PHÂN TÍCH PHƯƠNG PHÁP LUẬN về QUẢN lý dự án NHÀ nước

Một cách cụ thể hơn, quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiệncác chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảmbảo phương diện và thời hạn, nguồn lực

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ NƯỚC

I. QUẢN LÝ DỰ ÁN.

1. Khái niệm:

Một cách chung nhất, có thể hiểu quản lý dự án là tổng thể những tác động cóhướng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạtđộng của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môitrường biến động

Một cách cụ thể hơn, quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiệncác chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảmbảo phương diện và thời hạn, nguồn lực ( chi phí) và độ hoàn thiên( chấtlượng) của dự án

Quản lý dự án được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chutrình dự án Bao gồm quản lý của tất cả các cơ quan quản lý vĩ mô và cơ quanquản lý vi mô Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô có quan hệ biện chứng vớinhau Chúng thống nhât về thực chất là quản lý hoạt động của con người,chúng dược phân chia về mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp, hình thức cũngnhư nội dung quản lý Chủ thể quản lý dự án là cá nhân, tổ chức thực hiệnviệc quản lý vĩ mô hoặc vi mô đối với dự án Đối với quản lý vĩ mô các dự ánchủ thể quản lý là nhà nước với các cấp chihs quyền và cơ quan chức năngcủa nó Đối với quản lý vĩ mô các dự án, chủ thể quản lý dự án có thể là chủđầu tư hoặc là đại diện hợp pháp của các chủ đầu tư

2. Vai trò của quản lý dự án:

Quản lý vĩ mô được hiểu là quản lý nhà nước đối với các dự án Quản lý vĩ

mô nhằm:

+ Bảo đảm hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất với một nguồn lực hạn chế của đấtnước trong từng thời kì phát triển Các dự án cần phải được nhà nước đặttrong tổng thể việc thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội trong từngthời kì

+ Bảo đảm định hướng thống nhất cho các dự án trong phạm vi quốc gia,trong phạm vi ngành và địa phương

+ Tạo điều kiện thuận lợi về kinh tế, chính trị, xã hội để các dự án được hình

thành, thực hiện và b Quản lý vi mô các dự án:

phát huy hiệu quả Muốn thu hút các dự án đầu tư nước ngoài thì không thểthiếu vai trò của nhà nước trong việc tạo môi trường về chính trị, kinh tế và xãhội

+ Bảo đảm các dự án thực hiện đúng pháp luật về đầu tư, quản lý dự án Côngtác thanh tra, kiểm tra của nhà nước có vai trò đặc biệt để thực hiện mục tiêunày

Quản lý vi mô được hiểu là quản lý của chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp củachủ đầu tư Quản lý vi mô các dự án có các vai trò sau đây:

+ Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án Dự án được hiểu

là tổng thể các công việc hướng đến mục đích hoặc mục tiêu Dự án chỉ dạtđược mục đích hoặc mục tiêu khi đảm bảo sự lien kết các công việc theonhững trật tự hoặc logic nhất định Vai trò của quản lý chính là tạo ra sự liênkết giữa các hoạt động hoặc công việc trên cơ sở thực hiện rất nhiều chứcnăng của quản lý dự án

+ Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng những khó khăn, vướngmắc, nảy sinh Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp để giải quyết nhữngbất đồng, thúc đẩy quá trình dự án

Trong chu trình dự án nảy sinh không ít những vấn đề cần tới sự can thiệpcủa chủ thể quản lý dự án Những vấn đề nảy sinh không thể tính hết trong kế

hoạch Thực hiện công tác điều hành dự án sẽ đảm bảo vai trò này của quản lý

dự án

+ Bảo đảm thời gian xây dựng và thực hiện dự án Trong chu trình dự án có 3giai đoạn:

o Giai đoạn nghiên cứu, lập, phân tích và ra quyết định đầu tư

o Giai đoạn chuẩn bị và thực hiện dự án

o Giai đoạn khai thác hoặc hoạt động dự án

Yếu tố thời gian trong giai đoạn thứ nhất và thứ hai có ý nghĩa quan trọng.Làm thế nào để có được dự án đáp ứng tốt mọi yêu cầ của một dự án, để rađược quyết định đầu tư với thời hạn ngắn nhất có thể, làm thế nào để có thểtriển khai và thực hiện dự án nhanh nhất sau khi dự án đã được quyết định đầu

tư, phụ thuộc vào chủ thể quản lý dự án thực hiện vai trò quản lý của mìnhnhư thế nào, thông qua việc thực hiện các chức năng quản lý dự án

+ Bảo đảm giảm chi phí, tăng khả năng doanh lợi cho dự án, Tiết kiệm chiphí, tăng khả năng doanh lợi không thể thiếu được vai trò quản lý dự án Lãngphí, thất thoát chi phí, không đảm bảo tiến độ chủ yếu thuộc trách nhiệm củachủ thể quản lý dự án Điều đó diễn ra do chủ thể quản lý dự án không thựchiện tốt các chức năng quản lý dự án của mình, chẳng hạn như lập kế hoạchkhông tốt, kiểm tra không chu đáo, lựa chọn nhà thầu không chuẩn, thiếu sựphối hợp các khâu công việc, sự phân bổ nguồn lực không hợp lý…

+ Bảo đảm tạo ra sản phẩm dịch vụ và chất lượng cao Chất lượng luôn là mụctiêu của dự án Chất lượng sản phẩm dự án gắn liền với cả quá trình của dự án

từ việc lập và ra quyết định đầu tư, chuẩn bị và thực hiện dự án tới hoạt độngcủa dự án Một con đường xây dựng tốt nhưng nếu giai đoạn khai thác cơquan quản lý không thực hiện tốt công tác bảo hành thì khó có thể đảm bảocho con đường luôn ở trạng thái tốt trong thời hạn khai thác Đảm bảo chấtlượng sản phẩm dự án không chỉ là yêu cầu mà còn là mục tiêu của quản lý dự

án Mọi chức năng của quản lý dự án đề hướng tới mục tiêu và đáp ứng yêucầu này

3. Chức năng quản lý dự án:

Chức năng quản lý dụ án thường là những công việc khác nhau mà chủ thểquản lý dự án phải thực hiện trong quá trình hình thành, thực hiện và hoạtđộng của dự án nhằm đạt được mục tiêu của dự án.

Chủ thể quản lý dự án bao gồm cả chủ thể quản lý vĩ mô và chủ thể quản lý vi

mô, nội dung quản lý các chức năng cũng khác nhau

Thực hiện việc quản lý vĩ mô các dự án là nhà nước với các cấp chính quyềncùng các cơ quan chức năng của nó, để thực hiện quản lý vĩ mô các dự án nhànước cần làm tốt các công việc sau:

+ Xác định chiến lược phát triển kinh tế xã hội 10 năm

+ Xác định các loại quy hoạch, nhất là những quy hoạch không gian, quyhoạch tổng thể và quy hoạch ngành, địa phương

+ Xác định các chương trình

+ Xác định các kế hoạch 5 năm và hàng năm làm cơ sở cho các quyết định của

dự án

+ Xác định các chính sách vĩ mô đối với đầu tư và dự án đầu tư

+ Ban hành hệ thống pháp luật về đầu tư và dự án đầu tư

+ Ban hành hệ thống các tiêu chuẩn kĩ thuật, hệ thống các định mức kinh

tế-kĩ thuật làm tiêu chuẩn cho tính toán, định giá quá trình xây dựng, chuẩn bị vàvận hành dự án

+ Hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp luật cho các chủ đầu tư và chủ thểquản lý dự án

+ Ra các quyết định đầu tư hoặc cho phép đầu tư dựa trên cơ sở hệ thống luậtpháp

+ Kiểm tra, kiểm soát việ thực hiện dự án

+ Xác định thời gian hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án

+ Xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc của dư án

+ Xác định yêu cầu về cấp kinh phí.

+ Lập lịch trình thực hiện công việc và lịch trình về cấp kinh phí cho các hoạtđộng của dự án

Lập kế hoạch được tiến hành ở cả 3 giai đoạn nghiên cứu: lập dự án, thực hiện

và vận hành dự án

Các công cụ được sử dụng:

+ Biểu đồ phân tách công việc của dự án

+ Sơ đồ Gantt

+ Các mô hình toán kinh tế, đặc biệt là sơ đồ PERT

+ Hệ thống thông tin với hệ thống máy tính

+ Các kĩ thuật tính toán và phân tích

Cơ cấu phân tích công việc Tổ chức

Ma trận nhiệm vụ trách nhiệmNhiệm

“Khi nào”

“bao nhiêu “

- Thiết lập cơ cấu tổ chức dự án

- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những đơn vị và cá nhân tham gia quản lý dự án

- Lựa chọn, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ quản lý dự án

- Lựa chon đơn vị tham gia thực hiện dự án

Các công cụ chủ yếu:

+ Biểu đồ phân tách công việc của dự án

+ Sơ đồ tổ chức

+ Ma trận nhiệm vụ trách nhiệm

c chức năng điều hành, điều phối

- Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án

- Khuyến khích, đọng viên những tổ chức và cá nhân tham gia dự án

- Thiết lập những mối quan hệ với môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho dự án

- Thu thập thông tin, đề ra các quyết định giải quyết kịp thời những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện và vận hành dự án

Ngân quỹKế

hoạch

Thựctế

Chênhlệch1

2345Tổng

+ Biểu đồ đường chéo và sự điều hành đảm bảo các thời hạn.

+ Quyền lực và trách nhiệm của những người điều hành dự án

+ Đường cong S và việc điều hành bảo đảm các chi phí, các thời hạn

d Chức năng kiểm tra

- Xác định những sai sót, các sai lệch, các ách tắc trong quá trình xây dựng, thực hiện và vận hành dự án

- Xử lý các sai lệch, các sai sót, các ách tắc đã được phát hiện

=> Có vai trò đặc biệt trong quá trình quản lý dự án

3 Quản lý thời gian

9 Quản lý cung ứng vật tư cho dự án

4 Các công cụ trong quản lý dự án

4.1 các công cụ quản lý của Nhà nước

- Các công cụ định hướng cho quản lý dự án Bao gồm: Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách về đầu tư quản lý dự án

- Các công cụ pháp luật Đây là hệ thống các quy phạm đối với các hoạt động đầu tưu vào dự án, được thể hiện trong các văn bản quản lý nhà nước về đầu tư và quản

lý dự án đầu tư

- Các cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư và quản lý dự án, bao gồm cả cơ cấu

tổ chức và con người trong các cơ quan này, nhất là các cơ quan kế hoạch và thanh tra các cấp

- Hệ thống đảm bao thông tin cho quá trinh quản lý vĩ mô các dự án

4.2 Các công cụ chủ yếu trong quản lý vi mô dự án.

4.2.1 Biểu đồ tổ chức các công việc dự án.

Biểu đồ tổ chức công việc là những công cụ cơ bản để thực hiện các chức năng quản lý dự án: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, và kiểm tra Biểu đồ tổ chức công việc phản ánh cơ cấu phân tách công việc của dự án

Biểu đồ tổ chức công việc là một sơ đồ giống cây công việc được tổ chức, xác định và thể hiện dự án bằng biểu đồ Các cấp bậc thấp dần thể hiện các nét chi

tiết của mục tiêu, sự liên hệ các yếu tố công việc với nhau và với sản phẩm cuối cùng.

Một số sơ đồ tổ chức công việc thường có dạng sau:

Cấp bậc Công việc

2 Những công việc lớn (giai đoạn)

3 Những công việc nhỏ ( giai

đoạn)

4 Những công việc nhỏ hơn nữa

5 Những công việc riêng lẻ

Cơ cấu phân tách công việc trong giống như một biểu đồ tổ chức thường có dạng:

Khi thiết lập sơ đồ tổ chức công việc cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Dễ phân công trách nhiệm

- Thực hiện tất cả các khía cạnh của dự án

- Xác lập các kế hoạch chi tiết

- Phân bổ các nguồn lực chính xác

- Đánh giá được hiện trạng

- Đánh gía được kết quả

- Điều chỉnh kế hoạch dễ dàng

Ý nghĩa của sơ đồ tổ chức công việc trong quản lý dự án

- Buộc mỗi người tham gia phải suy nghĩ về dự án và làm cho các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhóm

- Khắc phục tình trạng bỏ qua một số công việc

-Toàn bộ dự án được mô tả như là tổng các yếu tố bộ phận

- Trình tự công việc và quan hệ qua lại có thể được hoàn thiện

-Tạo điều kiện để xây dựng và sử dụng sơ đồ mạng của dự án

-Tạo điều kiện để lập biểu dự án toán chi phí và ngân quĩ cho dự án

4.2.2 Sơ đồ mạng của dự án

Sơ đồ mạng của dự án là một bản sao trình tự các họat động và các quan hệ lôgíc của những họat động đó.Sơ đồ này là công cụ hữu hiệu trong quản lý các dự án,nó không chỉ dùng trong qúa trình lập kế hoạch mà còn cả quá trình điều hành và kiểm tra dự án.Sơ đồ mạng cho phép các nhà quản lý dự án tối ưu hóa được thời gian của toàn bộ dự án với những mức kinh phí chấp nhận được

a.Trình tự lập sơ đồ mạng của dự án

a.1.Xây dựng sơ đồ tổ chức công việc

a.2.Thiết lập trình tự thực hiện các công việc,các công việc của dự án chia thành cáchọat động đồng thời và các họat động liên tiếp

-Các họat động đồng thời là các họat động có thể hiện thực hiện cùng một lúc ,việc thực hiện họat động này không ảnh hưởng đến họat động kia nhưng có ảnh hưởng đến toàn bộ dự án

-Các họat động liên tiếp là các họat động chỉ có thể bắt đầu khi đã kết thúc một hoặc một số công việc của dự án

a.3.Xác định thời gian thực hiện mỗi công việc của dự án và các chi phí khác nhau như vật tư,tiền vốn

Trong trường hợp thời gian cho những công việc khó xác đinh chắc chắn,có thể áp dụng công thức sau để uớc tính:

t=

t là thời gian trung bình để thực hiện xong công việc Xi

ai là thời hạn làm công việc Xi một cách nhanh nhất

bi là thời hạn thực hiện xong công việc Xi chậm nhất

mi là thời hạn thông thuờng để thực hiện xong công việc Xi

Khi xác định thời gian cho mỗi công việc cần xác định cả thời gian rút ngắn với những chi phí tăng thêm

a.4.Lập sơ đồ của dự án.Hiện nay công việc này được thực hiện trên máy vi tính vớiviệc sử dụng phần mềm PERT

Kỹ thuật lập sơ đồ mạng được thực hiện như sau:

-Mỗi công việc của dự án biểu thị bằng một mũi tên,mỗi đầu có một vòng tròn gọi

là đỉnh(sự kiện).Trên mũi tên ghi rõ nội dung và thời gian hoặc chi phí khác để hoàn thành công việc

-Sơ đồ được lập từ trái qua phải

-Mỗi đỉnh được gọi là sự kiện-là sự kết thúc một hay một số công việc và là điều kiện để bắt đầu một hay một số công việc tiếp theo.Đánh số thứ tự các đỉnh ghi vào góc trên cùng theo quy tắc sau:

+ Đỉnh nào chỉ có mũi tên đi ra thì đánh số trước

+Đánh số từ trên xuống dưới,từ trái qua phải

+Đỉnh nào đuợc đánh số rồi thì các mũi tên đi ra từ đó coi như bị xóa

Việc lập sơ đồ mạng dự án kết thúc ở việc xác định đỉnh găng,công việc găng và đường găng

• Đỉnh găng là đỉnh có hiệu số giữa thời hạn kết thúc muộn và thời hạn bắt đầu sớm bằng không.Hiệu số này trên sơ đồ mạng được ghi ở góc dưới.Để xác định đỉnh găng cần xác định thời hạn bắt đầu sớm và thời hạn kết thúc muộn

Thời hạn bắt đầu sớm của mỗi đỉnh là thời hạn cần thiết để hoàn thành tất cả các công việc tiến tới nó,cũng chính là thời gian để bắt đầu những công việc đi ra từ nó.Trên sơ đồ thời gian này được ghi ở góc bên trái các đỉnh theo qui tắc:

+ Tính lùi từ đỉnh có số thứ tự về đỉnh có số thứ tự lớn hơn về đỉnh có số thứ tụ nhỏ

kế tiếp

+ Đỉnh cuối có thời hạn kết thúc muộn bằng thời hạn bắt đầu sớm

+ Các đỉnh còn lại lấy số nhỏ nhất của hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn đỉnh trước với thời gian thực hiện công việc của mũi tên lùi về phía của nó

Hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn và bắt đầu sớm được ghi ở góc dưới mỗi

đỉnh.Đỉnh nào có hiệu số này bằng không được gọi là đỉnh găng

Công việc găng là công việc nối liền hai đỉnh găng,công việc găng không có thời gian dự trữ ,nếu thực hiện chậm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian thực hiện dự án.Trên sơ đồ mạng,công việc găng được vẽ hai nét

+ Đường găng là đường nối liền các công việc găng và đỉnh găng liên tục từ đỉnh 1(

sự kiện xuất phát), và đỉnh cuối, có tổng thời hạn thực hiện các công việc bằng thời hạn kết thúc muộn đỉnh cuối các công việc nằm trên đường găng trên sơ đồ mạng được ghi bằng hai nét có gạch Đường găng là đường có chiều dài dài nhất trong những đường nối từ đỉnh 1 đến đỉnh cuối, tức thời gian hoàn thành dự án không thể ngắn hơn đường găng

b Sử dụng sơ đồ mạng trong quản lý dự án

Muốn đẩy nhanh tiến độ của dự án với mức chi phí tăng thấp nhất mọi tính toán cầnđược xem xét trên đường găng, cụ thể là:

- Thời hạn kết thúc muộn của sự kiện cuối cùng là thời hạn tối thiểu, cần thiết

để hoàn thành dự án

- Xác định thời gian cần đẩy nhanh tiến độ

- Xác định thòi gian có thể rút ngắn cho mỗi công việc trên đường găng và chi phí tăng thêm cho việc rút ngắn một đơn vị thòi gian rút ngắn

- Xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trên đường găng có thể rút ngắn với chi phí thấp nhất

- Rút ngắn thời gian cho công việc ưu tiên cao nhất và so sánh tổng thời gian với thời hạn định rút ngắn

- Kiểm tra lại để thấy tuyến đường găng không thay đổi

- Tiếp tục giảm bớt thời gian cho các công việc trên đường găng cho đến khi đạt được thời gian mong muốn

4.2.3 Biểu đồ Gantt.

- Là một phương tiện đơn giản nhưng đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án

- Biểu đồ Gantt gồm 2 trục: