Báo cáo thực tập Kế toán Chi hoạt động tại đơn vị Hành Chính Sự Nghiệp

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1 LỜI MỞ ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐIỆN BIÊN ĐÔNG 6 1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trường 6 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường. 6 1.1.2 Những thành tựu nhà trường đã đạt được trong thời gian qua. 6 1.2 Đặc điểm chung của Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông 7 1.2.1 Chức năng 7 1.2.2 Nhiệm vụ 7 1.3. Đặc điểm hoạt động quản lý của Trường 7 1.3.1 Nguồn kinh phí hoạt động. 7 1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý của trường 7 1.3.3. Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý của trường 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT ĐIỆN BIÊN ĐÔNG 9 2.1 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán của Trường 9 2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. 9 2.1.2 Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán 9 2.1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán. 11 2.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán vận dụng tại Trường. 12 2.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. 12 2.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chứng từ ghi sổ 12 2.2.3. Phần mềm kế toán mà đơn vị sử dụng 13 2.2.3 Phần mềm kế toán sử dụng trong trường 14 2.3.1. Vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại trường 15 2.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại trường 16 2.3.3. Các trường hợp chi hoạt động tại trường 16 2.4. Thực trạng công tác kế toán Chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông. 17 2.4.1. Công tác lập dự toán năm. 17 2.4.2 Công tác lập dự toán quý. 18 2.4.3. Kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông. 23 2.4.3.4. Ghi sổ kế toán. 43 2.4.4. Công tác quyết toán. 51 CHƯƠNG 3: 52 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT ĐIỆN BIÊN ĐÔNG 52 3.1. Nhận xét 52 3.1.1. Ưu điểm. 52 3.1.2. Nhược điểm 53 3.2. Kiến nghị 53 3.2.1. Đối với Nhà Trường 53 3.2.2. Đối với Trường Phổ Thông DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông. 53 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điềutiết của nhà nước, cơ chế quản lý kinh tế, kinh tế tài chính có sự đổi mới sâu sắc đã tácđộng lớn đến các đơn vị hành chính sự nghiệp các đơn vị HCSN phải đứng trước sựcạnh tranh gay gắt, chịu sự điều tiết của quy luật giá trị, quy luật cung cầu

Thực tế cho thấy những năm qua nền giáo dục đã đươc phổ cập rộng rãi, toàndiện, rất sâu sắc, đã xóa bỏ được tình trạn mù chữ, thất học cho các em nhỏ Nước ta

đã trở thành nước đang phát triển về mọi mặt, nền giáo dục không ngừng đổi mới vàphát triển để có thể sánh vai với các nước trên thế giới Trong đó đảng và nhà nước ta

đã quan tâm chú trọng đến giáo dục, nhà nước đã quản lý chặt chẽ nghiêm túc đến giáodục để giúp cho giáo dục nước ta đtạ được những thành tích hơn nữa và ngày càng tạo

ra “ những mầm non tương lai của đất nước”

Những năm gần đây hoạt động giáo dục của tỉnh điện biên đã có những thay đổivượt bậc góp phần không nhỏ vào công cuộc phát triển của đất nước hệ thống giáodục tác động trực tiếp đến đời sống, ý thức của mỗi người dân, giúp cho nhận thức

ngày càng tiến bộ, đươc đổi mới hơn Chính vì vậy Trường Phổ Thông DTNT Trung

Học Phổ Thông Điện Biên Đông _TP Điện Biên cũng góp một phần không nhỏ vào

quá trình giáo dục chung của tỉnh nhà

Thực hiện phương châm” học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thưc tiễn”,Nhà trường đã tạo cho tất cả các học sinh trong trường nói chung và bản thân em nóiriêng được đi thực tập tại đơn vị, trong 7 tuần thực tập em muốn hiểu sâu thêm về thựctiễn về công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Vì đặc trưng cơ bản củađơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được giaobằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc quỹ công theo nguyên tắc không bồihoàn trực tiếp Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán

đã phê duyệt vậy nên em đã về Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông để

thực tập

Chính vì nhận thức rõ vai trò, chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toánHCSN cho nên trong thời gian thực tập ở Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên

Đông em đã đi sâu nghiên cứu đề tài” kế toán chi hoạt động” của trường để làm đề tai

cho bài báo cáo thực tập này

Trong thời gian thực tâp ở Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông

vừa qua, em đã được các thầy cô của trường tận tình giúp đỡ đặc biệt là bộ phận kếtoán đã dành thời gian hướng dẫn em tìm hiểu thưc tế sâu hơn về nghiệp vụ kế toán,phần nào giúp em hiểu được công tác kế toán tại đơn vị và ghi chép đầy đủ các tư liệucần thiết để viết báo cáo Chính vì những lý do trên cùng với những kiến thức mà em

đã học ở trường và sự tham khảo của những người đi trước em mạnh dạn chọn đề tài “

Kế toán Chi hoạt động tại đơn vị Hành Chính Sự Nghiệp” Nhưng vì thời gian

cũng như nhận thức còn hạn chế, báo cáo của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót Emrất mong nhận được sự đóng góp, phê bình của thầy cô giáo cũng như các cô chú trongphòng kế toán – tài vụ của trường để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em hoàn thiệnhơn.

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy Đặng Thái Bình dạy

bộ môn kế toán và cũng là người hướng dẫn em trong suốt thời gian em đi thực tập,nhờ sự chỉ dạy tận tình của thầy và các thầy cô trong phòng kế toán tài vụ của TrườngPhổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tậptốt nghiệp của mình

Chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quát về Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông Chương 2: Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT TRUNG

HỌC PHỔ THÔNG ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trường

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường.

Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông được đóng trên địa phậnHuyện Điện Biên Đông – Tỉnh Điện Biên và được thành lập theo quyết định số793/QĐ-UBND ngày 21/5/1998 của UBND tỉnh điện biên về việc phê duyệt đề án mởrộng quy mô và nâng cấp các Trường Phổ Thông Dân Tộc Nội Trú Tỉnh Điện Biên.Nhà trường thực hiện nhiệm vụ các điều lệ trường trung học và trường PTDTNTTHPT giáo dục học sinh về truyền thống tốt đẹp của cộng đồng các dân tộc Việt Nam,bản sắc văn hóa của các dân tộc thiểu số và đường lối, chính sách của đảng và nhànước Giáo dục lao động và hướng nghiệp, giúp học sinh định hướng nghề phù hợpvới khả năng của bản thân và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, giáodục học sinh ý thức phục vụ quê hương sau khi tốt nghiệp

1.1.2 Những thành tựu nhà trường đã đạt được trong thời gian qua.

Trong 15 năm xây dựng và phát triển, thầy và trò Trường Phổ Thông DTNTTHPT Điện Biên Đông đã đạt được môt số thành tích đáng ghi nhận: ba năm đầu tiêntrường đã đạt danh hiệu tiên tiến của Thành Phố Điện Biên Từ năm thứ 4 đến nay nhàtrường liên tục đạt được danh hiệu “tập thể lao động xuất sắc”.Đặc biệt là 3 năm liền:

từ năm học 2009-2010 nhà trường được bộ giáo GD&ĐT tặng bằng khen, năm học2010-2011 nhà trường được UBND tỉnh tặng bằng khen, năm học 2011-2012 nhàtrường được thủ tướng chính phủ tặng bằng khen Cùng với những phần thưởng lớnlao đó là những tấm giấy khen, bằng khen của các cấp, các ngành động viên nhàTrường trong những năm qua

Mười năm trôi qua song song với sự phát triển đi lên của giáo dục việt namtrong thời kỳ hội nhập, tập thể cán bộ giáo viên- nhân viên, học sinh của nhà trườngngày càng tăng về số lượng và chất lượng Hiện tại nhà trường có 10 lớp với 300 họcsinh, tổng số cán bộ giáo viên- nhân viên nàh trường là 41 đồng chí Với đội ngũ cán

bộ quản lý, giáo viên, nhân viên đoàn kết, nhiệt tình trong công việc, có trách nhiệm,tâm huyết với sự nghiệp trồng người Chấp hành tốt chủ trương đường lối của đảng,chính sách pháp luật của nhà nước Năm học 2012- 2013 nhà trường đủ giáo viên, với6/41 là giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh, 23/41 giáo viên đạt trình độ chuẩn nghề nghiệp đốivới cấp học Nhà trường đã được sở GD&ĐT đầu tư tương đối đầy đủ cơ sở vật chấttheo tiêu chí trường chuẩn quốc gia Cán bộ, giáo viên và nhân viên sử dụng tương đối

có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị có kế hoạch mua sắm thiết bị bổ sung cơ sởvật chất hàng năm

Tính từ năm 2009-2010 số học sinh đạt hạnh kiểm khá, tốt chiếm tỷ lệ cao, sốhọc sinh đạt danh hiệu giỏi và học sinh tiên tiến luôn đạt khoảng 50% Năm học 2011-

2012 đỗ tốt nghiệp 100% kết quả thi học sinh giỏi năm 2010-2011 đạt 7 giải, năm học2011-2012 đạt 24 giải, năm học 2012-2013 đạt 32 giải từ khi được thành lập đến naynhà trường liên tục được sở GD&ĐT Tỉnh Điện Biên công nhận là ngôi trường xanh-sạch-đẹp với một khuôn viên vườn hoa cây cảnh thoáng mát

1.2 Đặc điểm chung của Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông

1.2.1 Chức năng

Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông là cơ quan chuyên mônthuộc sở giáo dục và đào tao thành phố điện biên thực hiện chức năng nhiệm vụ là đàotạo học sinh giúp cho các em kiến thức và trình độ sâu hơn về mọi mặt Đồng thời giúpcho các em có đạo đức, lương tâm nghề nghiệp, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp,

có sức khỏe nhằm tạo điều kiện cho người lao động có kahr năng và đáp ứng yêu cầuphát triển kinh tế xã hội

- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên

- Thực hiện công tác tuyển sinh và quản lý học sinh

- Phối hợp với gia đình học sinh, các tổ chức cá nhân trong hoạt động giáo dụcđào tạo

- Đào tạo các em là những người công dân tốt có ích cho xã hội

1.3 Đặc điểm hoạt động quản lý của Trường

1.3.1 Nguồn kinh phí hoạt động.

Nhà trường duy trì mọi hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp dựa vào

dự toán hàng năm, hàng quý và hàng tháng

1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý của trường

Sơ đồ 1.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của trường.

1.3.3 Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý của trường

lý các công tác chuyên môn về đạo tạo, tổ chức, chỉ đạo xây dựng chương trình giáodục, kế hoạch giảng dạy, chương trình và giáo trình môn học của trường và các hoạtđộng giảng dạy học tập trong trường theo sự chỉ đạo của sở GD&ĐT

- Hiệu phó: là người giúp đỡ cho hiệu trưởng, chịu trách nhiệm trước hiệutrưởng, cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm với cấp trên thay mặt hiệu trưởng điều hànhcông việc khi hiêu trưởng vắng mặt

- Tổ chuyên môn: xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xâydựng và quản lý kế hoạch cá nhân, phân phối chương trình theo quy định của bộ giáodục.Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiểm tra đánh giá chất lượng hiểu quảgiảng dạy của giáo viên trong trường

- Tổ tài chính: giúp hiệu trưởng quản lý công tác tài chính Lập kế hoạch thuchi hàng quý, hàng năm của trường theo đúng chế độ tài chính của nhà nước Tổ chứckiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, thiết bị vàtài sản khác của tất cả các bộ phận khác trong trường Tổ chức kiểm tra định kỳ đánhgiá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước

Ban giám hiệu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI

TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

2.1 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán của Trường

2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.

Phòng kế toán còn có nhiệm vụ hướng dẫn tất cả các bộ phận trong công tythực hiện tốt các kế hoạch ghi chép ban đầu, phản ánh đúng các nhiệm vụ kinh tế phátsinh theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà Nước quy định Mặt khác phòng kế toáncòn phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tếphát sinh và sổ kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời trên cơ sở các chứng từban đầu phát sinh hợp lệ đã được kiểm tra, phân loại, xử lý tổng hợp Thông qua sốliệu kế toán giúp cho hiệu trưởng quản lý công tác tài chính kế toán Lập kế hoạch thuchi hàng quý, hàng năm của nhà trường Thực hiện các khoản thu chi, lập quyết toánhàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ tài chính của nhà nước Ngoài ra kếtoán còn tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụngvật tư, thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận trong trường tổ chức định kỳkiểm tra đánh giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước yêu cầu về chấtlượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của nhân viên là cơ

sở để thực hiện phân công các phần hành kế toán hợp lý Đồng thời, sự phân công nàycòn dựa trên nguyên tắc có hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hóa và hợp tác laođộng

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toánđược thực hiện tại phòng tài chính kế toán của trường

2.1.2 Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán

Kế toán: phụ trách chung bộ phận kế toán giúp hiệu trưởng lập kế hoạch theodõi thu- chi ngân sách theo báo cáo quyết toán quỹ năm Tổ chức đôn đốc việc thựchiện về chế độ chính sách, nội quy, quy chế và những quy định của nhà trường, củaĐảng và Nhà nước Có trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt điềukhiển hoạt động của phòng đi vào nề nếp thống nhất và khoa học

Phòng tài chính kế toán của trường có chức năng và nhiệm vụ như tham mưucho hiệu trưởng lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả chi tiêu từng quý,năm hoạt động của trường Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình,phòng tài chính kế toán của trường có 4 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm

về một phần công việc của mình gồm:

- Một kế toán trưởng

- Một kế toán tiền lương

- Một kế toán tổng hợp

- Một thủ quỹ.

a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trường

Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy kế toán của trường

b Chức năng của bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và các mặtcông tác của phòng Theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện cácnhiệm vụ và các mặt công tác của cán bộ nhân viên trong phòng

- Tổ chức đôn đốc việc thực hiện về chế độ chính sách, nội quy,quy chế và những quy định của nhà trường, của đảng và nhà nước

- Có trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt điềukhiển hoạt động của phòng đi vào nề nếp thống nhất và khoa học

Kế toán tiền lương:

- Về tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Tổ chức hạchtoán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại trường, về chi phítiền lương và các khoản trích nộp theo lương

Kế toán tổng hợp:

- Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, đối chiếu kiểm tra các nghiệp vụ

kế toán, lập báo cáo quyết toán đảm bảo tính trung thực phản ánh rõ ràng

- Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợpkiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu và giúp kế toán trưởng lập báo cáotài chính

Ghi sổ kế toán các khoản chi theo quy định Kế toán ở đơn vị có nhiệm vụ lậpđầy đủ dự toán xin kinh phí duy trì hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao traođổi việc sử dụng và chấp nhận kinh phí ở đơn vị Cụ thế kế toán phải tiến hành:

- Tổ chức ghi chép các khoản chi hoạt động của đơn vị đúng nội dung dự toán

đã được phê duyệt theo đúng quy định chế độ giáo dục

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình tình chấp hành dự toán thu chi kiểm traviệc

- Cung cấp số liệu giáo dục về tình hình chi làm cơ sở lập dự toán chi sau này,xây dựng định mức, chi tiêu, phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốnquỹ ở đơn vị

Thủ quỹ và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở việc thu chitheo tiền trên sổ quý của thủ quỹ phải khớp với số liệu trên sổ sách của kế toán Tuynhiên thủ quỹ và kế toán làm việc độc lập với nhau

2.1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán.

Trường Phổ Thông DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông là đơn vị hành chính

sự nghiệp có thu đơn thuần Vì vậy mà mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị vớicán bộ kế toán rất khăng khít với nhau Các bộ phận trong trường hoạt động dưới sựquản lý của hiêu trưởng Hiệu trưởng thông qua hiệu phó để phổ biến tình hình và kếhoạch hoạt động của trường tới các giáo viên trong trường

Mọi hoạt động chi tiêu của trường phải chi tiêu theo đúng mục đích trong phạm

vi dự toán đã phê duyệt cả từng nguồn kinh phí từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩnđịnh mức của nhà nước do đó cán bộ kế toán có trách nhiệm phổ biến cho các nhânviên trong trường, biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ trong trường biết rõ theođúng quy chế chi tiêu của trường đã được hiệu trưởng, hiệu phó, phòng kế toán tínhtoán và được cấp trên phê duyệt

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán không chỉ đơnthuần là quan hệ thu – chi mà kế toán còn là người cung cấp những thông tin kế toáncần thiết cho đơn vị và các quyền lợi của nhân viên trong trường Tóm lại giữa các bộphận trong trường với cán bộ kế toán có mối quan hê khăng khít với nhau: kế toán lập

dự toán chi tiêu của đơn vị dưới sự lãnh đao của hiệu trưởng các giáo viên trongtrường đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ cảu trường để tiến hành các khoản chi cho hoạtđộng theo tinh thần “ tiết kiệm là quốc sách”

2.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán vận dụng tại Trường.

Hiện nay phòng kế toán tài chính của trường đang áp dụng phương pháp ghi sổ

kế toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ”

2.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.

Đặc trưng cơ bản của phương pháp này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp đượccăn cứ trực tiếp vào các “ chứng từ ghi sổ” do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặcbảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổđược đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm có chứng từ gốc kèm theo, phảiđược kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Với hình thức này phòng kế toán tài chính của trường đã sử dungj một số biểumẫu sau: sổ đăng ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết; sổlương; sổ tổng hợp chi tiết hoạt động Ngoài ra, đơn vị còn sử dụng séc lĩnh tiền mặtdùng cho các tài khoản gửi ngân hàng, kho bạc

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra đểlập chứng từ ghi sổ hoặc lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn

cứ số liệu của chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từghi sổ chứng từ ghi sổ dau khi đã lập được chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt rồichuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cho số, ngàycùng chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổmới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sô thẻ chi tiết

Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kếtoán tiến hành khóa sổ cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuốitháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu, kiểm tra đảm bảo khớp với số liệu giữa sổ

kế toán chi tiết và sổ cái thì số liệu khóa trên sổ trên sổ cái được dùng để lập “ bảngcân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác

Đối với tài khoản phải mở sổ thẻ, sổ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảngtổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kếtoán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản cuối tháng tiến hành khóa sổ lấy kết quảlập bảng tổng kết chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổcái của từng tài khoản đó Số liệu khóa sổ trên sổ cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết”của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

2.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chứng từ ghi sổ

a Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sau:

• Chứng từ ghi sổ;

• Sổ đăng ký chứng từ;

• Sổ cái;

• Các sổ thẻ kế toán chi tiết

b Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

2.2.3 Phần mềm kế toán mà đơn vị sử dụng

Sơ đồ 2.2: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

c trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toáncùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng

để ghi vào sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đượcdùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh

Chứng từ kế toán

chứng từ cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái đểlập bảng cân đối số phát sinh.

(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chitiết( được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính Quan

hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất

cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số phátsinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoảntrên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảngcân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chitiết

2.2.3 Phần mềm kế toán sử dụng trong trường

Hiện tại phòng kê toán nhà trường đang sử dụng phần mềm AFA933

Phần mềm là đảm bảo đầy đủ nhất về các nghiệp vụ kế toán AFA933 cócác phân hệ nghiệp vụ kế toán như kế toán đơn, kế toán kép, kế toán nhập xuất vật tưcông cụ, quản lý tài sản cố định, tính lương hành chính; AFA933 có đầy đủ các đầuvào cho các loại chứng từ nghiệp vụ khác như phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngânhàng, phiếu nhập mua vật tư công cụ, phiếu xuất vật tư công cụ và các phiếu kế toánkhác; AFA933 theo dõi chi tiết và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh theo từng chương,loại, khoản, mục, chi tiết theo từng nguồn vốn phát sinh và từng nhóm kinh phí

a, Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm AFA933 là:

- AFA933 cho phép in tất cả các loại chứng từ của đơn vị trên cùngmột màn hình nhập chứng từ

- AFA933 cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định mới nhất của

Bộ tài chính, bao gồm: các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo hình thứcghi chép mà người sử dụng lựa chọn: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật

ký sổ cái

- AFA933 có khả năng kiểm soát toàn bộ quá trình nhập mới, sửa,xóa các danh mục và chứng từ của từng người sử dụng

- Có thể chạy trên máy đơn hoặc mạng LAN nhiều người sử dụng

b, Giao diện của phần mềm kế toán AFA933

2.3 Vận dụng chế độ chính sách kế toán tại Trường

Nhà trường áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006thay thế quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 đã được sửa đổi bổ sung phùhợp với các chính sách tài chính áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị

sự nghiệp thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hànhchính Bộ trưởng BTC và các thông tư hướng dẫn:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày1/1/N

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng:theo phương pháp khấutrừ

- Kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: thực tế đích danh

- Khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng

- Hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán

áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTCban hành và sửa đổi bổ sung

2.3.1 Vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại trường

Các chứng từ kế toán sử dụng tại trường:

- Hóa đơn mua hàng, dịch vụ

- Phiếu kiểm kê mua hàng

- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương

- Bảng kê tính trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ

- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho

- Phiếu thu, phiếu chi

- Bảng kê công tác phí, quyết toán chi hội nghị, bảng trợ cấp khó khăn

- Các chứng từ có liên quan

2.3.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại trường

Kế toán sử dụng TK 661- Chi hoạt động

Đồng thời kế toán còn sử dụng tài khoản 008 - dự toán chi hoạt động để theodõi kinh phí cấp phát và sử dụng cho mục đích chi hoạt động thường xuyên và khôngthường xuyên

* Nội dung của các tài khoản:

2.3.3 Các trường hợp chi hoạt động tại trường

Chi hoạt động bao gồm các khoản chi thường xuyên vào các khoản chi khôngthường xuyên:

* Các khoản chi thường xuyên là các khoản chi mang tính chất thường xuyên tại đơn vị Bao gồm các khoản như:

• Chi cho công chức, viên chức: chi tiền lương, tiền thưởng, phụcấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHTN, BHYT, BHXH, KPCĐ

• Chi quản lý hành chính: chi điện nước xăng dầu, vệ sinh môitrường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, thông tin liênlạc, fax

• Chi cho nghiệp vụ chuyên môn

• Chi nghiên cứu các đề tài khoa học

• Chi mua sắm sửa chữa thường xuyên

• Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ

• Chi hợp tác quốc tế: đoàn ra đoàn vào

• Chi các khoản đóng góp từ thiện xã hội,chi trật tư an ninh, chi trợcấp học sinh nghèo học giỏi

* Các khoản chi không thường xuyên là các khoản chi mang tính chất không thường xuyên tại đơn vị Bao gồm các khoản như sau:

• Chi thực hiện giảm biên chế do nhà nước ban hành

• Chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửachữa lớn TSCĐ

2.4 Thực trạng công tác kế toán Chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông.

2.4.1 Công tác lập dự toán năm.

Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán trong đơn vị hanh chính sự nghiệp nhằm đảm bảo tốt việc chi tiêu đúng mục đích Dự toán là căn cứ để cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt nội dung chi thường xuyên cho đơn vị đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao

a Căn cứ lập dự toán năm.

Hàng năm vào cuối quý III (tháng 9), kế toán tiến hành công tác lập dự toán căn cứ vào các nội dung sau:

- Căn cứ vào nhiệm vụ được giao năm kế hoạch

- Căn cứ vào tiêu chuẩn định mức do nhà nước quy định

- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo được xem xét avf phê duyệt

- Dự toán năm kế hoạch được lập theo nội dung chi quy định trong mục lục ngân sách

b Các bước lập dự toán năm.

Trên cơ sở dự toán năm đã đươc phê duyệt (hàng quý, hàng tháng, cuối quý trước) phải lập dự toán quý sau để đảm bảo cho việc chi tiêu hợp lý, kịp thời.

a Căn cứ lập dự toán quý.

- Căn cứ vào dự toán năm đã được duyệt

- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị

b Cách lập dự toán quý.

Dự toán quý lập theo nội dung mục lục chi theo mục lục ngân sách và chi theo tháng, đơn vị lập dự toán quý xong gửi lên trên cấp có thẩm quyền kho bạc nhà nước ( KBNN) để làm căn cứ cho việc cấp phát và quản lý chi tiêu của đơn vị

(Trích dự toán chi ngân sách năm 2012.)

Mẫu sổ dự toán kinh phí năm.

SỞ GD& ĐT TỈNH ĐIỆN BIÊN TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT HUYỆN ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DỰ TOÁN KINH PHÍ NĂM 2012 (trích)

Đơn vị: Trường phổ thông DTNT THPT điện biên đông

7000 Nghiệp vụ C.Môn 10.400.000 2.500.000 2.700.000 2.500.000 2.700.000

Cộng 4.294.097.412 1.073.299.353 1.073.799.353 1.073.399.353 1.073.599.353

Số tiền bằng chữ: bốn tỷ hai trăm chín mươi bốn triệu không trăm chín mươi bảy nghìn bốn trăm mười hai đồng./

(Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung)

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)

Sau khi dự toán kinh phí năm được duyệt, kế toán tiến hành đăng ký nhu cầu cho từng quý.

Phân bổ dự toán cho quý II năm 2012

Mẫu sổ dự toán kinh phí quý.

SỞ GD&ĐT TỈNH ĐIỆN BIÊN TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT HUYỆN ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

DỰ TOÁN KINH PHÍ QUÝ II NĂM 2012(trích)

Đơn vị: Trường PT DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông

7000 Nghiệp vụ chuyên môn 2.700.000 800.000 900.000 1.000.000

Số tiền bằng chữ: một tỷ không trăm bảy mươi ba triệu bảy trăm chín mươi chín nghìn ba trăm năm mươi ba đồng./.

(Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung)

2.4.3 Kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.

2.4.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng.

Các chứng từ kế toán Nhà Trường sử dụng như:

- Hóa đơn bảng thanh toán tiền điện thoại, Internet hàng tháng

- Bảng thanh toán lương, bảng kê tính trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ

- Và các chứng từ khác có liên quan

2.4.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng.

Kế toán sử dụng TK 661: Chi hoạt động

* Nội dung:

Chi hoạt động tại trường phổ thông DTNT THPT điện biên đông bao gồm cáckhoản chi như: thanh toán lương và các khoản trích nộp theo lương hàng tháng, thanhtoán tiền điện thoại tiền Internet hàng tháng, thanh toán các khoản chi mua VPP, chihội nghị và các khoản chi thường xuyên khác

* TK chi tiết:

TK 661 có 3 TK cấp 2 nhưng thực tế nhà trường sử dụng chủ yếu là TK 6612 –Năm nay: để phản ánh các khoản chi hoạt động trong năm kế toán

Ngoài TK 661 kế toán nhà trường còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác

2.4.3.3 Kế toán các khoản chi hoạt động.

Chi hoạt động ở đơn vị là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theonăm phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị.Nguồn kinh phí đảm bảo cho chi thường xuyên của đơn vị co ngân sách nhà nước cấp

Theo mục lục ngân sách, chi hoạt động của đơn vị có các nội dung thuộcchương 622 – loại 490 – khoản 492 – em xin VD một số nội dung sau:

2012 của đơn vị tính toán số liệu chính xác dựa vào mẫu biểu dự toán của chương từngloại khoản mục từ đó rút dự toán kinh phí về

Căn cứ vào dự toán kinh phí được duyệt ở quý II năm 2012 và nhu cầu chi tiêucủa đơn vị, kế toán làm thủ tục xin duyệt dự toán kinh phí từ kho bạc về chi tiêu

Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tháng 06 năm 2012 và nhu cầu chi kháccủa đơn vị, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản

GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

Niên độ: 2012

Số : 036

Thực chi Tạm ứng Chuyển khoản Tiền mặt

(Đánh dấu x vào ô tương ứng)

Đơn vị rút dự toán: Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông

Mã chương

Mã ngành KT

Đơn vị nhận tiền: Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông

Địa chỉ : Huyện Điện Biên Đông Tỉnh Điện Biên

` Mã ĐVQHNS: Tên CTMT, DA

Tài khoản: 51990901 Tại KBNN(NH): Ngân hàng NN&PTNT tỉnh Điên Biên

Hoặc người nhận tiền:………….Số CMND: ………Cấp ngày: … Nơi cấp: …………

Bộ phận kiểm soát của KBNN Đơn vị sử dụng ngân sách

Ngày 05 tháng 06 năm 2012 Ngày 05 tháng 06 năm 2012

Kiểm soát Phụ trách Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Người nhận tiền KBNN A ghi sổ và thanh toán ngày / / KBNN B ghi sổ

và thanh toán ngày / /

Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký và ghi họ tên) (Ký và ghi họ tên) (Ký và ghi họ tên) (Ký và ghi họ tên)

Không viết vào

Căn cứ vào giấy rút dự toán chuyển lương và phụ cấp ngày 06/06/2012, kế toán lậpchứng từ ghi sổ:

Đơn vị: Trường Phổ Thông DTNT THPT

Điện Biên Đông Mẫu: S02a-H Số:72

Thực chi Tạm ứng Chuyển khoản Tiền mặt

(Đánh dấu x vào ô tương ứng)

Đơn vị rút dự toán: Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông

Mã chương

Mã ngành KT

Mã NDKT Số tiền

Đơn vị nhận tiền: Bảo hiểm thành phố Điện Biên Đông

Địa chỉ : Phường Mường Thanh – TP Điện Biên – Tỉnh Điện Biên

Mã ĐVQHNS: TênCTMT,DA

Tài khoản: 943100000001 Tại: Kho bạc nhà nước Tỉnh Điện Biên

Hoặc người nhận tiền: Số CMND: Cấp ngày: / / Tại:

Bộ phận kiểm soát của KBNN Đơn vị sử dụng ngân sách

Ngày 10 tháng 06 năm 2012 Ngày 10 tháng 06 năm 2012

Kiểm soát Phụ trách Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Người nhận tiền KBNN A ghi sổ và thanh toán ngày / / KBNN B ghi sổ

và thanh toán ngày / /

(ký, ghi rõ họ tên) Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc

Tính các khoản đóng góp theo lương:

Căn cứ vào quỹ lương (bảng thanh toán tiền lương) và tỷ lệ trích quy định, kế toán lập bảng kê tính trích các khoản đóng góp theolương làm chứng từ hạch toán

BẢNG KÊ TÍNH TRÍCH ĐÓNG GÓP THEO LƯƠNG

vào chi vào lương 7% trừ 3% tính vào chi vào lương 1.5% trừ 1% tính vào chi vào lương 1% trừ

Cộng

106.418.600 36.506.820 7.805.039 3.192.558 1.672.508 1.064.186 1.064.186 2.128.372

Căn cứ vào bảng kê trích nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ và giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ.

Đơn vị: Trường Phổ Thông DTNT THPT

Huyện Điện Biên Đông

Mẫu: A02a – H Số: 73

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 10 tháng 06 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ

- Căn cứ vào bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, kế toán tiến hànhlập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản chuyển 2% KPCĐ

GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH