báo cáo thực tập: công tác tư pháp hộ tịch trên địa bàn xã, phường, thị trấn

Thực tập tốt ngiệp là một giai đoạn quan trọng gắn với thực tế qua bao nhiêu năm học tập tại trường. Đối với xã, phường, thị trấn công tác tư pháp là một bộ phận công tác quản lý nhà nước của địa phương, đồng thời là triển khai thực tế các chủ chương chính sách của đảng nhà nước về công tác tư pháp từ trung ương đến địa phương, không ngừng nâng cao hiểu biết cho nhân dân, đặc biệt là các dân tộc thiểu số vùng sâu, vùng xa, nắm rõ, thực hiện sống và làm theo hiến pháp và pháp luật là yêu cầu hết sức quan trọng của các cơ quan quản lý nhà nước cũng như các cán bộ Tư pháp cơ sở. Ban Tư pháp xã, phường, thị trấn là cơ quan chuyên môn của UBND xã thực hiện và quản lý nhà nước về công tác tư pháp trên địa bàn của địa phương. Đứng trước những yêu cầu của nước ta hiện nay là một nhà nước công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.Vậy cần tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật của nhà nước, đối với nhân dân gặp nhiều khó khăn thử thách thì yêu cầu nhiện vụ càng trở nên cấp thiết. Vậy cơ quan tư pháp xã phường , thị trấn ngày càng được mở rộng trên các lĩnh vực ban hành văn bản, tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do UBND xã ban hành, tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ở địa phương . Trước những yêu cầu đòi hỏi ngành tư pháp phài biết tiến trình đổi mới nâng cao chất lượng quản lý nhà nước để đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển đất nước, đòi hỏi phải thường xuyên quan tâm đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng chất lượng, nâng cao trình độ để nhằn xây dựng một đội ngũ cán bộ công chức Tư pháp – Hộ tịch xã, phường, thị trấn có Đạo Đức tốt, phận chất chính trị tốt có tinh thần trách nhiện trong công việc vững vàng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ.Đồng thời cần phải chú trọng đến hiệu quả, thực hiện nghiệp vụ công tác tư pháp xã phường, thị trấn có một cách toàn diện từ tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động và điều kiện cơ sở vật chất, trang, bị kinh tế. Để góp phần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và nắm bắt, vận dụng kiến thức đã học vào thực tế, được được sự đồng ý của Ban giám hiệu nhà trường em giới thiệu đến thực tập tại UBND xã Hua Thanh – Huyện Điện Biên –Tỉnh Điện Biên với chuyên đề “công tác chứng thực tại UBND cấp xã” trong quá trình thực tập em được tham gia các hoạt động như: Chứng thực, khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn,tuyên truyền giáo dục pháp luật. đã được đào tạo với lớp chuyên nghành pháp luật thuộc khoa luật hành chính tại trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Điên Biên.Được sự nhiệt tình quan tâm giảng dạy của các thầy cô giáo đã tạo điều kiện cho em đi thực tập để tu dưỡng Đạo Đức, tác phong của một cán bộ công chức nhà nước và đã tiếp thu tổng hợp những kiến thức phục vụ cho công tác của mình sau khi ra trường. Xây dựng tủ pháp luật để cán bộ, nhân dân nghiên cứu tìm hiểu pháp luật. Trong yêu cầu đó đòi hỏi nghành tư pháp phải thường xuyên quan tâm mở rộng công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất đạo đức, chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm, tậm tụy trong công việc, vững vàng về trình độ chuyên môn làm cho xã hộ được một vững mạnh,trong sạch không còn những vụ kiện tục xảy ra.

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

S

TT

7 PCT.MTTQ Phó chủ tịch mặt trận tổ quốc

9 PCT.UBND Phó chủ tịch ủy ban nhân dân

1 Tổ chức thục hiện công tác tư pháp xã,phường thị trấn 05

2 Nhiện vụ và tiêu chuẩn công chức tư pháp – Hộ tịch cáp

xã, tiêu chuẩn người làm công tác chứng thực

06

3.Về công tác chứng thực tại xã ,phường ,thị trấn 08

PHẦN II THỰC TIỄN TẠI CƠ SỞ THỤC TẬP. 20

1.2 Lịch sử ra đời, quá trình pháp triển 20

2.1 Những tuận lợi , khó khăn của công tác chứng thực tại

và pháp luật là yêu cầu hết sức quan trọng của các cơ quan quản lý nhà nướccũng như các cán bộ Tư pháp cơ sở.

Ban Tư pháp xã, phường, thị trấn là cơ quan chuyên môn của UBND xãthực hiện và quản lý nhà nước về công tác tư pháp trên địa bàn của địa phương.Đứng trước những yêu cầu của nước ta hiện nay là một nhà nước công nghiệphóa hiện đại hóa đất nước.Vậy cần tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật củanhà nước, đối với nhân dân gặp nhiều khó khăn thử thách thì yêu cầu nhiện vụcàng trở nên cấp thiết Vậy cơ quan tư pháp xã phường , thị trấn ngày càng được

mở rộng trên các lĩnh vực ban hành văn bản, tự kiểm tra văn bản quy phạm phápluật do UBND xã ban hành, tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ởđịa phương

Trước những yêu cầu đòi hỏi ngành tư pháp phài biết tiến trình đổi mớinâng cao chất lượng quản lý nhà nước để đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triểnđất nước, đòi hỏi phải thường xuyên quan tâm đẩy mạnh công tác đào tạo, bồidưỡng chất lượng, nâng cao trình độ để nhằn xây dựng một đội ngũ cán bộ côngchức Tư pháp – Hộ tịch xã, phường, thị trấn có Đạo Đức tốt, phận chất chính trịtốt có tinh thần trách nhiện trong công việc vững vàng về trình độ chuyên mônnghiệp vụ

Đồng thời cần phải chú trọng đến hiệu quả, thực hiện nghiệp vụ công tác tưpháp xã phường, thị trấn có một cách toàn diện từ tổ chức bộ máy, cơ chế hoạtđộng và điều kiện cơ sở vật chất, trang, bị kinh tế.

Để góp phần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và nắm bắt, vậndụng kiến thức đã học vào thực tế, được được sự đồng ý của Ban giám hiệu nhàtrường em giới thiệu đến thực tập tại UBND xã Hua Thanh – Huyện Điện Biên –Tỉnh Điện Biên với chuyên đề “công tác chứng thực tại UBND cấp xã” trong quátrình thực tập em được tham gia các hoạt động như: Chứng thực, khai sinh, khai

tử, đăng ký kết hôn,tuyên truyền giáo dục pháp luật đã được đào tạo với lớpchuyên nghành pháp luật thuộc khoa luật hành chính tại trường cao đẳng kinh tế -

kỹ thuật Điên Biên.Được sự nhiệt tình quan tâm giảng dạy của các thầy cô giáo

đã tạo điều kiện cho em đi thực tập để tu dưỡng Đạo Đức, tác phong của một cán

bộ công chức nhà nước và đã tiếp thu tổng hợp những kiến thức phục vụ cho côngtác của mình sau khi ra trường

Xây dựng tủ pháp luật để cán bộ, nhân dân nghiên cứu tìm hiểu phápluật Trong yêu cầu đó đòi hỏi nghành tư pháp phải thường xuyên quan tâm mởrộng công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhằm xây dựng đội ngũ cán

bộ có phẩm chất đạo đức, chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm, tậm tụy trongcông việc, vững vàng về trình độ chuyên môn làm cho xã hộ được một vữngmạnh,trong sạch không còn những vụ kiện tục xảy ra

Nhân dịp này cho phép em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáotrong Ban Gián hiệu nhà trường, các phòng khoa đã tạo điều kiện giúp đỡ em, đãnhiệt tình hướng dẫn giảng dạy, hướng dẫn em trong thời gian học tập

Xin chân thành cảm ơn các cấp lãnh đạo, các phòng ban xã Hua Thanh

đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian học tập tại công sở để em hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN.

1.Tổ chức thực hiện công tác xã, phường, thị trấn

Theo thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT/BTP-BNV ngày 28 tháng 04năm 2009 của liên bộ tư pháp và các công tác tư pháp của UBND cấp xã về côngtác tư pháp ở địa phương

* Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Cấp xã

- Theo Điều 7 thông tư liên tịch số 01 /2009 /TTLT/BTP-BNV của

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tư trênđịa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị

về công tác tư pháp ở cấp xã; theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện saukhi được câp có thẩn quyền quyết định hoạc phê duyệt

- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo hướng dẫncủa Uỷ ban nhân dân cấp huyện và cơ quan tư pháp cấp trên

-Tổ chức thực hiện việc tự kiểm tra các quyết định, chỉ thị do Uỷ ban nhândân cấp xã ban hành; rà soát văn bản quy phạm pháp luật do hội đồng nhân dân,

Uỷ ban nhân dân cấp xã ban hành; chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng quy ước,hương ước thôn tổ dân phố phù hợp với quy định pháp luật hiện hành

- Theo dõi, báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật, pháp hiện,

đề xuất biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắt trong thi hành văn bảnquy phạm pháp luật ở cấp xã với phòng Tư pháp cấp huyện 5.Tổ chức thực hiệnchương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý, khai thác, sử dụng Tủsách pháp luật ở cấp xã

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động hòagiải ở cơ sở, bồi dưỡng cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên tổ hòa giải trên địabàn theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên

- Thực hiện việc đăng ký, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi connuôi; tha đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọitrường hợp không phân biệt độ tuổi; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn theo quyđịnh của pháp luật; quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quyđịnh của bộ Tư pháp; lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; cấp bản sao giấy tờ hộtịch từ sổ hộ tịch

8.Thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy đinh củapháp luật

- Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy

tờ, văn bản bằng tiếng việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằngtiếng việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong thi hành án dân sự trên địabàn theo quy định của pháp luật.

- Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý côngtác tư pháp được giao với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tư pháp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao

2 Nhiệm vụ và tiêu chuẩn công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã, tiêu chuẩn người làm công tác chứng thực.

* Nhiệm vụ

Theo nghị định số 112/2011/NĐ – CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của

chính phủ quy định về công chức xã, phường, thị trấn và các văn bản hướng dẫnthi hành

- Giúp UBND xã soạn thảo ban hành các văn bản quản lý theo quy định củapháp luật, giúp UBND cấp xã phổ biến giáo dục pháp luật cho nhân dân xã,phường, thị trấn

- Giúp UBND cấp xã chỉ đạo hướng dẫn cộng đồng dân cư tự quản xâydựng quy ước, hương ước, thực hiện sự trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đốitượng chính sách theo quy định của pháp luật Quản lý tổ sách pháp luật tổ chứcphục vụ cho nhân dân nghiêm cứu pháp luật phối hợp hướng dẫn hoạt động đốivới tổ hòa giải, báo cáo với UBND cấp xã và cơ quan tư pháp cấp trên

- Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao

- Thực việc chứng thực theo thẩm quyền đối với công việc thuộc nhiệm vụđược pháp luật quy định

- Giúp UBND cấp xã thực hiện một số công việc về quốc tịch theo quy đinhcủa pháp luật

- Quản lý lý lịch tư pháp, thống kê tư pháp ở xã, phường, thị trấn

- Giúp UBND cấp xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp

- Giúp UBND cấp xã trong việc phối hợp với các cơ quan tổ chức liênquan quyết định về việc giáo dục thị xã, phường, thị trấn.

- Giúp UBND cấp xã thực hiện đăng ký giao diện về quyền sử dụng đất, bấtđộng sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật

- Chấp hành quy chế làm việc của cơ quan, các chế độ quản lý, lưu trữ, hồ

sơ tài liệu theo quy định tại nghị định số: 112/2011/NĐ – CP ngày 05 tháng 12năm 2001 của chính phủ quy định về công chức xã phường, thị trấn

*Tiêu chuẩn công chức ở xã, phường, thị trấn.

- Công chức tư pháp xã, phường, thị trấn phải đáp ứng những tiêu chuẩn

là công dân Việt Nam có đầy đủ năng lực hành vi, có tinh thần yêu nước sâu sắckiên định mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội và chủ nghĩa xã hội cónăng lực tổ chức vận động nhân thực hiện có kết quả đường lối của đảng chínhsách và pháp luật của nhà nước ở địa phương

- Cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, tậm tụy với dân không tham nhũng

và kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng có ý thức kỷ luật trong công tác, gắn

bó mật thiết nhân dân, được nhân dân ủng hộ

- Có trình độ về trình độ lý luận chính trị, quan diểm đường lối của Đảngchính sách pháp luật của nhà nước, có trình độ học vấn chuyên môn đủ năng lực

và sức khỏe để làm việc có hiểu quả đáp ứng nhiệm vụ được giao

- Tiêu chuẩn cụ thể: Của công chức xã, phường, thị trấn

+ Tuổi đời: Không quá 35 tuổi, chỉ tuyển dụng lần đầu

+ Học vấn: Tốt nghiệp trung học phổ thông đối với đồng bằng, đô thị, trunghọc cơ sở đối với miền núi, vùng sâu vùng xa

+Lý luận chính trị: sau khi được tuyển dụng phải được bồi dưỡng lý luậnchính trị tương đương với trình độ sơ cấp trở lên

- Chuyên môn nghiệp vụ ở khu vực đồng bằng, đô thị có trình độ trung cấptrở lên và phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Tư pháp cấp xã và sau khi tuyểndụng phải sử dụng được tin học văn phòng trong công tác chuyên môn với công

tác Tư pháp hộ tịch, đang công tác ở khu vực miền núi hiện nay tối thiểu được bồidưỡng lần đầu phải có trình độ trung cấp luật trở lên phải qua bồi dưỡng quản lýhành chính nhà nước, chữ viết rõ ràng.

- Đối với công tác Tư pháp – Hộ tịch đang công tác tại nơi có đồng bào dântộc thiểu số sinh sống, phải biết ít nhất tiếng dân tôc thiểu số sinh sống ở địaphương đó

3.Về công tác chứng thực tại xã, phường, thị trấn (những quy định pháp

luật về chứng thực)

3.1 Theo nghị định 23 /NĐ – CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

* Khái niện chứng thực được hiện như sau:

- “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên cógiá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

- “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặcbản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoăc bản chính

- “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khithực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đấy đủ những nội dung như bảnchính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

- “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn

cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nộidung ghi trong sổ gốc

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

- “ Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tooe chức có thẩm quyền theo quyđịnh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêucầu chứng thực

* Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.

- Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theoquy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trongcác giao dịch

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứngminh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định tráchnhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

* Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc.

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứngthực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhândân cấp xã

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là cơ quan đại diện Việt Nam ởnước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vàtiếng nước ngoài:

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếngnước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếngViệt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện Việt Nam

ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của cơquan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

- Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điềunày không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

* Trách nhiêm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao.

- Cơ quan, tổ tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứngthực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu Trườnghợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mảo thì có quyền xác minh.

- Cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầuxuất trình bản chính để đối chiếu Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao

và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính

* Lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật

- Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí tại khoản 1 Điều này

do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố, trực thuộc trung ương quy định theohướng dẫn của Bộ tài chính

* Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

*Thủ tục yêu cầu cấp bản sao từ bản gốc.

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêucầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh thư nhândân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác

Trong trường hợp cấp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là những người đượcquy định tại các khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định này thì còn phải xuất trìnhgiấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêucầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chính hoặc bảnsao có chứng thực)

* Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

- Cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việcyêu cầu cấp bản sao, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.Nội dung bản sao phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc

- Thời hạn cấp bản sao được thực hiện như sau :

+ Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu;

+ Trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trrong 3ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện, cơquan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu

- Người yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện phải trả lệ phí cấp bản sao vàcước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

* Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

- Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào quy định

tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 5 của Nghị định này thực hiện việc chứng thực,không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có

quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu khôngđồng ý với lý do đó thì có thẩm quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà

họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực

* Nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực.

- Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác;

đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực

- Yêu cầu, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cầnthiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầuchứng thực.

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơquan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờgiả mạo

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giảithích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nêu việc chứng thực không thuộcquyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền

- Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sođúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từ bản chính ngườithực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúng với bản chính”, ngày,tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên vầ đóng dấu của cơ quan có thẩm quyềnchứng thực

- Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗtrống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu và giáplai

* Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính.

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền

chứng thực Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhậnchứng thực yêu cầu hàng ngày Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức

- Tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niên yết công khailịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.

* Thời hạn thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gianlàm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trongbuổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứngthực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 3 ngày làm việc

* Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính.

Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiệnchứng thực trong các trường hợp sao đây:

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo

- Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nátkhông thể xác định rõ nội dung

- Bản chính không được phép phổ biến trên Các phương tiện thông tin đạichúng theo quy định của pháp luật

- Đơn, thuê và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứngthực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

- Các giấy tờ,văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

* Thủ tục chứng thực chữ ký.

- Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờsau đây:

+ Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó

- Người yêu cầu chứng thực phải kí trước mặt người thực hiện chứng thực

- Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm, chứng thực; địađiển chứng thực; số giáy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực,ngày cấp, nơicấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực;sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực

* Chứng thực chữ ký của người dịch.

- Người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch

- Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảndịch

- Việc chứng thực chũ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục chứngthực chữ ký được quy định tại Điều 17 của Nghị định này

- Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ “BẢN DỊCH” vào trốngphía trên phải Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ

tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các giấy tờ Bản dịch phải được đính kèm vớibản sao của giấy tờ cần dịch

* Thời hạn chứng thực chữ ký.

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổisáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngày trong buổi làm việcđó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thựcyêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 3 ngàylàm việc

* Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

- Mỗi việc cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ vàlưu trữ tại cơ quan đó

- Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phảilưu một bản sao để làm căn cứ đói chiếu khi cần thiết Thời hạn lưu trữ bản tốithiểu là 2 năm Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về lưu trữ

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chóngcháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọi đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ

* Xử lý vi phạm.

- Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng

thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếutinh thầm trách nhiêm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định này và cácvăn bản quy phạm pháp luật khác tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luậthoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quyđịnh của pháp luật

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo tùy theomức độ vi phạm có thể bị sử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệmhình sự theo quy định của pháp luật

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch sai gây thiệthại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật

3.3 Theo nghị định 04/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2012 của chính phủ sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 5 về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước

ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nướcngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài; chứng thựcchữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tơ, văn bản songngữ

- Chứng thực cấc việc quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số79/2007/NĐ-CP.

3.4 Theo nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2012 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký.

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh nhân dân

hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là những người đượcquy định tại các khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định này thì phải xuất trình thêmgiấy tờ chứng minh là người có quyền cấp bản sao từ sổ gốc

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêucầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chính hoặc bảnsao chứng thực)”

- Trong trường hợp không có sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin vềngười được đề nghị cấp bản sao thì cơ quan giam giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lờivăn bản.”

Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tùy thân khác để cán bộtiếp nhận hồ sơ kiểm tra

3.5 Theo thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 08 năm 2008 của bộ

tư pháp hướng dẫn thi hành nghị định 23/2015/NĐ-CP.

* Việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện.

- Đối với các giấy tờ, văn chỉ bằng tiếng Việt hoặc cơ quan, tổ chức có

thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nướcngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài,trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…) thì cơquan có thẩm quyền chứng thực là Ủy ban nhân dân cấp xã

- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằngtiếng nước ngoài có xen mốt số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: văn bằng, chứng chỉ do

cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nambằng tiếng Viêt…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là phòng Tư pháp cấphuyện

- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của trường đại học Việt Nam liên kết vớitrường đại học của nước ngoài…trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếngnước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thục tại phòng Tưpháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã

- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, vănbản bằng tiếng việt vừa có giấy tờ,văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện,người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:

+ Phòng tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ,văn bản bằng tiếng nướcngoài; Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

+ Phòng tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằngtiếng Việt và tiếng nước ngoài

- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chưa bố trí đủ cán bộ

tư pháp – hộ tịch cấp xã, cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã chưa được đào tạo trungcấp pháp lý hoăc Ủy ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máy photocopy để phục

vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnhgiao thêm cho phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực các việc thuộc thẩmquyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã

* Việc chứng thực tại huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn Đối với huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn thì ngoài thẩm

quyền chứng thực của phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định tại khoản 1 Điều 5của Nghị định số 79, Phòng Tư pháp cấp huyện còn co thẩm quyền chứng thực tất

cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã theo quyđịnh tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 79.

* Văn bản là cơ sở để đối chiếu ,chứng thực bản sao.

- Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định số 79 thì “Bản chính “

là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sửdụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực tế cómột số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lầnđầu bị mất, bị hư hỏng… ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại, giấychứng nhận quyền sử dụng đất bị hỏng được cấp lại… Những bản chính cấp lạinày được thay cho bản chính lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu

Theo quy định của Nghị định số 79 thì cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan

có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thựcchữ ký của mình trong cácgiấy tờ, văn bản Trong trường hợp người chứng thực không ký được do khuyết tậthoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thựcđiểm chỉ

Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu khôngđiểm chỉ được ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thểdiểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ việcđiểm chỉ đó bằng ngón tay nào, của bàn tay