ERP (Enteprise Resource Planning kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một tổ chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu của nhà quản lý. Như vậy, mua một ERPSystem bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dàiVới ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là bạn phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-
-BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÊN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
VÀ CÁC DỰ ÁN THÀNH PHẦN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP TRONG
Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2015
Trang 2M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC
Chương I: KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN 6
I.1) Giới thiệu hệ thống: 6
I.2) Doanh số 8
I.3) hoạt động của công ty : 8
Chương II: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP 13
II.1) Đề xuất cơ cấu tổ chức quản lý dự án 13
II.2) Phạm vi của dự án: 14
II.3) Kế hoạch về thời gian thực hiện 14
Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN 16
III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp 16
III.1.1) Giải pháp triển khai 16
III.1.2) Các biện pháp thực hiện 16
+)Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu 17
+)Thiết lập hồ sơ chung 17
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết 18
+) Đào tạo đội triển khai 18
+) Kiểm tra chạy thử 18
+) Đào tạo người sử dụng 19
III.2) Một số giải pháp ERP 20
III.2.1) Giải pháp đặt hàng 20
III.2.1.1) Tổng quan 20
III.2.1.2) Chi tiết giải pháp 20
III.2.2) Giải pháp sản xuất 24
III.2.2.1) Tổng quan 24
III.2.2.2) Chi tiết giải pháp sản xuất 24
III.2.3) Giải pháp kho 27
III.2.3.1) Chi tiết giải pháp 27
III.2.4) Giải pháp bán hàng 29
III.2.4.1) Chi tiết giải pháp 29
III.2.5) Giải pháp nhân sự tiền lương 33
III.2.5.1) Gải pháp nhân sự 33
III.2.5.2) Giải pháp tiền lương 34
III.3) Yêu cầu hệ thống ERP: 35
III.3.1) Về phần cứng 35
Trang 3III.4) Những yêu cầu kỹ thuật đặt ra 35
III.5) Tổng mức đầu tư 35
III.5.1) Tính toán chi phí(dựa số liệu đã được đưa) 36
III.5.2) Chi tiết tổng mức đầu tư 37
III.6) Các rủi do gặp phải 37
Trang 4Giới thiệu ERP
ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp)
là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lýsản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất Đây là phương tiện hiện đại, sửdụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thươngmại…) của một tổ chức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm
vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộcyêu cầu của nhà quản lý Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng mộtlúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kếtnối để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đanăng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán,phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục củamôi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thànhcông giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việctriển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lạicho doanh nghiệp lợi ích lâu dài
Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản
lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bánhàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trênmột hệ thống duy nhất ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệpthành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ cóthể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vữngmạnh
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩacủa giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này
R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nóichung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP,
Trang 5bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập
và sử dụng được Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạnphải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là bạn phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ chocông ty
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận saocho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồnlực của công ty
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lộtxác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồngthời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa
dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũngchiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP
P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trịkinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quátrình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp cho doanhnghiệp tính toán chính xác kế hoạch cung ứng thiết bị thô cho mỗi đơn hàng dựatrên tổng nhu cầu thiết bị, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm nàycho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quálớn gây đọng vốn ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nộidung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạnnhư hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán
ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biệnpháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ramối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban vàtrong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọinhân viên trong công ty phải tuân theo
Trang 6KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN I.1) Giới thiệu hệ thống:
Công ty 13 là minh chứng cho sự tiên phong trong việc đưa mô hình bán lẻ điện máy mới vào thị trường Hà Nội, mô hình siêu thị với hàng trăm nghìn các mặt hàngtrưng bày khoa học trên diện tích rộng hướng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng
Siêu thị đầu tiên được khai trương tháng 11/2005 đánh dấu một bước ngoặt lớn thay đổi thói quen cũng như hành vi mua sắm hàng điện máy của người dân thủ đô
Hà Nội Tính đến giữa năm 2015, với 4 siêu thị kinh doanh tại Hà Nội đạt hiệu suấtkinh doanh cao nhất trong ngành – Công ty 13 vẫn là thương hiệu điện máy hàng đầu tại khu vực thị trường này
Sản phẩm đa dạng cùng với uy tín của nhà Bán lẻ lớn kèm với các chương trình ưu đãi thiết thực có giá trị là sự khác biệt lớn mà khách hàng ghi nhận từ những đợt khảo sát thông tin khách hàng do công ty 13 và các đơn vị trung gian thực hiện Những khách hàng đã mua sắm tại công ty 13 đa phần hài lòng và mong muốn quay trở lại mua sắm trong lần tiếp theo, nhờ đó mà lượng khách hàng trung thành mua sắm nhiều lần trong năm luôn chiếm tỉ lệ lớn
Với mục tiêu giữ vững vị trí cánh chim đầu đàn trong lĩnh vực bán lẻ điện máy, Công ty 13 đầu tư vào những yếu tố mang tính chiến lược và tập trung vào sức mạnh nội lực:
lắp đặt và giao nhận để đảm bảo khách hàng được sử dụng sản phẩm tốt nhất, phù hợp với nhu cầu nhất, đồng thời nhận được sự hỗ trợ kịp thời nhất và chuyên
nghiệp nhất
Trang 7 Nâng cao dịch vụ khách hàng: Các sản phẩm điện máy thông thường được sửdụng trong một khoảng thời gian dài (vài năm) Trong quá trình sử dụng, khách hàng có thể gặp phải những vấn đề liên quan đến hướng dẫn kỹ thuật, tương thích với các thiết bị khác trong gia đình… Đường dây nóng và đội ngũ nhân viên dịch
vụ sau bán hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng
Công ty 13 không ngừng nghiên cứu và đưa ra các giải pháp dịch vụ nhằm “bảo vệ” các sản phẩm điện máy và gia dụng trong gia đình, mang đến sự yên tâm tuyệt đối cho khách hàng như Dịch vụ bảo hành mở rộng, dói dịch vụ trọng đời các sản phẩm điện máy gia đình…
kinh doanh kỹ càng để đảm bảo tính hiệu quả cũng như mang đến sự ổn định thị trường
Trong suốt 8 năm hoạt động, Công ty 13 luôn là thương hiệu tiêu biểu không chỉ trong lĩnh vực phân phối bán lẻ điện máy Các giải thưởng có giá trị trong và ngoài nước là minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộnhân viên với phương châm giữ vững lòng tin của người tiêu dùng và gia tăng hơn nữa sự hài lòng của khách hàng
Nhiều năm liên tục - Công ty 13 vinh dự nhận bằng khen từ Ủy Ban Nhân Dân, Sở Công Thương, Cục Thuế Tp Hà Nội đã cho thành tích đơn vị đi đầu trong phong trào hành động vì quyền lợi của người tiêu dùng, đơn vị hoàn thành xuất sắc nghĩa
vụ đóng thuế… Pico cũng liên tục được các đối tác là những Tập đoàn điện tử hàngđầu tặng nhiều cúp và kỷ niệm chương ghi nhận là đối tác chiến lược, đại lý xuất sắc…
Không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh, Công ty 13 còn là đơn vị tiên phong
và nhiệt tình trong các phong trào, các hoạt động xã hội Hàng nghìn các hoàn cảnh
cụ thể đã được đại diện Công ty 13 trực tiếp thăm hỏi động viên bằng cả vật chất và
Trang 8tinh thần Dự án “Kết nối yêu thương” được thành lập với mong muốn chia sẻ phầnnào các hoàn cảnh khó khăn trong xã hội, giúp họ vượt qua những bế tắc thêm niềm tin vào cuộc sống.
Số chi nhánh,nhà máy, siêu thị 150
Số nhân viên IT hiện tại 170
Số lượng máy chủ hiện tại 9
Số lượng máy tính cá nhân 500
I.3) hoạt động của công ty :
Mô tả công việc:
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống công ty Công ty 13 dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý như sau:
Những vấn đề đặt ra ở công ty:
Hệ thống quản lý của công ty phân công thành những phòng riêng
rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc
Trang 9 Quản lý tổng thể công ty là giám đốc.
trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty
Công việc cụ thể đối với từng phòng:
nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền Nhận các báo cáo
từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật
Phòng kinh doanh:
soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty
đặc điểm, thời gian bảo hành, … Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lêncho phòng quản lý
phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền bắc Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý
hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho
Trang 10khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) Sắp xếp lịch giao hàng
cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê
tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết
số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán
Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các
loại giấy tờ sổ sách của công ty
Kế toán kho:
hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ
hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh
Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
o Nhập hàng mới lấy về Khi nhận hàng từ nhà cung cấpkèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng
Trang 11o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại
Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, …
Phòng kỹ thuật:
có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực
Trang 12Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau:
Trang 13Chương II: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP II.1) Đề xuất cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Qua nghiên cứu giữa 2 chuẩn quản lý COBIT và ITIL e có một số nhận xét để chọn ra chuẩn phù hợp với đề tài quản lý:
- ITIL: quản lý về các dịch vụ/dịch vụ dựa trên nền CNTT
- COBIT: giám quản (giám sát và quản lý) CNTT nội bộ để hỗ trợ kinh
Trang 14Vì thế nên lựa chọn chuẩn COBIT để quản lý.
II.2) Phạm vi của dự án:
Địa điểm triển khai: triển khai tại PICO nguyễn trãi, được áp dụng cho toàn bộ
các đơn vị phòng ban cũng như chi nhánh của công ty với các phân hệ đáp ứng các yêu cầu sau:: tài chính kế toán, quản lý nhân sự, mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo, quản lý tài sản, quản lý phân phối tiêu thụ
Yêu cầu của dự án :
Phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình
Triển khai các phân hệ chính của erp : tài chính kế toán, quản lý nhân sự, muahàng, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý tài sản- vật tư
hệ thống ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điềuhành và mạng máy tính hiện có
Tạo ra quy trình quản lý tổng hợp, xuyên xuốt
II.3) Kế hoạch về thời gian thực hiện
Trang 15Thời gian triển khai giải pháp ERP cho một doanh nghiệp thường kéo dài từ3-5 tháng Nếu thời gian quá ngắn sẽ không đảm bảo được tính an toàn của giảipháp còn nếu thời gian quá dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp.
1 Kế hoạch về thời gian thực hiện
Các giai đoạn trong một dự án triển khai ERP cho ngân hàng:
1 Chuẩn bị dự án: (12 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Lập kế hoạch quản lý dự án (4 tuần)
+ Thiết lập mô hình lãnh đạo xuyên suốt dự án ( 1 tuần)
+ Cung cấp các thông tin quan trọng cho việc ra quyết định khởi động dự án (1 tuần)
+ Xác định rõ quy mô của dự án ( 1 tuần)
+ Thiết kế cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc phù hợp cho các nhóm tham gia (1 tuần)
+ Phân tích tổng quan về khả năng nghiệp vụ được đáp ứng trong bài toán quản lý của doanh nghiệp (1 tuần)
+ Thực hiện phân tích yêu cầu tổng thể kiến trúc kỹ thuật mức cao cần đáp ứng cho hệ thống ứng dụng mới (2 tuần)
2 Phân tích & Thiết kế (6 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai bao gồm: Phân tích yêu cầu nghiệp vụ hiện tại, thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với hệ thống ứng dụng sẽ triển khai (4 tuần)
+ Ánh xạ quy trình nghiệp vụ với năng lực của ứng dụng, đưa ra phân tích khác biệt đối với từng yêu cầu (1 tuần)
+ Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng đối với những module
mở rộng ngoài hệ thống ERP (1 tuần)
3 Xây dựng (9 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp vụngoài hệ thống ERP (2 tuần)
+ Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.(1 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu đàotạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào tạo (2
Trang 16+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm thử bao gồm: kiểm thử hệ thống, chuyển đổi thử dữ liệu và giao diện, người dùng kiểm thử hệ thống và kiểm thử hiệu năng hệ thống (4 tuần)
4 Triển khai (5 tuần)
Thực hiện việc chuyển sản phẩm sang môi trường sản phẩm cuối:
+ Cài đặt hệ thống ứng dụng đã được kiểm thử bởi người dùng (2 tuần)+ Chuyển đổi dữ liệu hệ thống cũ sang hệ thống mới và xác nhận dữ liệu (2 tuần)
Trang 17Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp
III.1.1) Giải pháp triển khai
Tổng quan giải pháp
Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án Do đó cần phải có các bước chuẩn
bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP Công Ty 13 trước hết cầnphải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng củaviệc ứng dụng nó vào doanh nghiệp
- Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụngcủa bài toán được xây dựng
- Xác định được khối lượng công việc từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát
dự án được xây dựng
- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thitriển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp
để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng
- Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảmbảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế
III.1.2) Các biện pháp thực hiện
Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụtrong đó bao gồm :
Trang 18← - Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ.
- Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý
- Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu , quy trình khai thác , cáckhả năng của chương trình…
- Các tham khảo lý thuyết, các mô hình toán kinh tế liên quan đến phần mềm ứngdụng định xây dựng
+)Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu
- Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp
- Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát
- Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn ( có thể ghi âm để nghelại )
Trang 19- Thiết lập các báo cáo , biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghichép Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận vàdùng để thiết lập hồ sơ khảo sát.
+)Thiết lập hồ sơ chung
- Tất cả các biểu mẫu thông tin vao/ra thu thập được trong quá trình tiến hành khảosát
- Các tài liệu lý thuyết liên quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xây dựng ứng dụng
- Các yêu cầu cải tiến, các quy trình quản lý mới được đưa vào áp dụng trongchương trình
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết
- Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụngERP
- Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một
Trang 20Khi đã có 1 hệ thống EPR thì cũng rất cần có 1 đội triển khai để đưa giảipháp đi vào hoạt động trong công ty Muốn vậy đội ngũ triển khai phải được đàotạo sử dụng các gói trong EPR một cách thành thạo nhất và cũng phải am hiểu về
hệ thống để có thể cài đặt cũng như chuyển giao cho người sử dụng một cách hoànhảo
+) Kiểm tra chạy thử
Cty phần mềm sẽ đưa Hệ thống EPR vào chạy thử nghiệm trên các hoạt động thật của CTy và theo dõi trong vòng 1 tháng đầu thật sát sao để bắt và sửa lỗi
Trước khi đưa vào chạy thật, chúng ta phải kiểm tra xem hệ thống có lỗi
gì không, mạng và điện có đảm bảo không,… Để vậy ta phải kiểm tra đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của hệ thống
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình trước khi đưa vào khai thác
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình
- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống
Song song với quá trình trên ta cũng phải đảm bảo khâu đào tạo chongười sử dụng biết cách sử dụng chương trình có trong hệ thống để phục vụ chocông việc đạt hiệu quả cao
+) Đào tạo người sử dụng
Đội ngũ triển khai sẽ kết hợp với một số người viết phần mềm để hướngdẫn người sử dụng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm Có thể có nhiều cách đàotạo như đào tạo tập trung, soạn giáo án, hướng dẫn sử dụng phần mềm trục tiếp
Trang 21Một đội ngũ triển khai tốt là có thể hướng dẫn người sử dụng có thể sủdụng và khai thác được hệ thống 1 cách tối đa nhất.
+) Hậu triển khai
Giai đoạn này xảy ra khi doanh nghiệp có những thay đổi bổ sung, hay
hệ thống trước đây chưa được tối ưu nên trong khi sử dụng người sử dụng phát hiện
ra những bất cập cần được bổ sung hay chỉnh sửa
Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của nhà cung cấp EPR và doanh nghiệp màgiai đoạn này có hay không, hay có ở mức độ nào Như nếu doanh nghiệp không sửdụng được chức năng nào đó thì có thể yêu cầu nơi cũng cấp đến để hỗ trợ đào tạolại không? Hay là khách hàng nhập sai các báo cáo không lên được …
Tuy là giai đoạn sau nhưng Nhà cung cấp có thể lấy các thông tin đó để hoàn thiện ý tưởng cho các hệ thống EPR sau này sao cho phù hợp với sự phát triển ngàycàng mở rộng của doanh nghiệp
hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong
quá trình sản xuất kinh doanh
III.2) Một số giải pháp ERP
III.2.1) Giải pháp đặt hàng
III.2.1.1) Tổng quan