Tìm hiểu quy trình giao nhận lô hàng nhập khẩu FCL chất phụ gia dùng trong tôn cách nhiệt của công ty TNHH thương mại vận tải hiến thành

Theo Quy tắc thống nhất về dịch vụ giao nhận vận tảicủa Liên đoàn quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải FIATA thì giaonhận vận tải, hay chính là khái niệm về hoạt động giao

L I M Đ U ỜI MỞ ĐẦU Ở ĐẦU ẦU

Trong những năm gần đây, sự bùng nổ mạnh mẽ của quan hệ buôn bán giữa cácnước trên thế giới đã kéo theo sự phát triển của các công ty logistics và công ty giaonhận Với vai trò là người tổ chức, thực hiện việc đưa hàng hóa từ nơi bán đến nơimua một cách nhanh chóng và an toàn, người giao nhận vận tải ngày càng đóng vai tròtích cực trong việc phát triển thương mại quốc tế mỗi quốc gia

Là một sinh viên trường Đại học Hàng Hải, chuyên ngành Kinh tế ngoại thương,nghề giao nhận chính là một trong các công việc phù hợp với sinh viên Qua 4 nămhọc tại nhà trường, em cũng đã tích lũy được cho mình một phần không nhỏ các kiếnthức về giao nhận, ngoại thương, thanh toán quốc tế Tuy nhiên, khi đi làm thì kiếnthức trên sách vở là chưa đủ, quan trọng hơn hết là phải có được kinh nghiệm thực tế.Được Nhà trường tổ chức kì thực tập này, sinh viên đã được trải nghiệm thực tế vớinhững công việc đúng ngành trong tương lai, được cọ xát và tích lũy được kinhnghiệm quý báu

Hải Phòng với lợi thế là thành phố cảng sôi động của cả nước là một trong cácđiểm đến hấp dẫn của các công ty giao nhận Em cũng rất yêu thích, hứng thú với côngviệc 1 nhân viên giao nhận, nên trong kì thực tập em đã xin được thực tập tại công tyTNHH thương mại vận tải Hiến Thành Trong kì thực tập, với vai trò như 1 nhân viênhiện trường, em đã được tiếp xúc với công việc giao nhận lô hàng thực tế, tuy chỉ là 1

số công đoạn nhưng cũng rất bổ ích Nhờ vậy em đã phần nào hình dung được quytrình giao nhận 1 lô hàng xuất nhập khẩu Chính vì thế đề tài thực tập tốt nghiệp của

em là: “Tìm hiểu quy trình giao nhận lô hàng nhập khẩu FCL chất phụ gia dùng trong tôn cách nhiệt của công ty TNHH thương mại vận tải Hiến Thành”

Bài làm là sự tích lũy và học hỏi kinh nghiệm thực tế và lí thuyết được thầy côdạy dỗ, rất mong nhận được góp ý của thầy cô để em có thể hoàn thiện bài làm hơn

CH ƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NG 1: C S LÍ LU N V HO T Đ NG GIAO NH N HÀNG ƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG Ở ĐẦU ẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG Ề HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG ẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG ỘNG GIAO NHẬN HÀNG ẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XU T NH P KH U ẤT NHẬP KHẨU ẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG ẨU

1.1 Khái quát chung về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Vận chuyển hàng hóa quốc tế là một bộ phận cấu thành quan trọng của buôn bánquốc tế và là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa

từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động vận tải như cungứng, làm thủ tục cho tàu vào ra khỏi cảng, tìm và gom hàng hóa, làm thủ tục thôngquan, kiểm dịch kiểm hóa, kiểm tra chất lượng… đang được phát triển rất nhanh vàđược cung cấp bởi bên thứ ba, những dịch vụ đó được gọi chung là dịch vụ giao nhận

Sử dụng những dịch vụ này đem lại nhiều lợi ích to lớn cho các bên như các nhà kinhdoanh hàng hóa xuất nhập khẩu, người kinh doanh vận tải bởi tính hiệu quả chuyênmôn hóa do dịch vụ đem lại

Ban đầu hoạt động giao nhận còn khá sơ khai, bao gồm dịch vụ môi giới hảiquan và thực hiện mọi sự ủy thác của khách hàng là chủ yếu Lúc này hoạt động giaonhận chỉ đứng trên phương diện môi giới hải quan, và công việc của người giao nhậnlúc này khá đơn giản, đó là làm thủ tục thông quan và thực hiện các yêu cầu của kháchhàng Sau một quá trình phát triển, hoạt động giao nhận đã nâng lên một bước mới, lúcnày công việc của người giao nhận không chỉ bó hẹp trong hoạt động thực hiện theo sự

ủy thác của khách hàng, mà người giao nhận đã tiến hành thiết kế, tổ chức quá trìnhvận chuyển, lưu khoang, kho bãi cho khách hàng Hoạt động giao nhận đã mở rộngquy mô hơn, quá trình giao nhận hàng hóa đã được trở nên gọn ghẽ, nhịp nhàng từngbước Bước phát triển cao nhất của hoạt động giao nhận chính là kết hợp các bên liênquan để giúp hàng hóa lưu thông nhanh nhất, ít tốn kém thời gian và chi phí Các bêncung cấp dịch vụ lưu thông hàng liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành các đầu mốiquan trọng giúp cho hàng hóa được vận chuyển, giao nhận chính xác, nhanh chóngnhất Có thể nói hoạt động giao nhận đã đem lại rất nhiều hiệu quả cho nền kinh tế thếgiới, không những làm tăng kim ngạch buôn bán hàng hóa giữa các quốc gia mà cònnối liền hoạt động thương mại giữa các nước nhờ sự liên kết chặt chẽ của mình

1.1.1 Khái niệm về hoạt động giao nhận

Giao nhận là hoạt động rất rộng liên quan đến hầu hết các công việc trong quátrình nhằm đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận một cách nhanh chóng và hiệu quảnhất Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về hoạt động giao nhận hay nói cách

khác chính là dịch vụ giao nhận Theo Quy tắc thống nhất về dịch vụ giao nhận vận tảicủa Liên đoàn quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải (FIATA) thì giaonhận vận tải, hay chính là khái niệm về hoạt động giao nhận được định nghĩa như sau:

“ Giao nhận vận tải là bất kì dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cyngx như các dịch vụ phụ trợ và

tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đền hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho các mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa”

FIATA cũng đã phối hợp với hiệp hội châu Âu về các dịch vụ giao nhận, vận tải,logistics và hải quan, đã thông nhất khái niệm về dịch vụ giao nhận vận tải vàlogistics:

“ Giao nhận vận tải là bất kì dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực hiện bởi một hay nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm cả dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi, và quản lí chuỗi cung ứng trên thực tế Những dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được cung cấp.”

Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được Luật thương mại năm 1997 đề

cập một cách rõ ràng và cụ thể theo điều 163 như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hoá

là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).””

Có thể thấy khái niệm về hoạt động giao nhận trên đếu có điểm chung, đều làhoạt động mà người giao nhận phải thực hiện để giao nhận hàng hóa theo mọi sự ủythác của khách hàng Ngày nay, hoạt động giao nhận phát triển tới một bước mới cung

cấp dịch vụ hoàn hảo hơn và có sự kết hợp chặt chẽ với các hoạt động khác phục vụkhách hàng tốt hơn, chuyên nghiệp hơn Có nhiều tài liệu coi dịch vụ giao nhận là dịch

vụ logistis, luật Thương mại Việt Nam 2005 cũng trên cơ sở quan điểm này đưa rakhái niệm về dịch vụ logistics, với nội dung không khác nhiều với dịch vụ giao nhậncủa FIATA:

“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký

mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”

1.1.2 Vai trò của hoạt động giao nhận

Trong xu thế quốc tế hoá đời sống xã hội hiện nay, cũng như là sự mở rộng giaolưu hợp tác thương mại giữa các nước, đã khiến cho giao nhận ngày càng có vai tròquan trọng Điều này được thể hiện ở:

+ Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hoá lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiếtkiệm mà không có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận vào tácnghiệp Người gửi hàng và người nhận hàng không cần tốn quá nhiều công sức để xemxét việc vận chuyển lưu thông của hàng hóa, tạo sự tiện ích cho các bên

+ Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của cácphương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tảitrọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗtrợ khác

+ Giao nhận làm giảm giá thành hàng hoá xuất nhập khẩu Thông qua người giaonhận, chi phí bỏ ra để hàng hóa từ nước này sang nước khác được giảm đáng kể nhờquy mô cũng như kinh nghiệm của phía giao nhận, qua đó giá thành hàng hóa xuấtnhập khẩu được giảm xuống Chính nhờ vậy mà giao lưu thương mại, buôn bán giữacác nước được mở rộng

+ Bên cạnh đó, giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phíkhông cần thiết như chi phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay dongười giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công Tất cả các dịch vụ này đã cóbên giao nhận đảm nhiệm, bên giao nhận và bên xuất nhập khẩu trở thành 1 thể thống

nhất liên kết chặt chẽ với nhau, giúp hàng hóa lưu thông dễ dàng với chi phí giảmthiểu tốt nhất.

1.2 Khái quát chung về người giao nhận

Người giao nhận tham gia rất sâu vào quá trình dịch chuyển hàng hóa trong hoạtđộng kinh doanh quốc tế Vai trò của người giao nhận ngày càng được thừa nhận mộtcách rộng rãi bởi tính hiệu quả cũng như tính chuyên môn hóa của người giao nhậntrong hoạt động thương mại của các doanh nghiệp Trong xu hướng sản xuất hiện đại,khi mà mức độ ảnh hưởng cũng như việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệhiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh cũng như việc phân phối sản phẩm trên thịtrường thì vai trò người giao nhận lại cảng được khẳng định Người giao nhận trởthành đầu mối liên kết các khâu trong hoạt động mua bán quốc tế, là bên trung giangiúp cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, thuận tiện.Đồng thời cũng nhờ có bên giao nhận mà luồng dịch chuyển hàng hóa từ các quốc giadiễn ra thông suốt, nhịp nhàng, đem lại hiệu quả cao cho nền kinh tế

1.2.1 Khái niệm người giao nhận

Trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận có thểđược coi là trung tâm, giúp việc điều hành và lưu chuyển hàng hóa diễn ra nhanhchóng, nhịp nhàng Người giao nhận vừa có thể đóng vai trò là người chuyên chở, vừa

có thể đóng vai trò trung gian thiết kế vận chuyển, làm mọi thủ tục cần thiết để hànghóa được thông quan và đến được tay bên xuất nhập khẩu

Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác củakhách hàng hoặc người chuyên chở Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giaonhận gọi là người giao nhận Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi anh ta tự đứng rathực hiện các công việc giao nhận cho hàng hoá của mình), là chủ tàu (khi chủ tàu thaymặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hànghoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụđó

Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá …”

Mặc dù khái niệm và phạm vi hoạt động của người giao nhận rất đa dạng nhưng

có nội dung cơ bản và các công việc của người giao nhận như sau:

- Người giao nhận là một người trung gian thương mại hành động theo sự ủy tháccủa người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc cá nhân hay các công ty khác tổ chức vậnchuyển hàng hóa an toàn và có hiệu quả kinh tế cao nhất với chi phí thấp nhất

- Tùy từng loại hàng hóa và những yêu cầu của khách hàng , người giao nhận sẽthu xếp loại phương tiện tốt nhất, sử dụng các dịch vụ của các hãng tàu, các nhà khaithác vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, hoặc người giao nhận có thể tự mìnhcung cấp dịch vụ này

1.2.2 Chức năng thương mại của người giao nhận

1.2.2.1 Môi giới khai thuê hải quan

Hàng hóa khi ra vào lãnh thổ một quốc gia đều phải chịu sự giám sát của cơ quanhải quan và đều phải làm thủ tục hải quan Ở mỗi quốc gia khác nhau, các chính sách

về thủ tục hải quan và các vấn đề có liên quan cũng rất khác nhau Đối với người xuấtnhập khẩu hàng hóa, không phải lúc nào họ cũng có thể am hiểu tất cả các chính sáchhải quan ở mỗi quốc gia, nhất là với các quốc gia mới làm ăn lần đầu Để giảm bớtnhững khó khăn này, người giao nhận sẽ thực hiện yêu cầu của chủ hàng, người giaonhận sẽ tiến hành khai thuê hải quan ở phạm vi trong nước và các dịch vụ có liên quan.Với chức năng này, công việc chủ yếu của người giao nhận là khai thuê hải quan chohàng nhập khẩu như là người môi giới hải quan Người giao nhận với am hiểu củamình sẽ khai hải quan cho hàng hóa, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình khai hảiquan, qua đó giúp việc thông quan cho lô hàng được diễn ra nhanh chóng

1.2.2.2 Người giao nhận là đại lí

Một chức năng khác của người giao nhận là đại lí của chủ hàng hoặc đại lí củangười vận chuyển Họ sẽ đứng ra thay mặt chủ hàng hay người chuyên chở thực hiệncác yêu cầu của bên ủy thác Thường thì người giao nhận đóng vai trò là đại lí vận tải,

là cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở Người giao nhận nhận ủy thác từ chủhàng hay người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận chứng từ,nhận hàng, giao hàng, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.Người giao nhận có thể tự mình thực hiện các công việc trên, hoặc có thể tìm kiếm bênthứ ba thay mặt mình thực hiện các công việc, miễn sao mọi yêu cầu của bên ủy thác

sẽ được thực hiện đầy đủ và chính xác

1.2.2.3 Chuyển tiếp hàng hóa

Bất cứ khi nào hàng hóa được quá cảnh sang nước thứ ba thì người giao nhận sẽ

hỗ trợ và đảm nhận công việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải này sangphương tiện vận tải khác Công việc của người giao nhận lúc này là thu xếp phươngtiện để tiếp tục vận chuyển, thu xếp và kí kết hợp đồng với các công ty xếp dỡ, lo liệucác thủ tục cần thiết để đưa hàng hóa đến nơi nhận hàng cuối cùng Người giao nhậncũng có thể chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện này sang phương tiện khác trongphạm vi lãnh thổ quốc gia, đây là chức năng phổ biến của người giao nhận Chức năngnày gần giống với chức năng người chuyên chở, người giao nhận sẽ đưa hàng hóa từtàu sang phương tiện khác như xe tải, thuyền nhỏ… để đưa hàng hóa đến nơi nhậnhàng cuối cùng

1.2.2.4 Lưu kho bảo quản hàng hóa

Một chức năng quan trọng khác của người giao nhận là lưu kho bảo quản hànghóa trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu vào nước cuối cùng Việc lưu kho vảiquản hàng hóa thường diễn ra tại cảng bốc hàng hay cảng dỡ hàng Họ có thể thuê khobãi để bảo quản hàng hóa, hoặc có thể sử dụng kho bãi riêng của mình để khai thác.Việc lưu kho, bảo quản hàng hóa giúp hàng hóa đến tay người nhận một cách an toàn

và đảm bảo, mà chính nhờ người giao nhận mới có thể thực hiện tốt

1.2.2.5 Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải

Với chức năng này, người giao nhận có thể đảm nhận một số công việc sau:

- Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Trợ giúp khách hàng lập hoặc lấy một số chứng từ cần thiết cho hoạt động giaonhận, xuất nhập khẩu như: Vận đơn đường biển, các chứng từ khác có liên quan đếnhàng hóa phục vụ cho việc thanh toán

- Tư vấn cho khách hàng những vấn đề về vận tải, về lưu kho bảo quản hànghóa…

- Giúp khách hàng thực hiện các công việc liên quan đến việc giao nhận hàng,như lập biên bản giám định khi hàng hóa bị tổn thất hoặc thiệt hại trong quá trình giaonhận hàng

1.2.2.6 Gom hàng và thông báo biểu cước

Gom hàng là việc tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều người gửi từ cùng một nơi

đi để thành một lô hàng nguyên container để gửi và giao cho một hay nhiều ngườinhận hàng ở nơi đến Khi thực hiện chức năng này, người giao nhận đóng vai trò làngười vận chuyển đối với gửi hàng, đồng thời đóng vai trò người gửi hàng đối vớinhững người “chuyên chở thực sự” Người giao nhận sẽ đưa ra một mức cước riêngcho mỗi phương tiện chuyên chở, thông thường là theo biểu cước đã được thiết lập

1.2.2.7 Đóng vai trò là người chuyên chở

Ngày nay, việc người giao nhận đứng ra là người chuyên chở ngày càng phổbiến, họ trực tiếp kí hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chởhàng hóa từ nơi này đến nơi khác Người giao nhận có thể là người chuyên chở thực sựnếu họ dùng phương tiện của mình để chuyên chở hàng hóa theo yêu cầu của kháchhàng Đồng thời họ có thể đóng vai trò là người chuyên chở danh nghĩa, khi đứng rathuê một bên khác vận chuyển hàng hóa Cho dù trực tiếp hay không trực tiếp vậnchuyển hàng hóa, người giao nhận vẫn phải chịu trách nhiệm với những tổn thất thiệthại xảy ra với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển do lỗi của bên vận chuyển gâyra

1.2.3 Vai trò của người giao nhận

Trong hoạt động thương mại, người giao nhận đóng vai trò là người trung giankết nối chặt chẽ giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, người chuyên chở và các

cơ quan hữu quan để thực hiện công việc ủy thác nhằm đưa hàng hóa đến nơi nhậnmột cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất Với vai trò này người giao nhận cóthể đảm nhận các công việc sau:

- Nghiên cứu, lập kế hoạch và lựa chọn tuyến vận chuyển, người chuyên chở,công ty xếp dỡ để thương lượng kí kết hợp đồng, thỏa thuận giá cả một cách hợp línhất để đưa hàng hóa đến tay người nhận hàng một cách nhanh chóng nhất Đồng thời,người giao nhận thực hiện việc thông tin, chỉ dẫn cho các bên liên quan trong quá trìnhvận chuyển và bảo quản về bản chất của hàng hóa dễ hỏng, các loại hàng nguy hiểmcũng như thời gian vận chuyển và vấn đề an toàn đối với hàng hóa

- Cung cấp hoặc sử dụng dịch vụ kho bãi của bên thứ 3 để tổ chức lưu kho, phânloại, đóng gói hàng hóa, in kẻ kí mã hiệu phù hợp với luật pháp, phù hợp với điều kiện

và phương tiện vận chuyển , bốc xếp

- Tổ chức gom hàng, thu xếp các dịch vụ liên quan đến hàng như giám định, thủtục thông quan xuất khẩu, nhập khẩu, kiểm hóa, kiểm dịch và các yêu cầu khác Lậpcác chứng từ theo yêu cầu của khách hàng,

- Giúp người xuất khẩu cũng như người nhập khẩu tiếp kiệm được chi phí trongquá trình mua bán, do có sự kết nối sâu rộng giữa các bên có liên quan, các cơ quanhữu quan

Ngày nay, tính chuyên môn hóa trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhậpkhẩu ngày cảng trở nên sâu sắc và chuyên nghiệp hơn, vì thế mà vai trò của người giaonhận là không thể thiếu và cực kì quan trọng Người giao nhận được coi là kiến trúc sưthiết kế và tổ chức và vận chuyển hàng hóa đến nơi nhận với giá cả hợp lí nhất

Đôi khi có người thắc mắc rằng, tại sao các công ty xuất nhập khẩu, buôn bán vớinhau không tự mình thực hiện các công việc, mặc dù họ cũng đã từng học qua, trình

độ đôi khi còn cao hơn với người làm nghề giao nhận Lí do bởi người giao nhận cóquan hệ rộng rãi với các bên liên quan đến đường đi của lô hàng xuất nhập khẩu, nhưhãng tàu, cơ quan hải quan, cơ quan thuế… Nhờ sự quen biết, mối quan hệ lâu dài màngười làm nghề giao nhận tổ chức “tuyến đường” của hàng hóa được thông suốt,nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất

Mặt khác, người giao nhận rất am hiểu về thị trường, chính sách pháp luật cũngnhư tập quán của các nước, qua đó người giao nhận có thể tư vấn cho khách hàng cácthông tin cần thiết và có thể tham giao điều hành cùng với khách hàng để tổ chức vậntải và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng một cách hiệu quả nhất

1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

1.3.1 Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác (người giaonhận) đứng ra giao nhận trực tiếp với tầu

- Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tầu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàngphải trao cho cảng một số chứng từ:

+ Bản lược khai hàng hoá (2 bản)

+ Sơ đồ xếp hàng (2 bản)

+ Chi tiết hầm hàng (2 bản)

+ Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)

- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tầu

- Trực tiếp nhận hàng từ tầu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhậnhàng như:

+ Biên bản giám định hầm tầu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệmcho tầu về những tổn thất xảy sau này

+ Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt

+ Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt

+ Bản kết toán nhận hàng với tầu (ROROC)

+ Biên bản giám định

+ Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)

- Khi dỡ hàng ra khỏi tầu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quankiểm hoá Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho

- Làm thủ tục hải quan

- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá

1.3.2 Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

+ Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

+ Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng góiđến văn phòng quản lý tầu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1bản D/O

+ Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho

Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

+ Làm thủ tục hải quan - Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hảiquan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng

1.3.3 Đối với hàng nhập bằng container

- Tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng Cụ thể:

+ Khai hải quan điện tử Công việc khai hải quan được thực hiện trên phầnmềm ECUS5 Sau khi khai hải quan, nhân viên công ty sẽ tiến hành truyền dữ liệu đểnhận về phản hồi từ hệ thống Hệ thống sẽ trả về số tờ khai, mức thuế mà lô hàng sẽphải nộp cho nhà nước, đồng thời nhận về luồng tờ khai: Luồng xanh, luồng vàng vàluồng đỏ Với mỗi luồng, nhân viên giao nhận sẽ phải làm các công việc khác nhau đểlàm thủ tục thông quan cho lô hàng

+ Nộp thuế xuất nhập khẩu Căn cứ vào số thuế mà hệ thống ECUS5 đã tínhtoán, nhân viên giao nhận sẽ nộp thuế Nếu không nộp thuế, lô hàng đang thực hiện sẽkhông được thông quan

+ Đến chi cục hải quan làm thủ tục thông quan Tùy vào mỗi luồng tờ khai đượcphân, bộ hồ sơ hải quan xuất trình tại chi cục hải quan sẽ khác nhau Cụ thể:

+ Đối với tờ khai phân luồng xanh: In tờ khai nhập khẩu (thông báo kết quảphân luồng) (01 bản) kèm giấy giới thiệu, giấy nộp thuế (1 bản chụp và 1 bản gốc) rồicầm ra Hải quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ Nếu Hải quan tiếp nhận kiểm tra thấy đúng

và đầy đủ, sẽ in tờ khai thông quan, chuyển hồ sơ sang bộ phận trả tờ khai Doanhnghiệp lưu 1 bản và Hải quan lưu 1 bản

+ Tờ khai phân luồng vàng xuất trình hồ sơ giấy: In tờ khai (01 bản) kèm giấygiới thiệu, invoice bản chụp, hợp đồng bản chụp, giấy nộp thuế ( bản gốc và bản chụp

để đối chiếu), Bill, lệnh giao hàng của hãng tàu, giấy phép nếu có, C/O (nếu có) rồicầm ra Hải quan tiếp nhận, để Hải quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ đối chiếu chứng từ,tên hàng, soát giá, tính thuế, nếu hồ sơ hợp lệ, Hải quan sẽ in tờ khai thông quan,

chuyển hồ sơ sang bộ phận trả tờ khai (Doanh nghiệp lưu 1 bản và Hải quan lưu 1bản)

* Lưu ý: Trong quá trình khai báo nếu doanh nghiệp khai báo không đầy đủ thông tin

về hàng hóa hoặc nhầm mã HS trong doanh nghiệp sẽ phải khai báo bổ sung

Nếu hồ sơ hải quan có nhầm lẫn, hay có sai sót trong quá trình khai hải quan,hoặc Hải quan tiếp nhận phát hiện, nghi ngờ về hàng hóa sẽ trả hồ sơ và tờ khai, hoặcchuyển luồng tờ khai sang luồng đỏ Lúc này lô hàng sẽ phải tiến hành kiểm hóa.+ Tờ khai phân luồng đỏ: In tờ khai (01 bản) kèm theo Invoice bản chụp, hợpđồng bản chụp, giấy nộp thuế (bản chụp và bản gốc để đối chiếu), bill, lệnh giao hàngcủa hãng tàu, giấy phép (nếu có), C/O (nếu có) rồi cầm ra Hải quan tiếp nhận ghi trên

hồ sơ, để Hải quan tiếp nhận kiểm tra đối chiếu chứng từ, soát giá, tính thuế rồi chuyểnsang bộ phận Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa để kiểm tra mặt hàng doanh nghiệpkhai báo trên tờ khai tên hàng, xuất xứ, xác định chủng loại hàng, thuế xuất Nếu hànghóa kiểm tra đúng như khai báo trên tờ khai thì Hải quan kiểm hóa sẽ phê trên lệnhhình thức, sau đó in tờ khai thông quan Chuyển hồ sơ sang bộ phận trả tờ khai (Doanhnghiệp lưu 1 bản và Hải quan lưu 1 bản) Khi tờ khai bị phân luồng đỏ, cần chủ độngsang bộ phận Hải quan kiểm hóa, đăng kí xin phân hải quan kiểm hóa cho lô hàng.+ Đổi lệnh lấy hàng: Sau khi công chức hải quan quyết định thông quan lô hàng,nhân viên giao nhận sẽ in tờ mã vạch Nhân viên giao nhận tiến hành kí hải quan, đổilệnh tại cảng Có được phiếu giao nhận container (phiếu EIR), giao lái xe vận chuyểncontainer về kho riêng hoặc rút ruột ngay tại bãi CY

1.3.3.2 Nếu là hàng lẻ (LCL)

Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu công ty giao nhận thay mặt mình nhậnhàng thì nhân viên của công ty giao nhận sẽ đến hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giaolại cho khách hàng

Các bước làm tương tự như giao nhận hàng nhập khẩu FCL Sau khi làm xongthủ tục hải quan , nhân viên giao nhận sẽ kí hải quan tại cảng và đổi lệnh giao hàng.Sau đó vào kho CFS lấy hàng và giao hàng cho người vận tải chở hàng về cho kháchhàng

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HIẾN THÀNH

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH thương mại vận tải Hiến Thành

2.1.1 Đôi nét về công ty

 Tên công ty (bằng tiếng Việt): Công Ty TNHH Thương Mại Vận Tải Hiến

Thành

 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HIEN THANH TRANSPORT

TRADING LIMITED COMPANY

 Mã số doanh nghiệp: 0201420131

 Ngày cấp mã DN: 29/03/2014 Ngày bắt đầu hoạt động: 28/03/2014

 Địa chỉ trụ sở: Số 51 tổ dân cư số 7, thôn Trang Quan (Tại nhà ông Dư Văn

Hi, Xã An Đồng, Huyện An Dương, Hải Phòng)

 Điện thoại:0313.569.076

 E-mail: admin@hienthanhltd.com

 Fax:0313.569.415

 Chủ doanh nghiệp: Dư Văn Hiến

 Giám đốc: Dư Văn Hiến

 Lĩnh vực hoạt động

- Dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ

- Dịch vụ logistics

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa và khai thuê hải quan

- Thực hiện mọi sự ủy thác của khách hàng để hoàn thành việc giao nhận hàng

hóa cho khách hàng, phục vụ nhu cầu của đa dạng đối tượng với nhiều loại hàng hóakhác nhau

- Kinh doanh kho bãi

 Mức lương trung bình tháng của cán bộ nhân viên, lái xe: 8.500.000 vnđ/ tháng

 Doanh thu bình quân của công ty từ hoạt động sản xuất kinh doanh:2.100.000.000 vnđ/tháng

 Lợi nhuận bình quân: 600.000.000 – 800.000.000 vnđ/ tháng

2.1.2 Quy trình hoạt động và một số mặt hàng chủ yếu của công ty

* Quy trình hoạt động:

- Kí hợp đồng với khách hàng từ ban giám đốc, phòng kinh doanh của công ty

- Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.

- Bộ phận chứng từ (Hàng nhập – xuất) liên hệ với hãng tàu, chủ hàng, tiến hành

mở tờ khai hải quan, lên hãng tàu lấy lệnh, cược vỏ, đổi lệnh phiếu EIR dưới cảng, bốtrí phương tiện vào cảng gắp container kéo về kho riêng của khách hàng (đối với hàngnhập) và hàng xuất là ngược lại

* Một số mặt hàng chủ yếu của công ty

- Hàng cáp điện: Công ty chủ yếu phục vụ vận chuyển và giao nhận trên cáctuyến đường Hải Phòng – Hà Nội, Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Thái Nguyên,Thanh Hóa, Hà Tĩnh, Nghệ An, Hà Nam…

- Hàng đồng cuộn: Hải Phòng- Bắc Ninh, Hà Nam…

- Hàng cám, thức ăn gia súc: Hải Phòng – Nghệ An, Thanh Hóa, Hải Dương,Hưng Yên

- Hàng đường ăn đóng bao gói: Hải Phòng – Nghệ An

- Hàng thiết bị máy móc: Hải Phòng – Thái Nguyên, Hà Nội

- Hàng đá vôi: Hải Phòng – Hải Dương

- Một số mặt hàng khác…

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

2.2.1 Sơ đồ tổ chức

PHÒNG HÀNH

CHÍNH

PHÒNG KINH DOANH

HÀNG XUẤT, NHẬP, KHAI HẢI QUAN

BỘ PHẬN CHẠY LỆNH

BỘ PHẬN SỬA CHỮA XE

LÁI XE TẢI ĐẦU KÉO

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

+ Ban giám đốc là bộ phận đầu não của công ty, đem lại những định hướng chiến lược

quan trọng giúp công ty phát triển Nhiệm vụ cụ thể của ban giám đốc công ty TNHHthương mại vận tải Hiến Thành:

- Xây dựng các chiến lược trung và dài hạn cho công ty

- Chỉ thị các công việc cụ thể cho giám đốc và phó giám đốc, phê duyệt các đềxuất từ phía bộ phận cấp dưới

- Quyết định lương thưởng cuối năm, xét duyệt thăng chức, tuyển dụng lao độngmới…

+ Giám đốc: Là người đứng đầu trong công ty, là người điều hành và đưa ra các quyết

định phê duyệt yêu cầu của các phòng ban Giám đốc công ty thương mại vận tải HiếnThành có các nhiệm vụ:

- Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàngngày của công ty, bao gồm các công việc sau: Phân công giải quyết công việc cho cácphó tổng giám đốc; giao nhiệm vụ cho các trưởng phòng, trưởng đại diện trong công

ty, ra quyết định giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày…

- Giám đốc có trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc về tình hình hoạt động củacông ty, quyết định mua sắm tài sản, tuyển thêm nhân lực hay không

- Là người trực tiếp kí kết các hợp đồng dịch vụ với khách hàng, người chỉ đạohướng dẫn các bộ phận chức năng cung cấp dịch vụ giao nhận và kho bãi cho kháchhàng

- Tìm kiếm thêm khách hàng là các công ty xuất nhập khẩu để mở rộng kết quảsản xuất kinh doanh của công ty Theo một cách nào đó giám đốc cũng phải thực hiệnchức năng như 1 Sale, phải sử dụng các mối quan hệ và uy tín của mình để tìm kiếmcác khách hàng cho công ty

+ Phó giám đốc: Thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo của giám đốc và tổng giám đốc,

đồng thời ra các quyết định và triển khai nhiệm vụ được giao từ giám đốc Cụ thể:

- Báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động của công ty, tổng kết các hoạt động

và các kết quả mà các bộ phận cấp dưới báo cáo

- Triển khai thực hiện các định hướng từ ban giám đốc và giám đốc, phân công

cụ thể nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan

- Tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận và kho bãi, giữ mối quan hệtốt với khách hàng…

- Thay mặt cho giám đốc quyết định các công việc của công ty khi được ủyquyền

+ Phòng Hành chính: Phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của Công ty,

do trưởng phòng phụ trách và quản lý, có các phó phòng giúp việc, đội ngũ chuyênviên thực hiện công tác và tuỳ theo tình hình thực tế sẽ có các tổ chuyên môn, nghiệpvụ

- Tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc công ty trong quản lý và điều hành hoạtđộng thuộc lĩnh vực: Hành chính, quản trị tài sản, nhân sự và lao động tiền lương

Thực hiện các công tác văn phòng và thư ký; hành chính; nhân sự; lao động tiền lương; quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, phương tiện đi lại; công nghệ thông tin;thi đua khen thưởng của toàn hệ thống công ty; quản lý an ninh, an toàn; đối ngoại vớicác cơ quan chính quyền

Chủ trì tổ chức hoạt động nhằm kết nối các phòng, ban có chung chức năng,nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong hệ thống nhằm nâng cao và phát triển kỹ năng

và nghiệp vụ chuyên môn

+ Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tổng

giám đốc về công tác cung cấp các dịch vụ của công ty (cho thuê kho bãi, dịch vụ vậntải, dịch vụ giao nhận hàng hóa…), đồng thời tham mưu công tác nghiên cứu và pháttriển dịch vụ, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ kháchhàng Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩmquyền được giao

- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch côngviệc của phòng từng tháng để trình tổng giám đốc phê duyệt

- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo kháctheo yêu cầu của ban điều hành

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban điều hành phân công

- Tham mưu xây dựng chính sách cung cấp dịch vụ, bao gồm chính sách về giá,dịch vụ hậu mãi để trình tổng giám đốc phê duyệt

- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định

+ Phòng kế toán: Phòng kế toán là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành

của công ty, do kế toán trưởng phụ trách và quản lý, có các kế toán phó và đội ngũ kếtoán viên giúp việc và tùy theo tình hình thực tế sẽ có các tổ chuyên môn, nghiệp vụ.Với chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc công ty trong quản lý và điềuhành hoạt động thuộc lĩnh vực tổ chức, chỉ đạo, thực hiện công tác kế toán tài chínhtheo luật pháp và quy định của Nhà nước, phòng kế toán là một bộ phận chiến lượccủa công ty

- Thực hiện công tác quản lý kế toán tài chính: lập báo cáo tài chính, báo cáothuế, báo cáo hợp nhất, báo cáo thống kê theo đúng quy định của Nhà nước và công ty.Tính toán chi phí của từng lô hàng, theo dõi để vào sổ sách, tính toán lãi lỗ cho côngty

- Ứng tiền cho nhân viên hiện trường trong công ty thực hiện dịch vụ giao nhận

- Chịu trách nhiệm về các khoản chi của công ty và các khoản thu từ khách hàng.Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note)

- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượngxuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước)

- Xuất hóa đơn phác thảo cho khách hàng, xuất hóa đơn gốc

- Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương, thưởng cho nhân viên

- Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết

- Chủ trì tổ chức hoạt động nhằm kết nối các phòng, ban có chung chức năng,nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong hệ thống nhằm nâng cao và phát triển kỹ năng

và nghiệp vụ chuyên môn

- Đại diện công ty làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước, kiểm toánđộc lập và các cơ quan chức năng khác trong việc thực hiện các quy định của pháp luật

có liên quan hoặc theo yêu cầu của các cơ quan này

+ Phòng vận tải: Bộ phận giữ vai trò quan trọng trong công ty Bộ phận vận tải gồm 3

bộ phận liên quan là bộ phận điều xe, bộ phận chạy lệnh và bộ phận sửa chữa xe.Nhiệm vụ của phòng vận tải:

- Ra quyết định điều động xe để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng

- Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng kho bãi

- Là bộ phận trực tiếp thực hiện các dịch vụ cho khách hàng: vận chuyển hànghóa, làm thủ tục thông quan, kiểm dịch, kiểm hóa, kiểm tra chất lượng…