Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH một thành viên INLACO LOGISTICS

Trong thời gian thực tập, được trực tiếp tham quan các doanh nghiệp kinhdoanh dịch vụ logistics cùng với sự hướng dẫn của Ban lãnh đạo Công ty TNHHMTV INLACO LOGISTICS em đã có được rất

BÁO CÁO THỰC TẬP

CƠ SỞ NGÀNH

Tên Đề tài: Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH

một thành viên INLACO LOGISTICS

Hải Phòng, năm 2015

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Đỗ Như Quỳnh

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV INLACO

LOGISTICS 2

1.1 Giới thiệu chung về công ty 2

1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty 3

1 3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5

1 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 5

1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng cơ bản của từng bộ phận 5

1.4 Tổng quan tình hình hoạt động của Công ty TNHH INLACO LOGISTICS 8

1.4.1 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 8

1.4.2 Lợi thế và nhược điểm của công ty 9

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS 11

2.1 Logistics và vận tải trong logistics 11

2.1.1 Các khái niệm 11

2.1.2 Các hoạt động logistics kinh doanh 12

2.1.3 Hoạt động kho hàng trong logistics 12

2.1.4 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người quán lý kho hàng 13

2.2 Quy trình nhập hàng vào kho 14

2.2.1 Thông tin nhập hàng: 14

2.2.2 Kiểm tra hàng hoá: 14

2.2.3 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá: 15

2.3 Quy trình xuất hàng 15

2.3.1 Chuẩn bị giao hàng: 15

2.3.2 Giao hàng: 16

2.4 Quy định sắp xếp và lưu kho 17

2.4.1 Quy định sắp xếp hàng hoá: 17

2.4.2 Lưu kho: 17

2.4.3 Thanh lý hàng hoá: 18

2.5.1 Quản lý nhập hàng (từ nhà cung cấp) 18

2.5.2 Quản lý nhận hàng kí gửi 19

2.5.3 Quản lý bán hàng với khách hàng 20

2.5.4 Quản lý giao hàng kí gửi với khách hàng 20

2.5.5 Quản lý kho hàng 21

2.5.6 Quản lý hệ thống danh mục 21

2.5.7 Quản trị người sử dụng 22

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ với Công ty TNHH MTV INLACOLOGISTICS 23

3.1 Định hướng của công ty 23

3.1.1 Mục tiêu 23

3.1.2 Định hướng phát triển 23

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động của công ty 25

KẾT LUẬN 26

LỜI MỞ ĐẦU

Nước ta đã gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, đó là điều kiệnthuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam hội nhập quốc tế và thu hút vốn đầu tưnước ngoài vào trong nước Đây chính là cơ hội cũng như thử thách cho các đơn vị

để khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế Bên cạnh những thuận lợi trên,các doanh nghiệp cũng không gặp ít khó khăn vì sự cạnh tranh gay gắt từ các doanhnghiệp trong nước và nước ngoài Với việc hội nhập vào nền kinh tế thế giới, ViệtNam đã và đang tiếp thu được những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến củathế giới vào việc phát triển các lĩnh vực đời sống kinh tế – xã hội của đất nước, đặcbiệt là ngành dịch vụ Các dịch vụ nói chung và dịch vụ logistics nói riêng ngàycàng được hoàn thiện và phát triển, đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu đa dạng vàphong phú về tiêu dùng và sản xuất của cả nước

Trong thời gian thực tập, được trực tiếp tham quan các doanh nghiệp kinhdoanh dịch vụ logistics cùng với sự hướng dẫn của Ban lãnh đạo Công ty TNHHMTV INLACO LOGISTICS em đã có được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm đểphục vụ cho công việc của mình sau này Xuất phát từ tình hình thực tiễn của công

ty cùng với những kiến thức đã thu thập được, em tiến hành nghiên cứu đề tài: Quy trình quản lý kho hàng và chọn đây làm chuyên đề thực tập của mình.

Kết cấu của bài báo cáo ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính:

 Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH một thành viên INLACO LOGISTICS.

 Chương 2:Quy trình quản lí kho hàng.

 Chương 3:Những giải pháp và kiến nghị với Công ty TNHH MTV

INLACOLOGISTICS

 Do thời gian nghiên cứu và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên bàibáo cáo còn nhiều sai sót Em rất mong nhận được những góp ý của các thầy

cô giáo

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH

MTV INLACO LOGISTICS.

1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS được biết đến là một trongnhững công ty con – chi nhánh của Công ty Cổ phần Vận Tải Biển và Hợp Tác LaoĐộng Quốc Tế - INLACO SAIGON

Tổng công ty: INLACO SAIGON Co., LTD

Trụ sở: 36-38 Nguyễn Trường Tộ, phường 12, quận 4, Tp Hồ Chí Minh

Điện thoại: (+848) 3943 3770-76 | Fax: (+848) 3943 3778-80

Công ty INLACO SAIGON được thành lập theo quyết định số TCCB-LĐ ngày 27/2/1995 của Bộ Giao thông Vận tải

633/QĐ-Ngày 12/3/2007, theo quyết định số 532/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông vậntải, Công ty INLACO SAIGON chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hìnhcông ty cổ phần và được đổi tên thành Công ty cổ phần Vận tải biển và Hợp tác laođộng quốc tế (INLACO SAIGON) và chính thức bắt đầu hoạt động kể từ ngày01/7/2007

Công ty INLACO SAIGON là thành viên của:

Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (VINALINES)

Hiệp hội Đại lý và Môi giới Hàng Hải (VISABA)

Hiệp hội Chủ tàu Việt Nam (VSA)

Hiệp hội Giao nhận và Kho vận Việt Nam (VIFFAS)

Công ty INLACO LOGISTICS được thành lập vào ngày 8/11/2007 để tậndụng lợi thế và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong việc sử dụng nguồn vốn và các

cơ sở hạ tầng hiện có của công ty INLACO SAIGON: bao gồm kho, bãi, container

và đội xe vận chuyển, nguồn nhân lực của bộ phận giao nhận tại Hải Phòng, Hà Nội

và phòng Đại lý

Địa chỉ: Số 126 Đường Chùa vẽ - P Đông hải 1, Quận Hải An, Hải Phòng

 Tên giao dịch: INLACO LOGISTICS

 Giấy phép kinh doanh: 0204000468 - ngày cấp: 08/11/2007

 Ngày hoạt động: 01/11/2007

 Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (12 tỉ đồng)

 Mã số thuế: 0200767765

 Email: inlaco-cy@inlacosaigon.com

 Điện thoại: 3825172 - Fax: 3825171

 Giám đốc:NGUYỄN TUẤN ANH

 Điện thoại: 0313825172/

1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Mục tiêu chính của Inlaco Logistics là để duy trì hoạt động logistics hiện sửdụng kho bãi container tại Hải Phòng, đội xe tải cũng như kết hợp dịch vụ các chinhánh để cung cấp dịch vụ logistics đến khách hang trên toàn quốc INLACOLOGISTICS chuyên cung cấp các dịch vụ sau:

- Dịch vụ hàng hải: đại lý tàu, đại lý vận tải biển, vận tải đa phương thức,cung ứng tàu biển, môi giới

- Kho bãi container, CFS, đội xe vận tải, kho

- Giao nhận và môi giới hàng hóa

- Dịch vụ Door to Door

- Mua bán phụ tùng, thiết bị hàng hải

- Sửa chữa, vệ sinh Container

- Dịch vụ thủ tục Hải quan

- Vận tải đường biển và đường bộ

STT Tên ngành Mã ngành

1 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933(chính)

2 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương 5021

3 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và

4 Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa 5022

5 Kho bãi vã lưu giữ hàng hóa 5210

5 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy 5222

7

Hoạt động dịch vụ hỗ tợ khác lien quan đến vận tải

Chi tiết: Dịch vụ giao nhận hàng hóa, khai thuê hải quan; Dịch

vụ kiểm đếm hàng hóa; Dịch vụ đóng gói liên quan đến vận

tải; Dịch vụ môi giới thuê tàu biển; Dịch vụ logistics: Dịch vụ

đại lý tàu biển

5229

8 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được

9 Cho thuê xe có động cơ

Chi tiết: Cho thuê ô tô 7710

11 Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác 4520

12

Đại lý môi giới đấu giá

Chi tiết: Đại lý ký gửi hàng hóa (không bao gồm đại lý chứng

khoán, bảo hiểm), thu cước điện thoại,sim, thẻ nạp tiền điện

thoại di động trả trước

4610

Bảng 1.1: Dịch vụ và mã ngành dịch vụ INLACO LOGISTTICS cung cấp

1 3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn : Phòng kế toán công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS)

1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng cơ bản của từng bộ phận

Theo cơ cấu tổ chức tổ chức trên Giám Đốc là người chỉ đạo trực tiếp hoạtđộng của phòng kế toán và hai Phó Giám Đốc trong Công ty Các bộ phận phòngban làm chức năng tham mưu giúp việc, hỗ chợ cho Phó Giám Đốc (trừ phòng kếtoán do Giám Đốc trực tiếp điều hành), từ đó báo cáo lại cho Giám Đốc, mọi thôngtin được phản hồi giữa các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác

Giám đốc: Giám đốc là người trực tiếp điều hành công việc tổ chức sản xuất

kinh doanh hàng ngày của công ty, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch kinhdoanh Là thủ trưởng đơn vị, người lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm trước phápluật và nhân viên Công ty về việc điều hành tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lýtheo đường lối của pháp luật của nhà nước

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:

+ Tổ chức nhân sự, hành chính, tiền lương

+ Tài chính kế toán

+ Kế hoạch kinh doanh, đầu tư, công trình

Phó Giám Đốc kinh doanh :

Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công tytheo sự phân công của Giám đốc Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm

vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt độngTrực tiếp điều hành:

- Phòng Phòng kinh doanh; quản lý kho, bãi

- Đại lý, giao nhận hàng hóa

Phòng kế toán: Có chức năng nhiệm vụ phản ánh với giám đốc tất cả các hoạt

động của đơn vị gồm các tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn Báo cáo quyết toán tàichính quý, năm trình giám đốc phê duyệt và báo cáo các cơ quan chức năng có liênquan Thực hiện chi trả các khoản lương và các chính sách khác đến tay người laođộng Tìm các biện pháp đáp ứng vốn kịp thời, đề xuất các biện pháp quản lý hợp lý

và giúp giám đốc có được những quyết định chính xác trong hoạt động kinh doanh

Phòng vận tải : là tổ chức chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu giúp Phó Giám

đốc quản lý về vận tải, phương tiện, người điều khiển phương tiện giao thông,phương tiện thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên dùng trong giao thông vận tải

Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý về công tác vận tải, phương tiện và

người lái trên địa bàn.

Điều hành vận chuyển, vận tải hàng hóa của công ty

Phòng kinh doanh ; quản lý kho, bãi: Có nhiệm vụ khai thác và tìm kiếm các

nguồn hàng ; tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường Từ đó xây dựng chiếnlược kinh doanh, chiến lược bán hàng cũng như xây dựng chiến lược thúc đẩydoanh số phù hợp nhằm quảng bá thương hiệu công ty và phát triển thị trường.Trực tiếp quản lí kho của doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục xuất nhập hànghóa ra vào kho

Phòng kĩ thuật :thực hiện công tác quản lý vật tư, thiết bị; công tác quản lý antoàn, lao động, vệ sinh môi trường

Dịch vụ sửa chữa các trang thiết bị trong công ty, đặc biệt là sửa chữa phươngtiện vận tải cảu công ty

Đại Lý: khai thác tàu bè, hang hóa Thực hiện công tác giấy tờ chứng từ thủ

tục nhập cảng của hang hóa

Mặc dù mỗi phòng, ban có một nhiệm vụ khác nhau song họ có mối quan hệchặt chẽ với nhau trong công việc Đó là mối quan hệ phụ thuộc, giúp nhau cùnghoàn thành tốt công việc của giám đốc giao cho Không thể nói phòng nào, ban nàoquan trọng hơn, vì nếu mất đi một trong những phòng, ban trên thì guồng quay củamột bộ máy có thể vẫn hoạt động nhưng không có độ chính xác bằng nếu bộ máy

đó đầy đủ các phòng ban với tất cả các chức năng đã được đặt ra

1.4 Tổng quan tình hình hoạt động của Công ty TNHH INLACO LOGISTICS

1.4.1 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ cuối năm 2007, nên mục tiêuchính của công ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thịtrường, tìm kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần Do vậy, từ những mốiquan hệ với các bạn hàng sẵn có ở khắp nơi trên thế giới, trong thời gian quaINLACO LOGISTICS đã đảm nhận vận chuyển được một khối lượng hàng hóa rấtđáng kể và đã thực sự có chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường giao nhận hànghóa quốc tế ở Việt Nam Sự đi lên mạnh mẽ của ngành dịch vụ giao nhận cũng đãgóp phần tạo bước đẩy đáng kể cho sự phát triển của công ty

Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Inlaco logistics giai đoạn

2010-2014

(Đơn vị: tỷ đồng)

NămChỉ tiêu 2010 2011 2012 2013 2014

Doanh thu 19,538 18,772 20,012 20,885 22,426

Chỉ số phát triển(%) - 96,079 106,605 104,362 107,379

(Nguồn: phòng kế toán công ty INLACO LOGSITICS)

Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Inlaco logistics giai

Công ty có trụ sở nằm ở đường Chùa Vẽ, hướng ra cảng Green Port, càngChùa Vẽ,…và rất nhiều công ty giao nhận vận tải khác, thuận lợi trong giao nhậnhàng hoá đường biển trong hoạt động của công ty

Công ty đã đào tạo được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinhnghiệm, quan hệ rộng rãi với hải quan, cảng và hãng vận tải, nhạy bén với thịtrường để có thể nhanh chóng hoàn tất mọi thủ tục với một chi phí phù hợp nhất,trong thời gian nhanh nhất có trình độ và chất lượng cao Họ là những cán bộ trẻ,hoàn toàn có thể đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn nhanh

nhạy nắm bắt tình hình và xu hướng biến động giá cước trên thị trường để kịp thờiđiều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranh cho công ty.

1.4.2.1 Nhược điểm:

Các đối thủ cạnh tranh khác gần đây mới xâm nhập vào thị trường sẽ hoạtđộng dựa theo đường mòn của người đi trước nên tốn ít thời gian, công sức và tiềnbạc, có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để sửa chữa sai lầm và hoàn thiện công nghệvận tải Chính điều này đã gây nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động củacông ty

Mặt khác, với chính sách toàn cầu hoá dịch vụ, các hãng lớn (liên doanh, công

ty TNHH) có thể chấp nhận lỗ tại một vài tuyến để đạt được hiệu quả và dành đượcnhững khách hàng lớn trên những tuyến khác Vì vậy những chính sách cạnh tranhtheo hình thức này cũng gây ra những khó khăn không nhỏ cho công ty

Công tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu của công ty còn chưa mạnh, chưa phát huy hết tác dụng nên còn có một số nhà xuất nhập khẩu chưa biết đến khảnăng to lớn về cung ứng các dịch vụ giao nhận vận tải của công ty

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG

TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS2.1 Logistics và vận tải trong logistics

2.1.1 Các khái niệm

Hội đồng quản trị logistics (Council of Logistics Management – CLM) – một

tổ chức chuyên môn bao gồm các nhà quản trị logistics, những người làm việc tronglĩnh vực đào tạo và những người thực tế làm việc trong lĩnh vực logistics, đượcthành lập năm 1962 với mục đích duy trì công tác đào tạo và thúc đẩy việc trao đổi

ý tưởng – đã đưa ra khái niệm về logistics như sau: “Logistics là quá trình lập kếhoạch, thực hiện và kiểm soát các luồng lưu chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, sảnphẩm dở dang, thành phẩm và thông tin liên quan có hiệu suất cao và hiệu quả vềmặt chi phí từ điểm khởi nguồn cho đến điểm tiêu thụ nhằm thỏa mãn các yêu cầucủa khác hàng”

Còn trong cuốn “The handbook of logistics and distributionmanagement”(2000) nhóm tác giả đã đưa ra một định nghĩa rất ngắn gọn: “Logistics

là nghệ thuật và khoa học giúp quản trị và kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, nănglượng, thông tin và những nguồn lực khác” Nhìn chung, các khái niệm trên đều thểhiện được logistics đề cập đến quá trình quản lý luồng lưu chuyển các nguồn lựcnhư vật tư, nhân lực, thông tin, nhằm thực hiện một kế hoạch nhất định

Hiện nay, khái niệm logistics đang được sử dụng và công nhận trên toàn thếgiới là khái niệm do Hội đồng các chuyên gia Quản trị Chuỗi cung ứng (Council ofSupply Chain Management Professionals, 2005) đưa ra, theo đó “ Logistics là bộphận của quản trị chuỗi cung ứng thực hiện kế hoạch và kiểm soát tính hiệu quả vàkết quả của các luồng lưu chuyển và của lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin lienquan giữa điểm khởi nguồn và điểm tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng”.Tuy nhiên, khái niệm này chưa thể hiện một cách tổng quát về logistics do cụm từ “nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng” khiến khái niệm này thiên về logistics kinhdoanh hơn