Bài giảng kỹ năng lãnh đạo và quản lý thiết lập và sử dụng quyền lực PGS TS trần văn bình

Cách làm tăng quyền lực mối quan hệ: • Thông qua sự trao đổi lẫn nhau theo quy luật có qua có lại • Tăng sự lệ thuộc của ngư ời khác vào bạn  Sự lệ thuộc của ng ư ời khác vào bạn: Yếu

PGS TS Trần Văn Bình

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1 Một số khái niệm cơ bản về chức năng điều

khiển trong quản lý

2 Thiết lập và sử dụng quyền lực trong quản lý

3 Trao quyền và uỷ thác công việc

4 Trình tự uỷ thác công việc

CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN

TRỊ

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG ĐIỀU

KHIỂN

“Điều khiển là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay nhóm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định”

Tác động, ảnh hưởng đến người khác để chắc chắn rằng công việc của người đó sẽ được hoàn thành với hiệu quả

BẢN CHẤT

PHƯƠNG TIỆN ĐỂ TÁC

ĐỘNG

Người cán bộ quản lý tác động, gây ảnh hưởng đến nhân viên thông qua quyền lực trong phạm vi quyền hạn cho phép

THẢO LUẬN

Trong một đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp

thì biểu hiện của quyền lực là gì?

QUYỀN LỰC

• BIỂU HIỆN TRỰC TIẾP CỦA QUYỀN LỰC

 Điều kiển việc phân bố nguồn lực

 Giải quyết tranh chấp

 Tuyển dụng, huấn luyện, sa thải và thăng tiến

nhân viên

 Giao nhiệm vụ

• BIỂU HIỆN GIÁN TIẾP CỦA QUYỀN LỰC

 Dàn xếp vấn đề của một cuộc tranh cải quan trọng

 Khuyến khích mọi người xây dựng mục tiêu

KHÁI NIỆM CỦA QUYỀN LỰC

Là khả năng (quyền) tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác trong đơn vị, tổ chức

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Những ai có quyền lực trong một tổ chức,

doanh nghiệp?

Nguồn gốc của Quyền lực (Làm thế nào để có đ ược quyền lực)

THIẾT LẬP QUYỀN LỰC

 Quyền lực do vị trí chức vụ mang lại

 Quyền lực cá nhân do uy tín mang lại

Quyền lực vị trí

1 Nguồn gốc: Quyền lực vị trí bắt nguồn từ vị trí chính

thức của bạn trong tổ chức Vị trí này đ ợc đi kèm với ược đi kèm với một chức danh, một tập hợp trách nhiệm, một mức độ quyền hạn để hành động và kiểm soát các nguồn lực

2 Bí quyết để tận dụng quyền lực vị trí:

- Chỉ dùng quyền lực vị trí khi thật cần thiết

- Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu đ ợc giới hạn của quyền ược đi kèm với

lực vị trí của bạn và đừng cố vư ợt qua ranh giới đó

- Hãy bảo vệ không để quyền lực vị trí của bạn bị ngư ời

Quyền lực mối quan hệ

1 Nguồn gốc: Từ mối quan hệ của bạn với ngư ời khác

2 Xây dựng quyền lực thông qua liên minh: Các liên minh

có thể giúp bên yếu thế tăng thêm quyền lực cần thiết để thúc đẩy những đề xuất của họ hoặc ngăn chặn những

điều mà họ cho là không thể chấp nhận đ ược

- Liên minh tự nhiên: Các bên cùng chia sẻ các quyền lợi

cơ bản Nó có tính bền vững v cùng mục tiêu và lợi ích à cùng mục tiêu và lợi ích

- Liên minh có vấn đề riêng của các bên: Liên minh này

được tạo ra quanh một vấn đề tạm thời, ít bền vững và

dễ bị phá vỡ

Quyền lực mối quan hệ

3 Cách làm tăng quyền lực mối quan hệ:

• Thông qua sự trao đổi lẫn nhau theo quy luật có qua có

lại

• Tăng sự lệ thuộc của ngư ời khác vào bạn

 Sự lệ thuộc của ng ư ời khác vào bạn: Yếu tố thuận lợi

 Sự lệ thuộc của bạn vào ng ư ời khác: Yếu tố bất lợi

 Xử lý sự lệ thuộc của bạn vào cấp trên: T ỡm hiểu mục

tiêu, điểm yếu, điểm mạnh của cấp trên và cả bản thân

và sử dụng những gỡ tỡm đ ược để xây dựng mối quan hệ làm hài lòng cấp trên và bản thân (c ư xử trung thực,

luôn có thông tin cho sếp, đáng tin cậy trong công việc)

Quyền lực cá nhân

1 Nguồn gốc: Quyền lực cá nhân là quyền lực mà bạn có

được qua sự công nhận của ngưười khác về những phẩm chất, tính cách, năng lực của bạn

2 Đặc tr ng: Quyền lực cá nhân liên quan đến một hoặc

nhiều phẩm chất cá nhân của bạn như :

 Là khái niệm chỉ phạm vi quyền lực của một ai

đó Người này có thể sử dụng quyền hạn của mình để tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác

 Ví dụ về quyền hạn của

- Quản đốc phân xưởng

- Trưởng phòng kế hoạch

QUYỀN HẠN LÀ GÌ ?

SỰ DỤNG QUYỀN HẠN TRONG QUẢN LÝ

 Trong quản lý, sử dụng quyền hạn là để đảm bảo

sự tuân thủ của các thành viên trong sự phối hợp và kiểm soát.

hạn sẽ làm triệt tiêu sự sáng tạo của nhân viên.

 Ở một thái cực khác là không sử dụng quyền hạn

để đánh mất vai trò quản lý

CHIA SẺ KINH NGHIỆM

 Hãy lấy ví dụ trong thực tế về những biểu hiện lạm dụng quyền lực của lãnh đạo

 Hậu quả của việc lạm dụng quyền lực

CHIA SẺ KINH NGHIỆM

 Hãy lấy ví dụ trong thực tế về biểu hiện của từ bỏ quyền lực của lãnh đạo

 Hậu quả của việc từ bỏ quyền lực

TRAO QUYỀN VÀ ỦY THÁC CÔNG VIỆC

 Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;

 Trao quyền đòi hỏi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc được giao, đồng thời cũng sẽ giúp cho nhân viên tận dụng khả năng sáng tạo của mình và thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

KHÁI NIỆM ỦY THÁC

 Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;

 Ủy thác công việc tức là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt nhà lãnh đạo thực hiện công việc

 Ủy thác công việc gắn liền với quyền hạn và trách nhiệm

 Nhà lãnh đạo sẽ mất đi một số quyền hạn khi giao cho nhân viên quyền hạn để thực hiện một công việc nào đó, bỏi họ không còn ra quyết định nữa

 Nhân viên sẽ quyết định và thực hiện công việc được ủy thác

CHÚ Ý

• Ủy thác không phải đơn thuần là giao việc.

• Ủy thác không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.

• Ủy thác không phải là từ bỏ trách nhiệm.

• Ủy thác bao hàm các khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm cuối cùng và quyền lợi.

ÍCH LỢI CỦA ỦY THÁC CÔNG VIỆC

 Ủy thác công việc cho phép nhà quản lý giành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng là lập kế hoạch

CÁC MỨC ĐỘ ỦY THÁC CÔNG

VIỆC

• Dựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc:

 Ủy thác hoàn toàn

 Ủy thác chủ yếu

 Ủy thác giới hạn

ỦY THÁC HOÀN TOÀN

• Đây là mức độ ủy thác công việc cao nhất Mức

độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ

• Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định Nhà lãnh đạo chỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao

ỦY THÁC CHỦ YẾU

• Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và

chỉ ra các kế hoạch hoạt động

• Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định tiến

hành công việc như thế nào, nhưng theo định kỳ phải báo cáo tiến độ công việc cho nhà lãnh đạo.

ỦY THÁC GiỚI HẠN

cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành

• Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra,

ỦY THÁC TỐI THIỂU

Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước tiến hành cụ thể, thời gian hoàn thành Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc

NHỮNG CÔNG VIỆC KHÔNG NÊN ỦY

THÁC

• Đánh giá thành tích công tác

• Định hướng hoạt động của đơn vị

• Động viên nhân viên

• Giao tiếp với nhân viên

• Xây dựng ê kíp

ĐỂ ỦY THÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC

TỐT

 Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và

thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ

với nhân viên thích hợp

 Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng

cần thiết

 Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc

thực hiện của nhân viên

THẢO LUẬN TẠI LỚP

Có những lý do nào khiến người quản lý

không muốn ủy thác công việc?

HẬU QUẢ CỦA VIỆC KHÔNG THỰC HIỆN TỐT

CÔNG VIỆC ỦY THÁC

• Lãnh đạo luôn phải làm việc quá tải

• Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan.

• Nhân viên lơ là trong công việc.

• Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.

• Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.

• Lãng phí nguồn lực cơ quan.

• Các quyết định có chất lượng thấp.

QUY TRÌNH ỦY THÁC CÔNG VIỆC

Quá trình uỷ thác được chia làm 3 phần:

• Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả

• Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác

• Phần 3: Phản hồi thông tin

CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU

QUẢPhần này được tiến hành trong 3 bước :

• Bước 1 : Xác định công việc, nhiệm vụ, lý do cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.

• Bước 2 : Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào.

CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU

QUẢ

• Bước 3 : Lựa chọn người có thể uỷ thác Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ?

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY

THÁC

Phần này được tiến hành trong 2 bước:

• Bước 4 : Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với

họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY THÁC

• Bước 5 : Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.

PHẢN HỒI THÔNG TIN

Phần này được tiến hành trong 2 bước:

• Bước 6 : Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.

• Bước 7 : Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.

THAY CHO LỜI KẾT

• Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những áp lực,

để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc

• Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản

lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình