Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại công ty cổ phần phát triển tây hà nội

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vậttư tại công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho nhân viênphòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằmngoài quy luật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp khôngnhững khai thác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầuthị trường Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phảiđạt chất lượng, mẫu mã đa dạng,giá cả hợp lý Một trong những yếu tố tácđộng về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyên vậtliệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phí nguyênvật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành Vì vậy, quản lýnguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mụctiêu lợi nhuận Do đó, yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinhthần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng…nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất màviệc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâuthu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Điều đó chỉ có thể thực hiện được khicác doanh nghiệp có sự ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quá trình quản lý

nguyên vật liệu Và đó cũng chính là lý do em chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội”

II Mục đích của đề tài

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,phục vụ tốt quá trình lên kế hoạch thu mua, quản lý kho, cung cấp kịp thờingyên vật liệu cho bộ phận xây dựng

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con ngườinhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giảm chi phí nhân công, nâng caodoanh thu cho công ty

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho, nhân viên vật tư trong việcquản lý nguyên liệu, vật liệu của Công ty

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật

tư tại công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho nhân viênphòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư kịp thời, đáp ứng tiến độ thi công,

kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật

tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết giúp các nhà quản trị của công ty nắmbắt thông tin kịp thời đưa ra các quyết định mang tính chiến lược Nghiên cứu

hệ thống kế toán chi tiết vật tư của Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữlập trình Visual Foxpro để thiết kế được một chương trình quản lý chi tiết vật

tư đáp ứng nhu cầu của Công ty

IV.Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống cung ứng vật tư của công ty

Hệ thống kế toán vật tư của Công ty

Hệ thống kho của Công ty

V Kết cấu của đồ án

Đề tài :“Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội”.

Chương I: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và

công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Chương II: Tình trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty

cổ phần phát triển Tây Hà Nội

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống hoạch toán chi tiết vật tư tại

công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội

Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các

cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần phát triển Tây HàNội Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầygiáo cô giáo trong cả quá trình học tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là thầygiáo – Phan Phước Long đã hướng dẫn em rất chu đáo, nhiệt tình trong thờigian qua

Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2010

Sinh viên Nguyễn Thị Phương Loan

CHƯƠNG I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về phân tích thiết kế HTTT

1 1 1 Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp

1.1.1.1 HTTT quản lí trong doanh nghiệp

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổchức nói chung, và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiệnnay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổchức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thácthông tin một cách triệt để

 HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức

để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợgiúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức HTTT còn giúp cácnhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quannhững đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

 HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT cóhiệu quả trong một tổ chức HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của

tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo,

hỗ trợ cho các quyết định của quản lí dựa trên cơ sở các quy trình, thủ tụccho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho rathông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu

Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:

 Hệ thống nhân sự, tiền lương

 Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng

HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanhnghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong

phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời Do đó nó có vai trò vô cùng quantrọng đối với doanh nghiệp.

1.1.2 HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh vàsản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lýkinh doanh và sản xuất

1.1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư

Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm cácHTTT chính:

 Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu : là thông tin về mứcvật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất Với các thông tin cụ thể về mức hàng

dự trữ, kế hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vậtliệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…

 Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ : cung cấp thông tin vềviệc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảosẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất

 Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu:phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra haykhông để có những báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổchức

1.1.3 Chu trình phát triển một HTTT

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là :

 phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơhội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triểnHTTT

 xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến bao gồm:

1.1.3.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cungcấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các côngviệc

- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụngmong đợi hệ thống sẽ mang lại

- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bêntrong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra,

so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chiphí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống.

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin

để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thốngphần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thốngthực

- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thànhbản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống đượcgắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập

dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.1.3.4 Lập trình và kiểm thử.

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữliệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử cácmodule chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

- Đưa vào vận hành

- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng

 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổchức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hìnhdung được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

1 Biểu đồ ngữ cảnh

2 Biểu đồ phân rã chức năng

3 Danh sách các hồ sơ sử dụng

4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

5 Mô tả chi tiết chức năng lá

 Biểu đồ ngữ cảnh: Là biểu đồ mô tả mối quan hệ thông tin của hệ

thống với các tác nhân bên trong và bên ngoài tổ chức

Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là:

 Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống

 `Kí pháp: Hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 phần: phần trên ghi

số 0, phần dưới ghi tên của hệ thống

 Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống ở đầu

 Kí pháp:

 Luồng dữ liệu:

 Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác,

từ nguồn đến đích Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống

0

Hệ thống quản lí bán hàng

Tên luồng dữ liệu

 Các tác nhân:

 Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ

phận của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác

Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.

Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc

lấy thông tin ra từ hệ thống

 Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên

 Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong

 Biểu đồ phân rã chức năng: Là biểu đồ hình cây, trong đó gốc cây

thể hiện chức năng chính của toàn bộ hệ thống, từ gốc cây tiếp tục hình thànhnên các nhánh cây mức 1,2,3… –đây chính là quá trình phân tích chức năngchính thành các chức năng cụ thể đơn giản hơn tương ứng với các mức, quátrình phân rã được tiếp tục cho tới khi đạt được các chức năng cơ bản và dễthực hiện nhất gọi là các chức năng lá

Biểu đồ gồm các chức năng và liên kết các chức năng:

 Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sảnphẩm thông tin dịch vụ

 Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng củanó

 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

 Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

 Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng

 Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

TÊN TÁC NHÂN

U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột.

C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạ hồ sơ ở cột

Còn lại : Để trống

 Quá trình mô hình hoá quá trình xử lí nghiệp vụ:

Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu đã được trình bày ở phầntrước, quá trình còn sử dụng một số khái niệm sau:

 Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo rathông tin Có tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểuhiện hai mặt của một hoạt động Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “làcái gì?” thì tiến trình lại trả lời cho câu hỏi “Xảy ra như thế nào?”

Tên của tiến trình là một cụm động từ: động từ + bổ ngữ.

Kí pháp: hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 hoặc 3 phần tuỳ thộc vào

đó là tiến trình logic hay vật lí

 Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí

Kí pháp: Hình chữ nhật khuyết một góc, và có ô phía cạnh khôngkhuyết để ghi chỉ số kho, ô còn lại ghi tên kho

 Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ: Entity – Relationship Model)

Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu

và mối quan hệ của chúng

 thực thể và thuộc tính thực thể

Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc các khái niệm độc lập và giữa chúng có đặc trưng chung Bản thể

là một đối tượng tụ thể của thực thể Thuộc tính của thực thể là những đặc

trưng của thực thể mà ta quan tâm

Trong các khóa dự tuyển, ta có thể chọn một khóa làm khóa chính của

a Hoá đơna

Hoá đơn

Kí pháp:

 Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ

vốn có giữa các bản thể của các thực thể

Kí pháp:

 Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

 Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể

tham gia vào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

Kí pháp: 0 : 0

1 : 1nhiều :

 Mô hình quan hệ.

Một số khái niệm

 Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là

các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

 Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột

Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số

dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định

duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi mộtthuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

 Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho

phép ta nhận biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó khôngchứa các thuộc tính lặp

- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

THỰC THỂ

Tên thuộc tính Tên thuộc tính định danh

TÊN MỐI QUAN HỆ

- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.

1.1.5 Cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin Để có được thông tin hữuích, doanh nghiệp cần phảI tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí .Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các fileriêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung Hiện naynhững hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess,SQL server, Foxpro, Oracle…

Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R.

Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể được lưu trữ trên

một trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một bản thể tạo thành một bản ghi (dòng)

Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể gọi là bảng, bảng

bao gồm các dòng và các cột

Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu vàlập các báo cáo

1.2 Lí luận chung về công tác kế toán chi tiết vật tư

1.2.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo

ra sản phẩm có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vềmặt hiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái banđầu; về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lầnvào giá trị sản phẩm tạo ra Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn tronggiá thành phẩm Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt sốlượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất

lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầutiêu dùng của xã hội.

Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại củachính mình Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sảnphẩm với giá thành thấp nhất, đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phảiquan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạthấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội

1.2.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoàiquy luật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không nhữngkhai thác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thịtrường Muốn có sản phẩm nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chấtlượng, mẫu mã đa dạng,giá cả hợp lý Một trong những yếu tố tác động vềchất lượng và giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyênvật liệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phínguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành Do đó,yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúngđịnh mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho

để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất Xuất phát từ vai trò, đặc điểm củanguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏiphải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sửdụng

1.2.3.Nhiệm vụ của kế toán:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyêntắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phươngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loạitổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm củavật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thôngtin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu,

kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho cung cấpthông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động

1.2.4 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

1.2 4.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanhnghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua

ngoài): Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩmđược sản xuất ra như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xâydựng Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng vớimục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm…

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng

phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảocho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh…

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt

lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu, mì, nhít … phục vụ chophương tiện vận tải

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được

sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải

…

- Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu,

thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại

trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép,

gỗ vụn hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định

 Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai

nguồn:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp

liên doanh, nhận biếu tặng…

- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất.

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộphận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

+ Nhượng bán;

+ Đem góp vốn liên doanh;

+ Đem quyên tặng

1.2.4.2.Đánh giá nguyên vật liệu:

- Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưngtrường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theogiá trị thuần có thể được thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được là giábán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phíước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêuthụ chúng

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánhgiá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương phápnào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảophương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trungthực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổiđó

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở cácthời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;

+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;

1.2.4.2.2.Đánh giá vật liệu:

1.2.4.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

+ Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn

Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) vàthuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăngtheo phương pháp trực tiếp

Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại,bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trịgiá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được cácbên tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực

tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phíphát sinh sau khi giao nhận

- Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật

liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhấttrong một thời gian dài Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sử dụnggiá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất Cuối kì kế toántính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:

1.2.4.2.2.2 Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

- Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốnthực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó

- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân giaquyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượngvật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thểđược tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một

lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể củamỗi một doanh nghiệp

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giảđịnh số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giácủa vật tư xuất kho

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàngnào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho

Trị giá thực tế của vật tư

xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của vật tư xuất của vật tư luân chuyển trong kỳ * Hệ số giá (H)

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanhnghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán

và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.5 Tổ chức hạch toán chi tiết:

1.2.5.1.Chứng từ kế toán sử dụng:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tếphát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ,kịp thời, đúng chế độ quy định

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng BộTài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT);

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT);

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT);

- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN

- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN

- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH);

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫubiểu, nội dung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm

về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT);

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT);

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT);

1.2 5.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết:

1.2.5.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:

 Nội dung:

+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,

xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợppháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng

từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tưcho phòng kế toán

+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình

hình nhập- xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểmtra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho

để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp,sau đó tiến hành đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệutrên sổ kế toán tổng hợp

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phươngpháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu ngày

Đối chiếu cuối tháng

 Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độtin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trịhàng tồn kho

 Nhược điểm:

- Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp

có nhiều chủng loại vật tư)

- Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu sốlượng

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp

Bảng Kê Nhập -Xuất -Tồn

1.2.5.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương

pháp ghi thẻ song song

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để

ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị “Sổ đốichiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứvật tư được ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểmtra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứvật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể lập

“bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổđối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Đồngthời kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho

và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần).Trình tự ghi sổ có thể đượckhái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

 Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉđược tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kếtoán

Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệutrên thẻ kho.

1.2.6 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu:

1.2.6.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:

Kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có haiphương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK) và phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX):

- Phương pháp KKTX: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một

cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho củavật tư trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Như vậy, trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ cácchứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánhtrên tài khoản và trên sổ kế toán

Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào

- Phương pháp KKĐK: Là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một

cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củavật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giávốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp khôngcăn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu tồn khođầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy,trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đốitượng, từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sản xuất hay phục vụ cho công tácquản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…Hơn nữa trên tàikhoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)… Vìvậy, phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sảnxuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh

1.2.6.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:

1.2.6.2.1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử

dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyênvật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Baogồm:

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanhnghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang

đi đường đã về nhập kho

Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khácnhư: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 …

1.2.6.2.2 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khácnhau:

- Do mua ngoài

- Do tự chế, thuê gia công chế biến

- Do nhận vốn liên doanh

- Do được quyên tặng …

Tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau:

 Nhập do mua ngoài:

- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấutrừ)

Có TK liên quan (111, 112, 141, 331…)

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu vật tư đã về, hoá đơn

chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm, lậpphiếu nhập kho

Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhậpkho ghi sổ theo giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK liên quan (331, ….)Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế:

+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

(Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan

+ Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 (ghi âm)

Nợ TK 133

Có TK liên quan (331…) (ghi âm)

- Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá

đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”

Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn vàphiếu nhập kho ghi trên sổ bình thường như trường hợp hàng và hoá đơn cùngvề

Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tănggiá trị hàng đi đường:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….)Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính

thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp choNhà nước

Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331

Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách(3333)

Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi

Nợ TK 133-Thuế VAT được khấu trừ(Nếu thuế VAT được khấu trừ)

Có TK 333(3) - Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách

- Phản ánh các chi phí thu mua

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331….)

- Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…

Nợ TK 331- Phải trả người bán (Nếu chưa thanh toán)

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã thanh toán)

Có TK 152 ( Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trảlại, khoản giảm giá hàng bán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấuthanh toán)

Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ)

 Nhập vật tư do tự sản xuất, gia công, chế biến:

Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho kế toán ghi

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

 Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh

 Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 711 – Thu nhập khác

 Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toán nhưsau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa

- Khi có quyết định xử lý:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK liên quan1.2.6.2.3 Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuấtdùng cho những mục đích khác nhau như: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sảnphẩm, cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh,xuất bán và một số nhu cầu khác Vì vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tìnhhình xuất dùng vật liệu,tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo cácphương pháp tính đã đăng ký và phân bổ vào đúng đối tượng sử dụng

- Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến:

Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ

vào giá vốn thực tế kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán( bán trực tiếp)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác: Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh

giá

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)

Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản

Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)

+ Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá)

Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản

Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)

- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốnthực tế xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388)

Nợ TK 136 (1366) (Trường hợp cho vay nội bộ)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

1.2.6.3 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK

1.2.6.3.1.Tài khoản sử dụng:

Khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồnkho theo phương pháp KKĐK không dùng TK 152, 151 để theo dõi tình hìnhnhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật

liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng.

- TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư

mua vào và xuất dùng trong kỳ

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương phápKKTX

1.2.6.3.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang điđường vào TK 611:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu kế toán ghi:

+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giá muacủa hàng nhập:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331 ….)+ Phản ánh các chi phí thu mua vật tư vào các chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331…)+ Phản ánh số thuế nhập khẩu (Nếu hàng nhập khẩu)

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 333(3333) -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước

+ Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng:

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)

Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính+ Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vàochứng từ kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)

Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)

Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua)

Có TK 133 (Ghi giảm thuế GTGT của hàng mua trả lại)+ Trị giá nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vịkhác do được cấp phát: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh+ Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vàochứng từ kế toán ghi:

+

Trị giá thực tế

VL mua vào trong kỳ

- Trị giá thực tế

VL tồn cuối kỳ

Để xác định được trị giá thực tế của số nguyên vật liệu xuất dùng chotừng nhu cầu, từng đối tượng, cho sản xuất sản phẩm hay mất mát, hao hụt…,

kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do

kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ

sở các chứng từ xuất

Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau:

+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trịgiá vốn thực tế của vật liệu tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đi đường

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Có TK 611 – Mua hàng+ Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích

sử dụng của từng loại vật tư, kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 611 – Mua hàng

+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hìnhthức kế toán sau:

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI C¤NG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI 2.1 Khái quát về công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội.

2.1.1 Giới thiệu về công ty.

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI

- Tên giao dịch quốc tế : HADECO

- Địa chỉ trụ sở chính: Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch- Từ Liêm –Hà Nội

- Điện thoại : 04 – 7911 579 Fax: 04 – 7 911 580

- Ngành nghề kinh doanh chính:

+ Xây dựng các công trình dân dụng

+ Xây dựng các công trình công nghiệp

+ Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi, san lấp mặt bằng+ Xây dựng các đường dây tải điện và trạm biến áp dưới 35KW+ Trang trí nội thất và các công trình xây dựng

+ Sản xuất các phụ tùng, chi tiết, phụ kiện bằng kim loại phục vụ choxây dựng

+ Sản xuất và cung ứng vật liệu xây dựng

2.1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty

Lao động của công ty hiện nay có 243 người, trong đó có 71 cán bộchuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề Đây là đội ngũcán bộ nòng cốt của công ty đựơc đào tạo tại các trường đại học trong vàngoài nước

Để đáp ứng yêu cầu của công ty, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thìtoàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của công ty đực bố trí sắp xếp thành cácphòng ban, chi nhánh và các đội cgũ xây dựng công trình, Giữa các phòngban chi nhánh và các đội ngũ xây dựng công trình có mối quan hệ chặt chẽvới nhau Công ty có 5 phòng ban nghiệp vụ, 7 đội xây dựn công trình được

phân công chức năng nhiệm vụ cụ thể Bộ máy hoạt động kinh doanh củacông ty gồm các bộ phận như sơ đồ sau:

- Giám đốc công ty : Là người trực tiếp điều hành các hoạt động sảnxuất kinh doanh Là đại diện pháp nhân của công ty tronh quan hệ với cácdoanh nghiệp, ác tổ chức kinh tế Điều hành chung mọi hoạt động của công

ty, nhận xử lý thông tin giao nhiệm vụ cho các phòng ban, quyết định mọi vấn

đề trong toàn đơn vị Tổ chức công tác thống kê, kế toán, tài chính trong công

ty, xây dựng báo cáo quyết toán năm chính xác, trung thực và công khai

- Phó giám đốc điều hành kỹ thuật thi công: Chịu trách nhiệm về kỹthuật thi công, sáng kiến cải thiến kỹ thuật Trực tiếp chỉ đạo một số dự ántrọng điểm của công ty

- Phó giám đóc điều hành dự án ở nước ngoài: Phụ trách điều hành sảnxuất các dự án trên địa bàn nước ngoài Phụ trách công tác bảo hộ lao động,nâng bậc và xây dựng định mức lao động nội bộ công ty

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

P.kế hoạch tiếp thị

ĐỘI

XD

CT 1

ĐỘI XD

P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán

ĐỘI XD

CT 5

ĐỘI XD

CT 4

ĐỘI XD

CT 3

ĐỘI XD

CT 2

ĐỘI XD CT6

P.kế hoạch đầu tư

5 phòng ban nghiệp vụ:

- Phòng tổ chức hành chính

- Phòng kế hoạch đầu tư

- Phòng kỹ thuật thi công

- Phòng kinh tế thị trường

- Phòng tài chính kế toán

Và 7 đội xây dựng

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện kiểm tra toàn bộ các cáccông tác kế toán của công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tíchtình hình kinh doanh, từ đó ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh

- Do công ty tổ chức theo kiểu phân cấp gồm các đội xây dựng trựcthuộc nên bộ máy kế toán của công ty gồm hai loại kế toán: Kế toán tại công

ty và kế toán tại các đội xây dựng công trình

- Kế toán thống kê tại các đội xây dựng công trình có trách nhiệm tậphợp các chứng từ ban đầu, ghi chép và lập nên các bảng kê chi tiết Sau đóchuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng tài chính kế toán của công tytheo định kỳ Kế toán công ty sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép các

sỏ sách cần thiết Tiếp theo kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo tài chính.Tất cảcác sổ sách chứng từ đều phải có sự kiểm tra phê duyệt của kế toán trưởng

- Mỗi nhân viên trong phòng đều có một nhiệm vụ riêng, trách nhiệm

rõ ràng

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán và chịu trách nhiệm

pháp lý trước mọi hoạt động của phòng sao cho phù hợp với luật định Thựchiện toàn bộ công tác kế toán,thông tin kinh tế, tham giaký duyệt hợp đồngkinh tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán trong công ty

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào số liệu phản ánh trên các sổ

chi tiết của kế toán phần hành, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp phân bố

các khoản chi phí tập hợp các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báocáo kế toán Báo cáo kế toán là cơ sở để Công ty công khai tình hình tàichínhvà báo cáo với tổng công ty

- Bộ phận kế toán vật tư và tài sản cố định: Kế toán vật tư có trách

nhiệm mở sổ chi tiết hạch toán vật tư tại công ty Căn cứ vào chứng từ nhậpxuất vật tư, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết theo định kỳ hàng tháng số liệutrên cơ sở chi tiết là căn cứ để ghi sổ tổng hợp Do nghiệp vụ tăng giảm tàisản cố định diễn ra với mật độ ít nên hạch toán tài sản cố định loà một côngtác kiểm nghiệm khi nghiệp vụ tăng giảm diễm ra, kế toán tiến hành ghi sổchi tiết tài sản cố định Định kỳ, tiến hành kiểm kê và lập văn bản kiểm kê tàisản cố định

- Bộ phận Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán lương bảo hiểm

xã hội với cán bộ công nhân viên và các khoản thanh toán khác

- Bộ phận Kế toán ngân hàng va công nợ: Kế toán ngân hàng có

nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng để huy động vốn, mở tài khoản tiền gửi,tiền vay, mở tài khoản bảo lãnh các hợp đồng tiến hành các nghiệp vụ thanhtián qua ngân hàng.Nghiệp vụ kế toán qua ngân hàng được theo dõi trên sổchi tiết tiền gửi ngân hàng, mở chi tiết các khoản thu và các khoản chi

- Bộ phận kế toán quỹ tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình

hình tăng giảm tiền mặt của công ty Căn cứ và chứng từ gốc( phiếu thu,phiếu chi) thủ quỹ tiến hành các hoạt động nhập và xuất quỹ Các hoatk độngnày được ơhản ánh trên sổ quỹ

Bộ máy kế toán của doanh nghiệp được biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.1.4 Thực tế công tác quản lý vật tư tại công ty

Công tác quản lý vật tư tại công ty do các bộ phận chính sau đảm trách:

 Bộ phận vật tư: - Lên kế hoạch cung ứng vật tư

- Chọn và đánh giá nhà cung cấp

- Nhận yêu cầu và lệnh mua sắm vật tư

- Viết phiếu nhập kho, xuất kho

 Bộ phận kho: -Quản lý về số lượng vật tư

-Tình hình nhập xuất tồn vật tư thông qua thẻ kho

Kế toán trưởng

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán vậ

tư và tài sản cố định

Bộ phận kế toán ngân hàng và thanh toán

Bộ phận kế toán tiền lương và thống kê

- Theo dõi và báo cáo tồn kho

 Bộ phận kế toán: - Tổng hợp, hoàn thiện các chứng từ

- Theo dói vật tư nhập xuất tồn về mặt giá trị và sốlượng thông qua sổ chi tiết vật tư

- Lên sổ sách, báo cáo

2.1.5 Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty

* Chế độ chứng từ: Các chứng từ kế toán của công ty được thực hiệntheo đúng mẫu của Bộ Tài Chính quy định áp dụng thống nhất trong cả nướcban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BộTài Chính với các văn bản quy định bổ sung sửa đổi

* Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty đang áp dụng đượcban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của BộTài Chính cùng với các văn bản quy định bổ sung sửa đổi

* Chế độ sổ sách: Theo đặc điểm công nghệ, đặc điểm tổ chức quản lý,

tổ chức sản xuất công ty sử dụng hình thúc nhật ký chung cùng hệt thống sổsách phù hợp gồm: Sổ nhật ký chung; các sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết.Việc ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Quan hệ đối chiếu:

Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổtại Công ty

Trình tự ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được làm căn cứ ghi sổ,

kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh và sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vàocác sổ kế toán chi tiết liên quan Sau đó căn cứ các số liệu đã ghi trên sổ nhật

ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Cuối tháng, cuốiquý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh , sau khikiểm tra số liệu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiếtđực dùng để lập báo cáo tài chính

Chứng từ

kế toán

Sổ Nhật ký chứng từ ghi sổ

Báo cáo tài chính