Mối quan hệ giữa thư ký tòa án với thẩm phán

MỐI QUAN HỆ GIỮA THƯ KÝ TOÀ ÁN VỚI THẨM PHÁN, HỘI THẨM TOÀ ÁN, VIỆN KIỂM SÁT VÀ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỐ TỤNG TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT, XÉT XỬ CÁC LOẠI VỤ ÁNThS. Nguyễn Quang Lộc TP. Tòa án nhân dân tối cao

MỐI QUAN HỆ GIỮA THƯ KÝ TOÀ ÁN VỚI THẨM PHÁN, HỘI THẨM TOÀ ÁN, VIỆN KIỂM SÁT VÀ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỐ TỤNG TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT, XÉT XỬ CÁC LOẠI VỤ ÁN

ThS Nguyễn Quang Lộc

TP Tòa án nhân dân tối cao

I- Một số khái niệm chung

Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với Thẩm phán, Hội thẩm Toà án, Viện kiểm sát và những người tham gia tố tụng khác được hiểu là mối quan hệ của Thư ký với những cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố tụng và những người tham gia tố tụng Đây là những mối quan hệ được thiết lập trên cơ sở pháp luật tố tụng, chỉ phát sinh khi những cơ quan, người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng được xác lập trong quá trình giải quyết vụ án, đồng thời đây cũng là mối quan hệ phối hợp để đảm bảo việc tuân thủ các quy định của pháp luật, nhằm giải quyết vụ án đúng đắn

1- Cơ quan tiến hành tố tụng người tiến hành tố tụng và tham gia tố tụng trong các

vụ án hình sự:

a) Cơ quan tiến hành tố tụng:

* Cơ quan điều tra bao gồm: Công an nhân dân, Quân đội, Bộ đội biên phòng, Cảnh sát biển, Hải quan, Kiểm lâm Khi xác định có dấu hiệu tội phạm thì các cơ quan điều tra nói trên phải ra quyết định khởi tố vụ án hình sự Thủ trưởng các cơ quan nêu trên được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định tại Điều 111 Bộ luật tố tụng hình sự

* Viện kiểm sát nhân dân các cấp: thực hành quyền công tố trong giai đoạn điều tra (Điều

112 Bộ luật tố tụng hình sự)

Viện kiểm sát có quyền khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu cơ quan điều tra khởi tố hoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can; đề ra yêu cầu điều tra và yêu cầu cơ quan điều tra tiến hành điều tra; nếu thấy cần thiết thì Viện kiểm sát có thể trực tiếp tiến hành một số hoạt động điều tra; yêu cầu thủ trưởng cơ quan điều tra thay đổi điều tra viên, nếu hành vi của Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi tố về hình sự; quyết định áp dụng, thay đổi, huỷ bỏ các biện pháp ngăn chặn: bắt, giữ, tạm giam… Phê chuẩn hoặc không phê chuẩn các quyết định của cơ quan điều tra; huỷ bỏ các quyết định không có căn cứ của cơ quan điều tra; yêu cầu truy nã bị can; quyết định truy tố bị can; quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ

vụ án

Điều 113 Bộ luật tố tụng hình sự quy định rõ hơn về nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát khi Kiểm sát điều tra (kiểm sát quá trình điều tra từ khởi tố đến các hoạt động điều tra, việc lập hồ sơ vụ án; kiểm sát việc tuân thủ pháp luật của những người tham gia tố tụng; giải quyết các tranh chấp vè thẩm quyền điều tra, yêu cầu cơ quan điều tra khắc phục các vi phạm pháp luật, xử lý điều tra viên khi có vi phạm; kiến nghị các cơ quan, tổ chức áp dụng các biện pháp phòng ngừa tội phạm và vi phạm…)

* Tòa án nhân dân các cấp là cơ quan xét xử của Nhà nước Thẩm quyền xét xử của Toà

án về hình sự được quy định tại Điều 170 Bộ luật tố tụng hình sự, cụ thể là:

+ Tòa án nhân dân cấp huyện và Toà án quân sự khu vực xét xử sơ thẩm những vụ án hình sự về những tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạm nghiêm trọng và rất nghiêm trọng (trừ

những tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia, các tội phạm phá hoại hoà bình, chống loài người

và tội phạm chiến tranh; các tội quy định tại các Điều 93, 95, 96, 172, 216, 217, 218, 219, 221,

222, 223, 224, 225, 226, 263, 293, 294, 295, 296, 322 và 323 của Bộ luật hình sự

+ Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Toà án quân sự cấp quân khu xét xử sơ thẩm những vụ án hình sự về những tội phạm không thuộc thẩm quyền xét xử của Tòa án nhân dân cấp huyện và Toà án quân sự khu vực hoặc những vụ án thuộc thẩm quyền của Toà án cấp dưới mà mình lấy lên để xét xử Ngoài ra thẩm quyền xét xử các vụ án hình sự còn được xác định bởi lãnh thổ (Điều 171 Bộ luật tố tụng hình sự), tội phạm xảy ra trên tàu bay, tàu biển của Việt Nam đang hoạt động ngoài không phận, lãnh hải (Điều 172 Bộ luật tố tụng hình sự), xem xét bị cáo phạm nhiều tội thuộc thẩm quyền của Toà án khác cấp (Điều 173 Bộ luật tố tụng hình sự)

Việc giải quyết tranh chấp về thẩm quyền xét xử do Chánh án Toà án cấp trên trực tiếp quyết định, giữa Toà án cấp huyện do Chánh án Toà án cấp tỉnh quyết định, giữa Tòa án nhân dân và Toà án quân sự do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định

b) Những người tiến hành tố tụng trong vụ án hình sự:

+ Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan điều tra, Điều tra viên;

+ Viện trưởng, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên;

+ Chánh án, Phó Chánh án Toà án, Thẩm phán, Hội thẩm, Thư ký Toà án

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những người tiến hành tố tụng trong cơ quan điều tra được quy định tại các Điều 34, 35 Bộ luật tố tụng hình sự

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Kiểm sát viên, Viện kiểm sát được quy định tại các Điều 36, 37 Bộ luật tố tụng hình sự

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Chánh án, Phó Chánh án Toà án được quy định tại Điều 38 Bộ luật tố tụng hình sự

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của thư ký Toà án được quy định tại Điều 41 Bộ luật

tố tụng hình sự

c) Những người tham gia tố tụng trong vụ án hình sự

- Người bị tạm giữ là người bị bắt trong trường hợp khẩn cấp, phạm tội quả tang, bắt theo quyết định truy nã hoặc người phạm tội, tự thú, đầu thú và họ đã có quyết định tạm giữ (Điều 48

Bộ luật tố tụng hình sự)

- Bị can là người đã bị khởi tố về hình sự (Điều 49 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Bị cáo là người đã bị Toà án quyết định đưa ra xét xử (Điều 50 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người bị hại là người bị thiệt hại về thể chất, tinh thần, tài sản do tội phạm gây nên (Điều

51 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Nguyên đơn dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức bị thiệt hại do tội phạm gây ra và có đơn yêu cầu bồi thường thiệt hại (Điều 52 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Bị đơn dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức mà pháp luật quy định phải chịu trách nhiệm bồi thường đối với thiệt hại do hành vi phạm tội gây ra (Điều 53 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án (Điều 54 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người làm chứng là người biết được những tình tiết liên quan đến vụ án trừ những người

là bào chữa cho bị can, bị cáo, người có nhược điểm về tâm thần hoặc thể chất mà không có khả năng nhận thức được những tình tiết của vụ án hoặc không có khả năng khai báo đúng đắn (Điều 55 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người bào chữa có thể là Luật sư, người đại diện hợp pháp của người bị tạm giữ, bị can,

bị cáo, bào chữa viên nhân dân (Điều 56 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người giám định là người có kiến thức cần thiết về lĩnh vực cần giám định được cơ quan tiến hành tố tụng trưng cầu theo quy định của pháp luật (Điều 60 Bộ luật tố tụng hình sự)

- Người phiên dịch: do các cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu trong trường hợp người tham gia tố tụng không sử dụng được tiếng Việt (Điều 61 Bộ luật tố tụng hình sự)

2- Cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố tụng và người tham gia tố tụng trong các vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

Các vụ việc dân sự là các vụ án dân sự và việc dân sự được hiểu theo nghĩa rộng bao gồm các vụ án, vụ việc về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại và lao động được điều chỉnh theo Bộ luật tố tụng dân sự

a) Cơ quan tiến hành tố tụng

Khác với các vụ án hình sự, cơ quan tiến hành tố tụng trong các vụ việc dân sự và vụ án hành chính chỉ bao gồm Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân Cơ quan điều tra không phải là cơ quan tiến hành tố tụng trong các loại án này (Điều 39 Bộ luật tố tụng dân sự và Điều

14 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính)

b) Người tiến hành tố tụng

Người tiến hành tố tụng trong các vụ việc dân sự và vụ án hành chính gồm: + Chánh án Toà án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân, Thư ký Toà án

+ Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên

Như vậy, so với các vụ án hình sự thì các điều tra viên của các cơ quan điều tra không phải

là người tiến hành tố tụng Tuy luật không quy định chức danh Phó Chánh án Toà án, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhưng khi tiến hành tố tụng thì những người này là Thẩm phán, Kiểm sát viên Hội thẩm trong các vụ án hành chính, vụ việc dân sự là Hội thẩm nhân dân vì chỉ có các Tòa

án nhân dân mới được giao quyền xét xử, giải quyết các vụ việc dân sự, vụ án hành chính, các Toà án Quân sự không được giao giải quyết các loại vụ án này

c) Những người tham gia tố tụng

- Những người tham gia tố tụng trong vụ án dân sự được gọi là đương sự, đó là những cá nhân, cơ quan, tổ chức bao gồm: nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan + Nguyên đơn trong vụ án dân sự là người khởi kiện, người được cá nhân, cơ quan, tổ chức khác do Bộ luật tố tụng dân sự quy định khởi kiện để yêu cầu Toà án giải quyết vụ án dân

sự khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của người đó bị xâm phạm

Cơ quan, tổ chức khởi kiện vụ án để bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích của Nhà nước thuộc lĩnh vực mình phụ trách cũng là nguyên đơn

+ Bị đơn trong vụ án dân sự là người bị nguyên đơn khởi kiện hoặc cá nhân, cơ quan, tổ chức khác do Bộ luật tố tụng dân sự quy định khởi kiện để yêu cầu Toà án giải quyết vụ án dân

sự khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của nguyên đơn bị người đó xâm phạm

+ Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án dân sự là người tuy không khởi kiện, không bị khởi kiện nhưng việc giải quyết vụ án dân sự có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của

họ nên họ được tự mình đề nghị hoặc các đương sự khác đề nghị và được Toà án chấp nhận đưa họ vào tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan

Nếu không có ai đề nghị đưa họ tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa

vụ liên quan thì Toà án phải đưa họ vào tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa

vụ liên quan

Cần chú ý là: Đối với những người tham gia tố tụng trong vụ án dân sự có thể đồng thời là

nguyên đơn (trong các vụ án thuận tình ly hôn), cũng có thể họ có nhiều tư cách là nguyên đơn,

bị đơn, liên quan (những yêu cầu phản tố…) cũng có thể đang từ nguyên đơn trở thành bị đơn và ngược lại (trong vụ án ly hôn khi một bên rút yêu cầu xin ly hôn mà biên kia không đồng ý), cũng

có thể họ là người có quyền lợi với mối quan hệ này nhưng lại có nghĩa vụ với mối quan hệ khác trong cùng một vụ án dân sự… (xem Nghị quyết Hội đồng Thẩm phán số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12-5-2006)

- Những người tham gia tố tụng trong việc dân sự

Việc dân sự là việc cá nhân, cơ quan, tổ chức không có tranh chấp nhưng có yêu cầu Toà

án công nhận hoặc không công nhận một sự kiện pháp lý là căn cứ phát sinh quyền, nghĩa vụ dân sự, hôn nhân và gia đình Kinh doanh, thương mại, lao động của mình hoặc của cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; yêu cầu Toà án công nhận cho mình quyền về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động (Điều 311 Bộ luật tố tụng dân sự)

Trong việc dân sự thì không dùng thuật ngữ nguyên đơn mà dùng là người yêu cầu; bị đơn là những người có liên quan đến việc giải quyết đơn yêu cầu (Đìêu 312 Bộ luật tố tụng dân sự)

- Trong các vụ án hành chính thì nguyên đơn được gọi là người khởi kiện Người khởi kiện bao gồm cá nhân, cơ quan, tổ chức (Điều 1 và Điều 2, Điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ

án hành chính)

Người bị khởi kiện là các cơ quan hành chính đã ban hành các văn bản hành chính hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính Nhà nước ban hành văn bản để áp dụng một lần đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể về một vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước, quản

lý hành chính (điểm 6, Điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính)

Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cũng tương tự như các vụ án khác (xem điểm 7 Điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính)

+ Người khởi kiện là cá nhân, cơ quan, tổ chức cho rằng quyền, lợi ích hợp pháp của mình

bị xâm phạm bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính hoặc cán bộ, công chức cho rằng quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm bởi quyết định buộc thôi việc nên khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án có thẩm quyền

+ Người bị kiện là cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc bị khiếu kiện

- Cơ quan, tổ chức bao gồm: Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân

- Về chế định người đại diện: Trong các vụ án dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động và hành chính đều có quy định về người đại diện Người đại diện theo pháp luật được thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng của đương sự mà mình làm đại diện (các Điều 73, 74, 75, 77, 78 Bộ luật tố t��ng dân sự, Điều 6, Điều 22 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính)

Người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng theo văn bản uỷ quyền (tức là chỉ được thực hiện trong phạm vi các nội dung được uỷ quyền; không được uỷ quyền trong các vụ án ly hôn)

Toà án phải chỉ định người đại diện để tham gia tố tụng tại Toà án nếu trong khi tiến hành

tố tụng có đương sự bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không có người đại diện hoặc người đại diện theo pháp luật của họ thuộc một trong những trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 75

Bộ luật tố tụng dân sự (Điều 76 Bộ luật tố tụng dân sự)

- Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (trong vụ việc dân sự và vụ án hành chính không sử dụng thuật ngữ người bào chữa mà là người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự)

Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự là người được đương sự nhờ và được Toà án chấp nhận để tham gia tố tụng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (Điều 63, 64 Bộ luật tố tụng dân sự, Điều 23 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính) Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có thể là luật sư, công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, chưa bị kết án hoặc bị kết án nhưng đã xoá án tích, không thuộc trường hợp đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh,

cơ sở giáo dục và quản chế hành chính; không phải là cán bộ, công chức trong các ngành Toà

án, kiểm sát, công an

- Người làm chứng: tương tự như người làm chứng trong các vụ án hình sự

- Người giám định và người phiên dịch trong vụ việc dân sự và vụ án hành chính cũng tương tự như trong tố tụng hình sự (xem các Điều 67, 68, 69 và 70 Bộ luật tố tụng dân sự; các Điều 25, 26, 27 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính)

II- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với các cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố tụng và những người tham gia tố tụng trong việc giải quyết, xét xử các loại vụ án 1- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với các cơ quan tiến hành tố tụng.

Các cơ quan tiến hành tố tụng bao gồm cả các Toà án cùng cấp và Toà án cấp trên Các mối quan hệ này chính là quan hệ do pháp luật tố tụng quy định trong quá trình giải quyết, xét xử các loại vụ án Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể Thư ký Toà án có mối quan hệ thế nào với các cơ quan tiến hành tố tụng nhưng thông qua các hoạt động của Thư ký Toà án do Luật quy định để thấy mối quan hệ này Thực chất Thư ký Toà án thực hiện các nhiệm vụ do Chánh

án Tòa án nhân dân phân công hoặc do Thẩm phán giao trong quá trình giải quyết vụ án Các nhiệm vụ này của Thư ký Toà án có quan hệ đến cơ quan tiến hành tố tụng mà đại diện (hay trực tiếp) là người tiến hành tố tụng hoặc cán bộ, chuyên viên của các cơ quan tiến hành tố tụng Ví

dụ như Thư ký Toà án được giao chuẩn bị tổ chức cuộc họp trù bị, chuẩn bị tổ chức phiên toà xét xử lưu động, chuẩn bị cuộc họp liên ngành để bàn về một vấn đề gì đó thì Thư ký Toà án

phải làm giấy mời họp, triệu tập họp, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ như làm dự trù kinh phí tổ chức họp, hội nghị; liên hệ với các cơ quan tiến hành tố tụng, các cơ quan, tổ chức có liên quan nhằm đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan này với Tòa

án nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ chung; Thư ký được giao nhiệm vụ đi tống đạt quyết định đưa vụ án ra xét xử đối với bị cáo đang bị giam giữ tại trại giam hoặc đương sự trong các vụ việc dân sự

2- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với những người tiến hành tố tụng.

2.1 Quan hệ với Chánh án và Thẩm phán

Chánh án Toà án căn cứ vào khả năng, trình độ, năng lực của Thư ký Toà án để phân công, giao nhiệm vụ cho Thư ký Toà án thực hiện các công việc của các Toà chuyên trách thuộc Tòa án nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị giúp việc Chánh án Toà án vừa thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật tố tụng, vừa là người được giao nhiệm vụ quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan Toà án với tư cách là Thủ trưởng

cơ quan (hoặc Thủ trưởng đơn vị đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao)

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Toà án các cấp hoặc các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Thư ký Toà án được giao các nhiệm vụ cụ thể Ví dụ Thư ký Tòa án nhân dân cấp huyện

có thể được phân công làm Thư ký để giúp Thẩm phán giải quyết, xét xử tất cả các loại án, giúp Chánh án làm công tác thi hành án hình sự, làm công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp hoặc làm các công việc mang tính kiêm nhiệm như thủ quỹ, kế toán; ở các Tòa án nhân dân cấp tỉnh có các Toà chuyên trách như Toà hình sự, Tòa dân sự, Toà lao động, Toà hành chính, Toà kinh tế thì Thư ký các Toà này thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do Chánh toà phân công Tuỳ theo số lượng Thẩm phán và Thư ký được biên chế ở Toà án mà Chánh án, Chánh toà phân công công việc, cũng có thể một Thư ký giúp việc cho một Thẩm phán hoặc một Thư ký giúp việc cho hai Thẩm phán

Ở các Toà chuyên trách thuộc Tòa án nhân dân tối cao thì số lượng biên chế Thư ký Toà

án được Chánh án Tòa án nhân dân tối cao phân bổ tuỳ theo số lượng công việc, chức năng, nhiệm vụ của từng Toà Thư ký Toà án ở các Toà chuyên trách không chỉ có mối quan hệ với Thẩm phán mà còn có mối quan hệ với các Thẩm tra viên trong đơn vị

Thẩm phán và Thư ký Toà án đều là những người tiến hành tố tụng nên mối quan hệ giữa Thẩm phán và Thư ký Toà án là mối quan hệ được điều chỉnh bằng pháp luật tố tụng và nó chỉ phát sinh trong quá trình giải quyết vụ án Thẩm phán không phải là Thủ trưởng của Thư ký Toà án

và Thư ký Toà án cũng không phải là Thư ký riêng của Thẩm phán Tuy nhiên Thư ký Toà án là người giúp việc cho Thẩm phán để thực hiện những tác nghiệp trong quá trình giải quyết vụ án, vì thế Thư ký Toà án phải chịu sự giám sát, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn của Thẩm phán nhằm thực hiện đúng các quy định của pháp luật

Vì giữa Thẩm phán và Thư ký Toà án có mối quan hệ phối hợp để thực hiện quy định của pháp luật tố tụng nên Thẩm phán phải thực hiện những nhiệm vụ mà pháp luật quy định, không được giao cho Thư ký Toà án làm thay những nhiệm vụ đó Thư ký Toà án mà làm thay những việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của Thẩm phán là vi phạm pháp luật Trong thực tế, có một số Thẩm phán khoán trắng cho Thư ký thực hiện việc lấy lời khai, điều tra xác minh, xây dựng hồ sơ

vụ án… Thẩm phán chỉ ký vào các tài liệu do Thư ký Toà án làm để hợp thức hóa tài liệu đó là không đúng quy định, không đúng thẩm quyền và đó cũng là một trong những nguyên nhân quan trọng làm cho công tác xét xử, giải quyết các vụ án chưa tốt

Vì vậy, yêu cầu đặt ra là Thư ký Toà án chỉ thực hiện đúng, đầy đủ những nhiệm vụ mà pháp luật tố tụng đã quy định Ví dụ như Thư ký Toà án giúp Thẩm phán thực hiện một số tác nghiệp như ghi biên bản lấy lời khai, biên bản xác minh, biên bản hoà giải, làm giấy triệu tập đương sự, bị can, bị cáo; thực hiện việc chuẩn bị mở phiên toà như trích xuất bị cáo, triệu tập phiên toà, thông báo cho Luật sư hoặc người bào chữa, mời Hội thẩm Toà án, liên hệ lấy vật chứng ra Toà v.v… Trong một số vụ án lớn, quan trọng hoặc xét xử lưu động Thư ký Toà án còn giúp Thẩm phán tổ chức họp với các ngành liên quan về việc đảm bảo cho phiên toà đạt kết quả tốt Những trường hợp cần phải có giám định viên, người phiên dịch tại phiên toà thì theo yêu cầu của Thẩm phán, Thư ký Toà án phải liên hệ với các cơ quan, tổ chức này để cử người tham gia phiên toà theo đúng quy định của pháp luật tố tụng

ở tại phiên toà, Thư ký Toà án phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Thư ký Toà án phải kiểm tra sự có mặt, vắng mặt của những người được triệu tập đến phiên toà để báo cáo Hội đồng xét xử quyết định có xét xử hay phải hoãn phiên toà; phổ biến nội quy phiên toà; ghi biên bản phiên toà và nếu những người tham gia tố tụng yêu cầu xem lại biên bản phiên toà thì phải đáp ứng yêu cầu; có thể phải giúp Thẩm phán thực hiện một số quyết định tại phiên toà như quyết định hoãn xử, quyết định xem xét tại chỗ, quyết định xử lý người vi phạm nội quy phiên toà, quyết định bắt tạm giam, quyết định tạm giam, quyết định trả tự do v.v… Sau phiên toà, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán rà soát lại bản án trước khi Thẩm phán (hoặc các thành viên Hội đồng xét xử) ký; chuyển giao bản án, quyết định cho đương sự, các cơ quan liên quan, cấp trích lục bản án, thông báo kháng cáo, kháng nghị, chuyển hồ sơ vụ án có kháng cáo, kháng nghị cho Tòa án cấp phúc thẩm (đối với những trường hợp kháng cáo, kháng nghị quá thời hạn quy định của pháp luật phải làm tờ trình về lý do kháng cáo, kháng nghị quá thời hạn) Trong trường hợp bản án tử hình có hiệu lực pháp luật, Thư ký Toà án phải sắp xếp

hồ sơ vụ án để chuyển ngay đến Tòa án nhân dân tối cao, đồng thời phải gửi ngay bản án đến Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Điều 258 Bộ luật tố tụng hình sự)

Nếu vụ án không có kháng cáo, kháng nghị thì Thư ký Toà án phải sắp xếp lại vụ án, ghi thêm các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết, xét xử của Toà án vào bảng kê tài liệu có trong hồ sơ vụ án và giao vào kho lưu trữ hồ sơ, lưu trữ án văn (bản án, quyết định)

Lưu ý: Việc sắp xếp hồ sơ nêu trên cũng được thực hiện khi vụ án có kháng cáo, kháng nghị để khi bàn giao hồ sơ cho Tòa án cấp phúc thẩm nhanh chóng, thuận lợi

Đối với các Thư ký Toà phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao, Thư ký Toà chuyên trách thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Thư ký các phiên toà phúc thẩm Tòa án nhân dân cấp tỉnh thì không thực hiện việc chuyển hồ sơ kháng cáo, kháng nghị mà chỉ thực hiện việc sắp xếp hồ sơ vụ án để bàn giao cho bộ phận lưu trữ và lưu bản án, quyết định tại đơn vị mình Việc chuyển giao hồ sơ vụ

án chỉ thực hiện khi có yêu cầu của Toà án có thẩm quyền để xem xét theo trình tự giám đốc thẩm, tái thẩm Do đặc thù của trình tự giám đốc thẩm, tái thẩm nên các Tòa án nhân dân địa phương thường chuyển giao hồ sơ vụ án cho Tòa án nhân dân tối cao thông qua đường bưu điện (gửi bằng bảo đảm để tránh thất lạc hồ sơ vụ án) Đối với các Tòa án nhân dân cấp huyện hoặc một số Toà án địa phương ở gần Tòa án nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân tỉnh thì thường là Thư ký Toà án chuyển giao hồ sơ trực tiếp và có ký nhận trong sổ giao nhận hồ sơ vụ án (theo mẫu sổ do Tòa án nhân dân tối cao ban hành)

Đối với các Thư ký Toà án được Chánh án giao nhiệm vụ làm công tác thi hành án hình sự phải thực hiện việc theo dõi chặt chẽ các bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật để dự thảo

quyết định thi hành án hoặc uỷ thác thi hành án cho Toà án cùng cấp ra quyết định thi hành án, trình Chánh án ký, đóng dấu và ban hành (Điều 256 Bộ luật tố tụng hình sự)

Ngoài ra, Thư ký Toà án được phân công làm công tác thi hành án hình sự còn thực hiện việc giúp Chánh án giải quyết những vấn đề về ban hành các quyết định hoãn thi hành án, tạm đình chỉ thi hành án, xoá án tích, giảm thời hạn thử thách của án treo, giảm án, tha tù trước thời hạn, đại xá, đặc xá…

Thư ký Toà án còn giúp Chánh án trong việc phối hợp với Công an, Viện kiểm sát để cùng

rà soát, đối chiếu danh sách những người bị kết án chưa chấp hành hình phạt tù vì nhiều lý do khác nhau như: đối với hoãn, tạm đình chỉ, bỏ trốn… nhằm đôn đốc các cơ quan có trách nhiệm phải tích cực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đối với công tác thi hành án hình sự Thư ký Toà án còn giúp Chánh án trong việc phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án phạt tù nhưng cho hưởng án treo hoặc bị phạt cải tạo không giam giữ thực hiện việc giám sát, giáo dục, thông qua việc ban hành, quản lý, theo dõi sổ theo dõi người bị kết án phạt tù nhưng cho hưởng án treo hoặc cải tạo không giam giữ do Tòa án nhân dân tối cao ban hành

Như vậy, theo quy định của pháp luật tố tụng thì việc giải quyết xét xử các loại vụ án không giống nhau và đương nhiên chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án trong mỗi lĩnh vực cũng khác nhau Vì thế ở lĩnh vực giải quyết, xét xử loại vụ án này thì chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Thư ký Toà án được điều chỉnh theo pháp luật tố tụng về giải quyết, xét xử loại án đó, còn trong lĩnh vực giải quyết, xét xử loại vụ án khác thì chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án lại được điều chỉnh (quy định) theo pháp luật tố tụng khác Cũng chính vì vậy mà mối quan hệ giữa Thư

ký Toà án với Chánh án, Thẩm phán cũng khác nhau, có thể là quan hệ điều hành trực tiếp (như trường hợp Chánh án phân công cho Thư ký Toà án làm công tác thi hành án hình sự, làm công tác báo cáo, thống kê, làm thủ quỹ, kế toán v.v…) hoặc Thư ký Toà án giúp việc trực tiếp cho Thẩm phán Cũng có thể đó là mối quan hệ gián tiếp giữa Chánh án với Thư ký Toà án thông qua Thẩm phán hoặc Thẩm tra viên

Ngoài ra, Thư ký Toà án là người phải trực tiếp thực hiện việc vào sổ theo dõi việc thụ lý, giải quyết, xét xử các loại vụ án và làm công tác báo cáo thống kê theo các biểu mẫu thống kê,

sổ nghiệp vụ hoặc thực hiện các phần mềm quản lý, thống kê các loại vụ án

2.2 Mối quan hệ của Thư ký Toà án với Hội thẩm Toà án

Hội thẩm Toà án là người được bầu hoặc được cử theo quy định của pháp luật để cùng với Toà án thực hiện nhiệm vụ xét xử các loại vụ án Hiến pháp 1992 và Luật tổ chức Tòa án nhân dân năm 2002 đều có quy định “việc xét xử của Tòa án nhân dân có Hội thẩm nhân dân, của Toà án quân sự có Hội thẩm quân nhân tham gia theo quy định của pháp luật Khi xét xử, Hội thẩm ngang quyền với Thẩm phán”

Như vậy, việc xét xử các vụ án theo trình tự sơ thẩm bắt buộc phải có sự tham gia của Hội thẩm Toà án Thành phần Hội đồng xét xử sơ thẩm gồm một Thẩm phán và hai Hội thẩm Toà án Trong trường hợp xét xử bị cáo về tội theo khung hình phạt có mức cao nhất là tử hình thì Hội đồng xét xử gồm hai Thẩm phán và ba Hội thẩm Toà án (Điều 185 Bộ luật tố tụng hình sự) Đối với một số trường hợp như khi xét xử người chưa thành niên phạm tội thì 01 Hội thẩm phải là giáo viên hoặc cán bộ Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh (Điều 307 Bộ luật tố tụng hình sự)

Đối với các vụ án xét xử theo trình tự phúc thẩm thì Hội đồng xét xử gồm ba Thẩm phán, trong trường hợp cần thiết có thể có thêm hai Hội thẩm (Điều 244 Bộ luật tố tụng hình sự) Thực tế cho thấy chế định Hội thẩm hiện nay chỉ thực hiện ở các Tòa án nhân dân địa phương và Toà án quân sự Mặc dù Tòa án nhân dân tối cao có thẩm quyền xét xử phúc thẩm nhưng không áp dụng chế định Hội thẩm để xét xử các vụ án hình sự Theo quy định tại Điều

257 Bộ luật tố tụng hình sự thì “Chánh án Tòa án cấp phúc thẩm hoặc Chánh toà Toà phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao thành lập Hội đồng xét xử phúc thẩm và phân công một Thẩm phán làm chủ toạ phiên toà” Điều luật không quy định rõ là Hội đồng xét xử gồm bao nhiêu Thẩm phán, có

sự tham gia của Hội thẩm nhân dân trong trường hợp cần thiết không Tuy nhiên, trong thực tiễn xét xử phúc thẩm, các Tòa án nhân dân cấp tỉnh thường thành lập Hội đồng xét xử với 3 Thẩm phán và không có sự tham gia của Hội thẩm Toà án

Hội thẩm Toà án ngang quyền với Thẩm phán khi xét xử vụ án, do đó để đảm bảo việc xét

xử đúng đắn, các Hội thẩm Toà án phải nghiên cứu hồ sơ vụ án trước khi xét xử Thư ký Toà án phải giúp Thẩm phán làm quyết định đưa vụ án ra xét xử, trong đó có thành phần Hội đồng xét xử

là Hội thẩm Toà án Trước khi mở phiên toà, Thẩm phán yêu cầu Thư ký Toà án mời Hội thẩm nhân dân tham gia phiên toà và triệu tập những người tham dự phiên Toà trong sổ triệu tập phiên toà của Thẩm phán Căn cứ vào quyết định này của Thẩm phán, Thư ký Toà án phải liên hệ với Hội thẩm có tên trong quyết định đưa vụ án ra xét xử Trường hợp vì lý do nào đấy Hội thẩm không thể tham gia xét xử được thì Thư ký Toà án phải báo cáo với Thẩm phán để thay đổi Hội thẩm khác

Thư ký Toà án có trách nhiệm liên hệ với Thẩm phán để nhận và giao hồ sơ vụ án cho Hội thẩm nghiên cứu, đồng thời bố trí phòng làm việc cũng như các điều kiện cần thiết khác về ánh sáng, quạt, nước uống… để tạo điều kiện thuận lợi cho Hội thẩm nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án Khi hết giờ làm việc hoặc khi Hội thẩm đã nghiên cứu xong hồ sơ vụ án, Thư ký Toà án có trách nhiệm nhận và giao lại hồ sơ vụ án cho Thẩm phán Hội thẩm chỉ được nghiên cứu hồ sơ vụ án tại trụ sở Toà án, không được mang hồ sơ ra ngoài cơ quan để đảm bảo việc quản lý hồ sơ, tránh thất lạc hoặc có những vi phạm khác về quản lý, bảo quản hồ sơ vụ án

Tại phiên toà, Thư ký Toà án và Hội thẩm đều là những người tiến hành tố tụng nhưng vị trí, chức năng, nhiệm vụ khác nhau Thư ký Toà án phải báo cáo Hội đồng xét xử (trong đó có các Hội thẩm Toà án) Hội thẩm có trong thành phần Hội đồng xét xử, có quyền xét hỏi, quyết định các tình huống phát sinh tại phiên toà, có quyền nghị án để phán quyết về vụ án, Thư ký Toà án không có các quyền này

Sau phiên toà, Thư ký Toà án phải rà soát bản án để xin chữ ký của Hội thẩm, làm các thủ tục để thanh toán tiền bồi dưỡng phiên toà cho Hội đồng xét xử, thanh toán tiền cho người làm chứng…

Như vậy, trong quá trình giải quyết vụ án nếu như vụ án được đưa ra xét xử thì Thư ký Toà án phải thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, trong đó có mối quan hệ với Hội thẩm Toà án Đối với các vụ án không phải đưa ra xét xử mà giải quyết bằng các quyết định như quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ, công nhận sự thoả thuận của đương sự, chuyển vụ án (khi còn ở giai đoạn chuẩn bị xét xử) v.v… thì chưa có sự tham gia của Hội thẩm Toà án

Mặc dù chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án và Hội thẩm Toà án khác nhau nhưng cùng chung mục đích là hoàn thành nhiệm vụ xét xử các loại vụ án, do đó phải có sự phối hợp chặt chẽ, tạo điều kiện tốt nhất để Hội thẩm hoàn thành nhiệm vụ Thực tế xét xử cho thấy có những vị Hội thẩm rất ít tham gia xét xử, ngược lại có nhiều Hội thẩm thường xuyên tham gia xét

xử với Toà án Do đó, việc mời Hội thẩm tham gia xét xử cần phải đồng đều hơn Ngoài ra việc nâng cao năng lực, trình độ và đảm bảo tiêu chuẩn Hội thẩm Toà án theo Pháp lệnh Thẩm phán

và Hội thẩm Toà án, cũng là những tiền đề quan trọng để nâng cao chất lượng giải quyết, xét xử các vụ án

2.3 Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với Kiểm sát viên

Kiểm sát viên Viện kiểm sát được Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng phân công thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tuân thủ pháp luật trong quá trình giải quyết, xét xử các vụ án của Tòa án các cấp

Trong các vụ án hình sự, sự tham gia của Kiểm sát viên là bắt buộc Trong các vụ việc dân

sự, sự tham gia của Kiểm sát viên có thể không bắt buộc trừ những trường hợp quy định tại Điều

21 Bộ luật tố tụng dân sự (Những vụ án mà Toà án có quyết định áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ mà đương sự có khiếu nại, các việc dân sự thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án, các vụ việc dân sự mà Viện kiểm sát kháng nghị bản án, quyết định của Toà án)

Một số việc mà Thư ký Toà án phải thực hiện, cụ thể như sau:

a) Đối với vụ án dân sự

- Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý vụ án, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán thực hiện thông báo bằng văn bản cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Toà án đã thụ lý vụ án (khoản 1 Điều 173 và Điều 174 Bộ luật tố tụng dân sự)

- Trường hợp Viện kiểm sát tham gia phiên toà theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Bộ luật

tố tụng dân sự thì ngoài việc phải gửi quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký Toà án còn phải chuyển giao hồ sơ vụ án cho Kiểm sát viên Viện kiểm sát cùng cấp Trong thời hạn 15 ngày kể

từ ngày nhận hồ sơ vụ án, Kiểm sát viên phải nghiên cứu hồ sơ và trả lại hồ sơ cho Toà án (Điều

195 Bộ luật tố tụng dân sự)

Đối với việc dân sự, sau khi ra quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự, Thư ký Toà án phải gửi ngay quyết định này cùng hồ sơ việc dân sự cho Viện kiểm sát cùng cấp để Kiểm sát viên nghiên cứu trong thời hạn bảy ngày kể từ ngày kể từ ngày nhận hồ sơ việc dân sự, hết thời hạn này Kiểm sát viên phải trả lại hồ sơ để Toà án mở phiên toà giải quyết việc dân sự (Điều 313 Bộ luật tố tụng dân sự)

- Gửi các quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ, chuyển hồ sơ vụ án, quyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự, bản án cho Viện kiểm sát để Viện kiểm sát thực hiện quyền công

tố, kiểm sát xét xử (các Điều 187, 241, 315 Bộ luật tố tụng dân sự)

- Gửi thông báo kháng cáo, kháng nghị

Sau khi Toà án đã chấp nhận kháng cáo hợp lệ, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán làm thông báo bằng văn bản cho Viện kiểm sát cùng cấp và các đương sự có liên quan dến kháng cáo biết

về việc kháng cáo (Điều 249 Bộ luật tố tụng dân sự) Trường hợp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh kháng nghị thì quyết định kháng nghị phải được gửi ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp

- Sau khi thụ lý vụ án để xét xử theo trình tự phúc thẩm, Thư ký Toà án phải chuyển hồ sơ

vụ án cho Viện kiểm sát cùng cấp để nghiên cứu Trong thời hạn 15 ngày, Kiểm sát viên phải nghiên cứu và trả lại hồ sơ vụ án để Tòa án cấp phúc thẩm xét xử (Điều 262 Bộ luật tố tụng dân sự)