Phân tích chương trình tổ chức cuộc họp

II. Các bước tổ chức hội nghị của Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng 1. Lập kế hoạch hội nghị Bộ phận hành chính Ngân hàng Vietcombank họp nội bộ lập kế hoạch tổng quát trước khi bắt tay vào các hoạt động cụ thể xoay quanh nội dung: Tên cuộc họp: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015 Mục đích hội nghị: Hội nghị khách hàng đóng một vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững và sự thông hiểu cần thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng Thành phần tham gia: các khách hàng cá nhân thân thiết trong năm 2015 với sự tham dự của 200 khách hàng tiêu biểu đại diện cho hơn 150 ngàn khách hàng cá nhân thân thiết của Vietcombank Đà Nẵng

I Giới thiệu về ngân hàng Vietcombank

Trụ sở chính: 198 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Các mốc lịch sử, thành tựu của Ngân hàng Vietcombank từ khi thành lập đến nay:

1962 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trước đây, nay là Ngân hàng TMCP Ngoại

thương Việt Nam (Vietcombank), được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/4/1963, với tổ chức tiền thân là Cục Ngoại hối (Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) Ngày 01/04/1963, chính thức khai trương hoạt động NHNT như là một ngân hàng đối ngoại độc quyền

1995 NHNT được Tạp chí Asia Money – Tạp chí Tiền tệ uy tín của Châu Á - bình

chọn là Ngân hàng hạng nhất tại Việt Nam

1996 Thành lập VPĐD tại Paris (Pháp) và tại Moscow (Cộng hòa Liên bang Nga)

2003 Vietcombank được Nhà nước trao tặng Huân chương Độc lập hạng Ba.

2008 12/2008, Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen cho Ngân hàng TMCP Ngoại

thương Việt Nam theo Quyết định số 1697/QĐ-TTg vì đã có thành tích trong việc thực hiện các biện pháp kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, đáp ứng nhu cầu vốn cho phát triển sản xuất, xuất khẩu, đảm bảo an sinh xã hội

2010 10/2010, Vietcombank là 1 trong 4 doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh

nghiệp lớn nhất Việt Nam và cũng là ngân hàng nộp thuế lớn nhất Việt Nam thuộc khối tài chính, ngân hang

2011 10/4/2011, Vietcombank được trao biểu trưng Top Ten “Thương hiệu mạnh Việt

Nam 2011” Đây là năm thứ 9 liên tiếp Vietcombank nhận danh hiệu này

2013 Ngày 31/03/2013, Vietcombank chính thức ra mắt hệ thống nhận diện thương

hiệu mới, khẳng định sự thay đổi toàn diện cả về hình ảnh và chất lượng hoạt động, khẳng định quyết tâm của Vietcombank tiếp tục đổi mới và phát triển bền vững, giữ vững vị thế trong nước và từng bước vươn xa trên trường quốc tế

Ngày 01/04/2013, Vietcombank đã long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 50 năm ngày thành lập và đón nhận Huân chương Độc lập Hạng Nhất do Đảng, Nhà nước trao tặng

2014 Ngày 17/06/2014, tại Lễ công bố kết quả bình chọn “50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam” năm 2014 (Top 50) do Tạp chí Nhịp cầu Đầu tư tổ chức,

Vietcombank đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam 2 năm liên tiếp (2013 – 2014)

Ngày 08/09/2014, tại lễ trao giải “Ngân hàng tốt nhất năm 2014” cho các quốc gia khu vực châu Á - Thái Bình Dương do Tạp chí Alpha Southeast Asia (Alpha SEA) tổ

chức tại Bangkok, Thái Lan, Vietcombank đã được trao tặng các giải thưởng: “Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2014” (Best Bank in Vietnam 2014); “Ngân hàng cung cấp dịch vụ Tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2014” (Best Trade Finance Bank in Vietnam 2014); “Ngân hàng cung cấp dịch vụ ngoại hối tốt nhất Việt Nam năm 2014 cho các doanh nghiệp và định chế tài chính” (Best FX Bank for

Corporates and FIs)

Theo bình chọn của tạp chí Nikkei Asian Review tháng 11/2014, Vietcombank là ngân hàng duy nhất của Việt Nam được bình chọn trong Top 100 công ty đáng quan tâm nhất tại khu vực Asean

II Các bước tổ chức hội nghị của Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng

1 Lập kế hoạch hội nghị

Bộ phận hành chính Ngân hàng Vietcombank họp nội bộ lập kế hoạch tổng quát trước khi bắt tay vào các hoạt động cụ thể xoay quanh nội dung:

- Tên cuộc họp: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015

- Mục đích hội nghị: Hội nghị khách hàng đóng một vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững và sự thông hiểu cần thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng

- Thành phần tham gia: các khách hàng cá nhân thân thiết trong năm 2015 với sự tham dự của 200 khách hàng tiêu biểu đại diện cho hơn 150 ngàn khách hàng cá nhân thân thiết của Vietcombank Đà Nẵng

- Địa điểm, thời gian tổ chức: Khách sạn 5 sao Novotel – ngày 25/09/2015

- Các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp:

 Thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người

 Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện

 Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ

- Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ

 Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách

 Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…

 Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường

 Tổ thư ký: gồm 2-3 người ghi biên bản cuộc họp

- Kinh phí: 243.620.000 vnđ

- Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận hành chính trụ sở chính 140-142 Lê Lợi

2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị

(1) Xác định mục đích, nội dung, tên của hội nghị để quy định thành phần tham dự

 Mục đích của hội nghị:

+ Nhằm thăm dò ý kiến khách hàng, liên kết hoặc thu hút khách hàng tiềm năng với sự kiện hội nghị khách hàng ở các doanh nghiệp

+ Vietcombank nhấn mạnh một số tính chất như muốn tỏ lòng cảm ơn, thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, phát triển và định hướng chiến lược kinh doanh thông qua ý kiến trực tiếp của khách hàng

+ Thông qua đó, Hội nghị khách hàng 2015 hy vọng có thể trở thành dịp nảy sinh nhiều ý tưởng đột phá, làm khởi sắc bức tranh tài chính hoặc đem đến cơ cấu hoạt động hiệu quả hơn cho Vietcombank

 Tên của hội nghị: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015

 Thành phần tham dự: lựa chọn 200 khách hàng cá nhân tiêu biểu đại diện, những người được sàng lọc theo nhiều tiêu chí của Ngân hàng Vietcombank

(2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị

Hội nghị khách hàng là một hoạt động thường niên của Ngân hàng Vietcombank, thường được tổ chức vào dịp cuối năm cũ hoặc đầu năm mới Năm 2015 Vietcombank

Đà Nẵng quyết đinj tổ chức hội nghị vào tháng 09/2015 để tránh những thời điểm quan trọng tổ chức các hội nghị khác của công ty

(3) Chọn địa điểm tổ chức

Với số lượng khách tham dự không quá cao nhưng lại có tầm quan trọng vô cùng lớn ảnh hưởng đến uy tín và đẳng cấp, Ngân hàng Vietcombank đã lựa chọn Khách sạn 5 sao Novotel là địa điểm tổ chức Hội nghị

Được lựa chọn từ tháng 06/2016, Khách sạn 5 sao Novotel nằm tọa lạc tại khu vực phía Tây sông Hàn của trung tâm Thành Phố Đà Nẵng, Novotel là một trong những

khách sạn 5 sao cao nhất miền Trung và sở hữu các đặc điểm phù hợp để tổ chức Hội nghị: rộng rãi, thoáng mát, dịch vụ, tiện nghi đầy đủ

(4)Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị

Stt Nội dung công việc Người/đơn vị

Tài liệu hướng dẫn, Thời gian

1 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

1.1

- Xác định nội dung hội nghị,

liên lạc báo cáo viên

- Xác định số lượng khách mời,

đại biểu

1.2

Lập tờ trình xin phép Ban

giám đốc

Vietcombank Đà nẵng

Tờ trình (có dự trù kinh phí)

Hỏi ý kiến phòng

kế toán về kinh phí dự trù

1.3 Phê duyệt của Ban giám đốc Kí duyệt,

đóng dấu

Trước 15 ngày

so với buổi tổ chức hội nghị

1.4 Lên kế hoạch chi tiết phân

công công việc (nếu có)

Các phòng ban chức năng

2 Chuẩn bị hội nghị

2.1 Xin tạm ứng, phê duyệt Phòng kế toán 50% kinh phí

dự trù

2.2 Thuê phòng hội nghị trọn gói

(máy chiếu, loa, tiệc đãi )

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Đến kiểm tra vệ sinh, kiểm tra điều hòa, điện

2.3 Đặt phòng cho khách Phòng Hành chính

– Tổng hợp

Khách sạn Novotel 2.4 Chuẩn bị giấy mời, đưa giấy mời Theo phân công

2.5 Đặt lẵng hoa (nếu có) Phòng Hành chính

2.6 Photo tài liệu, văn phòng phẩm,

chương trình hội nghị Theo phân công

Liên lạc báo cáo viên lấy tài liệu Hóa đơn

Stt Nội dung công việc Người/đơn vị

Tài liệu hướng dẫn, Thời gian

2.7

Chuẩn bị phong bì, bảng kê

ký nhận, danh

sách khách mời, nội dung

chương trình

Thư ký hội nghị

3 Triển khai hội nghị

3.1 Giới thiệu đại biểu, chương trình Chủ trì hội nghị Lấy nội dung từ

thư ký hội nghị

3.2 Ghi chép biên bản hội nghị Thư ký hội nghị

4 Tổng hợp và báo cáo

4.1 Biên bản hội nghị Thư ký hội nghị

4.2 Tiến hành thanh quyết toán Theo phân công Hóa đơn đỏ (>200)

HĐ bán lẻ (<200)

1 tuần sau hội thảo

4.3 Làm giấy đề nghị thanh toán,

Kế toán và Ban giám đốc duyệt

Giấy đề nghị Thanh toán, tiền

4.4 Update thông tin, ảnh lên mạng Chuyên viên CNTN

Gửi tờ trình xin kinh phí đến ban lãnh đạo:

(5) Chuẩn bị hồ sơ tại hội nghị

- Tài liệu về Vietcombank

- Báo cáo tình hình hoạt động năm 2015

- Bảng thông tin khách hàng trong phần tri ân

- Bảng định hướng phát triển của 2016, phát biểu khi kết thúc hội nghị

(6) Thông báo cho các khách mời và các thành viên tham gia

Gửi thư mời cho khách tham dự trước 7 ngày và phải theo những quy định sau:

- Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham sự

- Căn cứ số người tham dự để in giấy mời

- Khi gửi giấy mời, nó về lợi ích của khách hàng khi tham gia

- Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng

Giấy mời gửi đến khách hàng:

(7) Soạn thảo chương trình hội nghị

- 7 giờ 30 : Đón tiếp khách hàng

- 8 giờ 00 : Filipino Band biểu diễn tại sảnh

- 8 giờ 15 : Khai mạc; Tuyên bố lý do; Giới thiệu đại biểu, Phát biểu chào mừng

- 8 giờ 30 : Khai tiệc

- 9 giờ 00 : Giao lưu với khách hàng

- 9 giờ 30 : Chương trình bốc thăm

- 10 giờ 00: Văn nghệ

- 10 giờ 30: Bế mạc hội nghị

(8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật

lượng

1 Âm thanh

- Hệ thống âm thanh bao gồm:

loa, micro, amply…

- Phù hợp với quy mô trong nhà

1 bộ

2 Pháo kim tuyến

Máy kim tuyến 2 nòng

- Bắn 4 phát vào các thời điểm thích hợp

4 quả

3 Máy chiếu 2 máy

Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanh chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra - thường thi khi thuê mướn địa điểm sẽ được hỗ trợ về những vấn đề này, tuy nhiên vẫn nên liệt kê ra để khi làm việc tránh thiếu sót Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa

(9) Dự trù kinh phí

THÀNH TIỀN (VNĐ)

GHI CHÚ

I Chi phí in ấn, trang trí và dàn dựng 28.670.000

1 Địa điểm tổ

Trọn gói 25.000.000 25.000.000

Khách sạn 5 sao Novotel (Bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bục phát biểu, pháo kim tuyến, máy chiếu, hoa tươi, thảm đỏ…)

2 Băng rôn 1 Cái 350.000 350.000 Treo trước địa điểm tổ

chức

4 Thiệp mời 250 Bộ 12.000 3.000.000 Bao gồm: thiệp và bì

thư

3 Áo dài xanh lá 10 Bộ 50.000 500.000

4

Quần tây đen,

áo sơmi trắng,

caravat xanh lá

10 Bộ 100.000 1.000.000

1 Nhóm 10.000.000 10.000.000

8 Nhóm múa 1 Nhóm 3.600.000 3.600.000

gói 2.000.000 2.000.000

gói 2.000.000 2.000.000

1 Thức ăn 30 Bàn 2 triệu/ bàn 60.000.000

2

Nước uống:

Rượu-cocktail

Heineken

Nước suối

Cocacola

20 20 10 15

Chai Thùng Thùng Thùng

500.000 330.000 85.000 160.000

10.000.000 6.600.000 850.000 2.400.000

1 Quà tặng khách

hàng

250 Phần 300.000 75.000.000

2

Quà tặng dành

cho khách hàng

may mắn

5 Phần 5.000.000 25.000.000

(10)Kiểm tra công tác chuẩn bị

- Kiểm tra nơi tổ chức hội nghị

 Kiểm tra nguồn điện tải cho toàn bộ sự kiện (An toàn hay quá tải)

 Kiểm tra hệ thống phòng chống cháy nổ

 Mức độ an ninh

 Bàn ghế

 Sức chứa của bãi gửi xe

 Kiểm tra nhà vệ sinh

 Kiểm tra xem có trung tâm y tế gần nhất (đối với những sự kiện lớn)

- Mời đại diện báo chí

 Phóng viên báo chí

- Kiểm tra các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, kịch bản sử dụng trong sự kiện

Kịch bản chương trình

 Nội dung bài diễn văn (bài thuyết trình)

 Tài liệu cho khách tham dự

 Thư mời, thư cám ơn cho:

– Đại biểu – Báo chí – Khách tham dự Các hình ảnh chiếu trước sự kiện, trong sự kiện

– Nhạc lễ – Video – File PowerPoint – Flash

– Thiết bị điều khiển từ xa

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất

 Nhà bạt, nhà lều

 Cổng hơi, cổng bong bóng

 Bàn ghế

 Dù che

 Âm thanh ánh sáng

 Hệ thống sân khấu

 Thảm trải lối

 Hàng rào Inox

 Máy chiếu

 Màn hình LCD

 Micro dự phòng

 Ánh sáng toàn khu vực

3 Tổ chức điều hành hội nghị

(1) Đón tiếp khách:

Thời gian đón khách: 07h30 – 08h00

Ban tổ chức cử đại diện đứng tại cửa ra vào để bắt tay thân mật chào mừng khách đến tham dự cuộc Hội nghị Tổ lễ tân chịu trách nhiệm đón khách và tặng quà tại bàn lễ tân ở sảnh chờ trước hội trường hội nghị

Tại đây bố trí một ban nhạc biểu diễn nhạc nhẹ nhàng chào đón khách hàng Cách đón tiếp trang trọng và hết sức khác biệt đã khiến nhiều khách hàng lần đầu đi dự hội nghị không khỏi ngỡ ngàng và ấn tượng

Hình 2.1 Ban tổ chức bắt tay thân mật chào mừng khách

Hình 2.2 Ban nhạc Filipino biểu diễn tại sảnh chờ (2) Điều hành hội nghị

Thời gian diễn ra chương trình khai mạc: 08h15 – 08h30

Sau thủ tục đón tiếp, tổ hậu cần chịu trách nhiệm dẫn chương trình khai mạc hội nghị, tiếp sau đó MC mời Ông Lê Diệp - Giám đốc Vietcombank Đà Nẵng - phát biểu chào mừng và tri ân khách hàng

Hình 2.3 Ông Lê Diệp - Giám đốc Vietcombank Đà Nẵng - phát biểu chào mừng và tri

ân khách hàng

Hình 2.4 Ban Giám đốc Vietcombank Đà Nẵng khui champagne khai tiệc

Sau khai mạc, 2 MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, người điều hành hội nghị tiến hành điều hành trình tự theo chương trình hội nghị đề ra:

Thời gian diễn ra chương trình khai tiệc nhẹ: 08h30

Hình 2.5 Ban giám đốc Vietcombank Đà Nẵng cùng với ông Thân Đức Nam - Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, ông Phùng Tấn Viết - Phó Chủ tịch UBND TP Đà Nẵng, ông Võ Minh - Giám đốc NHNN TP Đà Nẵng

Thời gian diễn ra chương trình khai tiệc đối thoại với khách hàng: 08h30-9h30

Hình 2.7 Đại diện khách hàng phát biểu

Hình 2.6 Ông Lê Diệp nâng ly chúc mừng khách hàng Thời gian diễn ra chương trình bốc thăm may mắn: 09h30 – 10h00

Hình 2.8 Khách hàng may mắn nhất với voucher nghỉ dưỡng tại The Nam Hai

Hình 2.9 Khách hàng may mắn với voucher nghỉ dưỡng tại Hyatt Regency

Thời gian diễn ra chương trình múa đương đại: 10h10 – 10h15

Hình 2.10 Múa đương đại

Thời gian diễn ra chương trình ca nhạc: 10h15 – 10h30

Hình 2.11 Nữ ca sĩ Filipino đốt cháy sân khấu bằng loạt ca khúc bất hủ của ABBA,

Carpenter

Bế mạc chương trình: 10h30 – 10h45

Ban lãnh đạo Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng lên phát biểu bế mạc chương trình

(3) Ghi biên bản

Tổ thư ký cùng được sắp xếp vào những vị trí có thể quan sát toàn bộ chương trình để luôn bám sát, theo dõi ghi biên bản hội nghị

Sau khi kết thúc Hội nghị, ban thư ký hoàn chỉnh các biên bản và trình lên lãnh đạo xem xét, sau đó gửi Hội đồng quản trị

(4) Tổng kết hội nghị

Kết thúc chương trình, Ban lãnh đạo Ngân hàng Vietcombank đọc báo cáo tổng kết và bế mạc Hội nghị nhấn mạnh kết quả đã đạt được trong hội nghị và đọc lời cảm

ơn khách hàng đã đồng hành cùng Ngân hàng trong suốt thời gian qua

4 Các công việc sau hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết Vietcombank năm 2015

- Tổ thư ký

+ Hoàn thiện các văn kiện

+ Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

+ Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các đơn vị liên quan

- Tổ hậu cần

+ Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )

- Ban tổ chức

+ Theo dõi thực hiện các quyết định sau hội nghị khách hàng

+ Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị khách hàng sau Bộ phận hành chính trụ sở chính 140-142 Lê Lợi (Bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức) họp tổng kết, rút kinh nghiệm

+ Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán với các đơn vị liên quan

III Đánh giá chương trình hội nghị khách hàng của Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng

1 Lên kế hoạch

- Toàn bộ quá trình thực hiện hội nghị đúng theo kế hoạch

- Các hoạt động khá là đa dạng, không làm cho khách thấy chán

- Thiết kế màu sắc, phong cách của hội nghị rất phù hợp với hình ảnh công ty

2 Địa điểm

- Địa điểm thuê được rất phù hợp cho việc tổ chức hội nghị của công ty

- Treo băng rôn và đặt standee ở vị trí khách hàng rất dễ nhìn thấy