8 Nguyên Tắc Trong Tổ Chức Quản Lý Và Áp Dụng Vào Công Ty Cơ Điện Trần Phú

Nếu xét về tổ chức, thì nó là một từ ngữ rất thờng gặp trong thực tế cuộc sống còn nếu xét theo khái niệm của tổ chức quản lý thì tổ chức đợc coi là một cơ cấu bộ máy hoặc hệ thống bộ má

Mục lục

Lời nói đầu

Phần i: Những nguyên tắc chung và tổ chức

Phần II: Việc áp dụng 8 nguyên tắc chung thông qua sự phát

Phú

1 Giai đoạn đầu tiên thành lập công

ty

2 Những cải cách trong việc tổ chức bộ máy công ty

3 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận và mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và nề lối làm việc

4 Những thông tin cần thiết ở các cấp, các bộ phận

5 Mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty và các

nghộ

6 Kiểm tra xử lý và đúc kết kinh nghiệm

Kết luận

Tài liệu tham khảo

Lời nói đầu

Trớc tiên ta phải hiểu đợc khái niệm tổ chức: Nh các nhà khoa học xã hội và kinh tế coi “ tổ chức là đặc trng và yếu tố cấu thành 1 xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại Còn trong thực hiện quản lý, tổ chức là sự liên kết có chủ đích của những ngời hay nhiều nhóm ngời cùng tiến hành hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu chung, phục vụ lợi ích là của họ

Nếu xét về tổ chức, thì nó là một từ ngữ rất thờng gặp trong thực tế cuộc sống còn nếu xét theo khái niệm của tổ chức quản

lý thì tổ chức đợc coi là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) đợc xây dựng có chủ đích về vai trò và chức năng (đợc hợp thức hóa ) trong đó các thành viên của nó thực hiện đợc từng phần việc đợc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

Nhng nh thế nào mới đợc coi là một tổ chức phù hợp? Chứ không thể một tổ chức phù hợp thì nó không tuân thủ theo nguyên tắc nào Mà trên thực tế, khi thiết lập và vận hành bất

kỳ một tổ chức nào thì tổ chức ấy cũng phải tuân thủ, phải vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức Những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với quy luật khách quan

Đặc biệt là qua nhiều quá trình nghiên cứu các nhà quản ký đã xác lập ra 8 nguyên tắc cụ thể xuất phát từ những nguyên tắc chung đó

Do vậy, ngày nay với việc áp dụng 8 nguyên tắc này một cách hài hoà nhiều công ty đã lập ra đợc một cơ cấu tổ chức chuyên tinh, gọn nhẹ, hiệu quả phù hợp với môi trờng kinh doanh Nhờ áp dụng 8 nguyên tắc này mà tiềm năng công ty đã

đợc khai thác có hiệu quả, những hạn chế phát sinh ra từ sự vận

động, manh mún phân tán của từng DN không còn nữa, quá trình công tác tổ chức bộ máy quản lý cập nhật thông tin về thị trờng đã hoạt động với hiệu quả cao

Công ty cơ điện Trần Phú là một công ty cũng nằm trong xu thế phát triển chung này, nhờ áp dụng những nguyên tắc chung

về tổ chức một cách hợp lý mà công ty cơ điện Trần Phú là một trong những công ty trớc đây cũng làm ăn thua lỗ nhng nay đã

đạt đợc những thành tựu khả quan về SXSP nh sản xuất ra các loại đây điện dân dụng, dây và cáp điện lực dân dụng phục vụ cho lĩnh vực công nghiệp và dân dụng là một ví dụ điển hình

Do vậy ngoài phần mở đầu, kết luận của tiểu luận gồm 3 phần: Phần i: Những nguyên tắc chung của tổ chức

Phần II: Việc áp dụng 8 nguyên tắc thông qua sự phát triển của công ty cơ điện Trần Phú

Phần i : Những nguyên tắc chung về

tổ chức.

Trong các loại tổ chức thì nguyên tắc tập trung dân chủ đợc coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm nhất Tuy nhiên, nó cần đợc vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có phơng thức hoạt động khác nhau (tổ chức chính trị, tổ chức kinh doanh ) Với tổ chức quản lý kinh doanh đó là nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm (trong khuôn khổ thể chế, bao gồm luật pháp và quy chế) có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Từ nguyên tắc chung đó những nhà khoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc cụ thể sau:

1) Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động động mà định ra chức

năng của tổ chức, từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp và

từ bộ máy mà bố trí con ngời đáp ứng yêu cầu

Đây là trình tự logic của tổ chức, không đợc làm ngợc lại hoặc tuỳ tiện

2) Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc

phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý, rành mạch cho mỗi bộ phận mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện

3) Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệmvà quyền hạn phải

t-ơng xứng

4) Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ

chức năng chế độ công tác và lề lối làm việc

5) Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy

đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao

6) Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc

thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc

đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm

7) Nguyên tắc 7: Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên

trong tổ chức, giữa ngời điều hành với tập thể lao động, hớng vào mục tiêu chung

8) Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng

cán bộ, nhân viên, tạo điều kiện cho mọi ngời phát huy khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất

Phần Ii : Việc áp dụng 8 nguyên tắc

thông qua sự phát triển của công

ty cơ điện trần phú.

Với nội dung chính của 8 nguyên tắc đã đợc nêu ở trên thì với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp có một cách thức tổ chức khác nhau nhng đều phải dựa vào 8 nguyên tắc cơ bản để tổ chức Đã có nhiều doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ (nhờ vào việc họ biết kết hợp 8 nguyên tắc trên) và cũng có nhiều doanh nghiệp đã không thể đứng vững

đ-ợc trong dự cạnh tranh khốc liệt này Để chứng minh cho việc vợt bậc trên em xin giới thiệu sự phát triển của công ty cơ điện Trần Phú

1) Giai đoạn đầu tiên thành lập công ty.

Công ty cơ điện Trần Phú, một doanh nghiệp nhà nớc thuộc

sở Xây dựng Hà nội thành lập ngày 29/9/1984 theo quyết định

số 4018/TCCB của UBND thành phố Hà Nội, trên cơ sở sát nhập hai đơn vị là xí nghiệp cơ khí Trần Phú và xí nghiệp cơ khí Xây dựng Đây là hai doanh nghiệp nhà nớc làm ăn kém, không có hiệu quả nên mới sát nhập Ngày 12/12/1992 công ty

từ tên xí nghiệp cơ khí xây dựng Trần Phú đợc đổi thành tên công ty cơ điện Trần Phú theo quyết định số 3362/QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội

Sau khi ra đời, công ty đã gặp phải muôn vàn khó khăn nhơ vốn, trang thiết bị, máy móc lạc hậu, năng lực và điều hành hạn chế, nề nếp buông lỏng, thói quen ỷ lại của một số cán bộ công nhân viên Đặc biệt sau khi đất nớc chuyển từ nền kinh tế tập trung quan niêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa Một lần nữa khó khăn lại chồng chất khó khăn, có lúc hoạt động SXKD của công ty có nguy cơ bị đình trệ do không có bộ máy tổ chức linh hoạt, dẫn đến các khâu không liên kết là một đợc nên công ty không thể chuyển đổi phơng thức hoạt động cho phù hợp với thực tế Bên cạnh đó vốn xây dựng bị cắt giảm, lạm phát dẫn

đến đồng tiền bị mất giá, thị trờng các sản phẩm truyền thống

bị thu hẹp

Với quyết tâm không lùi bớc trớc những khó khăn ấy tập thể lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty luôn trăn trở để tìm ra hớng đi cho riêng mình Với ý trí mãnh liệt đó công ty đã từng bớc tháo gỡ đợc các khó khăn để rồi phát triển mạnh mẽ nh ngày nay

2) Những cái chính trong việc tổ chức bộ máy của công ty.

a) Xây dựng bộ máy quản lý và việc sử dụng con ngời phù hợp với bộ máy này.

Với quyết tâm không để cho công ty rơi vào tình trạng đình trệ Lãnh đạo cũng nh cán bộ công nhân viên của công ty đã đặt

ra một mục tiêu lớn là: Sản phẩm sản xuất ra phải đợc ngời tiêu dùng chấp nhận Vì vậy, công ty đã đa ra chính sách mới là phải nắm rõ và thoả mãn nhu cầu thị trờng về chất lợng và số l-ợng, chủ động mạnh dạn đầu t vốn để đổi mới dây truyền công nghệ để tạo ra các sản phẩm mới có giá trị kinh tế cao, đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của thị trờng Từ mục tiêu trên

mà công ty đã xác định ra nhiệm vụ cơ bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp, đây là tiền đề để làm cơ sở cho việc hoàn thiện bộ máy Bởi vì với xu thế phát triển cạnh tranh công ty đã xác định một chiến lợc phát triển dài hạn tổng thể là mỗi bộ phận của bộ máy quản lý phải thực hiện những công việc cụ thể tại từng giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh của công

ty, để công ty đi vào một quỹ đạo thống nhất nhằm đạt đợc một mục tiêu đề ra

Với kế hoạch dài hạn đã đợc lập, lãnh đạo công ty đã có những yêu cầu cấp thiết về việc tổ chức sắp xếp phòng ban hợp

lý Bởi vì một công ty, uy tín trong môi trờng kinh doanh là một tài sản vô hình, đó không chỉ là những ấn tợng tốt đẹp với các bạn hàng mà còn là sự tin tởng của các cơ quan Chính vì vậy công ty đã sắp xếp bố trí bộ máy một cách hợp lý và khoa học

về cơ cấu và chức năng của các phòng ban và lĩnh vực công việc của từng ngời nh lập lên các phòng ban với các chức năng

về công việc đã đợc phân bố một cách cụ thể, đề ra nhiệm vụ

của từng phòng để phân công việc giữa các phòng một cách dễ dàng Ngoài ra khi công ty đã hình thành đợc bộ máy phù hợp thì yếu tố nhân sự và phân bố sử dụng nhân sự lại là một vấn đề quan trọng của công ty Bởi vì một bộ máy khi lập ra và hoạt

động đợc thì phải có yếu tố con ngời Chính vì thế vai trò của con ngời là một nhân tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất Nó là yếu tố duy nhất tạo ra lợi ích kinh tế làm tăng của cải cho doanh nghiệp Mặc dù con ngời là quan trọng nh thế nhng không vì thế mà công ty có một đội ngũ tay nghề kém

đ-ợc Do đó ngay từ những ngày đầu mới thành lập công ty cơ

điện Trần Phú đã sử dụng các biện pháp tuyển chọn một cách chặt chẽ nhất để tuyển dụng lao động đó là: Công ty đã tiến hành đầy đủ các thủ tục kiểm tra kỹ năng, trình độ học vấn tay nghề của từng đối tợng xem xét đánh giá và phân công đúng ngời đúng việc tức là tuyển ra những lao động phù hợp với các ban ngành với từng công việc phù hợp với trình độ tay nghề của

họ Do đó mà cho đến ngày nay công ty cơ điện Trần Phú đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo với trình độ năng lực và phẩm chất hoàn hảo giúp công ty phát triển vững mạnh trên con đờng công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớc

b) Phân chia bố trí sắp xếp công việc hợp lý.

Cũng nh các tổ chức nói chung và doanh nghiệp Trần Phú nói riêng thì bất cứ một công ty nào khi thành lập cũng đều nhằm thực hiện đợc những mục tiêu nhất định, đó có thể là một

hệ thống các mục tiêu nhng tống quan là mục tiêu lợi nhuận Với mục tiêu đó công ty đã phân chia phần việc cho các phòng ban cũng nh cá nhân một cách rõ ràng và hợp lý để họ tự thấy công việc mà mình làm là quan trọng nhất từ đó họ khắc thực hiện và tự phê về công việc của mình đã làm nh lãnh đạo công

ty đã chia nhỏ quá trình sản suất qúa trình lao động ra trong các

bộ phận chi tiết sau đó phân công cho các bộ phận các cá nhân

đảm nhiệm bao gồm:

- Phân chia công việc theo chức năng: Là sự phân chia lao

động dựa trên chức năng công việc của mỗi ngời khác nhau có thể là lao động trực tiếp tham gia vào chế tạo sản phẩm chính của doanh nghiệp

- Phân chia theo công nghệ: Là phân công dựa theo đặc điểm tính chất công nghệ sản xuất từ đó xác định một cách rõ ràng khối lợng việc đợc phân công có thể làm vừa sức ngời lao động Phân công theo mức độ phức tạp của công việc: Là sự phân công đợc đánh giá trình độ phức tạp công việc để từ đó

họ phân công ngời lao động làm việc đúng khả năng của họ

nh đối với công việc nặng nhọc họ phải căn cứ vào sức khoẻ

và giới tính, còn đối với công viếc cần về kỹ thuật thì họ căn

cứ vào trình độ khối óc và đôi bàn tay khéo léo

Ngoài ra trong tổ chức quản lý chúng ta không thể không nhắc tới sự phân công theo hệ thống cấp bậc từ trên xuống

d-ới đó là các chức danh

Về phụ trách thì công ty Trần Phú đang áp dụng các chế

độ quản lý một thủ trởng, giám đốc công ty toàn quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở chấp hành đúng đắn các chủ trơng, chính sách thể

lệ của Đảng và pháp luật nhà nớc Trong công ty tồn tại một

số tổ chức nh công đoàn, đoàn thanh niên và tổ chức Đảng, các tổ chức này có vai trò trong công tác quản trị của công

ty, ngoài việc chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên và xây dựng t tởng chủ nghĩa xã hội cho công nhân viên Ngoài

ra còn có các quản đốc tổ trởng hoặc đội trởng có tác dụng

đốc thúc công việc hoạt động một cách hiệu quả để công việc thực hiện đúng tiến độ thi công của nó với việc phân chia rõ ràng nh vậy công ty đã khích lệ tinh thần làm việc và bảo vệ công ty của công nhân cùng nhau thúc đẩy công ty phát triển

3) Nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn của mỗi bộ phận và mối quan hệ chức năng chế độ công tác và nề lối làm việc.

Mỗi bộ phận trong các phòng ban khác nhau đều có những vai trò quan trọng không thể thiếu đợc trong sản xuất kinh doanh nghiệp Chính vì vậy các phòng ban nói chung và ngời lao động nói riêng đều có nhiệm vụ trách nhiệm và quyền hạn riêng biệt Vì thế công ty đã xây dựng chế độ trách nhiệm với

nội dung và quyền hạn rành mạch, gắn chặt quyền hạn quy định cho mỗi cấp mỗi chức danh quản lý đó là:

Đối với lãnh đạo công ty thì bao gồm giám đốc, phó giám đốc tài chính, phó giám đốc sản xuất kinh doanh, phó giám đốc hành chính quản trị

Đối với các phòng ban có phòng kỹ thuật chất lợng, phòng kinh doanh, phòng tài vụ kế toán, phòng tổ chức hành chính và các quản đốc phân xởng

Sau đây là nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty và việc xử lý đúng mối quan hệ đó là:

a) Ban lãnh đạo công ty

Giám đốc:

- Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác bảo đảm chất lợng sản phẩm của công ty trớc khách hàng

- Là ngời lãnh đạo cao nhất trực tiếp chỉ đạo (hoặc uỷ quyền) mọi hoạt động là ngời lãnh đạo trực tiếp tổ chức +Khi giám đốc vắng mặt

- Phó giám đốc tài chính, hành chính quản trị đợc phân công giải quyết các vấn đề về tổ chức hành chính quản trị

- Phó giám đốc sản xuất kinh doanh đợc phân công giải quyết các vấn đề về sản xuất kinh doanh, kỹ thuật chất l-ợng

* Phó giám đốc kinh doanh:

- Là ngời đợc phân công chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất sản xuất tiêu thụ sản phẩm của các phân xởng: đồng mềm, dây cáp, cáp động lực

- Xem xét, tính toán giá cả (lỗ lãi)

- Cân đối thời gian năng lực thiết bị hiện có của công ty

- Chịu trách nhiệm của vật t đầu vào

- Có trách nhiệm báo cáo giám đốc về vấn đề mình phụ trách

* Phó giám đốc tài chính-hành chính quản trị:

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác tài chính, hành chính quản trị trong tổ chức, trực tiếp phụ trách phòng tài vụ và phòng hành chính

- Chịu trách nhiệm mua vật t đầu vào.

- Có trách nhiệm báo cáo giám đốc về vấn đề mình phụ trách

b) Các phòng ban chức năng:

* Phòng kỹ thuật, chất lợng (KCS)

- Có nhiệm vụ trách nhiệm và quyền hạn là:

+ Trởng phòng kỹ thuật phân công soạn thảo, giám sát việc thực hiện đầy đủ các kế hoạch kiểm tra chất lợng, nguyên vật liệu và sản phẩm của công ty

+ Xử lý, đánh giá và giải quyết các khiếu lại trong nội bộ công ty

+ Theo dõi toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, thiết bị chuyên dùng, chuyên ngành, cả về chất lợng lẫn số lợng trong quá trình sản xuất, điều phối toàn mạng lới trong công ty cũng

nh kiểm nghiệm máy móc mới đa vào vận hành và đảm bảo

an toàn, vệ sinh lao động khi làm việc

+ Kiểm tra giám sát chất lợng sản phẩm trên từng công đoạn trong dây truyền sản xuất và trớc khi xuất kho, nếu sản phẩm sản xuất ra không đủ các tiêu chuẩn chất lợng do nguyên vật liệu thì phòng hoàn toàn chịu trách nhiệm trớc công ty về mặt kinh tế

* Phòng kinh doanh:

- Trởng phòng kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của phó giám đốc sản xuất kinh doanh có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:

- Thực hiện giao tiếp với khách hàng, có trách nhiệm thu nhập, báo cáo thông tin về kinh tế, kỹ thuật và chất lợng cho các phòng ban liên quan

- Xem xét hợp đồng, cung cấp các tài liệu cần thiết cho khách hàng có trách nhiệm thông tin các yêu cầu kế hoạch về sản phẩm và chất lợng cho các phòng liên quan nh: phòng kỹ thuật chất lợng, phân xởng sản xuất để xem xét khả năng đáp ứng về chất lợng và thời gian đối với kế hoạch