Nâng cao hệ thống thông tin kế TOÁN TIỀN mặt tại CÔNG TY TNHH TIẾP vận XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Ngày nay ứng dụng của tin học đã mở rộng ra tấ

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo Hoàng Hữu Xanh đã tận tìnhhướng dẫn em trong xuốt quá trình thực hiện và hoàn thành đồ án Em xin gửilời biết ơn tới các thầy cô giảng dạy em trong xuốt quá trình học tập vànghiêm cứu Em xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ đang công tác tại Phòng Kếtoán, Tin học, Văn Phòng của công ty TNHH tiếp vận xuyên Thái BìnhDương đã chỉ bảo, hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong suốt quá trìnhthực tập

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT

1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Ngày nay ứng dụng của tin học đã mở rộng ra tất cả các lính vực và trong đókhông thể thiếu lĩnh vực quản lý sản xuất Một trong lĩnh vực yêu cầu hệthống thông tin vô cùng lớn với quan hệ vô cùng phức tạp Nếu không cónhững cách tiếp cận thích hợp việc xây dựng một hệ thống như vậy mang rấtnhiều rủi ro dẫn đến thất bại Để hiểu hơn về hệ thống thông tin quản lý chúng

ta cần biết đến 1 số khái niệm sau

1.1.1 Thông tin là sự phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận phản ánh

về đối tượng được phản ánh

 Đầu vào(Inputs)

1.1.2.3 Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là sự kết hợp hài hòa của các thành phần

 Con người trong hệ thống thông tin

Từ đó tạo lên một bộ máy hoạt động đưa ra được các thông tin hữu ích chocác quyết định của doanh nghiệp

1.1.2.4 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức:

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction

Processing System)

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch

mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngườicho vay và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống này cónhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổchức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

Ví dụ: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn đặt hàng, theo dõi khách hàng, theo

dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên….Chúng đều là các hệthống TPS

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information

System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt

hoạch chiến lược Chúng ta dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu tạo ra bởi các

hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung,chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu

Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năngsuất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….Chúng đều

ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định

rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khảnăng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chungđây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữliệu và xử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trítuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhưng tri thứccủa một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hìnhthành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệthống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối ngoại trợ giúp raquyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thốngtrợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng

kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trítuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

Phân loại theo cấp quản lý

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản

lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ như sau:

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

Hệ thống thông tin văn phòng

Tài chính

chiến

thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính

tác nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

1.1.2.5 Các phương pháp thiết kế và phát triển hệ thống thông tin

1.1.2.5.1.Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển(thiết kế phi cấu trúc) Đặc điểm:

-Gồm các pha (phase):- Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm

thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống

-Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo

hướng “bottom-up”(từ dưới lên) và nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này đến pha khác

Hình 1:Các pha thực hiện của phương pháp cổ điển

Nhược điểm : - Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.

Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện trong giai

đoạn cuối pha kiểm thử Lúc đó, tùy theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc sửa đổi hàng loạt các modun Khi một lỗi được phát hiện, khó đoán được

là modun nào chứa lỗi

-Vì thực hiện nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa Nếu pha trước còn

lỗi thì pha sau tiếp tục phải chịu ảnh hưởng của lỗi đó Mặt khác hầu hết các

dự án đều tuân thủ một kế hoạch chung đã ấn định từ trước => kết quả khó màđược như ý với một thời gian quy định

1.1.2.5.2.Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc

Đặc điểm:

Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down” Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc

Nhược điểm:

Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và

cả hai chẳng có liên hệ nào với người sử dụng => Quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập

1.1.2.5.3 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

Đặc điểm

- Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết

kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục,biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt

- Các hoạt động có thể thực hiện song song Chính khía cạnh không tuần tự này mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động”

(“pha” chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một

hoạt động được tiến hành) Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó

M

ột số phương pháp phân t í ch có cấu t r úc:

Các phương pháp hướng chức năng

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của

Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn

- Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống

và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ

mô tả có cấu, ma trận chức năng Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng

hoá) của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và

có sự kết hợp với mô hình

- CASE (Computer-Aided System Engineering) - phương pháp phân

tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ

thống, hang Oracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới - Phương pháp

luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method Đây là một cách

tiếp cận theo hướng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một

hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại

Các phương pháp hướng đối tượng

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một

phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực

Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hoá bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô

hình hoá hệ thống thành các lớp

Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD

hỗ trợ cho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận

hướng đối tượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương

pháp được xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng

Phương pháp này đã khắc phục được một số nhược điểm của các

phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các

bước phát triển hơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưa được phát triển rộng rãi

1.1.2.6 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởinhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau,nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơbản cho quá tŕnh phát triển dự án:

1.1.3.2 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý:

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm 4 hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ chợ quyết định

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử

dụng máy tính để cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hàng ngày,tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin lien quan đến một vấn

đề cụ thể đặt ra trước 1 tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là

có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị thông tin.

Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ chợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

1.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý:

Phân loại: Một tổ chức có thể chia làm nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần một hệ thống thông tin quản lý của riêng mình Một tổ chức điển hình có thể

có 4 cấp là: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này Các cấp có thể có các bộ phận chung

1.1.4 Hệ thống thông tin kế toán (AIS)

Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu

thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

1.2 Giới thiệu chung về HTTT quản lý tiền mặt

1.2.1 Giới thiệu

1.1.4.1 Khái niệm

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanhnghiệp, bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tínphiếu và ngân phiếu

Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tịa quỹ đểphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của mình Số tiềnthường xuyên tồn quỹ phải được tính toán hợp lý, mức tồn quỹ phụ thuộc vàoquy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp

Quản lý tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ,kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, bù đắp thâm hụtngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng nhưdài hạn

1.1.4.2 Các quy định chung

Khi hạch toán các loại tiền phải tuân thủ các quy định sau:

- Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ) để ghi sổ

kế toán và lập báo cáo tài chính Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cóthể sử dụng đơn vị ngoại tệ để ghi sổ nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bảncủa Bộ Tài chính

- Các Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinhdoanh, phài qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam theo tỉ giá giao dịch thực tếhoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng( gọi tắt là tỉ giá ngân hàng bình quân) dongân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải ra tiền theo giá thực tế(giá hóa đơn hoặc giá thanh toán) để ghi sổ và theo dõi số lượng, trọng lượng,qui cách phẩm chất và giá trị của từng loại

1.2.2 Quy trình nghiệp vụ kế toán tiền mặt

1.2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

Tiền tại quỹ của Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại

Các quy định về quản lý tiền mặt tại quỹ

Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chốngcháy, chống mối xông

Tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ bảo quản và trực tiếp thực hiện các nghiệp vụthu, chi căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp Thũ quỹ do giám đốc chỉ định

và không được nhờ người khác làm thay

Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toántrưởng để phát hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngănchặn mọi hành vi biểu hiện tiêu cực xâm phạm tài sản của Doanh nghiệp

Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửiđến kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ Sau khikiểm tra xong kế toán lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiềnmặt

Nhiệm vụ của hạch toán tiền mặt tại quỹ

Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng của các doanhnghiệp Nó vận động không ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất cao.Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưuđộng, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ô…

Để quản lý tốt vốn bằng tiền kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến độngcủa các loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt các loại vốn bằngtiền thông qua ghi chép nhằm đảm bảo an toàn tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừacác hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh

+ Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểmtra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chitiêu tiết kiệm có hiệu quả

+Tổ chức thực hiện các qui định về chứng từ và các thủ tục hạch toán vốnbằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc:

Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng ViệtNam (VNĐ)

Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam công bố tại thời điểm phátsinh nghiệp vụ và được theo dõi chi tiểt riêng từng nguyên tệ trên tài khoản007”ngoại tệ các loại”

Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tạithời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết

số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại

Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giáthực tế

Thủ tục kế toán

Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chéphàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra sốtồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng Vàng bạc, Đá quý nhận ký cược,ký quỹ phảitheo dõi riêng một sổ

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào các chứng

từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng,… để lập phiếu thu tiềnmặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương,các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt)

Hàng ngày thủ quỹ nhận được chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợppháp hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào phiếu,khi thu tiền, chi tiền xong phải đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào chứng từ ,cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹvới sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải kiểm tra và xác định nguyênnhân kiến nghị biện pháp xử lý

1.2.2.2 Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ

1.1.4.2.1.Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt

Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhànước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả 2 mặt thu và chi tập trung nguồntiền vào ngân hàng nhà nước nhằm đều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạmphát và bội chi ngân sách nhà nước, kế toán thực hiện các nguyên tắc sau:

- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lýtiền mặt Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể

lệ quản lý tiền mặt của nhà nước

Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tạingân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động.

Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nhập nào đều phải nộp hếtvào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép tự chi như các đơn vị ở xangân hàng nhất thiết phải thông qua thanh tóan ngân hàng Nghiêm cấm cácđơn vị cho thuê, mượn tài khoản

Phiếu chi ( Mẫu 02 -TT )

Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẩu 04-TT)

Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 -TT )

Biên lai thu tiền ( Mẫu 06 -TT )

Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN)

1.1.4.2.3 Mẫu sổ báo cáo

Kế toán vốn bằng tiền sử dụng các loại sổ sau:

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt :