Nghiên Cứu Ứng Dụng Phần Mềm Libol 5.5 Tại Thư Viện Đại Học Luật Hà Nội

Dovậy việc ứng dụng tin học đã có những thành công đáng kể như giải quyếtcác công việc phức tạp, đảm bảo độ chính xác, an toàn, rút ngắn thời gianthực hiện.Xuất phát từ yêu cầu thực tế E

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay - thời đại cách mạng Khoa học kỹ thuật,Công nghệ Thông tin trên toàn cầu đang ngày càng phát triển mạnh mẽ.Cùng với sự phát triển đó tin học ngày càng thâm nhập trực tiếp vào đờisống xã hội Việc ứng dụng tin học vào các ngành khoa học, kỹ thuật, quảnlý không còn là điều xa lạ và mới nữa, nó thực sự trở thành công cụ hữuhiệu phục vụ đắc lực cho hoạt động của con người và trong đời sống xãhội Chính vì vai trò to lớn của ngành tin học mà có thể gọi thời đại hiệnnay là thời đại của công nghệ thông tin Sự chính xác cao, khả năng lưu trữlượng thông tin lớn, tốc độ xử lý thông tin mạnh đã mở ra nhiều ứng dụngcho máy tính trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau Nhờ nhữngtính năng ưu việt ấy mà máy tính đã giúp con người thoát khỏi công việcthủ công, nâng cao năng suất lao động Cụ thể với công tác quản lý khi đãđưa tin học vào ứng dụng đã thu được những thành công đáng kể Việcquản lý một hệ thống với một khối lượng lưu trữ đồ sộ bằng máy tính làmột cuộc cách mạng trong công tác quản lý

Một trong những ứng dụng của máy tính điện tử là lưu trữ tàinguyên dữ liệu và giúp cho những nhà quản lý nắm bắt và xử lý các tìnhhuống một cách chính xác, kịp thời và an toàn trong công tác nghiệp vụ.Tin học không chỉ ứng dụng cho các ngành công nghệ kỹ thuật mà còntham gia vào công tác hoạt động của Thư viện, quản lý và xử lý các thôngtin một cách có hiệu quả và thiết thực nhất, trong đó có cả ngành giáo dục

và đào tạo.Tin học không đơn thuần là soạn thảo văn bản, công văn chocác cuộc họp mà nó còn quản lý hàng ngàn học sinh hay lưu trữ một khốilượng thông tin lớn như hồ sơ, sổ sách

Cùng với xu thế chung của đất nước, coi mình là một trung tâm đàotạo cán bộ pháp lý, nghiên cứu khoa học và truyền bá thông tin pháp lý lớnnhất trong cả nước Trường Đại học Luật Hà Nội đã triển khai nhiệm vụphát triển các hình thức đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu về cán bộ pháp luậtcủa cả nước

Hiện nay Thư viện Đại học Luật là Thư viện chuyên ngành lớn nhấtnước ta Thư viện đã hội tụ được mọi kiến thức Quốc gia Một xã hội vănminh không thể thiếu tri thức, một xã hội công bằng không thể thiếu phápluật Nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dậy học tập nghiên cứu của giáo viên,học viên và sinh viên trong trường Vì vậy vai trò của Thư viện ngày càngnâng cao, ngày càng được đầu tư phát triển và ứng dụng công nghệ thôngtin để đa dạng hóa hình thức phục vụ Thư viện Đại học Luật Hà Nội hiệnnay đã lựa chọn cho mình một phần mềm tích hợp đó là phần mềm Libolrất phù hợp với công tác Thư viện hiện nay với nhiều tính năng ưu việt Dovậy việc ứng dụng tin học đã có những thành công đáng kể như giải quyếtcác công việc phức tạp, đảm bảo độ chính xác, an toàn, rút ngắn thời gianthực hiện.

Xuất phát từ yêu cầu thực tế Em đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm libol 5.5 tại Thư viện Đại học Luật Hà Nội”

để làm khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích đi sâu vào khảo sátnghiên cứu và tìm hiểu thực tế của việc ứng dụng phần mềm Libol tronghoạt động Thư viện Đại học Luật Hà Nội, giúp công tác này ngày càngthuận lợi hơn và đáp ứng được các nhu cầu của bạn đọc

Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài đi sâu vào nghiên cứu quá trình ứng dụng tin học trong hoạtđộng thông tin Thư viện tại Thư viện Đại học Luật Hà Nội, đồng thời quanhận xét đánh giá, đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơnnữa trong việc đưa những tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác thôngtin Thư viện tại thư viện Đại học Luật Hà Nội

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “nghiên cứu ứng dụng phần mềmLibol 5.5” trong Thư viện Đại học Luật Hà Nội

Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu từng phân hệ phần mềm, với phương hướng phát triểnkhoa học và công tác thông tin tư liệu

- Khảo sát thực tế hoạt động của Thư viện Đại học Luật Hà Nội

- Các phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp.

Bố cục của khóa luận: gồm 3 Chương

Chương I: Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Luật và Thư viện

Đại học Luật Hà Nội

Chương II: Nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong

Thư viện Đại học luật Hà Nội

Chương III: Một số nhận xét, đề xuất và phương hướng nâng cao

hiệu quả ứng dụng phần mềm trong Thư viện Đại học Luật Hà Nội

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT VÀ

THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

1 KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Trường Đại học Luật Hà Nội trước đây có tên là trường Đại họcpháp lý Hà Nội Trường được thành lập theo quyết định 405/CP ngày 10-11-1979 của hội đồng chính phủ trên cơ sở hợp nhất khoa Luật của trườngĐại học Tổng hợp Hà Nội với trường Cao đẳng pháp lý Tháng 10-1982,trường được hợp nhất với trường Cán bộ tòa án theo quyết định số 182/QĐ-TC ngày 11-10-1982 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Bắt đầu từ năm

1992, trường bắt đầu đào tạo thạc sĩ luật học và từ năm 1994 trường đàotạo tiến sĩ luật học

Hiện nay trường có các hình thức đào tạo chính là: Đào tạo hệ chínhquy, hệ tại chức, hệ trung cấp với mục tiêu đào tạo là: Đào tạo cử nhân luậthọc và trung cấp luật có kiến thức tổng hợp về khoa học pháp lý và khảnăng thực hành pháp luật Hiện nay trường đang đào tạo cao học và đàotạo tiến sĩ ở 4 chuyên ngành: Lý luận nhà nước và pháp luật; luật hình sự;luật dân sự; luật kinh tế:

Nhiệm vụ và chức năng của trường

Trường Đại Học Luật Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ Pháp lý,thực hành nghiên cứu khoa học pháp lý và truyền bá tư tưởng pháp lý.Trên cơ sở của chức năng đó trường đã đào tạo được 5 khoa:

Khoa kinh tế

Khoa có nhiệm vụ đào tạo cán bộ theo chuyên ngành kinh tế với các

bộ môn: Luật Kinh tế, Luật lao động, Luật tài chính, ngân hàng, Luật đấtđai, Luật môi trường

Khoa Tư Pháp

Khoa đào tạo Luật theo chuyên ngành Tư Pháp Thực hiện đào tạocác bộ môn: Luật hình sự; Luật tố tụng hình sự; Luật dân sự; Luật hôn

nhân và gia đinh; Luật tố tụng dân sự; Tâm lí học tư pháp; Khoa học bổ trợ

tư pháp

Khoa Luật Quốc Tế

Khoa đào tạo theo chuyên ngành Luật Quốc tế Thực hiện đào tạocác bộ môn: Công pháp Quốc tế; Tư pháp Quốc tế

Khoa hành chính - nhà nước

Có nhiệm vụ đào tạo Luật học theo chuyên ngành hành chính - nhànước Thực hiện đào tạo các bộ môn: Lí luận nhà nước và Pháp Luật; Luậtnhà nước; Luật Hành chính; Lịch sử nhà nước và pháp Luật; Kỹ thuật xâydựng văn bản

Nghiên cứu khoa học

Nhiệm vụ của trường nhằm đào tạo phương thức tiếp cận khoa họccho sinh viên và cho chính các cán bộ, giảng viên trong trường Đội ngũgiáo viên và các cán bộ của trường thường xuyên có nhiệm vụ như: Thựchiện đề tài khoa học cấp trường, tham gia đề tài khoa học cấp nhà nước vàcấp bộ, tham gia xây dựng dự thảo văn bản pháp luật, xây dựng hội thảokhoa học trong nước và quốc tế

Với chức năng và nhiệm vụ trên đã xác định rõ các hoạt động nhằmtừng bước xây dựng Trường Đại học Luật Hà Nội trở thành trung tâm đàotào cán bộ pháp lý có uy tín lớn trong và ngoài nước

1.1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội là Thư viện chuyên ngành vềluật lớn nhất trong cả nước, Trải qua 25 năm hình thành và phát triển, hiệnnay Thư viện đã ứng dụng được nhu cầu tin một cách nhanh nhất và đầy

đủ nhất Đó là do sự cố gắng của cán bộ trong Thư viện không ngừng họchỏi áp dụng những công nghệ mới phù hợp với thời đại bùng nổ thông tin

Qua quá trình phát triển Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội đãtrải qua những giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Từ năm 1976-1988

Đây là giai đoạn Thư viện hình thành về mặt tổ chức Trước khi sátnhập ba cơ sở đào tạo: Trường cao đẳng Pháp lý, khoa Luật của TrườngĐại học Tổng hợp Hà Nội, Trường đào tạo cán bộ Tư pháp Về mặt tổchức, Thư viện chỉ là một tổ trực thuộc phòng thông tin khoa học, lúc đómọi hoạt động của Thư viện còn rất hạn chế, cơ sở vật chất nghèo nàn, tạmthời, kho tàng giá tủ thiếu thốn Kho sách chỉ vài nghìn cuốn, sách giáokhoa, giáo trình và một số tài liệu tham khảo, cùng với một lượng nhỏ tạpchí Tiếng Việt và tạp chí tiếng Nga Đội ngũ cán bộ lúc này gồm 5 người,trong đó có 2 người có trình độ nghiệp vụ Thư viện Hình thức phục vụbạn đọc chủ yếu là đọc tại chỗ, mượn về nhà.

Giai đoạn 2: Từ năm 1988 đến năm 1993

Năm 1993 Trường chính thức tập trung tại Láng Trung-Đống Đa-HàNội, sau 15 năm phân tán ở hai cơ sở Hà Nội và Hà Tây Đây là mốc lịch

sử quan trọng đánh dấu một bước phát triển mới của Thư viện

Giai đoạn 3: Năm 1993 đến nay

Giai đoạn này Thư viện đang trong quá trình xây dựng cơ sở hạtầng 1996 được sự hỗ trợ và hợp tác về nghiệp vụ của Trung tâm thông tin

Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia Thư viện đã ứng dụng công nghệthông tin vào hoạt động

Đến cuối năm 1998 Thư viện đã bước đầu xây dựng được cơ sở dữliệu, đó là một hệ thống lưu trữ, bảo quản và tìm kiếm thông tin tự độnghóa Cho đến nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được sử dụng rộngrãi trong mọi hoạt động của Thư viện Đặc biệt tháng 10/2001 Thư viện đãbắt đầu chuyển giao phần mềm tin học Libol 5.5, giải pháp Thư viện điện

tử và quản lý nghiệp vụ tích hợp

Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu bạn đọc song song với các hoạt động,Thư viện còn mở rộng giao lưu và hợp tác với các Thư viện, các Trung tâmthông tin trong nước và Quốc tế: Thư viện Mĩ, Thụy Điển, Thư viện Nga,Thư viện Anh…

1.3 Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

Thư viện với chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp thôngtin và tư liệu nói chung, khoa học chuyên ngành luật nói riêng nhằm đápứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dậy, học tập của cán bộ giáo viên, nghiêncứu sinh, học viên cao học và sinh viên trong trường.

Nhiệm vụ

Tổ chức các hoạt động về thư mục, nhằm giới thiệu sách mới và cáchoạt động thông tin tư liệu và khoa học khác Đáp ứng nhu cầu của cán bộgiáo viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên mượn, đọc sách báo, giáotrình và các tài liệu tham khảo khác

Xây dựng nội quy về quản lý và sử dụng tài sản của Thư viện, kiểmtra giám sát việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy Thư viện

Những chức năng và nhiệm vụ trên đã xác định rõ hoạt động củaThư viện Đại học Luật Hà Nội, từng bước xây dựng Thư viện Đại học Luậttrở thành Trung tâm thông tin Thư viện đáp ứng thỏa mãn nhu cầu bạnđọc, người dùng tin

1.4 Đối tượng phục vụ

Bất kỳ một cơ quan Thông tin Thư viện nào đều có đối tượng phục

vụ khác nhau Đối tượng phục vụ của Thư viện Đại học Luật Hà Nội gồm

427 cán bộ, giáo viên, trên 6000 sinh viên Căn cứ vào những đối tượngtrên Thư viện Đại học Luật Hà Nội phải có những giải pháp thích hợpnhằm thúc đẩy Thư viện phát triển ngang tầm với thời đại

1.5 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào QĐ 688/QĐ-14-10-1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học về:

“Quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện Đại học “và căn cứ vào “Quychế tổ chức và hoạt động của Thư viện Đại học Luật Hà Nội”

Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã có cơ cấu thành hai bộ phận và 19cán bộ

- Ban Giám đốc: gồm (1 Giám đốc, 1 phó Giám đốc) Là trung tâmchỉ huy mọi hoạt động của Thư viện, có nhiệm vụ lãnh đạo, tổ chức, quản

lý các cán bộ nhân viên và hoạt động của Thư viện

- Giám đốc là người chịu trách nhiệm về công tác tổ chức, hoạt độngcủa Thư viện trước Ban giám hiệu nhà trường.

- Phó Giám đốc là người chịu trách nhiệm với giám đốc về côngviệc mà mình được uỷ quyền Trực tiếp phụ trách phòng nghiệp vụ củaThư viện và phòng đọc, phòng mượn sinh viên

Công tác nghiệp vụ thông tin:

Tổ nghiệp vụ: Gồm 4 cán bộ: 2 người có trình độ Đại học Thư viện,

2 người có trình độ Đại học Luật, tin học Nhiệm vụ là tiếp nhận đầy đủcác tư liệu từ nguồn bổ sung trao đổi, hàng năm tiếp nhận khoảng trên20.000 cuốn sách tiếng Việt, tiếng nước ngoài Ngoài ra, tổ nghiệp vụ còn

có nhiệm vụ giải quyết quy trình nghiệp vụ Thư viện, xử lý biên mục, phânloại, dán mã vạch, phân kho chuyển về các kho phục vụ bạn đọc nhanhchóng, kịp thời

Nhóm bổ sung trao đổi tài liệu: Xây dựng kế hoạch bổ sung dài hạn,ngắn hạn, thực hiện các kế hoạch đề ra trong năm Mở rộng với các cơquan thông tin trong và nước ngoài để bổ sung tài liệu phù hợp với diệnnghiên cứu, đào tạo luật học của trường

Tổ thông tin: Gồm có 3 cán bộ trình độ Đại học Luật Nhiệm vụ làtìm kiếm thông tin về Luật, nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng

Hàng tháng sưu tầm xuất bản, số chuyên đề về các ngành Luật vàcác ngành khác để phục vụ công tác nghiên cứu, học tập của giáo viên,sinh viên

Biên soạn xuất bản các thư mục chuyên đề xây dựng hệ thống thưmục bài báo, tạp chí, thư mục giới thiệu các công trình nghiên cứu khoahọc của giáo viên, cán bộ sinh viên trong trường

Định kỳ mời các chuyên gia đầu ngành về Luật và các ngành liênquan giới thiệu những thông tin, phục vụ vấn đề nghiên cứu, đào tạo dướidạng nói chuyện chuyên đề ngoại khóa

Mở rộng quan hệ trao đổi, hợp tác với các trường đại học, các cơquan thông tin trong nước và nước ngoài

Công tác phục vụ

Trong Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội, công tác phục vụ là rấtquan trọng Toàn bộ các công tác được thực hiện từ bổ sung trao đổi, biênmục thông tin… đều thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc Với chức năng cơ bảnphục vụ bạn đọc cho từng đối tượng bao gồm các phòng ban sau:

Nhiệm vụ phục vụ sinh viên với phương thức tổ chức kho kín vàkho mở Kho mở gồm tài liệu tiếng nước ngoài, giáo trình và một số tàiliệu tham khảo khác Kho kín gồm các tài liệu quý hiếm

Hướng dẫn bạn đọc tìm tin trên hệ thống mục lục truyền thống vàđiện tử Quản lý bạn đọc bằng máy vi tính

Điều phối giáo trình theo lịch học của các khóa để tạo ra một vòngtuần hoàn của giáo trình, đồng thời thu hồi lại tài liệu mượn quá hạn Tất

cả các sinh viên mượn giáo trình đều phải qua thủ thư phòng mượn giáotrình

1.6 Vốn tài liệu của Thư viện

Vốn tài liệu là yếu tố quan trọng cho sự ra đời, tồn tại và phát triểncủa Thư viện Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN nhiều loại hìnhtài liệu ra đời với nội dung phong phú, đa dạng Các tài liệu truyền thốngThư viện Đại học Luật Hà Nội đã và đang đẩy mạnh việc phát triển nguồntài liệu hiện đại

Hiện nay Thư viện có khoảng 15.000 cuốn sách Thư viện và nướcngoài (gần 10.000 tên tài liệu) bao gồm sách giáo trình và sách tham khảo.Trong đó 70% là sách chuyên ngành Luật và 30% là sách tham khảo vềkinh tế, chính trị phục vụ cho các ngành như luật kinh tế, luật tư pháp, luật

tố tụng hình sự…

Trong hệ thống kho sách của Thư viện có 1 loại tài liệu đặc biệt đó

là các tài liệu tra cứu như “sách tra cứu”, “niên giám”, “tài liệu kinh điển”,các tài liệu mang tính chất của Đảng và nhà nước

Về nguồn báo, tạp chí, Thư viện Đại học Luật Hà Nội có gần 200tên “báo”, “tạp chí” trong và ngoài nước với nội dung đa dạng phong phú

và cập nhật thường xuyên như Việt Nam NEW, báo đầu tư, tạp chí pháp

lý, luật học…

Về nguồn tài liệu không công bố (hay tài liệu xám) hiện nay Thưviện có trên 3.000 tài liệu là luận án tiến sĩ, luận văn, thạc sỹ, khóa luận cửnhân, các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ giảng dạy và sinhviên nhà trường

* Các loại hình tài liệu hiện đại

Hiện nay, Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã xây dựng và đưa vào sửdụng 4 CSDL (CSDL), ngoài ra bằng đường truyền tốc độ cao Thư việncòn khai thác CSDL WEST LAW và CSDL HINE ONLINE

Với các CSDL thư mục, sách, luận án, luận văn, bài trích tạp chí

10070 biểu ghi, với hơn 300 chuyên đề sách điện tử cho phép tra cứu toànvăn như các chuyên đề luật hình sự, luật tố tụng, luật hành chính

Được sự đầu tư thích đáng của nhà nước cũng như sự quan tâm chỉđạo của Đảng và nhà nước, Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã có đủ điềukiện về nhân lực, trí lực, tài lực và vật lực cho sự phát triển với tầm vóccủa một Thư viện chuyên ngành lớn nhất cả nước

* Cấu trúc dữ liệu

Dữ liệu được phân biệt ra làm 2 loại, đó là dữ liệu sơ cấp và dữ liệu

có cấu trúc, dữ liệu có cấu trúc là tập hợp các dữ liệu sơ cấp có thể tổ chức,sắp xếp và truy cập được Có nhiều loại hình cấu trúc như: các bảng, cácbiểu ghi, các danh sách CSDL là cấp tổ chức cao nhất của dữ liệu CácCSDL của Thư viện được xác định bởi các thành phần Bảng xác địnhCFDT - Field Definiton table), bảng chọn trường (FST - Fild SelectionTable), worksheet nhập dữ liệu, Format trình bày dữ liệu

Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã thiết lập tin riêng phù hợp với tínhchất, đặc điểm yêu cầu xây dựng và khai thác CSDL của Thư viện Phiếunhập tin của CSDL gồm 3 loại: phiếu nhập tin CSDL sách, phiếu nhập tinCSDL luận án/luận văn, phiếu nhập tin CSDL tạp chí Các trường đượcxác định trong các biểu ghi của CSDL sách là 33 trường.

1.7 Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật

Thư viện có tổng diện tích gần 900m2 được phân bố cho các phòng;phòng thông tin, phòng Giám đốc, phòng nghiệp vụ, phòng đọc sinh viên,phòng mượn sinh viên, phòng phục vụ giáo trình, phòng học tiếng Anh,trang thiết bị ánh sáng cùng bàn ghế, điều hòa, thiết bị truyền tin lưu trữthông tin khá hiện đại Trang thiết bị gồm: 23 máy vi tính, 4 máy in, 6 máyphô tô

CHƯƠNG II

NGHIÊN CỨU VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5.5 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

2 Lý do phải tin học hóa

Hệ thống “Quản lý Thư viện” từ trước kia hầu như quản lý bằngphương pháp thủ công nhưng các thao tác điều hành quản lý đều có tínhkhoa học và tổ chức hệ thống tốt Tuy vậy, hệ thống quản lý và điều hànhcòn đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của các thủ thư mà vẫn khôngtránh khỏi những nhầm lẫn sai sót Thực tế hiện nay độc giả đến Thư việnvới những nhu cầu rất cao và phức tạp, lượng sách báo phải cập nhật hàngtháng, hàng quý càng tăng để đảm bảo tính thời sự của các loại thông tin

Do vậy, phương pháp quản lý bằng phương pháp thủ công đã không cònphù hợp với thực tế đòi hỏi hiện nay Bên cạnh đó, nhu cầu của độc giả vềthông tin rất cần nhanh chóng và chính xác nội dung tài liệu cần quan tâm

Do đó với mỗi loại tài liệu thì cần phải được mô tả bằng nhữngthông tin giúp độc giả tìm đến nó một cách nhanh nhất Với người đọccũng cần được Thư viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số thông tincần thiết về bản thân, về sách mà người đó đã mượn của Thư viện Ngoài

ra, qua việc mượn đọc của độc giả, Thư viện có thể biết được những loạisách nào có nhu cầu mượn cao để xúc tiến việc cập nhật sách đảm bảođược các đầu sách và số lượng, hoặc ngược lại có thể tiến hành thanh lọcvới mục đích phục vụ độc giả tốt nhất

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong công tácthông tin tư liệu Thư viện Đại học Luật đã từng bước hiện đại hóa mọihoạt động của mình, đặc biệt đối với việc áp dụng kịp thời tin học hóa vàoThư viện Đại Học Luật Hà Nội Việc đưa tin học hóa sẽ được áp dụngngay trong công tác “tìm kiếm” “tra cứu”, “bổ sung”, “biên mục” côngviệc mà từ trước đến nay tốn nhiều thời gian công sức Đặc biệt trong côngtác quản lý bạn đọc, quản lý tổ chức kho có nhiều thuận lợi hơn Bên cạnh

đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống Thư viện có thể hòa nhập vào thế

giới phát triển công nghệ thông tin để hỗ trợ công tác quản lý sách và phục

Trong lĩnh vực Thư viện, việc ứng dụng tin học đã có những thànhcông đáng kể như giải quyết các công việc phức tạp, đảm bảo độ chính xác

an toàn, rút ngắn thời gian thực hiện

Đứng trước sự nghiệp giáo dục và đào tạo chung của nhà trường,xuất phát từ nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dậy của đội ngũ cán bộnghiên cứu và sinh viên, ngay từ năm 1998 Thư viện Đại Học Luật Hà Nội

đã từng bước áp dụng tin học hóa hoạt động Thông tin Thư viện một sốphần mềm như CDS/ISIS và hiện nay là phần mềm Libol 5.5 được đưa vào

sử dụng đã giúp người dùng tin trong việc khai thác tốt các CSDL của Thưviên với hệ thống máy tính hiện đại được nối mạng

2.2 Sơ lược về phần mềm tư liệu CDS/ISIS

CDS/ISIS (computer Documentation System-Intergreted Set ofInformation System) là phần mềm tư liệu UNESCO phát triển và phổ biến

từ năm 1985 Đây là một trong những phần mềm tư liệu được sử dụng chocác nước đang phát triển (trong đó có Việt Nam) CSDL/ISIS được trungtâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ Quốc gia Việt Nam hóa để sửdụng với bộ mã chuẩn Quốc gia Phần mềm này đã được Thư viện Đại họcLuật Hà Nội sử dụng từ 1998, chạy cả trên môi trường DOS và Windows

So với CDS/ISIS For DOS, CDS/ISIS for Windows có nhiều ưuđiểm vượt trội hơn chẳng hạn nó có các phương tiện trợ giúp liên kết siêuvăn bản và các phương tiện khác như bổ sung thay thế, xóa dữ liệu tựđộng… giúp người sử dụng có thể phát triển các ứng dụng riêng như cácphương tiện chức năng bổ sung khác ngoài phương tiện chuẩn của chươngtrình Vì vậy UNESCO với chức năng: Phần mềm CDS/ISIS for Windows

đã được sử dụng trong việc quản lý và khai thác 4 CSDL chính do Thưviện Đó là CSDL LIBCAT, CSDL LAWDOC, CSDL trích tạp chí vàCSDL toàn văn các bài tạp chí

Mặc dù CDS/ISIS hỗ trợ tra cứu nhanh chóng dễ dàng song đây vẫnchỉ là phần mềm tư liệu, chủ yếu phục vụ tra cứu tài liệu Ngoài công táctra cứu Thư viện còn rất nhiều hoạt động khác như quản lý người dùng tin,

bổ sung, thống kê tài liệu… tuy nhiên, phần mềm này không thể đảmnhiệm được các công việc trên vì vậy cán bộ Thư viện vẫn phải tiến hànhthủ công, sức người là chính Đây chính là thách thức khó khăn đối vớiThư viện Đại học Luật Hà Nội khi tiến hành hoàn thiện tin học hóa cáckhâu Thư viện

Cùng với sự phát triển của thông tin, hoạt động thông tin Thư việntrong các trường Đại học nói chung và Thư viện Đại học Luật nói riêng,Thư viện là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của nhàtrường Vì thế Thư viện không chỉ là nơi lưu giữ thông tin và các hoạtđộng thành quả trí tuệ của loài người, mà trình độ phát triển của Thư viện

đã và đang trở thành một trong những yếu tố biểu thị sự phát triển của đấtnước và xã hội trong nền văn minh tri thức

Yếu tố thuận lợi đầu tiên và hết sức quan trọng là sự quan tâm củaĐảng và nhà nước đến công tác xây dựng và phát triển của ngành Thưviện Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của Trung tâm Thông tin Thư viện

đủ để xử lý bảo quản tài liệu và kết nối mạng WAN, mạng LAN,INTERNET… bên cạnh đó Thư viện đã trang bị thêm nhiều máy tính, mởrộng và nâng cấp cấu hình các thiết bị kèm theo đó là các phần mềm mới

có nhiều tiện ích

Với cơ cấu tổ chức hợp lý, đội ngũ cán bộ Thư viện hiện nay là khảnăng tiềm tàng của Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHLHN, sựphân công đúng người, đúng việc đã và đang phát huy được vai trò vànăng lực của các cán bộ trong công tác nghiệp vụ, năng động và sáng tạotrong việc ứng dụng CNTT trong hoạt động Thư viện Thư viện Đại họcLuật Hà Nội đã không ngừng hoạt động của mình Thư viện đã chuyểnsang áp dụng phần mềm Libol 5.0 với khả năng giải quyết những hạn chếcủa phần mềm tư liệu CDS/ISIS.

2.3 Khái quát nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol

2.3.1 Sự ra đời của phần mềm Libol

Libol là giải pháp xây dựng Thư viện điện tử, Thư viện số hóa vàquản lý tích hợp nghiệp vụ Thư viện giải pháp phần mềm Libol đã đượccông ty công nghệ Tinh Vân xây dựng và phát triển từ năm 1997, với sựhợp tác về nghiệp vụ Quốc gia và trung tâm thông tin tư liệu KHCN Quốcgia Trong năm 1998 sản phẩm Libol là một trong 10 sản phẩm phần mềm

đã được ban chỉ đạo chương trình quốc gia về công nghệ thông tin tài trợtrong chương trình hỗ trợ các sản phẩm phần mềm nội địa

Phần mềm này có thể hỗ trợ nghiệp vụ quản lý Thư viện phù hợpvới điều kiện và hoàn cảnh của Thư viện Việt Nam

Thứ nhất: Libol là phần mềm tích hợp và quản lý Thư viện với

nhiều phân hệ qua trình duyệt WEB, cho phép hoàn thiện công tác tin họchóa Thư viện

Thứ hai: Libol ngoài việc cho phép sử dụng nhiều chuẩn phân loại

khác nhau như chuẩn UDC, DDC, LCC, người dùng còn tiếp cận với nhiềungôn ngữ khác nhau, được hỗ trợ bảng mã UNICODE

Thứ ba: Nhờ chức năng riêng biệt của cổng phần mềm Libol cho

phép kết nối trao đổi thông tin giữa các Thư viện trong và ngoài nước

Thứ tư: Ngoài việc tra cứu CSDL, phần mềm Libol đảm nhận các

khâu trong hoạt động của Thư viện, theo hướng tin học hóa, tạo tiền đề xâydựng Thư viện điện tử

Hiện nay 4 CSDL được quản lý bởi CDS/ISIS đã chuyển sang 5CSDL được quản lý bởi Libol 5.5 Đó là CSDL sách: CSDL luận án (luậnvăn) CSDL ấn phẩm định kỳ, CSDL sách điện tử.

CSDL sách được chuyển từ CSDL Libcat, hiện này CSDL này đãlên tới khoảng 8.000 biểu ghi

CSDL luận án (luận văn)

Được chuyển từ CSDL LAWDOC, hiện CSDL này được cập nhậtkhoảng 3.000 biểu ghi

CSDL ấn phẩm định kỳ

Được chuyển từ CSDL toàn văn các bài trích tạp chí chọn lọc HiệnCSDL ấn phẩm định kỳ đã có tài liệu toàn văn phục vụ tra cứu

CSDL sách điện tử

Đây là CSDL mới gần 300 chuyên đề như các chuyên đề luật hình

sự, luật hôn nhân và gia đình, luật kinh tế

CSDL bài trích

Đây là CSDL được chuyển từ CSDL bài trích tạp chí chuyên ngành

Để tìm kiến thông tin trên CSDL này Libol đã xây dựng 3 mức tracứu tìm kiếm, tìm đơn giản, tìm chi tiết, tìm nâng cao

Tại các trường nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, chỉ số DDC, ngônngữ, từ khóa, đều có từ điển tham chiếu mẫu tìm kiếm của Libol đượcminh họa bằng giao diện sau

Giao diện chính của phần mềm Libol 5.5 2.3.2 Sự phát triển của phần mềm Libol

Ngay từ khi ra đời phần mềm Libol đã nhận được sự hưởng ứng tíchcực từ các Thư viện và được các trung tâm thông tin tư liệu đánh giá rấtcao do những tính năng ưu việt của nó

Ban đầu Libol phiên bản 1.0 chỉ có 3 phân hệ bao gồm phân hệ

“biên mục”, “phân hệ tra cứu” và “phân hệ quản trị” người sử dụng, với 3phân hệ này Libol được ứng dụng tại Thư viện nhỏ của các cơ quan vàmang tính chất quản lý đơn thuần Sau 1 thời gian Libol được sử dụng tạiThư viện của ban chỉ đạo chương trình Quốc gia về công nghệ thông tin,sản phẩm Libol phiên bản 1.0 cho thấy chưa thể đáp ứng với yêu cầu thực

tế tại những Thư viện có nhiều bạn đọc và quản lý Thư viện chuyênnghiệp

Từ những yêu cầu tại Thư viện ban chỉ đạo chương trình Quốc gia

về Công nghệ thông tin kết hợp với những nghiên cứu tại một số Thư viện

chuyên ngành, Libol phiên bản 1.0 đã được nâng cấp lên thành phiên bản2.0 với đầy đủ các tính năng khai thác và quản lý cho những Thư việnchuyên ngành và Thư viện công cộng Libol 2.0 có 6 phân hệ, “phân hệ tracứu”, “phân hệ biên mục”, “phân hệ bổ sung”, “phân hệ bạn đọc”, “phân

hệ mượn trả”, “phân hệ quản lý” người dùng Những phân hệ này đã đápứng được tất cả những yêu cầu của nghiệp vụ quản lý Thư viện chuyênngành, Thư viện của các trung tâm thông tin và Thư viện công cộng Giaiđoạn này Libol đã được sử dụng ở một số Thư viện như Thư viện của họcviện kỹ thuật quân sự, Thư viện của bảo tàng lịch sử…đặc biệt là việc chạythử Libol tại Thư viện Quốc gia để quản lý nghiệp vụ Thư viện của 1 Thưviện lớn hàng đầu tại Việt Nam đã giúp cho công ty Tinh Vân nhận biếtđược những yếu điểm của Libol phiên bản 2.0

Với sự hợp tác của Thư viện Quốc gia và trung tâm thông tin tư liệuKHCN Quốc gia, Libol đã được nâng cấp lên thành phiên bản 3.0 với mộtloạt chức năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho quản lý nghiệp vụ Thư việntại các Thư viện lớn với đầu ấn phẩm vài triệu bản ghi bằng nhiều ngônngữ khác nhau Libol 3.0 được kết hợp thêm 1 số chức năng rất quan trọngnhư chuyển dữ liệu theo các chuẩn khác nhau, xây dựng thêm phân hệquản lý ấn phẩm định kỳ và hoàn thiện quá trình hóa tự động hóa nghiệp

vụ Thư viện như sử dụng mã vạch trong quá trình quản lý ấn phẩm thôngtin và thẻ bạn đọc Đặc biệt Libol 3.0 ra đời đã mở ra một tiềm năng rất tolớn cho sự phát triển của Thư viện điện tử tại Việt Nam Bằng các chứcnăng quản lý đa phương tiện, đa ngôn ngữ kết hợp với khả năng quản lý và

tự động hóa các nghiệp vụ Thư viện, Libol đã thực sự trở thành sản phẩmphần mềm Việt Nam đầu tiên về Thư viện điển tử tích hợp với nghiệp vụThư viện truyền thống

Đến nay, Libol đã phát triển lên phiên bản 5.5 và Thư viện Đại họcLuật Hà Nội đang sử dụng phiên bản này

2.3.3 Đặc điểm của phần mềm Libol

Libol hoạt động trên 1 CSDL và cơ chế quản lý thống nhất Tuynhiên, để đảm bảo các quy tắc nghiệp vụ được phân tách 1 cách rõ ràng,phiên bản Libol hiện thời được chia thành và phân hệ Mỗi phân hệ đảmtrách 1 hoạt động nhiệm vụ của Thư viện Các phân hệ được thiết kế vớimức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này

sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác Đồng thờicác phân hệ cũng có khả năng chia sẻ dữ liệu và liên kết hoạt động theo môhình phối hợp của các quy tắc nghiệp vụ Thư viện trong thực tế các phân

hệ mới sẽ luôn được thêm mới và bổ sung tính năng để tận dụng đượcnhững thành tựu mới trong ngành Công Nghệ Thông Tin cũng như điện tửkịp với những đổi thay nhanh chóng của hoạt động quản lý Thư viện

* Các phân hệ của chương trình bao gồm:

 Phân hệ tra cứu (OPAC)

 Phân hệ mượn liên Thư viện (ILL)

 Phân hệ quản lý

2.3.4 Các tính năng của phần mềm Libol

Libol 5.5 là phần mềm mới nhất của công ty Tinh Vân cho đến thờiđiểm này với các tính năng quan trọng như:

- Hỗ trợ mọi nghiệp vụ quản lý Thư viện hiện đại

- Hỗ trợ khung biên mục UNIMAC hoặc MARC21

- Nhập xuất dữ liệu theo khuôn dạng mẫu chuẩn ISO 2709 hoặcSML MARC

- Tích hợp với các thiết bị mã vạch và thẻ từ

- Công cụ xây dựng Thư viện điện tử theo các tiêu chuẩn về BOOK

E Liên kết các Thư viện trực tuyến qua giao thức Z39.50

- Hỗ trợ đa ngữ (Anh, Việt, Nga, Trung…) theo tiêu chẩuUNICODE

- Tìm kiến toàn văn trên ấn phẩm điện tử

- Hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ với khả sắp xếp tìm kiếm phân biệt hoặckhông phân biệt chữ hoa, chữ thường

- Tùy biến giao diện, khung biên mục, danh mục đầu ra

- Tích hợp với mọi dạng dữ liệu số hóa

- Một phiên bản duy nhất có tính năng tương đương cho cả hai phân

hệ quản trị CSDL, MS, Server và Oracle

- Giao diện 100% trên Website

* Liobl là phần mềm Thư viện được thiết kế theo hai nguyên tắc chủđạo nó được chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến

+ Về mặt công nghệ: Libol được tích hợp các phân hệ nghiệp vụtrong giao diện thống nhất nhằm khai thác một CSDL chung, nhưng nó dễdàng liên kết với các phần mềm khác hoặc bổ sung thêm tính năng, giaodiện cấu trúc dữ liệu mới

+ Về nghiệp vụ: nó áp dụng chuẩn Thư mục, chuẩn quốc tếUNIMARC, MARC21, ISO 2709, AACR2, ISBD để cung cấp các tínhnăng đặc thù cho Thư viện

Chính vì vậy Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã từng bước ứng dụngtừng phân hệ chính trong hoạt động thông tin Thư viện của mình

2.4 Nghiên cứu việc triển khai các phân hệ

2.4.1 Phân hệ bổ sung

Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lượng hoạt độngcủa Thư viện Việc đảm bảo vốn tài liệu phải luôn phù hợp với chức năngnhiệm vụ của Thư viện chính là duy trì “sự sống” cho Thư viện Bổ sungluôn được tiến hành đều đặn, đảm bảo nhu cầu phục vụ trước mắt, vừamang tính tiện dụng và nhu cầu hiện đại hóa cho mọi hoạt động của Thưviện Do vậy công tác bổ sung của Thư viện tuân theo nguyên tắc cơ bảnnhất, đó là các tư liệu bổ sung phải mang tính Đảng, tính định hướng, tính

hệ thống, tính khoa học và kế hoạch trong của công tác này Ngoài ra khitiến hành bổ sung, Thư viện còn quan tâm đến một số nguyên tắc: bổ sungđúng diện, điều hòa phối hợp và chính xác, mới với phương châm “bổsung thường xuyên và quan trọng hơn là phải bổ sung kịp thời”

Phần mềm Libol với phân hệ bổ sung tiện ích rất nhiều cho các bộphận Thư viện trong việc tiết kiệm thời gian và công sức Phân hệ bổ sungcung cấp rất nhiều những chức năng thuận tiện như tích hợp mã vạch, quản

lý kho, thống kê, quản lý quỹ…Tuy nhiên trên thực tế Thư viện Đại họcLuật HN chưa có điều kiện để ứng dụng hết tất cả các tính năng mà Libolcung cấp Do vậy ở phân hệ này cũng như ở các phân hệ sau em trình bàynhững tính năng mà Thư viện đã ứng dụng

Phân hệ bổ sung giúp cho Thư viện có thể quản lý công tác bổ sunghiệu quả Qua phân hệ này, Thư viện có thể “lập đơn đặt hàng”, lên danhsách các ấn phẩm “đặt mua”, lựa chọn “nhà phát hành”, theo dõi thời giangiao hàng và lập “khiếu nại” nếu như việc bàn giao diễn ra không đúnghợp đồng Đồng thời còn cho phép quản lý bổ sung từ các nguồn khác nhưtrao đổi tặng biếu…

Phân hệ giúp tiến hành “kiểm kê” và “quản lý” kho sách dễ dàng.Đồng thời với tính năng “thống kê”, “phân loại” dưới dạng bảng biểu và

đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báocáo hàng ngày, báo cáo hàng năm hay các dạng đồ thị phản ánh các ấnphẩm theo kho hay theo chủng loại…

Thực tế ứng dụng các tính năng

Tính năng bổ sung:

Giao diện tính năng bổ sung

Sách sau khi được mua về, trước khi đưa vào kho của Thư viện cầnphải biên soạn một số thông tin cơ bản liên quan đến ấn phẩm đó, còn cácthông tin chi tiết khác sẽ được biên mục sau tại phân hệ biên mục Tạichức năng này, thư viện sẽ được cung cấp 2 cách biên mục sơ lược cho 2loại ấn phẩm là ấn phẩm được mua về theo đơn đặt và ấn phẩm được bổsung không theo đơn đặt Sở dĩ phải phân ra làm 2 là bởi nếu sách muatheo đơn đặt, thì một số thông tin cần thiết về sách đã được điền trước đó(như trên) sẽ tự động hiển thị ra ở tính năng này nếu ta chọn, lúc này cán

bộ thư viện chỉ việc hoàn thiện thêm các thông tin chi tiết khác cho sách.Còn đối với sách không được bổ sung theo đơn đặt người dùng sẽ phảinhập đầy đủ các thông tin cần thiết về cuốn sách đó

Giao diện bổ sung ở chức năng này sẽ cung cấp cho ta một tính nănghết sức quan trọng đó là tạo chỉ số đăng ký cá biệt (ĐKCB) Sách sau khiđược đưa vào kho (được thực hiện ở khâu trước đó) sẽ được đánh số thứ tựtăng dần Chương trình sẽ dựa vào các giá trị mà cán bộ thư viện vừa cậpnhật làm căn cứ để tăng dần số thứ tự Trên cơ sở đó, chương trình sẽ tựđộng sinh ra những chỉ số đăng ký cá biệt.

Tuy nhiên trên thực tế đề phòng khi có sự nhầm lẫn hay mất sốĐKCB ở sách, các cán bộ Thư viện luật vẫn phải lưu số ĐKCB vào sổĐKCB theo cách truyền thống

Tạo yêu cầu bổ sung cho ấn phẩm định kỳ

Sau khi đơn đặt song cán bộ Thư viện có thể lập yêu cầu bằng cáchnhập những thông tin vào ô trong giao diện bổ sung ấn phẩm định kỳ.Nhấn nút “tải về qua Z39.50” Trong giao diện này người dùng phải nhậpthêm một số thông tin vào các ô “số kỳ”, “ngày bắt đầu đặt” “ngày kếtthúc đặt” và lựa chọn thông tin phù hợp với ấn phẩm trong hộp lựa chọn

“cấp định kỳ” Sau khi lập song thì nhấn “lập yêu cầu” để kết thúc côngviệc tạo yêu cầu bổ sung 1 ấn phẩm định kỳ

Nhấn “đặt lại” để nhập lại thông tin cho ấn phẩm định kỳ cần bổsung

Khi duyệt yêu cầu chỉ cần kích chuột vào những ô trắng trong cột

“Đánh dấu chọn” phía trước tên ấn phẩm rồi kích chuột vào ô “duyệt” (saukhi được duyệt nền của cột “duyệt” bên cạnh tên ấn phẩm sẽ chuyển quamàu đỏ)

Kích vào ô “Thôi duyệt” nếu muốn bỏ những yêu cầu đã duyệt trướcđó

Kích vào ô “Xóa” nếu muốn loại bỏ yêu cầu bổ sung ấn phẩm đó.Kích vào ô “Làm lại” nếu muốn thực hiện lại việc duyệt yêu cầu

Ví dụ: Danh sách những yêu cầu mua ấn phẩm

Thông tin kinh tế với việc quản lý nền kinh tế thị trường/TS ĐườngVinh Sường-:Tư pháp,2004

Dạng tài liệu: SHVật mang tin: G

Ê Arbiriton Intermational (N0 1.2.3.4)

Dạng tài liệu: TTVật mang tin: G

Quản lý đơn đặt

Công việc tiếp theo của người cán bộ để tạo một đơn đặt mới vàquản lý toàn bộ đơn đặt có trong Thư viện thì phải thông qua “duyệt xem”.Khi tài liệu đã bổ sung về ta “chọn tài liệu” và đánh dấu vào ô trắng bêntrái để chọn những tài liệu hiện có Sau đó ta bấm vào “kiểm kê” để kiểmtra số lượng thực nhận có đúng với số lượng mà ta đã đặt, rồi bấm vào

“cập nhật” Đơn đặt xong chọn “chuyển trạnh thái”

Biên mục

Trước khi một ấn phẩm được nhập vào kho của Thư viện, việc đầutiên của cán bộ Thư viện là biên mục sơ lược một số thông tin có liên quanđến ấn phẩm đó còn các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ được biên mụctrong phân hệ biên mục Trong biên mục sơ lược đã có sẵn danh sách ấnphẩm theo đơn đặt ta chỉ việc “chọn ấn phẩm” và biên mục, sau đó nhấnchuột vào ô “cập nhật”

Xếp giá

Sau khi biên mục song Cán bộ Thư viện sử dụng chức năng này để

bổ sung mã xếp giá cho ấn phẩm được bổ sung vào Thư viện Chức năngnày được chia thành hai mảng chính là: Thông tin xếp giá bổ sung vàthông tin xếp giá hiện thời

Thông tin xếp giá bổ sung: Là đường liên kết để cán bộ tìm mã tàiliệu của ấn phẩm và mã số đơn đặt cần bổ sung dữ liệu xếp giá

Ví dụ: Thông tin xếp giá bổ sung

Nguồn bổ sung theo hợp đồng

Kiểu tư liệu (lưu thông) sách

Vị trí xếp giá: Thư viện: Kho: DGV : HLU

Bổ sung (a)

Giá sách :VH

ĐKCB: DSVVH000123

Ngày bổ sung 5/1/2005

Thông tin xếp giá hiện thời: Tài liệu sau khi xếp giá trong các kho sẽđược đánh số thứ tự tăng dần Chức năng này giúp cho Cán bộ Thư việnchỉnh lại số thứ tự hiện thời Chương trình sẽ dựa trên giá trị mà ngườidùng vừa cập nhật để làm căn cứ tăng dần số thứ tự những sách được bổsung tiếp theo Trên cơ sở đó, chương trình tự động sinh những chỉ số đăng

ký cá biệt

Khuôn dạng nhãn bìa

Mỗi Thư viện có những khuôn dạng nhãn sách khác nhau Với chứcnăng này, Thư viện có thể tự thiết kế những khuôn dạng Đăng ký cá biệtcho nhãn sách sao cho phù hợp với Thư viện của mình Với tính năng nàyđược ứng dụng khá tốt và chi tiết phù hợp với đặc điểm riêng của Thư việntrường Luật - điều này cũng thể hiện tính năng dễ dàng tuỳ biến của Libol

Giao diện nhãn sách của trường ĐHLHN

In mã vạch

Bên cạnh việc in nhãn cho tài liệu, Libol 5.5 còn cung cấp khả năng

in mã vạch cho các ấn phẩm được nhập về Khi thực hiện in mã vạch, cho

ấn phẩm được nhập về Việc in mã vạch, cán bộ Thư viện cần phải điềnđầy đủ các thông tin về đối tượng cần in, nội dung in và cả khuôn dạng in.Các thông tin này phải được điền đầy đủ ở 3 cột là cột điều kiện lọc, cột

DGVK 0052

ĐẠI HỌC LUẬT HN THƯ VIỆN 3K5H M312H 1995

34(V) 232 H100TR 1996 DGVLA0003

ĐẠI HỌC LUẬT HN THƯ VIỆN 34(V)202 L431NG 1996

DGVLA 0006

nội dung in và cột khuôn dạng mã vạch Sau đó cán bộ in mã vạch chotừng chỉ số đăng ký cá biệt Tạo khả năng quản lý ngân sách bổ sung, theodõi quỹ với khả năng dự chi, thực chi Khả năng quy đổi tỷ giá theo thờiđiểm thanh toán theo các đơn vị tiền tệ khác nhau In ra các báo cáo tìnhtrạng quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.

Kho

Chức năng phân kho cũng là công việc tương đối cần thiết của mỗiThư viện Khi sách được phân ra nhiều kho công việc của cán bộ là phảicập nhật, lưu trữ lại trên máy, sau đó tiến hành kiểm kê sách trong kho sốlượng sách hiện thời và đã luân chuyển cho bạn đọc Tiếp đó tiến hành xếplại giá, thanh lý, luân chuyển

Thống kê

Nhóm chức năng thống kê được coi là nhóm chức năng cuối cùngtrong phân hệ sổ sung Chức năng này giúp cán bộ Thư viện có được cáinhìn tổng quát về quá trình bổ sung Dựa vào đó để lên kế hoạch bổ sungcho hợp lý, phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao Những thống kê được hiểnthị theo dạng biểu đồ hình cột

Có rất nhiều kiểu thống kê như: Thống kê toàn bộ giai đoạn, thống

kê bổ sung theo thời gian, thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm

Giao diện thống kê của phân hệ bổ sung

Nhận xét

Phân hệ quản lý công tác bổ sung cũng như phần mềm Libol 5.5 làchương trình còn tương đối mới lạ ở nước ta, vì thế trong quá trình sử dụngcủa phân hệ vẫn chưa khai thác được hết những tính năng ưu việt của nó.Tuy nhiên việc áp dụng phần mềm này đã có những bước thành công nhấtđịnh: như việc thường xuyên thực hiện các tính năng kiểm kê, báo cáo tìnhtrạng kho, tiến hành thanh lý Trong khâu đầu tiên của nhóm chức năngđơn đặt các thao tác như chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt mẫu, quản lý đơnđặt, soạn mẫu đơn… hầu như chưa được đưa vào sử dụng một cách thực sựtheo hướng dẫn của Libol Tuy nhiên tất cả các khâu được ứng dụng đềuđược ứng dụng rất hiệu quả, đặc biệt như khâu in mã vạch Dù mới ứngdụng nhưng hầu như các sách mới đều được đánh mã vạch để tiến hànhquản lý, còn các sách cũ mà bạn đang giữ, hiện nay đang tiến hành thu hồikhẩn trương để thực hiện dán mã vạch

2.4.2 Phân hệ quản lý

Giao diện của phân hệ quản lý

Xây dựng phân hệ quản lý Thư viện là phân hệ có hệ thống được tổchức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tingiúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạtđộng Thư viện cũng như trong công tác giảng dậy, học tập của sinh viêntrong trường Đại học Luật Phân hệ quản lý phân thành nhiều tính năngphân hệ được sử dụng từ cấp trên rồi mới phân quyền cho cấp dưới vàchuyển từ cấp dưới lên cấp trên

Phân hệ Quản lý Thư viện còn có khả năng thực hiện truy xuấtthông tin về sách, về độc giả về mượn trả, về số lượng sách có trong Thưviện và xử lý về mượn trả quá hạn, đúng hạn, các thông tin liên quan đếnviệc Quản lý Thư viện một cách nhanh chóng và chính xác

Đối với người khai thác hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệunhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện

có khả năng phát hiện lỗi tốt Do đó mà Phân hệ quản lý được giao chongười quản trị cao nhất có quyền sử dụng ban hành, với khả năng tạo mới

và gán quyền cho các tài khoản truy cập vào các phân hệ khác cũng như

rút bớt quyền hay hủy các “tài khoản” đang sử dụng Phân hệ quản lý còncung cấp cho người dùng khả năng lập các báo cáo, thống kê về các hoạtđộng của người dùng tại phân hệ này cũng như phân hệ khác:

+ Thiết đặt các tham số làm việc cho toàn bộ hệ thống bật tắt cáctính năng của các phân hệ trong chương trình

+ Chức năng có mục đích tạo mới các tên đăng nhập vào các phân

hệ của Libol 5.5 thay đổi thông tin về những tên đăng nhập đã có

Các tính n ă ng chi tiết của phân hệ

Người dùng mới

Phân hệ cho phép người dùng mới tạo một tài khoản truy nhập vàocác phân hệ trong chương trình

Trước hết phân hệ cho phép nhập tên vào ô “họ tên” tiếp theo là các

ô “đăng nhập” đánh “mật khẩu”, “gõ lại mật khẩu”, phân hệ cho các tàikhoản đăng nhập các phân hệ của Libol 5.5 Sau đó phân hệ xác địnhquyền truy cập Biên mục, Bổ sung, Bạn đọc, Mượn trả, Lưu thông, Tracứu, Quản lý Giám đốc có thể chọn một trong số cấp ban quyền:

- số 0: Không có quyền truy cập

- Số 1: Quyền truy cập mức cao

- Số 2: Quyền truy cập mức thấp

Nếu như Giám đốc muốn phân quyền cho các tài khoản này nhữngquyền cụ thể hay muốn hạn chế một số quyền cụ thể cho tài khoản của cácphân hệ trên chỉ việc nhấn nút và liên kết “các quyền”

Người dùng hiện thời

Chức năng này cho phép ta thay đổi lại thông tin của một ngườidùng đã có trong chương trình hoặc xóa bỏ một người dùng nào đó Đểthay đổi lại thông tin, Giám đốc chỉ cần nhấn chuột lên tên người cung cấp

“tài khoản” truy cập vào Libol 5.5 Tất cả thông tin về người dùng đượclựa chọn sẽ được hiển thị trong giao diện trên

Để xóa 1: Người dùng ra khỏi danh sách, Giám đốc thực hiện nhưsau:

Bước 1: Nhấn chuột vào nút đánh dấu bên cạnh tên người dùng cầnxóa.

Bước 2: Bấm nút xóa

Truy nhập vào phân hệ

Muốn truy nhập vào phân hệ quản lý, Giám đốc nhập tên vào ô

“Tên”, nhập mật khẩu vào ô “Mật khẩu”, sau đó nhấn chuột vào nút “Đăngnhập” Chức năng này giúp cho việc bảo mật trong công tác quản lý đượcchặt chẽ và hiệu quả hơn

Nhật ký hệ thống

Thực đơn này cho phép Giám đốc thống kê rà sát mọi tính nănghoạt động hệ thống Qua phân hệ mà Giám đốc có khả năng nhận biếttrong một thời gian nhất định có những máy nào, người nào đang làm việc

ở phân hệ nào Song Giám đốc cũng có thể thay đổi được các chế độ ghiLog, hoặc xóa chế độ ghi log cho phù hợp với công tác quản lý của Thưviện

Thay đổi chế độ ghi Log

Giám đốc là người quản lý từng phân hệ của phần mềm Libol 5.5công việc của Giám đốc luôn phải nắm bắt được từng chức năng của phân

hệ Vì vậy Giám đốc là người điều hành nhập, xóa những tính năng cầnthiết hoặc hủy bỏ những tính năng không cần thiết bằng cách:

Lựa chọn tên trong phân hệ có các chức năng cần điều chỉnh bằngcách nhấn chuột lên “tên” của phân hệ cần thay đổi

Tất cả các chức năng của phân hệ đó sẽ được liệt kê ngay phía dướitên của phân hệ Người dùng nhấn chuột lên ô lựa chọn nằm cùng hàng vớichức năng cần bật hay tắt chế độ ghi Log

Tra cứu Log

Tính năng Tra cứu Log được chia làm ba nhóm thông tin Giám đốc

có thể nhập thông tin cho một hoặc nhiều nhóm trong cùng một yêu cầu tracứu Đó là nhóm:

- Thời gian sử dụng: Trong nhóm này Giám đốc có thể xem các hoạtđộng của Thư viện trong khoảng thời gian xác định bằng cách:

+ Nhập vào ô “Từ” và ô “Tới’ (thông thường giá trị trong ô nàyđược hiển thị mặc định là ngày hiện thời), nếu như Giám đốc muốn xemtrong khoảng thời gian được xác định cụ thể về thời điểm đầu và thời điểmcuối cần xem Tương tự như các ô nhập giá trị khác trong chương trình, đểxem lịch trước khi nhập, Giám đốc nhấn vào đường liên kết “Lịch”

+ Trong trường hợp chỉ nhập giá trị vào ô “Từ” không nhập giá trịcho ô ‘Tới’ chương trình sẽ hiển thị các hoạt động của Thư viện được tính

từ thời điểm Thư viện bắt đầu hoạt động cho tới thời điểm được Giám đốcxác định trong ô ‘Từ’

+ Trong trường hợp chỉ nhập giá trị vào ô ‘Tới’, không nhập giá trịcho ô ‘Từ’, chương trình sẽ hiển thị các hoạt động của Thư viện được tính

từ thời điểm Giám đốc xác định trong ô “Từ” cho đến thời điểm hiện tại

+ Nhóm sự kiện: trong nhóm này, mọi chức năng của các phân hệđều được liệt kê, Giám đốc chọn tên sự kiện cần xem

Nhóm người dùng: Trong nhóm này liệt kê tất cả tên của nhữngngười dùng được cấp tài khoản để đăng nhập vào các phân hệ của chươngtrình

Sau khi xác định đầy đủ thông tin cần thiết, Giám đốc nhấn nút

“Tìm kiếm” để xem tình trạng hoạt động của Thư viện

Như vậy chức năng quản lý Thư viện duy trì hoạt động của hệ thốngmột cách thông suốt, máy chủ ở đây sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin của các

bộ phận trong Thư viện Giám đốc Thư viện có kế hoạch điều chỉnh tìnhhình mượn trả, nắm bắt các nhu cầu tin của bạn đọc thông qua phần mềmLibol Giám đốc đề ra phương án chỉ đạo cho thời gian tới Tại phòng nàyphần mềm Libol đã giúp cho việc quản lý chính xác và đạt hiệu quả hơn

2.4.3 Phân hệ tra cứu

Giao diện của phân hệ tra cứu

Ngày nay thay cho việc sử dụng những bộ thẻ mục lục cồng kềnh vàmất nhiều thời gian, độc giả đã có thể tìm tin trên máy tính với một khoảngthời gian vài giây hoặc vài phút Phần mềm Libol 5.5 linh hoạt đã trợ giúpđắc lực và hiệu qủa ngay cả đối với những độc giả ít kinh nghiệm trongviệc tìm tin Hơn thế nữa, các máy tính liên lạc được với nhau qua mạngcho phép người sử dụng máy tính tìm thấy những thông tin ở Thư việnmình hoặc Thư viện khác trong Đại học Luật Hà Nội qua mạng LAN(mạng cục bộ) và của nhiều Thư viện thuộc nhiều quốc gia khác trên thếgiới qua mạng diện rộng (WAN) Sự phát triển của INTERNET với cáctrang WEB cho phép độc giả của chúng ta truy cập thông tin toàn văn bản,kèm theo đồ họa, âm thanh, hình ảnh sống động Vì thế, trang bị máy tínhvới các phần mềm ứng dụng cùng với một MODEM, máy in phục vụ chotra cứu là rất cần thiết

Phân hệ tra cứu của Libol là cổng nối giúp cộng đồng bạn đọc vàThư viện giao tiếp với nhau được tiện lợi và hiệu quả của phân hệ này cóthể được tích hợp trên mạng Internet để tạo ra môi trường phục vụ bạn đọctra cứu và sử dụng thông tin do Thư viện cung cấp vào mọi lúc, mọi nơi.Khả năng tìm kiếm nhanh hỗ trợ đa ngôn ngữ theo bảng mã và phông chữUNICODE Người dùng có thể tra cứu đồng thời trên tổ hợp nhiều thuộctính của ấn phẩm theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tửLogic kết hợp giao diện còn hỗ trợ Tiếng Nga (phông Cyrillic) và TiếngTrung Quốc với các máy không hỗ trợ Unicode.

Phân hệ đưa ra các yêu cầu tra cứu còn được hỗ trợ thêm bằngnhững từ điển tham chiếu (Tác giả, Nhà xuất bản, Từ Khóa, Khung phânloại…) Phân hệ Tra cứu của Libol còn giúp cho Thư viện mang tới cộngđồng bạn đọc không chỉ những ấn phẩm ở dạng truyền thống mà còn cảnhững ấn phẩm ở dạng điển tử (các văn bản khoa học, sách điện tử, Phim,hình ảnh, Âm thanh) đặc biệt khả năng tìm kiếm toàn văn trên nhiềuFormat dữ liệu văn bản khác nhau (word, Excel, Rich Text format…) và

hỗ trợ mọi bảng mà Tiếng Việt thông dụng sẽ giúp cho việc khai thác các

dữ liệu số hóa của các ấn phẩm điện tử rất rõ ràng

Các tính năng hỗ trợ bạn đọc như “đặt mượn”, “giữ chỗ”, “gia hạn

ấn phẩm”, xem các Thông tin về tình trạng cá nhân cũng như khả năng chophép bạn đọc định ra các lĩnh vực quan tâm để tiếp nhận các thông báosách mới phù hợp làm cho phân hệ trở thành các trang Web cá biệt chotừng bạn đọc

Các tiện ích đi kèm như Tra từ điển, Hội thoại, Diễn đàn điện tử

giúp cộng đồng bạn đọc tìm các chia sẻ nhiều Thông tin bổ ích khác Đâycũng là nơi Thư viện có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực màbạn đọc quan tâm cũng như nhận các ý kiến phản hồi từ phía bạn đọc

Phân hệ tra cứu gồm các thành phần:

 Tra cứu chung

 Sách

 Bài trích

 ấn phẩm định kỳ

 Luận án

 Giáo trình

 Sách điện tử

Giải thích: Chức năng của phân hệ:

Phân hệ tra cứu chung: Nhằm giúp cả bạn đọc và nhân viên Thưviện tra cứu tìm kiếm mọi tài liệu đầu sách khác nhau theo mã, tên, chủ đềhoặc tác giả của sách…Ví dụ tìm tài liệu về chuyên ngành như: Luật hình

sự Luật tố tụng, Luật hôn nhân và gia đình Tìm các “luận án”, “luận văn”,

“Bài trích tạp chí” “ấn phẩm định kỳ”

Cụ thể danh sách tìm các “ấn phẩm đ inh kỳ”

1 Tạp chí Luật học/ trường ĐH Luật Hà Nội - 92tr; 27 cm

 Đăng ký cá biệt: không có thông tin xếp giá

2 Bảo vệ Pháp luật/ viện kiểm soát nhân dân tối cao - 32tr; 28cm

3 Pháp Luật/ Bộ Tư Pháp -34tr ;28 cm

Danh sách các “Luận án” tìm đ ược

1 Hợp đồng mua bán nhà ở trên địa bàn Thành phố Hà Nội quy địnhcủa bộ Luật Dân sự năm 1995 Luận văn thạc sĩ Luật học/Nguyễn VănTùng.-H,2005.-78tr;28cm+đĩa mềm

 Đăng ký cá biệt: DSVLA 001759.GVLA000635

2 Quyền tác giả đối với tác phẩm trong pháp luật dân sự Việt

Nam-1 số vấn đề lý luận và thực tiến: Luận văn Thạc sĩ Luật học/Trần ThịThanh Bình.-H,2005.-78tr;28cm + đĩa mềm

 Đăng ký cá biệt: DSVLA 001744, GVLA 000639

3 Những mâu thuẫn trong các quy định về hợp đồng giữa Bộ Luậtdân sự Pháp lệnh hợp đồng kinh tế và Luật thương mại Khóa luận tốtnghiệp/Nguyễn Thị Thu Thủy: Người hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Thị VânAnh - H: Trường Đại học Luật Hà Nội,2005.-63tr;30cm - Khóa luận tốtnghiệp Luật thương mại trường Đại học Luật Hà Nội Bộ giáo dục và đàotạo Bộ Tư Pháp

 Số định danh: 34(V) 207 NG-T2005

 Đăng ký cá biệt: DSVLA 001681Ngoài việc tra cứu chung cho các dạng tài liệu khác nhau Phân hệ

còn cho phép tìm theo kiểu Tìm đ ơn giản , Tìm chi tiết, Tìm nâng cao.

=>Tìm đơn giản: Là cách tìm thông dụng dễ hiểu với tính năng

thông dụng Tìm theo “nhan đề”, “Tác giả”, “chỉ số DDC”, “Từ khóa”,Dạng tài liệu, Sắp xếp theo, Giới hạn kết qủa tối đa của biểu ghi

Với điều kiện tra cứu được nhập đầy đủ thì chương trình sẽ Tra cứutìm ra kết qủa nhanh và chính xác Tuy nhiên nếu bạn đọc nhập vào khôngđầy đủ, các điều kiện đề ra thì chương trình sẽ tìm ra nhiều ấn phẩm khôngthỏa mãn điều kiện đặt ra Khi đó bạn đọc sẽ chọn ấn phẩm mà bạn đọccần

Có thể nói đây là một chức năng đáp ứng nhanh kịp thời, tiết kiệmthời gian mà bạn đọc vẫn tìm được ấn phẩm mà bạn cần Với cách thức dễ

sử dụng, không mang tính kỹ thuật cao, mọi người đều sử dụng được.Trong khi muốn tìm một ấn phẩm nào đó nếu bạn đọc không nhớ đượcnhan đề, tên tác giả thì có thể sử dụng “từ khóa” hay chỉ số DDC mà bạnđọc vẫn tìm được ấn phẩm thỏa mãn được nhu cầu về tài liệu của họ

=> Tìm chi tiết: Tính năng tìm chi tiết nó có mặt ưu việt như tìm

đơn giản, nhưng nó có ưu thế nữa là đáp ứng những Thông tin, những ấnphẩm mà bạn đọc yêu cầu, đảm bảo được những tài liệu mà bạn đọc thực

sự cần giúp bạn đọc giảm bớt hơn nữa về thời gian, có kết quả nhanhchóng nhưng lại có độ chính xác cao

=> Tìm nâng cao: Người dùng có thể dùng chọn điều kiện tìm kiếm

kết hợp các điều kiện chặt chẽ với nhau, thông qua các toán tử Logic(AND,OR,NOT) nhằm tìm ra kết quả chính xác

Tính năng tìm kiếm nâng cao quy định sử dụng ký tự “%” để giớihạn phạm vi cần tìm

Ví dụ cách tìm luật đất đai:

“% luật đất đai%”: có chứa từ “luật đất đai”

“luật đất đai%”: bắt đầu từ “luật đất đai”

“luật đất đai”: chính xác là từ “luật đất đai”