Nghiệp vụ hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tử công ty điện tử SAO MAI

XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI Tên giao dịch là Morning Star Electronic Corporation (MSC) trực thuộc Tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng – Bộ Quốc Phòng được thành lập và phát triển từ một cơ sở nghiên cứu linh kiện điện tử tích cực thuộc Viện Kỹ Thuật Quân Sự Bộ Quốc Phòng. XN thực hiên đồng thời hai chức năng là nghiên cứu khoa học kết hợp với sản xuất kinh doanh phục vụ cho Quốc phòng và Kinh tế Quốc dân. Các ngành nghề kinh doanh sản xuất chủ yếu của XN bao gồm: Công nghệ kỹ thuật điện,điện tử,xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh hàng điện tử,điện dân dụng,điện lạnh.. Tên đầy đủ : XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI Trụ sở : Số 27 Phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội Website:http:www.ckt.gov.vnmsc Email:mschnfpt.vn Điệnthoại:(04)7564.1837564.897 Fax: (04) 7564.263 1.1. Sự hình thành và phát triển của XN trong những năm gần đây. XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng đóng tại phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội. Tiền thân của XN là cơ sở nghiên cứ linh kiện điên tử thuộc viện kỹ thuật Quân Sự – Bộ Quốc Phòng. Ngày 15 tháng 9 năm 1979 theo quyết định 920QĐ – QP của Bộ Quốc Phòng.Nhà máy Bán Dẫn Sao Mai (phiên hiệu Z181) được thành lập ,quy mô ban đầu của nhà máy gồm 305 người với 9 phòng ban và 7 phân xưởng. Từ năm 1979 đến năm 1989 doanh nghiệp đã trải qua quá trình phát triển đầy khó khăn bởi công nghiệp điện tử hoàn toàn mới trong nền kinh tế quốc doanh. Hầu hết các sản phẩm sản xuất ra để xuất khẩu .Nhưng trong hoàn cảnh khó khăn đó doanh nghiệp đã vượt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao ,khai thác hiệu quả dây chuyền lắp ráp Transitor để gia công xuất khẩu hơn 60 triệu sản phẩm bán dẫn đạt tiêu chuẩn quốc tế cho Đông Âu và Tiệp Khắc thu về khoảng 30 triệu rúp. Trong những năm đầu thập niên 90, tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, Đông Âu hoanf toàn tan rã , thị trường xuất khẩu lớn nhất của nhà máy không còn.Việc xuất sang thị trường Đông Âu không thể tiếp tục.Từ những yêu cầu khách quan và chủ quan trrong sự phát triển của doanh nghiệp ngày 16 tháng 10 năm 1989 Bộ Quốc Phòng đã ra quyết định số 393 QĐ – QP,tổ chức sắp xếp lại nhà máy sản xuất bán dẫn và linh kiện thành XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng.Xí Nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân ,thực hiên hạch toán kinh tế độc lập .Xí Nghiệp được phép mở tài khoản tại ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử dụng con dấu riêng để giao dịch.Từ đó Xí Nghiệp bắt đầu hoạt động như một doanh nghiệp bình thường phải tự lực cánh sinh gần như không còn bao cấp của nhà nước cụ thể là bộ quốc phòng. Xí Nghiệp đã nổ lực cố gắng để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Từ năm 1989 đến nay ,đơn vị đã tham gia sản xuất các sản phẩm điện tử phụ vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân,hợp tác quốc tế.Đơn vị đã đứng vững và không ngừng phát triển ,tiến lên cùng đất nước trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước,cùng với yêu cầu hội nhập khu vực ,hội nhập kinh tế thế giới và trong điều kiện khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghiệp đang bùng nổ ,tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội loài người,nhưng Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 có những đống góp quan trọng trong to lớn vào sự phát triển của đất nước,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quốc phòng và đáp ứng nhu cầu càng cao của nền kinh tế quốc dân, vì thế Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 đã được nhà nước trao tặng nhiều danh hiệu: o Đơn vị đã được 5 lần nhà nước cấp chứng nhận về chất lượng sản phẩm cấp 1 và cấp cao. o Hai lần được thưởng huân chương chiến công o Năm lần được tặng thưởng bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ và cờ thưởng luân liêu của tổng cục Công Đoàn Việt Nam và thành tích 5 năm liền đạt chất lượng sản phẩm cao. Sự phát triển của XN còn thể hiện qua qua doanh thu và thuế thu nộp ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Một số chỉ tiêu sau sẽ minh họa cho sự lớn mạnh này như sau: (Trích báo cáo tài chính năm 2007của XN Thiết Bị ĐiệnTử và số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của những năm trước)

Phần I: Tổng quan chung về XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI.

XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI Tên giao dịch là Morning Star Electronic Corporation (MSC) trực thuộc Tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng – Bộ Quốc Phòng được thành lập và phát triển từ một cơ sở nghiên cứu linh kiện điện tử tích cực thuộc Viện Kỹ Thuật Quân Sự - Bộ Quốc Phòng

XN thực hiên đồng thời hai chức năng là nghiên cứu khoa học kết hợp với sản xuất kinh doanh phục vụ cho Quốc phòng và Kinh tế Quốc dân

Các ngành nghề kinh doanh sản xuất chủ yếu của XN bao gồm:

Công nghệ kỹ thuật điện,điện tử,xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh hàng điện tử,điện dân dụng,điện lạnh

Tên đầy đủ : XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI

Trụ sở : Số 27 Phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội

Website:http://www.ckt.gov.vn/msc E-mail:mschn@fpt.vn

Điệnthoại:(04)7564.183/7564.897 Fax: (04) 7564.263

1.1 Sự hình thành và phát triển của XN trong những năm gần đây.

XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng đóng tại phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội

Tiền thân của XN là cơ sở nghiên cứ linh kiện điên tử thuộc viện kỹ thuật Quân Sự – Bộ Quốc Phòng Ngày 15 tháng 9 năm 1979 theo quyết định 920/QĐ –

QP của Bộ Quốc Phòng.Nhà máy Bán Dẫn Sao Mai (phiên hiệu Z181) được thành lập ,quy mô ban đầu của nhà máy gồm 305 người với 9 phòng ban và 7 phân xưởng

Từ năm 1979 đến năm 1989 doanh nghiệp đã trải qua quá trình phát triển đầy khó khăn bởi công nghiệp điện tử hoàn toàn mới trong nền kinh tế quốc doanh Hầu hết các sản phẩm sản xuất ra để xuất khẩu Nhưng trong hoàn cảnh khó khăn đó doanh nghiệp đã vượt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao ,khai thác hiệu quả dây chuyền lắp ráp Transitor để gia công xuất khẩu hơn 60 triệu sản phẩm bán dẫn đạt tiêu chuẩn quốc tế cho Đông Âu và Tiệp Khắc thu về khoảng

30 triệu rúp

Trong những năm đầu thập niên 90, tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, Đông Âu hoanf toàn tan rã , thị trường xuất khẩu lớn nhất của nhà máy không còn.Việc xuất sang thị trường Đông Âu không thể tiếp tục.Từ những yêu cầu khách quan và chủ quan trrong sự phát triển của doanh nghiệp ngày 16 tháng

10 năm 1989 Bộ Quốc Phòng đã ra quyết định số 393 /QĐ – QP,tổ chức sắp xếp lại nhà máy sản xuất bán dẫn và linh kiện thành XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng.Xí Nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân ,thực hiên hạch toán kinh tế độc lập Xí Nghiệp được phép mở tài khoản tại ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử dụng con dấu riêng để giao dịch.Từ đó Xí Nghiệp bắt đầu hoạt động như một doanh nghiệp bình thường phải tự lực cánh sinh gần như không còn bao cấp của nhà nước cụ thể là bộ quốc phòng Xí Nghiệp đã nổ lực cố gắng để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Từ năm 1989 đến nay ,đơn vị đã tham gia sản xuất các sản phẩm điện tử phụ vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân,hợp tác quốc tế.Đơn vị đã đứng vững

và không ngừng phát triển ,tiến lên cùng đất nước trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước,cùng với yêu cầu hội nhập khu vực ,hội nhập kinh tế thế giới và trong điều kiện khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghiệp đang bùng nổ ,tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội loài người,nhưng Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 có những đống góp quan trọng trong to lớn vào sự phát triển của đất nước,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quốc phòng và đáp ứng nhu cầu càng cao của nền kinh tế quốc dân,

vì thế Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 đã được nhà nước trao tặng nhiều danh hiệu:

o Đơn vị đã được 5 lần nhà nước cấp chứng nhận về chất lượng sản phẩm cấp 1 và cấp cao

o Hai lần được thưởng huân chương chiến công

o Năm lần được tặng thưởng bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ và

cờ thưởng luân liêu của tổng cục Công Đoàn Việt Nam và thành tích 5 năm liền đạt chất lượng sản phẩm cao

Sự phát triển của XN còn thể hiện qua qua doanh thu và thuế thu nộp ngân sách nhà nước ngày càng tăng

Một số chỉ tiêu sau sẽ minh họa cho sự lớn mạnh này như sau:

(Trích báo cáo tài chính năm 2007của XN Thiết Bị ĐiệnTử và số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của những năm trước)

Biểu 1

Chỉ tiêu Đơn vị

tính

4.Thu nhập

BQ

Qua bảng phân tích trên ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của XN kỳ thực hiện năm 2007 tăng so kỳ thực hiện năm 2006 trên 1.740.000.000 (đ) và tăng so với kỳ thực hiện năm 2005 là 4.900.000.000 (đ)

Các chỉ tiêu trong bảng đều tăng cao :

Kỳ kế hoạch năm 2007 đề ra là 7.400.000.000 (đ),XN đã vượt mức kế hoạch là 8.600.000.000 (đ) ,tăng so kỳ kế hoạch là : 1.200.000.000 (đ).Điều này đã chứng tỏ XN đã cố gắng giảm tối thiểu chi phí để có doanh thu cao nhất,XN đã cải tiến dây chuyền sản xuất, nâng cao trình độ quản lý,việc doanh thu của XN tăng

đồng thời các khoản phải nộp ngân sách nhà nước tăng cụ thể là năm 2006 : 545.000.000 (đ), năm 2007 : 571.000.000 (đ)

Để đạt được những kết quả trên là một quá trình là cả một quá trình phấn đấu bền bỉ và sáng tạo không ngừng của tập thể, cán bộ công nhân viên của XN,XN đã thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất cũng như quy mô của XN

Dự kiến năm 2008 XN sẽ tiếp tục đầu tư năng lực nhằm nâng cao chất lượng và doanh thu của XN.XN tiếp tục xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9001- 2000 cho khối phòng ban trong XN ,cũng như trong chất lượng sản phẩm Ngoài ra XN còn đầu tư mở rộng cơ sở vật chất hạ tầng và thiết bị sản xuất

Lắp ráp mới một máy hàn loại K13517 công nghệ cao của Đức

Xây dựng thêm 1080m2 nhà kho,phân xưởng sản xuất,nhà ăn ca

Trang bị thêm một xe trở hang 2,5 tấn

Trong những năm tới XN sẽ cố gắng trở thành nhà cung cấp lớn về hàng điện tử,điện dân dụng,điện lạnh trong nước

1.2 Nhiệm vụ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức của XN

1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ

XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ được bố trí trên diện tích 1188 m2 nên việc tổ chức sản xuất kinh doanh được tập trung,đảm bảo cho tiến hành phân công lao động luân chuyển nhanh gọn ,từ khâu đưa vật liệu đến khâu tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

Hiện nay XN đang tiến hành các hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh vật liệu ,linh kiện ,thiết bị điện tử ,điện lạnh Mỗi một loại sản phẩm được sản xuất chế biến theo một quy trình công nghệ riêng với nhiều giai đoạn khác nhau

1.2.2 Đặc điểm tổ chức XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ

Là một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc tổng cục công nghiệp bộ quốc phòng và kinh tế có đặc điểm :Sản xuất tập trung trên một khu đất rộng ,có diện tích 1188 m2 nênbộ máy quản lý của XN được tổ chức theo kiểu trực tuyến.Ban

giám đốc lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng phân xưởng sản xuất Giúp việc cho giám đốc gồm có các phòng ban nghiệp vụ

Bộ máy quản lý của Xí Nghiệp thiết bị điện tử bao gồm:

- Ban giám đốc

- Ban nghiệp vụ

+ Phòng kế toán

+ Phòng thống kê lao động tiền lương kiêm thống kê vật tư sản phẩm

+ Phòng văn thư hành chính kiêm thủ kho

- Ban kỹ thuật

+ Tổ KCS

+ Tổ bảo hành sửa chữa

Phân xưởng sản xuất CKD Phân xưởng sản xuât SKD

a) Mô hình tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp thiết bị điện tử.

Sơ đồ khối về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp thiết bị điện tử

Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp

Xí nghiệp có một ban giám đốc gồm 4 người:

- Đứng đầu là một giám đốc phụ trách chung công việc sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp

- Một phó giám đốc phụ trách tài chính

- Một phó giám đốc phụ trách về tổ chức nhân sự và hành chính

- Một phó giám đốc phụ trách về kinh doanh

Xí nghiệp có 2 văn phòng và 2 phân xưởng sản xuất

- Ban nghiệp vụ

- Ban kỹ thuật

- Phân xưởng sản xuất CKD

- Phân xưởng sản xuất SKD

Ban giám đốc

Phòng

kế toán

Thống

kê lao động tiền lương kiêm thống kê vật tư sản phẩm

Văn thư hành chính kiêm thủ kho

Tổ KCS

Tổ bảo hành sửa chữa

Tổ nghiên cứu chất lượng sản phẩm Phân xưởng

b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Trước hết do giám đốc là người đại diện cho xí nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ hoặt động của xí nghiệp và thực hiện nghị quyết tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy của xí nghiệp Để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả, giám đốc xí nghiệp có quyền hạn và chịu trách nhiệm hạch toán trước cấp trên về mọi mặt như: công tác quản lý, lao động tiền lương, kí kết hợp đồng… Chính vì vậy, các ban phân xưởng phải trực tiếp giúp việc cho ban giám đốc tương đương với chức năng của mình:

Ban nghiệp vụ (có 4 người) có nhiệm vụ:

- Quản lý và hạch toán hợp lý lao động tiền lương trong xí nghiệp

- Lập báo cáo tài chính nộp lên cho giám đốc và các cấp quản lý cao hơn

- Đề xuất kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn

Ban kỹ thuật (có 3 tổ) có nhiệm vụ:

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng

- Bảo hành và sửa chữa sản phẩm khi có vấn đề về kỹ thuật xảy ra đối với sản phẩm

- Nghiên cứu, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành về mặt chất lượng

Phân xưởng sản xuất CKD: Có nhiệm vụ sửa và cắt chân linh kiện (ở dạng IKD), kiểm tra và chuyển sang bộ phận kiểm tra (check) bằng hệ thống thiết bị đo vi mạch do một kỹ sư điều khiển

Phân xưởng sản xuất SKD: SKD là một bộ phận kỹ thuật qua các công đoạn từ chỉnh nguồn, tuyến tính, sạch màu, cân bằng trắng, đóng vỏ sau bằng những máy móc, thiết bị hiện đại để làm sao có độ nét, độ sáng tối, độ nhạy cao đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế Vì vậy nhiệm vụ, chức năng của phân xưởng sản xuất SKD phải đảm bảo chất lượng của sản phẩm trước khi được đem vận hành thử Khi sản phẩm đã thử đủ thời gian chạy thử(chạy nóng trên 2 giờ) thì một kỹ sư thuộc phân xưởng phải kiểm tra lại trước khi máy (sản phẩm) được đóng gói, niêm phong, phải niêm phong và đóng ghim sản phẩm qua 3 lớp bao bì: Trong cùng là túi

polyete, ở giữa là lớp xốp dày ở bên ngoài cùng là lớp vỏ bìa cứng năm lớp giấy ngoại cẩn thận

Như vậy phân xưởng sản xuất co nhiệm vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm theo đúng

kế hoạch

c) Mối quan hệ giữa các phòng ban

Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể là:

+ Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ hợp tác, phối hợp để giải quyết công việc một cách đầy đủ và chu đáo, đó là mối quan hệ ngang trong công tác hàng ngày Các nhân viên của phòng trực tiếp quan hệ với nhau để giải quyết những vướng mắc, trưởng phòng và nhân viên thống nhất trao đổi giải quyết Trường hợp trưởng phòng không giải quyết được thì báo cáo lên giám đốc công ty xem xét giải quyết các trường hợp, các trưởng phòng phải chịu sự phán quyết đó + Quan hệ giữa các phòng ban với các phân xưởng: Đây là mối quan hệ chỉ đạo hướng dẫn giúp đỡ cơ sở thực hiện theo đúng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, mối quan hệ này nhằm làm tốt các công tác quản lý hoặt động sản xuất kinh doanh của các phân xưởng, các phòng ban có thể yêu cầu các phân xưởng thực hiện đúng theo chế độ, các nguyên tắc chuyên môn, nghiệp vụ quản lý theo chế độ thường xuyên hoặc định kỳ

+ Quan hệ giữa các phòng ban với ban giám đốc xí nghiệp

Đây là mối quan hệ giữa lãnh đạo theo chức năng, nhiệm vụ của mình, các phòng ban phai chuẩn bị đầy đủ cơ sở lý luận về chế độ nguyên tắc về các vấn đề trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả trong công ty ngày càng lớn mạnh

Phần 2: Nghiệp vụ hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tử- công ty điện tử SAO MAI

1 Những vấn đề chung về hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tử-công ty điện tử SAO MAI

1.1 Hình thức kế toán và tổ chức hạch toán tại xí nghiệp

1.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán

Xí nghiệp sử dụng các chứng từ theo mẫu thống nhất của bộ tài chính quy định như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng… Ngoài ra còn một số chứng từ của XN như phiếu đề nghị xuất nhập vật tư, hàng hóa

1.1.2 Tổ chức tài khoản kế toán

Nhìn chung XN sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định chung Có một

số tài khoản TK6277, TK6278 TK1541, TK1548… được chi tiết thêm tiểu khoản để giúp cho công tác tập hợp chi phí cụ thể hơn

1.1.3 Tổ chức sổ sách kế toán

Với các nghiệp vụ thu,chi tiền mặt,nhập,xuất,tồn kho…diễn ra thường xuyên ,quy mô sản xuất nhỏ nhưng số lượng tài khoản sử dụng tương đối nhiều

nên XN tổ chức ghi sổ theo hình thức chứng từ nghi sổ

A Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Bước 1: Hàng ngày,căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra,được dùng làm căn cứ ghi sổ ,kế toán lập chứng từ ghi sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ Đăng ký chứng từ ghi

sổ ,sau đó dùng để ghi vào Sổ cái.Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để làm Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Bước 2 : Cuối tháng ,phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ,tính ra tổng phát sinh

Nợ ,Tổng phát sinh bên Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ cái.Căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Bước 3: Sau khi đối chiếu khớp đúng,số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng Tổng Hợp Chi Tiết (được lập từ các sổ ,thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo Tài Chính

Quan hệ đối chiếu ,kiểm tra phải đảm bảo Tổng phát sinh Nợ và phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh phải bằng nhau ,và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng Tổng hợp chi tiết

a Sơ đồ trình tự kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng

Chứng từ gốc: phiếu xuất kho,bảng chấm công,phiếu thu,phiếu chi……

Sổ,Thẻ chi tiết TK:

621,622,627

Sổ quỹ

Bảng Tổng Hợp Chứng từ

Sổ Đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng Từ ghi sổ

Sổ Cái TK:

621,622,627,154

…

Báo cáo chi phí sản xuất

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã có nhiều sản phẩm phần mền

kế toán hiện nay XN đang áp dụng phần mềm kế toán máy do Công ty sản xuất và thương mại ABC cung cấp,phần mềm đã giúp kế toán tiện lợi hơn rất nhiều trong công tác ghi chép.

1.1.4 Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán trên vi tính 1.1.4.1 Tổ chức khai báo ban đầu

Trong điều kiện hội nhập ngày càng cao với nền kinh tế khu vực và thế giới để đáp ứng nhu cầu sản xuất ,quản lý sản xuất ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán

Để đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, một trong những công việc đầu tiên cần phải làm là khai báo hệ thống danh mục.Danh mục là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫm các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối đó Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm trong đó một danh điểm là đối tượng cụ thể cần quản lý.Đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành thì liên quan hầu hết các danh mục ,các danh mục liên uan trực tiếp như: danh mục đối tượng chi phí,danh mục TSCĐ ,danh mục vật tư,danh mục các khoản mục, danh mục kho…

1.1.4.2 Tổ chức mã hóa các đối tượng

Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu ,xếp lớp các đối tượng cần quản lý.Mã hóa được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin,đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán.Mã hóa các đối tượng cho phép nhận diện,tìm kiếm nhanh chóng,không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động,mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý,tăng độ chính xác,giảm thưoif gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.Trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thì danh mục trước tiên cần phải mã hóa để quản lý danh mục là đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất.Nhập danh mục đối tượng chi phí sản xuất bằng các hệ thống danh