Trình bày các dạng nhóm. Các giai đoạn phát triển của nhóm.Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

Trình bày các dạng nhóm. Các giai đoạn phát triển của nhóm.Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

Đề tài thảo luận: “Trình bày các dạng nhóm Các giai đoạn phát triển của nhóm.Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc”.

LỜI MỞ ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu mới xuất hiện loài người đã tồn tại hình thái tổ chứctheo nhóm Người tối cổ sống theo bầy khoảng vài chục người trong các hangđộng, mái đá… Sau khi tiến hóa thành người tinh khôn, họ bắt đầu sống theo từngnhóm gồm vài chục gia đình, có họ hàng gần gũi với nhau gọi là thị tộc Họ làmchung, ăn chung, giúp đỡ nhau Nhờ đó cuộc sống của họ dần tốt hơn và gần gũihơn.

Ngày nay, khi cuộc sống thay đổi, xã hội dần hiện đại hơn, hình thái tổ chứctheo nhóm vẫn tồn tại và phát huy hơn nữa những hiệu quả của nó Làm việc nhómđang dần được phát triển, được nâng lên một tầm cao mới Đây là hình thức làmviệc hiệu quả và xuất hiện trong hầu hết các tổ chức từ trường học, các câu lạc bộcho tới các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, sản xuất Với sự tồn tại và pháttriển mạnh như vậy có thể khẳng định được hiệu quả của nó

Trên cơ sở kiến thức đã biết và sự tìm hiểu, nhóm đã thực hiện bài luận với

tên đề tài:“Trình bày các dạng nhóm Các giai đoạn phát triển của nhóm.Phân

tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc”.

Do kiến thức còn hạn hẹp, đề tài của chúng tôi có thể có những sai sót, hạnchế, Rất mong nhận được những sự góp ý, sửa chữa để đề tài có thể hoàn thiện hơn

và thiết thực hơn trong công tác hoạt động nhóm ở các tố chức

Nhóm 8 xin cảm ơn sự đóng góp của cô và các bạn!

Nhóm chỉ huy: được xác định theo sơ đồ tổ chức.

Bao gồm một nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền.Ví dụ như nhómgồm hiệu trưởng trường tiểu học –“quản lý” và mười hai giáo viên-“các nhân viêndưới quyền”.Hay nhóm kiểm toán bưu chính bao gồm một tổ trưởng và năm nhânviên

Nhóm nhiệm vụ:

Bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đótheo sự phân công của tổ chức Nhóm không quá chú trọng đến thứ bậc trong cácmối quan hệ như nhóm chỉ huy Ví dụ như nhóm nghiên cứu đề tài khoa học, nhóm

Đáp ứng nhu cầu về giao tiếp xã hội

 Phân loại: nhóm không chính thức có thể phân thành hai loại là nhóm lợi ích

đi phượt,đi leo núi…)

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãnnhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăntrưa, cùng nhau nghỉ ngơi, cùng nhau đi làm hoặc cùng nhau về Mối quan hệ giữacác cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức, song có ảnh hưởngrất lớn đến hành vi tổ chức và kết quả làm việc

1.2: Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm.

- Tạo dựng ( giai đoạn hình thành):

Khi thành lập một nhóm mỗi thành viên sẽ phải xem xét kỹ lưỡng và tìm ra vịtrí của mình trong nhóm Một điều không thể thiếu là thử khả năng lãnh đạo củangười đứng đầu vì trong giai đoạn này các thành viên trong nhóm còn rụt rè , giữgìn , sống khép kín và ít chia sẻ Xung đột hoặc sự không hài lòng thường mangtính chất cá nhân và không được bày tỏ một cách công khai Thông thường hầunhư không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này

- Công phá ( giai đoạn xảy ra những xung đột):

Đây có lẽ là giai đoạn khó khăn nhất của mỗi nhóm.Các thành viên thườngcảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc, nhưng họ vẫnchưa có kinh nghiệm như một nhóm làm việc thật sự.Họ có thể sẽ tranh cãi nhau vìnhững công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ chưa baogiờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái Tất cả sức mạnh của họ dành

để chĩa vào những thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng đến mục tiêuchung

- Ổn định (giai đoạn bình thường hóa):

Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thểtránh khỏi trong giai đoạn 2 thì các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại sẽ được dànxếp và giải quyết Khi đó, sự xung đột sẽ giảm xuống và các thành viên tập trungvào công việc, giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫnnhau.Các quan hệ đi vào ổn định, các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện.Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau.Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hìnhthành trong giai đoạn này Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ nét hơn

Giai đoạn phát triển thứ 3 của nhóm sẽ được định hình bởi các cuộc thươnglượng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cáchthức tổ chức nhóm và quy trình làm việc.Với một tinh thần như vậy mọi thành viênbắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đềnày được thảo luận cởi mở với các thành viên

Các nhà lãnh đạo sẽ thấy rằng công việc của họ sẽ dễ dàng hơn Họ không cầnphải can thiệp nhiều vào hoạt động của nhóm như các giai đoạn đầu nữa mà chỉcần lo giữ cho mọi người, mọi việc đi đúng quỹ đạo đã vạch ra Trưởng nhóm

trong giai đoạn này có vai trò như một huấn luyện viên trong các cuộc họp ra quyếtđịnh của nhóm.

Qua đó, ta thấy sự tiến bộ lớn nhất của giai đoạn này là mọi người có thể bắtđầu lắng nghe nhau.Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ cácthành viên đều nhận thức được điều đó.Giai đoạn bình thường hóa còn được gọi làgiai đoạn hình thành các chuẩn mực nhóm

- Hoàn thiện ( giai đoạn hoạt động trôi chảy ):

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây là điểm cao trào, khi nhómlàm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do

và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với cácquyết định của nhóm

1.3: Lợi ích – Hạn chế khi làm việc nhóm.

1.3.1: Lợi ích.

Lợi ích làm việc theo nhóm sẽ đem lại nhiều hiệu quả hơn là bất cứ cá nhânđơn lẻ nào Bởi đây sẽ là một cách để tổng hợp sức mạnh của tất cả mọi người đểđạt được hiệu quả công việc cao

1 Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốcsức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch raphương pháp đạt được chúng

2 Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống củamình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạonào

3 Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏiđược cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thànhviên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất đểphát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức)

4 Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn nhữngnhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng

5 Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thânthiện giữa các thành viên và người lãnh đạo

6 Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vậndụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cáchquản lý trong tổ chức.

7 Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sángtạo để đưa các quyết định đúng đắn

1.3.2: Thách thức.

• Các thành viên của nhóm lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng vàthăng tiến khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của họ

• Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm

• Quá nể nang các mối quan hệ Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưnglại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người Còn người Việt trẻchỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rấtcoi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹnhàng Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn Còn đối với sếp, tranhluận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới,được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc Và đã làm việc chung vớinhau thì việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá

nể nang sẽ không thể tranh luận một cách thực sự để đưa ra lựa chọn tốt nhất được

Và người Việt thường coi trọng việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa cácthành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ

• Khó khăn để thống nhất ý kiến chung của tất cả các thành viên Hiệu quả củalàm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân Mỗi chúng ta đều cónhững kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau Thông thường,chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận

ra điều đó.Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ.Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng Chúng tacũng thế.Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơnkhông

• Dễ tạo ra sự căng thẳng trong nhóm làm việc Khi một người trình bày quanđiểm của mình thường bị ngắt lời, chỉ trích ý kiến của các thành viên khác

• Thứ nhất ngồi ì, thứ nhì đồng ý (không có chính kiến, sáng kiến để phát triểnvấn đề) Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm cònchúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra

đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả.Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thìlàm.Những người khác ngồi chơi xơi nước.Ai cũng hài lòng còn công việc thìkhông hoàn thành.Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thướcngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối.

• Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.Chính sự thảo luận không dứt điểm,phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khácchứ không phải của mình.Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗithành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn

và không nói ra

• Không chú ý đến công việc của nhóm Một khuynh hướng trái ngược là luônluôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiếncủa bất kì ai khác Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ bàn luậntrong nhóm nhỏ, những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không chongười khác tham gia Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm

• Mâu thuẫn trong vai trò giữa lãnh đạo nhóm và các nhóm viên Khi những gì

mà người ta mong đợi bạn ở vai trò này lại đối lập với những gì mà người ta mongđợi bạn ở vai trò khác được xem là mâu thuẫn trong vai trò.Điều này thường mangđến sự lúng túng, khó xử cho bạn vì rất khó dung hòa nhiều cấp độ quyền lực vàhành vi, nhất là khi chúng lại xung đột với nhau

• Sự không tương thích trong vai trò Khi những người khác nhau có nhữngmong đợi khác nhau ở bạn trong cùng một vai trò nào đó thì có sự không tươngthích trong vai trò

• Tình trạng bị thiếu tải Ngược lại với việc bị quá tải là bạn cũng có thể rơivào tình trạng "thiếu tải".Điều này xảy ra khi một cá nhân cảm thấy rằng thực ramình có thể đảm nhận nhiều vai trò hơn hoặc một vài vai trò lớn hơn

1.4: Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc:

1.4.1: Nhóm có hiệu quả.

Đặc điểm của nhóm có hiệu quả

- Các thành viên có kỹ năng trong thực hiện vai trò và chức năng của mình

- Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ là làm việc thoải mái giữa cácthành viên của nó.

- Các thành viên được thu hút bởi nhóm và trung thành bởi nhóm

- Giá trị mục tiêu của nhóm hòa hợp với giá trị mục tiêu của các thành viên

- Các thành viên được động viên cao độ để nhóm đạt được mục đích

- Không khí làm việc than thiện, giải quyết xung đột theo quan điểm hợp tác

vì mục tiêu chung

- Các thành viên có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhau để mỗi người có thể đạtmục tiêu riêng của họ

- Hiểu biết về sự tuân thủ và biết cần sử dụng khi nào

- Thông tin cởi mở, tạo sự hiểu biết lẫn nhau

- Thành viên cảm nhận được trong việc ra quyết định vì sự hiểu biết và thốngnhất của các thành viên trong nhóm

1.4.2: Hiệu quả công việc

Hiệu quả công việc có thể hiểu quả theo rất nhiều nghĩa:

- Hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra

- Làm việc với thời gian và công sức ít nhất nhưng kết quả đạt được cao nhất,

sử dụng các nguồn lực mình có để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất

- Công việc có kết quả cao nhưng chưa chắc có hiệu quả nếu công việc đó mấtquá nhiều công sức để thực hiện

- Hiệu quả khác với hiệu suất Hiệu suất là cách làm được để đạy được hiệuquả, còn hiệu quả là cái đạt được so sánh với chi phí

1.4.3: Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc.

1.4.3.1 Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm mà hiệu quả không cao.

- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sángtạo để đưa ra các quyết định đúng đắn.

- Hoạt động nhóm giúp nâng cao tinh thần đông đội: Mô hình nhóm có thể tạo

ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức, do đó nó có khả năng khơi dậy vàduy trì tinh thần đồng đội, sự đoàn kết cao đọ trong tập thể Sự thành công củamột doanh nghiệp quả thực không thể tách rời khỏi sự đoàn kết hợp tác của toànthể nhân viên Thông qua sự nỗ lực cố gắng của toàn thể nhân viên, mỗi bộ phận,mỗi nhân viên xuất phát từ lợi ích tổng thể của công ty, biết suy nghĩ vì ngườikhác, xây dựng ý thức hợp tác đồng đội, đồng thời không ngừng bồi dưỡng tinhthần tự hào là nhân viên của một doanh nghiệp đó

- Hoạt động nhóm góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp: Một doanh nghiệpduy trì được mô hình nhóm hiệu quả đồng nghĩa với việc hình thành được một nétvăn hóa đẹp cho tổ chức: văn hóa hợp tác và chia sẻ, văn hóa cho và nhận trên cơ

sơ mối quan hệ bình đẳng

- Hoạt động nhóm theo phương pháp hiệu quả, công việc sẽ : Hoàn thànhđúng tiến độ, chất lượng đã đề ra Làm việc với thời gian và công sức ít nhất nhưngkết quả đạt được cao nhất, sử dụng các nguồn lực mình có để đạt được mục tiêutrong thời gian ngắn nhất.Công việc có kết quả cao nhưng chưa chắc có hiệu quảnếu công việc đó mất quá nhiều công sức để thực hiện

1.4.3.2 Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phương pháp làm việc nhóm có thể cho hiệu quả thực hiện công việc giảm, cụ thể:

- Khối lượng công việc nhỏ: làm việc theo nhóm lúc này có thể dẫn tới sựphức tạp hóa trong công việc, mất nhiều thời gian không cần thiết cho ra quyếtđịnh

- Công việc có tính chuyên môn hóa cao, đò hỏi trách nhiệm cá nhân lớn khi

đó làm việc nhóm có thể dẫn tới việc đùn đẩy trách nhiệm, không dám quyết địnhhoặc quyết định chung chung, do đó làm hiệu quả công việc giảm

2 VÍ DỤ MINH HỌA MỐI QUAN HỆ GIỮA PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Giới thiệu CLB Kỹ năng nhân sự Trường ĐH Lao động xã hội ( HRS.ULSA)

2.1 ĐÔI NÉT VỀ NGÔI NHÀ HRS.ULSA

1 Tên CLB

- Tên tiếng Việt: CLB Kỹ năng nhân sự – ĐH Lao động Xã hội

- Tên tiếng Anh: Human Resource Skills – University of Labor and Social

Affairs

- Tên viết tắt: HRS.ULSA

- Ngày thành lập: 6/10/2013

2 Slogan, giá trị cốt lõi

- Slogan: Kết nối đam mê

- Giá trị cốt lõi: chia sẻ – kết nối – phát triển

3 Mục đích, cơ cấu tổ chức

CLB hoạt động với mục đích

- Chuyên đào tạo và cung cấp các kiến thức, kỹ năng thực tế về ngành nhân sự

cho các bạn sinh viên

- Tạo sân chơi cho các sinh viên chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực thể

hiện cá tính, niềm đam mê đối với nghề

- Là cầu nối gắn kết giữa sinh viên – sinh viên, sinh viên – doanh nghiệp,

doanh nghiệp – sinh viên

Cơ cấu tổ chức

CLB gồm Ban chủ nhiệm và 4 ban chuyên trách:

Ban nhân sự

Quản lý hồ sơ thành viên CLB Điều phối và cung cấp nguồn nhân lực hỗ trợ

tổ chức sự kiện trong các hoạt động chung của CLB Có kế hoạch thu hút thànhviên mới, khai thác khả năng của thành viên; khuyến khích thành viên tham gia,xây dựng CLB Thường xuyên cập nhật danh sách thành viên, số lượng đăng kítham gia của từng chương trình