Phân tích hệ thống quản lý nhập xuất hàng công ty máy tính TIC

Chương trình quản lý bán hàng là một chương trình được xây dựng nhằm đápứng những đòi hỏi đặt ra của quá trình quản lý như nhập thông tin hàng, quản lý,thống kê, in báo cáo và rất nhiều

Lời nói đầu

Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đemlại những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế Những chương trình tinhọc ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công trước đây nay đãđược xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức, nhanhchóng và chính xác Để có một phần mềm ứng dụng đáp ứng được yêu cầu côngviệc đặt ra thì những người làm tin học phải biết phân tích thiết kế hệ thống làmviệc của của chương trình để từ đó xây dựng nên nên một phần mềm ứng dụngquản lý chương trình đó bằng ngôn ngữ lập trình nào đó những chương trình,phần mềm ứng dụng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý, nó lànhững công cụ hỗ trợ đắc lực và hầu như không thể thiếu nhằm đáp ứng đầy đủnhất thuận lợi nhất những đòi hỏi của công việc quản lý nhờ những công cụ trợgiúp có sẵn

Chương trình quản lý bán hàng là một chương trình được xây dựng nhằm đápứng những đòi hỏi đặt ra của quá trình quản lý như nhập thông tin hàng, quản lý,thống kê, in báo cáo và rất nhiều công việc khác một cách nhanh chóng và thuậntiện, chính xác

Trong chương trình phần mềm ứng dụng này, chương trình nghiên cứu phân tíchthiết kế hệ thống đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế chương trìnhphần mềm, nhìn vào bản phân tích ta có thể hiểu được người lập trình muốn làm

gì, hiểu được sự hoạt động của hệ thống

Bằng những kiến thức chúng em được học, cùng với sự giúp đỡ của cô đã giúp

đỡ chúng em hoàn thành bài tập lớn môn học, phân tích thiết kế chương trình

“Quản lý nhập xuất hàng của công ty máy tính TIC” Nhưng do trình độ, kiến

thức và kinh nghiệm còn kém nên trong bài còn có nhiều hạn chế Chúng emmong cô giáo cùng các bạn đóng góp ý kiến Em xin chân thành cảm ơn

Mục Lục

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 1

Chương I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI 4

I Khảo Sát Hệ Thống 4

1 Cơ cấu tổ chức của hệ thống 4

2 Hoạt động của hệ thống 5

II Phát biểu bài toán 5

1 Quản lý nhập hàng 5

2 Quản lý thông tin hàng 6

3 Quản lý bán hàng 6

4 Quản lý nhân viên 6

5 Báo cáo thống kê 6

Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 7

II.1 Phân Tích Chức Năng 7

Mô hình phân rã chức năng 7

II.2 Phân Tích Dữ Liệu 8

II.2.1 Mô hình luồng dữ liệu 8

Hình 2.1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh: 8

Hình 2.1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 9

Hình 2.1.3a Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Nhập Hàng 10

Hình 2.1.3b Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Thông Tin Hàng 10

Hình 2.1.3c Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Nhân Viên 11

Hình 2.1.3d Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Báo Cáo- Tổng Kết 11

Hình 2.1.3e Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Bán Hàng 12

II.2.2 Mô hình quan hệ 12

Chương III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13

III.1 Xây Dựng Từ Điển Dữ Liệu 13

III.1.1 Định nghĩa dữ liệu sơ cấp 13

III.1.2 Định nghĩa kho dữ liệu 14

III.2 Thiết kế CSDL Access 18

Mô hình quan hệ 18

DỮ LIỆU SỬ DỤNG 19

III.3 Thiết kế giao diện: 24

Màn hình giới thiệu 24

Màn hình chính 25

Thông tin phiếu nhập 25

Thông tin phiếu xuất 26

Báo cáo Hàng 27

Tìm kiếm phiếu nhập 28

Tìm kiếm phiếu xuất 28

Phụ Lục 29

Câu hỏi phỏng vấn 29

Danh mục tài liệu tham khảo 30

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 3

Chương I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI

I Khảo Sát Hệ Thống

1 Cơ cấu tổ chức của hệ thống

Giám đốc Công ty: Ông Trương Đình Hoàn.

TIC Luôn phục vụ khách hàng với phương châm: "Giải pháp tối ưu - Giá cả hợp

Giám đốc trực tiếp điều phối, quản lý và đưa ra các quyết định quan trọng đối

với toàn bộ hoạt động của công ty

Bộ phận Kế toán đảm nhận việc nhập thông tin hàng hóa vào máy, quản lý việc

trả lương và thưởng lương cho nhân viên, đồng thời lưu giữ các thông tin vềviệc thu chi của công ty

Bộ phận bán hàng có trách nhiệm trông coi và quản lý hàng, bán hàng và thanh

toán cho khách, kiểm kê hàng hóa, thống kê những mặt hàng bán chạy và bánkhông chạy và đưa số liệu lên cho ban giám đốc

Nhân viên giao hàng đưa hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu Khi khách hàngmua hàng với số lượng lớn và đặt yêu cầu giao hàng thì ban quản lý sẽ giao chonhân viên giao hàng phiếu giao hàng, trong đó có các thông tin về khách hàng:tên khách, địa chỉ, điện thoại… Sau đó, họ có trách nhiệm lập đơn nhận hàngcho khách và báo cáo lại cho ban giám đốc

Bộ phận nhập hàng có trách nhiệm đặt hàng tới nhà cung cấp, kiểm tra thông tin

và chất lượng hàng nhập vào kho

Bộ phận kỹ thuật: lắp ráp máy theo yêu cầu khách hàng.

Bộ phận bảo hành và dịch vụ khách hàng: tư vấn khách hàng và sửa chữa khikhách hàng đến bảo hành

Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ quản lý an ninh trong công ty, trông coi hành vi

2 Quản lý thông tin hàng

Nhân viên dễ dàng nắm được thông tin hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, vàtình trạng các mặt hàng có trong công ty

3 Quản lý Nhập Hàng

Theo dõi dữ liệu liên quan đến quá trình mua hàng; tính toán chi phí hàng hóa;nắm rõ giá thành thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý

4 Báo cáo, thống kê

Thống kê tình hình hoạt động nhanh chóng để báo cáo ban lãnh đạo từ đó đề rachiến lược kinh doanh, biện pháp giải quyết kịp thời

II Phát biểu bài toán

Hoạt Động Nhập Xuất Của Công Ty TNHH Tin Học TIC

Công ty TNHH TM Tin Học và Thiết Bị Văn Phòng TIC ở địa chỉ 105 Hồ TùngMậu- Cầu Giấy- Hà Nội Công ty chuyên bán các linh phụ kiện máy tính, đồ kỹthuật công nghệ cao

1 Quản lý nhập hàng

Khi công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thì phận nhập hàng sẽ kiểm tra chấtlượng hàng, nếu chất lượng hàng đảm bảo, bộ phận này sẽ lập một phiếu nhậphàng Phiếu nhập có ghi rõ số hiệu phiếu nhập, ngày nhập, địa chỉ, điện thoạicủa hai bên và, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá nhập, tổng số tiền Phiếu nhậpđược tạo thành hai bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản do công ty giữlại Sau đó hàng được chuyển vào kho

2 Quản lý thông tin hàng

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 5

Khi hàng được chuyển vào kho, bộ phận quản lý hàng tiến hành kiểm tra chấtlượng sản phẩm, thêm thông tin hàng mới, sửa thông tin đối với các mặt hàng có

sự thay đổi, và xóa thông tin hàng khi hàng không còn kinh doanh nữa Thôngtin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lượng,thời gian bảo hành, mô tả hàng, …

3 Quản lý bán hàng

Khách hàng mua hàng trực tiếp tại công ty, bộ phận bán hàng kiểm tra và thanhtoán cho khách, và giao cho khách một phiếu lưu các thông tin: mã hàng, tênhàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, ngày lập gọi là phiếu xuất Nếukhông đủ hàng đế đáp ứng nhu cầu khách hàng, thì thông báo từ chối xuất

Nếu khách hàng nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay chokhách, khách hàng thanh toán tiền với thu ngân

Đồng thời, công ty cũng có dịch vụ giao hàng tận nơi cho khách trong trườnghợp khách có yêu cầu và đặt mua hàng với số lượng lớn hoặc có giá trị cao

4 Quản lý nhân viên

Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm thông tinnhân viên mới được tuyển vào danh sách, sửa đổi thông tin khi có những biếnđổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Thông tin vềnhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại, ngày sinh, giớitính và các mô tả khác

5 Báo cáo thống kê

Để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập báo cáogửi cho ban giám đốc, báo cáo về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra vàbáo cáo hàng tồn kho Từ đó có các biện pháp điều chỉnh và đề ra chiến lượckinh doanh

Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

II.1 Phân Tích Chức Năng

Mô hình phân rã chức năng

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 7

II.2 Phân Tích Dữ Liệu

II.2.1 Mô hình luồng dữ liệu

Hình 2.1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Hình 2.1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 9

Hình 2.1.3a Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng

Quản Lý Nhập Hàng

Hình 2.1.3b Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng

Quản Lý Thông Tin Hàng

Hình 2.1.3c Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng

Quản Lý Nhân Viên

Hình 2.1.3d Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Báo

Cáo- Tổng Kết

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 11

Hình 2.1.3e Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Bán

Hàng

II.2.2 Mô hình quan hệ

Chương III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

III.1 Xây Dựng Từ Điển Dữ Liệu

III.1.1 Đ nh nghĩa d li u s c p ịnh nghĩa dữ liệu sơ cấp ữ liệu sơ cấp ệu sơ cấp ơ cấp ấp

Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi nhà cung cấp

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 13

Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi nhân viên sẽ số

1 mã số riêng

Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT

Ràng buộc Khóa chính

III.1.2 Định nghĩa kho dữ liệu

1 Danh mục Nhà cung cấp (NHACC)

Chứa mọi thông tin về nhà cung cấp hàng cho công ty Gồm các thuộctính hợp thành

TENNCC Tên nhà cung cấp TEXT 50

DIACHINCC Địa chỉ nhà cung cấp TEXT 50

Chứa mọi thông tin về hàng hóa trong kho của công ty Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ

rộng

Ràng buộc

SOLUONG Số lượng hàng NUMBER

THOIGIANBH Thời gian bảo hành TEXT

3 Danh mục KháchHàng (KHACHHANG)

Chứa mọi thông tin về khách hàng mua hàng tại công ty Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc

DIACHIKH Địa chỉ khách hàng TEXT 50

DIENTHOAIKH Điện thoại khách hàng TEXT 20

EMAIL Email khách hàng TEXT 100

4 Danh mục Nhân Viên (NHANVIEN)

Chứa mọi thông tin về nhân viên làm việc cho công ty thực hiện công việc lập phiếu xuất Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 15

GIOITINH Giới tính Yes/No

timeNGAYLAMVIE

C

Ngày làm việc Date/

timeDIACHINV Địa chỉ của nhân viên Text 100

DIENTHOAINV Điện thoại nhân viên Text 20

5 Hàng Xuất (HANGXUAT)

Chứa mọi thông tin về hàng đã bán được của công ty Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc

Primary key

SLXUAT Số lượng xuất Number

6 Phiếu xuất (PHIEUXUAT)

Chứa mọi thông tin về phiếu xuất hàng cho công ty Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc

NULL

NULL

MAKH Mã khách hàng Text 10 Foreign key

7 Phiếu nhập (PHIEUNHAP)

Chứa mọi thông tin về phiếu nhập hàng hàng cho công ty Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ

rộng

Ràng buộc

MANCC Mã nhà cung cấp Text 10 Foreign keyNGAYPN Ngày lập phiếu Date/time NOT NULL

8 Hàng nhập (HANGNHAP)

Chứa mọi thông tin về hàng đã nhập từ các nhà cung cấp Gồm các thuộc tính hợp thành

Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc

SOPN Mã phiếu nhập Text 10 Primary keySLNHAP Số lượng nhập Number

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 17

III.2 Thiết kế CSDL Access

DIENTHOAIKH

0972584565 hoathan@yahoo.co

m

KH04 Ton Ngo

Khong

Hoan Kiem,HaNoi

01698585421 phuongtay@gmail

comKH05 Ngo

Trac

Linh

Cau Giay, HaNoi

NGAYSINH

NGAYLAMVIEC

DIACHINV

DIENTHOAINV0

Công Ty phân

phối CMC

So 10 Lo 1B, TrungYen, Cau Giay, HaNoi

THOIGIANBH

Compaq

May TinhXach Tay

H3 Compaq

Presario

May TinhXach Tay

H4 Sony

Vaio

May TinhXach Tay

H9 May Ghi

Am

Thiet Bi GiaiTri So

NGAYPN

NGAYGIAOHANG

III.3 Thiết kế giao diện:

Màn hình giới thiệu

Màn hình chính

Thông tin phiếu nhập

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 25

Thông tin phiếu xuất

Báo cáo Hàng

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 27

Tìm kiếm phiếu nhập

Tìm kiếm phiếu xuất

Phụ Lục

Câu hỏi phỏng vấn

1 Hệ thống bán hàng của công ty bao gồm những bộ phận nào?

2 Chức năng của từng bộ phận

3 Qui trình bán hàng như thế nào?

4 Công ty đã từng sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng nào?

5 Công ty có bán hàng trực tuyến trên mạng không?

6 Công ty có những loại hóa đơn nào?

7 Thuế cho mỗi mặt hàng là bao nhiêu?

8 Thông tin về hàng nhập, hàng xuất cần lưu trữ những gì?

9 Thông tin về mặt hàng bán chạy nhất?

10 Thông tin về các nhà cung cấp hàng hóa cho công ty?

11 Thông tin các mặt hàng tồn kho?

12 Thông tin về các mặt hàng nói chung cần lưu trữ những gì?

13 Hàng của công ty được phân thành những loại nào?

14 Mức giảm giá của mỗi mặt hàng là bao nhiêu?

15 Cách tính doanh thu, lợi nhuận kinh doanh?

16 Các tiêu chuẩn để đánh giá tình trạng lỗ, lãi của công ty là gì?

17 Các thông tin trong mẫu hóa đơn xuất, nhập, đặt hàng gồm những gì?

18 Thông tin cần có trong bản kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ muavào?

19 Công ty có cho phép đặt hàng trực tuyến không?

20 Chi phí đầu vào của mỗi mặt hàng?

21 Hệ thống bán hàng bao gồm những bộ phận nào?

22 Chức năng của từng bộ phận là gì?

23 Những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống tổ chức của công ty?

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 13 Page 29

Danh mục tài liệu tham khảo

1 Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin- Nguyễn Văn NXB ĐHQGHN