Bài giảng concepts in enterprise resource planning (2nd edition) chương 2 sự phát triển của các hệ thống ERP

Giới thiệu• Hệ thống ERP có thể tích hợp các hoạt động của công ty bằng cách cung cấp một môi trường làm việc xuyên suốt công ty với ưu điểm là: • Dùng chung 1 CSDL cho tất cả các hoạt đ

Giới thiệu

• Việc tăng cường tính hiệu quả của các HTTT sẽ làm tăng hiệu suất khi thực hiện các qui trình  tăng tính cạnh

tranh của công ty

• Sự tương tác của HTTT xuyên suốt các bộ phận là một hiện tượng tương đối mới

• Sự tương tác yếu kém có thể dẫn đến hao tốn chi phí

Giới thiệu

• Hệ thống ERP có thể tích hợp các hoạt động của công

ty bằng cách cung cấp một môi trường làm việc xuyên suốt công ty với ưu điểm là:

• Dùng chung 1 CSDL cho tất cả các hoạt động

• Mỗi chức năng có thể truy xuất dữ liệu phù hợp tại thời điểm bất kỳ

• Hệ thống ERP có thể làm giảm ngay các chi phí hoạt

động và tăng hiệu quả ngay các hoạt động của doanh nghiệp

Giới thiệu

• Một ví dụ tại bộ phận IBM Storage Systems sau khi triển khai ERP:

• Việc định giá lại hàng trong kho chỉ mất 5 phút thay vì

5 ngày như trước đây

• Việc vận chuyển hàng thay thế chỉ mất 3 ngày thay vì

22 ngày

• Kiểm tra công nợ khách hàng chỉ mất có 3 giây thay

vì là 20 phút

Sự tiến hóa của HTTT

• Ngày nay, việc sử dụng các HTTT tích hợp là một điều hiển nhiên, nhưng trước nhưng năm 1990 là một trong những kỹ thuật rất khó hiện thực

• Có 3 yếu tố dẫn đến sự phát triển các hệ thống ERP:

• Sự phát triển mạnh mẽ về phần cứng cũng như phần mềm

• Về các lĩnh vực như: khả năng xử lý, bộ nhớ và truyền thông

• Sự thay đổi trong nhận thức về HTTT tương tác

• Sự tái cấu trúc các công ty chuyển từ tập trung trên chức năng (functional focus) sang tập trung trên quản

lý hoạt động (managerial focus)

Phần cứng và Phần mềm

• Phần cứng ngày càng nhỏ hơn, rẻ hơn và nhanh hơn

• Theo Gordon Moore, số transistors trong 1 chip sẽ tăng gấp đôi sau mỗi 18 tháng (xem hình 2-1)

• Nhận định này trong khả năng xử lý vẫn đúng cho

đến hôm nay

• Khả năng của máy tính ngày nay đã làm cho các hệ

thống ERP trở nên hiện thực, dễ được chấp nhận

Figure 2-1 The actual increase in transistors on a chip approximates Moore’s Law

Courtesy of Intel Corporation

Phần cứng và Phần mềm

• Mainframe là dòng máy đầu tiên của hệ thống máy tính

• Là 1 máy tính lớn có nhiều người dùng Việc truyền thông được thực hiện thông qua các thẻ giấy đục lỗ

• Thiết bị cuối (Terminals)—chủ yếu là màn hình và

bàn phím, không có khả năng tính toán, được dùng

để liên lạc với máy mainframe

• Máy tính cá nhân (Personal Computer -PC) cho phép mỗi cá nhân tự chủ nhiều hơn trong tính toán

• Các phần mềm ứng dụng như xử lý văn bản, bảng tính, hay trình bày được phát triển trên dòng máy này

• Việc dùng chung các thiết bị đắc tiền dẫn đến sự phát triển mạng máy tính

trung dữ liệu cho việc chia sẽ này.

• Một tính chất rất quan trọng của các hệ thống

Client-server là khả năng mở rộng (scalability), tương tự như

• Để có thể được sử dụng trong các hệ thống ERP,

CSDL quan hệ cần phải có khả năng tìm kiếm dữ liệu

ở tốc độ cao trên một lượng dữ liệu khổng lồ và phức tạp

• Đến những năm 1990, phần cứng, mạng và hệ QT CSDL

đã đáp ứng được nhu cầu của các hệ thống ERP hiện

Gốc của ERP: Quản lý sản xuất

• Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Materials

Requirements Planning -MRP) được phát triển vào cuối thập niên 60 và đầu thập niên 70

• Hệ thống MRP software cho phép công ty bắt đầu với việc dự báo bán hàng, đến sản xuất sản phẩm và đến lập kế hoạch

Mô hình doanh nghiệp theo chức

năng

• Do Alfred P Sloan, nhà sáng lập General Motors, đề

xuất vào những năm 30s

• Mô hình này rất thành công ở những thập niên sau đó, nhưng đến thập niên 80, mô hình xuất hiện một số

những yếu điểm trong môi trường cạnh tranh:

• Việc ra quyết định nhanh và linh hoạt trong môi

trường này diễn ra một cách khó khăn, nếu không

muốn nói là không thể

• Cơ cấu tổ chức trở nên cồng kềnh và bộ phận lãnh đạo thì quá tải vì công việc

• Khả năng phản ứng lại trước sự thay đổi của thị

trường là rất giới hạn

Mô hình doanh nghiệp theo chức

Material & Product Flow

Figure 2-2 Information and material flows in a functional business model

Mô hình doanh nghiệp theo qui

trình

• Đối với các công ty quản lý theo “hướng qui trình”

(process-oriented company), dòng thông tin và những hoạt động quản lý là theo chiều ngang (“horizontal”) —xuyên qua các bộ phận chức năng

• Theo cách này, việc ra quyết định trở nên nhanh hơn và linh hoạt hơn

• Michael Hammer’s Reengineering the Corporation

encouraged managers to take a “horizontal” business

process view of their companies

Top Management

Finance &

Accounting

Accounts Payable

Accounts Receivable

Marketing & Sales

Supplies Conversion Storage & Shipping

Material & Product Flow

Figure 2-3 Information and material flows in a process business model

• Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP) was

formed in Mannheim, Germany, in 1972 by five former

IBM systems analysts

• Mục tiêu của SAP là phát triển một sản phẩm phần mềm chuẩn cho doanh nghiệp, và quá trình “cấu hình” hệ thống

sẽ được thực hiện phụ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp

• Những người sáng lập SAP hướng sản phẩm đạt tới

mức độ:

• Dữ liệu luôn đạt tới mức theo thời gian thực

• Người dùng chỉ làm việc trên máy tính, không còn trên giấy

• Sản phẩm phần mềm đóng gói đầu tiên của SAP được phát triển vào ban đêm, trên máy tính khách hàng của họ

• Vào những năm đó, máy tính không phổ biến

• Gói phần mềm đó có nhiều tên gọi khác nhau: R, RF

and R/1

• Từ năm 1978 đến 1982, SAP đã phát triển thêm nhiều gói phần mềm tích hợp vào hệ thống trên, và hệ thống được đặt tên mới: R/2

• R/2 vẫn là phiên bản cho mainframe computer

• Đến 1988, SAP đã phát triển R/2 thành phiên bản quốc

tế và đã bán khoảng 1,000 systems

SAP R/3

• SAP R/3 được phát triển từ 1988 đến 1992

• R/3 dựa trên mô hình client/server  có thể hoạt

động trên nhiều hệ thống khác nhau, bao gồm cả

• Hầu hết các phần mềm doanh nghiệp được phát triển trong những năm 60 và 70 đều dùng 2 số nguyên để lưu trữ giá trị năm nhằm để tiết kiệm bộ nhớ

• Ví dụ, 10/29/1975  10/29/75

• Và lỗi đã xảy ra với các giá trị ngày sau ngày 12/31/99,

do máy tính hiểu 10/29/1901 thay vì là 10/29/2001

  Các doanh nghiệp này đối mặt với một trong hai sự lựa chọn, đây là việc rất khó khăn và quan trọng:

• Sửa đổi hệ thống cũ sao cho phù hợp với yêu cầu

này

• Hoặc xem đây là cơ hội để chuyển sang các hệ thống ERP

• Nhu cầu về các nhà tư vấn có trình độ cao giảm đột ngột vào giữa năm 1999

• Do lúc này các công ty đã quyết định cách thức phù hợp để giải quyết sự cố Y2K  doanh số bán ERP cũng giảm

ERP Vendors

• Sự hợp nhất bắt đầu xảy ra với các công ty ERP

• PeopleSoft mua ERP vendor J.D Edwards vào năm 2003

• Oracle, sau thời gian dài theo đuổi, đã thâu tóm được PeopleSoft vào năm 2005

• Hiện tại, SAP và Oracle là 2 nhà cung cấp ERP lớn nhất thế giới

• Và Microsoft như “chú ngựa ô” trong thị trường này khi bất ngờ xuất hiện trong top 10 về doanh số ERP trong năm 2008, với việc hướng sản phẩm ERP đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB - small and

medium sized businesses)

• Marketing and Sales

• Production and Materials Management

• Human Resources

• Accounting and Finance

Data Flow between Functional Areas

Marketing and Sales

Human Resources

Accounting

and Finance

Production and Materials Management

Central Data

Figure 2-4 Data flow within an integrated information system

• The Materials Management (MM) module manages

• The acquisition of raw materials from suppliers (purchasing)

• Handling of raw materials inventory

• The Production Planning (PP) module is where

production is planned and scheduled, and actual

SAP R/3 Modules

• The Quality Management (QM) module helps to plan and record quality-control activities, such as product inspections and material certifications

• The Plant Maintenance (PM) module allows planning for preventative maintenance of plant machinery and managing maintenance resources

• The Asset Management (AM) module helps the

company to manage fixed-asset purchases (plant and machinery) and the related depreciation

• The Human Resources (HR) module facilitates

employee recruiting, hiring, training, payroll and

benefits

• The Financial Accounting (FI) module records

transactions in the general ledger accounts It is used

to generate financial statements for external reporting purposes

SAP R/3 Modules

• The Controlling (CO) module is used for internal

management purposes

• In CO, the company’s manufacturing costs are

assigned to products and to cost centers, so that the profitability of the company’s activities can be analyzed

• The CO module supports managerial decision-

• The Workflow (WF) module is a set of tools that can

be used to automate any of the activities in R/3

SAP R/3 Modules

FI

Financial Accounting

QM

Quality Mgmt.

PM

Plant Maint.

HR

Human Resources

AM

Asset Mgmt.

PS

Project System

• Việc cập nhật/nâng cấp phần mềm cũng là vấn đề đối với các hệ thống khác nhau.

• Vì những khó khăn này, nên một công ty khi quyết định sử dụng nhiều hệ thống phải chắc chắn rằng lý do sử dụng hệ

• Ví dụ: Tolerance groups in Financial Accounting

• To minimize the risk from unauthorized transactions, tolerance groups can be established to limit the dollar value of transactions that can be posted by different employee groups

Tolerance Group Setting

Leaving the group blank means this is the default tolerance group

Limits for single document and item

in a document

Limits on how much an entry

• Best Practices thể hiện cái cách mà các business

transaction được thực hiện như thế nào để mang lại

hiệu quả cao nhất

• Khi người dùng điều chỉnh/sửa đổi các hệ thống ERP theo từng qui trình đặc thù  có thể dẫn đến tính best practices của hệ thống bị phá vỡ  họ sẽ có thể không nhận được những lợi ích từ tính chất này như ban đầu

ERP for Midsize Companies

• Trong năm 1998, có khoảng 500 công ty triển khai ERP

• Các công ty ERP bắt đầu hướng tới các công ty cở trung (ít hơn 1000 nhân viên)

• Ở châu Âu, ngân sách hàng năm cho IT của các công ty này vào khoảng 50 tỷ dollar

• Ở US thì nhiều hơn

• Để vào thị trường này, SAP đã phát triển các sản phẩm chuyên biệt theo từng lĩnh vực dựa trên phiên bản R/3, như là:

• Oil and gas, automotive, banking, chemicals, etc

• Điều này đã làm cho ERP hấp dẫn hơn đối với các công

ty này

Best of Breed Approach

• Một vài công ty chọn cách triển khai ERP theo hướng Best of Breed, tức là hệ thống ERP được triển khai có các modules từ các nhà cung cấp khác nhau

• Hướng Best of Breed có thể trở nên không hợp thời (lạc hậu) khi đối diện với các vấn đề sau:

• Phần mềm có thể kết nối được nhiều hệ thống khác nhau

• Cập nhật phần mềm trở nên phức tạp hơn

• Tính “Real-time” của dữ liệu khó trở thành hiện thực

Implementation Challenges

• Vào những năm 1990, nhiều công ty phải nếm trải

những khó khăn trong việc triển khai ERP, như về thời gian – quá lâu; độ phức tạp – quá nhiều

• Dell hủy bỏ triển khai SAP

• Owens-Corning thì có thời gian triển khai quá lâu

• FoxMeyer Drug thì phá sản, ít nhất là 1 phần,  trở ngại trong việc triển khai ERP

• SAP  Accelerated SAP (ASAP), cải tiến phương pháp

và công cụ trong việc triển khai

• The latest version of ASAP is called Solution Manager

New SAP Products

• Business Warehouse (BW) đã đem đến users khả năng

phân tích dữ liệu rất linh hoạt và công cụ tạo report cực

• Cho phép phân tích dữ liệu bán hàng  xác định hướng

và cơ hội kinh doanh

• Advanced Planner and Optimizer (APO) thì tạo ra mo6ii

trường phối hợp tốt hơn giữa các nguồn lực khác nhau

trong doanh nghiệp với nhà cung cấp và khách hàng trong việc lập kế hoạch sản xuất.

• NetWeaver cung cấp một môi trường hoàn thiện cho việc R/3 kết nối Internet.

Choosing Consultants and Vendors

• ERP là hệ thống phức tạp  một cá nhân không thể

nắm hết toàn bộ hệ thống  chí ít là để so sánh giữa các hệ thống với nhau

• Một nhóm, bao gồm external consultants, đem đến khả năng chọn lựa một ERP tốt nhất cho doanh nghiệp

• Thành viên của nhóm có thể từ consultants và company experts là điều cần thiết để xác định how to configure

ERP software một cách tốt nhất

ERP Software Benefits

• Môi trường tương tác chung, toàn diện bao gồm cả

currency exchange rates

• Giảm đáng kể việc bảo hành IT: single system is easier

to maintain

• Cung cấp thông tin nhất quán  công ty chuyển từ giám sát sang quản lý và khai thác thông tin

ERP System Costs

• Chi phí cho ERP:

• Phụ thuộc vào độ lớn và độ phức tạp của gói phần mềm

• Và bao gồm:

• Các yêu cầu phần cứng của hệ thống

• Phí tư vấn và phân tích doanh nghiệp

• Thời gian triển khai

• Phí huấn luyện (= cost to develop and deploy training + employees’ time away from their job)

• Với công ty lớn, hơn 1,000 nhân viên, khoảng chi phí

cho hệ thống ERP phức tạp có thể từ $50 million đến

Is ERP for everyone?

• Doanh nghiệp cần hiểu rõ:

• Định hướng phát triển của doanh nghiệp

• Cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp

• Văn hóa

trước khi chọn triển khai ERP

• Một DN có thể không sẳn sàng cho triển khai ERP khi:

• Qui trình hoạt động không rõ ràng và không được

quản lý tốt

• Nếu công ty không có quyết tâm và sự chuẩn bị tốt

để thay đổi các qui trình cho hiệu quả hơn  DN sẽ không có lợi gì khi triển khai ERP

Is ERP software inflexible

• Phần mềm ERP được thiết kế trên tinh thần “best

practices”  khuyến khích công ty sử dụng các qui trình của phần mềm theo cách mà ERP thực hiện

• Với SAP, công ty có thể điều chỉnh/thay đổi thông qua việc sử dụng ngôn ngữ Advanced Business Application Programming (ABAP)

• SAP là một sản phẩm open-source, tức là người

dùng có thể truy xuất source code

Returns from the ERP Investment

• ERP loại trừ các hoạt động dư thừa và sự trùng lắp dữ liệu  kết quả là giảm nhu cầu nhân sự

• ERP có thể hỗ trợ việc sản xuất ra sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn  kết quả là tăng khối lượng bán

• ERP có thể được dùng để cạnh tranh với các đối thủ

Return on Investment (ROI)

• ROI = Lợi ích dự án/chi phí dự án, có điều chỉnh theo giá trị của tiền theo thời gian

• Tỷ lệ ROI của ERP rất khó tính toán

• Rất nhiều chi phí và lợi ích vô hình

• Vài công ty không quan tâm đến việc xác định ROI 

họ nên quan tâm đến điều này

• Vài công ty, như Pitney Bowes, nhìn thấy được lợi

ích/ kết quả tức thời

• Vài công ty, như Toro, phải mất một ít thời gian để

thấy được kết quả hữu hình

triển khai ERP.

• Vài Lãnh đạo DN và IT không xem trọng việc đào tạo nhân

sự chủ chốt và huấn luyện nhân viên sử dụng.

• Đôi khi quyền quản trị hệ thống đã không được trao cho

Evolution of ERP Systems

• Hệ thống ERP systems chỉ trở nên phổ biến từ những năm 90

• ERP vẫn là một kỹ thuật non trẻ, và tương lai phát

triển rất khó dự đoán

• Nhiều khả năng mở rộng được tích hợp vào phần core của ERP

• Customer Relationship Management (CRM)

• Supply Chain Management (SCM)

• Strategic Enterprise Management (SEM)

• Internet connectivity

ERP and the Internet

• Những nhà phát triển ERP tiếp tục tích hợp khả năng

Internet vào ERP

• Phiên bản mới nhất của SAP về Internet là NetWeaver,

là một sự phát triển làm đơn giản hóa việc tương tác

giữa R/3 với Internet

• Với các hệ thống ERP này có thể dẫn tới sự phát triển của các hệ thống e-Commerce

Maximizing ERP Value

• Để ERP có thể phát huy được giá trị, các công ty nên:

• Tương tác: hệ thống ERP phải được tương tác

xuyên suốt trong công ty để đạt hiệu quả trong việc chia sẽ dữ liệu

• Tối ưu: mặc dù rất nhiều triển khai chỉ nhằm đến giải quyết vấn đề Y2K Many implementations were

rushed to avoid the Y2K problem Các công ty cần

tiến xa hơn nữa bằng cách dùng ERP để cải thiện / thay đổi các qui trình trong doanh nghiệp

• Thông tin: Việc yêu cầu khai thác hiệu quả các thông tin có được từ ERP là công việc khó khăn