Công tác thông tin và ra quyết định tại hội chữ thập đỏ thành phố hải phòng

Hệ thống thông tin về lĩnh vực kinh tế đã cung cấp được những thông tin trung thực, kịp thời tạo điều kiện cho việc hoạch định các kế hoạch chiến lược cho Nhà nước và cho các tổ chức, cá

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay Việt Nam ta đang thực hiện công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước, sao cho phù hợp với xu thế phát triển của thế giới và trong khu vực Nhờ có công cuộc đổi mới này đã đem lại những thay đổi to lớn trong nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực thông tin Cho đến nay hệ thống thông tin đã có bước phát triển vượt bậc, như các phương tiện thông tin đại chúng cho đến các tổ chức cung cấp thông tin chuyên ngành Hệ thống thông tin về lĩnh vực kinh tế đã cung cấp được những thông tin trung thực, kịp thời tạo điều kiện cho việc hoạch định các kế hoạch chiến lược cho Nhà nước và cho các tổ chức, các doanh nghiệp Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với mỗi quốc gia nói chung, và đối với mỗi tổ chức nói riêng Người có thông tin là người lắm quyền lực, chính vì thế nó góp phần tạo ra các giá trị mới và sự tăng trưởng cho mỗi quốc gia, mỗi tổ chức Ta có thể thấy, thông tin luôn rất nhiều và luôn méo; do đó, đối với nhà quản lý phải thu thập thông tin và xử lý thông tin sao cho chính xác, để từ đó ra những quyết định đúng đắn nhất

Đề tài nghiên cứu này với mục đích thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quá trình quản lý và ra quyết định; thông qua đó giới thiệu hệ thống thông tin quản lý và ra quyết định tại cơ quan Hội Chữ thập

đỏ thành phố Hải Phòng Em đã chọn đề tài tiểu luận : ‘Công tác thông tin

và ra quyết định tại Hội Chữ thập đỏ thành phố Hải Phòng’

Nội dung chính của bài tiểu luận gồm những chương sau:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về thông tin và ra quyết định trong quản lý kinh tế

Chương 2: Vai trò của thông tin

Chương 3: Thực trạng công tác thông tin và ra quyết định tại Hội Chữ thập đỏ thành phố Hải Phòng

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN

VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ

1 Một số vấn đề cơ bản về thông tin

1.1 Các khái niệm.

Thông tin chung.

Thông tin là một khái niệm rộng và phổ biến liên quan đến tất cả các hoạt động của con người như sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghệ thuật, chính trị…Vì vậy cũng có nhiều khái niệm về thông tin khác nhau với nhiều góc độ xem xét khác nhau: Góc độ triết học, góc độ tin học, điều khiển học…

Từ nhiều góc độ trên ta có thể nêu nên một khái niệm về thông tin một cách tổng quát: Thông tin là thông báo tin tức cá dữ liệu phản ánh hiện thực khách quan, là thuộc tính đặc biệt của vật chất Nó có thể được truyền đạt xử lý phục vụ các hoạt động lý luận và thực tiễn của con người

Thông tin luôn phản ánh mối liên hệ qua lại lẫn nhau giữa người gửi tin với người nhận tin hoặc người sử dụng tin

Thông tin kinh tế

- Là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá

là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý kinh tế

- Là hoạt động thông tin gắn liền với hoạt động kinh tế, xuất phát từ nhu cầu kinh tế và phục vụ cho kinh tế, nó lấy đối tượng phục vụ là sự vận hành kinh tế

Thông tin quản lý kinh tế.

- Thông tin quản lý kinh tế là những tin tức sự kiện liên quan đến hoạt động quản lý kinh tế ở cả tầm vĩ mô và vi mô

Ở tầm vĩ mô: Trong nền kinh tế thị trường thì một trong những vai trò rất quan trọng của nhà nước là quản lý của nhà nước về kinh tế và đề ra những chính sách nhằm quản lý kinh tế nhà nước phải có những thông tin

về thị trường, các chủ thể hoạt động kinh tế, hoàn cảnh, điều kiện cụ thể của đất nước

Ở tầm vi mô: Để ra được những quyết định kinh doanh, người quản lý phải được thông tin về nu cầu, giá cả hàng hóa, về công nghệ, tài chính, chính sách của chính phủ…

- Hệ thống thông tin là giải pháp tổ chức và kỹ thuật trong thực tiễn được thiết lập để sử dụng nội dung thông tin mà chúng ta xử lý

Hệ thống thông tin quản lý là những con người và sự hoạt động có mục đích của họ, hướng vào thông tin để bằng các phương tiện kỹ thuật , biến thông tin thành những kiến thức cần thiết cho việc ra quyết định, thực hiện tác động quản lý

Hệ thông thông tin trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được miêu tả là một quá trình gồm 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng đánh giá các phương án, lựa chọn phương án Hệ thống sẽ cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định rõ tình huống mà một quyết định cần phải ra, nó có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

1.2 Đặc điểm của thông tin kinh tế.

1.2.1 Thông tin không phải là vật chất nhưng không tồn tại ngoài các giá trị vật chất tức là vật mang tin.

Xét từ góc độ nhận thức luận, sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ được chia thành vật mang tin và vật truyền tin Nhưng xét một cách tổng quát, khi tác động đến một vật khác, mỗi vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin Vì quá trình quản lý cũng chính

là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản

lý Với sự phát triển của thế giới ngày càng có nhiều vật mang tin khác nhau như sách báo, tài liệu, các phương tiện truyền thông, thông tin đại chúng, internet…

1.2.2 Thông tin trong quản lý kinh tế có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ.

Hàng ngày người quản lý thường tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Với số lượng lớn như vậy thì mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp đều có thể trở thành một trung tâm thu và phát tin Vì vậy những thông tin này cần được tổng hợp lại sao cho ngắn gọn hơn, nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ những nội dung cần thiết cho việc ra quyết định

Những thông tin này cũng có những mối quan hệ tương đối với nhau, chẳng hạn như thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, hay thông tin của nhà quản lý cho cấp dưới với thông tin về đối tượng quản lý Như vậy ngoài việc tổng hợp lại thông tin, nhà quản lý còn phải nắm bắt mối quan

hệ trong các thông tin đó để giải quyết các mối quan hệ này

1.2.3 Thông tin phản ánh trật tự và phẩm chất của nhà kinh tế.

Trong cơ cấu của mỗi tổ chức nhất định, có thể hình thành nhiều bậc quản lý vì người lãnh đạo cao nhất không thể bao quát toàn bộ công việc của tổ chức đặc biệt là những tổ chức có quy mô lớn Ở mỗi cấp quản lý như vậy thì đếu có luồng thông tin riêng của mình, các luồng thông tin này được trải theo các kênh tổ chức của hệ thống, nêu rõ cấp độ quyền hạn của từng cấp Đối với người lãnh đạo của hệ thống, các thông tin đều được quy

tụ tập trung giúp cho người lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược so với các nhà quản lý ở các cấp phân hệ

1.3 Chức năng của thông tin kinh tế.

1.3.1 Chức năng hướng đãn hoạt động kinh tế thực tiễn.

Đây là một chức năng rất quan trọng và giữ vai trò số một bởi vì mỗi hoạt động kinh tế cụ thể để đi đến mục tiêu thì cần có sự hướng dẫn cụ thể Để đạt được mục tiêu, thì trước hết các doanh nghiệp, các tổ chức hoặc nhà nước phải xây dựng các chương trình, kế hoạch sản xuất- kinh doanh nhằm định hướng những hoạt động kinh tế lau dài, hoặc điều chỉnh hoạt động hàng ngày về sản xuất – kinh doanh, xử lý nghiệp vụ

1.3.2 Chức năng cung cấp tư liệu cho nghiên cứu khoa học.

Thông tin khoa học là kết quả của nghiên cứu khoa học, bởi vì nghiên cứu là cỗ máy sản xuất ra tư liệu (máy móc thiết bị cho sản xuất…), vật liệu phương tiện cho thoogn tin Nhưng đồng thời thông tin kinh tế lại tạo

ra tiền đề mới, vật liệu mới để cho nghiên cứu kinh tế sáng tạo ra các nội dung mới, đề ra các khái niệm, các nội dung học thuật mới Từ các yếu tố mới trên lại tạo ra những giá trị gia tăng mới cho nền kinh tế

1.3.3 Chức năng góp phần hình thành tư duy kinh tế lành mạnh.

Sự phát triển của nền kinh tế bên cạnh những tác động tích cực còn có nhiều tác động tiêu cực như con người chạy theo lợi ích cá nhân không vì lợi ích của tổ chức, tham nhũng…Do đó, để quản lý được đất nước nhà nước phải phổ biến những thông tin về pháp luật nhằm hạn chế những tiêu cực

Thông tin kinh tế giúp con người từ chỗ nhận thức thế giới lợi ích và xã hội, tiến tới nhận thức mối quan hệ lợi ích giữa cá thể với cộng đồng; đồng thời nó cung cấp những kiến thức cho các đối tượng tham gia vào quá trình kinh tế, giúp họ hiểu biết được mục đích, phương pháp, đối tượng khai thác

cá lợi ích

1 Quyết định quản lý kinh tế.

Quản lý kinh tế là nhằm đạt tới mục tiêu chung của mỗi một tổ chức, trong quá trình quản lý kinh tế đó, các nhà quản lý phải đưa ra các quyết định giữa rất nhiều phương án được đề ra nhằm đi tới mục tiêu một cách tối ưu nhất Sự thành công của các nhà quản lý và của chính các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định mà họ đưa ra Trong quá trình ra quyết định, cũng chứa đựng rất nhiều rủi ro, do các yếu tố thường xuyên biến động, vì vậy nhà quản lý phải là người dám chấp nhận rủi ro và dám chịu trách nhiệm về quyết định của mình

2.1 Khái niệm quyết định quản lý kinh tế.

Quyết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của người hay cấp phải thực hiện quyết định đó Như vậy quyết định quản lý kinh tế là các chỉ thị, mệnh lệnh của chủ thể

quản lý, nhằm tổ chức định hướng và kích thích các hoạt động kinh tế của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời một hoặc một số câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì ? Khi nào làm cái đó ? Là trong bao lâu ? Và làm như thế nào ?

2.2 Chức năng của quyết định quản lý kinh tế.

- Chức năng định hướng.

Mỗi quyết định quản lý đều nhằm tới một mục tiêu Vì mỗi quyết định quản lý đều chứa đựng mục tiêu và những nhiệm vụ được đề ra Tính định hướng ở đây thể hiện ở chỗ, nó xác định rõ nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện cho những người thực hiện quyết định biết họ phải làm gì? Làm như thế nào ? và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ

Mặt khác quyết định quản lý còn nhằm tập trung mọi nguồn lực của hệ thống để thực hiện các mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận của hệ thống, tránh sự phân tán nguồn lực như về nhận sự, các yếu tố đầu vào…

- Chức năng bảo đảm nguồn lực cho quyết định.

Khi đưa ra quyết định không phải bất cứ phương án nào đi đến mục tiêu đều được lựa chọn, mà chỉ có phương án có chi phí ít nhất mới được lựa chọn, tức tiết kiệm nguồn lực nhất Như vậy chức năng đảm bảo nguồn lực của các quyết định quản lý, đòi hỏi khi đưa ra các quyết định, các nhà quản

lý cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện quyết định

- Chức năng phối hợp

Đối với quản lý, một quyết định đưa ra phải nhằm một mục tiêu tổng thể chung của cả hệ thống, thông qua việc thực hiện các mục tiêu bộ phận Như vậy cá bộ phận của tổ chức không chỉ quan tâm đến mục tiêu riêng

của bộ phận, mà phải xem xét đóng góp của mục tiêu riêng đó vào mục tiêu chung như thế nào ? Vì vậy quyết định phải thực hiện chức năng phối hợp Thực hiện chức năng này là nhằm tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn giữa các quyết trong tổ chức hay bỏ xót một trong những nhiệm vụ cần làm

- Chức năng động viên cưỡng bức.

Các quyết định mà nhà quản lý đưa ra đều phải có các cấp dưới thực hiện, quyết định được ban hành phải được coi như một mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc mà cấp dưới phải có trách nhiệm thực hiện Tính bắt buộc thể hiện ở việc ai vi phạm hoặc không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị

xử lý nghiêm Tuy nhiên cũng cần phải động viên họ để làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn, và đạt hiệu quả cao hơn, nhiều khi cưỡng bức lại triệt tiêu tính sáng tạo của họ

- Chức năng bảo mật.

Các quyết định quản lý quan trọng cần được đảm bảo bí mật trong một phạm vi nhất định như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chiến lược sản phẩm…Khi các thông tin quyết định bị rò rỉ hay bị đối thủ cạnh tranh nắm được, thì doanh nghiệp sẽ đánh mất cơ hội của thị trường và thất bại Khi đó quyết định cần có chức năng bảo mật, nhờ đó ý đồ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách vững chắc

2 Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định quản lý.

3.1 Thông tin là nguyên liệu đầu vào, quyết định quản lý là sản phẩm đầu ra.

Quản lý nói chung và thông tin là hai lĩnh vực có liên hệ mật thiết với nhau Nếu không có thông tin quản lý, sẽ không tồn tại với tư cách là quản

lý Thông tin ban đầu được thu thập lại dưới dạng các số liệu, dữ liệu cụ

thể, được xử lý và tổng hợp lại bằng một hệ thống xử lý thông tin Sau khi

đã được xử lý và tổng hợp một cách đầy đủ, các nhà quản lý dựa trên những thông tin ràng buộc này như thông tin về môi trường bên trong, thông tin về môi trường bên ngoài để cho ra những quyết định phù hợp với những thông tin thu nhận được hay phù hợp với môi trường của tổ chức

3.2 Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến chất lượng ra quyết định

Một quyết định nào đó cũng như sản phẩm được sản xuất ra, chất lượng của mỗi sản phẩm chịu ảnh hưởng chủ yếu của chất lượng các yếu tố đầu vào Đối với loại sản phẩm là quyết định đưa ra thì một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của nó là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định Vì vậy chất lượng của thông tin sẽ ảnh hưởng đến chất lượng ra quyết định được đưa ra

3.3 Thu thập thông tin để làm rõ mục tiêu mà quyết định hướng tới.

Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp được đề ra dựa trên những điều kiện nhất định của doanh nghiệp, hay điều kiện về môi trường như tiềm lực của doanh nghiệp, tiềm lực của đối thủ cạnh tranh hay thị trường sản phẩm cùng loại với sản phẩm của doanh nghiệp Để nắm được các điều kiện trên, thì doanh nghiệp phải thu thập các thông tin có liên quan Vì mục tiêu luôn gắn với những điều kiện cụ thể và mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian khi mà điều kiện thay đổi

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN

1 Vai trò của thông tin nói chung.

1.1 Thông tin có vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức

xã hội và lập trường chính trị.

Thông tin là phương thức quan trọng để nhà nước thực hiện chức năng quản lý xã hội Xã hội thông tin là xu thế phát triển của thời đại ngày nay Xu thế sử dụng thông tin như một nguồn lực quan trọng ngày càng khẳng định Trong đời sống chính trị, thông tin chính trị - xã hội phục vụ trực tiếp cho công tác chính trị tư tưởng của các cấp, các ngành Thông tin chính trị là công cụ hàng đầu của một đảng cầm quyền Đó chính là việc thực hiện mục đích chính trị tư tưởng và tuyên truyền chính đáng của đảng cầm quyền

1.2 Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo và quản lý.

Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào chất lượng các quyết định, mà chất lượng các quyết định lại phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của thông tin Cho nên không có thông tin đúng đắn thì không thể có quá trình quản lý nào hiệu quả được Chỉ có những tin tức được chủ thể quản lý nhận thức như là kiến thức có ích cho chủ thể quản lý mới là thông tin quản lý

1.3 Thông tin giữ vai trò quan trọng trong công tác giáo dục và đào tạo.

Các hoạt động đào tạo và giảng dạy, học tập, nghiên cứu… luôn luôn cần đến sự hỗ trợ đắc lực của công tác thông tin, thông qua hàng loạt các loại hình thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin Con người

có thể tiếp thu được những tinh hoa của nhân loại từ thế hệ này sang thế

hệ khác, từ nơi này sang nơi khác là nhờ thông tin

1.4 Thông tin thúc đẩy sự phát triển của khoa học

Thông tin là một nhu cầu khách quan để phát triển khoa học Một trong những quy luật phát triển của khoa học và nghiên cứu khoa học là thế hệ sau chọn lọc hệ thống hóa, kế thừa những thành quả của thế hệ đi trước, đồng thời phát hiện, tìm tòi bổ sung những cái mới hơn Như vậy hoạt động khoa học là một quá trình khai thác tiếp nhận thông tin, lưu trữ thông tin và tạo ra những thông tin mới khác với thông tin ban đầu

2 Vai trò của thông tin trong việc ra quyết định quản lý.

- Thông tin là cơ sở tiền đề của các quyết định

Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý nói chung và người lãnh đạo nói riêng Một trong những hoạt động quan trọng của nhà quản

lý hay người lãnh đạo là việc ra quyết định

- Thông tin là công cụ của các quyết định.

Thông tin là căn cứ để tisn hành xây dựng chiến lược của hệ thống Trong quá trình xác định các chỉ tiêu chiến lược, cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên những thông tin xác thực về cơ sở vật chất, vật tư, tiền vốn…và sự kết hợp tối giữa các nguồn lực, từ đso đưa ra quyết định phù hợp

Thông tin là công cụ để kiểm tra tính đúng đắn của quyết định Mỗi quyết định sẽ cho ra những kết quả, và những kết quả đso lại được đưa đến chủ thể quản lý dưới dang thông tin phản hồi

Vai trò công cụ cho các quyết định của thông tin thể hiện ở chỗ, bản thân các quyết định được đưa ra chính là những thông tin thể hiện ở việc