Quy trình quản lý giao nhận cotainer tại cảng Cát Lái

Trang 1

CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÊ DUYỆT: Ngày tháng 08 năm 2005

QUI TRÌNH QUẢN LÝ GIAO NHẬN CONTAINER TẠI CẢNG CÁT LÁI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1098/ QTSX-QC-ĐĐ ngày 31-8-2005 của Giám đốc Công ty Tân cảng Sài Gòn)

- Tất cả các loại container được vận chuyển thông qua cổng cảng (hoặcmặt cắt cầu cảng) bằng phương tiện của khách hàng hoặc phương tiệnvận chuyển vòng ngoài của Cảng (không tính phương án xuất nhập tàu)

- Hình thức giao nhận: nguyên container

1 Giải thích các thuật ngữ, từ và ký hiệu viết tắt:

- “Lệnh giao nhận” : là các loại lệnh giao hàng, lệnh hạ container rỗng,lệnh cấp container rỗng, packing list, lệnh hạ container hàng hoặc cácchứng từ tương đương, được phát hành bởi các hãng tàu, đại lý hãng tàu,chủ khai thác - đã ký hợp đồng, thỏa thuận với Cảng (với mẫu chứng từ,dấu, chữ ký của người có thẩm quyền được đăng ký trước)

- “Chứng từ” : là các giấy tờ được nêu trong qui trình này, liên quanđến việc giao nhận một lô hàng/ 1 container nhất định

- “Đơn giá” : giá dịch vụ tính cho 1 container

- “Văn phòng thủ tục của Cảng”: là khu vực bao gồm các bộ phận Thươngvụ, Thu ngân và Phát hành EIR

- “Giấy tờ xe” : là Giấy đăng ký xe hoặc Giấy phép lái xe (còn giá trịpháp lý)

- “Nhân viên sà lan”: để chỉ thuyền trưởng hoặc người đại diện cho phươngtiện thủy để làm các thủ tục về giao nhận hàng hoá với cảng Cát Lái

- “Mặt cắt cầu cảng”: là ranh giới xếp dỡ, giao nhận hàng hoá giữa phươngtiện thủy và phương tiện khác của cảng (hoặc trực tiếp với tàu container)

Trang 2

- “Các depot khác” : là các cảng (cửa khẩu), ICD, bến bãi thuộc (hoặckhông thuộc) sự quản lí của Cty Tân cảng Sài Gòn, có hàng hoá vậnchuyển qua lại với Cảng Cát Lái.

- “TBSX” (Trực ban sản xuất cảng) : bao gồm Trực ban Điều độ,Trực ban Cảng vụ, Trực ban Cơ giới

- “EIR” (Equipment Interchange Receipt) : “Phiếu Giao nhậnContainer”

2 Các qui định chung:

2.1 Trách nhiệm các cá nhân trong qui trình :

- NV Trạm cân (chỉ áp dụng đối với qui trình 1 và 7): nhận Packing list

(EIR) từ Lái xe; kiểm tra đúng số CTN thực tế; xác định và ghi trọng

lượng từng CTN lên Packing list (EIR), đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển Packing list (EIR) cho Lái xe

- NV Thương vụ: thực hiện đúng qui định của Cảng về giá và chính sáchđối với các khách hàng cụ thể Có nhiệm vụ tiếp nhận Lệnh giao nhận vàkhai báo của khách hàng; kiểm tra tính hợp lệ (được ký phát đúng quiđịnh, với phương án tác nghiệp mà hiện trường có thể thực hiện được…);cập nhật máy tính các dữ liệu để in hoá đơn, ký lên hoá đơn; ghi ngàytháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh giaonhận và chuyển cả hoá đơn, Lệnh giao nhận sang phòng Thu ngân

- NV Thu ngân: thu tiền của khách hàng theo hoá đơn, đóng dấu “Đã thu tiền” lên hoá đơn và Lệnh giao nhận, sau đó chuyển cho khách hàng.

- NV Phát hành EIR (NV chứng từ): tiếp nhận Lệnh giao nhận của kháchhàng (hoặc các chứng từ tương đương); kiểm tra tính hợp lệ (đã hoànthành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu ngân, đúng chínhsách của Cảng, còn hạn…); yêu cầu khách hàng ghi đủ và xác nhận rõ cácthông tin trên Lệnh giao nhận; nhập số hoá đơn cho hiển thị các EIR; cậpnhật thêm vào máy tính những dữ liệu liên quan được thể hiện trên Lệnh

giao nhận và khai báo của khách hàng; in EIR, ký vào mục “Người phát hành”; thu Lệnh và giao cho khách hàng bộ EIR (gồm 3 liên); hướng dẫn

khách hàng các thông tin cần thiết và điều chỉnh lại nội dung EIR khi

khách hàng thay đổi phương án Chú ý: các bước tác nghiệp của NV Phát hành EIR đối với phương án cấp CTN rỗng cho khách hàng, phải được một

Trang 3

cán bộ hoặc NV khác, có nghiệp vụ phù hợp, thuộc Đội QLTH, kiểm tra lại.

- NV Bảo vệ: chủ trì thực hiện nhiệm vụ quản lí an ninh, trật tự, an toàngiao thông tại các khu vực cổng; trực tiếp điều tiết phương tiện tại cổng

ra theo qui định của qui trình (duy trì và giám sát các phương tiện vận tảidừng lại và xuất trình EIR tại các cabin cổng)

- NV Giao nhận cổng (làm việc tại cổng vào): điều tiết sự di chuyển của

các phương tiện phù hợp với nội dung của các qui trình và yêu cầu của

NV Thống kê hiện trường cổng; kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại CTN, sốseal và tình trạng CTN phù hợp với chứng từ giao nhận

- NV Kiểm tra vệ sinh CTN rỗng: do Cảng thuê ngoài; có nhiệm vụ kiểmtra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN rỗng, vệ sinh, phân loại và dán

tem lên CTN theo chủng loại qui định; khi trực tại cổng vào, có nhiệm vụ

trực thường xuyên đúng vị trí; sau khi kiểm tra tình trạng, dán tem CTNrỗng, phản ánh trên EIR, đóng dấu tên và chuyển bộ EIR cho NV Giaonhận cổng

- NV Thống kê hiện trường cổng vào: tiếp nhận EIR từ Lái xe; kiểm tra số

xe (với xe chạy không hàng), nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình

các EIR; kiểm tra hạn cho phép, chỉnh sửa lại vị trí CTN, phương án tác nghiệp; bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe Đóng mở Barie theo qui định

của các qui trình và tình hình mật độ giao thông trong các bãi hàng

- NV Điều độ bãi: kiểm tra EIR và hàng hoá; tổ chức thực hiện các tácnghiệp; điều chỉnh bổ sung nội dung trên EIR thống nhất với thực tế(phương án làm hàng, vị trí CTN, tình trạng CTN, số hiệu phương tiệnvận chuyển, số hiệu phương tiện nâng hạ, thời điểm nâng hạ, số lượng

đảo chuyển…); đóng dấu tên trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái

- NV Kiểm soát CTN lạnh: có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng vỏ ngoài vàseal đối với các CTN lạnh có hàng và kiểm tra tình trạng phần máy, vỏ,các thiết bị liên quan của CTN rỗng lạnh, đồng thời thể hiện trên chứngtừ các kết quả kiểm tra, khi giao nhận CTN lạnh giữa Khu hàng vớiphương tiện vận chuyển và khách hàng

Trang 4

- NV Vận hành CTN lạnh: có trách nhiệm cắm rút phích điện, theo dõi,duy trì điện năng và tình trạng hoạt động của CTN lạnh, báo cáo Điều độbãi các hiện tượng bất thường; có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kỹ thuật(nhiệt độ, thông gió, các thiết bị và thông số liên quan) của các CTNlạnh, đồng thời thể hiện trên chứng từ các kết quả kiểm tra, khi giao nhậnCTN lạnh có hàng giữa Khu hàng với phương tiện vận chuyển và kháchhàng.

- NV Thống kê hiện trường cổng ra: kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại và chủ

khai thác CTN rỗng; thu đủ số lượng EIR từ Lái xe; nhập số hiệu EIRtrên máy tính, cho hiện lên màn hình các EIR, kiểm tra tính hợp lệ củaEIR; giao bộ EIR cho Hải quan cổng kiểm tra và nhận lại (đối với CTN

có hàng qua cổng) để bấm giờ; giữ liên 1, giao liên còn lại cho Lái xe;

chịu trách nhiệm đóng mở Barie theo qui định của qui trình; cập nhật cácthông tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận làmviệc trước đó (NV Giao nhận; Điều độ bãi…) vào máy

- Hải quan giám sát cổng ra: thực hiện các nghiệp vụ quản lí hàng hoá

theo chức năng Tiếp nhận EIR (đối với CTN có hàng) từ NV Thống kê

hiện trường cổng ra; kiểm tra EIR phù hợp với hàng hoá; thông qua; giữ

liên 3 EIR và chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại đểgiải quyết cho xe rời cảng

- Khách hàng (Chủ hàng, Lái xe, Phụ xe, NV sà lan):

+ Tuân thủ các qui định về luồng, tuyến, tốc độ an toàn giao thông trongcảng; cũng như chấp hành sự hướng dẫn, điều hành của các bộ phận hiệntrường và các qui trình, qui định, nội qui của Cảng; đồng thời không chi tiềnbồi dưỡng và kịp thời phản ánh tới Điều độ bãi, TBSX, đường dây điện thoạinóng các ách tắc và tiêu cực trong quá trình giao nhận hàng hoá tại Cảng.+ Để đảm bảo an toàn giao thông trong các cổng và chứng từ luôn đi kèmvới phương tiện và hàng hoá, yêu cầu các Lái xe hoặc Phụ xe chỉ trình EIR

cho NV Thống kê hiện trường tại cổng ra/ cổng vào từ cabin xe.

+ Phương tiện vận chuyển hàng hoá chỉ được tiến vào các cổng khi đã

hoàn thành các thủ tục trước đó theo qui định của qui trình Nếu chưa đủ

thủ tục cần thiết để vào cổng, xe phải đỗ chờ trước vạch DỪNG XE của cổng

và nhường đường cho xe đã hoàn thành thủ tục vượt lên, được vào cổng

+ Khi các phương tiện đậu chờ tại vạch DỪNG XE của cổng ra để làm thủ tục,

nhưng chưa đủ điều kiện về chứng từ, nếu gây cản trở luồng của các phươngtiện phía sau (đã đủ điều kiện qua cổng), thì Lái xe phải chấp hành yêu cầu của

NV Bảo vệ quay lại đường ra ban đầu để tiếp tục chờ bổ sung thủ tục

Trang 5

+ Các phương tiện khi qua cổng vào, nếu chưa hoàn thành thủ tục theo qui

định của qui trình, thì tùy tình hình mật độ giao thông tại cổng, NV Thống kê

hiện trường quyết định cho xe đậu chờ tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến về phía trước đậu chờ/ cấp Phiếu ra vào tạm thời quay cổng ra để bổ sung thủ tục Tương tự, tại cổng ra, khi các phương tiện đã vào cổng, nếu chưa đủ

thủ tục theo qui định của qui trình, thì tùy tình hình giao thông, NV Thống kê

hiện trường quyết định xe đậu tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến ra phía

trước tạm chờ để hoàn thiện thủ tục (để bảo đảm xe tiến ra phía trước tạm

chờ, NV Thống kê hiện trường cổng ra tạm giữ Giấy tờ xe)

- Người vận hành phương tiện cơ giới của Cảng (hoặc của các hợp tác xã

do Cảng thuê):

+ Lái xe nâng/ cẩu khung (thiết bị nâng hạ trong các kho bãi): chấp hành sựđiều hành của NV Điều độ; hướng dẫn các phương tiện vận chuyển trongquá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn

+ Lái cẩu bờ/ cẩu tàu/ cẩu nổi (thiết bị xếp dỡ CTN qua mặt cắt cầu cảng):chấp hành sự chỉ huy của NV Trực ban tàu; hướng dẫn các phương tiện vậnchuyển trong quá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn

+ Lái xe đầu kéo vận chuyển nội bộ (vận chuyển CTN trong phạm vi 1cảng): ghi và nộp đầy đủ các EIR, CMC cho NV Giao nhận tàu/ NV Điều độbãi kiểm hoá sau mỗi chuyến vận chuyển

+ Lái xe đầu kéo vận chuyển vòng ngoài (vận chuyển CTN giữa cảng vàcác nơi khác): thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm của Lái xe nêu trongcác qui trình 7 đến 12 dưới đây Lưu ý thêm:

 Lái xe tự giác trình đầy đủ các bộ EIR đã giao dịch trong Cảng cho NV

cổng khi xe đi qua; trường hợp mất chứng từ phải khai báo rõ, ngược lại sẽkhông được tính sản lượng các CTN này

 Nếu xe chạy không hàng và chưa có EIR, khi qua cổng, xe xuất trình Lệnh điều xe cho NV Thống kê hiện trường.

 Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá và chứng từ

với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chịu trách nhiệmvề việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗi của mình hoặckhông phát hiện được trong quá trình giao nhận (Đối với CTN lạnh vậnchuyển tuyến ICD Transimex, NV giao nhận vận tải sẽ chịu trách nhiệmgiao nhận về tình trạng kỹ thuật của CTN tại Transimex)

 Các phương tiện phải ghi lên EIR: tên phương tiện của mình; tên phương

tiện nâng hạ CTN; số lượng đảo chuyển; vị trí hạ CTN thực tế

- Trực ban tàu: là người chủ trì chỉ huy dây chuyền làm hàng giải phóngtàu hoặc sà lan theo đúng phương án được ghi trên các bộ EIR

Trang 6

- NV Giao nhận tàu: là người đại diện cho cảng để giao nhận hàng hóa vớiphương tiện thủy tại mặt cắt cầu cảng.

- NV Giao nhận vận tải (GNVT): là người thay mặt Đội GNVT tiếp nhậncác thông tin, chứng từ yêu cầu vận chuyển vòng ngoài (từ TBSX); làmthủ tục hải quan theo qui định; lập kế hoạch sản xuất thực hiện các yêu

cầu này (chuyển kế hoạch cho TBSX phê duyệt và TBSX chỉ huy thực hiện); theo dõi tổng hợp, báo cáo sản lượng chuyên chở các tuyến để

thanh quyết toán với các bên Ngoài ra chủ trì công tác vận chuyển vòngngoài phục vụ khách hàng theo các hợp đồng dịch vụ cụ thể của Cảng;làm các thủ tục đối với hàng hoá trung chuyển quốc tế; thực hiện cáccông việc tại hiện trường ICD Transimex, Depot Nhơn Trạch

- Thuyền trưởng sà lan (hoặc người chịu trách nhiệm tương đương): làngười đại diện chính thức của phương tiện thủy để tiến hành các trình tựgiao nhận hàng hoá theo qui định của qui trình; chấp hành các qui định,nội qui của cảng về an ninh trật tự, an toàn hàng hải, an toàn lao động vàPCCN; Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá vàchứng từ với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chịutrách nhiệm về việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗicủa mình hoặc không phát hiện được trong quá trình giao nhận

- Công nhân bốc xếp cầu tàu: thực hiện đúng Qui trình công nghệ xếp dỡvà tuân thủ sự điều hành của Trực ban tàu; ngoài ra có trách nhiệm kiểmtra nóc CTN qua mặt cắt cầu cảng, mở cửa CTN rỗng và dán tem theochủng loại yêu cầu của NV giao nhận tàu

- NV các Depot: là người chịu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra tính hợplệ của các chứng từ giao nhận hàng hoá; đảm bảo tính thống nhất giữatình trạng thực tế của hàng hoá và chứng từ đi kèm

2.2 Xử lí các tình huống phát sinh về giao nhận hàng hoá :

+ Trường hợp 1, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) tiến

hành trình tự giao nhận bình thường, sau đó vì lí do nào đó không thực hiện

Khi phương tiện tới cổng ra, NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra đúng số xe, số CTN, số seal; yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc); ghi vào mục Remark: “KHÔNG

THỰC HIỆN”; (đối với xe có CTN, giao bộ EIR cho Hải quan, sau khi kiểm

tra thông qua, Hải quan giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường

2 liên còn lại); NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “Cổng ra” trên

Trang 7

EIR); giữ liên 1, giao các liên còn lại cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe

rời khỏi cảng

+ Trường hợp 2, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) qua

cổng nhưng sẽ không thực hiện một tác nghiệp nào trong cảng: NV Thống

kê hiện trường cổng vào căn cứ việc kiểm tra số xe, số CTN, số seal của NV Giao nhận cổng, cấp Phiếu ra vào tạm thời cho phương tiện (lưu ý có đủ dấu

tên của NV giao nhận cổng, NV Thống kê hiện trường, chữ ký, họ tên của

Lái xe theo mẫu và bấm giờ); NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra đúng số xe, số CTN, số seal, thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng dấu tên, bấm

giờ, (thông báo Hải quan, đối với xe có CTN) và mở Barie cho phương tiện

thời gian xe ra vào cổng quá lâu hoặc CTN mất seal, thì giữ xe lại, báo

TBSX giải quyết); NV Thống kê hiện trường thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng

dấu tên, bấm giờ và mở Barie cho phương tiện đi qua

+ Lái xe mang bộ EIR ban đầu và thực hiện lại các bước giao nhận hànghóa theo qui định

+ NV điều độ bãi sửa lại các dữ liệu trên EIR đúng với thực tế

vào giao hàng, sau đó bổ sung nhận hàng khác): có 2 cách giải quyết,+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho

xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường;

+ Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe tại cổng vào (không có phương tiện đi

theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trên máy tính, chương trình chỉrõ các EIR kèm theo trước đó của xe (đang thực hiện trong cảng); trả Giấytờ xe cho Lái xe và tiến hành các thủ tục với bộ EIR mới như qui định củatừng qui trình

trên, có 2 cách giải quyết,

+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho

xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường;

Trang 8

+ Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe và các EIR không thực hiện, tại cổng vào

(không có phương tiện đi theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trênmáy tính và xác nhận đúng các EIR kèm theo xe trước đó (chưa thực hiệntrong cảng), gạch bỏ các ô “số xe”, “bấm giờ”, trả Giấy tờ xe và các EIRkhông thực hiện cho Lái xe, đồng thời tiến hành các thủ tục với bộ EIR mớinhư qui định của từng qui trình

CTN 20’ khác: CTN 20’ trên xe sẽ được cấp Phiếu ra vào tạm thời, CTN

dự kiến nhận sẽ thực hiện theo qui trình thông thường

- Trong trường hợp một xe nào đó, cùng lúc gặp phải 2 hay nhiều tình huống

trên, các bộ phận yêu cầu xe vòng cổng ra và thực hiện lại qui trình chuẩn

- Khi có thay đổi, bổ sung phương án giao nhận hàng hoá mà liên quan đếnviệc thay đổi đơn giá dịch vụ, yêu cầu các bộ phận hướng dẫn kháchhàng về khu thủ tục để điều chỉnh, bổ sung trên chứng từ Trường hợpđơn giá ngang bằng hoặc thấp hơn đơn giá ban đầu, NV Thống kê hiệntrường/ NV điều độ có thể sửa lại phương án trực tiếp trên chứng từ và hệ

thống, việc điều chỉnh hoá đơn do khách hàng quyết định

2.3 Các qui định khác :

- Trong mọi qui trình, bước sau chỉ được tiến hành khi chứng từ thể hiện đãthực hiện bước trước đó (ký hiệu bấm giờ/ dấu/ chữ ký), đồng thời cácmắt xích giao nhận (Phương tiện – NV giao nhận cổng – NV Thống kêhiện trường cổng – NV điều độ bãi) phải luôn luôn xác định sự thốngnhất giữa CTN và chứng từ kèm theo

- Liên 3 EIR là liên dành cho Hải quan, vì vậy khách hàng có thể táchriêng liên này trong bộ chứng từ giao nhận với cảng để đi làm thủ tục hảiquan

- Yêu cầu các NV thuộc dây chuyền giao nhận hàng hoá: ngoài nhiệm vụđã nêu, phải tích cực, tận tình hướng dẫn cho khách hàng các vấn đề liênquan đến giao nhận hàng tại cảng; kịp thời báo cáo, xin ý kiến của cán bộphụ trách về việc giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong sản xuất

- Người đi bộ khi qua các cổng, không được đi trong các luồng dành cho xeCTN

- Các phương án giao nhận hàng đóng rút ruột, hàng kho CFS, hàng rời cácloại… thực hiện theo qui định ở các văn bản khác

III NỘI DUNG CÁC QUI TRÌNH:

1 ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BỘ:

Trang 9

1.1 GIAO NHẬN TRỰC TIẾP VỚI PHƯƠNG TIỆN CỦA KHÁCH

HÀNG:

QUI TRÌNH 1: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT.

Bước 1: Xác định trọng lượng CTN tại trạm cân

- Khi phương tiện chở CTN hàng xuất đậu ổn định trên cân, NV trạm cân

nhận Packing list từ Lái xe, kiểm tra đúng số CTN thực tế, ghi trọng lượng từng CTN vào Packing list, đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển Packing list cho Lái xe.

- Nếu Lái xe có EIR trước khi qua cân (Lái xe đã làm thủ tục tại các văn

phòng phát hành EIR của cảng, NV chứng từ ghi trọng lượng từ Packing list lên EIR và phải ghi vào phần Remark: “CTN chưa qua cân”) thì NV trạm cân sẽ sửa lại theo số cân thực tế; đóng dấu “Trạm cân” bên cạnh ô

“Trọng lượng” và chuyển EIR cho Lái xe

- Trường hợp các CTN trên phương tiện đã qua cân của Tân cảng/ Sóng Thần (có số liệu trên EIR), thì không phải qua cân tại Cát Lái.

- Trường hợp phương tiện chở CTN hàng xuất vào Cảng Cát Lái mà không qua cân theo qui định: NV Thống kê hiện trường cổng vào cấp Phiếu ra vào tạm thời để xe quay cổng ra và qua cân theo đúng Qui trình.

- Trường hợp 1 xe chở 2x20’, thì trọng lượng mỗi CTN xác định như sau: + Nếu 2 CTN cùng đóng 1 loại hàng, qui cách như nhau, thì trọng lượng mỗi CTN bằng tổng trọng lượng 2 CTN chia đôi.

+ Nếu 2 CTN đóng 2 loại hàng khác nhau, NV trạm cân dựa vào trọng lượng loại CTN có hàng tương tự/ dựa vào kinh nghiệm/ hoặc dựa vào packing list để quyết định, sao cho tổng trọng lượng 2 CTN đúng phản ánh của cân

+ Các trường hợp khác, lấy trọng lượng của một CTN làm chuẩn để xác định trọng lượng của CTN kia

Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.

- Lái xe (hoặc Khách hàng) trình packing list cho NV Thương vụ, khai báo về việc kiểm hoá (nếu có); NV thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “HBCX” hoặc “HBCK”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên packing list và chuyển cả hoá đơn, packing list sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại packing list, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).

- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp packing list NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ

Trang 10

CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ packing List vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu có), cảng dỡ/cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, số seal hãng tàu (nếu có), nhiệt độ, thông gió, IMDG, số xe (nếu có)); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên) Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.

Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.

- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVGiao nhận cổng

- NV Giao nhận cổng tiến hành:

+ Kiểm tra số xe, số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIRkhông? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu cỡ và số hiệuCTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xetrở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế

CTN trùng với packing list); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng với packing list, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng

xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới

+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bị rách lủng, móp méo,thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải

ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao

nhận phải liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giảiquyết trước khi hạ bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên).Trường hợp Đại lí không có mặt, Trực ban SX sẽ quyết định phương án xử lítheo thoả thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể

+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần

“Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.

- Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện

trường cổng NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập sốhiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra chỉnh sửa

lại Vị trí hạ dự kiến; nếu Phương án tác nghiệp phải thay đổi thì thống nhất với Lái xe sửa lại; bấm giờ vào cổng (phần “Cổng vào”); chuyển bộ

EIR cho Lái xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại)

+ Lưu ý:

Trang 11

 Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng ghi thêm ký hiệu “1E” và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.

 Trường hợp xe vào hạ bãi chờ xuất, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngoài ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ

thể:

Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi

Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng cho NV Thống kê hiện trường cổng

- Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng

giao thông trong Cảng

Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.

- Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng trình bộ EIR

cho NV Điều độ bãi

- Điều độ bãi kiểm tra hàng hoá và sửa lại phương án (nếu không đúng),hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, ghi số hiệu phương tiện hạ, thời điểm

hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe

về giao thông, giao bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phươngtiện thực hiện

+ Lưu ý:

 NV Điều độ bãi có trách nhiệm điều động phương tiện xếp dỡ linh hoạt, hạ CTN trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên môn (hàng kiểm hoá, hàng không kiểm hoá, theo cảng - trọng lượng - loại HC…); khi kẹt bãi, có thể yêu cầu NV Thống kê hiện trường cổng vào ngừng hoặc giảm tiến độ tiếp nhận xe trong một thời gian; nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hoá và EIR, phải hiệu chỉnh ngay; có biện pháp khắc phục các CTN hư hỏng (che bạt, dán giấy bạc…); khi khách hàng cắt seal để kiểm hoá CTN và/ bấm seal mới, phải theo dõi, quản lí (có phương án xác nhận số seal mới trên chứng từ)

 Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết bị và thông số liên quan) Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu tên vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/

Trang 12

Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau:

@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái xe) ký và ghi rõ họ tên;

@ Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.

Sau khi kết thúc kiểm tra CTN, NV Vận hành giữ lại bản copy Packing list và Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR phục vụ công tác quản lí hàng hoá.

Bước 5: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.

- Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình

bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng NV Thống kê hiện trường

kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra”), giữ liên 1, giao các liên còn lại cho Lái xe và mở barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ

hạ trở lại) Xe rời khỏi Cảng

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điềuđộ bãi…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Cảng/ Hãng

tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo tất

cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

Bước 6: Kiểm hoá, hoàn tất thủ tục hải quan hàng xuất.

- Nếu hàng hoá thuộc diện phải kiểm tra hải quan tại cảng, trước khi mờicán bộ Hải quan tới hiện trường, khách hàng phải liên hệ văn phòng Khuhàng xuất, để thông báo về việc kiểm hoá và các yêu cầu dời dịch CTN,bố trí công nhân; đồng thời thực hiện các qui định quản lí của Khu hàng

(về trật tự, an toàn lao động, an toàn giao thông và kiểm soát số seal)

- Sau khi làm thủ tục thanh lí Tờ khai (hoặc Biên bản bàn giao) hàng xuất

tại Hải quan, khách hàng qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể.

QUI TRÌNH 2: CẢNG NHẬN CTN RỖNG.

Trang 13

- Lái xe (hoặc khách hàng) trình “Lệnh hạ CTN rỗng” (hoặc 1 chứng từ

tương đương theo yêu cầu của Chủ khai thác) cho NV Thương vụ, NVthương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc không đúngvới thoả thuận của các hãng tàu thì yêu cầu Lái xe thông qua Đại lý hãng

tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “NHAR…); in hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên “Lệnh hạ CTN rỗng” và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).

- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp “Lệnh hạ CTN rỗng” NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ; trạng thái; phương án tác nghiệp…), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ “Lệnh” vào máy tính (Đại lý phát hành lệnh; ngày phát hành; hạn trả rỗng; kiểu loại CTN; tàu/chuyến; cảng dỡ; chủ khai thác; số xe – nếu có; nếu như CTN bị hư hỏng từ trước, do Cảng hoặc Tàu, tình trạng CTN sẽ được tự động hiển thị trên mục “Remark”…); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên) Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi hàng.

- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVKiểm tra CTN rỗng

- NV Kiểm tra tiến hành kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN.Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc có tem nguy

hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Kiểm tra yêu cầu Lái xe

tháo dỡ, vệ sinh… (trong trường hợp đơn giản, nhanh chóng) đảm bảoCTN sạch tốt, nguyên vẹn Nếu khắc phục tại chỗ không được, NV Kiểm

tra ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, dán tem lên CTN theo chủng loại qui định; đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần

“Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.

+ Kiểm tra số xe, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không?Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu cỡ và số hiệu CTN saithực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lạibộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN

trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng

Trang 14

với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng xác

nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới

+ Căn cứ vào kết qủa kiểm tra tình trạng CTN của NV Kiểm tra, NV giao

nhận ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng

với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có cáccách xử lí như sau:

 NV Giao nhận liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu cómặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng(Lái xe) ký và ghi rõ họ tên;

 Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bìnhthường với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ làđúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng;

 Cảng thu phí trực tiếp từ khách hàng để làm dịch vụ vệ sinh, sửa chữa,khắc phục các khiếm khuyết của CTN

+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần

“cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.

trường cổng NV Thống kê hiện trường nhập số hiệu, cho hiện lên màn

hình các EIR, nhập số xe, kiểm tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến, kiểm tra hạn ghi trên EIR, bấm giờ (phần “cổng vào”); chuyển bộ EIR cho Lái

xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại)

ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần

“Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:

Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao CTN cho NV Thống kê hiện trường cổng

Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.

Trang 15

- Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR

- Điều độ bãi kiểm tra CTNù, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, ghi số hiệu

phương tiện hạ, thời điểm hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên

1 EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời

điều động các phương tiện thực hiện

+ Lưu ý:

 NV Điều độ bãi có trách nhiệm điều động phương tiện linh hoạt, xếp CTN trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên môn (theo chủ khai thác, FI-FO, tình trạng tốt xấu, để xuất tàu, để sửa chữa…), khi kẹt bãi, có thể yêu cầu NV Thống kê hiện trường cổng vào ngừng tiếp nhận phương tiện trong một thời gian; nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế CTN và EIR, phải hiệu chỉnh ngay; lên Kế hoạch khắc phục các CTN hư hỏng (nếu có Order của Chủ khai thác hoặc lỗi của Cảng…)

 Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm soát trước khi trình cho Điều độ bãi NV Kiểm soát kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan của CTN Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục

“Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, đóng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”), ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau:

@ NV Kiểm soát liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái xe) ký và ghi rõ họ tên;

kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên), kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra”), giữ liên 1, giao các liên còn lại cho Lái xe và mở barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ

hạ trở lại) Xe rời khỏi Cảng

Trang 16

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điềuđộ bãi…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Cảng/ Hãng

tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo tất

cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

QUI TRÌNH 3: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CẢNG KHÁC CHUYỂN VỀ.

Bước 1: Đăng ký thủ tục tiếp nhận tại TBSX.

- Khách hàng trình Lệnh giao nhận, Manifest và chứng từ hải quan về lô

hàng tại TBSX

- TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận, căn cứ hàng hoá cụ thể và

qui định của Cảng để phê duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đóng dấu) hoặcchuyển cấp trên giải quyết

- Khách hàng trình Lệnh giao nhận tại phòng Thương vụ, ghi rõ là hạ CTN hàng nhập cảng khác chuyển về NV thương vụ kiểm tra đã có phê duyệt của cấp có thẩm quyền, cập nhật máy tính (tên chủ hàng/ hãng tàu, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ

tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên

Lệnh giao nhận và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).

- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp Lệnh giao nhận, Manifest NV

chứng từ kiểm tra tính hợp lệ (đã qua thủ tục hãng tàu, thương vụ), nhập

số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng/ hãng tàu; số hiệu; cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ Lệnh vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác, số seal, nhiệt độ, thông gió, IMDG, số xe - nếu có); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên) Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.

- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVGiao nhận cổng

+ Kiểm tra số xe, số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIRkhông? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu cỡ và số hiệu

Trang 17

CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xetrở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế

CTN trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng/

hãng tàu xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới

+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bị rách lủng, móp méo,thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải

ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc khách hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao nhận phải liên

hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạbãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên) Trường hợp Đại líkhông có mặt, Trực ban SX sẽ quyết định phương án xử lí theo thoả thuậngiữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể

+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.

trường cổng NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập sốhiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra chỉnh sửa

lại Vị trí hạ dự kiến; bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie + Lưu ý:

 Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.

 Trường hợp xe vào hạ CTN, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngoài ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:

- Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR

Trang 18

- Điều độ bãi kiểm tra hàng hoá, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, ghi số

hiệu phương tiện hạ, thời điểm hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe về giao thông và giao lại bộ EIR cho Lái xe,

đồng thời điều động các phương tiện thực hiện

+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết

bị và thông số liên quan) Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu tên vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau:

@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái xe) ký và ghi rõ họ tên;

Sau khi kết thúc kiểm tra CTN: NV Vận hành ký nhận thêm với khách hàng Phiếu Bàn giao trạng kỹ thuật CTN (có các nội dung: số hiệu CTN; nhiệt độ; thông gió; thời gian vận hành) và giữ lại 1 liên; Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR và Packing list (do khách hàng nộp), để phục vụ công tác quản lí hàng hoá.

kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên), kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào và để thu đủ số lượng EIR), bấm giờ, giữ liên 1, giao các liên còn lại cho

Lái xe và mở barie Xe rời khỏi Cảng

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Hãng tàu/ Chủhàng)

QUI TRÌNH 4: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG NHẬP.

Trang 19

- Khách hàng mang Lệnh giao hàng (D/O) đã có dấu Hãng tàu tới phòng Thương vụ Cảng (đăng ký rõ là giao nguyên cont, kèm/ không kèm hạ kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá), NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của D/O

(mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật

máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên), (đối với CTN lạnh, chương

trình vi tính tự động hiển thị thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền

tương ứng trên hoá đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên D/O và chuyển cả hóa đơn, D/O sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại D/O, hoá đơn (đều có dấu

“Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR.

- Khách hàng trình D/O cho NV chứng từ NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệcủa D/O (đã hoàn thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thungân, còn hạn…), nhập số hoá đơn cho hiển thị các EIR với một số thông

tin (phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN… ), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ D/O vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu D/

O, ngày hết hạn D/O, Đại lý phát hành, ngày phát hành, số xe nếu có

-…), thu D/O, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho

khách hàng (1 bộ gồm 3 liên)

Lưu ý:

+ NV chứng từ đề nghị khách hàng nhận lô từ 5 CTN trở lên, liên hệ Khu hàng để xác định vị trí chính xác của các CTN trên bãi, nhằm mục đích phát EIR cho các Lái xe theo trình tự: xe đến cảng trước lấy CTN bên ngoài; hoặc thống nhất trước với Điều độ bãi thứ tự nhận các CTN, để tránh đảo chuyển cho Cảng cũng như thuận tiện cho khách hàng Việc thông báo của khách hàng với Điều độ bãi về thứ tự nhận các CTN có thể thực hiện trước khi tàu cập ít nhất 4h, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Khu hàng lập kế hoạch xếp bãi + Sau khi đã phát hành EIR ghi phương án “GTHA” mà khách hàng đóng bổ sung các loại phí: hạ kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá/ phụ phí kiểm hoá thì

NV chứng từ căn cứ xác nhận của Thương vụ – Thu ngân trên D/O, hiệu chỉnh lại tên phương án cho đúng thực tế, đồng thời ký và đóng dấu lên phần sửa + Đối với phương án kiểm hóa giao nguyên:

 Việc chuyển kiểm hoá có thể được khách hàng đăng ký thực hiện trước mà chưa cần phải qua các thủ tục nêu trên.

 Khách hàng đăng ký trước bằng cách Fax D/O (kèm các thông tin về Đề nghị chuyển kiểm hoá giao nguyên; Thời gian dự kiến kiểm hoá) hoặc mang

Trang 20

2 Bản copy D/O tới Điều độ Xí nghiệp kho bãi Tại đây NV tiếp nhận sẽ thống nhất với khách hàng về thời gian cụ thể mà Cảng đáp ứng được; xác nhận trên D/O; trả khách hàng 1 bản; đồng thời cập nhật các thông tin trên D/O vào hệ thống (Tên chủ hàng, số CTN, thời điểm đăng ký, thời điểm dự kiến kiểm hoá, thời điểm dự kiến lấy CTN – nếu có -, máy tính sẽ tự động truy cập từ mạng và hiện lên màn hình các thông tin: tên tàu, chuyến, ngày cập cảng, cỡ, kiểu, hãng tàu, chủ khai thác, trọng lượng, số seal thực tế, số B/L – để nhận biết cùng lô, IMDG, vị trí trên bãi…) Điều độ XN kho bãi thông báo cho Điều độ Khu hàng nhập chủ động in các CMC từ mạng (theo từng đợt)

 Trường hợp CTN được hạ kiểm hoá tại bãi hàng nhập, Khách hàng phải trình cho Điều độ bãi EIR trước khi thực hiện.

+ Đối với CTN lạnh, khách hàng muốn chỉ định thời gian Cảng ngắt điện, thì khách hàng đến văn phòng Khu CTN lạnh để ký Bản cam kết thời gian yêu cầu ngắt điện với NV theo dõi vận hành.

- Khách hàng đưa các bộ EIR cho Lái xe của họ để vào bãi lấy hàng

Bước 2: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.

- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, dừng xe trước Barie,

trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng

- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe và hạn cho phép của EIR, nếu chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR, nhập số xe, kiểm tra lại Vị trí thực tế, bấm giờ vào cổng, sau đó chuyển bộ EIR

cho Lái xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại)

- Các Lái xe dựa trên vị trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến giao

thông vào nhận hàng

- Trường hợp xe vào cảng hạ CTN trước, sau đó mới nhận CTN hàng nhập thì thực hiện như đã nêu tại Qui trình 1, 2, 3

- Lái xe trình phiếu EIR cho NV Điều độ bãi; Điều độ bãi kiểm tra hạn cho phép và tổ chức thực hiện đúng phương án tác nghiệp (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện và tháo, giữ Biểu độ nhiệt độ trước khi nâng CTN lên xe).

- Sau khi xếp hàng lên xe, Điều độ bãi ghi tên phương tiện xếp dỡ, sốlượng đảo chuyển (nếu có), thời điểm xếp hàng lên xe, tình trạng CTN(phát sinh – nếu có), sửa số xe vận chuyển (nếu chưa đúng), đóng dấu

tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe + Lưu ý đối với Điều độ bãi:

 Điều phương tiện cấp hàng cho các xe theo thứ tự ưu tiên: xe vào Cảng trước -> CTN gần phương tiện xếp dỡ đang hoạt động -> theo lô -> CTN ít phải đảo chuyển

Trang 21

 Trong trường hợp kẹt bãi do số lượng xe nhiều, có thể yêu cầu NV Thống kê hiện trường cổng vào giảm tiến độ tiếp nhận xe vào khu vực bãi mà mình phụ trách

 Trường hợp CTN bị hư hỏng:

@ Nếu hư hỏng trước khi dỡ từ tàu thì trên EIR đã được ghi chú;

@ Nếu ghi chú trên, Khách hàng (Lái xe) thấy chưa đúng, yêu cầu sửa lại đúng thực tế hoặc hư hỏng của CTN phát sinh sau khi dỡ từ tàu (chưa có ghi chú trên EIR) thì Điều độ bãi phải đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, gạch chéo vào ô mã số hư hỏng tương ứng, ghi tình trạng hư hỏng thực tế vào mục

“Remark” và đóng dấu tên vào đó;

@ Dù hư hỏng do nguyên nhân nào, kể cả mất seal hay sự cố khác, Điều độ bãi phải báo cán bộ phụ trách giải quyết thủ tục với các bên liên quan (lập biên bản mất seal, thoả thuận giám định, trả rỗng về Cảng…).

+ Đối với phương án kiểm hóa giao nguyên:

 Sau khi in các CMC, trên cơ sở các xe đầu kéo nhận bàn giao từ XN kho bãi, Điều độ khu hàng nhập tổ chức chuyển CTN theo đúng yêu cầu đăng ký của khách hàng Điều độ bãi phát CMC cho các đầu kéo và điều động xe nâng/ cẩu khung xếp CTN lên xe Sau khi di chuyển tới các vị trí chỉ sẵn và nhận CTN xong, các Lái xe đầu kéo ghi chép số xe của mình, tên phương tiện nâng, số lượng đảo chuyển lên CMC Khi xe sang bãi kiểm hoá, Điều độ bãi căn cứ nội dung CMC điều động vị trí hạ Sau khi hạ xong, Lái xe ghi tiếp lên CMC: tên phương tiện hạ, vị trí hạ, thời điểm hạ, ký tên trên CMC – ghi rõ họ tên - và chuyển các CMC cho Điều độ bãi kiểm hoá Điều độ tổ chức cập nhật kịp thời vào máy các thông tin ghi tay trên CMC.

 Khách hàng liên hệ Khu thủ tục và Điều độ khu hàng nhập (nếu CTN kiểm hoá tại bãi hàng nhập) hoặc liên hệ Điều độ bãi rút hàng (nếu CTN phải chuyển bãi) để được điều động công nhân cắt seal, xếp dỡ hàng hoá phục vụ kiểm hoá theo các qui định hiện hành.

 Điều độ bãi yêu cầu khách hàng đóng tiền phụ thu (Nếu khách hàng chưa đóng) tại Thương vụ, rồi mới giao hàng Mọi trường hợp do nhầm lẫn hoặc cố

ý làm thất thu tiền của Cảng, NV Điều độ giao hàng sẽ phải chịu hình thức kỷ luật và đóng tiền phụ thu thay cho khách hàng.

Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.

bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng NV Thống kê hiện trườngkiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR (trường hợp cần thiết thì kiểm

tra số seal); yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng

Trang 22

EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu

đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan Sau khi kiểm tra hoàn tất thủ tục, Hải

quan thông qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “Cổng ra” trên EIR); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe

rời khỏi cảng

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điềuđộ bãi…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách

nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo

tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

QUI TRÌNH 5: CẢNG CẤP CTN RỖNG.

- Khách hàng mang Lệnh cấp CTN rỗng (hoặc chứng từ tương đương) tới phòng Thương vụ Cảng, NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh

(mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật

máy tính (tên chủ hàng, số CTN – nếu có, cỡ, trạng thái, phương án

“CAPR”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh và chuyển cả hóa đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành

EIR

- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn cho hiển thị các EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng, phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – nếu được chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đó như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ Lệnh vào máy tính (số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày hết hạn Lệnh, Đại lý phát hành, ngày phát hành, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến, các ghi chú đặc biệt, số xe (nếu có), phương án

“CAPR”…); thu Lệnh; in phiếu EIR; ký vào mục “Người phát hành” và

giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên)

Lưu ý:

+ NV chứng từ đề nghị khách hàng nhận lô từ 5 CTN (chỉ định số) trở lên, liên hệ Khu hàng để xác định vị trí chính xác của các CTN trên bãi, nhằm mục đích phát EIR cho các Lái xe theo trình tự: xe đến cảng trước lấy CTN

Trang 23

bên ngoài; hoặc thống nhất trước với Điều độ bãi thứ tự nhận các CTN, để tránh đảo chuyển cho Cảng cũng như thuận tiện cho khách hàng.

+ Các bước tác nghiệp của NV Phát hành EIR trong phương án này, phải được một cán bộ hoặc NV khác, có nghiệp vụ phù hợp, thuộc Đội QLTH, kiểm tra lại một cách độc lập.

trình bộ EIR cho NV NV Thống kê hiện trường cổng

- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, hạn cho phép của EIR, nếu chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR, nhập số xe, kiểm tra lại Vị trí thực tế, bấm giờ vào cổng, sau đó chuyển

bộ EIR cho Lái xe và mở Barie

- Các Lái xe dựa trên vị trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến vào

nhận hàng

- Trường hợp xe vào cảng hạ CTN sau đó nhận CTN rỗng thì thực hiện như đã nêu tại Qui trình 1, 2, 3

Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.

- Lái xe cho xe đến Vị trí dự kiến, trình phiếu EIR cho NV Điều độ bãi.

Điều độ bãi kiểm tra hạn cho phép, điều phương tiện cấp CTN cho xe(nếu EIR chưa có số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phòng bằng VHF,để kiểm tra xem CTN định cấp có đúng yêu cầu của EIR hay không)

(Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu có - trước khi nâng CTN lên xe).

- Sau khi xếp CTN lên xe, Điều độ bãi ghi tên phương tiện xếp dỡ, sốlượng đảo chuyển (nếu có), sửa số xe vận chuyển (nếu chưa đúng), vàgiao lại bộ EIR cho Lái xe

- Lái xe cho phương tiện qua văn phòng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng có yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng).

- Lái xe cho xe qua văn phòng khu CTN rỗng, trình các EIR NV Khu hàngkiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN

(nếu Lệnh không chỉ định số), thời điểm xếp CTN lên xe, tình trạng CTN (phát sinh – nếu có), đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và

giao lại bộ EIR cùng seal, packing list (nếu có) cho Lái xe Xe di chuyển

ra cổng cảng (Đối với CTN lạnh, trước khi ra cổng cảng, Lái xe cho xequa điểm cắm điện, để NV Vận hành cài đặt nhiệt độ, thông gió theo yêucầu của EIR)

Trang 24

+ Lưu ý đối với Điều độ bãi:

Điều phương tiện cấp hàng cho các xe theo thứ tự ưu tiên: xe vào Cảng trước -> CTN gần phương tiện xếp dỡ đang hoạt động -> theo lô -> CTN ít phải đảo chuyển

Trong trường hợp kẹt bãi do số lượng xe nhiều, có thể yêu cầu NV Thống kê hiện trường cổng vào giảm tiến độ tiếp nhận xe vào khu vực bãi mà mình phụ trách

Các trường hợp CTN bị hư hỏng, dơ bẩn thì khách hàng thường không nhận Vì vậy, trước khi ghi các thông tin vào EIR, Điều độ bãi phải yêu cầu Lái xe kiểm tra kỹ tình trạng CTN (trách nhiệm của Cảng phải cấp CTN sạch tốt cho khách hàng) Nếu khách hàng hoặc hãng tàu quyết định nhận CTN trong tình trạng không tốt thì yêu cầu họ ký rõ vào mục “Remark” là “chấp nhận CTN này”

- Các CTN phải được mở cửa khi qua cổng (để kiểm tra xác định đúng làcont rỗng)

bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng NV Thống kê hiện trườngkiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; yêu cầu Lái xe ký vào mục

“Người nhận” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); kiểm tra và chịu trách nhiệm chính về việc cấp CTN đúng Chủ khai thác và cỡ loại CTN; nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì bấm giờ; giữ lại liên 1; giao các liên EIR còn lại cho Lái xe và mở barie; xe rời khỏi cảng.

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điềuđộ bãi…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách

nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo

tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

QUI TRÌNH 6: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG XUẤT.

Bước 1: Đăng ký thủ tục lấy hàng tại Khu hàng xuất và TBSX.

- Khách hàng trình Đơn xin lấy hàng xuất ra khỏi cảng (về kho riêng/ đi cảng khác/ … có xác nhận của Chủ khai thác) – gọi là Lệnh giao nhận -

cho Khu hàng xuất để được xác nhận về nguồn gốc các CTN (do hạ bãichờ xuất/ đóng hàng tại cảng/ depot khác chuyển về và thời gian cụ thể)

Trang 25

- Khách hàng mang Lệnh giao nhận và chứng từ hải quan về lô hàng qua TBSX TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận; căn cứ lí do khách

hàng nêu và xác nhận của Khu hàng xuất; căn cứ qui định của Cảng để phêduyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đóng dấu), hoặc chuyển cấp trên giảiquyết

- Khách hàng trình Lệnh giao nhận, đã có phê duyệt đồng ý của các cơ quan có thẩm quyền, tới phòng Thương vụ (đăng ký rõ là lấy cont hàng xuất về kho riêng/ đi cảng khác), NV Thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng/ hãng tàu, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên), (đối với CTN lạnh, chương trình

vi tính tự động hiển thị thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền tương

ứng trên hoá đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh và chuyển cả hóa đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR.

- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh (chính sách Cảng cho phép, mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của

Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn, đã hoàn thành thủ tục hải quan, Thươngvụ thu ngân…), nhập số hoá đơn cho hiển thị các EIR với một số thông tin

(phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ Lệnh vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu Lệnh, ngày hết hạn (nếu có), Đại lý phát hành, ngày phát hành…), thu Lệnh, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên)

trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng

- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, hạn cho phép của EIR (nếu có), nếu chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR, nhập số xe, kiểm tra lại Vị trí thực tế, bấm giờ, sau đó chuyển bộ EIR cho

Lái xe và mở Barie

- Các Lái xe dựa trên vị trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến giao

thông vào nhận hàng

Trang 26

- Trường hợp xe vào cảng hạ CTN trước, sau đó mới nhận CTN hàng xuất thì thực hiện như đã nêu tại Qui trình 1, 2, 3

- Lái xe trình phiếu EIR cho NV Điều độ bãi; Điều độ bãi tổ chức thựchiện đúng phương án tác nghiệp (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu

NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe)

- Sau khi xếp hàng lên xe, Điều độ bãi ghi tên phương tiện xếp dỡ, số lượngđảo chuyển (nếu có), thời điểm xếp hàng lên xe, tình trạng CTN (phátsinh, nếu có), sửa số xe vận chuyển (nếu chưa đúng), đóng dấu tên vào

mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.

bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng NV Thống kê hiện trườngkiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR (trường hợp cần thiết thì kiểm

tra số seal); yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu

đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan Sau khi kiểm tra hoàn tất thủ tục, Hải

quan thông qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại NV Thống kê hiện trường bấm giờ; giữ liên 1, giao liên 2

EIR cho Lái xe; bấm mở barie; xe rời khỏi cảng

- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điềuđộ bãi…) vào máy

1.2 GIAO NHẬN VỚI PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VÒNG NGOÀI

Trang 27

- GNVT làm thủ tục hải quan đối với CTN tại các depot thuộc Cty Tân

cảng theo qui định, chuyển bản copy Biên bản bàn giao cho Đội QLTH

(tại Depot chuyển hàng đi)

Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi.

+ NV chứng từ căn cứ danh sách CTN cần chuyển và Biên bản bàn giao, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, cảng dỡ, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…; sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, phương án tác nghiệp: ví dụ “Chuyển hàng xuất TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN có 3 liên) Toàn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành.

+ Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vòng ngoài, danh sáchCTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng

+ Sau khi được Trực ban điều hành thông báo, các xe đầu kéo có mặt tại

khu vực làm hàng (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và các khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).

+ Điều độ bãi kiểm tra EIR và tổ chức giao CTN cho xe (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe); ghi tình

trạng CTN (phát sinh - nếu có), thời điểm xếp CTN lên xe; đóng dấu tên vào

mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe Lưu ý: chuyển CTN theo yêu cầu của Bay plan tàu (cảng dỡ, trọng lượng); ưu tiên chuyển hàng cho các tàu dự kiến rời sớm hơn…

+ Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ

tên) và cho phương tiện ra cổng cảng

+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình

bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng NV Thống kê hiện trường kiểm

tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để

kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan Sau khi kiểm

tra hoàn tất thủ tục, Hải quan thông qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV

Trang 28

Thống kê hiện trường các liên còn lại NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “cổng ra nơi đi”); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe; bấm mở

barie; xe rời khỏi cảng

+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi; Lái xe…) vào máy

* Tại ICD Transimex/ depot ngoài Tân cảng:

- Theo phân công, các xe đầu kéo đến các depot để nhận hàng (TBSX thường xuyên liên lạc với GNVT và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển và vị trí hoạt động của các phương tiện nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).

- Xe đầu kéo thực hiện qui trình nhận CTN theo qui định của depot sở tại

Khi xếp CTN xong, xe đầu kéo nhận các Packing list – có dấu của Đội GNVT (Đối với CTN lạnh, NV GNVT có trách nhiệm giao nhận tình trạng kỹ thuật của CTN: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan với ICD).

Bước 3: Tại cảng nhận hàng.

+ Khi phương tiện chở CTN hàng xuất đậu ổn định trên cân, NV trạm cân

nhận Packing list từ Lái xe, kiểm tra đúng số CTN thực tế, ghi trọng lượng từng CTN vào Packing list, đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển Packing list cho Lái xe.

+ Nếu Lái xe có EIR trước khi qua cân (Lái xe đã làm thủ tục tại các văn

phòng phát hành EIR của cảng, NV EIR ghi trọng lượng từ Packing list lên EIR và phải ghi vào phần Remark: “CTN chưa qua cân”) thì NV trạm cân sẽ sửa lại theo số cân thực tế; đóng dấu “Trạm cân” bên cạnh ô “Trọng lượng”

và chuyển EIR cho Lái xe

+ Trường hợp các CTN trên phương tiện đã qua cân của Tân cảng/ Sóng Thần (có số liệu trên EIR), thì không phải qua cân tại Cát Lái.

+ Trường hợp phương tiện chở CTN hàng xuất vào Cảng Cát Lái mà không qua cân theo qui định: NV Thống kê hiện trường cổng vào cấp Phiếu ra vào tạm thời để xe quay cổng ra và qua cân theo đúng Qui trình.

+ Trường hợp 1 xe chở 2x20’, thì trọng lượng mỗi CTN xác định như sau:

 Nếu 2 CTN cùng đóng 1 loại hàng, qui cách như nhau, thì trọng lượng mỗi CTN bằng tổng trọng lượng 2 CTN chia đôi.

 Nếu 2 CTN đóng 2 loại hàng khác nhau, NV trạm cân dựa vào trọng lượng loại CTN có hàng tương tự/ dựa vào kinh nghiệm/ hoặc dựa vào packing list để quyết định, sao cho tổng trọng lượng 2 CTN đúng phản ánh của cân

 Các trường hợp khác, lấy trọng lượng của một CTN làm chuẩn để xác định trọng lượng của CTN kia

Trang 29

- Phát hành EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng:

+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ Tân cảng đã có liên 2 EIR.

+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ các depot ngoài, Lái xe nộp

packing list NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và cập nhật các thông tin vào máy tính (Tên chủ hàng; số hiệu, cơ,õ loại, chủ khai thác (nếu có), trạng thái, trọng lượng CTN, số seal hãng tàu; tàu/chuyến; cảng dỡ/ cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, nhiệt độ, thông gió, IMDG, phương án tác nghiệp…); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho Lái xe (1 bộ gồm 3 liên) Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.

+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVGiao nhận cổng

+ NV Giao nhận cổng tiến hành:

 Kiểm tra số xe, số seal, cỡ loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR

không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu số hiệu CTN saithực tế thì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại bộphận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với

Order xin chuyển cảng/ packing list); trường hợp số hiệu thực tế CTN không trùng với Order/ packing list, bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và

các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để có phương ánquyết định

 Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bị rách lủng, móp méo,

thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải

ghi vào mục “Remark”, nêu rõ các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Depot/ Phương tiện (do không phát hiện ra khi giao nhận…) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR

 Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.

+ Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện

trường cổng NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập sốhiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe (nếu chưa có); kiểm

tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến; bấm giờ (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”); chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie

 Lưu ý:

@ Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’thì NV Thống kê hiện trường cổng ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.

Trang 30

@ Trường hợp xe vào hạ bãi chờ xuất, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngoài ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ

thể:

+ Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng

+ Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến.

+ Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ NV điềuđộ kiểm tra lại số hiệu, tình trạng, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu

cần); ghi thời gian hạ CTN; đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN”/ “Bãi CTN nơi đến” trên EIR và căn cứ nội dung EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại EIR cho

Lái xe (đối với CTN lạnh, Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR – nếu có); đồng thời

điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi

 Lưu ý:

@ NV Điều độ bãi có trách nhiệm điều động phương tiện xếp dỡ linh hoạt, hạ CTN trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên môn (theo cảng - trọng lượng - loại HC…); nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hoá và EIR, Điều độ bãi liên hệ các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân và hiệu chỉnh ngay; có biện pháp khắc phục các CTN hư hỏng (che bạt, dán giấy bạc…);

+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết

bị và thông số liên quan) Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu tên vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng (nếu là hàng ICD Transimex, trách nhiệm thuộc NV GNVT) Để phục vụ công tác quản lí hàng hoá, NV Vận hành liên hệ bộ phận Phát hành EIR để lấy các bản copy Packing list (nếu là hàng chuyển từ depot ngoài)

Trang 31

+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ,

sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển

(nếu có) và ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên).

tra số xe thực tế so với EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ (phần “Cổng ra”/ “Cổng ra nơi đến”), giữ 1 liên EIR, giao các liên còn lại (nếu có) cho Lái xe và mở barie Xe rời

khỏi Cảng

+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi, Lái xe…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng do các bộ phận thuộc

Cảng/ Depot/ Hãng tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà

soát đảm bảo tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máytính)

+ Nếu phương tiện không ra cổng như thường lệ, mà chuyển sang làmnhiệm vụ khác hoặc đậu nghỉ ở trong Cảng, thì Lái xe có trách nhiệm nộpngay, đầy đủ các EIR cho NV thống kê hiện trường cổng ra (với các nộidung như qui định trên đây)

+ Sau khi làm thủ tục thanh lí Biên bản bàn giao hàng xuất chuyển cảng tại Hải quan, NV GNVT (hoặc khách hàng) qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của

cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từngtàu cụ thể

QUI TRÌNH 8: CẢNG NHẬN CTN RỖNG TỪ CÁC DEPOT KHÁC Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:

- Danh sách đề nghị chuyển CTN rỗng do các Đại lý hãng tàu hoặc cácdepot cung cấp cho TBSX

- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngoài,để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liênquan

Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi.

Trang 32

- Phát hành EIR:

+ NV chứng từ căn cứ danh sách CTN (hoặc Lệnh cấp CTN rỗng) cần chuyển, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – nếu Lệnh chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đó như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…; sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển/ tên chủ hàng, số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày phát hành, ngày hết hạn Lệnh, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu có, các ghi chú đặc biệt, phương án tác nghiệp “Chuyển CTN TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN

có 3 liên) Toàn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành

khu vực làm hàng (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).

+ NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (còn hạn cho phép…)

và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết),

đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị

+ Xe đầu kéo nội bộ đến khu vực được hướng dẫn Điều độ bãi điềuphương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa có số CTN, Điều độ bãi liên hệvề văn phòng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp có đúng yêu cầu

của EIR hay không) (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu có - trước khi nâng CTN lên xe).

+ Lái xe cho phương tiện qua văn phòng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng có yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng).

+ Lái xe cho xe qua văn phòng khu CTN rỗng, trình các EIR NV Khu hàngkiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu

Lệnh không chỉ định số), tình trạng CTN (phát sinh - nếu có; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan), thời điểm xếp CTN lên xe; đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1

EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe

+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển, ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ

Trang 33

+ Các CTN phải được mở cửa khi qua cổng (để kiểm tra xác định đúng làcont rỗng)

tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); kiểm tra và chịu trách nhiệm chính về việc cấp CTN đúng Chủ khai thác và cỡ loại CTN; nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì bấm giờ (phần “Cổng ra”/

“Cổng ra nơi đi” trên EIR); giữ lại liên 1; giao các liên EIR còn lại cho Lái

xe và mở barie; xe rời khỏi cảng

+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi, Lái xe…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc

trách nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm

bảo tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

* Tại ICD Transimex/ depot ngoài Tân cảng:

- Theo phân công, các xe đầu kéo đến các depot để nhận CTN (TBSX thường xuyên liên lạc với GNVT và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển và vị trí hoạt động của các phương tiện nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).

- Xe đầu kéo thực hiện qui trình nhận CTN theo qui định của depot sở tại

Khi xếp CTN xong, xe đầu kéo nhận Phiếu xuất CTN rỗng – có dấu của Đội GNVT (Đối với CTN rỗng lạnh, NV GNVT có trách nhiệm giao nhận tình trạng kỹ thuật của CTN: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan với ICD).

+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ Tân cảng đã có liên 2, 3 EIR.

+ Đối với CTN chuyển về từ các depot ngoài cảng:

 NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ Order xin chuyển CTN rỗng của hãng tàu, cập nhật vào máy tính các thông tin về các CTN cần chuyển (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển; ngày hết hạn Lệnh; số hiệu – nếu là CTN chỉ định số, cỡ loại CTN; trạng thái; hãng tàu; chủ khai thác; tàu/chuyến; cảng dỡ; phương án tác nghiệp…)

 Khi về đến cảng, Lái xe nộp Phiếu xuất CTN rỗng NV chứng từ kiểm tra

tính hợp lệ của Phiếu (có dấu xác nhận của Đội GNVT, có số CTN thuộc danh sách cần chuyển…) và cập nhật thêm các thông tin khác về mỗi CTN

Trang 34

vào máy tính (chú ý: ưu tiên tính chính xác của nội dung trong Order xin chuyển CTN rỗng của hãng tàu, hơn nội dung trong Phiếu); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho Lái xe (1 bộ gồm 3 liên) Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.

+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVKiểm tra CTN rỗng

+ NV Kiểm tra tiến hành kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN.Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc có tem nguy

hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Kiểm tra ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, dán tem lên CTN theo chủng loại qui định; đóng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho

NV Giao nhận cổng

 Kiểm tra số xe, cỡ loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không?

Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu số hiệu CTN sai thực tếthì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại bộ phận Phát

hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển CTN rỗng); trường hợp số hiệu thực tế CTN không trùng với Order,

bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi

đi của CTN) kiểm tra lại để có phương án quyết định

 Căn cứ vào kết qủa kiểm tra tình trạng CTN của NV Kiểm tra, NV giao nhận ghi rõ trên EIR các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Depot/ Phương tiện (do không phát hiện ra khi giao nhận…) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR

 Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.

+ Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện

trường cổng NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số

hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra hạn ghi trên EIR; kiểm tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến; bấm giờ (phần “Cổng vào”/

“Cổng vào nơi đến”); chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie

Trang 35

ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần

“Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:

Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao CTN cho NV Thống kê hiện trường cổng

+ Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng

+ Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR

+ Điều độ bãi kiểm tra CTNù, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu cần),

ghi thời gian hạ CTN; đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN”/ “Bãi CTN nơi đến”

trên EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thờiđiều động các phương tiện thực hiện

+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ,

sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển

(nếu có) và ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên).

tra số xe thực tế so với EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ (phần “Cổng ra”/ “Cổng ra nơi đến”), giữ 1 liên EIR, giao các liên còn lại (nếu có) cho Lái xe và mở barie Xe rời khỏi

Cảng

Trang 36

+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi, Lái xe…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng do các bộ phận thuộc

Cảng/ Depot/ Hãng tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà

soát đảm bảo tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máytính)

+ Nếu phương tiện không ra cổng như thường lệ, mà chuyển sang làmnhiệm vụ khác hoặc đậu nghỉ ở trong Cảng, thì Lái xe có trách nhiệm nộpngay, đầy đủ các EIR cho NV thống kê hiện trường cổng ra (với các nộidung như qui định trên đây)

QUI TRÌNH 9: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CÁC DEPOT KHÁC Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:

- Danh sách chuyển CTN hàng nhập do các Đại lý hãng tàu hoặc các depotcung cấp cho TBSX

- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngoài,để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liênquan

- GNVT làm thủ tục hải quan đối với CTN tại các depot thuộc Tân cảng

theo qui định, chuyển bản copy Biên bản bàn giao cho Đội QLTH (tại

Depot chuyển hàng đi)

Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi (Tại Tân cảng):

+ NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ danh sách CTN cần chuyển và Biên bản bàn giao, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng,

vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…; sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, phương án tác nghiệp:

ví dụ “Chuyển hàng nhập TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN có 3 liên) Toàn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều

hành

khu vực làm hàng (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và

Trang 37

các khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).

+ Điều độ bãi kiểm tra EIR và tổ chức giao CTN cho xe; ghi tình trạng

CTN (phát sinh - nếu có; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan, yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe), thời điểm xếp hàng lên xe; đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe

+ Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ

tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để

kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan Sau khi kiểm

tra hoàn tất thủ tục, Hải quan thông qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại NV Thống kê hiện trường bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra nơi đi” trên EIR); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái

xe, đồng thời bấm mở barie; xe rời khỏi cảng

+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổsung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độbãi, Lái xe…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc

trách nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm

bảo tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính)

+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NVGiao nhận cổng

 Kiểm tra số xe, số seal, cỡ loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR

không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh Nếu số hiệu CTN saithực tế thì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe đến bộ phận

Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển cảng); trường hợp số hiệu thực tế CTN không trùng với Order, bộ

phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đicủa CTN) kiểm tra lại để có phương án quyết định

Tiêu đề	Quy trình quản lý giao nhận container tại cảng Cát Lái
Trường học	Công Ty Tân Cảng Sài Gòn
Thể loại	Qui trình
Năm xuất bản	2005
Thành phố	Sài Gòn

Định dạng
Số trang	75
Dung lượng	342,5 KB