Hoàn thiện tổ chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường đại học sư phạm kỹ thuật vinh

Kết cấu của Đề tài Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn baogồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi ở các đơn vị

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học độclập của tác giả với sự tham gia hướng dẫn trực tiếp của TS.Nguyễn Thị Phương Hoa Tất cá các nguồn tại liệu thamkhảo đã được công bố đầy đủ Nội dung luận văn là hoàntoàn trung thực

Tác giả luận văn

Trần Minh Đức

Qua thời gian nghiên cứu lý luận và thực tiễn, Tôi đã hoàn thành

Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý với Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh”.

Tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Thị Phương Hoa đãhướng dẫn tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý giá trong suốt quátrình viết và hoàn thành Luận văn

Đồng thời Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các Thầy, Côgiáo trong Hội đồng khoa học Trường Đại học Kinh tế Quốc dân,Khoa Kế toán, Kiểm toán và Phân tích, Viện Đào tạo Sau Đại học,Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cùng Ban Giám hiệu, Cán bộ phòng

Kế toán tài vụ Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh đã tạo điềukiện giúp đỡ Tôi hoàn thành Luận văn này

Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm

2010

Tác giả luận văn

Trần Minh Đức

LỜI MỞ ĐẦU 11CHƯƠNG 1 .44: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỚIKIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNGLẬP 41.1 Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộthu, chi 41.1.1 Tổ chức kế toán 41.1.2 Kiểm soát nội bộ thu, chi 21211.1.3 Mối quan hệ giữa tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi.26261.2 Tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộ thu, chi trong các đơn vị sựnghiệp công lập 28281.2.1 Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập với tổ chức kế toán và kiểmsoát nội bộ thu, chi 28281.2.2 Tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 32321.2.3 Kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập 47471.2.4 Mối quan hệ giữa tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi trongđơn vị sự nghiệp công lập 5353CHƯƠNG 2: .5454:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘTHU, CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH 54542.1 Tổng quan về Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 5454

2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển 54542.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Đại học

Sư phạm Kỹ thuật Vinh 5757

Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh đượcthể hiện cụ thể (Sơ đồ 2.1) .58582.2 Tình hình tổ chức kế toán với việc kiểm soát nội bộ thu, chi tại TrườngĐại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 77782.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi77782.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi 80812.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán với kiểm soát nội

bộ thu, chi 82832.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính với kiểm soát nội bộ thu, chi 84852.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi 85862.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi 88892.3 Đánh giá tình hình tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi tạiTrường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 89902.3.1 Những ưu điểm trong tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chitại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 89902.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân trong tổ chức kế toán với kiểm soátnội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 9091CHƯƠNG 3: .9394

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾTOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHITẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH 93943.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán với tăngcường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuậtVinh 93943.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức kế toán với tăng cường kiểm soát nội

bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 93943.1.2 Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán với tăng cường kiểm soátnội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 95963.2 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán với tăng cường kiểm soátnội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh 96973.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với tăng cường kiểmsoát nội bộ thu, chi 96973.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với tăng cường kiểmsoát nội bộ thu, chi 991003.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán với tăng cường kiểm soát nội

bộ thu, chi 1011023.2.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính với tăng cường kiểmsoát nội bộ thu, chi 1011023.2.5 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộthu, chi 1021033.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộthu, chi 103104KẾT LUẬN 105106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .107108 DANH MỤC PHỤ LỤC .109110

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của Đề tài nghiên cứu

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh là trường công lậptrực thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thành lậptheo Quyết định số 78/2006/QĐ-TTg ngày 14/04/2006 của Thủtướng Chính phủ, trên cơ sở trường Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuậtVinh Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh là một trong bốntrường đại học trên cả nước có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ giáo viêndạy nghề có trình độ đại học, đào tạo kỹ sư công nghệ của một sốngành kỹ thuật Đây là một trong những trường được thành lập sớm(năm 1960) do Liên Xô xây dựng và tài trợ, sau đó là Hàn Quốc vàNhật Bản

Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 củaThủ tướng Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm vềthực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối vớiđơn vị sự nghiệp công lập nhằm giúp các đơn vị này hoàn thànhnhiệm vụ được giao, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấpdịch vụ với chất lượng cao cho xã hội, tăng nguồn thu nhằm từngbước giải quyết thu nhập cho người lao động Theo đó, Trường Đạihọc Sư phạm Kỹ thuật Vinh đã chủ động tổ chức công việc, sắp xếplại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý tài chính trong đóchú trọng đến công tác tổ chức kế toán, các quy chế kiểm soát nội

bộ thu, chi Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộthu, chi của Trường vẫn còn nhiều hạn chế Vì vậy, việc nghiên cứu

tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sưphạm Kỹ thuật Vinh là hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượngquản lý tài chính, đưa trường trở thành cơ sở đào tạo đại học chấtlượng cao, có uy tín trong khu vực và trong cả nước, góp phần pháttriển sự nghiệp giáo dục đào tạo

Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức kế toán với kiểm soát nội

bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh, Tôi đã lựa

chọn Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu, phân tích và đánh giá tổ chức kế toán với việc kiểmsoát nội bộ thu, chi tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh.Thông qua kết quả nghiên cứu, từ lý thuyết đến thực tiễn trên để đềxuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cườngkiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là tổ chức kế toán trong mối quan hệvới kiểm soát nội bộ thu, chi

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn trong việc nghiên cứu tổchức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tạiTrường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh

4 Phương pháp nghiên cứu

Cơ sở phương pháp luận để nghiên cứu là chủ nghĩa duy vậtbiện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, các quan điểm của chủ nghĩaMac – Lênin, của Đảng Cộng sản Việt Nam về giáo dục – đào tạo

Phương pháp nghiên cứu dựa trên nghiên cứu lý luận, kết hợpkinh nghiệm bản thân, nghiên cứu tư liệu, khảo sát thực tế ở trường,

sử dụng các phương pháp diễn giải, so sánh, tổng hợp, phân tíchnhằm khái quát lý luận, đánh giá thực tiễn để từ đó đưa ra các giảipháp hoàn thiện

5 Kết cấu của Đề tài

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn baogồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi ở các đơn vị sự nghiệp công lập;

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh;

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học

Sư phạm Kỹ thuật Vinh.

6 Đóng góp của Đề tài

Về mặt lý luận, Luận văn đã hệ thống hóa, làm sáng tỏ lý luậnchung về tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi ở đơn vị sựnghiệp công lập;

Về mặt thực tiễn, Luận văn đã tìm hiểu, phân tích và đánh giáthực trạng, đối chiếu giữa lý luận và thực trạng tổ chức kế toán vớikiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuậtVinh Đồng thời, Luận văn đã phân tích những ưu điểm, nhượcđiểm và tìm hiểu nguyên nhân tồn tại trong tổ chức kế toán và kiểmsoát nội bộ thu, chi tại Trường;

Về các đề xuất, Luận văn đã đưa ra những phương hướngcùng các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toánnhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư

phạm Kỹ thuật Vinh

vụ và các sự kiện ít nhiều có tính chất tài chính và trình bày kết quảcủa nó.

Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là

hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý vàtruyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và cácluồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế

Theo Luật Kế toán, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra,phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giátrị, hiện vật và thời gian lao động

Hạch toán kế toán là môn khoa học phản ánh và giám đốc cácquá trình, hoạt động kinh tế - tài chính ở tất cả các đơn vị, các tổ

chức kinh tế xã hội… [Nguồn tài liệu tham khảo số 5]

Kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản

lý kinh tế tài chính Tổ chức kế toán là một trong những nội dungthuộc về tổ chức quản lý và việc thực hiện công tác kế toán có tốthay không đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả củacông tác quản lý Tổ chức kế toán, ngoài việc tuân thủ các nguyêntắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạchtoán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng đểviệc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộnhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuấtkinh doanh của đơn vị

Nội dung tổ chức kế toán trong một đơn vị kế toán bao gồm tổchức công tác hạch toán kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Các nộidung chủ yếu của công tác tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: tổchức, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu, tổchức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán,

tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo tài chính Tổ chức bộmáy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho nhữngngười làm công tác kế toán

Tổ chức kế toán thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặcđiểm tổ chức cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tạiđơn vị có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao

hiệu qủa quản lý Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình vàkết quả hoạt động của đơn vị một cách thường xuyên, nhanh nhạy

và có hệ thống nên tổ chức kế toán là một trong các mặt quan trọngđược các đơn vị quan tâm Tổ chức kế toán không đơn thuần là tổchức một bộ phận quản lý trong đơn vị, mà nó còn bao hàm cả tínhnghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mốiliên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kếtoán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có củamình là phản ánh và giảm đốc

Các nguyên tắc kế toán gồm các nội dung sau:

Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của đơn vị

liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu,chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn

cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đươngtiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tàichính của đơn vị trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở

giả định là đơn vị đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt độngkinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là đơn vị không

có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thuhẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợp thực tế khácvới giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trênmột cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáotài chính

Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của

tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả,phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tàisản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi

có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thế

Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với

nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận mộtkhoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanhthu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liênquan đến doanh thu của kỳ đó

Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đơn vị đã

chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toánnăm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đãchọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trongphần thuyết minh báo cáo tài chính

Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán

cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắcchắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: Phải lập các khoản dự phòngnhưng không lập quá lớn; Không đánh giá cao hơn giá trị của các tàisản và các khoản thu nhập; Không đánh giá thấp hơn giá trị của cáckhoản nợ phải trả và chi phí; Doanh thu và thu nhập chỉ được ghinhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích

kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khảnăng phát sinh chi phí

Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp

nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làmsai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết địnhkinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụthuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót đượcđánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phảiđược xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán phải đảm bảo cácyêu cầu sau:

Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được phản

ánh trung thực, trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan vàđúng với hiện trạng, bản chất, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được phản

ánh đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo

Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan

đến kỳ kế toán phải được phản ánh đầy đủ vào chứng từ kế toán, sổ

kế toán và báo cáo tài chính, không thêm bớt hay bỏ sót

Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép

và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời gian quy định thông tin, sốliệu kế toán

Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo

cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng

Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế

toán trong một đơn vị và giữa các đơn vị chỉ có thể so sánh được khitính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thìphải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tàichính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các đơn vịhoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

[Nguồn tài liệu tham khảo số 7]

Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Mọi số liệu ghi chép

vào các loại sổ kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp

lý, tức là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp,hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc

có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn Các hình thứcnày chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạtđộng của mình Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được kếtoán lập chứng từ theo đúng quy định của nhà nước phải ghi chépđầy đủ, kịp thời đúng lúc, khách quan

Để đảm bảo phân biệt và sử dụng trong quản lý kinh tế nóichung và trong công tác kế toán nói riêng được thuận lợi, chứng từ

kế toán được phân loại theo các tiêu thức chủ yếu các cách phân loạichứng từ Mỗi cách phân loại này căn cứ vào các tiêu thức khácnhau như:

Nếu căn cứ vào mức độ khái quát, chứng từ kế toán được chialàm hai loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.

Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là loại chứng từ phản ánh

nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trìnhhoạt động của đơn vị Chứng từ gốc là cơ sở cho việc kiểm tra, kiểmsoát các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị về mặt mụcđích sử dụng, việc thực hiện các chỉ tiêu theo dự toán, theo kếhoạch, các định mức, các quy định về các khoản thu, chi và các hoạtđộng khác trong đơn vị Mặt Bên cạnh đó, chứng từ gốc còn là cơ

sở để xác định trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến mọinghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị

Chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian): là loại chứng từ

hình thành trên cơ sở tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại để lậpBảng tổng hợp chứng từ, qua đó góp phần giúp cho công tác hạchtoán được giảm nhẹ khối lượng ghi chép và đơn giản hoá trong côngtác hạch toán

Nếu căn cứ theo tính chất pháp lý, chứng từ kế toán được chiathành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn

Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ

kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mangtính chất phổ biến rộng rãi Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách,biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phươngpháp lập chứng từ và được áp dụng thống nhất cho các đơn vị, cácthành phần kinh tế

Chứng từ hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử

dụng trong nội bộ đơn vị Các đơn vị vận dụng một cách thích hợpvào từng tình huống cụ thể trên cơ sở các chỉ tiêu đặc trưng mà Nhànước hướng dẫn Các ngành các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉtiêu hoặc thay đồi cách thiết kế cho phù hợp với yêu cầu nội dungphản ảnh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ

Căn cứ theo công dụng của chứng từ, chứng từ kế toán đượcchia thành các loại:

Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên

xuống cấp dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư…) Loại chứngtừ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nóilên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán

Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế

đã phát sinh và hoàn thành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhậpxuất vật tư… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽđược dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ thủ tục kế toán: Đây là chứng từ trung gian có mục

đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đốitượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán nên phải kèmtheo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tínhhợp pháp của nghiệp vụ như bảng kê, chứng từ ghi sổ…

Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của hai

hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếuxuất vật tư theo hạn mức…

Căn cứ theo địa điểm lập chứng từ, chứng từ được chia thành:

Chứng từ bên trong: là chứng từ do nội bộ đơn vị lập để thực

hiện hạch toán được sử dụng để giải quyết mối quan hệ trong nội bộđơn vị hoặc mói quan hệ với bên ngoài như phiếu thu, phiếu chi,bảng thanh toán tiền lương, bảng tính giá thành…

Chứng từ bên ngoài: là các chứng từ có liên quan đến hoạt

động của đơn vị nhưng do đối tượng ở ngoài đơn vị lập như hóa đơnmua hàng, giấy báo nợ, giấy báo có…

Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế, chứng từ kế toán được chiathành chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ tiền tệ, chứng từ vềvật tư, chứng từ về tài sản cố định…

Chứng từ là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng của công tác kế toán Công tác tổ chức hệ thốngchứng từ kế toán tại các đơn vị bao gồm các bước sau:

Bước 1, Lập chứng từ kế toán

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt độngcủa đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toánchỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định một cách rõràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định Nội dungnghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viếttắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số vàchữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi

sổ kế toán Người lập, người ký duyệt và những người khác ký têntrên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứngtừ kế toán.

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn ghi nhận ban đầu nguyêntrạng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp đầu vào chocác bước xử lý thông tin tiếp theo đồng thời là cơ sở đảm bảo tínhhợp lý số liệu trong sổ kế toán Bên cạnh có ý nghĩa trong việc cungcấp thông tin, lập chứng từ kế toán còn có vai trò truyền đạt và kiểmtra việc thực hiện mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên, minh chứng côngviệc đã làm Đồng thời, bước đầu tiên của hệ thống chứng từ kế toáncòn là cơ sở pháp lý bảo vệ tài sản trong đơn vị, giải quyết các tranhchấp khiếu nại nếu có

Bước 2, Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy địnhtrên chứng từ thì mới có giá trị Chữ ký trên chứng từ kế toán củamột người phải thống nhất Không được ký chứng từ kế toán khichưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chữ

ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực hoặc bút bi,không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc đóngdấu chữ ký khắc sẵn Chứng từ kế toán chi tiền phải do người cóthẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷquyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng đểchi tiền phải ký theo từng liên Riêng chứng từ điện tử phải có chữ

ký điện tử theo quy định của pháp luật

Bước 3, Kiểm tra, chỉnh lý, tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán đều phải được kiểm tra tính hợppháp, hợp lệ, và hợp lý trước khi ghi vào sổ kế toán Chứng từ kếtoán sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung nhữngnội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được chính xác, kịpthời, đó là: ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợpchứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán Chứng từ được lập ởnhiều nơi nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phảnánh vào sổ sách Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cáchkhoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác Luân chuyểnchứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liênquan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắmđược tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán.Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợpđảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đếncông tác kế toán và thông tin đơn vị Vì vậy cần phải xây dựng,hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ

đồ cho từng loại chứng từ

Bước 4, Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lưu trữ, bảo quản một cách có hệthống vì chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ ở

để đối chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán Cần sắp xếp

chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian vàbảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản

kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tàichính theo nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tàikhoản kế toán cần sử dụng Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệthống tài khoản kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kếtoán là việc đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tàichính quy định để lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp vớiđiều kiện cụ thể của đơn vị Để phục vụ cho yêu cầu quản lý, đơn vị

kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn

Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong đơn vị phảiđáp ứng các yêu cầu:

Thứ nhất, Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi

nội dung đối tượng kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhtrong đơn vị

Thứ hai, Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài

chính, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thỏa mãnnhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng Đối với các tài khoảncấp 1, cấp 2 đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định, khi mở thêmphải có sự chấp thuận của Bộ Tài chính, đối với tài khoản cấp 3 đơn

vị phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép phục vụ cho

kế toán

Thứ ba, Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước

và các văn bản hướng dẫn thực hiện của cơ quan quản lý kinh tế, tàichính của đơn vị, phù hợp với tính đặc thù của mỗi ngành, nghề vànội dung kinh tế phát sinh quy định áp dụng để hạch toán kế toán,khi mở tài khoản cấp 2, cấp 3 phải có ý kiến của cơ quan tài chính

Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản trong bảng vàtài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản Các tài khoản trong bảngcân đối tài sản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thànhtài sản và quá trình sử dụng tài khoản trong đơn vị Các tài khoảnnằm ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện cócủa đơn vị nhưng không thuộc quyền sỏ hữu của đơn vị, những chỉtiêu kinh tế đã phản ảnh ở các tài khoản trong bảng nhưng cần theodõi để phục vụ cho quá trình quản lý của đơn vị

Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và các hình thức

kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ

các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị

kế toán Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày,tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập

sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kếtoán; số trang; đóng dấu giáp lai Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệthống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm Bộ Tài chính quy định cụthể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán Đơn vị

kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy

định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị Đơn vị kếtoán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kếtoán của đơn vị.

Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộphận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp,phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổnghợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuấtkinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính Các tàiliệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán Như vậy sổ

kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụđúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên

hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán

Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kếtoán được chia thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ phản ánh tổng quát thường dùngchỉ tiêu giá trị, cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đốitài khoản và các báo cáo tổng hợp khác Sổ kế toán tổng hợp đượcquy định bởi hình thức kế toán như sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toántổng hợp khác

Sổ kế toán chi tiết là loại sổ, thẻ kế toán mở cho tài khoản chitiết, gắn với một đối tượng cụ thể thường dùng chỉ tiêu giá trị và cảcác chỉ tiêu khác như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanhtoán… nhằm cung cấp thông tin theo từng loại tài sản hoặc nguồnvốn phục vụ cho việc quản lý các phần hành khác nhau: chi tiết vật

tư, hàng hóa, chi phí sản xuất, tài sản cố định… Sổ kế toán chi tiếtđược thiết kế phù hợp với yêu cầu hạch toán các phần hành kế toán.

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kếtoán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Đơn vị kếtoán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Sổ kế toánphải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thôngtin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng vớichứng từ kế toán Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gianphát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Thông tin, số liệu ghi trên

sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế

toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổđến khi khóa sổ Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghibằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới;không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghikhông hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trangphải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộngsang trang kế tiếp Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ

kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế

toán khác theo quy định của pháp luật Đơn vị kế toán được ghi sổ

kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trường hợpghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sau khi khóa sổ kế toán trên máy vitính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng

kỳ kế toán năm

Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ phải đảmbảo phản ánh một cách toàn diện và liên tục, chính xác có hệ thốngtình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ,hiện vật và thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắnkịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán, phảitiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thờiphải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lắp và phức tạp.

Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từgốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông quaquá trình ghi chép theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống

sổ kế toán cần thiết Việc quy định phải mở những loại sổ kế toánnào để phản ảnh các đốí tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ,trình tự phương pháp ghi sổ và mốí liên hệ giữa các loại sổ nhằmđảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm cụ kế toán gọi là hình thức kếtoán

Việc áp dụng hình thức nào tùy thuộc vào quy mô, đặc điểmsản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các đơn vị Vấn đề cầnlưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụng thì nhất thiết phảituân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức đó

Kế toán theo Hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào

các chứng từ gốc, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kýchung theo trình tự thời gian Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệtthì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinhvào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan Hàng ngày hoặc định kỳ

tổng hợp các nghiệp vụ trên số nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổnghợp ghi một lần vào sổ cái Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trênnhật ký chung chuyển ghi vào sổ cái Cuối tháng cộng số liệu của sổcái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số dư và số phátsinh của các tài khoản tổng hợp.

Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thìsau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổhoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kếtoán chi tiết và căn cứ vào đó để lập các bảng tổng hợp chi tiết củatừng tài khoản để đối chiếu với số liệu chung của tài khoản đó trên

sổ cái hay bảng cân đối số dư và số phát sinh

Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu Bảng cânđối số phát sinh cùng với các bảng tổng hợp chi tiết được dùng làmcăn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác

Kế toán theo Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Hằng ngày, căn cứ

chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, kế toán định khoản rồi ghi trựctiếp vào Nhật ký - Sổ cái Nếu các chứng từ gốc cùng loại phát sinhnhiều lần trong ngày thì ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùngloại, cuối ngày hay định kỳ (3-5 ngày) cộng các bảng kê chứng từgốc cùng loại rồi lấy số tổng đó ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái

Những nghiệp vụ kinh tế cần phải hạch toán chi tiết, kế toáncăn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết có liên quan

Cuốí kỳ, cộng phát sinh trên sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ chitiết để xác định số dư cuối kỳ của từng TK cấp 1 và cấp 2 Căn cứ

vào số tổng và số dư trên sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tống hợp chitiết Đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệutương ứng trên Bảng cân đối tài khoản, nếu đã khớp đúng kế toántiến hành lập Bảng cân đối kế toán và các BCTC khác

Kế toán theo Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hằng ngày, nhân

viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lập cácChứng từ ghi sổ Đối với trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinhnhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi được kiểm tra đượcghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ căn cứ vào bảng tổnghợp chứng từ gốc để lập các Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong chuyển đến kế toántrưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy

đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng kýChứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ Cái Cuối tháng khoá sổ xác địnhtổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và số tổng sốphát sinh Nợ, số tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổCái Tiếp đó căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh củacác tài khoản tổng hợp Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Cócủa tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phảikhớp đúng với nhau và số dư của từng tài khoản (dư Nợ, Dư Có)trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trênbảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết Sau khi kiểm tra đốichiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sửdụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác

Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiếtthì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ và ghi vàocác sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toánchi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chitiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng cộng các sổ hoặcthẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập cácbảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với

sổ Cái thông qua bảng cân đối số phát sinh Các bảng tổng hợp chitiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phátsinh được dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán

Kế toán theo Hình thức Nhật ký chứng từ: Hằng ngày căn cứ

vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vàocác Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan Trường hợp ghihằng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộngcủa bảng kê vào Nhật ký chứng từ

Đối với các loại chi phí (sản xuất hoặc lưu thông) phát sinhnhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trướchết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy sốliệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật kýchứng từ có liên quan

Cuối tháng khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu

số liệu trên các Nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của cácNhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái một lần

Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toánchi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặcbảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vàocác sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan.

Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào

sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từngtài khoản để đối chiếu với sổ cái

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trongNhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng

để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác

Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán dùng

để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng các nguồnvốn, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị Báo cáo tàichính cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánhgiá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơquan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát, điều hành hoạtđộng của đơn vị

Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toánnăm, trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ

kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó Việc lậpbáo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặcbáo cáo tài chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị

kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên Báo cáo tài chính phải

được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữacác kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhaugiữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do Báo cáo tài chínhphải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo phápluật của đơn vị kế toán ký Người ký báo cáo tài chính phải chịutrách nhiệm về nội dung của báo cáo.

Báo cáo kế toán được lập đầy đủ, kịp thời giúp nhà quản lýtheo dõi và điều tiết hoạt động thực tế kịp thời

Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của một đơn vị là

tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị cùng với các phươngtiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tinliên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra,

xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về cáchoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán

có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của các đơn

vị Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được caonhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộphận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy

kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chứccông tác kế toán (tập trung, phân tán, hay kết hợp giữa tập trung vàphân tán), vào qui mô hoạt động, vào đặc điểm tổ chức sản xuất vàquản lý, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất vàmức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu

cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán của đơn vị Việc tổchức, cơ cấu bộ máy kế toán trong đơn vị có mối quan hệ chặt chẽvới tình hình tổ chức công tác kế toán Nội dung của tổ chức bộ máy

kế toán bao gồm hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạchcông tác và vai trò của kế toán trưởng Hiện nay, tổ chức bộ máy kếtoán trong các đơn vị có thể thực hiện theo các mô hình sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Tổ chức bộ máy kế

toán tập trung là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trongđơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán đơn vị Ở các bộphận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí cácnhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán banđầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp

vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộphận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo vềphòng kế toán đơn vị để xử lý và tiến hành công tác kế toán.Ưuđiểm của mô hình này là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng cácphương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viênnhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thờicho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của đơn vị

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Tồ chức kế toán

phân tán là mô hình tổ chức mà công tác kế toán không những đượctiến hành ở phòng kế toán đơn vị mà còn được tiến hành ở những bộphận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc đơn vị.Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi

đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từđến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phầnhành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theoqui định của kế toán trưởng Phòng kế toán của đơn vị thực hiệntổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gởi đến, phản ánh cácnghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theo quy địnhcủa nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác

kế toán của các bộ phận Mô hình tổ chức kế toán này được vậndụng thích hợp trong các đơn vị có quy mô lớn

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

đây là mô hình tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên,

bộ máy tổ chức gồm phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộphận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác Phòng kếtoán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quantoàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thờithực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổchức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫnkiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các

bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toántương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đótheo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kếtoán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và cóthể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kếtoán trung tâm Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này thường phù

hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc

có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo

sự phân công đó

Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kếtoán của đơn vị phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên mônhóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kếtoán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinhdoanh cũng như trình độ quản lý của đơn vị

Về tổ chức kiểm tra kế toán: Trong Điều I của “Chế độ kiểm

tra kế toán” ban hành theo Quyết định Số 33/QĐ/TC/KT ghi rõ:

“Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán sốliệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý củacác phương pháp kế toán được áp dụng”

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọngtrong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thựchiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phảnánh đúng thực trạng của đơn vị Về lâu dài tổ chức kiểm tra kế toán

sẽ được thực hiện thông qua hệ thống kiểm toán mà trong đó kiểmtoán nội bộ có ý nghĩa và vị trí hết sức quan trọng

Nội dung kiểm tra kế toán gồm: Kiểm tra việc thực hiện cácnội dung công tác kế toán; Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán vàngười làm kế toán; Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghềnghiệp kế toán; Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của

pháp luật về kế toán Những nội dung kiểm tra kế toán phải đượcxác định trong quyết định kiểm tra.

Công tác kiểm tra kế toán có vai trò hết sức quan trọng Trongnền kinh tế thị trường, nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị là bảo vệtài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Để thực hiện tốtnhững nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quantrọng Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tựghi chép, phản ánh của nó Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện,đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống,với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữacác khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết,giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳngnhững đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh

tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bảnthân công tác kế toán Tuy nhiên vấn đề quan trọng hơn là nhữngngười thực hiện các công việc đó (kế toán trưởng, các nhân viên kếtoán) có thực hiện đầy đủ và đúng đắn hay không, chính vì vậy màphải kiểm tra kế toán

1.1.2 Kiểm soát nội bộ thu, chi

Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đốitượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức

được thực hiện một cách có hiệu quả [Nguồn tài liệu tham khảo số 12].

Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, việc hoạch định,

tổ chức điều hành tại đơn vị đôi khi xa rời mục tiêu được đặt ra hoặc

có thể trái ngược với hoạch định ban đầu Thực hiện hoạt động kiểmsoát một cách kịp thời, hiệu quả không chỉ ngăn ngừa rủi ro mà cònđảm bảo cho quá trình hoạch định và phát triển được đúng hướng,tác nghiệp được tiến hành theo kế hoạch, điều chỉnh hợp lý các sailệch so với hoạch định nhằm đạt được mục tiêu đề ra Hoạt độngkiểm soát được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của quá trìnhquản lý, vì vậy, kiểm soát được quan niệm là một chức năng củaquản lý Tùy thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý, loại hình đơn vị

và quan điểm của người quản lý mà chức năng quản lý của kiểmsoát được thể hiện khác nhau

Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát tổchức và kiểm soát kế toán

Kiểm soát tổ chức bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và thựchiện các trình tự cần cho quá trình ra quyết định để cho phép tiếnhành các nghiệp vụ Kiểm soát tổ chức được thiết lập nhằm bảo đảm

sự tuân thủ và hiệu quả hiệu lực của tổ chức đối với các chính sách,các kế hoạch và các quy định phảm luật hiện hành; bảo đảm cáchoạt động được diễn ra theo các mục tiêu quản lý; bảo đảm việc sửdụng nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả Kiểm soát tổ chứcchủ yếu hướng đến các hoạt động nhân sự, về tổ chức bộ máy, vềchất lượng, về công nghệ cũng như các hoạt động nghiên cứu vàtriển khai Các thao tác kiểm soát tổ chức được thực hiện trên các

cấp độ như tuyển chọn nhân viên, xây dựng quy định, quy trình làmviệc, quy trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị.

Kiểm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thựchiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của

sổ sách kế toán Kiểm soát kế toán được thiết kế nhằm tập trung vàoviệc kiểm tra thông tin cung cấp cho việc ra quyết định Kiểm soát

kế toán bảo đảm độ tin cậy, xác thực và toàn vẹn của thông tin tàichính và thông tin nghiệp vụ, đồng thời cũng là những biện phápbảo vệ tài sản của đơn vị

Theo thời điểm hoạt động kiểm soát và thời điểm hoạt độngcủa đối tượng kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát trước, kiểmsoát trong và kiểm soát sau

Kiểm soát trước diễn ra trước khi đối tượng kiểm soát thựchiện hoạt động Kiểm soát trước để đề phòng những các sai phạmxảy ra và các khó khăn tiềm ẩn

Kiểm soát trong thực hiện (kiểm soát hiện hành) là hoạt độngkiểm soát được tiến hành khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động.Kiểm soát trong nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi nhằm cóbiện pháp can thiệp kịp thời nhằm trong quá trình tác nghiệp

Kiểm soát sau là hoạt động kiểm soát được thực hiện sau khiđối tượng kiểm soát đã kết thúc hoạt động Kiểm soát sau chủ yếunhằm mục đích xem xét để rút kinh nghiệm

Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp, kiểm soát bao gồmkiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh

Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lý nhân

sự, xây dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác tácnghiệp

Kiểm soát phát hiện tập trung chủ yếu vào việc phát hiện cácgian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp mộtcách nhanh chóng nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định

xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xẩyra

Kiểm soát điều chỉnh tập trung vào việc cung cấp những thôngtin cần thiết cho việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót đượcphát hiện

Tác dụng của kiểm soát là giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu

Do đó, chức năng kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quátrình quản lý của bất kỳ đơn vị nào và được thực hiện chủ yếu bởi

hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

Khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời từ đầu thế kỷ 20, trongthuật ngữ của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tựkiểm soát tại đơn vị Năm 1992, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ(thường được gọi là COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lậnbáo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Ủy ban Treadway) đã công

bố Báo cáo COSO 1992, đưa ra một khuôn mẫu về kiểm soát nội

bộ Theo như COSO, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một hệthống đặt ra nhằm đảm bảo: doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đi