Tổ chức hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại tổng công ty thương mại hà nội

Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập hàng hóa, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các b

LỜI NÓI ĐẦU

Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán cho bên mua để

từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, là khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh Để

có thể phát triển quá trình bán hàng để thu lại lợi nhuận cao thì trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý bán hàng nói riêng là rất cần thiết

Xét về thực tế trong việc bán hàng của tổng công ty thương mại hà nội Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng

trong doanh nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài: “Tổ chức hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Tổng công ty thương mại Hà Nội”.

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập hàng hóa, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh

Hệ thống chỉ quản lý hàng hóa, các nghiệp vụ liên quan tới hàng hóa như bán, nhập, xuất, kiểm kê số lượng hàng tồn đầu và cuối kì… và thực hiện các báo cáo liên quan tới hàng hóa trong công ty.

Trong việc phân tích thiết kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm

vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới

Sử dụngThu thập, khảo sát thông tin, phát triển hệ thống thông tin quản lý, phân tích

hệ thống thông tin quản lý

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong công ty nhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý bán hàng trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học Do thời gian không cho phép, em chỉ tập trung vào phân tích, thiết

kế hệ thống tổ chức quản lý bán hàng và thực hiện một số chức năng của chương trình,

sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

Chương I: Lý luận chung về hệ thống thông tin và công tác quản lý bán hàng: chương này trình bày tóm tắt cơ sở lý thuyết sẽ sử dụng để giải quyết vấn đề và công tác về quản lý bán hàng nói chung

Chương II: Thực trạng về tổng công ty và hình thức kế toán tại tổng công ty thương mại hà nội: nói khái quát chung về tổng công ty thương mại hà nội và hình thức kế toán mà tổng công ty đã sử dụng

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại tổng công ty thương mại Hà Nội: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, trình bày một số kết quả đạt được về chức năng chính của sản phẩm, chương trình, trình bày các module chủ yếu Nêu lên những ưu điểm và nhược điểm…

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

2

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn, kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ

CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1.1 Một số khái niệm chung

- Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung

- Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người, sự kiện trong thế giới mà chúng

ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng ký tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…

- Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp

và có lợi cho người sử dụng cuối cùng

- Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định chính xác hơn các vấn đề, nhìn một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức

- Một số hệ thống thông tin quản lý:

1.1.2 Một số mô hình hệ thống thông tin.

- Mô hình logic: Mô tả hệ thống dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin

mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

4

Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm

mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng

do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này

- Mô hình vật lý ngoài: Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là

về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra

- Mô hình vật lý trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải

đáp câu hỏi: “Như thế nào?”

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

1.2 Cơ sở lý luận chung về công tác quản lý bán hàng

1.2.1 Lý luận chung về quản lý bán hàng.

Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh Bán hàng là cơ sở để tạo nên kết quả kinh doanh, nó có vai trò quan trọng không chỉ mỗi đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân Thông qua bán hàng giúp cho doanh nghiệp có được thu nhập bù đắp các chi phí bỏ ra

luân chuyển vốn) là cơ sở xác định các khoản nghĩa vụ với nhà nước (Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt)

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là : Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu, trị giá vốn của hàng hóa, xác định kết quả bán hàng, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước

1.2.2 Một số tài khoản liên quan đến quá trình bán hàng

Tài khoản 155 – Thành phẩm

Tài khoản 156 – Hàng hóa

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ

Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại

Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán

Tài khoản 641- Chi phí bán hàng

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 811 – Chi phí khác

Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại

Tại khoản 711 – Thu nhập khác

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng

Tài khoản 33311 – Thuế giá tri gia tăng đầu ra

Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản 111 – tiền mặt

Tài khoản 112 – tiền gửi ngân hàng

1.2.3 Sơ đồ về quá trình bán hàng

Ghi chú:

(1) Giá vốn thành phẩm, hàng hóa xuất bán

(2) Giá bán thành phẩm, hàng hóa xuất bán

(3a,b) Các khoản chi phí về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.(4) Thuế phải nộp về bán thành phẩm hàng hóa

(5) Kết chuyển doanh thu thuần

(6 a, b, c) Kết chuyển giá vốn hàng bán, kết chuyển, phân bổ chi phí bán hàng

và chi chi phí quản lý doanh nghệp cho hàng bán ra

(7a, b) Xác định kết quả bán hàng

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

6

Hình 1.1 Sơ đồ tài khoản phản ánh quá trình bán hàng

và chuyển hàng cho bên mua

- Phương thức nhận hàng trực tiếp: Khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hàng hóa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng hóa và

ký vào hóa đơn mua hàng

- Phương thức chuyển hàng: Hàng hóa trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp Thời điểm xác định tiêu thụ đối với phương thức này là khi bên mua nhận được hàng đồng thời đã thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp hoặc

Giá bán thành phẩm, hàng hóa xuất bấn

Chi phí bán hàng

Các khoản CPQLDN

Thuế phải nộp

Kết chuyển doanh thu thuần K/c giá vốn

hàng bán

K/c chi phí bán hàng

Xác định kết quả bán hàng (lãi)

K/c chi phí quản lý doanh nghiệp

* Bán buôn vận chuyển thẳng: là hàng hóa được mua đi bán lại ngay không qua nhập kho rồi mới xuất bán Phương thức bán buôn thực hiện dưới 2 hình thức: bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.

nghiệp nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình Khi bên mua nhận đủ hàng và ký nhận trên hóa đơn bán hàng thì hàng được coi là bán

hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và chấp nhận trả tiền thì hàng đã coi là bán

1.2.4.1.2 Bán lẻ hàng hóa

* Phương pháp bán hàng tiền tập trung: Phương pháp này tách nhân viên bán

hàng với nhân viên thu ngân Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn thu tiền và giao hàng cho khách hàng để khách hàng đến nhận ở quầy do nhân viên bán hàng giao Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh

số bán Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hóa đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu số hàng hóa hiện có để xác định số hàng thừa thiếu

* Bán hàng thu tiền trực tiếp

Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hiện còn trong quầy và xác định lượng hàng bán ra trong cả ngày Và dựa vào đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, được hiểu số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền

1.2.4.2 Các phương thức xuất khẩu hàng hóa và thời điểm ghi nhận hàng xuất

Xuất khẩu ủy thác : Đơn vị tham gia xuất khẩu không trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa thông qua một đơn vị xuất nhập khẩu khác.

1.2.5 Chi phí liên quan đến quá trình quản lý bán hàng

Bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán

+ Chi phí bán hàng: là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, loại chi phí này có: chi phí quảng cáo tiếp thị, giao hàng, giao dịch, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, hoa hồng bán hàng…

+Chi phí quản lý doanh nghiệp: là chi phí gián tiếp bao gồm chi phí hành chính, tổ chức và văn phòng mà không thể xếp vào quá trình sản xuất hoặc quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ cần được tính toán phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.6 Sơ đồ liên quan đến tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần

Cuối kỳ, kết chuyển chiết khẩu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ

Thuế GTGT đầu ra TK333(33311)

Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp NSNN, thuế GTGT phải nộp (đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp)

Đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ ( Giáchưa có TGTGT)

TK521, 531, 532

TK911

Doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ

Đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp ( Tổng giá thanh

toán)

Chiết khẩu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, hoặc giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ

Hình 1.2: Sơ đồ tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

1.2.7 Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu

Hình 1.3: Mô hình hoạt động bán hàng và công nợ phải thu

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG

TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

2.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

2.1.1 Giới thiệu về tổng công ty

- Tên công ty: Tổng công ty thương mại hà nội.

- Địa chỉ trụ sở chính : 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Tel: (+844)38.267.984; Fax (+844)38.267.983/39.288.407

- Lãnh đạo:

đốc ban thương hiệu Marketing

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

10

Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Hapro) là doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo Quyết định số 125/2004/QD-UBND ngày 11 tháng 08 năm 2004 của UBND Thành phố Hà Nội Tổng Công ty hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con với 33 công ty thành viên, có thị trường tại hơn 60 nước và vùng lãnh thổ trên thế giới

- Tổng Công ty Thương mại Hà Nội hoạt động trong các lĩnh vực:

công mỹ nghệ và hàng hoá tiêu dùng;

 Nhập khẩu máy, thiết bị, nguyên vật liệu và hàng tiêu dùng Thị trường nhập khẩu như: USA, Indonesia, Malaysia, Singapore, Japan, China, TháiLan, Germany, Korea, Taiwan, Ireland, Newzealand

 Phân phối, bán lẻ với hệ thống trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện ích và chuyên doanh Đến nay hệ thống phân phối bán lẻ gồm có : 01 Trung tâm thương mại, 21 Siêu thị Hapromart, 20 cửa hàng tiện ích Hapromart, 99 cửa hàng chuyên doanh thời trang, kim khí điện máy, thực phẩm,13 cửa hàng, quầy hàng Haprofood

 Cung ứng các dịch vụ: nhà hàng ăn uống, du lịch lữ hành, kho vận, trung tâm miễn thuế nội thành;

 Sản xuất, chế biến: hàng thực phẩm, gia vị, đồ uống, thủ công mỹ nghệ, may mặc, v.v;

 Đầu tư phát triển hạ tầng thương mại, dịch vụ

Qua quá trình hoạt động và phát triển, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội trở thành đơn vị mạnh trong ngành thương mại, dịch vụ của Việt Nam Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã được trao tặng nhiều danh hiệu, giải thưởng như: Giải thưởng

“Đơn vị xuất khẩu uy tín” do Bộ Thương mại trao tặng nhiều năm liền; “Doanh nghiệp tiêu biểu Hà Nội vàng”; “Thương hiệu mạnh Việt Nam”; Giải thưởng “Top Trade Service ” các năm do Bộ Công Thương trao tặng; và nhiều giải thưởng khác

- Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty mẹ bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc

- Công ty con :

 Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Công ty Thực phẩm Hà Nội,Công

ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội

Thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội, Công ty cổ phần Bách hoá Hà Nội, Công ty cổ phần Sản xuất và Xuất nhập khẩu nông sản Hà Nội, Công ty cổ phần Thương mại dịch

vụ thời trang, Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ Tràng Thi, Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ tổng hợp (Servico), Công ty cổ phần Thuỷ Tạ, Công ty cổ phần Cửu Long,Công ty cổ phần Bách hoá số 5 Nam Bộ, Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng Hà Nội, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (SIMEX), Công ty cổ phần Sứ Hapro - Bát Tràng

ty cổ phần Đông Á, Công ty cổ phần Phát triển xuất nhập khẩu và Đầu tư (VIEXIM), Công ty cổ phần thực phẩm truyền thống HAPRO, Công ty cổ phần Mành trúc Hapro - Bình Minh, Công ty cổ phần Rượu vang Hapro - thảo mộc

Tổng công ty Thương mại Hà Nội hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công

ty con thực hiện hạch toán kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty khác theo Điều lệ tổ chức, hoạt động và Quy chế tài chính thí điểm được cơ quan nhà nước

có thẩm quyền phê duyệt

Khách hàng chủ yếu của tổng công ty chủ yếu là người tiêu dùng mua lẻ và bán buôn cung cấp ở các chợ đầu mối, trung tâm thương mại, siêu thị hapromart, cửa hàng tiện ích hapromart, cửa hàng chuyên kinh doanh thời trang, kim khí điện máy, thực phẩm, quầy hàng, cửa hàng haprofood

USD tăng 24% so với 2010), lợi nhuận trước thuế khoảng 85 tỷ đồng, tăng 26,6%, nộp ngân sách 302 tỷ đồng, tăng 20%

2.1.2 Quy trình tổ chức của tổng công ty

- Các khối phòng, ban chức năng:

Phòng dự án: Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc xây dựng, quản lý, theo dõi và triển khai thực hiện các dự án của Công ty

Ban quản lý khu công nghiệp Hapro: thay mặt Tổng Công ty Thương mại Hà Nội chịu trách nhiệm thực hiện quản lý, kinh doanh, khai thác, bảo trì đất đai, tài sản, tài nguyên môi trường, các công trình hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp thực phẩm Hapro (bao gồm khu phụ trợ và cụm công nghiệp thực phẩm, khu di dân và đô thị) vừa phát huy hiệu quả vừa bảo đảm bền vững

Ban tài chính kế toán và kiểm toán: Cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty, xây dựng và trình lãnh đạo Tổng công ty ban hành các văn bản hướng dẫn, cụ thể hoá các chế độ hạch toán kế toán của Nhà nước Kết hợp với ban kiểm soát Tổng công ty kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; quản lý, theo dõi, sử dụng vốn các đơn vị trực thuộc Công ty

mẹ và các doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo nguyên tắc bảo toàn vốn và phát triển kinh doanh

Ban thương hiệu marketing

Ban đối ngoại: Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty về chiến lược phát triển quan hệ đối ngoại phục vụ chiến lược phát triển Tổng công ty và nâng cao vị thế của Tổng công ty

Phòng phát triển dự án

Phòng công nghệ thông tin: Cung cấp các ứng dụng liên quan đến ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, dịch vụ đào tạo cho mọi đối tượng muốn nâng cao trình

độ năng lực điều hành tác nghiệp và quản lý thông qua khai thác các sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin Xây dựng kế hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Xây dựng chương trình, kế hoạch, tổ chức đào tạo công nghệ thông tin Chủ động tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty vận dụng những thành tựu của công nghệ thông tin áp dụng trong mọi lĩnh vực quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất

Phòng quản trị thương hiệu: Tham mưu cho lãnh đạo tổng công ty về chiến lược phát triển thương hiệu, quản lý và phát triển có hiệu quả thương hiệu của Tổng công ty, tư vấn những vấn đề liên quan tới thương hiệu và quản trị thương hiệu, xây dựng, tuyển chọn, công bố thương hiệu và nhận diện thương hiệu, đăng ký bảo hộ trong nước và ngoài nước

Phòng phát triển hạ tầng thương mại

Bộ phận thư ký tổng hợp

Phòng quản trị nhân sự : Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng công ty gồm các phòng, ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây dựng chức năng, nhiệm vụ đề án thành lập, sát nhập, giải thể các Phòng, Ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc tổng công ty Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho công ty mẹ và các công ty thành viên trong từng giai đoạn phát triển Xây dựng các quy trình tuyển dụng lao động, đánh giá nhân lực, kế hoạch đào tạo và đào tạo lại nhằm phát triển nguồn nhân lực một cách tốt nhất Xây dựng cơ chế tiền lương, các chính sách đãi ngộ, các chế độ khác làm cơ sở cho việc phát triển nguồn nhân lực của công ty mẹ và toàn tổng công ty Xây dựng và triển khai áp dụng các tiêu chí khen thưởng, kỷ luật để kịp thời động viên khen thưởng cán bộ nhân viên có thành tích cao

và kỷ luật các cán bộ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm kỷ luật lao động theo phân cấp quản lý cán bộ

* Sơ đồ tổ chức công ty:

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

14

2.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của tổng công ty

Phòng Kế Toán :

- Kế toán Trưởng: Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lý ,điều hành bộ máy

kế toán, nghiên c u v c p nh t các thông t , ch ứ à ậ ậ ư ế độ ế k toán m i c a B T i Chính ớ ủ ộ à để

a v o áp d ng trong doanh nghi p

- Kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là kiểm tra tính chính xác,

Tổng giám đốc Hội đồng quản trị

Phó tổng

giám đốc

Giám đốc điều hành, giám đốc đối ngoại

Hội đồng quản trị

Giám đốc điều hành khối sản phẩm dịch

vụ cao cấp

Kế toán trưởng

kế toán kiểm toán

Phòng phát triển hạ tầng thương mại

Ban thương hiệu marketing

Ban đối ngoại

Phòng phát triển

dự án

Bộ phận thư ký tổng hợp

Phòng quản trị nhân sự

Phòng công nghệ thông tin

Phòng quản trị thương

hiệu

số liệu kế toán Cập nhật và kiểm tra các chứng từ điều chỉnh, kết chuyển lương và các chi phí liên quan, công nợ, chi phí, lãi lỗ Làm báo cáo thuế với Cơ quan thuế, với các

cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủ quản như: Tổng cục thống kê, tổng cục doanh nghiệp…Làm báo cáo quyết toán quý, năm và các báo cáo tài chính khác phục vụ kinh doanh

- Kế toán công nợ: Nhiệm vụ là nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận, nhận

đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, xác nhận hoá đơn bán hàng

và chứng từ thanh toán Kế toán công nợ tiến hành kiểm tra công nợ và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá dịch

vụ trong và ngoài nước của các bộ phận Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi công

nợ khó đòi, nợ lâu và các khoản công nợ trả trước đã quá hạn nhập hàng Định kỳ kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm kế toán FAST, lập Báo cáo công nợ, thông báo thanh toán công nợ…

- Kế toán tiền mặt: Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là nhận đề nghị thu chi đã được duyệt, chuyển phiếu thu chi cho các bộ phận liên quan Cùng với thủ quỹ tiến hành kiểm tra số dư quỹ tiền mặt trên sổ quỹ và thực tế

- Kế toán tài sản: Kế toán tài sản thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và căn cứ vào đó để tính khấu hao tài sản cố định đúng đủ cho từng bộ phận trong toàn công ty Đề xuất thanh lý các tài sản không còn sử dụng được

và đề xuất kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy định về quản lý tài sản

- Kế toán tài sản cố định, vật tư hàng hóa: Hàng tháng kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập xuất để lên chứng từ hàng hóa nhập xuất Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tế tăng giảm TSCĐ qua các biên bản giao nhận, nhượng bán… TSCĐ để ghi chép

- Kế toán mua bán hàng: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ mua bán các mặt hàng trước khi ghi chép vào sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) cho khách hàng.

* Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

2.2.2 Hình thức kế toán và phương thức kế toán

Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán máy và sử dụng phần mềm kế toán FAST

Phần mềm quản lý được danh sách khách hàng, kho, danh mục hàng hóa… Ngoài ra còn quản lý được doanh thu bán hàng, công nợ khách hàng… Tuy nhiên đây cũng vẫn là phần mềm kế toán nói chung dành cho cả hệ thống kế toán nên chưa phải

Kế toán bán hàng

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Kế toán tổng hợp

Kế toán TSCĐ vật tư hàng hóa

Kế toán hàng hóa

Kế toán tiền lương

Kế toán chi nhánh

Hình 2.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ

b Phương pháp Tính thuế: tính thuế theo phương pháp khấu trừ

c Đối với hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận theo phương pháp bình quân gia quyền Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

d Đối với TSCĐ: Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

2.2.3 Mô tả bài toán bài toán

- Tổng công ty thương mại hà nội chuyên xuất khẩu cung cấp các loại nông sản, thực phẩm, đồ uống có cồn và không có cồn, may mặc thời trang, hàng tiêu dùng… Nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất và đời sống Sản xuất, chế biến thực phẩm, đồ uống các loại, gốm sứ, may mặc thời trang phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng Kinh doanh thương mại nội địa, hàng miễn thuế…

2.2.3.1 Bài toán:

Quản lý bán hàng là quản lý cả về quá trình bán hàng và công nợ của khách hàng Khi

có khách hàng yêu cầu mua hàng, yêu cầu báo giá từ tổng công ty Nhân viên bán hàng

sẽ tiến hành lập báo giá và gửi báo giá về các mặt hàng của tổng công ty cho khách hàng Sau đó nếu khách hàng đồng ý mua hàng thì sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi tới tổng công ty thông qua nhân viên bán hàng ukBộ phận bán hàng sẽ xem xét đơn đặt hàng, yêu cầu của khách hàng, sau đó xem xét yêu cầu của công ty về số

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng kê

Sổ cái

18

lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, phương thức thanh toán…, đồng thời xem xét khả năng cung ứng đơn đặt hàng cho khách thông qua số lượng hàng trong kho thông qua báo cáo nhập xuất tồn hàng Nếu số lượng hàng của tổng công ty trong kho không đáp ứng được nhu cầu của đơn đặt hàng của khách thì Tổng công ty sẽ thông báo gửi lại cho khách hàng Bộ phận bán hàng thấy lượng hàng có thể đáp ứng được cho khách hàng thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành gửi đơn đặt hàng cho phòng kế toán Phòng

kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, và gửi phiếu xuất kho tới bộ phận quản ký kho

Bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu xuất kho và xuất hàng cho nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) và phiếu giao hàng thực hiện chuyển hàng cho khách hàng Hóa đơn giá trị gia tăng gồm

ba liên: một liên bộ phận bán hàng giữ, một liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán còn một liên giao cho cơ quan thuế Phiếu xuất kho có ba liên: một liên bộ phận bán hàng giữ, một liên thủ kho giữ, một liên giao cho khách hàng làm căn cứ thanh toán Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu (giảm giá hàng bán) do mua hàng với số lượng lớn theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của công ty đã quy định thì giá bán cho khách hàng là giá sau khi chiết khấu và được phản ánh trên hóa đơn giá trị gia tăng bán hàng Khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt thì nhân viên bán hàng sẽ nhận tiền và chuyển sang phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và thủ quỹ sẽ thu tiền và ghi sổ quỹ, nhân viên kế toán sẽ tiến hành ghi sổ tiền mặt Nếu khách hàng chịu chưa thanh toán ngay thì kế toán tiến hành ghi sổ công nợ cho khách hàng Nếu quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán bộ phận kế toán

sẽ gửi thông báo về khoản nợ quá hạn cho khách hàng Khách hàng sẽ bị chịu phạt với lãi suất 0,1%/ ngày trên tổng số tiền thanh toán chậm nhưng chưa quá hạn 30 ngày Nếu quá hạn 30 ngày, công ty có thể đưa ra xử lý trước pháp luật

Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ, kế toán hàng hóa sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu Kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn bán hàng) và phiếu thu tiền để ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng Khi kết thúc một niên độ kế toán, kế toán hàng hóa căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong năm để tiến hành tính giá vốn hàng xuất bán

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu, sổ theo dõi công nợ của khách hàng để lập báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng để tổng giám đốc có kế hoạch kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao.

2.2.3.2 Các chứng từ sử dụng

1 Đơn đặt hàng, phiếu giao hàng

2 Hóa đơn giá trị gia tăng

1 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

4 Phiếu xuất

5 Chứng từ phải thu công nợ

6 Phiếu thu và phiếu chi

Hồ sơ dữ liệu đầu ra:

7 Báo cáo doanh thu bán hàng

8 Báo cáo tình hình đơn hàng

9 Báo cáo công nợ

10 Sổ cái, sổ chi tiết

11 Bảng kê hóa đơn, chứng từ đầu ra

15 Bảng kê công nợ khách hàng

16 Bảng kê khác

17 Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

20

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

22

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

24

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Phiếu chi Thanh toán

Thông tin hàng hóa

Thông tin hàng

bị trả lại

Phiếu xuất kho

Phiếu nhập kho

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1.0 Tiếp xúc khách hàng

2 Bán hàng 3 Xử lý sự cố 4 Lập báo cáo

1.1 Nhận đơn đặt hàng

1.2 Kiểm tra khả năng cung ứng

1.3 Thông tin

về hàng hóa và báo giá

2.1 Lập hóa đơn bán hàng

2.2 Lập hóa đơn giá trị gia tăng 2.3 Lập phiếu xuất kho

2.4 Lập phiếu thu

3.1 Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại

3.3 Lập giấy báo nợ

4.2 Lập báo cáo công nợ

4.3 Lâp báo cáo nhập – xuất – tồn

4.1 Lập báo cáo doanh thu

5 Ghi sổ

5.1 Ghi sổ chi tiết doanh thu

5.2 Ghi sổ chi tiết bán hàng

5.3 Ghi sổ theo dõi công nợ của khách hàng

2.5 Lập phiếu giao hàng

3.2 Lập phiếu chi

Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng.

3.1.3 Mô tả chức năng lá

hàng

 (1.2) Kiểm tra khả năng cung ứng: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo tới kho hàng

để kiểm tra xem có hàng để bán cho khách hàng không

 (1.3) Thông tin về hàng hóa và báo giá: Bộ phận sẽ thông tin về hàng hóa và thông tin về giá cho khách hàng

 (2.1) Lập hóa đơn bán hàng: khi khách hàng mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng

 (2.2) Lập hóa đơn Giá trị gia tăng: khi khách hàng mua hàng bộ phận bán hàng

sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng theo yêu cầu của khách hàng

bán hàng, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng

 (2.4) Lập phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng hay đặt cọc tiền mua hàng trước, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền

 (2.5) Lập phiếu giao hàng: Khi nhân viên bán hàng giao hàng cho khách hàng thì tiến hành lập phiếu giao hàng

 (3.1) Lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng không nhận hàng

do lỗi kỹ thuật, hàng sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra Nếu đúng, bộ phân bán hàng

sẽ tiến hành lập phiếu hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật và chuyển cho thủ kho để tiến hành thủ tục nhập kho

 (3.2) Lập phiếu chi: Khi khách hàng trả lại hàng bị kém chất lượng thì kế toán

sẽ lập phiếu chi để chi số tiền phải trả lại khách hàng số tiền cần trả

 (3.3) Lập giấy báo nợ: Khi hết hạn thanh toán, bộ phận bán hàng tiến hành lập giấy báo nợ kèm theo bảng liệt kê công nợ khách hàng gửi cho khách hàng

 (4.1) Lập báo cáo doanh thu : Dựa trên hóa đơn bán hàng, thông tin hàng bán trả lại, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

28

 (4.2) Lập báo cáo công nợ: Sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo công nợ khách hàng.

 (4.3) Lập báo cáo nhập – xuất – tồn: Dựa vào sổ chi tiết hàng hóa, và các bảng

kê liên quan đến quá trình nhập – xuất – tồn về hàng hóa tròg công ty , sau một thời gian theo yêu cầu của ban giám đốc, kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo về nhập, xuất, và lượng hàng hóa tồn trong kho

 (5.1) Ghi sổ chi tiết doanh thu: Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào các chứng

từ phát sinh trong tháng để ghi sổ chi tiết doanh thu

 (5.2) Ghi sổ chi tiết bán hàng

chứng từ phát sinh: phiếu thu tiền, Hóa đơn Giá trị gia tăng kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi sổ theo dõi công nợ

- Hồ sơ dữ liệu đầu ra:

i Báo cáo doanh thu bán hàng

k Báo cáo nhập - xuất – tồn

l Báo cáo công nợ

m Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra

p Bảng kê khác

q Sổ cái, sổ chi tiết

3.1.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức\

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

i Báo cáo doanh thu bán hàng

k Báo cáo nhập – xuất – tồn

l Báo cáo công nợ

m Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra

d Đơn đặt hàng

b Phiếu xuất kho

Danh sách hàng tồn kho

h Phiếu giao hàng

Thông tin về hàng kém chất lượng

v Giấy báo nợ

f Phiếu nhập kho

e Phiếu thu tiền

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Giấy báo nợ

Phiếu chi

Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

Phiếu giao hàng

Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn giá trị gia tăng

Yêu cầu mua hàng

Đơn đặt hàng

1.0

Tiếp xúc khách hàng

Khách hàng

Ban Giám

đốc

c Hóa đơn giá trị gia tăng

q Sổ cái, sổ chi tiết

l báo cáo công nợ

3.1.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.

a Biểu đồ luồng dữ liệu cho mức 1 đối với tiến trình “tiếp xúc khách hàng”

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 đối với tiến trình “bán hàng”

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 đối với tiến trình “xử lý sự cố”

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

Thông tin về đơn đặt hàng

Thông tin về hàng hóa Trả lời – báo giá

k báo cáo nhập – xuất – tồn

Thông tin hàng tồn kho

h Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng

Phiếu xuất kho

Phiếu thu tiền

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn bán hàng

2.2

Lập hóa đơn giá trị gia tăng

e Phiếu xuất kho

e Phiếu thu tiền

c Hóa đơn giá trị gia tăng

32

d Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 đối với tiến trình “ghi sổ”

e Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 đối với tiến trình sử lý “Lập báo cáo”

Thông tin về hàng kém chất lượng

Phiếu chi

Giấy báo nợ

q Sổ cái, sổ chi tiết

f phiếu xuất kho

b phiếu nhập kho

g Hóa đơn bán hàng

c Hóa đơn giá trị gia tăng

e phiếu thu tiền

c Hóa đơn giá trị gia tăng

3.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu

3.2.1 Liệt kê, mã hóa, thông tin.

Danh mục từ điển dữ liệu:

Ghi chú:

Đánh dấu loại các thuộc tính trùng lặp và xác định tính chất cho các

thuộc tính

e Phiếu thu

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

Báo cáo

Báo cáo Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo 4.1

Báo cáo

doanh thu

4.3

Báo cáo nhập – xuất – tồn

4.2

Báo cáo công nợ

i Báo cáo doanh thu

i Báo cáo công nợ

i Báo cáo nhập – xuất – tồn

Ban lãnh đạo

g Hóa đơn bán hàng

c Hóa đơn giá trị gia tăng

f phiếu xuất kho

q Sổ cái, sổ chi tiết

q Sổ cái, sổ chi tiết

Lý do nộp Lydonop v

a Phiếu chi

b,f phiếu nhập, xuất kho

g Hóa đơn bán hàng

k Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn

i Báo cáo doanh thu bán hàng

l Báo cáo công nợ

Số trả khách trong kỳ Sotratky v

q Sổ cái, sổ chi tiết

Hàng hóa mahangtenhang Mã số hàng hóaTên hàng hóa

thụ đặc biệt (nếu có)

Sinh viên : Dương Thị Thìn Lớp: CQ45/41.01

38