Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu bắc giang

Thông qua dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tiền lương và thu nhập, các nhà quản trị có thể nắm rõ tình hình thực hiện côngviệc, sử dụng làm thông tin để lên các báo cáo theo yêu cầ

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là hoàn toàn trung thực và xuất phát từtình hình thực tế của đơn vị thực tập

Nếu có sai sót gì tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn

Tác giả đồ án

Ngô Duy Quang

Trong quá trình xây dựng và phát triển đề tài, em đã nhân được những sự hỗtrợ hết sức quý báu của thầy cô và công ty nơi em thực tập Trước hết, em xin gửilời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Phạm Thái Huyền Trang - giảng viên khoa Hệthống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã hướng dẫn, giúp đỡ em trongsuốt quá trình xây dựng và thực hiện đề tài.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặcbiệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế vì những kiến thức vôcùng bổ ích đã truyền đạt cho em xuyên suốt quá trình học tập tại học viện

Cuối cùng, em cũng không thể không nhắc tới sự hỗ trợ nhiệt tình của các anhchị ở phòng tài chính kế toán công ty CP xuất nhập khẩu Bắc Giang đã tạo điều kiệnthuận lợi trong suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho em những kiếnthức thực tế để em có thể hoàn thành được đồ án này

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đề tài trong khả năng của bản thân, tuy nhiên

đồ án vẫn tồn tại những hạn chế vì lý do hạn hẹp về mặt kiến thức và thời gian Vìvậy, em rất mong muốn nhận được những lời góp ý quý báu của thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 LÍ THUYẾT CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3

1.1.1.Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 3

1.1.2.Qui trình xây dựng phần mềm kế toán 7

1.1.3.Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 14

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 19

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền lương 19

1.2.2.Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương 19

1.2.3.Các và chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng 26

1.2.4.Hệ thống sổ sách, báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán tiền lương 28

1.2.5.Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 32

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 32

2.1.1.Đôi nét giới thiệu về công ty 32

2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển 32

2.1.3.Cơ cấu tổ chức công ty 33

2.1.4.Tổ chức bộ máy kế toán 35

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 36

2.2.1.Hình thức kế toán sử dụng 36

2.2.2.Các tài khoản kế toán sử dụng 38

2.2.3.Các chứng từ kế toán sử dụng 39

2.2.4.Sổ và báo cáo kế toán sử dụng 39

2.2.6.Cách tính lương tại công ty 41

2.2.7.Mô tả hoạt động tính lương tại công ty 42

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tiền lương .44 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 44

2.3.1.Về tổ chức bộ máy kế toán, con người, cơ sở vật chất 44

2.3.2.Về hệ thống chứng từ báo cáo đang sử dụng 45

2.3.3.Về hình thức kế toán 46

2.3.5.Về quy trình hoạt động tính lương 46

2.3.6.Về tính hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán tiền lương 47

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MÊM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 49

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 49

3.1.1.Mục tiêu, yêu cầu hệ thống 49

3.1.2.Mô tả bài toán 51

3.1.3.Phân tích yêu cầu 53

3.1.4.Dữ liệu vào ra của hệ thống 54

3.2 MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG 55

3.2.1.Sơ đồ ngữ cảnh 55

3.2.2.Liệt kê hồ sơ dữ liệu sử dụng 58

3.2.3.Ma trận thực thể chức năng: 59

3.3 MÔ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC 60

3.3.1.Biểu đồ luồn dữ liệu mức 0 60

3.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 61

3.3.3.Thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ (E-R) 64

3.4 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG 71

3.4.1.Thiết kế mô hình quan hệ 71

3.4.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý( Thiết kế các bảng) 73

3.5.1.Giao diện chương trình chính 76

3.5.2.Một số form chính 78

3.5.3.Một số báo cáo đầu ra 82

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

PHỤ LỤC: 87

Viết tắt Viết đầy đủ

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã và đang trởthành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong quá trình hội nhập và phát triển củađất nước hiện nay Các lĩnh vực trong cuộc sống đã và đang có sự hỗ trợ rất đắc lựccủa các ứng dụng tin học nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Đặcbiệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học trở thành một nhu cầu hết sứcthiết yếu để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường đầy cạnh tranh ngày nay.Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt độngsản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của cácdoanh nghiệp hiện nay

Ở nước ta, việc tin học hóa trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệpđang trở nên phổ biến và cấp thiết Trong một đơn vị, một trong những công việckhông kém phần quan trọng là việc hỗ trợ quản lý tiền lương và thu nhập bằng cácứng dụng Tin học Các nhà quản lý rất cần một hệ thống thông tin có khả năng cungcấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ hoàn thànhcác công việc, chức năng của mình Thông qua dữ liệu của hệ thống thông tin quản

lý tiền lương và thu nhập, các nhà quản trị có thể nắm rõ tình hình thực hiện côngviệc, sử dụng làm thông tin để lên các báo cáo theo yêu cầu Hệ thống thông tinquản lý thu nhập hỗ trợ quyết định quản trị nguồn nhân lực đặc biệt các thông tin vềlương, thưởng…có liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và hệ thống thôngtin khác trong doanh nghiệp

Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang, em nhậnthấy tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương tại công ty Hệ thống kế toántiền lương của công ty mặc dù đã được ứng dụng tin học tuy nhiên do số lượngnhiều và quá trình mở rộng phát triển của công ty, đòi hỏi một phần mềm có khảnăng quản lý chính xác, cung cấp báo cáo một cách kịp thời

Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại

công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang”.

II Mục đích của đề tài

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại Công ty

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

- Hệ thống thông tin quản lý về tiền lương, các khoản trích theo lương và thựchiện các báo cáo liên quan tới tiền lương trong Công ty

V Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập thông tin: khảo sát thực tế, phỏng vấn nhân viên công ty, tham khảo

ý kiến chuyên gia

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

VI Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, các danh mục tài khoản thì nội dung đồ

án được chia thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại công ty

cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang

Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN

LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán

a Khái niệm

Phần mềm là tập hợp những câu lệnh viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lậptrình theo một trật tự xác định nhằm thực hiện một số chức năng hoặc giải quyếtmột số bài toán nào đó

Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc ghi chép, xử lí các giaodịch kế toán trên máy tính Quá trình đó bắt đầu từ khâu thu nhận thông tin từ cácchứng từ gốc, lưu trữ thông tin và xử lí thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tindưới dạng các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báocáo thống kê phân tích tài chính khác

b Đặc điểm

- Phần mềm kế toán có tính tuân thủ:

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ

kế toán, các thông tư, nghị định kế toán

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp

- Phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán:

+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng đểphản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thànhtheo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán và côngtác quản lí

+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ đểxác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lí, hệthống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị

+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tàikhoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế ghi

chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biếnđộng của từng đối tượng kế toán cụ thể

+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụngcác báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cândối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng

sử dụng thông tin kế toán

- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo để thích nghi với công tác kế toánthường xuyên thay đổi mà không làm thay đổi các dữ liệu đã có

c Yêu cầu

Trước hết phần mềm kế toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán nói chung như sau:

Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân

cấp dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên người dùng

Chống sao chép: Đây là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản

quyền Để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ởdạng mã nguồn mà phải được biên dịch Khi cài đặt lên máy tính sử dụng chỉ làmmột thao tác duy nhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt);

Tương thích với nhiều phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường

phải tương thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự cố máykhi chạy chương trình;

Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Phần mềm cần tương thích với

nhiều thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa…

Tính thời trang của phần mềm: Không được lạc hậu, được cập nhật

thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế

Tính giá cả cạnh tranh: Để có giá cả hợp lí, các công ty phần mềm phải

biết tiết kiệm chi phí lập trình thông qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử dụng tốtcác công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm

Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến

việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn

Quyền sử dụng trên mạng: Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy

tính là một xu thế tất yếu Một phần mềm có sử dụng được trên mạng hay không vàviệc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành viên trong mạng nhưthế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần mềm

Với các PMKT nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta thường đánh giá nó dựa vào các yêu cầu sau:

Khả năng tự động hóa cao: PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống

các module chương trình để xử lí thống nhất tất cả các phần hành kế toán thành mộtkhâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báocáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết

Cơ cấu linh hoạt: Cơ cấu linh hoạt của một PMKT thể hiện ở hai mặt kí

thuật xử lí trong một chương trình, bao gồm:

Thứ nhất : Sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ

thống linh hoạt Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi

có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Thứ hai : Sử dụng một mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động dành cho

người sử dụng tự định nghĩa Khi cần chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, têntừng tiêu thức trên đó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào đó… Điềunày cho phép doanh nghiệp tạo được bất kì một sổ kế toán quản trị khi nào cần thiết đểcung cấp một khả năng phân tích đa chiều theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh

đó tạo khả năng uyển chuyển cho nhu cầu quản lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tính bảo mật cao

Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải đượcbảo mật; ngoài ra các dữ liệu trong nội bộ phải được bảo mật tới từng chứng từ,từng báo cáo từng thực đơn, thực danh mục trong việc phân quyền sử dụng

Không phụ thuộc và hạ tầng tin học

Một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc (kế cả các ứngdụng môi trường máy tính, môi trường mạng) để không gây trở ngại cho việc đổimới hệ thống thành bất kì mức độ nào

Xử lí nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng

Một phần mềm hạch toán đa hệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát đượctình hình tiền tệ của mình

Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanhnghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau

Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế

Đối với các doanh nghiệp lớn (đa ngành, đa quốc gia), tiêu chuẩn đầu tiên củamột PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống suy nhấtchứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ mang tính cục bộ Điều đó đảm bảocho tính nhất quản về mặt quản lí, nhất quán về mặt dữ liệu Đối với các nhà thiết

kế phần mềm hệ thống, đây là một việc làm không hề dễ vì nó đòi hỏi các nhàchuyên môn không những có tính chuyên nghiệp cao mà còn phải am hiểu tườngtận các chế độ chính sách của từng quốc gia

Khả năng hỗ trợ tại chỗ

Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải có ngaybên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại thời điểm máyđang hoạt động Ngoài ra phải có một mạng lưới đại lí cùng với những chuyên gia giỏi

về xử lí tình huống để giúp đỡ doanh nghiệp sử dụng tốt phần mềm của mình Hệthống này, một mặt, đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị kinh doanh của daonh nghiệp

trong bất kì lúc nào, mặt khác, nó là bộ phận cung cấp các thông tin phản hồi cho ngườithiết kế hệ thống kịp thời điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp với thị trường.

d Các thành phần của một PMKT

Trong lập trình hướng cấu trúc, mỗi PMKT bao gồm các module chương trình,mỗi module là một chương trình con dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiệnmột công việc nào đó theo thiết kế đã định Do đó PMKT hướng cấu trúc thườngđước sử dụng cho phần mềm hệ thống

Trong lập trình hướng đối tượng, một PMKT gồm năm thành phần:

- Cơ sở dữ liệu (Database):

+ Gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin về các tệp trong CSDL và mốiquan hệ giữa các tệp

+ Các tệp DBF dưới dạng các bảng:

- Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng các File,mối File có thể chứa nhiều lớp

- Giao diện (Forms): là đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy Forms tạo

ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp Một phần mềm ứng dụng thườnggồm các Forms giao diện chính, Forms nhập dữ liệu, Forms điều khiển nhập-xuất-in

dữ liệu

- Báo cáo (Report): là tài liệu để đưa ra dữ liệu từ máy tính ra ngoài theo mộtkhuôn dạng đã định trước

- Menus: là hệ thống thực đơn có trong phần mềm, thường được tổ chức phân cấp từ

2 đến 3 cấp Menus có hai loại: Menus gắn trên Forms và Menus gắn vào đối tượng.Lập trình hướng đối tượng được dùng cho các phầm mềm ứng dụng

1.1.2 Qui trình xây dựng phần mềm kế toán

Bước 1: Khảo sát và lập kế hoạch phát triển dự án

* Khảo sát hiện trạng

Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống thôngtin Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án với hệthống mới

Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:

- Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?

- Chức năng, nhiệm vụ cần đạt được của HTTT?

- Xác định giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệthống hiện tại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mụctiêu của dự án

Nội dung của khảo sát hiện trạng:

- Tìm hiểu môi trường kinh tế, môi trường xã hội, môi trường kĩ thuật của

hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị ở các cấpkhác nhau

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách sử dụng trong nghiệp vụ của tổchức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lí các thông tin trong các tài liệuthu thập được

- Thu thập các quy tắc quản lí như Luật, Quy định, Nghị định, Thông tư… chiphối đến quá trình xử lí thông tin

- Nghiên cứu chu trình lưu chuyển và xử lí thông tin của hệ thống

- Thống kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống

- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

- Lập tài liệu khảo sát

- Xác định lợi ích kinh tế

- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống

- Lập kế hoạch triển khai dự án

Bước 2: Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là công việc để làm sang tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiếtcủa hệ thống Trong nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn chokhách hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và các chức năng của hệ thốngnhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanhhay mục tiêu quản lí của khách hàng

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cungcấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:

- Xác định yêu cầu yêu thống

- Xây dựng mô hình diễn tả yêu cầu của HTTT cần phát triển

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải phápthiết kế thích hợp

* Phân tích hệ thống về chức năng

Phân tích hệ thống về chức năng bao gồm:

- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

- Biểu đồ phân cấp chức năng

- Biểu đồ luồng dữ liệu

- Ma trận thực thể chức năng

- Tài liệu đặc tả chức năng

a Sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ ngữ cảnh là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần

- Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống

- Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống Tácnhân phải xác định 3 tiêu chí:

+ Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổchức hay một hệ thống thông tin khác

+ Tác nhân nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống+ Có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhận dữ liệu từ hệ thống

- Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này (nơi nguồn) sang nơikhác (nơi đích)

b Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứbậc các chức năng cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năngchi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng, cây chức năngnày xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

- Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

- Việc thực hiện chức năng con đảm bảo thực hiện được chức năng cha

c Ma trận thực thể chức năng

Ma trận thực thể chức năng là một bảng gồm các hàng và các cột.Trong đómỗi cột tương ứng với thực thể dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng ởmức tương đối chi tiết

Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thểtương ứng, giá trị của mỗi ô có thể là R (Read), U (Update), C (Create)

Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng:

- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

- Liệt kê danh sách các thực thể dữ liệu

- Xác định mối quan hệ giữa thực thể và chức năng lá tương ứng

- Lập bảng ma trận thực thể chức năng

d Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lí thông tin của hệthống, mỗi biểu đồ bao gồm các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu.+ Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu đầuvào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định.Tên của tiến trình là động từ kết hợp

bổ ngữ

+ Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ thống,tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác.Tên của tác nhân là danh từ kếthợp tính từ.

+ Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra một chứcnăng nào đó

+ Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác định được

sử dụng cho các hoạt động của các tiến trình tương ứng của biểu đồ luồng dữ liệu

* Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục tiêu của phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng mô hình dữ liệu quanhệ.Thông thường có 2 cách tiếp cận để tiến hành phân tích hệ thống về dữ liệu, đó

là mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ

+ Mô hình thực thể liên kết: phương pháp này thực hiện bằng cách xác địnhcác thực thể, mối iên hệ giữa chúng rồi đến các thuộc tính, tức là xây dựng từ trênxuống dưới

+ Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi mới đi đến cáclược đồ quan hệ, tức là xây dựng từ dưới lên trên

Kết quả của quá trình phân tích hệ thống về dữ liệu là mô hình thực thể-liênkết (hay mô hình quan hệ thực thể)

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ việc phântích hệ thống, sẽ phân tích và thiết kế kĩ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợpcho hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin

để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc:

a Thiết kế kiến trúc hệ thống

Sơ đồ kiến trúc hệ thống được thiết lập bằng cách áp dụng phân chia hệ thốngthành các hệ thống con nhằm thuận lợi cho việc xây dựng và bảo trì chương trìnhsau này

Việc xác định hệ thống con bằng cách gộp các chức năng trong biểu đồ luồng

dữ liệu thường dựa vào các tiêu chí:

+ Gộp theo sự kiện giao dịch: gộp các chức năng cùng tham gia vào xử lí chomột sự kiện giao dịch nào đó xảy ra

+ Gộp theo thực thể dữ liệu: gộp các chức năng liên quan tới một hoặc một sốthực thể dữ liệu thành một hệ thống con

+ Gộp theo sơ đồ tổ chức hoặc thích ứng với cấu hình phần cứng, phần mềm,

Các công việc của quá trình thiết kế CSDL hệ thống:

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược đồCSDL quan hệ

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1: 1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy cần thiết.+ Gộp các quan hệ có liên kết 1: N với nhau thành một quan hệ nếu thấy cần thiết

- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình quan

hệ, được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị

- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phầncứng và phần mềm nào Nó tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực

- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào nhữngthao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa

ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Bước 4: Xây dựng hệ thống

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giaodiện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình này phải luôn cậpnhật với khách hàng về tiến độ dự án

- Tạo lập các chương trình :

+ Trước hết cần lựa chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữliệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)

+ Chọn các phần mềm đóng gói cho những phần thiết kế tương ứng

+ Chuyển các đặc tả thiết kế thành các chương trình cho máy tính

- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

+ Cài đặt phần mềm

+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyểnđổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạo người sửdụng, khai thác hệ thống

+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử dụng hệthống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì) của hệthống sau này

Việc kiểm thử có thể được thực hiện theo hai cách:

Cách 1: Kiểm thử trên một bộ dữ liệu có sẵn của đơn vị

Ưu điểm của cách này là có thể xác định ngay kết quả đưa ra có đúng với kếtquả làm thủ công hay không Tuy nhiên, kiểm thử trên một bộ dữ liệu có sẵn khôngđảm bảo việc kiểm thử toàn bộ các khả năng có thể xảy ra của hệ thống.

Cách 2: Kiểm thử trên những bộ dữ liệu đặc trưng

Cách kiểm thử này nhằm quét hết các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vậnhành, nhưng lại yêu cầu người kiểm thử phải làm bằng tay bộ dữ liệu mới để sosánh kết quả

Bước 6: Chuyển giao và huấn luyện

* Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giao tớingười dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ của đơn vị thực hiện ứng dụng

* Huấn luyện

Sau khi sản phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành

hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đã thiết

kế theo thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp

Bước 7: Bảo hành, bảo trì

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử lí mọiyêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào

- Bảo hành: là trong thời gian bảo hành nếu phần mềm có vấn đề gì thì sẽ đượcsửa chữa miễn phí

Bảo hành gồm có bảo hành một phần, bảo hành toàn phần

- Bảo trì: là hết thời gian bảo hành nếu phần mềm thay đổi thì sẽ được nângcấp, sửa chữa nhưng phải trả trả tiền cho việc bảo trì đó

Bảo trì gồm có: bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trìphòng ngừa và phát triển

1.1.3 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán

a Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Khái niệm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho

người sử dụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Queery)một cơ sở dữliệu.Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xâydựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau

Một số hệ quản trị CSDL thường dùng: Có nhiều hệ quản trị CSDL để

người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu,nhược điểm, phù hợp với một hệ thống nhất định

Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu không tập trung,

phân tán trên một phạm vi rộng Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữliệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống lớn Tiêu biểu cho hệ quản trịCSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật, an toàncủa dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt

và triển khai

- Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độ phức tạpcao, quản trị khó

Đối với các hệ thống nhỏ: Là một hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị

cơ sở dữ liệu thấp nên các hệ thống này nên sử dụng hệ quản trị CSDL phù hợp là

hệ quản trị CSDL Microsoft Acess Nó có các ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các qui mô nhỏ.

- Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về kíchthước CSDL, Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu cànglớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng

Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ sở

dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu vànhược điểm nhất định:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

- Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu được truy cập với mức độ ổn đinh, dễ sử dụng, dễtheo dõi, cung cấp mộ hệ thống các hàm tiện ích mạnh

- Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

- Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năngthiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc ápdụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóngkiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồhọa Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàngtrong nâng cấp, sửa đổi

- Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên môitrường mạng

b Ngôn ngữ lập trình

 Khái niệm: ngôn ngữ lập trìnhlà một tập từ ngữ, kí hiệu cho phép lập

trình viên có thể giao tiếp với máy tính Hay nói cách khác, ngôn ngữ lập trình làngôn ngữ dùng để viết các chương trình cho máy tính

 Đặc điểm: Cũng như các ngôn ngữ thông thường, ngôn ngữ lập trình cũng

có từ vựng, cú pháp và ngữ nghĩa Ngôn ngữ lập trình dễ hiểu, dễ sử dụng với ngườilập trình để giải quyết các bài toán

 Các loại ngôn ngữ lập trình:

 Ngôn ngữ máy: là ngôn ngữ nền tảng của bộ vi xử lí, ngôn ngữ ở dạng nhị

phân của máy tính.Các chương trình được viết trong tất cả các loại ngôn ngữ kháccuối cùng đều được chuyển thành ngôn ngữ máy trước khi chương trình đó được thihành Vì tập lệnh của ngôn ngữ máy phụ thuộc vào loại vi xử lí nên ngôn ngữ máy

sẽ khác nhau trên những máy tính có sử dụng bộ vi xử lí khác nhau

- Ưu điểm: Khi viết chương trình bằng ngôn ngữ máy, lập trình viên có thểđiều khiển máy tính trực tiếp và đạt được chính xác điều mình muốn làm Do đó,các chương trình ngôn ngữ máy được viết tốt là những chương trình rất hiệu quả(tốc độ thi hành nhanh, kích thước nhỏ)

- Nhược điểm: chương trình ngôn ngữ máy là thông thường sẽ mất rất nhiềuthời gian để viết, rất khó đọc, theo dõi để tìm lỗi Thêm vào đó, bởi vì chương trình

được viết bằng tập lệnh phụ thuộc vào bộ vi xử lý nên chương trình chỉ chạy đượctrên những máy tính có cùng bộ vi xử lý Ngôn ngữ máy cũng được gọi là ngôn ngữcấp thấp (low-level language).

Ngôn ngữ trung gian (kí hiệu hay hợp ngữ): Ngôn ngữ trung gian là ngôn

ngữ tương tự như ngôn ngữ máy nhưng lại sử dụng các kí hiệu gợi nhớ (mnemonicshay mã lệnh hình thức - symbolic operation code) để biểu diễn các mã lệnh củamáy Một đặc điểm nữa là ngôn ngữ trung gian cho phép định chỉ các hình thức(symbolic addressing), nghĩa là một vị trí bộ nhớ trong máy tính có thể được thamchiếu tới thông qua một cái tên hoặc kí hiệu Các chương trình hợp ngữ còn baogồm các chỉ thị vĩ mô (macro instruction) có thể tạo ra nhiều lệnh mã máy Cácchương trình hợp ngữ được chuyển sang mã máy thông qua một chương trình đặcbiệt gọi là trình hợp dịch (assembler)

- Ưu điểm: Giúp các lập trình viên dễ nhớ các chỉ thị của chương trình hơn,tương đối dễ dùng hơn ngôn ngữ lập trình máy

- Nhược điểm: Vẫn được xem là ngôn ngữ cấp thấp bởi vì nó vẫn còn rất gầnvới từng thiết kế của máy tính

Ngôn ngữ thuật toán (ngôn ngữ cấp cao): Ra đời vào cuối thập kỉ 1950,

1960, ngôn ngữ lập trình cấp cao gần gũi hơn với các ý niệm ngôn ngữ mà hầu hếtmọi người đều biết, bao gồm các danh từ, động từ, kí hiệu toán học, liên hệ và cácthao tác luận lí Các yếu tố này có thể được phối hợp, liên kết với nhau tạo thành mộthình thức của câu Các "câu" này được gọi là các mệnh đề của chương trình (programstatement).Ưu điểm quan trọng của ngôn ngữ thuật toán là thường không phụ thuộcvào máy tính, nghĩa là các chương trình viết bằng ngôn ngữ lập trình cấp cao có thểchạy trên các loại máy tính khác nhau (sử dụng các bộ vi xử lí khác nhau)

Một số ngôn ngữ cấp cao thường được sử dụng như: NET, C++, C#, ASP, JSP,PHP

c Công cụ tạo báo cáo

Khái niệm: Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo

(report)cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ

chương trình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu vàđược hiển thị ra máy in hoặc màn hình.

Các công cụ lập báo cáo bao gồm hai cơ chế tổng hợp: truy vấn và văn

bản dạng bảng

Cơ chế truy vấn: hỗ trợ đặc thù các báo cáo nghiệp vụ chứa các công cụ

mạnh để hợp nhất dữ liệu

Văn bản dạng bảng: là công cụ mạnh để hiển thị bất kì thông tin nào ra máy

in Nó không chỉ bảo đảm việc chuẩn bị chứng từ in một cách hiệu quả, mà còn giúpngười sử dụng xem trước các chứng từ trên màn hình ở dạng thuận tiện nhất

Một số công cụ tạo báo cáo

Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện

nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việc tạobáo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiệnnay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạngkhác như Excel

Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để

có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu Zoho Report sẽ giúp bạntiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp

Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element WordPro hỗtrợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord

2007 +), và RTF (Rich Text Format)

Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách:

- Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo kháthuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người laođộng theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để táisản xuất sức lao động, bù đắp hao phí của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh

Về cơ bản, kế toán tiền lương là quá trình hạch toán lao động Kế toán tiềnlương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của ngườilao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thànhsản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách vềlao động tiền lương của nhà nước Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệuquả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiệncác nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao độngcủa người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liênquan khác cho người lao động

+ Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và cáckhoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng

sử dụng liên quan

+ Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý

và chỉ tiêu quĩ tiền lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộphận liên quan

1.2.2 Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương

a Các hình thức trả lương

Việc tính lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theođặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý Trên thực

tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương sau:

* Hình thức tiền lương thời gian: Là hình thức tiền lương theo thời gian làm

việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức này, tiền

lương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng thời gian làm việc thực tế nhânvới mức lương thời gian.

+ Lương tháng: thường được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương

Mức lương tháng = Mức lương tối thiểu * (hệ số lương + tổng hệ số các khoản trợ cấp)

+ Lương ngày : là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và sốngày làm việc thực tế trong tháng

Mức lương ngày =

+ Lương giờ : Dùng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gianlàm việc không hưởng lương theo sản phẩm

Mức lương giờ =

+ Các chế độ tiền lương theo thời gian:

- Tiền lương thời gian giản đơn: tiền lương nhận được của mỗi người công

nhân tuỳ theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc của họ nhiềuhay ít quyết định

- Tiền lương thời gian có thưởng: tiền lươngthời gian giản đơn kết hợp với chế

độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc

Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc

của người lao động và mức lương thời gian của họ

* Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số

lượng, chất lượng sản phẩm, chất lượng công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầuchất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó Tiềnlương sản phẩm phải trả tính bằng: Số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩmhoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng, nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm

Để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm,doanh nghiệp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau

- Tiền lương sản phẩm trực tiếp: áp dụng với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm

- Tiền lương sản phẩm gián tiếp: áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sảnxuất sản phẩm

- Tiền lương sản phẩm giản đơn: tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá tiềnlương cố định

- Tiền lương sản phẩm có thưởng: tiền lương sản phẩm giản đơn kết hợp vớitiền thưởng về năng suất, chất lượng sản phẩm

- Tiền lương sản phẩm lũy tiến: tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá lương sảnphẩm tăng dần áp dụng theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lượng sản phẩm

- Tiền lương sản phẩm khoán: có thể khoán việc, khoán khối lượng, khoán sảnphẩm cuối cùng, khoán quỹ lương

Điều kiện áp dụng: dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết quả lao động.

b Quỹ lương

Quỹ tiền lương của DN là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động củadoanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả

+Quỹ tiền lương bao gồm:

- Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán;

- Các loại phụ cấp làm thêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại…;

- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vichế độ quy định;

- Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhânkhách quan như: Đi học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm…;

- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…

Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiềnlương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ

- Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm

vụ chính của họ, bao gồm: Tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian vàcác khoản phụ cấp kèm theo

- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thựchiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như : hội họp, tập quân sự, nghỉphép năm theo chế độ,…

Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trìnhsản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất khônggắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính vàtiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giáthành sản phẩm

Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giáthành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động Tiền lương phụ thường phảiphân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếpđến năng suất lao động

Để bảo đảm cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thìviệc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm quỹ tiền lương nhằmphục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

c Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn

+ Quỹ bảo hiểm xã hội:

Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng sốquỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực,…) của người lao độngthực tế phát sinh trong tháng

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 26%, trong đó 18% do đơn vịhoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 8% còn lại dongười lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.Quỹ BHXH đượcchỉ tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnhnghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý

+ Quỹ bảo hiểm y tế:

Quỹ BHYT: Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốcchữa bệnh, viện phí…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ…Quỹ nàyđược hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và cáckhoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng

Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 4.5%, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh và 1.5% trừ vào thu nhập của người lao động

+ Quỹ bảo hiểm thất nghiệp:

Quỹ BHTN được hình thành từ 2% tiền lương, tiền công tháng của người laođộng Trong đó, người lao động đóng 1%, người sử dụng lao động đóng 1%

+ Kinh phí công đoàn

KPCĐ: Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lươngthực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phísản xuất kinh doanh

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% do người sử dụnglao động đóng Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên

cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạtđộng công đoàn tại doanh nghiệp

d Thuế thu nhập cá nhân

 Đối tượng nộp thuế

Theo quy định tại Điều 2 của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Điều 2 của Nghịđịnh số 100/2008/NĐ-CP ngày 8/9/2008 của Chính phủ quy định chi tiết một sốđiều của Luật Thuế thu nhập cá nhân (gọi tắt là Nghị định số 100/2008/NĐ-CP), đốitượng nộp thuế thu nhập cá nhân bao gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú

có thu nhập chịu thuế theo quy định tại Điều 3 của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Điều 3của Nghị định số 100/2008/NĐ-CP Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế của đối tượngnộp thuế như sau:

Đối tượng nộp thuế đối với người có thu nhập cao (dưới đây gọi tắt là thuế thu nhập

- Người nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam bao gồm:

- Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong các doanh nghiệp, các tổchức kinh tế, văn hoá xã hội, các văn phòng đại diện, các chi nhánh công ty nước

ngoài tại Việt Nam, các cá nhân hành nghề độc lập tại Việt Nam có thời hạn lưu trúquá 183 ngày

- Người nước ngoài tuy không hiện diện tại Việt Nam nhưng có thu nhập phátsinh tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 3 của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Điều 3 củaNghị định số 100/2008/NĐ-CP:

Thu nhập chịu thuế bao gồm thu nhập thường xuyên và thu nhập khôngthường xuyên.Thu nhập thường xuyên bao gồm:

- Các khoản thu nhập dưới các hình thức tiền lương, tiền công, tiền thù lao,bao gồm cả tiền lương làm thêm giờ, lương ca 3, lương tháng thứ 13 (nếu có), tiềnphụ cấp; tiền trợ cấp thay tiền lương nhận từ quỹ bảo hiểm xã hội; tiền ăn chưa; ăngiữa ca (nếu nhận bằng tiền)

- Tiền thưởng tháng, quý, năm thường đột xuất nhân dịp ngày lễ tế ngàythành lập ngành, thưởng từ các nguồn dưới các hình thức: tiền, hiện vật

- Thu nhập do tham gia dự án, hiệp hội kinh doanh, hội đồng quản trị, hộiđồng kế toán, hội đồng doanh nghiệp;

- Tiền bản quyền sử dụng sáng chế, nhãn hiệu, tác phẩm; thu nhập về tiền nhuận bút;

- Các khoản thu nhập của các cá nhân không thuộc đối tượng nộp thuế thu

- Thu nhập doanh nghiệp như: thu nhập từ dịch vụ khoa học kỹ thuật

 Căn cứ tính thuế

+ Cách tính:

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công

là tổng số thuế được tính theo từng bậc thu nhập và thuế suất tương ứng theo biểuluỹ tiến từng phần, trong đó số thuế tính theo từng bậc thu nhập được xác định bằngthu nhập tính thuế của bậc thu nhập nhân (x) với thuế suất tương ứng của bậc thunhập đó

Thu nhập tính thuế được xác định bằng thu nhập chịu thuế trừ các khoản sau:

- Các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảohiểm bắt buộc và các khoản bảo hiểm bắt buộc khác theo quy định của pháp luật.

- Các khoản giảm trừ gia cảnh

- Các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học

+ Thuế suất: Thuế suất thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh,

từ tiền lương, tiền công được áp dụng theo biểu thuế luỹ tiến từng phần theo quyđịnh tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân, cụ thể như sau:

(Ban hành kèm theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính)

BẢNG HƯỚNG DẪN PHƯƠNG PHÁP TÍNH THUẾ THEO BIỂU THUẾ LUỸ TIẾN TỪNG

PHẦN

(đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh)Phương pháp tính thuế luỹ tiến từng phần được cụ thể hoá theo Biểu tính thuế rút gọn như sau:

* Trong đó TNTT là thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế áp dụng Biểu thuế này là thu nhập của cá nhân cư trú cóthu nhập chịu thuế từ kinh doanh và từ tiền lương, tiền công sau khi đã trừ đi khoảngiảm trừ gia cảnh, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện,nhân đạo, khuyến học

1.2.3 Các và chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng

1.2.3.1 Chứng từ hạch toán lao động

Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chứclao động, nhân sự của doanh nghiệp Các chứng từ ban đầu là cơ sở để tính lương

và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động Các chứng từ ban đầu bao gồm:

- Mẫu số 01a – LĐTL – Bảng chấm công: bảng chấm công do các tổ sản xuấthoặc các phòng ban lập nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người laođộng theo tháng hoặc theo tuần; bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b - LĐTL)

- Bảng thanh toán lương (mẫu 02 - LĐTL)

- Mẫu số 05 – LĐTL – phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

- Mục đính lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phảm hoặc công việc hoànthành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động, phiếu này do người giao việc lập,phòng lao động tiền lương thu nhận và kí duyệt trước khi chuyển đến kế toán làmchứng từ hợp pháp để trả lương

- Mẫu số 06 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Mẫu số 08 – LĐTL – hợp đồng giao khoán: phiếu này là bản kí kết giữangười giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc thời gian làm việc,trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đồng thời là cơ sở đểthanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán

- Bảng hanh toán tiền thuê ngoài – Mẫu 07 – LĐTL

- Bảng thanh lý nghiệm thu hợn đồng giao khoán – Mẫu 09 – LĐTL

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương – Mẫu 10 – LĐTL

1.2.3.2 Chứng từ tính lương và các khoản bảo hiểm.

Việc tính lương và các khoản trợ cấp, bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêngcho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất từng phòng banquản lý Căn cứ và các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảohiểm xã hội được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau:

-Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02 LĐTL)

-Danh người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội

-Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 03 - LĐTL)

1.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng

Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụngmột số tài khoản sau:

-Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: tài khoản phản ánh tiền lương, cáckhoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng … và các khoản thanh toánkhác có liên quan đến thu nhập người lao động

Kết cấu tài khoản như sau:

Bên nợ:

- Các khoản tiền lương và khoản khác đã trả người lao động

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập người lao động

- Các khoản tiền lương và thu nhập người lao động chưa lĩnh chuyển sangcác khoản thanh toán khác

Bên có: các khoản tiền lương, tiền công tiền thưởng có tính chất lương, bảohiểm xã hội và các khoản phải trả, phải chi chi người lao động

- TK 3341 - Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tìnhhình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiềnlương, thường, các khoản bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác

- TK3348 – Phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả vàtình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhânviên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng (Nếu có) có tính chất về tiền công

và cá khoản khác thuộc về thu nhập người lao động

- TK338 – Phải trả phải nộp khác: tài khoản này phản ánh các khoản phải rả,phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên vềkinh phí công đoàn ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản cho vay, cho mượngtạm thời giá trị tài sản thừa chờ xử lý…

Kết cấu tài khoản này

Bên nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý

- Khoản bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động

- Các khoản đã cho về kinh phí công đoàn

- Xử lý giái trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác

Bên có :

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính và cho phí kinh doanh, khấu trừ vàolương công nhân viên

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù

- Các khoản phải trả khác

TK338 có các tài khoản cấp 2:

TK3381 – tài sản thừa chờ giải quyết

TK3382 – Kinh phí công đoàn

TK3383, TK3384 – Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế

TK3385 – Phải trả về cổ phần hóa

TK3387 – Doanh thu chưa thực hiện

TK3388 – Phải trả phải nộp khác

1.2.4 Hệ thống sổ sách, báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán tiền lương

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang áp dụng hình thức kế toán để hạchtoán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Một số sổ sách, báo cáo được sử dụngtrong việc hạch toán kế toán tiền lương của đơn vị như sau:

Bảng thanh toán lương

Bảng thanh toán lương ngoài giờ

Bảng tính Thuế TNCN và các khoản giảm trừ theo lương

Bảng tạm ứng kì 1 tổng hợp

Bảng tạm ứng kì 1 đơn vị

Nhật kí tiền lương

Báo cáo thuế TNCN

Báo cáo Bảo hiểm

Báo cáo nộp KPCĐ

1.2.5 Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1 Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định vàphân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 241 - Tiền lương trả cho bộ phận XDCB

Nợ TK 622 - Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp SX

Nợ TK 623 - Tiền lương phải trả cho công nhân sử dụng máy

Nợ TK 627 - Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng

Nợ TK 641 - Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642 - Tiền lương phải trả cho NV các phòng ban quản lý DN

Có TK 334 - Tổng số tiền lương phải trả trong tháng Ghi chú : số tiền ghi Bên Nợ của các TK trên bao gồm : Tiền lương chính, tiềnlương phụ, phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp sản xuất, nhânviên phục vụ và quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý DN

2 Tiền thưởng phải trả cho người lao động:

Nợ TK 431(4311) - Thưởng từ quỹ khen thưởng

Nợ TK 622, 627, 641, 642,…- Thưởng tính vào chi phí kinh doanh

Có TK 334 - Tổng số tiền thưởng phải trả

3 Hàng tháng, căn cứ tổng tiền lương thực tế phải trả cho các đối tượng và tỷ

lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định, kế toán tiến hành tríchBHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ :

Nợ TK 622, 627, 641, 642 - Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334 - Phần tính vào thu nhập của người lao động

Có TK 338: Tổng mức trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

(Chi tiết: 3382, 3383, 3384)

4 Tính tiền BHXH phải trả cho người lao động:

+ Trường hợp DN được giữ lại một phần BHXH để trực tiếp chi tại DN Thì

số phải trả trực tiếp cho CNV kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 338 (3383)

Có TK 334

+ Trường hợp DN phải nộp toàn bộ số trích BHXH cho cơ quan BHXH, DN

có thể chi hộ (ứng hộ) cho cơ quan BHXH để trả cho CNV và thanh quyết toán khinộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan BHXH Kế toán ghi sổ:

Có TK 1388 - Tiền bồi thường và các khoản phải thu khác

6 Thanh toán tiền lương, BHXH cho CNV:

+ Ghi nhận giá thanh toán:

Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 334 - Tổng giá trị thanh toán

Có TK 512 - DTBH nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT )

Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT phải nộp

Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 334 - Tổng giá trị thanh toán

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá thanh toán)

8 Chuyển tiền nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ:

Mức trích trước hàng tháng = Tiền lương chính thực tế phải × Tỷ lệ

theo kế hoạch trả cho CNSXTT trong tháng trích trước

TL trích trc = ×100%

+ Khi trích trước tiền lương nghỉ phép, kế toán ghi:

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 335 - Chi phí phải trả+ Thực tế khi trả lương nghỉ phép kế toán ghi:

Nợ TK 335

Có TK 334

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI

CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG

2.1.1 Đôi nét giới thiệu về công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang.

- Tên tiếng anh: BAC GIANG IMPORT – EXPORT JOIN STOCK COMPANY

- Địa chỉ: Số 01 Nguyễn Văn Cừ - 02 Nguyễn Thị Lưu – Tp Bắc Giang – Tỉnh

Bắc Giang

- Điện thoại: (0240)3.854.386 – (0240)3.853.483

- Fax: 240014458

- Website: http://imexcobg.vn

- Tổng giám đốc: Ngô Văn Khanh.

- Vốn Điều lệ: 40.999.000.000 đồng Việt Nam

- Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh:

Sản xuất chế biến hàng hóa xuất khẩu và tiêu dùng trong nước, sản xuất giấy

in, giấy viết cao cấp, giấy tráng phấn và các loại giấy khác Tấm lợp thép hình,khung nhà tiền chế, chất phụ gia cho sản xuất giấy, các hàng hóa khác

Trực tiếp xuất khẩu mặt hàng nông - lâm - thủy- hải sản, hàng thủ công mỹnghệ, hàng thực phẩm, hàng công nghiệp Trực tiếp nhập khẩu máy móc vật tư thiết

bị phục vụ sản xuất công - nông - ngư nghiệp, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải

và các mặt hàng khác trong danh mục Nhà nước cho phép

Tổ chức sản xuất mua bán, trao đổi hàng hóa chế biến gia công liên doanh liênkết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh các mặt hàng được nhà nước cho phép

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang là doanh nghiệp Nhà nước đượcchuyển đổi thành Công ty cổ phần theo Quyết định số 202/QĐ-CT ngày 22/02/2005của Chủ tịch UBND Bắc Giang

Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang chịu sự quản lý Nhà nước của SởThương mại và Du lịch tỉnh Bắc Giang trên cơ sở bàn giao một phần vốn, tài sản,con người của Công ty xuất nhập Hà Bắc cũ Công ty có tư cách pháp nhân, có condấu riêng và mở tài khoản tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng thươngmại, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập Hoạt động theo điều lệ của Công ty

cổ phần, Luật doanh nghiệp và Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp Giấy chứngnhận đăng kí doanh nghiệp

2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế toán tài vụ

Phòng kinh doanh XNK

Chi nhánh

Hà Nội

Nhà máy giấy Xương Giang

Chi nhánh Móng Cái

Cửa hàng

số 1 Bắc Giang

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty