Chương I: KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN 1.Giới thiệu hệ thống: Công Ty 24 thành lập ngày 20111997, chuyển sang công ty cổ phần từ ngày 1102004 Địa Chỉ: trụ sở chính 485 Phan Hữu Ích, Phường 15, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất, công nghiệp thực phẩm Quy mô công ty: rộng lớn với mức doanh thu là 500 triệu USDnăm với 800 nhân viên. Với mức thu nhập và nguồn lực như vậy công ty có 6 chi nhánh và nhà máy. Số nhân viên IT hiện tại của công ty là 60 nhân viên Hiện tại công ty có 17 máy chủ và 400 máy tính cá nhân
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Người thực hiện: Hoàng Đình Lập
Giảng viên hướng dẫn :
Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2015
Trang 2Giới thiệu ERPERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương
mại…) của một tổ chức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm
vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộcyêu cầu của nhà quản lý Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việc triển khai thànhcông ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dàiVới ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm
cơ hội để phát triển vững mạnh.Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.R: Resource(Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được Việcứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là bạn phải:- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp
Trang 3nhàng.- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có
sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này
sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công tylên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp cho doanh nghiệp tính toán chính xác kế hoạch cung ứng thiết bị thô cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu thiết bị, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lýnghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo
Trang 4Chương I: KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất, công nghiệp thực phẩm
- Quy mô công ty: rộng lớn với mức doanh thu là 500 triệu USD/năm với
800 nhân viên Với mức thu nhập và nguồn lực như vậy công ty có 6 chi nhánh và nhà máy Số nhân viên IT hiện tại của công ty là 60 nhân viên
- Hiện tại công ty có 17 máy chủ và 400 máy tính cá nhân
- Sơ đồ tổ chức công ty hiện tại:
- Mục tiêu chất lượng:
Trang 5Đối với công ty 24, mục tiêu quan trọng nhất là không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng và an toàn thực phẩm, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng Tháng 04/2013, công ty 24 được tổ chức Trung tâm chứng nhận phù hợp
Quacert cấp Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008 và GMP - HACCP tại Nhà máy dầu Phú Mỹ Áp dụng và duy trì hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trên chính là lời cam kết của công ty 24 về việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, mang lại sự thỏa mãn cao nhất cho người tiêu dùng và an toàn thực phẩm
2 Hoạt động, quy trình nghiệp vụ kinh doanh thực tế của công ty
2.2.1 Quản lý sản xuất
Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất, mua bán và xuất nhập khẩu các sản phẩm chế biến từ dầu, mỡ động thực vật, từ các loại hạt có dầu, thạch dừa
- Sản xuất, mua bán các loại bao bì đóng gói
- Mua bán, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến ngành dầu thực vật
- Cho thuê mặt bằng, nhà xưởng
- Sản xuất, mua bán các loại gia vị ngành chế biến thực phẩm, nước chấm, nước xốt (không sản xuất tại trụ sở)
- Sản xuất, mua bán các loại sản phẩm ăn liền (mì, bún, phở, bánh đa, cháo
ăn liền)
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa
- Kinh doanh khu vui chơi giải trí (không hoạt động tại trụ sở)
- Hoạt động sinh hoạt văn hóa (tổ chức giao lưu, gặp mặt)
- Kinh doanh nhà ở (xây dựng nhà ở để bán hoặc cho thuê)
- Nhập hàng: Khi hàng trong kho ở chi nhánh hết hoặc không đủ đáp ứng
cho khách, thủ kho sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để liên hệ với nhàcung cấp Khi có hàng về thì nhân viên của bộ phận quản lý sản xuất sẽkiểm tra chất lượng và số lượng cửa hàng theo phiếu giao hàng của tổngmặt hàng trước khi nhập kho Nếu chất lượng và số lượng đảm bảo, bộ
Trang 6phận nhập hàng sẽ lập một phiếu nhập hàng Sau đó sẽ tiến hành thanhtoán cho nhà cung cấp, chuyển hàng vào kho.
- Bán hàng: Khi khách hàng đến công ty (chi nhánh), tìm hiểu những thôngtin về mặt hàng cần mua Nếu mặt hàng nào chưa biết thông tin thì nhânviên quản lý hàng sẽ tư vấn hướng dẫn cho khách hàng Sau khách hànglựa chọn các mặt hàng xong, họ đem ra quầy thu ngân để thanh toán.Nhân viên thu ngân ghi nhận mặt hàng và thực hiện thanh toán cho kháchhàng Hệ thống tính, hiển thị tổng tiền bán hàng, số tiền phải trả và in rahóa đơn thanh toán cho khách hàng Khi kết thúc phiên bán hàng kháchhàng được mang hàng đã mua và hóa đơn ra khỏi chi nhánh
- Quản lý kho: hàng hóa sau khi nhập được chuyển vào kho Nhân viênquản lý kho cập nhật thông tin hàng nhập vào, hàng còn trong kho, kiểmtra hàng trên quầy trưng bày, xuất hàng từ kho lên quầy Quản lý chuyểnđổi hàng hóa giữa các kho, thời gian tồn kho của các mặt hàng Lập báocáo kiểm kê hàng hóa
2.2.2 Lập kế hoạch kinh doanh
- Bộ phận kinh doanh:
+ Xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn
+ Tham mưu cho ban giám đốc về các hoạt động của công ty
+ Hoạch định chính sách: các chính sách về giá, chương trình khuyếnmại, ưu đãi cho khách hàng được hoạch định tập trung tại phòng bộ phậnkinh doanh và thống nhất đến các bộ phận
+ tổng hợp tình hình kinh doanh: theo dõi tiến độ giao nhận hàng của nhàphân phối và tổng hợp để hoạch định kế hoạch- chiến lược kinh doanh+ lập kế hoạch kinh doanh cho công ty
Trang 72.2.3 Quản lý tài chính- kế toán
- Phòng kế toán của công ty sử dụng phần mềm kế toán với các chức năng:+ Theo dõi công nợ, hợp đồng, thanh toán cho nhà cung cấp
+ Kế toán giá thành sản phẩm
+ Lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính
+ Nhập các chứng từ phát sinh và lập dữ liệu lên các báo cáo thống kê.+ Lập các báo cáo chi- Thu, chi trả lương nhân viên
2.2.4 Bộ phận tin học
- Theo dõi, giám sát hệ thống trang thiết bị có trong công ty đặc biệt là hệthống máy tính, đảm bảo sự vận hành trong suốt quá trình hoạt độngtránh để ra sự cố ở mỗi chi nhánh
- Siêu thị xây dựng bộ phận chuyên trách CNTT có kinh nghiệm và trình
độ cao, tâm huyết trong công tác tin học hóa
2.2.5 Bộ phận bảo vệ
- Kiểm tra, bảo vệ an ninh, an toàn của siêu thị đặc biệt là phòng cháy nổxảy ra nhằm đảm bảo tài sản của siêu thị cũng như tính mạng của kháchhàng và nhân viên
- Giám sát các camera trong công ty, công xưởng
2.2.6 Quản lý nhân sự.
- Tuyển dụng, đào đạo, phân bổ nhân viên đến các bộ phận, phòng ban, chinhánh
- Theo dõi lao động, tính công- tính lương, công tác kỷ luật lao động
2.2.7 Quản lý vật tư, tài sản
- Do bộ phận cung ứng quản lý vật tư, tài sản đảm nhiệm
- Đảm bảo vật tư cho sản xuất, nhập vật tư cần thiết cho siêu thị gồm nhậptrong nước và nhập khẩu
- Tập hợp yêu cầu vật tư để lập kế hoạch mua sắm vật tư,
Trang 8- Phân bổ vật tư tói các bộ phận, phòng ban.
3 Phần cứng - phần mềm
- Công ty có cơ sở hạ tầng phần cứng phần mềm của siêu thị được đầu tư
mạnh mẽ Những thiết bị này được tích hợp lại trong một hệ thống bánhàng siêu thị
3.1 Hệ thống phần cứng và hạ tầng truyền thông
- Hệ thống có 17 máy chủ và 400 máy tính cá nhân.
- có mạng LAN của từng phòng ban, chi nhánh, tốc độ truyền băng thôngmạng chưa cao
- Hệ thống kết nối toàn bộ công ty chưa hoàn thiện
- Liên lạc, trao đổi thông tin giữa các phòng ban còn nhiều thủ công, bất cập
- Màn hình điều khiển: ứng dụng màn hình điều khiển dùng loại cảm ứng
- Khay đựng tiền (loại cơ khí điều khiển bằng tay tăng tính an toàn và bảo
hóa. Máy scan mã vạch: sử dụng loại quét mã từng mã vạch cho đến loại phức
tạp hơn đặt cố định trên kệ có khả năng quét nhanh với cường độ lớn có gócquét rộng và đa chiều
- CPU – bộ xử lý trung tâm của hệ thống: dùng một bộ xử lý được thiết kế
chuyên biệt cho nhiệm vụ bán hàng/phục vụ bán hàng
- Các camera giám sát an ninh
3.2 Hệ thống phần mềm
- Các phần mềm được chậy độc lập từng bộ phận, chi nhánh, bao gồm:
Trang 9+ Phần mềm quản lý bán hàng: hệ thống định giá sản phẩm, kết hợp
máy đọc mã vạch, kết nối máy in- in hóa đơn nhanh chóng, quản lý thôngtin hàng hóa theo danh mục, thương hiệu, màn hình hiển thị thanh toánhóa đơn
+ Phần mềm điều khiển: dùng phần mềm nhỏ cơ sở dữ liệu nằm trên PC + Phần mềm quản lý nhân sự: cho quản lý nhân viên trong siêu thị, tích
Trang 10CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH, LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1 Chiến lược ERP - Chuẩn quản lý
- Lựa chọn chuẩn quản lý Cobit cho doanh nghiệp
- Lý do la chọn:
Trong bối cảnh CNTT ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi
tổ chức, sự gắn kết chặt chẽ giữa CNTT và chiến lược của tổ chức đã trở thành mộtyếu tố thành công quan trọng bậc nhất đối với mọi tổ chức trong thời đại CNTT
+ Hướng doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp- những người đứng đầu tổ chức doanhnghiệp
+ COBIT là một mô hình quản trị CNTT giúp việc gắn kết và tương tác giữaCNTT và chiến lược phát triển của tổ chức một cách hiệu quả nhất
+ COBIT là một mô hình quản trị CNTT thống nhất trong quá trình kết hợp và ápdụng nhiều khuôn khổ khác như ISO, ITIL, CMMi …, các kiến thức hiểu biết và
áp dụng COBIT sẽ góp phần
Tăng cường sự gắn kết giữa CNTT và chiến lược phát triển của tổ chức
Quản trị hệ thống CNTT một cách hiệu quả
Tạo ra sự hiểu biết và một ngôn ngữ chung cho tất cả các bên liên quantrong hệ thống quản lý và phát triển của tổ chức
Xây dựng hình ảnh và danh tiếng của tổ chức với bên thứ ba và quản lý cấpcao
+ CObit hữu dụng trên 2 lĩnh vực chính là tổ chức và kinh doanh
+Cobit là phương pháp bao quát và có khả năng giải quyết phù hợp nhất, mangtính quản trị lâu dài và có tính hoạch định cao(so với ITIL)
Trang 11+ Cobit tạo ra hệ thống thông tin thuần nhất, đồng bộ cơ sở hạ tầng, dịch vụ và ứngdụng hoạt động của tổ chức, đảm bảo an ninh quốc gia.
+ Cobit có đánh giá, có lộ trình, có kiểm soát( quan trọng của chuẩn quản lý)
2 Phạm vi của dự án
- Địa điểm triển khai: triển khai tại trụ sở chính của công ty, được áp dụng cho
toàn bộ các đơn vị phòng ban cũng như chi nhánh của công ty với các phân hệđáp ứng các yêu cầu sau:: tài chính kế toán, quản lý nhân sự, mua hàng, bánhàng, quản lý kho hàng, báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo, quản lý tài sản,quản lý phân phối tiêu thụ
3 Yêu cầu của dự án
- Phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể
về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng đượcvới hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện
có Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên cónhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý
ở đơn vị mình
- Triển khai các phân hệ chính của ERP : tài chính kế toán, quản lý nhân
sự, mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý tài sản- vật tư
- Hệ thống ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng,
hệ điều hành và mạng máy tính hiện có
- Tạo ra quy trình quản lý tổng hợp, xuyên xuốt
4.Kế hoạch về thời gian thực hiện
Các giai đoạn trong một dự án triển khai ERP cho ngân hàng công ty:
1 Chuẩn bị dự án: (3 tháng)
Trang 12Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Lập kế hoạch quản lý dự án (4 tuần)
+ Thiết lập mô hình lãnh đạo xuyên suốt dự án ( 1 tuần)
+ Cung cấp các thông tin quan trọng cho việc ra quyết định khởi động dự án (1 tuần)
+ Xác định rõ quy mô của dự án ( 1 tuần)
+ Thiết kế cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc phù hợp cho các nhóm tham gia (1.5 tuần)
+ Phân tích tổng quan về khả năng nghiệp vụ được đáp ứng trong bài toán quản lý của doanh nghiệp (1.5 tuần)
+ Thực hiện phân tích yêu cầu tổng thể kiến trúc kỹ thuật mức cao cần đáp ứng cho hệ thống ứng dụng mới (2 tuần)
2 Phân tích & Thiết kế (7 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai bao gồm: Phân tích yêu cầu nghiệp vụ hiện tại, thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với hệ thống ứng dụng sẽ triển khai (4 tuần)
+ Ánh xạ quy trình nghiệp vụ với năng lực của ứng dụng, đưa ra phân tích khác biệt đối với từng yêu cầu (1 tuần)
+ Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng đối với những module
mở rộng ngoài hệ thống ERP (2 tuần)
3 Xây dựng (9 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp
vụ ngoài hệ thống ERP (2 tuần)
+ Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.(1 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu đào tạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào tạo (2 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm thử bao gồm: kiểm thử hệ thống, chuyển đổi thử dữ liệu và giao diện, người dùng kiểm thử hệ thống và kiểmthử hiệu năng hệ thống (4 tuần)
4 Triển khai (4 tuần)
Thực hiện việc chuyển sản phẩm sang môi trường sản phẩm cuối:
+ Cài đặt hệ thống ứng dụng đã được kiểm thử bởi người dùng (2 tuần)
Trang 13+ Chuyển đổi dữ liệu hệ thống cũ sang hệ thống mới và xác nhận dữ liệu (2 tuần)
Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN
1 Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp
1.1 Giải pháp triển khai
Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án Do đó cần phải có các bước chuẩn
bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP Công Ty 24 trước hết cầnphải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng củaviệc ứng dụng nó vào doanh nghiệp
- Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụngcủa bài toán được xây dựng
- Xác định được khối lượng công việc từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát
dự án được xây dựng
- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thitriển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp
để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng
- Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảmbảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế
Trang 141.2 Các biện pháp thực hiện
Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụtrong đó bao gồm :
← - Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ
← - Các cách ghi chép thông tin trên các biểu mẫu thu thập thông tin
← - Cách xử lý thông tin trên các biểu mẫu
← - Các phát sinh sửa đổi thông tin trong thực tế
← - Các mẫu báo cáo phục vụ cho từng nghiệp vụ
← - Các thông tin chuyển sang cho các nghiệp vụ khác tiếp tục xử lý
- Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý
- Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu, quy trình khai thác , cáckhả năng của chương trình…
- Các tham khảo lý thuyết, các mô hình toán kinh tế liên quan đến phần mềm ứngdụng định xây dựng
+) Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu
- Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp
- Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát
Trang 15- Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn (có thể ghi âm để nghelại).
- Thiết lập các báo cáo, biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghichép Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận vàdùng để thiết lập hồ sơ khảo sát
+) Thiết lập hồ sơ chung
- Tất cả các biểu mẫu thông tin vao/ra thu thập được trong quá trình tiến hành khảosát
- Các tài liệu lý thuyết liên quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xây dựng ứng dụng
- Các yêu cầu cải tiến, các quy trình quản lý mới được đưa vào áp dụng trongchương trình
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết
- Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụngERP
- Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một
số thông tin từ khách hàng
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng
có thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP
- Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàntoàn
Trang 16+) Đào tạo đội triển khai
Khi đã có 1 hệ thống EPR thì cũng rất cần có 1 đội triển khai để đưa giảipháp đi vào hoạt động trong công ty Muốn vậy đội ngũ triển khai phải được đàotạo sử dụng các gói trong EPR một cách thành thạo nhất và cũng phải am hiểu về
hệ thống để có thể cài đặt cũng như chuyển giao cho người sử dụng một cách hoànhảo
+) Kiểm tra chạy thử
Cty phần mềm sẽ đưa Hệ thống EPR vào chạy thử nghiệm trên các hoạtđộng thật của CTy và theo dõi trong vòng 1 tháng đầu thật sát sao để bắt và sửa lỗi
Trước khi đưa vào chạy thật, chúng ta phải kiểm tra xem hệ thống có lỗi
gì không, mạng và điện có đảm bảo không,… Để vậy ta phải kiểm tra đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của hệ thống
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình trước khi đưa vào khai thác
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình
- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống
Song song với quá trình trên ta cũng phải đảm bảo khâu đào tạo chongười sử dụng biết cách sử dụng chương trình có trong hệ thống để phục vụ chocông việc đạt hiệu quả cao
+) Đào tạo người sử dụng
Đội ngũ triển khai sẽ kết hợp với một số người viết phần mềm để hướngdẫn người sử dụng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm Có thể có nhiều cách đàotạo như đào tạo tập trung, soạn giáo án, hướng dẫn sử dụng phần mềm trục tiếp
Trang 17Một đội ngũ triển khai tốt là có thể hướng dẫn người sử dụng có thể sủdụng và khai thác được hệ thống 1 cách tối đa nhất.
+) Hậu triển khai
Giai đoạn này xảy ra khi doanh nghiệp có những thay đổi bổ sung, hay
hệ thống trước đây chưa được tối ưu nên trong khi sử dụng người sử dụng pháthiện ra những bất cập cần được bổ sung hay chỉnh sửa
Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của nhà cung cấp EPR và doanh nghiệp màgiai đoạn này có hay không, hay có ở mức độ nào Như nếu doanh nghiệp không
sử dụng được chức năng nào đó thì có thể yêu cầu nơi cũng cấp đến để hỗ trợ đàotạo lại không? Hay là khách hàng nhập sai các báo cáo không lên được …
Tuy là giai đoạn sau nhưng Nhà cung cấp có thể lấy các thông tin đó để hoàn thiện ý tưởng cho các hệ thống EPR sau này sao cho phù hợp với sự phát triển ngày càng mở rộng của doanh nghiệp
hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong
quá trình sản xuất kinh doanh
2, Một số giả pháp ERP, đánh giá và so sánh các giải pháp
Trang 18a) Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và xử lý đơn hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán
dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu Hệthống sẽ tính toán các yêu cầu sau:
- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất
- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ yêu cầu của khách hàng
- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu thiết bị theo thờigian và địa điểm Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá, sản phẩm, chủngloại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất Bộ phận đặt hàng sẽxác nhận chính xác đơn hàng với khách hàng và chuyển bên phòng kế hoạch
Khi đơn hàng được duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành kiểm tra sốlượng hàng hóa và tiến hành đặt hàng sang bên phân xưởng sản xuất hoặc xuấtkho Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đặt hàng kèmtheo các nguyên nhân không được duyệt, và bộ phận này sẽ trao đổi và xác nhậnlại với khách hàng về đơn hàng cho phù hợp