Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty TNHH Phân phối Tiên Tiến

Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp - Công ty được thành lập với chức năng chính là cung cấp dịch vụ phân phối caocấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng, giao hàng, thu tiền và hậu cần c

MỤC LỤC

I/ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 1

1 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp 1

1.2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 2

2 Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp 2

2.1 Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp 2

2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp 3

3 Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp 5

3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp 5

3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp 6

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (từ năm 2013 – năm 2015) 6

II/ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG VẤN ĐỀ TỒN TẠI CHÍNH CẦN GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI DOANH NGHIỆP 7

1 Tình hình thực hiện các quản trị và hoạt động quản trị chung của doanh nghiệp 8

1.1 Chức năng hoạch định 8

1.2 Chức năng tổ chức 9

1.3 Chức năng lãnh đạo 9

1.4 Chức năng kiểm soát 9

1.5 Vấn đề thu thập thông tin và ra quyết định quản trị 9

2. Công tác quản trị chiến lược của doanh nghiệp 10

2.1 Tình thế môi trường chiến lược 10

2.2 Hoạch định và triển khai chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển thị trường .10 2.3 Lợi thế và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp 11

3 Công tác quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp 11

3.1 Quản trị mua 12

3.2 Quản trị bán 12

3.3 Quản trị dự trữ hàng hóa 12

4 Công tác quản trị nhân lực của doanh nghiệp 13

4.1 Phân tích công việc, bố trí và sử dụng nhân lực 13

4.2 Tuyển dụng nhân lực 14

4.3 Đào tạo và phát triển nhân lực 14

4.4 Đánh giá và đãi ngộ nhân lực 14

5 Công tác quản trị dự án, quản trị rủi ro của doanh nghiệp 15

5.1 Quản trị dự án 15

5.2 Quản trị rủi ro 15

III/ ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

PHỤ LỤC 17

I/ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

1 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

- Công ty TNHH Phân Phối Tiên Tiến

- Tên tiếng Anh: Advanced Distribution

- Văn phòng đại diện tại Hà Nội: Tầng 3 + 4, tòa nhà Forprodex, số 1111, đườngGiải Phóng, quận Hoàng Mai, Hà Nội Điện Thoại: (84-4) 3557 2036 – 7109 6789.Thành lập ngày: 10/12/2004, người đại diện là ông Nguyễn Văn Hải

- Từ năm 2004 cho đến nay, nhiều năm liền công ty luôn đứng trong Top 500doanh nghiệp lớn nhât Việt Nam theo bảng xếp hạng VNR500 của Fortune 500

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

- Công ty được thành lập với chức năng chính là cung cấp dịch vụ phân phối caocấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng, giao hàng, thu tiền và hậu cần cho các mặthàng tiêu dùng nhanh, các sản phẩm mỹ phẩm, hóa phẩm, dược phẩm chức năng…không bao gồm oto, moto, xe máy và xe có động cơ khác Kết hợp sự hiểu biết về thịtrường địa phương với kiến thức và công nghệ tiên tiến để gia tăng khả năng cạnhtranh của đối tác để cùng phát triển

- Nhiệm vụ của công ty là tìm kiếm khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu củakhách hàng trong khoảng thời gian nhanh nhất Duy trì mối quan hệ với khách hàng,tạo dựng niểm tin vào công ty để từ đó cùng nhau phát triển

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

- Nhìn vào sơ đồ tổ chức ta có thể nhận thấy, đây là sơ đồ tổ chức theo chức năng(kiểu trực tuyến - giản đơn) Toàn bộ hoạt động được giải quyết theo một kênh liên hệđường thẳng Mỗi chi nhánh có một phó giám đốc, giúp việc cho tổng giám đốc Mỗi

bộ phận phòng ban có một chức năng khác nhau, cùng hỗ trợ cho nhau

- Cách bố trí sơ đồ tổ chức như vậy sẽ giúp các phòng ban hoàn toàn tập trungcho công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của mình Giúp hạn chế sự chồng chéo

1.3 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

- Cung cấp dịch vụ phân phối cao cấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng, giaohàng, thu tiền, hậu cần cho hàng tiêu dùng nhanh và chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam

- Kết hợp với sự hiểu biết về thị trường địa phương với kiến thức và công nghệtiên tiến để gia tăng khả năng cạnh tranh của đối tác để cùng phát triển

2. Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

2.1 Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp

- Bảng 2.1: Chất lượng lao động theo trình độ văn hóa

(Nguồn: Phòng nhân sự)

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

Tổng Giám Đốc

Giám Đốc Chi Nhánh

Phòng Kho Vận

Phòng Phân Phối

Phòng Hành Chính

- Nhân Sự

Phòng Kinh Doanh

Phòng Tài

Chính - Kế

Toán

2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp

- Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo bộ phận

(Nguồn: Phòng nhân sự)

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

- Nhận xét: Số lượng lao động thuộc phòng kinh doanh và phòng phân phối qua

các năm luôn chiếm tỷ lệ cao Đây là điều hoàn toàn hợp lý, bởi đây là hai bộ phận

thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Cụ thể:

o Phòng kinh doanh: Năm 2013 và 2014 là 44,43% Năm 2015 là 46,66% Đâychính là bộ mặt của công ty, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhậnmọi nhu cầu, giải đáp các thắc mắc của khách hàng.

o Phòng phân phối: Năm 2013 và 2014 là 22,33% Năm 2015 là 22,88% Đâycũng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đưa sản phẩm đến tận tay kháchhàng theo đúng số lượng – chủng loại và đảm bảo chất lượng sản phẩm

- Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo lứa tuổi

(Nguồn: Phòng nhân sự)

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

- Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo giới tính

(Nguồn: Phòng nhân sự)

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

Tổng: 673 100% 673 100% 778 100%

(Đơn vị: Người, %)

- Nhận xét: Tỷ lệ lao động nữ các năm đều chiếm trên 65% là do đặc thù củacông việc nên công ty sử dụng nhiều lao động nữ trong các công việc như kinh doanh,giới thiệu các mặt hàng, kế toán, do họ có ưu điểm về khả năng nhận biết tâm lý kháchhàng, cẩn thận, tỉ mỉ còn các lao động nam được sử dụng trong các công việc vânchuyển, kho bãi và một số giữ chức vụ cao trong các phòng ban

3 Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp

3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp

- Bảng 3.1: Tổng mức và cơ cấu vốn của công ty năm 2015

dài hạn 57.198.262 25,12 56.818.385 24,92 54.789.848 23,79Tài sản

ngắn hạn 170.501.828 74,88 171.184.767 75,08 175.516.367 76,21Tổng 227.700.091 100 228.003.153 100 230.306.216 100

(Đơn vị nghìn đồng)

- Dựa vào bảng số liệu ta thấy công ty TNHH Tiên Tiến có tỷ lệ vốn đầu tư ngắnhạn nhiều hơn đầu tư dài hạn, qua đó công ty có thể quay vòng vốn nhanh, hiệu quảcao hơn Cụ thể tỷ lệ đầu tư cho tài sản ngắn hạn năm 2013 là 74,88% và năm 2014tăng 0,2% thành 75,08%, đến năm 2015 đã tăng lên và đạt 76,21% Như vậy trong 3năm qua, tỷ lệ tài sản ngắn hạn có sự thay đổi nhưng không lớn lắm Đồng thời ta nhậnthấy vốn kinh doanh của công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2013 với số vốn hơn

227 tỷ đồng và tăng lên hơn 230 tỷ năm 2015 Như vậy, công ty đang kinh doanh cóhiệu quả và từng bước phát triển hơn

3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp

- Bảng 3.2: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn của công ty năm 2015

(Nguồn: Phòng Kế Toán)

Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

- Theo dõi bảng số liệu về tình hình huy động vốn của công ty qua các năm ta

thấy: quy mô vốn của công ty phần lớn dựa vào phần vốn góp của các thành viên trong

hội đồng quản trị và được tăng lên do bù đắp từ nguồn lợi nhuận mà công ty có được

Vốn chủ sở hữu liên tục tăng cùng với sự tăng lên của nguồn vốn làm cho tỷ lệ VCSH/

Nguồn vốn tăng từ 70,25% năm 2013 lên 71,82% năm 2015

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (từ năm 2013 – năm

Chi phí quản lý doanh

Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh 7.437.100 7.414.633 9.353.148 1.938.515 26,14%Lợi nhuận sau thuế 5.949.680 5.931.707 7.482.518 1.550.811 26,14%

(Đơn vị: Nghìn đồng)

- Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy công ty luôn có lãi Năm

2013 lợi nhuận sau thuế là 5,949 tỷ đồng và năm 2014 đạt 5,931 tỷ, tức là giảm đi 18

triệu, mức giảm này không đáng kể và vẫn cho thấy tốc độ tăng trưởng của công ty là

tương đối đồng đều

- Tuy nhiên, đến năm 2015, công ty bắt đầu phân phối thêm các sản phẩm mang

nhãn hiệu Colagte – Pamolive, cho đến cuối năm công ty đạt lợi nhuận sau thuế là

7,482 tỷ đồng, tức là tăng 26,14% tương đương 1,550 tỷ đồng so với năm 2014

- Như vậy, công ty tiếp tục có sự tăng trưởng mạnh Công ty cần tiếp tục phát

huy mọi điểm mạnh của mình trong các năm tiếp theo

II/ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG VẤN ĐỀ TỒN TẠI CHÍNH CẦN

GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI DOANH

NGHIỆP.

Để phân tích và đánh giá những vấn đề tồn tại chính cần giải quyết trong công ty

TNHH Phân Phối Tiên Tiến, tôi đã tiến hành một cuộc điều tra, khảo sát ngay tại công

ty Cuộc điều tra được tiến hành với 30 người, và bảng điều tra gồm 4 câu hỏi chính

liên quan đến các vấn đề quản trị trong công ty Kết quả thu được:

Trong thời gian thực tập tại công ty nhờ có sự giúp đỡ của các thành viên mà tôi đãhoàn thành bảng khảo sát về tình hình thực hiện các chức năng quản trị Sau khi thuthập, phân tích, xử lý được thể hiện ở hình dưới đây:

Hình 2.1: Biểu đồ đánh giá tình hình thực hiện các chức năng quản trị chung

(Nguồn: Tự nghiên cứu)

1.1 Chức năng hoạch định

- Nhận thức được tầm quan trọng của hoạch định đối với hoạt động kinh doanh củacông ty nên công ty luôn chú trọng tới công tác hoạch định Qua hình 2.1 ta có thể thấycông tác hoạch định tại công ty được đánh giá tương đối tốt, cụ thể có 60% ý kiếnđánh giá tốt, 26,67% đánh giá trung bình và còn 13,33% đánh giá là kém

- Công ty đang tiến hành hoạt động kinh doanh với các mục tiêu, chính sách, kếhoạch cụ thể xác định cho từng thời kỳ Công ty chú trọng đến công tác hoạch địnhtrong ngắn hạn mà bỏ qua những kế hoạch phát triển dài hạn Đồng thời, mọi côngviệc trong công ty đều được giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý nên ít chú trọngđến việc hoạch định kế hoạch dài hạn Do đó, công ty đã bỏ lỡ một số cơ hội mở rộng

và phát triển thị trường trong tương lai vào tay các đối thủ cạnh tranh khác

1.2 Chức năng tổ chức

- Công ty thực hiện chức năng tổ chức khá tốt với việc lựa chọn cơ cấu tổ chứctheo chức năng phù hợp với loại hình kinh doanh và mặt hàng mà công ty lựa chọn.Kết quả điều tra, thu thập cho thấy có 66,67% nhân viên đánh giá tốt, 26,67% đánh giátrung bình và 6,64% đánh giá là kém

- Có thể thấy mô hình tổ chức này khá đơn giản, dễ quản lý nhân viên, đem lạihiệu quả cao cho công ty trong việc tổ chức, các bộ phận, cá nhân hỗ trợ nhau trongcông việc nhằm đem lại hiệu quả cao

1.4 Chức năng kiểm soát

- Theo kết quả điều tra, chức năng kiểm soát của công ty được đánh giá khá tốt với46,67% ý kiến đánh giá của nhân viên là tốt, 33,33% ý kiến đánh giá là trung bình vàcòn lại 20% ý kiến đánh giá mức độ thực hiện là kém

- Công ty thực hiện chưa tốt là do một số nhân viên chủ quan trong việc giao hàng,nhận hàng bị lỗi, giao nhầm hàng, nhâm số lượng… Bên cạnh đó, việc kiểm soát mức

độ hoàn thành công việc của nhân viên chưa được chặt chẽ

1.5 Vấn đề thu thập thông tin và ra quyết định quản trị

- Kết quả điều tra cho thấy có 53,33% ý kiến cho rằng công ty đã thực hiện tốtchức năng thu thập thông tin và ra quyết định quản trị, có 26,67% ý kiến đánh giátrung bình và chỉ có 20 % ý kiến cho rằng công ty thực hiện kém

- Việc thu thập thông tin qua các hóa đơn, báo cáo bán hàng, báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh cùng với hệ thống thông tin nội bộ của công ty Giám đốc nắmbắt tình hình công ty và ra quyết định thông qua trưởng các phòng ban Do vậy, có thểdẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc nắm bắt thông tin của nhân viên về việc thayđổi kế hoạch, mục tiêu hay giá cả,… nhân viên phản ánh tình hình qua cấp trung giangây ra những khó khăn nhất định Thông tin đến với giám đốc có thể bị thay đổi về nộidung hoặc chậm trễ dẫn đến không nắm bắt được các cơ hội thị trường

2. Công tác quản trị chiến lược của doanh nghiệp

2.1 Tình thế môi trường chiến lược

- Ban lãnh đạo công ty đã phân tích môi trường bên ngoài và môi trường bên

lược nhằm phát huy tối đa điểm mạnh của minh Bên cạnh đó cũng có những phương

án khắc phục điểm yếu còn tồn tại tuy nhiên, để hạn chế được những điểm yêu này,công ty cần phải có thời gian và kế hoạch cụ thể

2.2 Hoạch định và triển khai chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển thị trường

2.2.1 Hoạch định chiến lược của công ty:

- Tầm nhìn chiến lược: Trở thành nhà phân phối hàng đâu Việt Nam, duy trì cácđẳng cấp quốc tế, luôn vượt quá sự mong đợi được công nhận bởi các đối tác và kháchhàng là nhà phân phối tốt nhất trên thị trường

- Sứ mệnh kinh doanh: AD được thành lập để cung cấp dịch vụ phân phối caocấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng, giao hàng, thu tiền và hậu cần cho hàng tiêudùng nhanh và chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam Kết hợp sự hiểu biết về thị trường địaphương với kiến thức và công nghệ tiên tiến để gia tăng khả năng cạnh tranh của đốitác để cùng phát triển

- Mục tiêu chiến lược: AD tập trung vào hàng tiêu dùng nhanh, chăm sóc sứckhỏe và mỹ phẩm chất lượng cao Thiết lập những tiêu chuẩn cao nhất về dịch vụ vàđạo đức kinh doanh nhưng đảm bảo linh hoạt theo yêu cầu thực tế thị trường

- Nhận xét: Ban lãnh đạo công ty đã thực hiện tốt việc hoạch định chiến lược cho

công ty một cách rõ ràng, cụ thể Định hướng tốt cho sự phát triển của công ty khi gianhập thị trường phân phối

2.2.2 Triển khai chiến lược của công ty:

- Mục tiếu ngắn hạn: Giao hàng thành công 99%, không có đơn hàng nợ đọngquá hạn thanh toán, đảm bảo mức doanh số được đề ra cho mỗi loại sản phẩm theotừng tuần – tháng – năm…

- Chính sách marketing và R&D: do đặc điểm là doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực phân phối nên 02 chính sách này đã được thực hiện bởi đối tác cung cấp sảnphẩm

- Chính sách nhân sự: Cán bộ nhân viên trong công ty được trả lương, thưởngtheo đúng năng lực, kinh nghiệm, chuyên môn, được hưởng đầy đủ các chính sách xãhội theo luật lao động

- Chính sách tài chính: Nguồn lực tài chính của công ty rất lớn (trên 230 tỷ đồng)được sử dụng chủ yếu vào công tác mua và dự trữ hàng hóa nhằm đảm bảo 99% nhucầu của khách hàng cho tất cả các sản phẩm mà công ty phân phối.

- Nhận xét: Công ty đã thực hiện tốt việc triển khai các chiến lược của ban lãnh

đạo đã đề ra Bên cạnh đó, do không tốn nguồn lực vào marketing và nghiên cứu thịtrường sản phẩm nên công ty dành sự tập trung tốt hơn cho việc triển khai các chiếnlược còn lại

2.3 Lợi thế và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

- Công ty đã đi vào hoạt động trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm tiêu dùngnhanh được trên 10 năm Các sản phẩm công ty phân phối đều là các sản phẩm cótiếng tăm lớn trên toàn thế giới Quy mô vốn lớn, với tỷ lệ vốn chủ sở hữu lên đến hơn70% Hệ thống mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước… Những lợi thế trên, giúp chocông ty có năng lực cạnh tranh hoàn toàn áp đảo đối với đối thủ khác trên từng thịtrường trên khắp cả nước

3 Công tác quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp

- Hoạt động tác nghiệp nhằm thực hiện các kế hoạch và chính sách mà công

ty đã hoạch định trong một khoảng thời gian Hoạt động tác nghiệp bao gồm hoạt độngbán hàng, mua hàng, dự trữ và cung ứng dịch vụ

Hình 3.1: Biểu đồ đánh giá công tác quản trị tác nghiệpcủa công ty

(Nguồn: Tự nghiên cứu)

3.1 Quản trị mua

- Kết quả điều tra cho thấy có 73,33% các nhân viên đánh giá công tác mua hàngđược thực hiện tốt, 20% đánh giá trung bình và chỉ có 6,67% đánh giá ở mức độ kém.Việc quan hệ tốt với các nhà cung cấp uy tín và lâu năm giúp cho công ty có những lợithế nhất định về nguồn cung cấp hàng, đảm bảo các mặt hàng có chất lượng tốt nhất,không bị ép giá hay các đơn hàng không được thực hiện

- Bên cạnh đó, công ty cũng tìm kiếm các nhà cung cấp mới để tìm kiếm chomình những nhà cung cấp tốt nhất đảm bảo công tác mua hàng được tiến hành hiệuquả, các nhà cung cấp gần cũng là một lựa chọn hợp lý trong điều kiện hiện nay khi

mà môi trường cạnh tranh luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro

3.2 Quản trị bán.

- Qua kết quả điều tra cho thấy có 40% ý kiến đánh giá công ty thực hiện tốtcông tác mua hàng, 13,33% các nhân viên đánh giá là trung bình, trong khi đó có tới46,67% các đánh giá là chưa tốt

- Tuy nhiên, thực tế cho thấy: Với số lượng nhân viên thực hiện nhiệm vụ bánhàng và giao hàng lên đến 605 người trên tổng số 778 người, chiếm tỷ lệ 77,76% thìviệc giao dịch, tiếp xúc với khách hàng thường xuyên được đảm bảo, giúp đáp ứngđược mọi nhu cầu thị hiếu của khách hàng

3.3 Quản trị dự trữ hàng hóa

- Kết quả điều tra cho thấy có 53,33% ý kiến cho rằng công tác dự trữ của công

ty được thực hiện tốt, 33,33% đánh giá là trung bình và 13,34% đánh giá mức độ thựchiện kém

- Công tác dự trữ hàng hóa của công ty thực hiện tương đối tốt là do kho bãi códiện tích lớn, gần đường quốc lộ, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, giúp đápứng kịp thời – nhanh – chính xác theo nhu cầu của khách hàng

3.4 Quản trị cung ứng dịch vụ thương mại

- Hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại của công ty thể hiện tốt ở các chínhsách giao hàng tận nơi cho khách hàng, chính sách khuyến mại, công tác hỗ trợ chohoạt động bán hàng như đổi hàng còn hạn sử dụng ngắn, đổi hàng cũ bẩn do trưngbày…

- Kết quả điều tra cho thấy có 66,67% ý kiến đánh giá công ty đã thực hiện tốtcông tác này, 13,33% ý kiến cho rằng công ty mới chỉ thực hiện ở mức trung bình vàcòn lại 20% cho rằng công ty thực hiện kém và không đạt yêu cầu