Hoàn thiện bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng chùa vẽ công ty cổ phần cảng hải phòng

Nhận thấy tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc bố trí và sử dụng nhân sự tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ và ảnh hưởng của việc bố trí và sử dụng nhân sự đến hoạt động kinh doanh cũng như

LỜI MỞ ĐẦU

1: Tính cấp thiết của đề tài:

Nhân lực là một nhân tố quan trọng của mọi tổ chức Cho dù khoa học kỹ thuật có phát triển bao nhiêu, hay doanh nghiệp có những công nghệ hiện đại, nguồn nguyên liệu rẻ bấy nhiêu, thì cũng cần phải dùng đến nguồn nhân lực – con người Bởi con người là một yếu tố đảm bảo sự thành công của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động kinh doanh của mình Một doanh nghiệp sẽ tạo ra được ưu thế cạnh tranh của mình, khi các giải pháp nguồn nhân lực một cách hợp lý, hay chính là việc mà các nhà quản trị bố trí và sử dụng nguồn lao động của mình như thế nào để họ có thể phát huy được năng lực, sở trường của mình, nhằm năng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Trong công tác bố trí và sử dụng nhân sự cho các bộ phận, phòng ban…thỡ các nhà quản trị phải sử nú như thế nào, để góp phần tăng hiệu quả của công tác quản trị nhân sự là một vấn đề mà các nhà quản lý của công ty phải tiến hành nghiên cứu, suy nghĩ nhằm làm cho việc hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực được hoàn thiện và có hiệu quả

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp và những kiến thức em đã học về quản trị nhân sự trong nhà trường, đặc biệt là qua thời gian nghiên cứu thực tập tại công ty, bằng các bản hỏi, các bản phỏng vấn các anh chị trong công ty em nhân thấy công ty đang gặp khó khăn vướng mắc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân lực trong việc đạt hiệu quả tối đa khi sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức Cụ thể công ty đang gặp khó khăn ở một số vấn đề trong công tác bố trí và sử dụng nhân lực sau:

- Công ty chưa nhân thức được sâu sắc tầm quan trọng của công tác bố trí và

sử dụng nhân lực đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Quy trình đánh giá nhân sự trước khi bố trí và sử dụng nhân lực chưa thực hiện đầy đủ khoa học

- Việc bố trí và sử dụng nhân lực còn nhiều bất hợ lý về số lượng cơ cấu lao động trong công ty

- Trên thực tế, công tác bố trí và sử dụng nhân lực còn nhiều bất hợp lý về số lượng cơ cấu phòng ban và chất lượng nhân lực

Do vậy tập trung nghiên cứu vấn đề hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ- công ty cổ phần Cảng Hải Phòng là vấn đề cấp thiết cần giải quyết hiện nay.

Nhận thấy tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc bố trí và sử dụng nhân sự tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ và ảnh hưởng của việc bố trí và sử dụng nhân sự đến hoạt động kinh doanh cũng như thoả mãn nhu cầu của cán bộ công nhân viên nhằm kích thích người lao động làm việc nhiệt tình phát huy hết năng lực của mình., em đã chọn

đè tài: “ Hoàn thiện bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ- công

ty cổ phần Cảng Hải Phòng”

2: Mục tiêu nghiên cứu:

Nghiên cứu đề tài trên nhằm đạt được những mục tiêu sau:

- Tổng quan những vấn đề lý luận cơ bản về công tác bố trí và sử dụng nhân

sự nhằm khẳng định vai trò của bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp trong mối quan hệ với các nội dung khác của quản trị nhân lực

- Phân tích thực trạng vấn đề về bố trí và sử dụng nhân sự từ đó phát hiện ra những vướng mắc còn tồn tại trong bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ

- Từ việc phát hiện ra những khó khăn tồn tại, đề xuất những giải pháp phù hợp phần hoàn thiện tốt hơn việc bố trí và sử dụng nhân lực cho chi nhánh cảng Chùa Vẽ

3:Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Tập trung chủ yếu nghiên cứu tại bộ phận phòng tổ chức hành chính nhân sự Ngoài ra còn nghiên cứu thêm ở phòng Kinh doanh, Kế toán của công ty

- Về thời gian: Giới hạn nghiên cứu tình hình số liệu của công ty trong 3 năm, từ năm 2012 – 2014 Nghiên cứu giới hạn thời gian 3 năm gần đây nhất để thấy được những biến động của công ty để có kết quả phân tích thực trạng được chính xác hơn và mang tính thiết thực hơn

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Chỉ nghiên cứu các vấn đề về thực trạng công tác bố trí và sử dụng nhân lực tại các phòng ban trong cchi nhánh cảng Chùa Vẽ

4: Kết cấu tiểu luận:

Ngoài lời mở đầu, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận gồm

có 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác hoàn thiện công tác bố trí và

sử dụng nhân lực trong doanh nghiệp.

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng vấn đề hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ.

Chương 3: Các kết luận và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực tại chi nhánh cảng Chùa Vẽ.

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC BỐ TRÍ

VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP.

2 1: MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA, KHÁI NIỆM CƠ BẢN

2 1 1: Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Ngày nay khái niệm hiện đại về Quản trị nguồn nhân lực là: “Quản trị nguồn

nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của

cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được những mục tiêu của cá nhõn”.

- Mục tiêu của tổ chức:

- Chi phí lao động thấp trong giá thành

- Năng suất lao động tối đa của nhân viên

- Nguồn nhân lực ổn định và sẵn sàng

- Sự trung thành của người lao động

- Sự hợp tác thân thiện của người lao động

- Người lao động phát huy và đóng góp những sáng kiến

- Tổ chức sản xuất một cách khoa học và chặt chẽ

- Lợi nhuận tối đa và chiến thắng trong cạnh tranh

- Mục tiêu của cá nhân:

- Thỏa mãn những nhu cầu không ngừng tăng lên của con người

- Một cách cụ thể những nhu cầu của nhân viên có thể là:

+ Nhu cầu về việc làm và điều kiện làm việc:

+ Quyền cá nhân và lương bổng:

+ Cơ hội thăng tiến

( Quản trị nguồn nhân lực – NXB trường Đại học thương mại, 2011)

 Ở một khía cạnh khác thì “ Quản trị nguồn nhân lực là việc thực hiện hoàn thành các công việc sau:

1 Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự

2 Thu hút, tuyển mộ nhân viên

3 Tuyển chọn nhân viên

4 Huấn luyện, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

5 Bố trí sử dụng và quản lý nhân viên

6 Thúc đẩy, động viên nhân viên

7 Trả công lao động

8 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

9 An toàn và sức khỏe

10 Thực hiện giao tế nhân sự

11 Giải quyết các tương quan nhân sự (các quan hệ lao động như: khen thưởng, kỷ luật, sa thải, tranh chấp lao động …)

Nói tóm lại, Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để

thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức về mặt số lượng và chất lượng.

(THS Nguyễn Văn Điềm và PGS, TS Nguyễn Ngọc Quân, Quản trị nhân lực, NXB lao động xã hội, 2009)

2 1 2: Khái niệm về bố trí và sử dụng nhân sự

Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đạt nhân sự vào các vị trí, khai thác phỏy huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.

* Ở góc độ khác:

Phân công (Bố trí) và sử dụng lao động là sự sắp xếp, bố trí và phân công lao động, quản trị lao động nhằm giải quyết 3 mối quan hệ cơ bản sau:

- Người lao động và đối tượng lao động

- Người lao động và máy móc thiết bị

- Người lao động với người lao động trong quá trình lao động

* Với một khía cạnh khác thì:

- Phân công (Bố trí) lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo

số lượng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp Trên cơ sở đó bố trí công nhân cho từng công việc phù hợp với khả năng và sở trường của họ

- Phân công (Bố trí) lao động chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: Cơ cấu sản xuất, loại hình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, trình độ kỹ thuật Do đó, khi phân công lao động phải chú ý các nhân tố trên để phân công lao động hợp lý

2 1 3; Mục tiêu, vị trí và vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực

a, Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân lực

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặc dù lao động của nước ta nhiều nhưng lao động đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không phải là nhiều Mặt khác sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thu hút nhân sự ngày càng tăng, bài toán đảm bảo đủ số lượng, chất lượng trở thành cơ bản nhất và khó khăn nhất đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định, bố trí sử dụng nhân sự

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm làm gia tăng năng suất lao động và tạo động lực của nhân viên khi làm việc Hơn nữa, trong xã hội hiện đại, nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo động lực cho họ trong quá trình lao động Người lao động khi được sắp xếp vào vị trí đúng chuyên môn, sở trường của họ thì sẽ phát huy được hết khả năng, sự nhiệt tình và hăng say trong công việc, hơn nữa đúng người, đúng việc đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của doanh nghiệp

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo các đột biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tỏc… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại hình lao động nhằm tiột kiệm chi phí nhân công mà hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ

b, Vị trí, vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực

Thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa vàthiếu nhân sự.Thừa và thiếu ở chỗ có nhiều nhân viên nhưng ít người đáp ứngđược yêu cầu công việc với sức ép ngày càng gia tăng .Và như vậy mục tiêuchung nhất của bố trí và sử dụng nhân lực là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổchức và các nhóm làm việc ,phát huy được sở trường làm việc của mỗi người,từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc ,và qua đó hoàn thành mục tiêuchung của doanh nghiệp

Để thực hiện mục tiêu chung này cần đảm bảo 3 mục tiêu cụ thể sau đây:

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng số lượng và chất lượngnhân lực,đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Xuất phát từ

thực tế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong thu hút nhân lực ngày càng giatăng ,bài tóan đảm bảo đủ số lượng và chất lượng trở thành cơ bản nhất và cũnglàm bài toán khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch địnhnhân sự

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng người đúng việc .Mục tiêucần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực ,sở trường vànguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lựclàm việc của nhân viên

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng thời hạn đảm bảo tínhmềm dẻo và linh hoạt trong việc sử dụng lao động.Việc sử dụng lao động phảiđảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong kinh doanh do tác động đến hưutrí ,bỏ việc.thuyên chuyển công tác …Hoặc trong trường hợp cần đa dạng hóacác loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với cácdoanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ

* Đối với người lao động:

- Bố trí và sử dụng nhân sự hợp lý giúp người lao động có cơ hội được thể hiện hết khả năng của mình, làm nhưng công việc yêu thích phù hợp với năng lực làm việc

- Bố trí và sử dụng nhân sự sẽ tạo điều kiện cho những người có khả năng ngồi vào vị trí thích hợp, đúng với năng lực sở trường của họ Hơn nữa nú sẽ nâng cao tay nghề cho người lao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho họ

* Đối với doanh nghiệp:

- Việc bố trí và sử dụng nhân sự chính là nền tảng để thực hiện các quy trình kinh doanh và các chiến lược của công ty

- Bố trí sử dụng nhân sự hợp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao hiệu quả công việc

- Bố trí và sử dụng nhân sự giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào tạo và phát triển nhân lực trong tương lai Thông qua việc bố trí và sử dụng nhân

sự, ban lãnh đạo sẽ biết được những yêu cầu còn thiếu đối với nhân viên để có kế hoạch bổ sung, đầo tạo và phát triển nhân sự

2.1.4; Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chứcCăn cứ từ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ,dựa vào quy mô kinhdoanh và thực trạng thị trường lao động và quan trọng hơn dựa vào thực trạngnguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp để xác định xem doanh nghiệp cần cóbao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh cụ thể ,với những tiêu chuẩn

gì và vào thời điểm nào sẽ cần.Do vậy nhà quản trị phải biết trù tính để trả lờicâu hỏi làm thế nào để có nhân lực phù hợp và làm thế nào để nhân viên pháthuy hết sở trường của chính mình

Để trả lời được những câu hỏi đó phải bám sát các nguyên tắc sau đây:

Bố trí và sử dụngnhân lựcphải theo quy hoạch:

• Trong bố trí và sử dụng nhân lực doanh nghiệp cần có quy hoạch cụ thể đểđảm bảo đúng người đúng việc

• Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng mục đích,mỗi doanh nghiệpcần thiết lập cho mỗi nhân viên một mục đích cần đạt được trong mỗi thời

kỳ .Cũng cần lưu ý rằng là phải biết mạnh dạn trong việc bố trí và sử dụngnhân lực.Nhân sự giỏi là kết quả của quá trình bồi dưỡng mà nên ,cầnmạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông trong thực hiện những công việcnhiều thử thách

• Khi dự trù nhân lực,ngoài năng lực chuyên môn,bố trí và sử dụng nhân lựcphải coi trọng phẩm chất đạo đức ,doanh nghiệp cần sử dụng các tiêuchuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng của con người là:cần,kiệm,liêm ,chính

Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic hiệu suất:

Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải hướng vào nâng cao hiệu suất công việc

“phải dùng người đúng chỗ đúng việc”.Việc bố trí và sử dụng nhân lực phảiđảm bảo các yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính chuyên môn hóa ,thống nhất quy trình nghiệp vụ trên tòan hệthống doanh nghiệp

• Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm ,mục tiêu ,quyền hạn vànghĩa vụ của mỗi cá nhân ,vị trí ,bộ phận trong doanh nghiệp phải được xácđịnh rõ ràng

• Đảm bảo có tầm hạn của quản trị phù hợp

Bố trí và sử dụng nhân lực cũng xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp

và năng lực của cá nhân ,bố trí và sử dụng nhân lực như vậy phải căn cứ đúng

sở trường và các tố chất cũng như mức độ mà mỗi người có thể đạt được Hơnnữa việc bố trí và sử dụng nhân lực theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu doanhnghiệp sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ

Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic tâm lý xã hội

• Khi các doanh nghiệp chú trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trong quátrình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo nâng cao được hiệu suất lao độngchung của cả nhóm

Bố trí và sử dụng nhân lực phải lấy sở trường làm chính

• Khi bố trí và sử dụng nhân lực theo chuyên môn của từng cá nhânnhằm đảm bảo mỗi nhân viên hứng thú khi thực hiện đúng chuyên môn .Mộtnhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tham gia vàonhiều công việc khác nhau.Tuy nhiên ,nhà quản trị cần sử dụng phương phápphân tích đánh giá năng lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổitrội nhất và có ích cho tổ chức

Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực

Bố trí và sử dụng nhân lực phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủtập trung .Thống nhất từ cấp cao nhất nhưng phải phân quyền rộng rãi cho cáccấp trong hệ thống doanh nghiệp

3 Nội dung bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong tổ chức

Bố trí nhân lực bao gồm :các hoạt động định hướng (hay còn gọi là hộinhập) đối với người lao động khi bố trí họ vào việc làm mới nhằm làm cho họthích nghi với môi trường làm việc ,bố trí lại lao động thông qua thuyênchuyển ,đề bạt và xuống chức hay còn gọi là quá trình biên chế nội bộ doanhnghiệp Các doanh nghiệp hay tổ chức sẽ động viên sự đóng góp của người laođộng ở mức cao nhất ,tăng năng suất lao động ,nếu quá trình nhân lực đượcthực hiện có chủ định và hợp lý Mặt khác ,các dạng thôi việc như :giãn thợ ,sathải ,tự thôi việc cũng gây ra những tổn thất ,khó khăn nhất định cho cả hai phía

và do đó cũng đòi hỏi phải thực hiện một cách chủ động và hiệu quả tới mức cóthể nhất

Định hướng

Định hướng “là một chương trình được thiết kế nhằm giúp người laođộng mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu công việc một cách có hiệusuất”

(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2009)- Giáo trìnhquản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr118)

Một chương trình định hướng được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điềukiện giúp người lao động mới rút ngắn thời gian làm quen với công việc ,nhanhchóng đạt năng suất cao ,giảm chi phí nhập việc.Các chương trình định hướngthường mang là hoạt động ban đầu đối với các nhân viên khi tham gia vào công

ty .Đồng thời một chương trình định hướng tốt sẽ rút người lao động mới rútngắn thời gian hòa nhập vào cuộc sống lao động trong doanh nghiệp ,nhanhchóng làm quen với môi trường mới ,có ảnh hưởng tích cực tới hành vi và đạođức và thái độ của người lao động ,góp phần lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp ,tạo ra sự đồng lòng và tự nguyện giữa người lao động và doanhnghiệp ,khiến cho người lao động cảm thấy thoải mái và công ty như một máinhà chung .Với một chương trình định hướng có hiệu quả ,số người di chuyểnkhỏi doanh nghiệp ngay từ những tháng đầu tiên cũng giảm rõ rệt và nhờ đógiảm được các chi phí liên quan

Một chương trình định hướng nên bao gồm các thông tin về:

• Chế độ làm việc bình thường hàng ngày (giờ làm việc ,nghỉ ngơi,ăn trưa …)

• Các công việc hàng ngày cần phải làm và cách thực hiện côngviệc

• Tiền công và phương thức trả công

• Tiền thưởng ,các phúc lợi và dịch vụ

• Các nội quy, quy định về kỷ luật và an toàn lao động

• Các phương tiện phục vụ sinh hoạt ,thông tin và y tế

• Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

• Mục tiêu ,nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ,các sản phẩm và dịch vụ của doanh

nghiệp ,quá trình sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đó

• Lịch sử và truyền thống của doanh nghiệp

• Các giá trị cơ bản của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG

NHÂN LỰC TẠI CHI NHÁNH CẢNG CHÙA VẼ

I Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

1 Phương pháp phỏng vấn Nội dung phương pháp:

– Thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm người lao động cùng thực hiện công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhóm thực hiện công việc đó

– Phương pháp thường được sử dụng khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của người lao động, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc Ưu điểm của phương pháp – Cho phép phát hiện nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc

– Giúp cho nhà quản trị có thêm thông tin để giải thích các yêu cầu và chức năng công việc Hạn chế của phương pháp

– Người được phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi phỏng vấn

– Phương pháp đòi hỏi người phỏng vấn thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc trực tiếp với người lao động và thời gian sàng lọc thông tin phỏng vấn

Để nâng cao chất lượng thông tin phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý: Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn để có thể đưa raθ những câu hỏi cần thiết, phù hợp

Chọn người thực hiện công việc có năng lực nhất và chọn người có khảθ năng

mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất Thiết lập mối quan hệ thân mật, tự nhiên với người được phỏng vấn vàθ giải thích cho họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn

Những câu hỏi đưa ra cần rõ ràng mang gợi ý để người được phỏng vấnθ có thể

dễ trả lời và thỏa đáng câu hỏi đã nêu

Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý để khi tiến hành phỏng vấnθ không bị

bỏ sót những thông tin quan trọng

Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người được phỏng vấn

1.3.2 Phương pháp bản câu hỏi

Nội dung phương pháp:

– Là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin phân tích công việc

– Thông qua việc liệt kê những câu hỏi được nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng, bản câu hỏi sẽ được đưa tới đối tượng để điền vào các câu trả lời

– Tổng kết các câu trả lời của người lao động/nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp Ưu điểm:

– Nhìn chung, phương pháp bản câu hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian khi tiến hành thu thập thông tin qua kết quả trả lời các câu hỏi, phương pháp này tiến hành khá đơn giản, thuận tiện cho cả người tiến hành và người trả lời câu hỏi so với hình thức phỏng vấn trực tiếp

Những vấn đề cần lưu ý:

Cấu trúc các câu hỏi:

– Nội dung cần hướng vào chức năng, nhiệm vụ chính, các tác nghiệp mà người lao động phải thực hiện thêm tại nơi làm việc

– Các câu hỏi cần bám sát trọng tâm vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn

Cách thức đặt câu hỏi:

– Các câu hỏi cần thiết kế đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn Câu hỏi “đóng” hay “mở” tùy theo đối tượng và công việc cần phân tích

Nơi tiến hành: Nơi làm việc

2.Phương pháp quan sát tại chỗ

Nội dung của phương pháp:

– Quan sát tại nơi làm việc là phương pháp khá phổ biến, cho phép nhà quản trị khi tiến hành phân tích công việc có thể xác định được đầy đủ và chi tiết về thời gian, mức

độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, trang thiết bị kỹ thuật, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc

Ưu điểm:

– Phương pháp này được sử dụng nhiều đối với những công việc có thể định lượng, có thể đo lường, dễ xác định, quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống

Nhược điểm:

– Phương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, người lao động có thể làm việc với cách thức, thái độ, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường), điều này thể hiện rõ nét nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát vừa phỏng

vấn người lao động thực hiện công việc Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (cameraθ ghi hình, máy đo tần suất, đồng hồ tính thời gian)

Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh

Cần chú ý tới chu kỳ của công việc, thời gian cần thiết để hoàn thành công việc Trao đổi trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc đểθ tìm hiểu những điều chưa

rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát

3 Thiết kế công việc

3.1 Khái niệm

– Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một cá nhân hay nhân viên thực hiện

3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc

Tính thông lệ của công việc:

– Thể hiện ở mức độ xuất hiện các công việc

Dòng công việc:

– Dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chất của sản phẩm hay dịch vụ Từ sản phẩm hay dịch vụ sẽ gợi hướng cho nhà quản trị xây dựng một tiến trình tác nghiệp hiệu quả Sau khi trình tự công việc được phân định, sự cân đối giữa các công việc sẽ được thiết lập Khả năng của người lao động:θ – yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc Tính chất của môi trường:θ – Doanh nghiệp tác động tới môi trường thông qua đầu ra và môi trường tác động tới doanh nghiệp thông qua đầu vào – Khi môi trường thay đổi, trạng thái cân bằng ổn định của doanh nghiệp cũng bị phá vỡ Để thiết lập lại trạng thái cân bằng mới, các doanh nghiệp phải

có những phản ứng thích đáng trước sự thay đổi của môi trường đã thay đổi 3.4.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân 3.4.3.1 Chuyên môn hóa công việc Nội dung của phương pháp:θ – Thiết kế công việc dựa trên cơ sở phân tích công việc thành các động tác, thao tác, bước công việc, sau đó giao cho mỗi cá nhân – Mỗi cá nhân sẽ chỉ chuyên thực hiện một bước công việc hoặc một vài thao tác nào đó với quy trình thực hiện công việc đã được xây dựng một cách tối ưu – Bản chất của kiểu thiết kế này là chia nhỏ công việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc nhưng khối lượng cho mỗi phần việc tăng lên Ưu điểm:θ – Chuyên môn hóa công việc nhằm giảm phạm vi công việc, phân chia thời gian để hoàn thành công việc – Chuyên môn hóa nhằm tiết kiệm thời gian, cần ít đầu tư và cho phép người lao động học việc nhanh chóng – Chi phí đào tạo ở mức thấp nhất vì người lao động chỉ cần thạo một hoặc một số công việc bộ

phận Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phải đối phó với tình trạng lao động thiếu kiến thức hoặc có ít kinh nghiệm trong hoạt động dây chuyền Nhược điểm:θ – Nhàm chán và làm việc một cách máy móc, không tạo được sự hứng thú cho người lao động 11/24/2014 12 3.4.3.2 Luân chuyển công việc – Về nguyên tắc, mỗi người lao động được thiết kế theo hướng chuyên môn hóa, song sự chuyên môn hóa chỉ áp dụng cho công việc trong khi người lao động lại thay đổi như chuyển chỗ làm việc theo một quy trình nhất định – Thông thường một nhân viên làm việc ở mỗi vị trí công tác không quá 2 – 3 năm, còn nhà quản trị khoảng 4 – 5 năm sẽ được chuyển đổi vị trí công tác Ưu điểm:θ – Làm giảm sự căng thẳng, nhàm chán, cải thiện chất lượng cuộc sống lao động cho người lao động, do đó tạo được sự hứng thú trong công việc – Tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ nghề nghiệp một cách toàn diện nên tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng lao động trong tương lai Hạn chế:θ – Dễ làm rối loạn sản xuất do trong giai đoạn đầu người lao động chưa bắt nhịp kịp thời với công việc – Phức tạp việc kiểm soát, tổ chức – Đòi hỏi đào tạo nhiều

3.4.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân

3.4.3.3 Mở rộng công việc Nội dung của phương pháp:θ – Mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhân viên bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc – Là kết quả của quá trình phát triển nhanh chóng của trình

độ sản xuất xã hội và do sự biến đổi không ngừng môi trường hoạt động của các doanh nghiệp, chu kỳ Tính thông lệ hóa giảm xuống Mặt khác, trình độ◊sống sản phẩm bị rút ngắn của người lao động ngày càng tăng lên, họ có khả năng đảm nhận tốt nhiều công việc khác nhau cùng lúc Do đó việc thiết kế công việc theo hướng mở rộng công việc là cách thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo thích ứng tốt với sự thay đổi Đồng thời nó cũng khai thác triệt để năng lực lao động của nhân viên Ưu điểm:θ – Thỏa mãn người lao động tốt hơn, tạo ra tính hấp dẫn trong công việc – Tính linh hoạt và cơ động cao, nhanh chóng thích ứng với những chuyển biến của môi trường Hạn chế:θ – Sử dụng thời gian và nguồn lực kém hiệu quả – Bị chỉ trích do việc tăng số lượng công việc gây nhàm chán cho người khác 3.4.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân 11/24/2014 13 3.4.3.4 Làm phong phú hóa công việc Nội dung phương pháp:θ – Là phương thức thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động được quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồng thời

tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng Nguyên tắc:θ – Gia tăng những đòi hỏi về công việc: – Gia tăng trách nhiệm giải trình của người lao động: – Tạogian biểu làm việc tự do và hợp lý: – Cung cấp thông tin phản thời hồi: – Cung cấp những kinh nghiệm mới: Ưu điểm:θ – Đảm bảo chuyên môn hóa theo từng công việc – Tính linh hoạt cao nên tạo khả năng thích nghi tốt – Phát huy cao độ khả năng làm việc của người lao động trên cơ sở phát huy tính chủ động sáng tạo Hạn chế:θ – Các nguồn lực bị chia nhỏ nên giảm lợi thế về quy mô – Khả năng kiểm soát hệ thống giảm.

3.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân

3.4.3.5 Thiết kế công việc theo Modul – Phân chia thành các phần việc nhỏ, đảm bảo sao cho mỗi phần việc như vậy có thể được một người lao động hoàn thành

mà không tốn nhiều thời gian – Các phần việc phân chia phải mang tính đồng nhất – Cho phép người lao động được lựa chọn phần việc theo khả năng sở trường của mình – Nếu có những phần việc nhàm chán hoặc khó khăn không ai thích thì nhà quản trị sẽ tiến hành chia đều cho mọi người Ưu điểm:θ – Tính linh hoạt và cơ động rất cao, thỏa mãn cơ bản người lao động, bình đẳng – Luân chuyển công việc nhanh Hạn chế:θ – Đòi hỏi trình độ chuyên môn của người lao động và ý thức lao động cao – Trình độ tổ chức quản lý phải rất cao mới có thể thực hiện được 3.4.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân

3.4.4 Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm

3.4.4.1 Nhóm lao động hội nhập – Áp dụng cho các công việc đòi hỏi sự hợp tác

ở cấp nhóm Nhóm được tổ chức bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau để có khả năng thực hiện một khối lượng công việc hoàn chỉnh nhất định – Đứng đầu mỗi nhóm

là trưởng nhóm, có nhiệm vụ điều khiển sự phối hợp hoạt động chung của cả nhóm, nhóm được giao quyền lực rất lớn từ việc tổ chức sản xuất, cho đến việc lựa chọn nhân

– Nhóm được giao toàn quyền quyết định mọi vấn đề quản lý để thực hiện mục tiêu đặt ra – Đặc điểm của nhóm này là không có người phụ trách chung, mọi công việc sẽ do tất cả mọi thành viên của nhóm cùng thảo luận và quyết định

3.4.4 Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm

3.4.4.3 Nhóm chất lượng

– Đây là một hình thức nhóm tiên phong (xung kích, đặc nhiệm) thu hút những người tình nguyện, được huấn luyện kỹ để khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cần thiết

– Nhóm chất lượng không phải là một cấu trúc ổn định mà nó chỉ được hình thành khi có nhu cầu, lúc đó các thành viên của nhóm liên quan đến vấn đề cần giải quyết sẽ được triệu tập để tham gia giải quyết vấn đề Khi công việc hoàn thành, nhóm

sẽ tự giải tán, các thành viên trở về làm việc tại bộ phận trước đây của mình

– Nhóm này chủ yếu hoạt động ngoài giờ, các thành viên của nhóm thường là tự nguyện (trong một số trường hợp có thể được chỉ định và lựa chọn) được doanh nghiệp cấp kinh phí để hoạt động

3.4.4 Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm

3.4.5 Thiết kế công việc hướng vào người lao động Là kiểu thiết kế như một cầu nối giữa nhiệm vụ của doanh nghiệp với sự thỏa mãnθ nhu cầu của người lao động Người lao động được khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại công việc của

họ nhằm có lợi cho cả tổ chức và chính họ Người lao động có thể đề nghị sự thay đổi trong thiết kế công việc nhằm làm choθ công việc của họ hấp dẫn và thỏa mãn hơn Nhưng họ cũng phải chỉ ra cách thức tốt hơn trong việc đạt được mục tiêu của bộ phận mình tham gia Với cách này, những đóng góp của mỗi thành viên đều được công nhận, hướng nỗ lực của họ vào việc hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Thiết kế công việc hiệu quả là tìm ra sự hòa hợp giữa tính hiệu quả và nhân tố hànhθ

vi Yếu tố hiệu quả nhấn mạnh đến hiệu suất trong

Yếu tố hành vi lại quan tâm nhiều hơn đến người lao động

Khi công việc được chuyên môn hóa, nhà thiết kế công việc có thể đơn giản chúngθ bằng cách cắt giảm số lượng phần việc Nếu công việc được đa dạng hóa (những kiểu thiết kế công việc kể trên ngoại trừθ chuyên môn hóa) chúng phải được mở rộng và làm phong phú

3.2.3 Thu thập và phân tích dữ liệu

Thu thập các thông tin, dữ liệu cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính chính xác của thôngθ tin

Phân tích thông tin và xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

Báo cáo kết quả