BÁO cáo PHÂN TÍCH THIẾT kế hỗ TRỢ TIẾP NHẬN hồ sơ và LIÊN lạc CÔNG dân CHO các bộ PHẬN một cửa của THÀNH PHỐ hà nội

Ngày 4/5/1994 chính phủ đã ban hành nghị quyết số 38/CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công dân, các tổ chức.. Theo tinh thần đó nhiều địa phương

HỌC VIỆN KĨ THUẬT QUÂN SỰ

KHOA CNTT -o0o -

BÀI TẬP MÔN HỌC PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HỖ TRỢ TIẾP NHẬN HỒ

SƠ VÀ LIÊN LẠC CÔNG DÂN CHO CÁC BỘ PHẬN MỘT CỬA CỦA

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn : Chu Thị Hường

Học viên thực hiện : Hoàng Đình Ngọc

Lớp : Tin Học 39

Hà Nội : 06/2008

MỤC LỤC

Bảng tóm tắt các thuật ngữ viết tắt 4

Bảng các ký hiệu dùng trong báo cáo 5

Lời nói đầu……….6

Phần 1:Khảo sát hệ thống 1.1 Khảo sát việc thực hiện cơ chế một cửa tại thành phố Hà Nội 9

1.1.1 Quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính 9

1.1.1.1 Chuẩn bi 9

1.1.1.2 Tiếp nhận hồ sơ 9

1.1.1.3 Chuyển thụ lý hồ sơ 11

1.1.1.4 Theo dõi trạng thái hồ sơ và thông báo công dân 12

1.1.1.5 Tiếp nhận bổ sung hồ sơ 14

1.1.1.6 Tiếp nhận các kết quả giải quyết từ bộ phận thụ lý 14

1.1.1.7 Giai đoạn trả kểt quả 15

1.1.2 Các mức hỗ trợ của hệ thống thông tin hiện tại 16

1.2 Đề xuất giải pháp 17

1.2.1 Giải pháp đề xuất 17

1.2.2 Yêu cầu đối với hệ thống 17

1.3 Giới hạn đề tài 17

Phần 2:Khảo sát hệ thống 2.1 Mô hình nghiệp vụ……… 19

2.1.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống……… 19

2.1.1.1 Mô tả hệ thống và các chức năng cơ bản của hệ thống…………19

2.1.1.2 Biểu đồ mô tả các chức năng của hệ thống……….19

2.1.2 Phân rã chức năng……….20

2.1.2.1 Tiếp nhận hồ sơ……… 20

2.1.2.2 Chuyển hồ sơ lên thụ lý……………22

2.1.2.3 Theo rõi trạng thái,thông báo công dân……… 23

2.1.2.4 Tiếp nhận bổ sung……… 24

2.1.2.5 Bàn giao hồ sơ bổ sung……… 25

2.1.2.6 Nhận hồ sơ đã giải quyết xong……… 25

2.1.2.7 Trả kết quả……… 26

2.1.2.8 Lập báo cáo……….26

2.2 Mô hình luồng dữ liệu……… 27

2.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh………27

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0……… 29

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1……… 30

2.2.3.1 Tiếp nhận hồ sơ……….30

2.2.3.2 Chuyển thụ lý………34

2.2.3.3 Theo dõi trạng thái,thông báo công dân……… 35

2.2.3.4 Tiếp nhận hồ sơ bổ sung……… 36

2.2.3.5 Bàn giao bổ sung……… 37

2.2.3.6 Nhận hồ sơ đã giải quyết song……….38

2.2.3.7 Trả hồ sơ……….39

2.2.3.8 Lập báo cáo……… 40

Phần 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu 3.1 Các thực thể và thuộc tính trong hệ thống………41

3.2 Mô hình thực thể liên kết (E - A)……… 43

3.2.1 Các mối quan hệ thực thể……… 43

3.2.2 Mô hình liên kết mở rộng……… 47

3.3 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ……… 48

3.3.1 Chuyển từ mô hình (E – A) sang mô hình dữ liệu quan hệ…… 49 3.3.1.1 Biểu diễn các thực thể thành các quan hệ……… 49 3.3.1.2 Mô hình thực thể liên kết kinh điển………50 3.3.1.3 Mô hình thực thể liên kết hạn chế……… 51

Biểu thị luồng thông tin di chuyển giữa các đối tượng trong sơ đồ Đầu mũi tên chỉ hướng đi của dòng thông tin.

Tên thực thể Biểu thị một thực thể của hệ thống trong sơ đồ quan hệ.

Lời nói đầu!

Cải cách hành chính là vấn đề sống còn của đổi mới Nhận thức được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước đã có những quyết định quan trọng trong hoạch định chính sách và đã đưa ra một loạt những cải cách thay đổi trong hoạt động hành chính sự nghiệp Ngày 4/5/1994 chính phủ đã ban hành nghị quyết số 38/CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công dân, các

tổ chức Theo tinh thần đó nhiều địa phương trong cả nước, đi đầu là thành phố Hồ Chí Minh, đã thực hiện áp dụng cơ chế “Một cửa ” hoặc

“Một cửa một dấu” trong giải quyết các công việc của công dân và các

tổ chức, và đã có kết quả tốt, làm tiền đề cho cải cách hành chính theo

cơ chế một cửa sau này.

Chính phủ đã xây dựng một chương trình tổng thể về cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 Việc thực hiện cơ chế một cửa đã được thí điểm ở một số tỉnh thành trong cả nước và thu được nhiều kết quả tốt đẹp Hội nghị tổng kết khoán biên chế và kinh phí quản lí hành chính và thí điểm thực hiện cải cách hành chính theo cơ chế một cửa tháng 6-2003 đã đưa ra kết luận thu đựợc về cải cách hành chính theo cơ chế một cửa đó là:

- Việc đổi mới quy trình giải quyết thủ tục hành chính đã tạo ra các chuyển biến cơ bản quan hệ giữa các cơ quan hành chính và công dân, tổ chức và được nhân dân ủng hộ.

- Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của các cơ quan hành chính được điều chỉnh một bước.

- Nâng cao nghiệp vụ hành chính cũng như tinh thần thái độ làm việc của công chức.

- Góp phần hiện đại hóa một bước công sở hành chính.

Ngày 4/9/2003 Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định số181/2003/QĐ-Ttg về quy chế thực hiện cơ chế “một cửa “ ở các cơ quan hànhchính nhà nước ở các địa phương với nội dung như sau:

- “Một cửa” là cơ chế giải quyết các công việc của các tổ chức, công dânthuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ việc tiếp nhận yêucầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một cửa là bộ phận tiếp nhận và trảkết quả tại cơ quan hành chính nhà nước

- Việc thực hiện cơ chế “một cửa “ nhằm đạt được bước chuyển căn bảntrong quan hệ các thủ tục giải quyết các công việc giữa cơ quan hành chínhnhà nước với các tổ chức, công dân, chống tệ nạn quan liêu, tham nhũng,cửa quyền của các cán bộ, công chức Cơ chế một cửa góp phần nâng cao

chất lượng công vụ, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tinh thần, thái độ phục

vụ của đội ngũ cán bộ công chức

- Cơ chế “một cửa” góp phần làm rõ, đúng trách nhiệm của bộ máy cơ quanhành chính nhà nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến tổchức, công dân; góp phần sắp xếp lại tổ chức bộ máy các cơ quan hànhchính nhà nước theo hướng gọn nhẹ, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả

- Cơ chế “một cửa” được áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, cụ thể là: Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trungương; Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy bannhân dân xã phường thị trấn

Bên cạnh đó chính phủ cũng ban hành quyết định 181/2003/QĐ-Ttg, quyếtđịnh về nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa Các nguyên tắc được thể hiện nhưsau:

- Thủ tục hành chính đơn giản, đúng pháp luật

- Công khai các thủ tục hành chính, phí lệ phí và thời gian giải quyết cáccông việc của tổ chức và công dân

- Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của tổchức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước

- Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, côngdân Cơ chế một cửa được thực hiện đã tạo ra một bước chuyển biến lớntrong công tác hành chính Đã góp phần rất lớn tới sự phát triển của nền kinhtế- xã hội nước ta

Bài toán

Thành phố Hà Nội là trung tâm văn hóa chính trị xã hội của cả nước Từnhiều năm qua luôn là địa phuơng đi đầu trong các hoạt động kinh tế xã hội Bộmặt xã hội của thành phố không ngừng đổi thay Đi cùng với sự phát triển đó cáchoạt động kinh tế xã hội ngày càng trở nên phức tạp Mối quan hệ giữa các cơ quancông quyền với nhân dân ngày càng trở nên là vấn đề quan trọng Nó ảnh hưởngđến toàn bộ hệ thống đời sống kinh tế xã hội của thành phố Cũng giống như cácđịa phương khác trong cả nước nhiều năm qua việc các thủ tục hành chính phiền

hà, phức tạp đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới bộ mặt thành phố, đặc biệt là trongthu hút đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước Được sự chỉ đạo củachính phủ về thực hiện cơ chế hành chính một cửa và để đạt được những mục tiêu

đề ra nhằm thúc đẩy sự phát triển của thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố đã cóquyết định số 156/2003/QĐ-UB cụ thể hóa xây dựng hệ thống hành chính theo cơchế một cửa Để đạt được điều đó đòi hỏi thành phố phải có một hệ thống thông tin

hoàn thiện đảm bảo cho thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính một cáchnhanh và gọn nhẹ đáp ứng được sự phát triển của xã hội, làm tăng hiệu quả trongcông tác giải quyết các thủ tục hành chính.

Hiện tại việc thực hiện chính sách một cửa đã được thực hiện ở hầu hết các

sở ban ngành quận huyện của thành phố Nhiều cơ quan đã tự trang bị cho đơn vịcủa mình những hệ thống thông tin hỗ trợ giải quyết công việc Tuy nhiên các hệthống này về cơ bản độc lập chưa đáp ứng được yêu cầu kiện toàn, và hoàn thiện

để hỗ trợ tốt cho công tác giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa đề

ra Do đó Ban Công nghệ thông tin thành phố đã có kiến nghị và đựơc sự đồng ýcủa Ủy Ban Nhân Dân thành phố đã tiến hành thực hiện xây dựng hệ thống thôngtin hỗ trợ giải quyếtcác thủ tục hành chính một cách hoàn thiện Trên cơ sở kiệntoàn các hệ thống có sẵn và xây dựng mới những hệ thống khác để đáp ứng đượctất cả các yêu cầu đặt ra

Phần 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1 Khảo sát việc thực hiện cơ chế một cửa tại thành phố Hà Nội:

1.1.1 Quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính:

Hoạt động nghiệp vụ giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửahiện tại được tiến hành bao gồm các hoạt động và bước cụ thể sau:

− Công việc hiện tại thủ công dẫn đến tốn thời gian

− Nhân dân mất thời gian phải đến tận cơ quan một cửa để biết thông báo,nội quy, tìm hiểu các thông tin chi tiết

− Các hồ sơ nhiều khi không thống nhất Do nhân dân tự soạn lấy, gây khókhăn cho công tác xử lý, phân loại lưu trữ

Công dân đến nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa Chuyên viên BP1C kiểm tra

hồ sơ Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng theo qui định thì viết giấy biênnhận hồ sơ và phiếu hẹn ngày trả kết quả Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúngthì phải hướng dẫn rõ ràng cụ thể để công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Trườnghợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn

để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết

2 Nếu Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ chuyên viên BP1C hướng dẫncông dân sửa chữa hoặc bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Chuyên viên BP1C làm phiếu biên nhận hồ sơ và giấy hẹn ngày trảkếtquả

Bước 4: Chuyên viên BP1C và công dân cùng ký phiếu biên nhận Chuyên viênBP1C giữ lại bản gốc còn công dân giữ bản sao giấy biên nhận

c Sơ đồ nghiệp vụ:

Hình 1.1 Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Nhận xét:

− Giai đoạn này ở các cơ quan vẫn làm thủ công

Bắt đầu Kiểm tra công việc

đúng thẩm quyền

Hướng dẫn công dân đến nơi có thẩm quyền để giải quyết

Kiểm tra tính hợp lệ

và đầy đủ của hồ sơ

Hướng dẫn công dân

bổ sung, sửa chữa hồ sơ

− Nhân viên cơ quan phải kiêm nhiệm nhiều công việc, nếu trình độ chuyênmôn không vững dễ gây sai sót.

− Tốn thời gian và tiền bạc

− Việc phải trực tiếp mang hồ sơ đến cơ quan một cửa nếu không đầy đủ cóthể dẫn đến nhân dân phải mất nhiều lần đến cơ quan điều đó dẫn đến thời giangiải quyết các hồ sơ chậm

− Phải chờ đợi và đến làm việc với bộ phận một cửa trong giờ quy định

− Để nộp được một hồ sơ yêu cầu công dân phải trình đầy đủ, hoàn thiện cácloại giấy tờ trong một thời gian

Bước 2: Khi nhân viên bộ phận thụ lý đến nhận hồ sơ tiến hành bàn giao hồ

sơ và làm phiếu chuyển hồ sơ

c Sơ đồ nghiệp vụ:

Hình 1.2 Quy trình chuyển thụ lý hồ sơ

1.1.1.4 Theo dõi trạng thái hồ sơ và thông báo công dân:

a Mô tả tóm tắt:

Chuyên viên BP1C tiếp nhận các thông báo về tình trạng thái thụ lý hồ sơhoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ từ các bộ phận thụ lý, xem xét và gửi thông báo chocông dân

b Các bước thực hiện:

Bước1: BP1C tiếp nhận các thông báo trạng thái từ bộ phận thụ lý chuyểnra

Bước2: Nhân viên BP1C xem xét và tổng hợp các thông báo

Bước3: Nhân viên BP1C soạn thông báo và thông báo đến công dân

c Sơ đồ mô tả nghiệp vụ:

Hình 1.3 Quy trình theo theo dõi trạng thái thụ lý hồ sơ và thông

báo công dân

Nhận xét:

-Hiện tại ở hầu hết các đơn vị việc tiếp nhận trạng thái của hồ sơ hiện nay rấtthủ công Nhân viên của bộ phận thụ lý có trách nhiệm đến BP1C để thông báo cáctrạng thái của hồ sơ cho BP1C

- Công dân muốn biết trạng thái giải quyết hồ sơ của mình phải đến trực tiếpBP1C để hỏi

- Để liên lạc với công dân, BP1C chỉ có thể thông báo tới công dân bằng vănbản hoặc trả lời trực tiếp khi công dân hay tổ chức có yêu cầu

1.1.1.5 Tiếp nhận bổ sung hồ sơ:

a Mô tả tóm tắt:

Một số trường hợp hồ sơ của công dân đem nộp đã được tiếp nhận vàchuyển thụ lý nhưng do đòi hỏi của thủ tục và một số vấn đề liên quan đến vụ việchay hồ sơ cần giải quyết mà đòi hỏi để thụ lý được hồ sơ cần bổ sung một số tàiliệu và công dân có trách nhiệm mang hồ sơ bổ sung đến nộp Quá trình này gọi làquá trình bổ sung hồ sơ

Khi được yêu cầu, công dân làm giấy tờ bổ sung và đem nộp taịBP1C.Chuyên viên BP1C xem xét và biên nhận giấy bổ sung để chuyển cho bộphận thụ lý đang yêu cầu

b Các bước thực hiện:

Bắt đầu

Tiếp nhận thông báo từ đơn vị thụ lý

Xem xét và tổng hợp các thống báo

Kết thúc

Chọn thông báo hay viết mới

Gửi thông báo cho công dân tiên

Bước 1 : Công dân trình giấy tờ bổ sung.

Bước 2 : Chuyên viên BP1C xem xét giấy tờ bổ sung thuộc hồ sơ nào và kiểm tra

tính hợp lệ, đúng yêu cầu của tài liệu bổ sung

Bước 3 : Nếu Tài liệu bổ sung chưa hợp lệ, chuyên viên BP1C hướng dẫn công dân

Việc tiếp nhận bổ sung hiện nay vẫn còn phiền hà bởi vì:

- Công dân trực tiếp mang hồ sơ bổ sung đến BP1C nộp

- Nhân viên BP1C phải tìm và kiểm tra hồ sơ một cách thủ công rất mất thời

gian sau đó mới tiếp nhận hồ sơ bổ sung được

1.1.1.6 Tiếp nhận các kết quả giải quyết từ bộ phận thụ lý:

a Mô tả tóm tắt:

Ở bước này khi các hồ sơ đã được thụ lý xong và đã có kết quả Bộ phận thụ

lý chuyển các hồ sơ và kết quả giải quyết ra cho BP1C

Bắt đầu

Kiểm tra tài liệu bổ sung hợp lệ và đúng yêu cầu

Hướng dẫn công dân làm lại

Ký nhận bổ sung Kết thúc

Ghi bổ sung vào phiếu biên nhận Đúng

sai

Chuyên viên BP1C nhận bàn giao các hồ sơ đã giải quyết từ các đơn vị thụ

lý, cất giữ hồ sơ sẵn sàng trả cho công dân

b Các bước thực hiện:

Bước 1: Chuyên viên BP1C nhận hồ sơ đã được giải quyết từ các bộ phận

thụ lý

Bước 2: Chuyên viên BP1C đánh dấu hồ sơ đã thụ lý, phân loại và cất giữ hồ

sơ để tiện cho việc theo dõi và trả hồ sơ

- Ghi nhận các hồ sơ cần trả một cách thủ công thông qua các sổ sách giấy tờ

có thể dẫn đến sai lệch thông tin

1.1.1.7 Giai đoạn trả kểt quả:

a Mô tả tóm tắt:

Các hồ sơ sau khi được giải quyết và đã chuyển cho BP1C sẽ đựợc sẵn sàng

để trả cho công dân, tổ chức Đến ngày hẹn công dân sẽ đến BP1C để lấy kết quả.Các kết quả của hồ sơ một vụ việc yêu cầu có thể là thành công hoặc thất bạikhông thể xử lý được do một số lí do nào đó

Ở giai đoạn này, chuyên viên BP1C làm giấy giải trình các phí, thu lệ phí,trả kết quả cho công dân và tiến hành thu các loại phí cần thiết

b Các bước thực hiện:

Bắt đầu Nhận hồ sơ đã thụ lý

Đánh dấu đã nhận

và phân loại Kết thúc

Bước 1: Chuyên viên BP1C làm giấy giải trình các phí phải thu tiền, làm

giấy bàn giao hồ sơ gốc

Bước 2: Công dân nộp các lệ phí được yêu cầu.

Bước 3: Chuyên viên BP1C và công dân ký nhận đã trả hồ sơ, và kí vào các

loại giấy tờ hóa đơn

c Sơ đồ nghiệp vụ:

Hình 1.6 Quy trình trả hồ sơ đã giải quyết

Nhận xét:

Hiện tại ở hầu hết các đơn vị việc bàn giao kết thúc khi công dân và BP1C

đã kí vào biên bản giao nhận Nhân viên BP1C có trách nhiệm ghi phiếu giao nhận

và lập danh sách hồ sơ đã trả công dân Tuy nhiên quá trình này do việc đồng bộhóa các ứng dụng chưa triệt để hoặc ở một số đơn vị còn chưa triển khai tin họchóa thì vấn đề này vẫn được tiến hành một cách thủ công

1.1.2 Các mức hỗ trợ của hệ thống thông tin hiện tại:

− Hiện tại các cơ quan hành chính đều có trang bị các thiết bị tin học cùngmột số phần mềm nhưng hiện tại mới chỉ dừng lại ở việc lưu trữ rất hạn chế

− Các hệ thống phần mềm hiện có chưa đáp ứng đuợc hết các nghiệp vụ

− Nhiều công việc vẫn phải làm thủ công Hệ thống hiện tại chưa xử lý đượcmột số công viêc một cách tự động

− Nhiều đơn vị tuy đã trang bị cho mình hệ thống khá hoàn chỉnh nhưng nóđộc lập và không thể liên tác được với các hệ thống khác hay đơn vị khác do đó nóvẫn chưa giải quyết một cách triệt để các nhiệm vụ đòi hỏi liên thông Các hệthống hiện tại về cơ bản chỉ là các phần mềm chuyên dụng, hoạt động một cáchcục bộ

Bắt đầu Giải trình và thu

phí

Bàn giao và hai bên

ký nhận Kết thúc

− Hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được việc liên lạc với công dân.

1.2 Đề xuất giải pháp:

1.2.1 Giải pháp đề xuất:

Trên cơ sở những đặc điểm của hệ thống hiện tại, có thể thấy vẫn chưa đápứng đủ các yêu cầu đặt ra để thực hiện một cách có hiệu quả nhất công tác hànhchính cơ chế một cửa Qua quá trình khảo sát thực tế em có thể phác thảo một sốgiải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống hiện tại như sau:

1 Xây dựng hệ thống thông tin mới là hệ thống phần mềm hồ trợ công tácgiải quyết các thủ tục hành chính

2 Hòan thiện và nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại để hoàn thiện các dịch

vụ hành chính công có sẵn đáp ứng giải quyết triệt để các công việc mà hệ thống

cũ có khả năng đáp ứng

3 Nghiên cứu hoàn thiện hoặc xây dựng mới cổng điện tử của địa phương

để giúp cho công tác liên lạc công dân và chính quyền dễ dàng hơn

1.2.2 Yêu cầu đối với hệ thống:

Hệ thống thông tin mới đòi hỏi xây dựng một hệ thống phần mềm hoànthiện.Đó là hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác dịch vụ hành chính mà tạm gọi làphần mềm hỗ trợ dịch vụ hành chính công Các phần mềm có chức năng hỗ trợcông tác hành chính Hỗ trợ công tác tiếp nhận, xử lý hồ sơ, liên lạc công dân, hỗtrợ công dân, hỗ trợ cơ quan hành chính, cung cấp các chức năng dịch vụ hànhchính công cộng như: “Đăng kí kinh doanh”, “Đăng kí hộ khẩu” …

Tuy nhiên ngoài các yêu cầu trên phải kể đến các yêu cầu khác cụ thể nhưyêu cầu con người: đó là các nhân viên hành chính phải có trình độ nghiệp vụ,thành thạo tin học, đội ngũ chuyên gia mạnh và toàn diện Ngoài ra còn kể đến là

cơ sở hạ tầng viễn thông đảm bảo công tác liên lạc và hoạt động bình thường của

hệ thống, bên cạnh đó người dân cũng phải có một trình độ nhất định Do đó côngtác triển khai hoàn thiện hệ thống trên đòi hỏi mất nhiều thời gian và công sức

1.3 Giới hạn đề tài:

Qua những phân tích trên có thể thấy hoạt động thực hiện giải quyết các thủtục hành chính hiện nay khá phức tạp và vẫn còn thủ công Nó đòi hỏi cần cónhững đầu tư lớn về con người, công nghệ cũng như thời gian để thực hiện đượctin học hóa một cách đồng bộ quy mô và hoàn thiện hệ thống giải quyết các thủ tụchành chính.Trong quy trình nghiệp vụ thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính,

bộ phận một cửa đóng vai trò trung tâm, thực hiện một phần lớn các công việc.Đây là đầu mối liên lạc giữa công dân với chính quyền Trong khuôn khổ của đềtài , với thời gian thực hiện có hạn, em xin tập trung đi sâu vào nghiên cứu, phân

tích và thiết kế hệ thống hỗ trợ cho bộ phận một cửa Đây là phân hệ trung tâmtrong các phân hệ thông tin của hệ thống hỗ trợ thực hiện giải quyết dịch vụ hànhchính công Trong phân hệ này tập trung đi sâu vào nghiên cứu và thiết kế hệ thống

hỗ trợ cho bộ phận một cửa và công dân có thể liên hệ với nhau một cách dễ dàng

và hiệu quả, hỗ trợ cho quá trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính một cách thuận tiện nhanh nhất, đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của

bộ phận một cửa đúng như các yêu cầu và bản chất của nó

Phần 2 - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

2.1 Mô hình nghiệp vụ:

2.1.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống:

2.1.1.1 Mô tả hệ thống và các chức năng cơ bản của hệ thống:

Vì trong mô tả chức năng không cần thiết nêu ra rằng nghiệp vụ đó đượcthực hiện ở đâu?, như thế nào?, bởi ai? có nghĩa là nó không quan tâm đến các yếu

tố vật lý của vấn đề mà chỉ quan tâm tới khía cạnh hình thức, logic của vấn đề Dođó,trên cơ sở các dữ liệu khảo sát thực tế và hoạt động nghiệp vụ của các đơn vịBP1C của thành phố Hà Nội,hệ thống này bao gồm các chức năng cơ bản sau:

− Tiếp nhận hồ sơ

− Chuyển thụ lý

− Theo dõi trạng thái và thông báo công dân

− Tiếp nhận bổ sung

− Bàn giao hồ sơ bổ sung

− Tiếp nhận các hồ sơ đã giải quyết từ BPTL

2

Chuyểnthụ lý

3

Theo dõitrạng thái và thông báo công dân

Hình 2.1 Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống.

2.1.2 Phân rã chức năng:

2.1.2.1 Tiếp nhận hồ sơ:

Thực chất của quá trình tiếp nhân hồ sơ là thực hiện khởi tạo một vụ việc.Khi một hồ sơ đã đựơc đăng kí và công dân mang hồ sơ cần xử lý (các hồ sơ thực)đến BP1C của cơ quan có thẩm quyền giải quyết, nếu hồ sơ này được chấp nhậnthì một vụ việc mới đựơc khởi tạo

Công dân có thể đăng kí hồ sơ qua mạng thông qua Internet hoặc đến trựctiếp bộ phân một cửa để đăng kí và nộp hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ bao gồm hai mức tiếp nhận sau:

- Tiếp nhận hồ sơ đăng kí qua mạng

- Nhập mới

Ở mức nhập mới công dân hay tổ chức đến trực tiếp BP1C đăng kí và nộp

hồ sơ Nhân viên BP1C có nhiệm vụ nhập thông tin đăng kí cho hồ sơ đó, tiếpnhận hồ sơ công dân nộp Sau khi công dân đã nộp một vụ việc sẽ được khởi tạo

Biểu đồ phân rã chức năng tiếp nhận hồ sơ:

Hình 2.2 Biểu đồ phân rã chức năng tiếp nhận hồ sơ

a Tiếp nhận hồ sơ đã đăng kí qua mạng:

- Lập danh sách hồ sơ (Danh sách các hồ sơ ĐK qua mạng)

- Loại bỏ các hồ sơ ĐK quá hạn

- Loại bỏ các hồ sơ ĐK không hợp lệ

- Tìm hồ sơ ĐK

1 Tiếp nhận hồ sơ.

1.1 Nhận hồ sơ ĐK qua mạng.

1.2 Nhập mới.

Hình 2.2.1 Biểu đồ phân rã chức năng nhận hồ sơ đăng kí qua mạng.

b Nhập mới:

Mô tả:

Công dân mang trực tiếp hồ sơ đến BP1C có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ,đăng kí nộp và nộp hồ sơ Nhân viên BP1C ghi nhận các thông tin của công dân, tổchức đem nộp hồ sơ, tiếp nhận và ghi nhận hồ sơ nộp

Các chức năng:

- Nhập thông tin đăng kí hồ sơ

- Kiểm tra hồ sơ nộp

- Ghi nhận nộp hồ sơ

- In phiếu nộp

- In phiếu hẹn

- In hóa đơn

Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng nhập mới

2.1.2.2 Chuyển hồ sơ lên thụ lý:

Sau khi nhận hồ sơ của công dân hay tổ chức thì nhân viên của BP1C cótrách nhiệm phân loại và gom nhóm các loại hồ sơ theo các lĩnh vực khác nhau đểchuyển giao hồ sơ cho bộ phận thụ lý.Các chức năng chính đó là:

• Lập danh sách hồ sơ chưa thụ lý

• Danh sách các hồ sơ đã nộp cho BP1C đang chờ đợi để được thụ lí

• Chuyển thụ lý

• In phiếu bàn giao hồ sơ

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.3 Biểu đồ phân rã chức năng chuyển thụ lý

2.1.2.3 Theo dõi trạng thái, thông báo công dân:

a Mô tả chức năng:

Các thông tin về tình trạng và trạng thái hồ sơ sau khi đựợc bộ phận thụ lýtiếp nhận sẽ tiến hành thụ lý hồ sơ và thường xuyên cập nhật thông tin về tìnhtrạng hồ sơ để gửi cho BP1C Thực chất quá trình này là BPTL chuyển cho BP1Ccác trạng thái và thông báo tương ứng của các vụ việc được tiếp nhận thụ lý Dựatrên căn cứ đó BP1C sẽ gửi thông báo liên lạc tới công dân, tổ chức

- Xem tình trạng hồ sơ (Xem trạng thái vụ việc)

- Xem thông báo

- Soạn thông báo

- Gửi thông báo

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.4 Theo dõi trạng thái và thông báo công dân.

2.1.2.4 Tiếp nhận bổ sung:

a Mô tả chức năng:

Trong quá trình thụ lý, một số vụ việc đòi hỏi cần có thêm giấy tờ bổ sungcho vụ việc đó Công dân sau khi nhận được thông báo bổ sung giấy tờ do BP1Cgửi thông qua liên lạc công dân, sẽ mang giấy tờ bổ sung cho hồ sơ đó đến BP1C

để nộp Nhân viên BP1C nhận nộp bổ sung

Các chức năng bên trong:

- Tìm hồ sơ cần bổ sung (Vụ việc cần bổ sung)

- Kiểm tra giấy tờ bổ sung

- Ghi nhận bổ sung

- In phiếu nhận bổ sung

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.5 Biểu đồ phân rã chức năng Tiếp nhận bổ sung

3.Theo dõi trạng thái, thông báo công dân.

3.1 Xem tình trạng hồ sơ

3.2 Xem thông báo

3.3 Soạn thông báo

3.4 Gửi thông báo

2.1.2.5 Bàn giao hồ sơ bổ sung:

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.6 Biểu đồ phân rã chức năng bàn giao hồ sơ bổ sung

2.1.2.6 Nhận hồ sơ đã giải quyết xong:

b Biểu đồ phân rã chức năng:

5 Bàn giao hồ sơ bổ sung.

Hình 2.7 Biểu đồ phân rã chức năng nhận hồ sơ đã giải quyết.

2.1.2.7 Trả kết quả:

a Mô tả chức năng:

Nhân viên BP1C tra danh sách các hồ sơ chờ trả Khi công dân mang giấyhẹn đến sẽ tra cứu hồ sơ vụ việc tương ứng giấy hẹn để lấy hồ sơ đã giải quyếtxong Nhân viên BP1C in phiếu trả hồ sơ, ghi nhận trả hồ sơ và vụ việc được hoàntất

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.8 Biểu đồ phân rã chức năng trả hồ sơ

2.1.2.8 Lập báo cáo:

a Mô tả chức năng:

Lập báo cáo cho cán bộ quản lí, lãnh đạo khi có yêu cầu

Các chức năng:

• Lập báo cáo chi tiết

Báo cáo chi tiết cho các loại hồ sơ hay thủ tục hành chính

Báo cáo tổng hợp tình hình giải quyết công việc.

b Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 2.9 Biểu đồ phân rã chức năng lập báo cáo.

2.2 Mô hình luồng dữ liệu:

2.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh:

8 Lập báo cáo.

8.1 Báo cáo chi tiết

8.2 Báo cáo tổng hợp

Hình 2.10 Sơ đồ ngữ cảnh của phân hệ

(Cổng Điện Tử)

Hệ thống tiếp nhận, liên lạc và trả kết quả

Công dân, tổ chức

Hồ sơ ĐK Giấy hẹn

Trả kết quảThông báo

hồ sơ

Hồsơ

Thông tin hồ sơ nộp

Hồsơ

Hồ sơ nộp

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0:

Hình 2.11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

7.0Trả hồ sơ

3.0

Theo dõitrạng thái

&

Thông báo

8.0Trả hồ sơ

6.0

Nhận hồ

sơ đã giảiquyết xong

Hệ thống hỗ

trợ công dân

Công dân

Hệ thống thụ lý

Trạng tháiHóa đơn

Hồ sơPhiếu hẹn

Thông báoPhiếu nộp

Giấy

tờ bổ sung

Phiếu

trả

Hồ sơ

Hồ sơYêu cầu báo cáo

Báo cáo

Hồsơ

Phiếunhậnbàngiao

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:

2.2.3.1 Tiếp nhận hồ sơ:

a Sơ đồ luồng dữ liệu vật lí:

Hình 2.12 Sơ đồ luồng dữ liệu vật lí

Đăng kí nộp

hồ sơ

Nộp hồ sơ

Tìm thông tin hồ sơ

Kiểm tra

hồ sơ

Duyệt hồ sơ

Chuyển thụ lý

Hồ sơ

Phiếu nộp

Hóa đơn Phiếu hẹn

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tiếp nhận hồ sơ:

Hình 2.13 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiếp nhận hồ sơ

c Phân rã chức năng tiếp nhận hồ sơ:

* Tiếp nhận hồ sơ đăng kí qua mạng:

Công dân

D1 Ds hồ sơ ĐK qua mạng

D2 Ds hồ sơ chờ thụ lý

1.1

Tiếp nhận hồ

sơ ĐK qua mạng

1.2 Nhập mới

Phiếu hẹn Phiếu nộp

Hồ sơ Thông tin đăng kí

Hồ sơ chờ thụ lý

Hồ sơ chờ thụ lý

Hồ sơ

Phiế u nộp

Hóa đơn Phiế u hẹn

Hồ sơ ĐK

Hóa đơn