TỔ CHỨC bộ máy KIỂM TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN đại SIÊU THỊ MÊLINH

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần ĐS

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần ĐST Mêlinh (sau đau được gọi tắt là ĐST).

1.1.1 Tổng quan về ĐST Mêlinh.

Cuộc sống đô thị phát triển, những khoảng cách địa lý đã không còn là điều gìđáng kể khi nó được hỗ trợ bởi những phương tiện giao thông hiện đại Đó chính làtâm lý chung của những người đến dự buổi khai trương ĐST vật liệu xây dựng hoànthiện và đồ dùng dụng cụ gia đình MêLinh, một trong những dự án của Tập đoànT&M Trans, tại TRUNG TÂM THƯƠNG MạI Mêlinh PLAZA Km8 đường cao tốcThăng Long - Nội Bài

Mặc dù mới thành lập vào ngày 14 tháng 04 năm 2006, nhưng với sự nỗ lực củagần 200 công nhân viên của công ty cổ phần ĐST MêLinh (Melinh Hypermarket JSC)cùng hơn 30 chuyên gia và hệ thống siêu thị EMV- Profi của Cộng Hòa Liên BangĐức trong một thời gian chuẩn bị khá gấp rút, đã chính thức cho ra mắt ĐST Mêlinhvới 14.000m2 mặt bằng (khoảng 10.000m2 diện tích trưng bày) Tại đây trưng bày hơn40.000 mặt hàng với nhiều chủng loại phong phú khác nhau: 30% hàng hóa được nhậptrực tiếp từ các nhà cung cấp Châu Âu, gần 20% từ các nhà sản xuất Trung Quốc, 50%các sản phẩm còn lại được cung cấp bởi các nhà cung cấp và sản xuất tại Việt Nam.ĐST MêLinh là nơi góp mặt của nhiều thương hiệu nổi tiếng với 13 ngành hàng như:Sản phẩm đồ gia dụng và dụng cụ gia đình, đồ trang trí nội thất và mỹ nghệ, sản phẩmđiện tử, giải trí gia đình, sản phẩm điện gia dụng, đèn và thiết bị điện, xe đạp, xe máy

và phụ tùng, sản phẩm trang trí sân vườn và dụng cụ làm vườn, thiết bị, đồ dùng vănphòng và máy tính, thiết bị vệ sinh và phòng tắm, cửa, vách ngăn, vật liệu ốp sàn,dụng cụ điện, dụng cụ cầm tay, đồ kim khí, dụng cụ thể thao, đồ chơi Chúng ta dễdàng nhìn thấy các gian hàng rất thông thoáng trưng bày sản phẩm thật bắt mắt Ví dụnhư đồ dụng cụ gia đình và đồ gia dụng của hãng Silit, Zwilling, Fissler, Blacker… Đồtrang trí nội thất và mỹ nghệ của Warm, Gardinia, Repac Các sản phẩm điện tử, giảitrí gia đình của Sony, Samsung, TCL, California … Các sản phẩm điện gia dụng củaSony, Braun, Philips… xe đạp, xe máy của Suzuki, Attila, Kymco… Tóm lại không

thiếu thứ gì cho một cuộc sống tốt đẹp Điểm nối bật của ĐST Mêlinh đó là sự đa dạngcủa chủng loại sản phẩm, giá cả cũng hợp lý Tiện nhất là đối với những ai vừa xâynhà xong, có thể đến đây mua sắm trọn vẹn từ đồ nội thất, trang trí đến những vật dụngnhỏ nhất Tuy nhiên, ngại nhất là hơi xa và nếu chỉ mua đồ sinh hoạt thôi thì ở trungtâm Hà Nội đã có rất nhiều siêu thị lớn.

Với vị trí nằm trên đường vành đai và việc tổ chức khoa học các tuyến xe buýtmiễn phí (từ trung tâm Hà Nội đến ĐST Mêlinh đi hết khoảng 30- 40phút), bạn sẽ cómặt tại sân tổ hợp thương mại Mêlinh Plaza Bạn sẽ được thỏa thích mua sắm, ngắmnhìn các mặt hàng vật liệu xây dựng hoàn thiện và đồ dùng dụng cụ gia đình, vấn đề

về khoảng cách không phải là một trở ngại lớn Nhất là khi đến đây, khách hàng có thểđược mua sắm từ A đến Z các nhu cầu về hàng hóa, sự phong phú về các nhà cung cấptrong cùng một ngành hàng, mức độ cạnh tranh về giá cả, đặc biệt là có thể đảm bảocho nguồn gốc và chất lượng của các sản phẩm được trưng bày tại đây Bên cạnh đó,khách hàng sẽ có cơ hội mua sắm những sản phẩm lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam,cũng như có được sự thoải mái nhờ việc bài trí hàng hóa khoa học, mô phỏng thực tế,hợp lý, thuận tiện, phong cách phục vụ chuyên nghiệp và nhiều dịch vụ kèm theo khác.Ngoài mục đích mua sắm được các đồ gia dụng, dụng cụ gia đình và các đồ vậtliệu xây dựng hoàn thiện, bạn có thể lên tầng 2, tầng 3 hay hai tòa nhà vệ tinh để xem

và đặt mua các đồ nội thất đẹp đẽ sang trọng Bạn không phải lo khâu vận chuyển vì ởđây có xe chở hàng đến tận nhà

Mở cửa đón khách hàng từ 9h đến 20h các ngày trong tuần, đến với ĐST Mêlinhbạn sẽ choáng ngợp vì sự phong phú của các chủng loại hàng hóa và cả không gianmênh mông của nó nữa, ĐST MêLinh còn có hình thức bán buôn cho các khách hàngtrong nước thông qua hệ thống đặt hàng, bán hàng qua điện thoại, bán hàng trực tuyếnqua mạng Internet

Sự ra đời của ĐST MêLinh sẽ là bước khởi đầu trong kế hoạch phát triển chuỗisiêu thị vật liệu xây dựng hoàn thiện và đồ dùng dụng cụ gia đình của tập đoàn T&MTrans ra các thành phố lớn tại Việt Nam

Sứ mạng của ĐST Mêlinh là: điểm đến của người tiêu dùng và là nhà bán đồ nộithất làm hài lòng quý khách hàng Sứ mạng luôn là kim chỉ nam cho tất cả các hành

đọng của tổ chức, là điểm liên kết tất cả mọi người hướng đến mục tiêu chung của tổchức và có tính bề vững trong văn hóa của ĐST Mêlinh.

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của ĐST Mêlinh.

Tên công ty: Công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh

Tên giao dịch Quốc tế: Melinh hypermarket Joint stock company

Tên viết tắt: Melinh hypermarket JSC

Địa chỉ: Trung tâm thương mại vật liệu xây dựng và trang bị nội thất MêlinhPlaza, Km8 đường cao tóc Thăng Long- Nội Bài, thị trấn Quang Minh, huyện Mê linh,thành phố Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 043 8869996

Fax : 043 8869998

Công ty cổ phần ĐST Mêlinh được thành lập theo quyết định số 71/TC-UB ngày04/04/2006 của ủy ban nhân dân thành phố Hà nội và chính thức đi vào hoạt động theogiấy phép kinh doanh số 0103026549 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội cấp.Mêlinh Plaza - Tổ hợp thương mại vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất là

mô hình lần đầu tiên được xây dựng tại Việt Nam, bao gồm: Trung tâm thương mạiMêlinh Plaza là nơi trưng bày kinh doanh vật liệu xây dựng, nội thất và đồ dùng dụng

cụ gia đình, tòa nhà Mêlinh gồm khách sạn, văn phòng và căn hộ cao cấp có diện tíchgần 15.000 m2, khu nhà có diện tích gần 2.500 m2 và tổng kho Mêlinh Plaza với tổngdiện tích 20.000 m2 Mêlinh Plaza do T&M Viet Nam investment join stock companyđầu tư với tổng số vốn trên 24 triệu USD Trung tâm thương mại Mêlinh Plaza đượcxây dựng trên diện tích đất 67.000m2 với diện 71.500 m2 mặt sàn Tổng kho MêlinhPlaza nằm tại khu công nghiệp Quang minh trên diện tích đất 60.000 m2 với diện tíchkho 20.000 m2

Trung tâm thương mại Vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất Mêlinh Plazachính thức đi vào hoạt động 12/09/2006 Công ty cổ phần ĐST Mêlinh là công tythành viên của tập đoàn T&M Trans Việt Nam cùng với Eurowindow, sàn giao dịchHolding, Công ty đầu tư xây dựng số 1…

Sự ra đời của Đại Siêu Thị Mêlinh đã đánh dấu một bước tiến mới, góp phần đổimới và phát triển hệ thống thương mại Thủ đô văn minh, hiện đại

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.

Công ty cổ phần ĐST Mêlinh là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán riêng, cócon dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng

Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại theo mô hình cửa hàngtiện ích, siêu thị, trung tâm thương mại mang thương hiệu ĐST Mêlinh

Công ty cổ phần ĐST Mêlinh thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật và cơquan quan lý chuyên ngành có liên quan

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số 0103026549 ngày14/04/2006, sửa đổi lần 9 ngày 02/09/2009 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nộicấp đã ghi rõ ngành nghề kinh doanh như sau:

Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh của ĐST

1

Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương

tự, đèn và bộ đồ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân

vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh

4759

2 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết: bán buôn giường,

tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự 4649

3 - Bán lẻ trong siêu thị, trung thâm thương mại;

- Bán lẻ sản phẩm thuốc lá nội, thuốc lào trong các cửa hàng

chuyên doanh;

- Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh: rượu

mạnh, rượu vang, bia, các loại đồ uống nhẹ có chất ngọt, có

hoặc không có ga;

- Xuất nhập khẩu các loại hành hóa công ty kinh doanh, xuất

nhập khẩu ủy thác cho các đơn vị trong nước;

- Mua bán xe ô tô cũ, xe thể thao, xe địa hình (được Nhà Nước

cho phép);

- Môi giới thương mại, ủy thác mua bán hàng hóa, đại lý hàng

hóa, tổng đại lý mua bán hàng hóa, dịch vụ đấu giá hàng hóa;

- Mua sản phẩm từ hộ sản xuất nông nghiệp, sản xuất công

STT Tên ngành Mã ngành

nghiệp, nhà sản xuất khác và các nhà phân phối, mua bán

nông sản thô chưa chế biến (lông động vật, da chưa thuộc,

sữa tươi, các loại rau, củ, hạt, tơ, len thô);

- Kinh doanh bất động sản với quyên sở hữu hoặc đi thuê, kinh

doanh siêu thị, bán buôn, bán lẻ, hàng hóa;

- Đăng ký mua bán, ký gửi hàng hóa, nghiên cứu, phân tích thị

trường, tư vấn đầu tư (không ba gồm tư vấn pháp luật);

- Mua bán máy móc, thiết bị ngành công nghiệp; mua bán máy

móc, thiết bị xây dựng; giao thông vận tải;

- Lắp đặt hệ thống điện, điện lạnh, điều hòa không khí và

thang máy, mua bán và sản xuất vật liệu xây dựng;

- Mua bán và sản xuất hàng nông- lâm, mua bán và sản xuất

hàng thủy hải sản (trừ lâm sản nhà nước cấm);

- Xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông,

thủy lợi, xây dựng các công trình đường dây và trạm điện

đến 35KV, xây dựng cơ sở hạ tầng, san lâp mặt bằng, đối với

các ngành kinh doanh có đăng ký, doanh nghiệp chỉ kinh

doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

Ngành nghề chưa khớp với

hệ thống ngành kinh

tế Việt Nam

1.2.3 Quy trình kinh doanh sản phẩm của ĐST Mêlinh.

Do ĐST Mêlinh là công ty thương mại nên không có quy trình công nghệ sảnxuất sản phẩm mà thay vào đó là quy trình kinh doanh sản phẩm Dưới đây là quytrình kinh doanh sản phẩm của ĐST

Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh sản phẩm của Công ty cổ phần ĐST Mêlinh.

Kho Mêlinh

Khách hàng

Qua sơ đồ trên cho ta thấy hàng hóa nhập về từ NCC (thường các NCC đem hàngtới giao trực tiếp) tại khi của ĐST Mêlinh (sau đây được gọi tắt là ĐST) và được nhânviên kho kiểm nhận nhập vào trong kho của siêu thị Như đã trình bày ở trên, hàng hóacủa ĐST chủ yếu là hàng nhập khẩu từ nước ngoài nên khhi hàng được chuyển về kho

sẽ được nhân viên kho dán tem nhãn, cụ thể là tem phụ, mã hàng cho đúng xuất xứ,nguồn gốc, xong hàng hóa được nhân viên bán hàng đem lên quầy kệ trưng bày Quaquá trình tư vấn được khách hàng chấp nhận mua thì hàng hóa sẽ được giao cho khách

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần ĐST Mêlinh

1.3.1 Sơ đồ bộ máy.

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban.

a) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Đứng đầu công ty là chủ tịch hội đồng quản trị (chủ tịch HĐQT), chịu tráchnhiệm và quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty

Tổng giám đốc (TGĐ) chịu trách nhiệm về việc xây dựng các chiến lược kinhdoanh, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ

Phó tổng giám đốc (P.TGĐ) công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn và trực tiếp điềuhành hoạt động, thực hiện các kế hoạch theo chiến lược phát triển chung của công ty.P.TGĐ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tất cả các dịch vụ tại văn phòng Hà Nội, cótrách nhiệm báo cáo cho TGĐ

Các trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động của phòng do mình phụtrách Trưởng phòng chịu trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng mình thựchiện tốt công việc cũng như các điều lệ của công ty Trưởng phòng có nhiệm vụ rà soátcác báo cáo trước khi đưa lên cho TGĐ, P.TGĐ duyệt, thường xuyên báo cáo lên bangiám đốc tình hình công việc của phòng mình

Các phó phòng có trách nhiệm trợ giúp cho trưởng phòng các công việc quản lý

Chức năng, nhiệm vụ chung

Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộCông ty Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổnhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân Phối hợp với Ban chấphành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể hàng năm

Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với ngườilao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết các chế độ, chínhsách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí,

chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liênquan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.

Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, côngnhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xây dựng phương án

về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuấtviệc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Lập kế hoạch, chương trìnhđào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện Giải quyết cácthủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương, các quychế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước và hiệu quả sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp

Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanhnghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Là thường trực giúp việc Banchỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp Có trách nhiệm đôn đốc, tiếpnhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Theo dõi, nhận xétcán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm

Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theodõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo

Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy định củapháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp

Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ côngnhân

Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấucủa Bộ Công an Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định Chuyểnphát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận Tiếpnhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám đốc Chuyển các văn bảnđến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của giám đốc

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kế hoạchmua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kêtài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định

Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác Chuẩn bị

cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Muasắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theođịnh kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu

Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng

Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của phòng Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh nghiệp theoquy định

*) Phòng công nghệ thông tin (CNTT)

Thực hiện kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán.

Thực hiện các biện pháp phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố

*) Phòng an ninh nội bộ

Chức năng, nhiệm vụ

Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong công ty

Đề xuất và thưc hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong dơn vị

Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện phápphòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị

Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của công ty Trông giữ xe chocán bộ lao động của đơn vị và khách hàng

Thường xuyên kiểm tra hệ thống điều hòa máy chủ (ngoài giờ) Quản lý hệ thốngkiểm soát an ninh, hệ thống báo cháy tự động

Quản lý nhân lực, bảo quản giữ gìn cơ sơ vật chất, trang thiết bị trong phạm viphòng quản lý

Thưc hiện một số công tác khác theo sự phân công của giám đốc hoặc ngườiđược ủy quyền

*) Phòng marketing

Chức năng nhiệm vụ:

Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty Xây dựng chiếnlược và các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu Sáng tạo các hình thứcMarketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu

Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của côngty

Phối hợp với bộ phận kinh trong việc sáng tạo và phát triển các vật phẩm quảngcáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi

Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và dàihạn của Công ty Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo chí, cungcấp thông tin ra bên ngoài) Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơquan truyền thông Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát Chăm sócwebsite, đưa tin bài lên website Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạotinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty

Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngoài và chuyển các bộ phậnliên quan giải quyết.

Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh

Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số thông quaviệc tổ chức các hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết…

Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ cạnh tranh,

đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thế trên thịtrường

Tổ chức các hội chợ thương mại trong nước và quốc tế

Phối hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển kênh phân phốimới

*) Phòng kỹ thuật

Chức năng, nhiệm vụ

Quản lý, khai thác thiết bị, phương tiện vận tải

Thực hiện công việc lắp đặt và trưng bày hàng bán

Thực hiện việc nhận hàng, vận chuyển, lắp đặt hàng

Thu tiền hàng của khách nộp về quỹ công ty theo quy định của công ty

Bảo hành sản phẩm theo quy định của công ty

Lắp đặt, bảo dưỡng sản phẩm cho khách hàng

Điều phối xe vận tải cho khách, quản lý và bảo quản thiế bị

Nhận thông tin từ phòng giao nhận hàng hóa, phòng kinh doanh vận chuyển hànghóa nhận từ kho, tổ chức lắp đặt cho khách, đảm bảo an toàn hàng hóa khi vận chuyển.Sửa chữa, bảo hành hàng hóa cho khách theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh

*) Phòng kế toán

Chức năng, nhiệm vụ

Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: công tác tài chính, công tác

kế toán tài vụ; công tác kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài sản, công tác thanhquyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của công ty, quản lý vốn,tài sản của công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty, thực hiện cácnhiệm vụ khác do giám đốc giao

Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc

Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn,

sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ

Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Tổng công ty giaocho Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điềuchuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty

Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vịtrực thuộc

Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty

Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòngnghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho bangiám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận

Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tácquản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán tiềnlương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn phòng theophê duyệt của Giám đốc

Lập BCTC, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nướcphản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty

Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Công ty và báocáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc

Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kếtoán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuấtvới Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính

Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy độngvốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV Chủ trì trongcông tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan

Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toànCông ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạchtoán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tàichính, kế toán của các đơn vị trực thuộc Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công tác

kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên vềcông tác tài chính kế toán.

Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chitài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúngcác chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định Tham gia kiểm tra quyết toán nămcủa các đơn vị trực thuộc

Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanhquyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn đầu tư chocác dự án, các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện

Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toántheo đúng quy định

Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việcmua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Công ty

Tham gia tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu

b) Mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban

Các bộ phận, phòng ban này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau không thể táchrời, luôn luôn hỗ trọe và liên kết với nhau trong các hoạt động của siêu thị

1.4 Tình hình tài chính và kết quả của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.

Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây (đơn vị tính: Việt Nam đồng)

Doanh thu 7.612.534.289 8.302.835.101 9.362.987.196 Chi phí 6.398.913.834 6.978.598.203 7.701.998.834 Lợi nhuận 1.213.620.923 1.324.236.898 1.660.898.362

Bảng 2: Tình hình kinh doanh của ĐST trong 3 năm gần đây

Từ kết quả bảng trên, ta thấy: Công ty cổ phần ĐST Mêlinh đang trên đà tăng.Doanh thu của ĐST Mêlinh không ngừng tăng Cụ thê là: Năm 2010 doanh thu tăng0.09% so với doanh thu năm 2009, doanh thu năm 2011 tăng 0.13% doanh thu năm

2010 Cùng với việc sử dụng chi phí hợp lý, lợi nhuận năm 2010 tăng 0.09% lợi nhuận

2009, năm 2011 lợi nhuận tặng 0.25% so với lợi nhuận năm 2010 Điều này chững tỏviệc kiểm soát chi phí hoạt động của Đại Siêu Thị Mêlinh là khá hiệu quả

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI SIÊU THỊ MÊLINH.

2.1 Tổ chức về hệ thống kiểm toán tại công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh.

2.1.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh.

Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành do Bộ trưởng Bộ TàiChính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, công ty đang

áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung Các chứng từ kế toán ĐST dùngđều tuân theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện trên máy vi tính, áp dụng phầnmềm Exact

- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/

N

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ)

- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.

- Đánh giá NVL, CCDC thực tế xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuấttrước

- Phương pháp trích khấu hao: Phương pháp đường thẳng

Hệ thống sổ sách kê toán đang được áp dụng ở công ty gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Tổ chức bộ máy kế toán của ĐST được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của ĐST

Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên Phòng kế toán:

Trưởng phòng Kế Toán:

- Chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán kế toán trên cơ sở đó báo cáo với lãnh đạo vềnhững biến động, phát sinh trong quá trình hạch toán kế toán và quản lý sổ sách kếtoán

- Trực tiếp tổ chức, điều hành công tác hạch toán kế toán theo qui định của Pháp luật

và của Công ty

- Chịu trách nhiệm trước GĐ và TGĐ về hoạt động kế toán của Công ty

- Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác

- Xác định kết quả kinh doanh

- Lập BCTC

- Thực hiện các quy định của Pháp luật về kế toán tài chính trong Công ty

Trưởng phòng kế toán

Phó phòng kế toán (kiêm kê toán tổng)

Kế toán

thanh toán

Kế toán thuế, TSCĐ

Kế toán kho

Kế toán doanh thu, công nợ

Thủ quỹ

- Phân tích báo cáo và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Quản lý, lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định chung và của công ty

- Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của côngty

Lập các báo cáo khác cho các cơ quan chức năng (báo cáo sử dụng ngoại tệ, báo cáotình hình đầu tư, báo cáo thuế

Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

- Kiểm tra công tác hạch toán kế toán về việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toántổng hợp và chi tiết, hạch toán, định khoản kế toán theo chế độ Nhà nước và Côngty

- Lập báo cáo tổng hợp và chi tiết các khoản mục chi phí lớn, quan trọng đối vớihoạt động kinh doanh của Công ty Phân tích sơ bộ tình hình biến động và báo cáokịp thời cho kế toán thuế

- Cập nhật các thay đổi về chính sách có liên quan đến tài chính kế toán cho nhânviên phòng kế toán và các phòng ban có liên quan

Giám sát hoạt động của các nhân viên trong phòng kế toán về mặt hành chính, Thực

hiện các công việc của kế toán trưởng uỷ quyền khi vắng mặt.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Thu nhập các bản đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng kiểm tratoàn bộ hoá đơn, chứng từ đảm bảo tính pháp lý và theo đúng quy định của Công ty

- Kiểm tra bộ chứng từ yêu cầu thanh toán

- Trực tiếp làm thủ tục thanh toán tất cả các khoản chi của Công ty

- Lập phiếu hạch toán chi phí và các nghiệp vụ có liên quan đến thanh toán đảm bảohạch toán đúng cẩn thận, đúng với chuẩn mực kế toán và phù hợ với quy định củaCông ty

- Theo dõi và đôn đốc thanh toán, đúng hạn của các khoản tạm ứng của cán bộ nhânviên Công ty Lập báo cáo tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng hàng hóa theo quyđịnh

- Thường xuyên đối chiếu số dư với tài khoản tại ngân hàng với sổ kế toán, hạch toánchi phí ngân hàng

- Hàng tuần lập báo cáo dự trù kinh phí cho tuần tiếp theo

- Lập báo cáo và lưu chuyển tiền tệ theo mẫu và thời hạn quy định.

Theo dõi tiền gửi ngân hàng

- Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo kỳ kế toán

- Theo dõi tình hình sử dụng hoá đơn, có kế hoạch in hoá đơn, lập báo cáo về tìnhhình sử dụng hoá đơn

Thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng, GĐ và xin ý kiến chỉ đạo về các phần côngviệc, các vấn đề cần xử lý, giải quyết liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình

Kế toán kho:

- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu các loại hàng ngày

- Kiểm tra bộ chứng từ nhập hàng bao gồm: Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng,phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng trước khi chuyển cho kế toán thanh toán

- Tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trinh mua hàng, phân bổ chi phí phát sinh chotừng vật tư hàng hoá

- Lập các bút toán trích trước chi phí phải trả, dự phòng phải trả, dự phòng giảm giáhàng tồn kho

Theo dõi nhập, xuất, tồn thành phẩm định kỳ (ngày/tháng/năm) theo yêu cầu quản lý từnggiai đoạn theo mẫu quy định.

- Cập nhật dữ liệu nhập và xuất nguyên vật liệu theo thực tế sử dụng phần mềm

- Giám sát, kiểm tra về số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá mua về đảm bảo đúngyêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật

- Phân tích tình hình xuất kho hàng hoá để kịp thời tìm ra nguyên nhân hao hụt và đềxuất biện pháp khắc phục

- Hằng ngày nắm bắt được một cách tương đối lượng nguyên vật liệu và thành phẩm dởdang trên Siêu thị phát hiện kịp thời những bất thường trong việc nhập xuất hàng hoá

để có biện pháp khắc phục

- Hàng tháng kết hợp với thủ kho tiến hành đối chiếu tình hình nhập, xuất tồn, nguyênvật liệu thành phẩm và kiểm kê mã nguyên vật liệu có chênh lệch giữa sổ kế toán và

sổ kho để xác định đúng và tìm nguyên nhân chênh lệch

- Lập các bút toán liên quan đến các khoản chênh lệch khi kiểm kê

Kế toán doanh thu, công nợ:

- Quản lý hoá đơn giá trị gia tăng, sử dụng hợp đồng theo đúng quy định hiện hành,phối hợp với kế toán thuế trong việc lập báo cáo và sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng

- Kiểm tra báo cáo bán hàng của thu ngân với hoá đơn giá trị gia tăng và lập báo cáobán hàng tổng hợp hàng ngày

- Lập các bút toán ghi nhận tiền mặt, thẻ công nợ, doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầura

- Quản lý và theo dõi các hợp đồng bán hàng trả chậm, thông báo cho các bộ phận liênquan về tình hình nợ của từng khách hàng

- Lập báo cáo doanh thu theo định kỳ: ngày/tuần/tháng (06 tháng/năm)

- Theo dõi công nợ, đảm bảo bám sát kế hoạch thanh toán từ phí khách hàng theo cácđiều khoản thanh toán đã nêu trong các hợp đồng bán hàng

- Báo cáo kịp thời về tình hình diễn biến công nợ quá hạn Lập báo cáo công nợ theomẫu và quy định của phòng và Công ty

- Lập và gửi thư nhắc nhở tới khách hàng cho các khoản nợ quá hạn Theo dõi và báocáo kịp thời tình hình thu nợ quá hạn cho kế toán trưởng và GĐ Đề xuất biện phápkhắc phục