô của xí nghiệp Ban giám đốc chủ động khai thác tìm kiếm việc làm giao cho đội thực hiện đồng thời có chính sách u đãi cụ thề, dùng đòn bẩy kinh tế để khuyến khích ngời lao động

Ban giám đốc cùng với phòng ban chức năng và các đội tập trung chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình.

* Lập kế hoạch đổi mới trang thiết bị phục vụ cho thi công, công trình đảm bảo tiến độ, chất lợng, an toàn hiệu quả

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của xí nghiệp là khảo sát thiết

kế và xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, các công trình xí nghiệp thi công đều đảm bảo kỹ thuật và mỹ thuật theo thiết kế Một số công trình xây dựng tiêu biểu nh:

Nhà máy nhiệt điện Phả Lại

Nhà hát kịch nói trung ơng

Viện trung ơng quân đội 108

Viện thiết kế vũ khí bộ quốc phòng

Và nhiều công trình xây dựng đờng giao thông thuộc đặc khu Quảng Ninh và các công trình quân sự thuộc tuyến đảo Đông Bắc

3) Đặc điểm về tổ chức công tác bộ máy quản lý:

3.1 Bộ máy quản lý của xí nghiệp.

* Ban giám đốc gồm có 2 ngời:

Giám đốc xí nghiệp: là ngời quản lý trực tiếp và điều hành chung mọi công việc trong xí nghiệp chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện pháp kinh doanh

có hiệu quả đồng thời điều động sắp xếp biên chế tổ chức quy định các hình thức dtrả lơng sao cho phù hợp, quyết định cấp kinh phí, chỉ tiêu sử dụng tài chính cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động sản xuất của đơn vị, ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch các cơ quan, các chủ đầu t trực tiếp chỉ đạo các đội thành viên

Phó giám đốc xí nghiệp kiêm bí th đảng uỷ phụ trách công tác đảng công tác chính trị và công tác nội chính của xí nghiệp và là ngời bổ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về vi phạm lĩnh vực mình đợc phân công

* Các phòng ban chuyên môn:

Gồm có 3 phòng :

1 Phòng kế toán tài chính: là phòng làm công tác tham mu giúp việc cho giám đốc quản lý và sử dụng tài chính trong toàn xí nghiệp sao cho đúng nguyên tắc, đúng chế độ của nhà nớc, lập kế hoạch đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán, lập sổ sách bảng biểu theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra, hớng dẫn quản lý tài chính của các đội đúng nguyên tắc cùng với giám đốc chịu trách nhiệm trớc cấp trên

và nhà nớc

2 Phòng kế hoạch kỹ thuật: là phòng lập kế hoạch kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp và các đội chịu trách nhiệm xử lý công tác kỹ thuật đồng thời điều phối xe vận chuyển và máy móc thiết bị tới thi công, công trình

3 Văn phòng xí nghiệp: Có nhiệm vụ giúp việc cho ban giám đốc điều hành và tổ chức thực hiện các văn bản các quyết định, các chế độ của nhà nớc

và quân đội ban hành, hớng dẫn thực hiện trong phạm vi xí nghiệp, đồng thời phụ trách về công tác đời sống của các bộ công nhân trong xí nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp nh sau:

sơ đồ :

tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp

3.2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp 9 thuộc công ty xây dựng 319:

a) Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp 9:

Xuất phát từ đặc thù của xí nghiệp là một xí nghiệp sản xuất công nghiệp kết hợp xây lắp do vậy công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng tài chính kế toán của xí nghiệp và ở các đội xây dựng Để thực hiện nhiệm vụ của mình phòng tài chính tổ chức ra bộ máy kế toán gồm 9 ngời trong đó có 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán quĩ và 5 kế toán đội cộng với 1 kế toán xởng thiết kế

Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp nh sau:

Văn phòngPhòng KH- KT Phòng TC-KT

Phó giám đốc xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp

Đội xây dựng 95

Đội xây dựng 93

Đội xây dựng 91

Xưởng

thiết kế

Đội xây dựng 92

Đội xây dựng 94

Sơ đồ :tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trởng: là ngời phụ trách chung về công:

Tác quản lý và tổ chức hạch toán toàn xí nghiệp, kiểm tra đôn đốc hớng dẫn từng trợ lý, nhân viên nghiệp vụ theo các phần công việc phân công, đồng thời báo cáo đúng lúc với giám đốc xí nghiệp về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong từng thời kỳ Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán

Kế toán tổng hợp kiêm TSCĐ, kế toán nguyên vật liệu: tổng hợp toàn

bộ các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ, phản ánh vào sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả cuả công trình trong toàn xí nghiệp

Kế toán quĩ kiêm kế toán thuế và các khoản trích theo lơng, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền mặt đồng thời theo dõi các khoản trích theo lơng và tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc

Kế toán đội, xởng thiết kế có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các khoản chi phí phát sinh tại các đội, xởng và tổng hợp số liệu của đội, xỏng mình gửi lên phòng tài chính kế toán của xí nghiệp

* Hình thức kế toán áp dụng: Do đặc thù của xí nghiệp cho nên xí nghiệp đã

và đang sử dụng hệ thống chứng từ ghi sổ phù hợp với qui định mà bộ tài chính đã ban hành Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Để phù hợp với yêu cầu quản lý của xí nghiệp cho nên xí nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản thống