Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần phương minh

Lý do chọn đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lídoanh nghiệp và cũng là nhân tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toánviên khi thực hiện kiể

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lídoanh nghiệp và cũng là nhân tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toánviên khi thực hiện kiểm toán tại mỗi tổ chức và công ty Hệ thống kiểm soát nội

bộ có thể được xem là hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nângcao chất lượng và hiệu quả của hoạt động kiểm toán

Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động củadoanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệpthương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót,gian lận sẽ làm thay đổi chi phí, doanh thu dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quảkinh doanh Vì thế, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thutiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổchức Vì nó đảm bảo cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được diễn rasuôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đề ra Ngoài ra, kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giácông tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịpthời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu raquyết định của nhà quản trị Do đó, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp phát triển

Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ đối vớichu trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, ứng dụng những kiếnthức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt mở rộng hiểu biết.Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Phương Minh, tôi đã quyết định chọn

đề tài : “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát các vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống KSNB nói chung vàKSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng trong doanh nghiệp;

Tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh;Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bánhàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh Từ đó, đề xuất một số biệnpháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng vàthu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống KSNB đối với chu trình bánhàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh;

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Công ty cổ phần Phương Minh

Về thời gian:

Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 15/01/2015 đến ngày 26/04/2015

Số liệu dùng để phân tích tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn và kếtquả kinh doanh của công ty qua 3 năm ( 2012-2014)

Số liệu minh họa thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng– thu tiền của công ty là tháng 1 năm 2015

Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình

bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần Phương Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử

dụng để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạngchu trình bán hàng – thu tiền từ đó đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộhoạt động bán hàng – thu tiền tại công ty

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp người

cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương phápnày sử dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến

đề tài

- Phương pháp quan sát: quá trình thị giác và ghi chép lại mọi yếu tố liên

quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu…nhằm mô tả,phân tích, nhận định, đánh giá

- Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ

tiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chấttương tự để xác định xu hướng và biến động các chỉ tiêu

- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ

liệu được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc vàtập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài

- Phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài

khoản và ghi đối ứng, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài lời mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu

tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh

Chương 3: Biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Phương Minh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã

có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO… Theo đánh giá của nhiều chuyêngia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cáchxây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Đây làmột trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sứccạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức

và hoạt động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệthống độc lập Điều này được thể hiện qua hai quan điểm sau:

- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính:Nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra,kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị Hai nhiệm vụ đóđối lập nhau nhưng lại cùng được đặt vào một người Điều đó sẽ ảnh hưởng đếnniềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tàichính và che đậy các hành vi gian lận

- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ramang tính chất hình thức, chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhânviên tương xứng; bộ máy kế toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựngnhưng lại không có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kĩthuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho độingũ thực hiện

Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiếtkiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kì một doanh nghiệpnào dù quy mô nhỏ hay lớn Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể đượcđáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu

Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấpthiết trong quản lí tại mỗi doanh nghiệp

1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm viđơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống kiểm soát nội bộ chính

là công cụ chủ yếu của kiểm soát nội bộ Nói đến kiểm soát nội bộ thì có rấtnhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩa như sau:

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): “Hệ thống kiểm

soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vịthiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt độngtrong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản

lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận,tính chínhxác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thờigian mong muốn.”

Theo liên doàn kế toán quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế

hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhàquản lý tuân theo HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu mộtcách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng cácquy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận;ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”

Theo COSO ( Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị Hoa Kì): “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lí, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động có hiệu quả.”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống kiểm

soát nộ bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xâydựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định

để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo

trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản củađơn vị.”

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạtđộng , biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nổ lực của mọithành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt đượcmục tiêu đặt ra một cách hợp lý

1.1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là cácchính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện cácmục tiêu sau:

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ

máy kế toán xử lý và tổng hợp và căn cứ quan trọng trong việc hình thành cácquyết định của nhà quản lý Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịpthời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánhđầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: hệ thống

kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định

và chế độ pháp lí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpđược tuân thủ đúng mức.Cụ thể, cần phải:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báocáo tài chính trung thực và khách quan

Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quá trình

kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiếtcác tác nghiệp, giảm sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả cácnguồn lực trong doanh nghiệp Định kì các nhà quản lý thường đánh giá kết quảhoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống

kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của

bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song ba mục tiêu trên đôi khi cũng cómâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệtài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhàquản lí là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòabốn mục tiêu trên

Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi quy

mô của đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thànhnhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt vàthu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm Khi đó hệthống kiểm soát nội bộ càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngàycàng hoàn thiện

1.1.3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên các điều kiện thực tếcủa mỗi đơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tụckiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổbiển như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm vànguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quảhoạt động cho đơn vị, vì thế chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợiích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộphận có liên quan đến nhau Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộphận của hệ thống kiểm soát nội bộ, thông thường được chia thành năm nhân tốchính là:

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hìnhkiểm soát nội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liênquan tới quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lýtrong doanh nghiệp Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

a) Môi trường kiểm soát bên trong

 Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điềuhành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnhhưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểmtra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩncác quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉđạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị Xây dựng cơ cấu tổ chứccủa đơn vị là việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụthể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận đó Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trêntoàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp Để thiết lập một cơ cấu tổchức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị,không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ sách và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả caonhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

 Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị Vì thế, các nhà quản lýdoanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ rang về tuyển dụng, đào tạo,sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lựcchuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp

 Công tác kế hoạch và dự đoán

Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêuthụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự đoán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định… Đặcbiệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính,kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớntrong kiểm soát nội bộ, một khi việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hànhmột cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu

Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến bộ thực hiện

kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm pháthiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh trong kế hoạch kịp thời

 Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm cácchức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy bannày thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ

- Hòa giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với BGĐ

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệutrong hoạt động của ủy ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trườngkiểm soát.

b) Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàmnhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước,ảnh hưởng của chủ nợ, khách hàng, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố vềphát triển công nghệ… những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của cácnhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiềuthủ tục kiểm soát cụ thể

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phântích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cảmục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể khôngđạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ronày gây nên Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phảidựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ

đó mới có thể quản trị được rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch địnhcác mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn,trung và dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc banhành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày củangười quản lý

- Nhận dạng rủi ro: để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụngnhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phântích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng nhữngcuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng… hoặc các buổi họp giao ban trongnội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: thường bao gồm các bước sau đây: Ướclượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn

vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phóvới rủi ro

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạotrong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt rađược thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Hoạt động kiểm soát thể hiện quacác thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng

a) Thủ tục kiểm soát: được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do

nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thốngkiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nétđặc thù của cơ cấu tổ chức của hoạt động kinh doanh

Thường có 5 loại thủ tục kiểm soát như sau:

- Kiểm soát trực tiếp: là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được

thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát

- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát

nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị như:

+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin

+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thôngtin của những người không có trách nhiệm

- Kiểm soát xử lý: Là kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi xử lý

ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng các nghiệp vụ đó

xảy ra và ghi vào sổ kế toán là đúng đắn

- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những

nhân viên độc lập với những người thực hiện hoạt động đó tiến hành

- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,

nhiều công việc khác nhau

b) Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các nguyên tắc

cơ bản sau:

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyềnhạn Cụ thể như không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn,thực hiện nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệmchức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thểcho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công, phânnhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khixảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm soát chéo

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sư ủy quyền của các nhàquản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việctrong phạm vi nhất định Quy trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cáccấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫnkhông làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Còn sự phê chuẩn được thựchiện qua hai loại:

- Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ

- Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việcquy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổsách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đượcnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cầnchú ý đến các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận

đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thànhviên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.

- Các thông tin từ bên ngoài( khách hàng, nhà cung cấp, khách hàng…)cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đóđơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời

Hệ thống thông tin kế toán chiếm vai trò quan trọng trong hệ thống thôngtin Nó là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán, phân loại,tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị Hệ thống kế toánkhông những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vaitrò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống thông tin kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt đượccác mục tiêu tổng quát sau:

- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế

toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị

- Tính đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kì một

nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào

- Tính đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm nghiêm trọng trong

việc tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường

- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo

đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liênquan

- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ,

đảm bảo sự phù hợp giữa mức chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứngtrong kỳ

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào sổ trung

gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính vàkết quả kinh doanh của đơn vị

- Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày và khai báo trên các

BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định về chuẩn mực kế toán hiện hành

Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận:

a) Chứng từ kế toán

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kếtoán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung Vì số liệu kế toánchỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ,hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệthống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảocung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chếđược khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lýcấp cao trong đơn vị

b) Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp cácthông tin tổng hợp trên báo cáo Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tinmột cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò quan trung gian giữa chứng từ vàbáo cáo tài chính, nên là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ…

c) Báo cáo kế toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệutrên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo Các báo cáo này phải phản ánh trungthực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuânthủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành Hệ thốngbáo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị Nó đadạng và linh hoạt tùy theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu

tổ chức… của đơn vị

1.1.4.5 Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cầnthiết Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động được thay đổi theo yêucầu của môi trường bên trong và bên ngoài Bao gồm:

Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp

ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và pháthiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kì đơn vị nào, kệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hỏađến đâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra

vì hiệu quả thật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụthuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Hệ thốngkiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai pham mà thôi, vì nó cónhững hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự cố ý, bất cần,đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báocáo của cấp dưới…

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sựthông đồng cửa một người trong BGĐ hay các nhân viên với những người khác

ở bên ngoài đơn vị Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa cácchứng từ đã được tạo ra để che đâu sai phạm

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyênphát sinh mà chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những saiphạm trong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra chohoạt động kiểm soát phải nhơ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gianlận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụngquyền hạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểmsoát không còn phù hợp…

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1.1 Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền

Bán hàng thu tiền hay còn gọi là tiêu thụ là một khâu trong quá trình tái

sản xuất Tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị của “Hàng”, thông qua việc traođổi: “Hàng” được chuyển quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua và đổi lại, bênbán nhận được tiền bán hàng từ bên mua thanh toán “Hàng” có thể là những tàisản cụ thể hoặc dịch vụ bên bán đem đi trao đổi.

1.2.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền

a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu muahàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử,… sau đó là hợp đồng vềmua – bán hàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đềnghị sẵn sàng mua hàng hóa theo điều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này,người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán, sau khi xem xét khả năngcung ứng của doanh nghiệp và lập hóa đơn bán hàng

b) Xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nênngay từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịumột phần hoặc toàn bộ lô hàng Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thấtthu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ

hở trong thỏa thuận ban đầu

c) Chuyển giao hàng hóa

Là chức năng vận chuyển hàng hóa đến người mua, chuyển giao quyền sởhữu, đây là điểm bắt đầu của chu trình( đặc biệt với các công ty bán buôn) nênthường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng

d) Lập hóa đơn và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cảhàng hóa bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố kháctheo luật GTGT Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụbán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phải trả vàthời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ nhật kí bán hàng và theo dõi cáckhoản phải thu

e) Xử lý và ghi các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng

Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường vềthu tiền bán hàng nhằm tránh khả năng bỏ sót hoặc dấu giếm các khoản thu, nhất

là thu tiền mặt trực tiếp

f) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn vềhàng hóa, khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán Trường hợpnày phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh choviệc ghi giảm các khoản phải thu

g) Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này songkhông có khả năng thu được trong tương lai Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dựphòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với cáckhoản không thu được tiền

h) Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịuthanh toán hoặc mất khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoảnthất thu này là “ bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó

1.2.1.3 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán

a) Phương thức bán hàng

Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp

tại kho, tại phân xưởng của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữucho người mua

Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến

địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng Số hàng được chuyển quyền sở hữu khingười mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ

Phương thức bán hàng qua đại lý: DN sẽ chuyển hàng bán đến đại lý

được coi là nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoahồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước

Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao

cho khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN

b) Phương thức thanh toán

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng Tùy theo từng chính sách bánhàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàngtheo các hình thức khác nhau:

- Mua hàng thanh toán ngay

- Ứng tiền trước khi mua hàng

- Mua hàng tín dụng

1.2.1.4 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

+ Không nhận được đơn đặt hàng của khách hàng vì đơn đặt hàng dongười không có nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộphận nào

+ Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộphận

+ Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt

+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho

+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá haymột số điều khoản bán hàng khác

- Đối với việc xét duyệt bán chịu

+ Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt

+ Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễtrong việc thanh toán

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩymạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quámức

+ Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và chuyển giao hàng hóa

+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng

+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

+ Số hàng vận chuyển đi không khớp với số hàng mà khách hàng đặt mua+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng

+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địađiểm

+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xácđịnh được người chịu trách nhiệm

+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lậpphiếu hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển

+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người cóthẩm quyền

- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại

+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phátsinh từ phía khách hàng

+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót

- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệtđúng đắn

- Hóa đơn được lập đúng quy định

- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các quy địnhghi trong đơn đặt hàng

- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn

- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng

- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý

1.2.2.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

a) Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng

Bảng 1.1 Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ

chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ

hợp lý (Mục tiêu là tính có thực)

- Quá trình vào sổ doanh thu đượcchứng minh bằng các chứng từ vậnchuyển và các đơn đặt hàng đã đượcphê duyệt của khách hàng

- Các hóa đơn bán hàng được đánh sốthứ tự trước và được theo dõi ghi sổđúng đắn

- Các báo cáo bán hàng được gửi đềuđặn cho khách hàng, các xung đột kinh

tế xảy ra được theo dõi độc lập

- Các khoản tiền ghi sổ bao gồm doanhthu bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, cáckhoản phải thu KH, tiền mặt, tiền gửingân hàng

Các nghiệp vụ bán hàng được phê

chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

- Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩnchung phải có ba đặc điểm chính,thông qua các thể thức đúng đắn:

+ Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửihàng

+ Gửi hàng+ Xác định giá, phương thức thanhtoán, cước phí vận chuyển và cáckhoản chiết khấu

+ Các khoản chiết khấu được hạch

toán vào TK 521 và giảm trừ doanhthu.

Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều

được ghi sổ (tính đầy đủ)

- Các chứng từ vận chuyển (hóa đơnvận chuyển) được đánh sổ trước và ghisổ

- Hóa đơn bán hàng được đánh sốtrước và ghi sổ

Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh

giá đúng đắn (sự đánh giá)

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập háo đơn

và chuyển sổ, quá trình kiểm tra nàyđược thực hiện bởi một người độc lập.Doanh thu bán hàng được phân loại

đúng đắn (sự phân loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Qúa trình xem xét lạ và kiểm tra nộibộ

Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng

lúc ( thời gian tính)

- Các thủ tục quy định việc tính tiền vàvào sổ doanh thu theo căn cứ hàngngày và càng gần ngày phát sinh càngtốt

- Kiểm tra nội bộ

- Gửi báo cáo hàn tháng đều đặn chokhách hàng

- Kiểm tra nội bộ

b) Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Bảng 1.2 Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số

tiền công ty thực tế nhận được (tính có

Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê

chuẩn (sự phê chuẩn)

- Tồn tại một chính sách về chiết khấutiền mặt

- Sự phê chuẩn của các khoản chiếtkhấu tiền mặt

Tiền mặt nhận được đều được ghi vào

sổ nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)

- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiềnmặt với ghi sổ kế toán

- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặccác bảng kê trước tiền mặt

- Ký tắt ngay đằng sau các chi phiếugửi đến

- Quá trình kiểm tra nội bộ của việcghi sổ các khoản thu tiền mặt

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặncho khách hàng

Các khoản tiền mặt ghi sổ được đem

gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được

(sự đánh giá)

- Về cơ bản giống với mục tiêu đầy đủ

- Điều hòa đầy đặn với tài khoản ngânhàng

Các khoản thuu tiền mặt được phân

loại đúng đắn (tính phân loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản

- Xem xét lại và kiểm tra nội bộCác khoản thu tiền mặt được ghi sổ

căn cứ theo thời gian (thời gian tính)

- Quy định thể thức ghi sổ các khoảnthu tiền mặt hàng ngày

- Kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt được ghi vào

sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp

chính xác (chuyển sổ và tổng hợp)

- Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụghi sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm

vụ sổ phụ các tài khoản phải thu

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặncho khách hàng

- Kiểm tra nội bộ

1.2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Trong chu trình bán hàng – thu tiền, các chứng từ thường được sử dụngbao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Hợp đồng kinh tế đã được kí kết giữa khách hàng và đơn vị

- Lệnh bán hàng

- Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

- Hóa đơn vận chuyển

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ liên quan khác

b) Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đíchcủa việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tàikhoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với các loại

sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sửdụng

Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi củacác tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ kí của người có thẩm quyền phêduyệt

Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền:

- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

- Bảng tổng hợp doanh thu.

- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải thu

- Bảng tổng hợp công nợ phải thu

Các loại sổ kế toán tổng hợp: Theo TT 200/2014TT-BTC ban hành thì cácdoanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được

tự thiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt độngcủa mình Doanh nghiệp nào không tự xây dựng được thì vận dụng mẫu sổ theo

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Các tài khoản liên quan khác

c) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chínhdưới thước đó giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tìnhhình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kìnhất định Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắtđược một cách hoàn thiện về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đóđưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củađơn vị mình

Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền nhưsau:

- Báo cáo tổng hợp doanh thu

- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

- Báo cáo tổng hợp xuất – nhập – tồn.

Tóm tắt chương 1

Qua chương 1, chúng ta đã có cái nhìn toàn diện về hệ thống lý luận liênquan đến hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật Việt Nam Trênđây là hệ thống lý luận tổng quát và đầy đủ nhất về các bước để xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền cho các doanhnghiệp Đây chính là tiền đề để nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN PHƯƠNG MINH 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Phương Minh

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty CP Phương Minh tiền thân là công ty Trách Nhiệm Hữu HạnPhương Minh được thành lập năm 1994 theo giấy phép số : 002125/GP/TLDN-

02, do sở khoa học và đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 1/4/1994 Qua quá

trình phát triển công ty đã chuyển đổi thành công ty CP Phương Minh theo giấyđăng ký chứng nhận đăng ký kinh doanh số 310300052, do Sở khoa học và đầu

tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 18/12/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày9/6/2011

Tên gọị Việt Nam: Công Ty CP Phương Minh.

Tên giao dịch quốc tế: Phuong Minh Joint Stock Company.

Trụ sở chính : 16 Thống Nhất , phường Tứ Hạ , thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế.

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề trong giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh, bảo đảm điều kiện kinh doanh theo đúng quy định của pháp luậtkhi kinh doanh, ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Tổ chức công tác kế toán lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chínhxác đúng thời hạn theo đúng quy định của luật về kế toán

Kê khai, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác theo quy định phápluật Đảm bảo quyền lợi, lợi ích người lao động theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Bảo đảm chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn

Nộp thuế, bảo hiểm và thực hiện các nghĩa vụ khác với nhà nước đầy đủTuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về quốc phòng an ninh, trật tự antoàn xã hội, bảo đảm giữ gìn tài nguyên môi trường

Nâng cao trình độ nhằm thõa mãn nhu cầu ngày càng cao của người sửdụng bằng chất lượng, phương thức phục vụ hợp lý, giá cả ổn định, tổ chứcmạng lưới kênh phân phối, giúp việc lưu thông hàng hóa được thuận lợi

Thực hiện tốt chính sách cán bộ, có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độcho cán bộ công nhân viên, nâng cao đời sống vật chất cho người lao động

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.3.1 Ngành nghề kinh doanh

- Sản xuất và thi công ép cọc các công trình xây dựng

- Xây lắp đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 220KV

- Xây lắp công trình bưu chính viễn thông

- Xây dựng điện công nghiệp, dân dụng và và trang trí nội thất điện

- Sản xuất cột điện bê tông ly tâm , ống buy bêtông ly tâm, cọc ván cừ dựứng lực

- Gia công cơ khí và chế tạo máy, các cấu kiện cơ khí, các dầm cầu trục,cổng trục trong nhà và ngoài trời, dàn mái không gian

- Mạ nhúng nóng, mạ điện phân kim loại và sơn tĩnh điện, sơn dầu

- Đúc kim loại công nghiệp gang, thép đồng, nhôm cung cấp các phụ tùng chitiết máy cho các nhà máy xi măng, ngành khai thác đá, gạch tuynen…

- Dịch vụ vận chuyển bốc dỡ hàng hóa bằng xe tải có cẩu

- Kinh doanh dich vụ nhà hàng, khách sạn

2.1.3.2 Các văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện: số 66 Tôn Thất Thiệp, Thành phố Huế, tỉnh ThừaThiên Huế, Văn phòng tại 32 Nguyễn Văn Linh, phường An Hòa, thành phốHuế, văn phòng tại Đà Nẵng và Quảng Bình

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty

- Tổng giám đốc: Là người đại diện về mặt pháp lý của công ty đối vớicác vấn đề có liên quan đến hoạt động và quản lý công ty, thực hiện các quyếtđịnh của HĐQT, tổ chức và điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty

- Phó giám đốc: Giúp tổng giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty, thay mặt tổng giám đốc công ty khi tổng giám đốc đi vắng theo sự

ủy nhiệm của tổng giám đốc

Phòng P4

Kỷ thuật

Phòng P5 Kinh doanh

Phòng P8 Bảo vệ

Phòng P2 Tài chính

Phân xưởng

Cơ đúc khí

Phân xưởng

Kế toán trưởng ( Trưởng phòng)

Kế toán vật tư

Kế toán tiền mặt

và công

nợ nội bộ

Thủ quỹ

+ Phòng P2: Quản lý tài chính, kế toán, quản lý công nợ, thu nợ

+ Phòng P3: Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo,làm lương, quản lý tiền lương, thực hiện các loại hình bảo hiểm, hành chính vănthư, kiểm tra cấp phát dầu cho xe ô tô, quỹ công đoàn, quản lí đội xe

+ Phòng P4: Quản lý chất lượng sản phẩm, quản lý công tác an toàn laođộng, nghiệm thu chất lượng vật tư…

+ Phòng P5: Tham mưu cho tổng giám đốc công ty thực hiện nghiêmchỉnh các nhiệm vụ, kế hoạch cấp trên giao cho và phân công giao nhiệm vụ cụ

thể đến nhân viên của phòng; Xây dựng, đề xuất các phương án kinh doanh phù

hợp với điều kiện của đơn vị

+ Phòng P8: Bảo vệ tài sản, an ninh trật tự,kiểm tra chấp hành kỷ luật laođộng, quản lý cấp dưỡng, bảo dưỡng cây trồng

+ Phân xưởng đúc cơ khí có nhiệm vụ gia công các cấu kiện kim loại, mạkẽm, sơn tĩnh điện, đúc công nghiệp

+ Phân xưởng bê tông có nhiệm vụ sản xuất cột điện bê tông ly tâm, ốngbuy ly tâm, cọc ván cừ dự ứng lực

+ Phân xưởng xây lắp có nhiệm vụ xây lắp đường dây trạm biến áp đếncấp 35 KV

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Chú thích: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

* Chức năng, nhiệm vụ của từng phân hệ kế toán

- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán giúp giám đốc quản

lý công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận khác cung cấp thông tin cho phòng kế

toán khi cần thiết Có trách nhiệm điều hành hoạt động bộ máy kế toán, hướng

dẫn phổ biến chế độ thể lệ về quản lý tài chính đối với nhân viên, đề xuất vướngmắc trong quá trình hạch toán với cấp trên

- Kế toán thuế, tiền lương và công nợ khách hàng: Là người kiểm tra các

hóa đơn đầu ra đầu vào để kê khai thuế, chiệu trách nhiệm về việc lập thủ tục vềthu nợ, nhận nợ của đối tác, khách hàng Lập và tính lương…

- Kế toán ngân hàng : Theo dõi sổ tiền gửi các ngân hàng Làm hồ sơ vay,

đi ngân hàng và theo dõi các khoản vay của Tổ chức tín dụng, làm các bảo lãnh với ngân hàng Theo dõi công nợ phải thu Bán hàng và giao hóa đơn cho khách hàng Lưu hồ sơ doanh thu và các công trình.

- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa trong kỳ, mở sổ

chi tiết phục vụ cho việc theo dõi quản lý hàng hóa của công ty Theo dõi công

nợ khách hàng Làm sổ chi tiết vật tư, thành phẩm Hạch toán đầu vào các sảnphẩm nhập kho

- Kế toán tiền mặt và công nợ nội bộ: Theo dõi tiền mặt tại quỹ của công

ty, thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thu chi tiền mặt, tình hình tạm ứng,thanh toán lương, trích bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong công

ty, thanh toán và thu chi nội bộ

2.1.5.2 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng

Chuẩn mực kế toán áp dụng: Áp dụng đầy đủ tất cả các chuẩn mực kếtoán Trong đó tập trung vào các chuẩn mực như:

Chuẩn mực hàng tồn kho

Chuẩn mực tài sản cố định hữu hình

Chuẩn mực doanh thu và thu nhập khác

Chuẩn mực chi phí đi vay

Chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính

Chuẩn mực báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thông tư 200 ngày 22/12/2014 mới ban hành và áp dụng cho năm tàichính bắt đầu hoặc sau ngày 01/01/2015 nên công ty chưa kịp sửa đổi vì thế hiệntại công ty vẫn áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đãsửa đổi bổ sung theo thông tư 244/2009/TT-BTC.

2.1.5.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc ngày 31/12/N

- BCTC và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng đồng Việt Nam( VNĐ)

- Phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật kí chung, sử dụng phần mềm MiSa

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: PP bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: PP kê khai thường xuyên

- Đặc điểm hoạt động của công ty: Hoạt động liên tục ngay sau khi thànhlập Hình thức sở hữu vốn: Công ty Cổ phần

2.1.6 Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2012-2014)

Qua bảng số liệu ta thấy tình hình lao động của công ty qua 3 năm

2012-2014 có sự biến động tăng lên rõ rệt Cụ thể, năm 2013 so với năm 2012 tăng 64người tương ứng tăng 29,09% Năm 2014 so với năm 2013 tăng 6 người, tươngứng tăng 2,11% Sự tăng lên này cho thấy công ty đang có xu hướng mở rộngquy mô để đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Phân theo giới tính: Qua 3 năm ta thấy số lượng lao động nam luôn

chiếm tỷ trọng cao hơn lao động nữ Cụ thể năm 2012 lao động nam có 212người chiếm 96,36%, lao động nữ chiếm 3,64% trong tổng số 220 người Năm

2013 là 1 năm đầy biến động về nhân sự hơn bao giờ hết so với các năm qua,các phòng ban bị chia tách, sát hợp cho phù hợp với tình hình SXKD nên tìnhhình lao động năm 2013 có sự thay đổi, số lao động nam tăng 62 người, laođộng nữ tăng 2 người làm cho tổng số lao động tăng lên 284 người (tăng 64người tương ứng tăng 29,09% so với năm 2012) Sang năm 2014 tình hình lao

động tiếp tục tăng nhẹ cụ thể là có 279 lao động nam tăng 5 người so với năm

2013 tương ứng tăng 1,82%, lao động nữ tăng thêm 1 người chứng tỏ rằng sốlao động nữ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ điều này được giải thích là do lĩnh vực hoạtđộng của công ty chủ yếu là ngành công nghiệp nặng, là sản xuất, môi trườnglàm việc chỉ phù hợp đối với lao động nam

- Phân theo tính chất công việc: Đây là đơn vị có lĩnh vực hoạt động chủ

yếu là sản xuất và xây dựng nên số lượng cán bộ quản lý và nhân viên vănphòng chiếm tỷ lệ nhỏ, công nhân sản xuất và thi công trình là lực lượng chủyếu Cụ thể là năm 2012 công ty có 220 lao động, trong đó lao động trực tiếp có

181 người chiếm 82,27%, lao động gián tiếp có 8 người chiếm 3,64% Năm

2013 lao động trực tiếp tăng thêm 71 người với mức tăng 39,23% còn lao độnggián tiếp chỉ tăng thêm 1 người chiếm 3,23% so với năm 2012 Đến năm 2014

đã ổn định trở lại tổng số lao động tăng thêm 6 người trong đó lao động trực tiếptăng 4 người tương ứng tăng 1,59% so với tổng số lao động trực tiếp năm 2013,lao động gián tiếp tăng thêm 2 người tương ứng tăng 6,25% so với tổng số laođộng gián tiếp của năm 2013

- Phân theo trình độ: Do tính chất ngành nghề kinh doanh của công ty nên

lực lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn hơn do vậy lượng lao động phổthông là chủ yếu, còn các bộ phận khác thì cần đến trình độ chuyên môn phùhợp với từng công việc Vì vậy ngoài việc tuyển chọn hằng năm công ty còn cửmột số cán bộ gửi đi đào tạo, cho nên tỷ lệ lao động giữa đại học, cao đẳng,trung cấp chuyên nghiệp tương đối ổn định, công ty chỉ tăng thêm một số laođộng phổ thông để đẩy mạnh tiến trình công việc

Bảng 2.1 Tình hình lao động của công ty Cổ phần Phương Minh qua 3 năm ( 2012-2014)

ĐVT: Người

So sánh 2013/2012

So sánh 2014/2013

2.1.7 Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty qua 3 năm (2012-2014)

Dựa vào bảng 2.2 về tình hình tài sản nguồn vốn của công ty qua 3 năm2012-2014 có tăng dần, cụ thể là tổng tài sản và nguồn vốn năm 2012 là63.038.625.190 đồng, năm 2013 tăng 17.691.214.188 đồng so với năm 2012tương ứng tăng 28,06%, năm 2014 tăng 6.778.669.554 đồng so với năm 2013tương ứng tăng 8,40% Tổng tài sản nguồn vốn tăng là công ty có xu hướng

mở rộng quy mô, nhà xưởng, máy móc trang thiết bị tăng

+ Tổng tài sản của công ty qua 3 năm tăng chủ yếu là do sự tăng lên củaTSNH cụ thể là năm 2013 tăng 12.778.329.628 đồng so với 2012 tương ứngtăng 48,82%, năm 2014 tăng 8.286.172.941 đồng so với 2013 tương ứng tăng21,27%, đó là dấu hiệu tốt cho công ty trong việc đầu tư mở rộng quy mô,TSNH tăng chủ yếu là do các khoản tiền và tương đương tiền, các khoản phảithu ngắn hạn, hàng hóa tồn kho, và tài sản ngắn hạn khác tăng TSDH năm

2013 tăng 4.912.884.560 đồng so với năm 2012 tương ứng tăng 13,33%, năm

2014 giảm 1.507.503.387 đồng tương ứng giảm 3,61% nguyên nhân là do sựbiến động của TSCĐ và TSDH khác Nhìn chung trong tổng tài sản TSNH vàTSDH có sự chênh lệch tỷ trọng nhau nên công ty cần có biện pháp tỷ trọnghai khoản này sao cho hợp lý nhằm đảm bảo tính cân bằng TC của công ty

+ Tổng nguồn vốn của công ty qua 3 năm cũng tăng lên là do nợ phải trảchiếm tỷ trọng cao hơn so với vốn chủ sở hữu Bằng chứng là năm 2013 tăng17.652.168.209 đồng so với năm 2012 tương ứng tăng 35,24%, năm 2014giảm 2.026.758.935 đồng so với năm 2013 Nợ phải trả cao cho thấy khả năngchiếm dụng vốn của công ty ngày càng cao nhưng đồng thời nó cũng là mối longại cho công ty Vốn chủ sở hữu của công ty tăng qua các năm điều này là

do công ty ngày càng hoạt động có hiệu quả về lợi nhuận nên số vốn để đầu tư

ngày càng tăng

Bảng 2.2:Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty cổ phần Phương Minh qua 3 năm 2012-2014.

ngắn hạn 26.171.904.750 41,52 38.950.234.378 48,25 47.236.407.319 53,98 12.778.329.628 48,82 8.286.172.941 21,272.Tài sản

dài hạn 36.866.720.440 58,48 41.779.605.000 51,75 40.272.101.613 46,02 4.912.884.560 13,33 -1.507.503.387 -3,61II.Tổng

nguồn vốn 63.058.625.190 100 80.729.839.378 100 87.508.508.932 100 17.671.214.188 28,02 6.778.669.554 8,401.Nợ phải

trả 50.085.001.305 79,43 67.737.169.514 83,91 65.710.410.579 75,09 17.652.168.209 35,24 -2.026.758.935 -2,992.Vốn chủ

sở hữu 12.973.623.885 20,57 12.992.669.864 16,09 21.798.098.353 24,91 19.045.979 0,15 8.805.428.489 67,77

( Nguồn : Phòng Tài chính)

2.1.8 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2014).

(2012-Nhìn vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm vừaqua, ta thấy rằng mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã có rất nhiều cốgắng trong việc kinh doanh của mình Điều đó được thể hiện qua bảng 2.3 vềtình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Doanh thu BH và CCDV của công ty tăng đều qua 3 năm Cụ thể năm

2012 doanh thu BH và CCDV chiếm 63.085.027.574 đồng, năm 2013 so vớinăm 2012 tăng 9.563.325.971 đồng, tương ứng tăng 15,16%, năm 2014 so vớinăm 2013 tăng 8.938.567.468 đồng tương ứng tăng 12,3% Doanh thu tăng lên

là kết quả tốt cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũngtiến triển thuận lợi

Các khoản giảm trừ doanh thu của công ty qua 3 năm có biến động khôngđáng kể Năm 2012 và năm 2014 các khoản giảm trừ doanh thu này đều bằng 0

Doanh thu thuần về BH và CCDV của công ty cũng có biến động do chịuảnh hưởng của các khoản giảm trừ doanh thu năm 2013, nhưng mức ảnh hưởngnày không đáng kể Cụ thể năm 2013 so với năm 2012 tăng 9.476.420.218 đồngtương ứng tăng 15,02% Năm 2014 so với năm 2013 tăng 9.025.473.221 đồngtương ứng tăng 12,44%

Giá vốn hàng bán năm 2012 là 52.464.078.100 đồng , năm 2013 tăng sovới năm 2012 là 8.764.365.757 đồng tương ứng tăng 16,71%, năm 2014 so vớinăm 2013 tăng 11.162.986.318 đồng tương ứng tăng 18,23% việc tăng giá vốnhàng bán qua 3 năm là do giá cả của thị trường có nhiều biến động, chi phí đầu

vào, chi phí nhân công tăng, như vậy vấn đề đặt ra là tìm cách để giảm giá vốn

xuống để tăng lợi nhuận cho công ty

So sánh giữa doanh thu và giá vốn của công ty qua 3 năm ta thấy có sựtăng lên theo 1 chiều hướng nhất định Điều này cho thấy nếu công ty mở rộngquy mô, tăng giá vốn hàng bán thì lợi nhuận của công ty ngày càng giảm, đây làmột điều không tốt cho công ty Vì vậy trong giai đoạn này công ty cần có cácchính sách về vốn một cách hiệu quả hơn, thúc đẩy sự tăng lên về doanh thu,

giảm giá vốn, mang lại lợi n.huận cho công ty.

Về chi phí QLDN của công ty có sự tăng giảm qua 3 năm Cụ thể, năm

2013 tăng 1.662.524.243 đồng so với năm 2012, tương ứng tăng 30,93% và năm

2014 so với năm 2013 chi phí này có giảm đi nhưng không đáng kể,cụ thể làgiảm 289.617.879 đồng so với năm 2013, tương ứng giảm 4,11% Chi phíQLDN là khoản chi phí để duy trì bộ máy quản lý hành chính của công ty đaphần là chi phí bất biến Do đó công ty cần đẩy mạnh tốc độ tăng doanh thu sovới tốc độ tăng chi phí quản lý để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cũng có những chuyển biến rõrệt, cụ thể năm 2013 tăng 96.537.440 đồng so với năm 2012, tương ứng tăng21,48% và năm 2014 giảm 1.654.869.182 đồng so với năm 2013, tương ứnggiảm 303,10% Lợi nhuận thu được từ các hoạt động khác của công ty năm

2013 so với năm 2012 tăng 232.070.535 đồng, tương ứng tăng 313% và năm

2014 tăng 1.367.826.798 đồng so với năm 2013, tương ứng tăng 866,11%

Lợi nhuận sau thuế TNDN: năm 2013 tăng 212.637.567 đồng tương ứngtăng 72,52% so với năm 2012, năm 2014 giảm 139.087.941 đồng so với năm

2013 tương ứng giảm 27,50%

Nhìn chung thì qua ba năm 2012-2014, tình hình hoạt động của công ty

cổ phần Phương Minh khá ổn Ngoài ra công ty cần xem xét lại giá vốn và tốithiểu hóa chi phí để tối đa hóa lợi nhuận và cần có các chính sách phù hợp đểcải thiện và nâng cao hiệu quả kinh doanh và có được những bước tiến trongtương lai

Bảng 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Phương Minh qua 3 năm 2012-2014.

14 Tổng LN kế toán trước thuế 375.304.057 703.912.032 416.869.648 328.607.975 87,56 -287.042.384 -40,78

15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 82.083.703 198.054.111 50.099.668 115.970.408 141,28 -147.954.443 -74,70

17 LN sau thuế TNDN 293.220.354 505.857.921 366.769.980 212.637.567 72,52 -139.087.941 -27,50

( Nguồn: Phòng Tài chính)

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty cổ phần Phương Minh

2.2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

2.2.1.1 Môi trường kiểm soát

a) Môi trường bên trong

Đặc thù về quản lý: Quan điểm của người lãnh đạo công ty kinh doanh là

cạnh tranh lành mạnh, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty, đáp ứng tốtnhu cầu của người tiêu dùng về sản lượng cũng như chất lượng, với phươngchâm tiết kiệm chi phí sản xuất, đổi mới công nghệ góp phần hạ thấp giá thànhsản phẩm Đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, nâng cao đời sống cán bộ nhânviên công ty Báo cáo tài chính công ty phải phản ánh trung thực, chính xác vềtình hình tài chính nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy cho những người quantâm trong và ngoài công ty Các quy định, thủ tục về việc phê duyệt hợp đồngkinh tế của công ty cũng được thực hiện nghiêm túc Ngoài ra, nội quy và quychế của công ty luôn được phổ biến cho mọi công nhân viên để bảo đảm khảnăng chấp hành cao nhất Chẳng hạn như việc mang đồng phục và thời gian làmviệc của công ty Chính những điều trên đây đã góp phần không nhỏ vào việcvận hành bộ máy quản lý của người lãnh đạo Với khả năng lãnh đạo, điều hànhlinh hoạt, nhạy bén của ban giám đốc, công ty không ngừng nâng cao uy tín tiếptục đứng vững trên thị trường

Cơ cấu tổ chức: Công ty cổ phần Phương Minh được tổ chức theo mô

hình trực tuyến chức năng Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty hoạt động theonhững đặc thù của công ty cổ phần Đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị làngười do Đại hội cổ đông bầu ra Chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệmcùng với các thành viên trong HĐQT giám sát các hoạt động của công ty đề xuấtvới đại hội cổ đông các xu hướng, chiến lược kinh doanh của công ty HĐQTcủa công ty có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm tổng giám đốc, Phó giám đốc, Kếtoán trưởng và định mức của các cấp quản lý Chịu trách nhiệm điều hành hoạtđộng và báo cáo tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động của công ty làban giám đốc Đứng đầu là tổng giám đốc, dưới ban giám đốc là các phòng ban

chức năng hoạt động theo sự điều hành của ban giám đốc công ty như: phòng tàichính, phòng nhân sự, vật tư, kỹ thuật, kinh tế kế hoạch và các phân xưởng.Ngoài ra công ty còn có ban kiểm soát nhằm quan sát mọi hoạt động kinh doanh

và điều hành của công ty Với cách tổ chức bộ máy quản lý trên có thể thấy tạicông ty các hoạt động của các bộ phận đều chịu sự giám sát chặt chẽ theo quan

hệ chức năng đảm bảo sự điều hành và kiểm soát trực tiếp từ trên xuống, cácthông tin được phản hồi nhanh chóng

Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền

với đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp đó Vì vậy, ngay từ ban đầu, công ty cóchủ trương tuyển dụng những lao động có tay nghề, những nhân viên có nănglực Công ty luôn phát huy tinh thần làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên,luôn có các hình thức đánh giá, khen thưởng và đề bạt đối với những nhân viên

có năng lực, đồng thời khiển trách, sa thải đối với những nhân viên yếu về nănglực và có ý thức làm việc kém Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến côngtác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên như: cử nhiều cán bộ đi học lớp văn hóa,

cử công nhân đi học tập kĩ năng sản xuất mới ở các công ty khác

Công tác kế hoạch và dự toán: Công tác lập kế hoạch được ban lãnh đạo

nhận thức là một phần rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh của công ty Việc lập kế hoạch và phương hướng hoạt động giúpcông ty định hướng, phát huy mọi nguồn lực để đạt hiệu quả cao trong kinhdoanh Ngoài ra, việc lập kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rấthữu hiệu quá trình hoạt động của công ty, từ đó đưa ra những biện pháp cải thiệnhoặc phát huy cho phù hợp nhất Kế hoạch đặt ra phù hợp với tình hình hoạtđộng kinh doanh của công ty, không vượt quá khả năng của công ty để hạn chế

áp lực cho nhân viên vì điều đó có thể dẫn đến gian lận, sai sót, tạo ra báo cáotài chính không trung thực, hợp lý

b) Môi trường bên ngoài

Bên cạnh môi trường bên trong của công ty, công ty còn chịu sự tác độngcủa các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của banlãnh đạo công ty nhưng nó lại có tác động lớn đến quy chế thủ tục, kiểm