Hoàn thiện công tác thư ký tại văn phòng công ty xây dựng số 9 thăng long

Công tác th ký là công tác liên quan tới lĩnh vực hoạt động thông tin, biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp hoạt động cho các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp giúp hoạt động của những đơ

Lời mở đầu

Thế giới luôn hiện hữu với công việc, dù bạn là ai hay ở bất cứ địa vị nào công việc cũng luôn tồn tại bên chúng ta, có những công việc chúng ta có thể làm độc lập nhng có những công việc cần sự giúp đỡ của ngời khác, vì khối lợng công việc là quá lớn, mà yêu cầu của việc hoàn thành nó phải nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, vậy ngời giúp đỡ bạn trong công việc là ai? ngời

đó chính là th ký

Công tác th ký là công tác liên quan tới lĩnh vực hoạt động thông tin, biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp hoạt động cho các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp giúp hoạt động của những đơn vị đó có kế hoạch cụ thể và…hợp lý hơn, góp một phần không nhỏ vào sự thành công Vì vậy làm tốt công tác th ký sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động của lãnh đạo và thông suốt hoạt

động của đơn vị

Trớc kia công tác th ký đợc biết tới nh những công việc ghi chép đầy giản

đơn và tẻ nhạt nhng những năm gần đây những nhân viên th ký đợc biết tới nh những ngời thông minh, linh hoạt và năng động thì họ mới có thể đảm đơng đợc công việc này và họ là hình ảnh giao tiếp của Công ty đối với khách hàng bên ngoài va từ đó “th ký” đợc hiểu với đúng ý nghĩa hơn

Công ty xây dựng só 9 thăng Long, trực thuộc tổng Công ty xây dựng Thăng long, nó là một Công ty có tiếng trong giới xây dựng Mặc dù những Công ty xây dựng t nhân, Công ty trách nhiệm hữu hạn mọc lên ngày càng…nhiều nhng vị thế của Công ty thì ngày càng vững vàng và có những bớc tiến

đáng kể, đó phải nói tới sự lãnh đạo sáng suốt, kịp thời và hiệu quả, nói tới đó

ta không thể không nhắc tới công tác th ký, những ngời luôn trợ giúp đắc lực cho Giám đốc

Trong thời gian qua, công tác th ký đã đợc nhìn nhận với bộ mặt đầy mới

mẻ, do yêu cầu của công việc vì vậy họ phải thật sự là những ngời có đào tạo và có

chuyên môn, chỉ có vậy họ mới có khả năng sắp xếp hoạt động của Giám đốc nói chung, của cơ quan nói riêng theo một lịch trình hiệu quả nhất.

Thời gian đi thực tập vừa qua, em đã trực tiếp tham gia vào hoạt động văn phòng tại Công ty xây dựng số 9 Thăng long, trong đó em có đi sâu tìm hiểu về công tác th ký, em đã nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác th ký

có ý nghĩa nh thế nào với những lí luận đã học và những hiểu biết thực tế về công tác này và sự chỉ đạo nhiệt tình của TS Trần Văn Giá cùng với sự chỉ bảo của các cô chú tại văn phòng của Công ty Em xin đa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th ký

Trong thời gian đi thực tập, khối lợng công việc rất lớn nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế, em rất mong đợc sự đóng góp của các thầy cô và các cô chú tại văn phòng của Công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này

Nội dung của chuyên đề này gồm ba chơng:

Chơng I: Những lí luận cơ bản về công tác th ký.

Chơng II: Thực trạng công tác th ký tại Công ty xây dựng số 9

Thăng long

Chơng III: Một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th

ký tại văn phòng Công ty xây dựng số 9 Thăng long

Ch ơng I

những lí luận cơ bản về công tác th ký

Công tác th ký là một trong những nghiệp vụ có liên quan tới công tác văn phòng Vì vậy trớc khi đi nghiên cứu nội dung của công tác th ký chúng ta cần đi tìm hiểu về văn phòng và công tác văn phòng

I- Tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng.

1- Khái niệm về văn phòng.

+ Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ gồm bộ máy giúp nhà quản trị, thực hiện những chức năng đợc giao, là một bộ phận của tổ chức, chịu sự điều hành của các nhà quản trị cấp cao, nó không phải là pháp nhân độc lập trong quan

hệ đối ngoại

+ Văn phòng theo nghĩa rộng: là toàn bộ, bộ máy quản lý của cơ quan,

từ cấp cao nhất đến cơ sở làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật và môi trờng phục vụ cho tổ chức nói chung Văn phòng có đầy đủ t cách pháp nhân và trong hoạt động đối nội, đối ngoại, để thực hiện những mục tiêu chung cho cả tổ chức

Văn phòng tồn tại nh một thực thể, có nhiều cách tiếp cận khác nhau, nên có nhiều quạn niệm khác nhau về văn phòng

Từ những khái niệm nêu trên thì một khái niệm tổng quát của văn phòng đợc đa ra nh sau: Văn phòng là một thực thể, tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, thực hiên chức năng theo yêu cầu của các nhà quản trị của tổ chức đó.

2- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Văn phòng có rất nhiều hoạt động, nh điều hành, chỉ đạo,chỉ huy và các nghiệp vụ văn phòng nh nghiệp vụ th ký, để thực hiện các chức năng chung của văn phòng

21- Chức năng của văn phòng.

211 Chức năng tham m– u.

Hoạt động của một tổ chức, một đơn vị, phụ thuộc vào rất nhiều yếu

tố, những yếu tố bên ngoài thuộc về khách quan và những yếu tố bên trong thuộc về chủ quan của ngời lãnh đạo, nh vậy những nhà lãnh đạo khi muốn đa

ra những quyết định khoa học, sáng suốt thì cần phải tham khảo ý kiến của cấp dới và những trợ lý của mình, những ý kiến đó sẽ đợc tổng hợp lại và cuối cùng chọn lọc ra những ý kiến mang tính khả thi cao để cung cấp thông tin cho những nhà lãnh đạo, để họ có thể đa ra những quyết định nhanh chóng kịp thời Những quyết định này thờng là đúng đắn và tối u điêù đó chứng tỏ chức năng tham mu là vô cùng cần thiết, nó giúp cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định( những quyết định của những nhà lãnh đạo tuỳ thuộc vào chứng kiến riêng của bản thân họ và những thông ti mà họ đợc cung cấp, vì thế nó không mang tính gò bó, chói buộc)

212 - Chức năng tổng hợp

Những nhà lãnh đạo sẽ tham khảo rất nhiều ý kiến của các luồng thông tin khác nhau, từ nguồn thông tin bên ngoài hay bên trong Những thông tin ở trên tất cả các lĩnh vực và thông tin của tất cả các đối tợng tham gia thu thập, mà văn phòng là nơi thu thập tổng hợp tất cả những luồng thông tin, văn phòng cũng là nơi chọn lọc, xử lý những thông tin theo yêu cầu của những nhà lãnh đạo Quá trình sử dụng những thông tin phải tuân theo những qui tắc trật

tự, kỉ cơng nhất định thì mới mang lại hiệu quả cao Những hoạt động nh trên

thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng, chức năng này nó luôn hỗ trợ cho chức năng tham mu và nó là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một Công ty Chính vì những ý nghĩa ở trên mà mọi cơ quan,

đơn vị đều cố gắng hiện đại hoá văn phòng, để có thể theo kịp xu hớng thời đại hiện nay

213 Chức năng hậu cần–

Trong một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp không thể thiếu những cơ…

sở vật chất nh máy móc, phơng tiện, thiết bị, nhà cửa Những yếu tố đó thuộc…

về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời

Nh vậy văn phòng là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện những chức năng trên, những chức năng này vừa có tính riêng lại vừa có tính chung, nó luôn hỗ trợ cho nhau, bổ sung cho nhau, nó là những yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết khẳng định sự tồn tại của mỗi văn phòng trong từng cơ quan,

đơn vị nó là yếu tố khách quan và tất yếu Chức năng tổng hợp là quan trọng hơn cả, nó quyết định sự tồn tại của một cơ quan

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.–

Văn phòng có những chức năng chung nhất, song từ những chức năng chung nhất ngời ta lại chia thành từng chức năng, bộ phận, chi tiết cụ thể Từ những chức năng nhỏ ấy nó lại gắn kết với nhau một cách nhịp nhàng và tạo thành những nhiệm vụ Theo nh 3 chức năng tham mu, tổng hợp và hậu cần ta lại có những nhiệm vụ cụ thể sau đây :

+ Xây dựng quy chế làm việc của tổ chức, cơ quan trình tự của các…bớc nh là xây dựng bản thảo, trng cầu lấy ý kiến hoàn chỉnh thông qua lãnh

đạo, công bố, xem xét khảo sát, tìm những thiết sót để hoàn thiện bổ sung quy chế của cơ quan

+ Xây dựng và chỉ đạo những chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị mình theo những mục tiêu mà cơ quan đã đề ra trong chiến lợc ban đầu, đề ra kế hoạch có thể là dài hạn, ngắn hạn hoặc trung hạn, theo năm, theo ngày hay theo tháng

+ Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào, vì thế trong quá trình thu thập, xử lý, chọn lọc sử dụng và bảo quản thông tin phải đ-

ợc chú trọng Thông tin đợc coi là yếu tố đầu vào để lãnh đạo có thể đa ra những quyết định sáng suốt và mang tính khoa học cao.Văn phòng đợc coi là thế giới của thông tin,vì thông tin đợc thu thập bảo quản hay lu giữ đều diễn ra

ở văn phòng Đây là một hoạt động của văn phòng nó quyết định sự thành công hay thất bại, vì vậy nó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định khi cung cấp hay bảo quản thông tin

+ Văn bản là yếu tố trợ giúp trong quá trình quản lý, truyền đạt thông tin, trớc đây cũng nh bây giờ nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó để quản lý hay trong quá trình hoạt động Để có những văn bản đúng đắn, hợp lý ban hành

đúng thẩm quyền, để tác động hiệu quả nhất tới đối tợng, phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, để giúp cho những nhà lãnh đạo thu thập và

xử lý những luồng thông tin, biết bảo quản lu giữ thông tin, đó chính là văn phòng

+ Một cơ quan muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có vật chất và tài chính, văn phòng là nơi đảm bảo yếu tố này các yếu tố vật chất, tài chính

nh nhà cửa, đất đai, máy móc những thiết bị công nghệ, các công cụ để lao

động, những chi phí này diễn ra thờng xuyên liên tục Vì vậy văn phòng phải

có những kế hoạch chi phí cho phù hợp

+ Bộ máy văn phòng phải ngày càng đợc xây dựng một cách vững mạnh,

đó là một việc làm hữu ích, nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao, tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân theo những nguyên tắc nhất định, để nó có thể phối hợp nhịp nhàng và thống nhất trong một hệ thống của cơ quan đơn vị

+ Duy trì hoạt động của văn phòng để nó diễn ra thờng xuyên, những hoạt động khác trong một cơ quan có thể hoạt động gián đoạn nhng riêng với hoạt động văn phòng thì không thể gián đoạn trong bất cứ trờng hợp nào, nó còn liên tục ngay trong cả các lĩnh vực đối nội đối ngoại, kiểm tra, giám sát…Tính năng này nó xuất phát từ những chức năng của văn phòng, nó cũng để

đảm bảo tiếp nhận thông tin của tất cả các đối tợng trong mọi thời gian khác

nhau Hoạt động của văn phòng gắn liền với những hoạt động của các nhà lãnh

đạo, thông qua việc trợ giúp những nhà lãnh đạo trong việc tham mu, giúp cho các nhà lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, bên cạnh đó nó còn gắn với các bộ phận khác thông qua việc kiểm tra giám sát, đôn đốc hỗ trợ, lại vừa tự kiểm tra

đôn đốc chính hoạt động của mình Vì vậy để hoạt động của văn phòng đợc tiếp diễn cần phối hợp, liên kết với các bộ phận khác trong cơ quan

II Nhận thức chung về công tác th– ký.

1 Khái niệm về công tác th– ký.

Th ký văn phòng là những ngời đợc giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan tới lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng nh : quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục

vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc ngời lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Mặc dù vậy vẫn có những tác giả đa ra những khái niệm rất khác nhau

ban hành thì cần phải có những thông tin để biết những quyết định đó triển khai trong thực tế nh thế nào, có hiệu quả hay không? Có thể khẳng định nếu không có thông tin thì hoạt động của mọi cơ quan tổ chức sẽ rơi vào tình trạng

tê liệt

Th ký văn phòng chính là ngời giúp lãnh đạo thu thập thông tin từ nhiều nguồn thông qua việc sử lý các nguồn thông tin từ bên ngoài gửi đến nhqua văn bản, điện thoại, fax, email để có đ… ợc những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời hay không là phụ thuộc vào hoạt động của ngời th ký và hoạt

động của họ cá ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động ra các quyết định quản lý của cơ quan

+ Th ký văn phòng là ngời đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn

vị và của ngời lãnh đạo diễn ra thờng xuyên, liên tục

Để có thể tổ chức quản lý và điều hành thì các Công ty, Đơn vị phải tiến hành hàng loạt các hoạt động cụ thể nh: hội họp, kiểm tra, giao tiếp…

Những hoạt đọng trên diễn ra thờng xuyên, liên tục không chỉ có lãnh

đạo tham gia mà còn có các cán bộ ở các bộ phận khác nhau tham gia và quy mô của nó là rất khác nhau, tuỳ thuộc vào nội dung của từng cuộc họp

Để các hoạt động nói trên đợc diễn ra có kế hoạc rõ ràng và hợp lý thì cần có sự sắp xếp và lập kế hoạch trớc, nhiệm vụ này thuộc về những ngời th

ký văn phòng nếu họ không làm tốt sẽ ảnh hởng tới hoạt động của cơ quan Nhiều nhà lãnh đạo vì khối lợng công việc quá lớn nên họ cần th ký để sắp xếp công việc, hẹn giờ tiếp khách, trả lời điện thoại và thông báo cho thủ trởng những công việc cần làm

+ Th ký văn phòng, đặc biệt là th ký điều hành, trong những trờng hợp

cụ thể có thể làm tham mu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Một chánh văn phòng cần thông báo cho thủ trởng về tình hình thực hiện các quyết định của thủ trởng trong đơn vị nếu có những khó khăn, vớng mắc thì chánh văn phòng đề nghị thủ trởng đa ra biện pháp giải quyết cho phù

hợp hoặc chánh văn phòng có thể tham mu đa ra phơng pháp giải quyết những vớng mắc giúp thủ trởng.

+ Th ký văn phòng là mắt xích nối liền duy trì các mối quan hệ của cơ quan cũng nh ngời lãnh đạo

Chúng ta đều biết rằng không một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại

mà lại không có bất kỳ mối quan hệ nào với bên ngoài, ngợc lại nó tồn tại các mối quan hệ đa chiều, các mối quan hệ này tồn tại dới nhịều hình thức nh bằng văn bản, điện thoại, fax, qua gặp mặt trực tiếp nh… ng dù là bất cứ hình thức nào cũng phải qua trung gian đó là ngời th ký

Chính những ngời th ký văn phòng đã thông qua công việc để duy trì các mối quan hệ đa chiều, thái độ và phong cách làm việc của họ có thể góp phần tích cực làm tăng các mối quan hệ đó và cũng chính họ có thể là ngời tác

động làm các mối quan hệ đó phát triển theo chiều ngợc lại

+ Trong một góc độ nào đó các th ký văn phòng nh chánh văn phòng, trởng phòng hành chính, th ký riêng, do tích chất công việc còn là ngời thân cận và đợc thủ trởng tin cậy

3 Yêu cầu của công tác th– ký

Khi tuyển những th ký văn phòng, ngời ta không chỉ chú ý tới năng lực mà bên cạnh đó ngời ta đòi hỏi ngời th ký phải có những phẩm chất để có thể làm việc và đạt kết quả cao nhất vì vậy ngời th ký phải có những yêu cầu sau

31 Yêu nghề và có ý thức v– ơn nên trong nghề nghiệp.

Yêu nghề là một phẩm chất cần thiết đối với ngời lao động, còn với ngời th ký thì phẩm chất đó yêu cầu càng cao hơn vì ngời th ký nhiệm vụ của

họ là yểm trợ cho bộ máy lãnh đạo và quản lý, công việc của họ là gián tiếp và trong mối quan hệ trong cơ quan có nhiều ngời cho rằng công việc của họ là không quan trọng, sẽ ảnh hởng không tốt tới ý thức làm việc của họ, ý thức có

ảnh hởng to lớn tới hiệu quả công việc

Vì vậy ngời th ký phải là ngời yêu nghề và có nhận thức đúng về nghề nghiệp của mình, thể hiện ở chỗ ngời th ký văn phòng phải nhận thức đúng

đắn tích chất, đặc điểm công việc của mình đợc giao, từ đó ngời th ký sẽ tự hào và tự tin hơn trong công việc, cố gắng hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất, vì sự tồn tại của đơn vị

Lòng yêu nghề sẽ giúp họ nhiệt tình và có trách nhiệm hơn trong công việc, muốn đóng góp vào sự thành công của Công ty và từ đó họ sẽ sáng tạo tìm tòi hơn trong công việc

32 Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc.–

Th ký văn phòng yêu cầu họ phải là ngời có tính kỷ luật cao thì mới tránh khỏi sự trậm trễ trong công việc, không làm ảnh hởng tới hoạt động của ngời lãnh đạo, cũng nh hoạt động của ngời cán bộ trong cơ quan và từ đó cũng giúp ngời th ký chấp hành tốt các nội quy, quy chế của cơ quan, góp phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan

Đi liền với tính kỷ luật là tính tự giác trong công việc điều này thật sự cần thiết đối với th ký riêng, điều này buộc họ phải sáng tạo, linh hoạt trong công việc sao cho bố trí công việc cho hợp lý, nếu họ có tính ỷ lại thì nhất

định họ sẽ không thể hoàn thành công việc

Ngời th ký phải có tinh thần triệt để, nghĩa là phải hoàn thành công việc của mình bằng bất cứ giá nào, nếu thiếu tính triệt để ngời th ký sẽ dễ nản lòng bỏ dở công việc giữa chừng, công việc của ngời th ký rất nhiều đòi hỏi họ phải giải quyết dứt điểm theo từng ngày, từng tháng, tránh tình trạng công việc hôm nay để tới ngày hôm sau Có đợc yêu cầu này thì họ sẽ góp phần hoạt

động của cơ quan diễn ra nhịp nhàng và trôi chảy hơn

33 Cẩn thận và chu đáo.–

Công tác văn phòng có rất nhiều nghiệp vụ khác nhau và nhiệm vụ của ngời th ký văn phòng hầu hết là mang tính nghiệp vụ, dù nhịêm vụ thế nào thì cũng đều liên quan tới việc thu thập và cung cấp thông tin cho ngời lãnh

đạo sao cho đầy đủ, chính xác và kịp thời, không cẩn thận thì có thể sẽ cung cấp thông tin sai hoặc thiếu, điều đó sẽ dẫn tới việc sẽ ra các quyết định sai lệch

34 Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết– .

Văn phòng là đầu mối là trung tâm giao tiếp của một cơ quan Chính vì thế giao tiếp là một trong những chức năng cơ bản của ngời th ký, văn phòng là nơi diễn ra giao tiếp thờng xuyên với các đối tợng khác nhau và các hoạt động giao tiếp trong cơ quan hầu hết đều phải qua trung gian là văn phòng, chính vì thế mà yêu cầu ngời th ký phải quảng giao rộng

Ngời th ký phải là ngời chủ động trong giao tiếp, vì vậy họ phải rèn luyện đức tính tự tin, có nhiều nhân viên do trình độ hạn chế, ngại giao tiếp nên họ đã làm ảnh hởng không nhỏ tới các mối quan hệ của cơ quan, họ phải hoà nhã, cởi mở tận dụng tất cả các thời cơ để mở rộng các mối quan hệ cho Công ty

Bên cạnh đó họ phải giao tiếp với nhiều ngời, nhịều đối tợng khác nhau vì vậy họ phải là ngời biết kiềm chế trong công việc Nhiều đối tợng giao tiếp tới với nhiều mục đích, yêu cầu khác nhau và đôi khi những nguyện vọng

và yêu cầu của họ không đợc đáp ứng thì căng thẳng là một điều không thể tránh khỏi, vì vậy kiềm chế lúc này là điều vô cùng cần thiết để tránh đợc những xung đột có thể xảy ra

35 Kín đáo.–

Đây là phẩm chất cực kỳ cần thiết với ngời th ký văn phòng, vì tính chất công việc nên có thể họ biết đợc những thông tin mà chỉ có thể phổ biến cho một bộ phận đối tợng, hoạc có thể phải bí mật, cũng có thể cha tới thời

điểm công bố những thông tin đó, nếu không kín đáo có thể làm thất thoát thông tin và làm hởng to lớn tới hoạt động của Công ty

Trong nội dung tuyển chọn các th ký văn phòng, tính kín đáo đợc coi

là một trong những phẩm chất yêu cầu hàng đầu

36 Năng động và linh hoạt.–

Xuất phát từ chức năng yểm trợ, hoạt động của văn phòng luôn gắn liền với hoạt động của ban lãnh đạo, các hoạt động quản lý mặc dù đã đợc cụ thể hoá nhng đôi khi có những biến động, thay đổi đột ngột bởi vậy khi đó cần

sự trợ giúp của văn phòng và điều đó yêu cầu ngời th ký văn phòng phải năng

động, linh hoạt

37 T– ơng trợ và đoàn kết.

Trong văn phòng hoạt động có tính liên hoàn và các hoạt động có mối quan hệ khăng khít với nhau, đặc điểm này đòi hỏi ngời th ký văn phòng không chỉ làm tốt công việc của mình mà còn phải biết hỗ trợ cho các bộ phận khác, vì thế ngời th ký văn phòng sẽ luôn cố gắng hoàn thành công việc của mình cũng là tạo điều kiện giúp đồng sự cũng hoàn thành nhiệm vụ

4 Nội dung của công tác th– ký.

41 Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý–

và cho lãnh đạo.

- Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin

- Nghiệp vụ cung cấp thông tin

42 Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và ng– ời lãnh đạo.

- Xây dựng chơng trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và cho ngời lãnh đạo

- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội,

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo

43 Nghiệp vụ giao tiếp hành chính– .

- Tiếp khách

- Giao tiếp qua điện thoại

- Giao tiếp qua hội họp

- Giao tiếp qua việc soạn thảo, xử lý các th từ, văn bản

44 Nghiệp vụ biên tập văn bản và l– u trữ hồ sơ.

- Biên tập soạn thảo văn bản

- Quản lý, lu trữ tài liệu

5 Chức năng, nhiệm vụ của công tác th– ký.

51 Trong các cơ quan, đơn vị chức năng của th– ký bao gồm:

- Cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo

- Sắp xếp các chuyến đi công tác

- Tổ chức các chuyến đi công tác,

52 Nhiệm vụ của công tác th– ký.

Trong thực tế trong tất cả các cơ quan, đơn vị thì các nhà lãnh đạo đều cần ngời trợ lý, tuỳ vào tính chất, phạm vi hoạt động của các nhà lãnh đạo đó

mà việc đảm nhận các công việc có thể giao cho một hay nhiều th ký khác nhau Có công việc có thể giao cho một ngời th ký nhng cũng có những công việc cần giao cho nhiều th ký khác nhau cùng đảm nhận

Mặc dù làm việc trong một văn phòng hay làm việc trực tiếp với ngời lãnh đạo, nhiệm vụ của th ký văn phòng cũng bao gồm những nhiệm vụ sau:

+ Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ,

Ch ơngII

thực trạng công tác th ký tại văn phòng công

ty xây dựng số 9 thăng long

1 Quá trình hình thành và phát triển–

11 Giới thiệu chung–

Công ty xây dựng số 9 Thăng long là tiền thân của Công ty cầu 13 thành lập ngày 19 tháng 7 năm 1974, ngày 27/3/1993 đợc thành lập lại theo số 508 / QĐ-TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải, ngày 24/6/1998 đổi tên thành Công

ty xây dựng số 9 Thăng long trực thuộc tổng Công ty xây dựng Thăng long.Tại quyết định số 1569/1998/ QĐ/ BGTVT của Bộ Giao thông vận tải

- Tên Công ty: công ty xây dựng số 9 thăng long

- Tên giao dịch quốc tế: thang long construction company n9

- Trụ sở chính: Xã Xuân đỉnh – Huyện Từ Liêm – Thành phố Hà Nội

- Số điện thoại: 048 389970 – 8 389 407 Fax: 048 385 127

- Nghành nghề kinh doanh:

+ Xây dựng công trình giao thông

+ Xây dựng công trình công nghiệp

+ Xây dựng các công trình dân dụng

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi thuỷ điện

- Tổng số lao động trong danh sách tới thời điểm cổ phần hoá: 379 ngời

- Tổ chức bộ máy gồm: 6 Đơn vị thành viên và cơ quan Công ty

12 Tình hình phát triển –

+ Biến động của xã hội: Việt nam đã chìm đắm trong chiến tranh và

đổ nát hàng ngàn năm, năm 1954 đất nớc bị chia cắt thành hai miền nam, bắc năm 1963 miền bắc bị tấn công dữ dội và cơ sở hạ tầng trớc đó của miền bắc

bị tàn phá nặng, cơ sở hạ tầng của Việt nam lúc đó chỉ là những đống đổ nát

và những kiến trúc lạc hậu, kinh tế của đát nớc gặp rất nhiều khó khăn

+ Để hàn gắn vết thơng chiến tranh, nhà nớc đã có những chính sách khuyến khích mọi nghành, mọi nghề, mọi tầng lớp nhân dân cùng tham gia tăng gia sản xuất và cũng theo tiếng gọi của Đảng thì ngày 19 tháng 7 năm

1974 Công ty xây dựng số 9 Thăng long ra đời

+ Trong thời kỳ mới: sau năm 1975 hoà bình lặp lại cả hai miền nam, bắc và đất nớc lại đợc thống nhất Trong những năm này Việt nam vẫn là nền kinh tế tự cấp tự túc, nạn quan liêu bao cấp hoành hành, chỉ đánh trống ghi tên

và báo cáo khống kết quả Năm 1986 đó là một mốc đánh dấu quan trọng trong lịch sử kinh tế của Việt nam Nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trờng, Nhà nớc chỉ quản lí ở mặt vĩ mô, Các doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của đơn vị mình Cũng nh các doanh nghiệp khác, Công ty xây dựng số 9 Thăng long cũng đa ra những kế hoạch để tiếp tục khẳng định vai trò của Công ty, sự tồn tại và từng bớc đa Công ty lên tầm cao mới, bằng chứng là Công ty đã tồn tại suất 20 năm qua Trong năm 2005, theo khoản 1

điều 23 NĐ 187/2004/NĐ-CP ban hành ngày 16/11/2004 Công ty đã có đủ những điều kiện để cổ phần hoá theo nghị định trên, điều kiện để cổ phần hoá

là phải cân bằng tài chính, có nghĩa là tổng tài chính của Công ty hiện có thấp nhất phải bằng các khoản nợ của Công ty mà không phải bất kỳ Công ty nào cũng làm đợc, Công ty số 7, Công ty số 8 do không có đủ những tiêu chuẩn trên nên họ không thể cổ phần hoá mà buộc phải tuyên bố phá sản Vì vậy cổ phần hoá cũng có thể coi là một đột phá của Công ty

* Hình thức cổ phần hoá

Căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế, Công ty chọn hình thức cổ phần hoá theo khoản 1 điều 23 NĐ 187/ 2004/ NĐ - CP ngày 16/11/2004 cụ thể là:

Giữ nguyên phần vốn nhà nớc hiện có tại doanh nghiệp, Công ty phát hành

cổ phiếu thu hút thêm vốn của các thành viên, tổ chức trong và ngoài Công ty để tăng thêm lực lợng sản xuất cho Công ty, ngày một vững mạnh hơn

* Tên của Công ty sau khi cổ phần hoá.

+ Tên Công ty sau khi cổ phần : công ty xây dựng số 9 thăng long

+ Tên giao dịch quốc tế: thang long construction joint – stock company n9

+ Tên viết tắt: TCC-9

+ Trụ sở chính: Xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm – Hà Nội

+ Điện thoại: : 048 389970 – 8 389 407 Fax 048 385 127

* Vốn điều lệ của Công ty cổ phần: 6000 000 000 đồng( Bằng chữ: Sáu tỷ đồng chẵn)

Chia làm: 600 000 cổ phần

Trị giá một cổ phần thống nhất là: 10 000 đ ( Mời nghìn đồng)

* Cơ cấu vốn điều lệ:

- Phần vốn nhà nớc: 3 179 500 000 đồng = 317 950 cổ phần, chiếm 53% vốn điều lệ

- Phần vốn ngời lao động trong danh nghiệp: 1 620 500 000 đồng +

162 050 cổ phần, chiếm 27 % vốn điều lệ ( Phần bán theo giá u đãi )

- Phần vốn bán ra ngoài doanh nghiệp và CBVC mua thêm 1 200 000

ty 3 124 200 000 đồng để nắm giữ cổ phần chi phối > 50% vốn điều lệ

* Tổng số lao động hiện có: 397 ngời

- Tổng số lao động chuyển sang Công ty cổ phần: 254 ngời

- Tổng số lao động dôi d: 125 ngời

- Số tiền hỗ trợ, trợ cấp cho số lao động dôi d: 5 399 797 760 đồng

* Lịch trình cổ phần hoá

- Tháng12/2005 tất cả các thủ tục pháp lý của Công ty cơ bản đã giải quyết xong để làm các thủ tục tiếp theo chuyển Công ty xây dựng số 9 Thăng long thành Công ty cổ phần, cụ thể:

+ Hoàn thiện phơng án cổ phần hoá

+ Đại hội CNVC bất thờng để thông qua phơng án cổ phần hoá, thông qua dự thảo điều lệ, phơng án cổ phần hoá, để bán cổ phần

+ Lập hồ sơ xin trợ cấp từ quỹ hỗ trợ lao động dôi d

+ Bán cổ phần cho CBCNVC

+ Bán đấu giá cổ phần ra ngoài

+ Tháng 3/2006 Đại hội cổ đông làn thứ nhất, thông qua điều lệ, tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần

+ Hoàn thiện hồ sơ pháp lý còn lại phải hoàn chỉnh đầy đá song trớc tháng 3 năm 2006 để Công ty cổ phần chính thức đi vào hoạt động từ tháng 4/2006

* Phơng án đầu t phát triển doanh nghiệp cổ phần hoá

Sau khi cổ phần hoá, Công ty cổ phần xây dựng số 9 Thăng long đi vào giai đoạn ổn định và phát triển Sản xuất kinh doanh với những chỉ tiêu kinh tế, xã hội dự kiến hai năm đầu nh sau:

- Kế hoạch SXKD

+ Năm 2006 – Sản lợng: 60 tỷ đồng

+ Năm 2007 – sản lợng : 70 tỷ đồng

- Công trình ký với tổng Công ty chiếm tỷ trọng 50%

- Công trình ký với các BQLDA vhiếm tỷ trọng 50 %

- Kế hoạch đầu t phát triển 2 năm ( 2006 – 2007 ) và các năm tiếp theo Công ty cổ phần xây dựng số 9 Thăng long sẽ đầu t vào các mục tiêu sau:

+ Về xây dựng cơ sở hạ tầng: Quy hoạch nhà xởng bê tông tại khu trung tâm xã Đông Ngạc – Từ liêm – Hà Nội.Đơn vị kết cấu thép, Đơn vị sữa chữa thiết bị sân bãi tại khu đất xã Yên Thờng – Gia Lâm – Hà Nội và khu đất tại xã Kim Nỗ – huyện Đông Anh – Hà Nội, số vốn đầu t 1,2 tỷ

đồng/

+ Về thiết bị: Sửa chữa, nâng cấp thiết bị đã mua sắm: Máy khoan cọc nhồi, các loại cần cẩu, xe tải, máy bơm bê tông, trạm trộn bê tông, xe vận chuyển bê tông hạn chế đầu t… thêm thiết bị, khai thác hiệu quả những trang thiết bị hiện có của Công ty.

+ Về thu nhập của ngời lao động: Năm 2006 lơng bình quân đạt 18/ ngời/ năm Năm 2007 đạt 20 triệu đồng / ngời/ năm, lao động trong hai năm ( 2006 – 2007 ) giữ mức độ 250 ngời

+ Các chỉ tiêu nộp ngân sách đảm bảo theo chế độ nhà nớc quy định + Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế nộp đầy đủ, thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách đối với ngời lao động theo chế độ nhà nớc hiện hành

+ Chia lợi nhuận ( cổ tức) cho cổ đông năm 2006 đạt 8% năm, năm

2007 đạt 9%

* Những nghành nghề xin bổ sung thêm

- Dịch vụ t vấn khảo sát, thiết kế thi công, công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng

- T vấn giám sát các công trình không do Công ty thi công

- Thí nghiệm vật liệu xây dựng

- Cho thuê bảo dỡng, sửa chữa máy thiết bị, cho thuê kho bãi, văn phòng nhà xởng, gia công chế sửa các loại kết cấu thép

- Mua bán vật t, vật liệu, bê tông thơng phẩm

- Kinh doanh bất động sản

- Kinh doanh suất nhập khẩu

13 Tổ chức thực hiện ph– ơng án đợc duyệt.

1c – Sau khi có phơng án cổ phần hoá đợc duyệt, Công ty cổ phần xây dựng số 9 Thăng long sẽ đăng ký kinh doanh với Sở Kế hoạch đầu t thuộc UBND thành phố Hà Nội

2c – Công ty sẽ tiến hành một số biệp pháp cụ thể nh sau:

- Tổng Công ty bổ sung vốn nhà nớc bằng điều chuyển thiết bị để nắm giữ cổ phần chi phối > 50%

- Xác định mục tiêu và trọng điểm kinh doanh

- Kiện toàn lại cơ cấu sản xuất.

- Kiện toàn lại tổ chức sản xuất

- Tinh giảm biên chế

- Giải quyết chế độ cho số lao động dôi d, về hu trớc

2 - Chức năng của Công ty xây dựng số 9 thăng long

- Căn cứ vào chính sách của Nhà nớc và sự chỉ đạo của tổng Công ty xây dựng Thăng long, thì Công ty xây dựng số 9 Thăng long ra đời, nhằm tăng cờng cơ sở vật chất cho đất nớc và góp phần đa đất nớc tiến lên, để phù hợp với xu thế của thời đại, sánh vai cùng các nớc trong khu vực và thế giới

- Công ty ra đời với chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng công trình giao thông

+Xây dựng công trình công nghiệp

+ Xây dựng các công trình dân dụng

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện

Sau khi chuyển sang Công ty cổ phần, Công ty sẽ bổ sung thêm nhiều nghành nghề mới, nhằm tạo thêm việc làm cho công nhân viên chức, tăng thêm thu nhập, tạo lập uy tín, thiết lập tính năng đa nghành cho Công ty

3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty xây dựng số 9 Thăng long.

Công ty xây dựng số 9 Thăng long ở thời điểm hiện tại có 254 cán bộ công nhân viên chức, trong đó có một Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, 01 Chánh văn phòng, 02 Phó Chánh văn

Sơ đồ về tổ chức bộ máy của Công ty xây dựng số 9 Thăng long

P KT Cụng Nghiệp

P Phỏp Chế Thanh Tra

P XD

Cơ Bản

PTTlưu trữ

Phong Văn Thư

Đơn vị

901

Đơn vị902

Đơn vị903

Đơn vị905

Đơn vị 906

Đơn vị

907

+ Cung cấp và quản lý các trang thiết bị đầy đủ, kịp thời.

Nói tóm lại văn phòng của Công ty đã thực hiện đầy đủ 3 chức năng tham mu, tổng hợp, hậu cần nhằm duy trì sự hoạt động thờng xuyên

12 Nhiệm vụ–

- Xây dựng chơng trình kế hoạch cho Công ty

- Kết hợp với các phòng ban và các đơn vị thành viên để tiếp nhận, cung cấp những tài liệu có liên quan tới công việc đợc giao

- Theo dõi thi đua và khen thởng cho những công nhân viên tích cực trong công việc

- Giám sát hoạt động, cũng nh kiểm tra kết quả của những đơn vị trực thuộc

- Tổ chức các cuộc họp định kỳ trong Công ty

- Bảo vệ an ninh cho Công ty, sử dụng xe ô tô đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Công ty xây dựng số 9–

Thăng long

Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty xây dựng số 9 Thăng long

3 Những hoạt động chủ yếu của văn phòng.–

31 Phòng văn th– thực hiện hai chức năng: công văn đến và công văn đi.

311 Công văn đến.–

Văn th phải phân loại những công văn, giấy tờ gửi tới Những công văn gửi cho Giám đốc thì không đợc bóc, th riêng gửi cho những cá nhân cũng vậy

Nhận, đăng ký, vào sổ, đóng dấu và báo cáo với thủ trởng

Văn th cần lấy ý kiến chỉ đạo từ chánh văn phòng, chuẩn bị văn bản thích hợp với từng loại, xin chữ ký và gửi cho nơi nhận trực tiếp hoặc gián tiếp.

32 - Đội xe

+ Thực hiện chức năng đa đón lãnh đạo và những Công nhân viên trong Công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

+ Họ còn có thể đa công văn, giấy tờ trong những trờng hợp có sự chỉ

đạo của lãnh đạo

+ Tính chất công tác của phòng ban này là lịch trình làm việc không

có định kỳ mà thờng là đột xuất nhng Đội xe của Công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao

33 Bảo vệ–

- Bảo đảm an ninh cho Công ty 24/24 h

- Thái độ làm việc luôn nhiệt tình và lịch sự với khách trong và ngoài Công ty

III, Thực trạng của công tác th ký tại Công ty.

1 Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản–

lý và lãnh đạo.

Cung cấp thông tin là một vấn đề vô cùng quan trọng, hầu hết nhiệm

vụ của mọi văn phòng đề liên quan tới vấn đề này nên mọi th ký đều phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan tới yếu tố này

11 Chuẩn bị thông tin.–

111 Thu thập và chuẩn bị thông tin–

Các th ký phải tiến hành thu thập thông tin thờng xuyên và phải biết nhu cầu của lãnh đạo, các bộ phận có nhu cầu loại thông tin nào và cần xác

định rõ nguồn thông tin cần thu thập

Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý thờng đợc thu thập từ các nguồn sau:

- Thông tin từ các loại văn bản, văn bản của cấp trên, các loại văn bản

từ bên ngoài gửi tới hay các loại văn bản do cơ quan soạn thảo

- Thông tin từ truyền hình, đài, báo, sách vở…

- Thông tin từ các cuộc họp, hội thảo

Để thu thập đợc các nguồn thông tin trên thì các th ký văn phòng cần có những kỹ năng cụ thể sau:

Thông tin từ sách báo đợc thu thập bằng cách:

+ Mua những sách báo tạp trí chứa đựng những thông tin có liên quan tới những công việc của Công ty mình

+Tổng hợp các thông tin liên quan tới từng vấn đề

Thông tin từ văn bản thu thập bằng cách:

+ Các th ký văn phòng phải su tầm những công văn từ nơi khác chuyển đến

+ Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lu đối với các công văn từ cơ quan chuyển đi nơi khác

+ Th ký phải thực hiện thu thập hồ sơ công việc để đa vào lu trữ

Mỗi th ký đều đợc giao để thu thập những mảng thông tin ở các lĩnh vực khác nhau, họ phải biết cách thu thập và xác định đợc những nguồn thông tin

đó Dới đây là những nghiệp vụ họ cần thực hiện trong quá trình thu thập thông tin

*Những th ký lấy thông tin từ những công văn gửi đi và những công văn từ nơi khác chuyển tới nhng đối với các công văn gửi tới thờng hay bị lẫn vì nó còn phải chuyển đi các phòng ban khác, ngoài ra họ còn phải đặt mua những văn bản của Đảng, Nhà nớc có liên quan tới nhiệm vụ hoạt động của cơ quan

*Lấy thông tin từ các hồ sơ công việc đã đợc lu trữ, đây là những nguồn thông tin rất quan trọng mà th ký thu thập để cung cấp cho lãnh đạo và

bộ phập quản lý

* Lấy thông tin từ các bản báo cáo của các đơn vị thành viên, để cán

bộ tổng hợp nắm bắt đợc tình hình, thuận tiên cho việc hoàn thành các báo cáo hàng tháng, hàng quý

* Các th ký điều hành phải thông qua các văn th để có thể nắm bắt số lợng, nội dung các công văn chuyển đi, chuyển đến và tình hình hoạt động của cơ quan để có thể báo cáo với lãnh đạo, ngoài ra họ còn thu thập thông tin từ bên ngoài để kiểm tra nguồn thông tin cho chính xác

* Các th ký riêng phải thờng xuyên cập nhật những văn bản mới hoặc

su tầm những văn bản có liên quan tới hoạt động của lãnh đạo để có thể cung cấp thông tin kịp thời

Đó là những cách để có thể cung cấp thông tin một cách chủ động và

để có thể cung cấp theo định kỳ hay đột xuất

112 Xử lý thông tin.–

Bộ phận th ký tại Công ty xây dựng số 9 Thăng long không chỉ chú ý tới vấn đề cung cấp thông tin cho lãnh đạo mà còn xử lý những thông tin đó, chúng ta đã biết đặc thù của nghành xây dựng, chỉ chậm một phút thì những

dự án sẽ thuộc về Công ty cạnh tranh khác, muốn tổng hợp thông tin thì cần phải có trình độ, chuyên môn và khả năng phân tích, tổng hợp tốt

Để có thể xử lý các thông tin thi cần có một số nghiệp vụ sau:

A, Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề từng lĩnh vực.

Hàng ngày lợng thông tin mà th ký văn phòng nhận đợc là rất lớn và

nó liên quan tới nhiều vấn đề nhiều lĩnh vực khác nhau vì vậy đòi hỏi Những

th ký văn phòng phải phân loại theo từng lĩnh vực,từng vấn đề đó

Các th ký phải biết phân loại theo từng nhóm và biết tóm tắt thông tin Khi tóm tắt cần nắm rõ những thông tin cơ bản, những thông tin mới khác với những thông tin trớc đó, đặc biệt là mệnh lệnh của cấp trên hay các yêu cầu, đề nghị giải quyết

B, Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin.

Sau khi đã tóm tắt những ngời th ký hệ thống các thông tin theo từng vấn đề và từ đó sẽ xác định những thông tin trùng lặp hay chồng chéo, thậm chí những thông tin có thể trái ngợc nhau, nếu vậy ngời th ký phải phân tích,

lý giải sự mâu thuẫn, tìm ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất

12 Cung cấp thông tin.–

Cung cấp thông tin là một nhiệm vụ thờng xuyên của ngời th ký, do

đó trong quá trình cung cấp ngời th ký văn phòng phải có tuân theo những nghiệp vụ sau:

121 Tìm cách hiểu một cách chính xác yêu cầu của ng– ời lãnh đạo,

bộ phận cần cung cấp thông tin.

Các yêu cầu cung cấp thông tin có thể là theo định kỳ hay đột xuất và

đột xuất chiếm một tỉ lệ khá lớn, Ngời lãnh đạo hay bộ phận cần cung cấp thông tin thờng lấy thông tin để đối chiếu, xác minh hay viện dẫn làm căn cứ

Để có thể cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời ngời th ký văn phòng cần xác định một số vấn đề sau:

- Yêu cầu cung cấp thông tin thuộc vấn đề gì?

- Phạm vi thông tin cần phải cung cấp?

- Thời gian là bao lâu để ngời th ký phải cung cấp

- Cung cấp bằng hình thức trực tiếp hay gián tiếp

Nếu ngời lãnh đạo không có những yêu cầu trên thì ngời th ký cần phải hỏi lại, tránh tình trạng thu thập miên man và không đúng thời gian yêu cầu

122 Xác định các thông tin cần cung cấp.–

+ Ngời th ký sau khi biết đợc những yêu cầu cung cấp thông tin là gì,

họ phải phân tích những yêu cầu đó, nắm vững những vấn đề có liên quan tới Công ty mình Tại Công ty xây dựng cầu số 9 Thăng long việc xác định đợc l-ợng thông tin cần cung cấp đó là việc vô cùng cần thiết, vì đó là một trong những yêu tố quyết định họ có trúng thầu hay không

123 Xác định đ– ợc nguồn tin và phơng pháp lấy tin.

Th ký có thể lấy thông tin nh các nguồn là sách báo, tạp trí qua…truyền miệng, qua quan sát hoặc là qua phán đoán.

Khi xác định đợc nguồn cung cấp thông tin thì ngời th ký văn phòng phải biết áp dụng cách lấy thông tin nao là phù hợp nh:

125 Cung cấp thông tin cho ng– ời lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý.

Việc cung cấp thông tin ngời th ký văn phòng cần tiến hành theo ba hình thức sau:

Trong quá trình cung cấp thông tin nếu sao chụp nhiều văn bản cùng một lúc thì cần phải sắp sếp thông tin theo thời gian, theo từng vấn để hay lĩnh vực, để tiện cho việc theo dõi và xử lý Các tài liệu lẻ cần ghim lại và cất giữ cẩn thận tránh thất lạc hay mất mát

Cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản: trên cở sở tất cả những thông tin đã có ngời th ký phải cung cấp một cách khái quát và đầy đủ nhất Vì thế ngời th ký văn phòng phải có ngôn ngữ phong phú, t duy khoa học Mạch lạc và có khả năng bút pháp

Cung cấp thông tin trực tiếp: Đó là sự cung cấp thông tin trực tiếp giữa các th ký văn phòng và ngời cần cung cấp thông tin

Sau khi đã cung cấp thông tin thì cần lu vào máy tính hoặc theo hình thức cho phù hợp với Công ty

2 Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và ng– ời lãnh đạo.