Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý xe HVKTQS

I.2 Mô tả nghiệp vụ của hệ thốngI.2.1 Nhiệm vụ cơ bản Hệ thống quản lý xe tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự là một chu trình khép kín, có nhiệm vụ tuyển nhân sự, huấn luyện nghiệp vụ, phân c

MỤC LỤC

LỜI NểI ĐẦU 3

Chương I: Mụ Tả Hệ Thống 5

I.1 Cơ sở lý thuyết 5

I.1.1 Khỏi quỏt bước nghiờn cứu hiện trạng và khảo sỏt sơ bộ hệ thống 5

I.1.2 Cỏc bước thực hiện của giai đoạn này : 6

I.1.3 Các yêu cầu đối với cuộc điều tra 7

I.1.4 Chiến lợc điều tra: 7

I.1.5 Kết quả thu đợc trong giai đoạn này: 8

I.2 Mô tả nghiệp vụ của hệ thống 10

I.2.1 Nhiệm vụ cơ bản 10

I.2.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 10

I.2.3 Quy trình xử lý 14

I.2.4 Mẫu biểu 14

I.2.5 Mụ hỡnh tiến trỡnh nghiệp vụ của hệ thống 17

I.2 Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sỏt 18

I.2.1 Mụ tả chi tiết cụng việc 18

I.2.2 Mụ tả chi tiết dữ liệu 21

I.3 Tổng hợp cỏc xử lý 23

I.3.1 Lược đồ cụng việc 23

I.3.2 Bảng tổng hợp 25

I.4 Tổng hợp dữ liệu 25

Chương II Phõn tớch hệ thống về chức năng 27

II.1 Sơ đồ phõn ró chức năng 28

II.1.1 Xỏc định cỏc chức năng chi tiết 29

II.1.2 Gom nhúm chức năng 29

II.1.3 Sơ đồ phõn ra chức năng 30

II.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 31

II.2.1 Định nghĩa cỏc ký hiệu sử dụng trong sơ đồ 33

II.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 35

II.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 36

II.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 36

II.3 Đặc tả một số chức năng trong hệ thống 39

II.3.1 Chức năng kiểm tra chất lượng cỏc loại phương tiện cú trong Học viện 39 II.3.2 Chức năng tỡm kiếm loại xe, số lượng xe từng loại 39

II.3.3 Chức năng kiểm tra ngày cụng tỏc của cỏc nhõn viờn trong một thỏng nào đú 39

II.3.4 Chức năng lập danh sỏch nhõn viờn tăng lương 40

Chương III : Phõn Tớch Hệ Thống Về Dữ Liệu 41

III.1 Mụ hỡnh thực thể liờn kết mở rộng 43

III.1.1 Xỏc định kiểu thực thể , kiểu thuộc tớnh 44

III.1.2 Xỏc định kiểu liờn kết 46

III.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng 46

III.1.4 Vẽ ER mở rộng 47

III.2 Chuyển đổi từ mụ hỡnh thực thể mở rộng sang mụ hỡnh thực thể kinh điển48 III.2.1 Cỏc quy tắc chuyển đổi từ mụ hỡnh thực thể mở rộng sang mụ hỡnh thực thể kinh điển ỏp dụng trong bài toỏn 50

III.2.2 Vẽ mụ hỡnh thực thể kinh điển 56

III.3 Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 58 III.4 Chuyển đổi từ mô hình hạn chế sang mô hình quan hệ 60

Chương IV : Xõy dựng chương trỡnh 65

IV.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu : 65

IV.2 Xõy dựng cỏc bảng sự kiện 69

IV.3 Ch ương trỡnh DEMO 84

Phần Kết Luận 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay khoa học công nghệ phát triển đã đem lại cho chúng ta

nhiều thành tựu, nhiều ứng dụng khoa học đã được áp dụng vào cuộc sống Thay vào sự lao động nặng nhọc tốn nhiều công sức, sự có mặt của nhiều người, phải quản lý một bộ máy cồng kềnh mà đem lại hiệu quả không cao, thì giờ đây với những thành tưu về khoa học kỹ thuật đã giúp con người thaythế dần sức lao động trực tiếp bằng những chiếc máy Các loại máy thô sơ kém hiệu quả cũng được thay thế bằng những cỗ máy thông minh chính xác hơn, giải quyết được những công việc phức tạp hơn

Việc ra đời của máy cùng với sự phát triển mạnh mẽ về Công nghệ

thông tin đã giải quyết cho con người rất nhiều vấn đề trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội, đem lại một lợi ích kinh tế rất lớn cho xã hội Máy tính cho phép chúng ta giải quyết những bài toán phức tạp, đòi hỏi thời gian dài và khối lượng tính toán lớn Chúng thực hiện công việc của nhiều người trong nhiều ngày với thời gian ngắn Việc kết nối các máy tính lại với nhau cho phép chúng ta trao đổi thông tin, chia sẽ, dùng chung các nguồn tài nguyên quý giá, rút ngắn khoảng cách về thời gian và địa lý

Cùng với sự ra đời của máy tính, các phần mềm ứng dụng trên máy

tính cũng phát triển mạnh Tại Việt Nam cùng với sự áp dụng khoa học máytính vào các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển giáo dục thì khoa học máy tính cũng đang được Nhà nước ta triển khai, khuyến khích áp dụng rộngrãi trong các lĩnh vực quản lý hành chính sự nghiệp, vào công việc quản lý kinh doanh phát triển kinh tế của các danh nghiệp các tổ chức kinh tế, giảm sức lao động, đẩy nhanh công việc tiết kiệm thời gian đảm bảo chính xác Cùng với sự phát triển chung của cả nước, Học Viện KTQS cũng ngày một phát triển về mọi mặt Cùng với sự tiến bộ về cơ sở vật chất dạy học, số lượng giáo viên, học viên tăng nhanh thì việc quản lý các phương tiên giao thông có trong Học Viện là một yêu cầu cấp bách Trước đây đã có một số

đề tài thiết kế chương trình quản lý xe tại Học Viên, tuy nhiên với sự phát

triển mạnh mẽ của các phương tiện giao thông thì những đề tài đó đã không còn phù hợp nữa.

Chính vì vậy mà trong môn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “ của cô Chu Thị Hường, bộ môn Các Hệ Thông Tin Học thì em đã chọn đề

tài này để phát triển, nhằm đáp ứng việc quản lý phương tiện giao thông của Học Viện một cách tốt hơn, góp phần vào sự phát triển chung của Học Viện

Em cũng rất mong trong thời gian tới sẽ hoàn thành đề tài đúng thời gian, đạt kết quả tốt Do thời gian tiếp cận môn học chưa nhiều và đây là môn học mới vì vậy trong việc phân tích thiết kế hệ thống còn nhiều sai sót, còn nhiềuhạn chế Em hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến của Cô giáo để em hoàn thành tốt hơn môn học này

Chương I: Mô Tả Hệ Thống

I.1 Cơ sở lý thuyết

I.1.1 Khỏi quỏt bước nghiờn cứu hiện trạng và khảo sỏt sơ bộ hệ thống

Để sỏng tạo ra một hệ thống mới, người phỏt triển hệ thống trước hếtphải làm quen và thõm nhập vào chuyờn mụn nghiệp vụ mà hệ thống đúphải đỏp ứng, tỡm hiểu cỏc nhu cầu đặt ra đối với hệ thống, tập hợp cỏcthụng tin cần thiết cho phộp giải đỏp một số cõu hỏi cơ bản như:

- Mụi trường, hoàn cảnh, cỏc ràng buộc và hạn chế đối với hệthống đú như thế nào ?

- Chức năng nhiệm vụ và mục tiờu cần đạt được của hệ thống đú

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn môi trờng hoạt động của

hệ thống

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần đợc kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần đợc nghiên cứu khắc phục

 Khái quát bớc nghiên cứu hiện trạng và khảo sát sơ bộ

hệ thống:

- Tìm hiểu môi trờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hế thống đó

- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết

định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn

- Thu nhập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các

ph-ơng thức xử lý các thông tin trong đó

- Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức do nhà nớc hoặc cơ quan đa ra làm căn cứ cho các qúa trình sử lý thông tin

- Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lu

chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch

- Thống kê các phơng tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng

- Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán hiện trạng và tơng lai

- Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hớng giải quyết

- Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

I.1.2 Cỏc bước thực hiện của giai đoạn này :

Tiến hành theo 4 bước sau :

Bước 1 : Khảo sỏt và đỏnh giỏ hiện trạng của hệ thống cũ Tỡm hiểu cỏc

hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xỏc định những thếmạnh và những yếu kộm của nú

Bước 2: Đề xuất mục tiờu cho hệ thống mới Xỏc định phạm vi ứng

dụng và ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần xỏc định

rừ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi khú khănkhi cải tiến hệ thống

Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải phỏp mới cú cõn nhắc tớnh khả thi

Phỏc hoạ những giải phỏp thoả món những yờu cầu của hệthống mới, đồng thời đưa ra đỏnh giỏ về mọi mặt (Kinh tế, xóhội, thuận tiện ) để quyết định lựa chọn cuối cựng

Bước 4: Vạch ra kế hoạch cho dự ỏn cựng với dự trự tổng quỏt Xõy

dựng kế hoạch triển khai cho cỏc giai đoạn tiếp theo Dự trựcỏc nguồn tài nguyờn (Tài chớnh, nhõn sự, trang thiết bị )

để triển khai dự ỏn

I.1.3 Các yêu cầu đối với cuộc điều tra

- Trung thực, khách quan phản ánh đúng tình hình thực tại

- Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở ngời bị điều tra;phải luôn luôn gợi mở tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẫn trong cơ quan

I.1.4 Chiến lợc điều tra:

Một cuộc điều tra phải đợc thực hiện theo một chiến lợc đợc cân nhắc kỹ càng từ trớc Một chiến lợc bao gồm các yếu tố sau:

- Các nguồn điều tra

- Các phơng pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra

- Các quy trình điều tra thích hợp

Các Nguồn điều tra Các phơng pháp

điều tra Các phơng pháp mô hình hoá

Chọn các

I.1.5 Kết quả thu đợc trong giai đoạn này:

o Tiếp cận với nghiệp vụ chuyển môn, môi trờng hoạt động của hệ thống

o Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

o Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần đợc thừa kế và những chỗ bất hợp

lý của hệ thống, cần đợc nghiên cứu khắc phục

Qua giai đoạn này ta thu đợc các thông tin nh sau:

Hiện tại/ Tơng lai; Nội bộ/Môi trờng; Tĩnh/Động/Biến Đổi

Nh vậy ta hình thành đợc một bản trình bầy mô tả các thành phần và sự hoạt

động của hệ thống Bản trình bầy này có thể kèm theo một số đồ thị, bảng

biểu minh hoạ(Chẳng hạn lu đồ hệ thống,các bảng quyết định ) Bản trình

bầy dùng để trao đổi trong nhóm những ngời triển khai hệ thống cũng nh

trao đổi với các ngời dùng và cơ quan chủ quản hệ thống

Mặt khác từ những thông tin thu đợc ta phải phê phán hiện trạng, dựa theo

l-ợc đồ sau:

Chọn các quy trình

điều ta thích hợp

Nghiên cứu các tài liệu

Tài liệu

đã hoàn chỉnh

Tài liệu

để làm tiếp

Tài liệu giao dịch: hoá đơn, phiếu thanh toán Tài liệu lu :sổ sách,tệp

Tài liệu tổng hợp:kế hoạch thống kê

Tài liệu để bổ xung:Bảng hỏi,thống kê …

Tài liệu chuẩn bị: cho cuộc họp,cho máy tính

I.2 Mô tả nghiệp vụ của hệ thống

I.2.1 Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống quản lý xe tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự là một chu trình

khép kín, có nhiệm vụ tuyển nhân sự, huấn luyện nghiệp vụ, phân công công

tác, thu nhận các loại phơng tiện giao thông đợc cấp, xây dựng kế hoạch

kiểm tra, bảo dỡng,bảo đảm sự an toàn tránh mất mát, h hỏng và làm chủ các

loại phơng tiện đó Quản lý các loại phơng tiện giao thônng của Học Viện

I.2.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Quan sát (khảo sát bằng mắt)

Tiến hành kèm với tài liệu viết

Tiến hành không theo tài liệu viết

VDụ: Quan sát để ghi chép tiến trình công việc

VDụ:Đếm số lần xuất nhập kho trong ngày

- Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động, xem xét, phê duyệt các kế

hoạch của các phòng ban, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh và đa ra các quyết

định

-Phòng Hậu Cần: gồm các bộ phận

+ Chỉ huy phòng Hậu cần: Có nhiệm vụ sắp xếp công việc, phân công công tác, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong đơn vị mình Nhận nhiệm vụ từ cấp trên giao cho, tính toán và điều động nhân viên, cơ sở

Nhóm lập lich công tác

Phòng Kỹ Thuật Văn Phòng Ban Quản Lý Xe

Nhân viên lái xe

Nhân viên xăng dầu

Chỉ huy phòng hậu cần

Nhân viên bảo d ỡng

Các loại Xe

Chỉ huy phòng

kỹ thuật

Đội bảo vệ

Chỉ huy Văn phòng

Nhân viên tuyển nhân

vật chất sao cho hợp lý Chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc về sự hoành thành công việc của phòng hậu cần.

+ Nhân viên tuyển nhân sự: Đây là bộ phận làm công tác tuyển nhân viên vào làm việc, bộ phân này phải trực tiếp thu nhân hồ sơ, xử lý hồ sơ để trình lên chỉ huy phòng Hậu cần Yêu cầu bộ phân này là phải đảm bảo sự công tâm, chính xác, cụ thể trong thu nhận và xử lý hồ sơ Ngoài ra bộ phân này còn có nhiệm vụ quản lý việc chấm công, phát lơng…

+Nhân viên lái xe: Có vai trò rất quan trọng Sau khi nhận nhiệm vụ từcấp trên, tiến hành quán triệt nhiệm vụ, đề xuất những yêu cầu, những khó khăn, thuận lợi để cấp trên giảI quyết Đây là bộ phân trực tiếp điều khiển các loại phơng tiên giao thông của Học Viên, vì vậy bộ phận này phải không ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt đặc biệt là tay nghề và khả năng điều khiển xe, đảm bảo sự an toàn về ngời và phơng tiện Thực hành tiết kiệm, luôn luôn nắm bắt tình trạng của phơng tiện mà mình đợc giao, nếu phát hiện

có vấn đề không an toàn phải nhanh chóng thông báo với cấp trên để khắc phục kịp thời, không sử dụng phơng tiện của Học Viện vào mục đích cá nhân

+ Nhân viên xăng dầu: Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo nguôn xăngdầu cho các phơng tiện của Học Viện Phải tính toán sao cho luôn có nguồn giữ trữ hợp lý, tránh việc thiếu hụt Đặc biệt phải đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để xảy ra sự cháy nổ, phân bổ nguồn năng lợng hợp lý vào các nhiệu vụ

- Văn phòng :

+ Chỉ huy Văn phòng:

+Đội bảo vệ: bảo vệ an toàn các loại xe có trong Học viện, thờng xuyên tuần tra canh gác ngăn cản mọi hành vi gây mất an toàn Phải tích cực trong kiểm tra, tránh tình trạng qua loa để kẻ gian lợi dụng

+Đội xử lý sai phạm: có nhiệm vụ duy trì việc để xe đúng quy định,

xử lý hành chính đối với cá nhân tâp thể vi phạm Phải thật sự nghiêm minh

để xử lý các sai phạm nhằm làm cho Học viên đi vào nề nếp, an toàn

- Phòng kỹ thuật:

+ Chỉ huy phòng: Có nhiệm vụ sắp xếp công việc, phân công công tác,kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong đơn vị mình Nhận nhiệm vụ từ cấp trên giao cho Đảm bảo cơ sở kỹ thuật đẻ khác phục moi sự

cố xảy ra đối với các phơng tiện giao thông trong Học viện Chịu trách

nhiệm trớc Ban giám đốc về sự hoành thành công việc của phòng Kỹ thuật

+ Các loại xe: Đảm bảo đủ số lợng, chất lợng, đúng chủng loại.Phải thơng xuyên đợc sửa chửa, khắc phục sự cố h hỏng, bổ sung kịp thời những thiếu hụt Có đủ cả xe cho các bộ phận nh : Xe chuyên chở cán bộ đi công tác, xe chở học viên đi học, đi thực tập, xe vận tải cho phòng hậu cần, xe luyện tập chuyên nghành…

+ Nhân viên bảo dỡng:

- Ban quản lý xe

+Ban chỉ huy: : Có nhiệm vụ sắp xếp công việc, phân công công tác,

kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong đơn vị mình Nhận nhiệm vụ từ cấp trên giao cho Đảm bảo cơ sở kỹ thuật đẻ khác phục moi sự

cố xảy ra đối với các phơng tiện giao thông trong Học viện Chịu trách

nhiệm trớc Ban giám đốc về sự hoành thành công việc của mình

+ Nhóm lập lịch công tác : Lập lịch công tác cho đội xe, phân công tácsao cho hợp lý Nhóm này phải tính toán sao cho phù hợp với phơng tiện và con ngời thực tế mà đơn vị đang có, đảm bảo đúng thời gian, địa điểm, đúng mục đích của từng loại phơng tiện

+ Nhóm kiểm định: giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên, kiểm tra tình hình chung của mọi phơng tiện hiện có

Ban quản lý xe sau khi nghiên cứu, lập kế hoạch và trình cho ban giám

đốc Khi có quyết định của ban giám đốc sẽ thông báo cho tất cả các nhân viên, quán triệt tình hình nhiệm vụ, đa ra giải pháp hợp lý, giải quết vấn đề

sao cho hợp lý nhất Ban quản lý xe lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ theo yêucầu của cấp trên

Các nhân viên sau khi có kế hoạch của ban quản lý sẽ đến xem xét

tình hình công việc, nhận lịch công tác của mình, quán triệt nhiệm vụ, đề

xuất với ban quản lý xe về những khó khăn của mình để cấp trên giải quyết, nhận và kiểm tra các loại phơng tiện và trang bị đợc cấp, ký nhận vào biên bản và thực hành bảo dỡng phơng tiện trang bị Sẵn sàng thi hành nhiêm vụ khi có lệnh

I.2.4 Mẫu biểu

- Danh sách nhân viên

- Danh sách các loại xe

- Danh sách trang thiết bị

bị

- Danh s¸ch Xe háng hãc

hãc

Ngµyháng

( ¶nh 3x4 ) Sè thÎ:

I.2.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình của hệ thống- Mô hình nhận hồ sơ

- NhËn hß s¬

Thu thập thông tin

Lưu hồ sơ

I.2 Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.

I.2.1 Mô tả chi tiết công việc

tại HVKTQS xe, truy vấn

Loại : Phân tích hoạt

động

Ngày :Công việc : Đăng ký hồ sơ

- Điều kiện : Khi có nhân viên đến đăng ký hồ sơ hoặc hồ sơ cấptrên gửi xuống theo đường cán bộ

- Kết quả : Hồ sơ được lưu giữ và giải quyết

- Tần suất : Mỗi năm một lần

- Thời lượng : Phụ thuộc vào số lượng người đến yêu cầu

+ Khi đã xác định được nhân viên đến nộp hồ sơ

+ Xác định được tình trạng các loại phương tiện có trong Học Viện

+ Tình trạng các loại phương tiện

+ Căn cứ vào nhiệm vụ của đơn vị

- Kết quả :

+ Đưa ra được lịch công tác cho các nhân viên

+ sử dụng tối đa công suất của các loại phương tiện.

+ Đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao cho

- Tần suât : mỗi tháng công tác lập lịch một lần

- Thời lượng : Lập lịch trước khi bước vào ngày công tác

+ Sau quá trình công tác, đến định kỳ kiểm tra

+ Khi có yêu cầu từ nhân viên

+ Khi xảy ra hỏng hóc cần khác phục

-Kết quả:

+ Kiểm tra được tình trạng của các loại phương tiên

+ Kịp thời bổ sung những thiếu hụt, khác phục sự cố

+ Đảm bảo số lượng, chất lượng các loại phương tiện hoàn thành mọi nhiệm vụ

- Tần suất: Mỗi tháng một lần hoặc theo yêu cầu thực tế

- Các quy tắc thủ tục:

+ Các nhân viên phòng hậu cần, phòng kỹ thuật phải có đầy

đủ các trang thiết bị để sẵn sàng khác phục mọi sự cố kỹ thuật + Các nhân viên lái xe phải kịp thời phát hiện những sự cố

có thể xảy ra và báo cáo cho cấp trên xử lý

I.2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

I.3.1 Lược đồ công việc

Tên dự án : Quản lý xe tại HVKTQS

Tên kiểu dự án : Lược đồ công việc

Ngày phỏng vấn : 04/05/2007

Chức năng : Quản lý Xe

Báo cáo thống kê – T3

Tra cứu, tìm kiếm

- T4

D2

Lịch công tác

I.3.2 Bảng tổng hợp

STT Mô tả công

việc

Vị trí làm việc

Thường xuyên theo yêu cầu của cấp trên

Thường xuyên

Khi có yêucầu

D2,D4,D7,D8 D3,D8

và các công tác của đơn vị

T3,T4

hay báo cáo

T3,T4

quan

T1,T3,T4,T5

Chương II Phân tích hệ thống về chức năng

*Cơ sở lý thuyết

Khái quát về bước phân tích chức năng

Phân tích hệ thống về chức năng là gì : Đây là công việc trung tâm

khi xây dựng một hệ thống thông tin , với mục đích là lập một mô hình chứcnăng của hệ thống nhằm trả lời câu hỏi “hệ thống làm gì”.Phân tích hệ thống

về chức năng phải xác định được hệ thống cũ làm những gì và những yêucầu thay đổi đối với hệ thống, có nghĩa là phân tích các hoạt động của hệthống và nhận dạng, xác lập các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống

Tại sao phải phân tích chức năng : Để trả lời câu hỏi này , chúng ta

phải xem chức năng là gì ?

Chức năng đó là công việc mà tổ chức cần làm và được phân công

theo nhiều mức từ tổng hợp đến dạng chi tiết ()

Nếu chúng ta không phân tích chức năng thì sao ? : Qua nghiên cứu

mục đích của phân tích chức năng chúng ta thấy nếu không phân tíchchức năng thì sẽ không lập được 1 mô hình chức năng của hệ thống ,không trả lời được câu hỏi : hệ thống làm gì , đồng thời sẽ khôngtường tận được công việc mà tổ chức cần làm Như vậy sẽ dẫn đến

dự án khi viết chương trình sẽ không theo một mạch logic và sẽ dễ bịmắc lỗi trong quá trình thiết kế chương trình gây ra sự lãng phí côngsức của người lập trình , tiền của của chủ đầu tư Điều này sẽ đặc biệtnguy hiểm nếu đó là một dự án lớn

Từ những nguyên nhân đó mà chúng ta thấy việc phân tích chức

năng của hệ thống là vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong quátrình phát triển dự án

Công cụ sử dụng phân tích chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD-Business Functional Diagrams)

Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc

cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con , số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Lý do sử dụng Biểu đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) là một trong những mô hình tương đối đơn giản,dễ hiểu,thân thiện với người sử dụng

Kỹ thuật xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cũng không quá phức tạp

Thời gian cần thiết cho công việc xây dựng mô hình này không nhiều nhưng mô hình lại có ích cho các giai đoạn sau này

Biểu đồ luồng dữ liệu(DFD-Data Flow Diagrams)

Là công cụ mô tả các thành phần của hệ thống xét theo khía cạnh sử

dụng thông tin, dữ liệu, bao gồm các tiến trình, các yêu cầu dữ liệu, các kho dữ liệu và cãc tác nhân bên ngoài có quan hệ với hệ thống.Lý do sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu là Biểu đồ phân cấp chức năng chưa mô tả đầy đủ về hệ thống, đặt biệt là mối quan hệ giữa các phần tử trong biểu

đồ phân cấp chức năng,ngoài mối quan hệ bao hàm giữa một chức năng

và các chức năng con của nó

Các bước thực hiện phân tích chức năng

Xây dựng mô hình phân cấp chức năng

Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

II.1 Sơ đồ phân rã chức năng

a) Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã cóthứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia rathành các công việc con

b) Từng bước đưa ra mô hình phân cấp chức năng tổng hợp cho toàn bộ hệ thống

Từ hệ thống thực tế đã khảo sát, việc đầu tiên phải làm của một nhàphân tích thiết kế hệ thống là phải xác định được các chức năng nghiệp vụcần phải tiến hành đối với hệ thống dự định xây dựng

Từ những lý thuyết cơ bản của sơ đồ chức năng nghiệp vụ ở giáo trìnhphân tích thiết kế hệ thống kết hợp với mô hình hệ thống trong thực tế tôi

đã xác định các chức năng như sau:

II.1.1 Xác định các chức năng chi tiết

(1) Kiểm tra chi tiết người mới đến

(6) Cập nhật các loại phương tiện

(7) Đưa ra tình trạng các loại phương tiện

II.1.2 Gom nhóm chức năng

(1) Kiểm tra chi tiết người mới đến

Điều độngNhân viên

Quản lý Nhân viên cấp bậc-chức vụ-độ tuổi

(2) Lập các quyết định phân công công tác

(5)Lập các quyết định nghỉ hưu

(10)Lập quyết định thuyên chuyển công tác

(3)Kiểm tra chi tiết nhân viên

Quản lý Nhânviên

(4)Lập danh sách nhân viên nghỉ hưu

(6)Cập nhật HSNV

(7)Cập nhật các loại phương tiện

II.1.3 Sơ đồ phân ra chức năng

II.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

a) Tại sao phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu

Mặc dù biểu đồ phân cấp chức năng có nhiều ưu điểm ta không phủnhận như đã trình bày trong phần trên, tuy nhiên nó có một số nhược điểm

mà cần phải khắc phục:

Hệ thống quản lý Xe

Ban quản lý xe Quản lý nhân viên

Kiểm tra chi tiết người mới

đến Kiểm tra chi tiết nhân viên

Lập danh sách nhân viên

Cập nhận hồ sơ nhân viên

Cập nhật QTCT

Lập danh sách cán bộ lên

quân hàm Lập quyết định thuyên

chuyển công tác

- biểu đồ phân cấp chức năng có tính chất tĩnh tức là chúng chỉ cho thấycác chức năng của hệ thống mà không cho thấy trình tự xử lý các chức năngtrong hệ thống.

- Biểu đồ phân cấp chức năng không cho ta thấy được sự trao đổi thôngtin giữa các chức năng Từ đó làm ta không hiểu rõ được các tiến trìnhnghiệp xảy ra trong hệ thống, là cơ sở để hiểu sâu hệ thống

Xuất phát từ những lý do như vậy đòi hỏi phải có các biểu đồ khác hỗtrợ được các nhược điểm này Đó là lý do mà em sử dụng biểu đồ luồng dữliệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô

tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc

Thật vậy, biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta:

- Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng

- Cung cấp bức tranh tổng thể của hệ thống và một thiết kế sơ bộ vềthực hiện các chức năng

- Là phương tiện giao tiếp giữa người phân tích thiết kế và người sửdụng

- Luôn có hai mức diễn tả vật lý và logic Mức vật lý trả lời câu hỏi nhưthế nào, mức logic trả lời câu hỏi làm gì

Tóm lại biểu đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọngnhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc Nó đưa ra được mối liên hệgiữa chức năng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng

Nó là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó xác định thôngtin nào phải có mặt trước khi quá trình có thể được tiến hành

Biểu đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu chắc là rấtphức tạp không thể xếp gọn trong sơ đồ, nên ta cần dùng tới các kĩ thuậtphân rã theo thức bậc để chẻ biểu đồ ra theo một số mức Biểu đồ mức caonhất gọi là mức 0 bao gồm các tiến trình chính nằm trong hệ thống Tiếp

theo là sơ đồ mức 1 bao gồm các chức năng con nằm trong các chức năngchính Cuối cùng là sơ đồ mức 2 bao gồm các chức năng nằm trong các chứcnăng mức 1.

II.2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ

- Chức năng:

 Định nghĩa: Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân

theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết

 Tên gọi: Động từ + Bổ ngữ (Động từ nên ở dạng thức mệnh lệnh)

 Chú ý: Tên chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới

thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin và ngắn gọn giải thích đủ nghĩacủa chức năng, dung thuật ngữ nghiệp vụ

 Biểu diễn: bằng hình chữ nhật

- Quan hệ phân cấp:

 Định nghĩa : Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con

Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha

 Biểu diễn :

Tên chức năng

- Tiến trình: là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổihoặc tác động của thông tin.

- Luồng dữ liệu: Luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiếntrình

Biễu diễn: Mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

- Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ Tên kho chỉ

dữ liệu trong kho

Một số qui tắc:

Tên tiến trình

Tên tiến trình

Tên kho

- Biểu diễn

II.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Tên gọi

Tên gọi

Hệ thống quản lýXe tại HVKTQS

Các kiến ngh ị

Các QĐ

II.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Điều động Nhân viên

Quản lý NV Cấp Trên

Yêu cầu

Báo cáo, thống kê Tt trả lời

Tt trả lời

II.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2

II.2.4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu với chức năng “Điều động Nhõn

viờn”

Kiểm tra ct ngời mới đến

Tiêu chuẩn nghỉ hu

Quyết dịnh

đã phê duyệt

II.2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu với chức năng “Quản lý Nhõn viờn”

Lập ds CB nghỉ hu

Cập nhật

QTCT

Lập TK cvụ-độ tuổi

Cập nhật QTCBậc

Lập TK cbậc-độ tuổi

Lập TK

đvị-độ tuổi

Lập TK cbậc-đvị

Ds cbộ nghỉ hu QTCBậc

QTCTác

QTKT-KL

Điều động CB Quyết định

Cấp trên

Yêu cầu Thống kê

DM cấp bậc

C b ậ c , Đ t

DM cấp bậc

DM đvị Cấp trên

Cấp trên Yêu cầu

Thống kê

Thống kê

Yêu cầu

Kết luận

Kết quả thu được

Sau khi phõn tớch hệ thống về chức năng, thu được một số kết quả sau:+ Chức năng trong hệ thống mới cơ bản đó được xỏc định

+ Xỏc định được cỏch thức hoạt động của cỏc chức năng (hay dữ liệu để chochức năng hoạt động)

+ Làm cơ sở cho bước thiết kế hệ thống

II.3 Đặc tả một số chức năng trong hệ thống

II.3.1 Chức năng kiểm tra chất lượng các loại phương tiện có trong Học viện

Đầu vào: Danh mục Xe

Đầu ra: Số lượng xe hỏng hóc, số lượng xe đảm bảo chất lượng

Thực hiện: Lặp

+ Xem xét thời gian sử dụng, nếu lớn hơn thời gian quy định thì

xe không còn đảm bảo chất lượng

+ Vào danh mục xe hỏng hóc, kiểm tra số lượng xe hỏng, bộphận hỏng

+ Vào danh mục yêu cầu xem xét yêu cầu của nhân viên lấy sốlượng xe bị hỏng

+ Tăng số lượng xe hỏng lên

II.3.2 Chức năng tìm kiếm loại xe, số lượng xe từng loại

Đầu vào: Danh mục xe

Đầu ra: Đưa ra tên các loại xe, số lượng từng loại

Thực hiện: Lặp

+ Thực hiện tìm kiếm theo tên loại xe nhập vào trong danh mục

xe Nến có tên trùng với tên xe nhập vào thì tăng số xe lên một đơn vị

II.3.3 Chức năng kiểm tra ngày công tác của các nhân viên trong một tháng nào đó

Đầu vào: Hồ sơ Nhân viên, lịch công tác và sổ theo dõi công tácĐầu ra: Số ngày công tác của một nhân viên bất kỳ trong một thángbất kỳ

Thực hiện: Lặp

+ Lấy danh sách nhân viên trong hồ sơ nhân viên

+ Lấy tháng trong năm.

+ Kiểm tra trong bảng Lịch công tác

+ Tính số ngày công tác

II.3.4 Chức năng lập danh sách nhân viên tăng lương

Đầu vào: Hồ sơ Nhân viên , quá trình công tác, khen thưởng kỹ luậtĐầu ra: Danh sách nhân viên được tăng lương

- Tính tuổi của cán bộ này và xác định cột độ tuổi phù hợp

- Đối chiếu vào bảng ứng với cột và hàng đã xác định ởtrên và tăng giá trị của ô giao của hàng và cột lên 1 đơnvị

Đến khi hết cán bộ trong HSCB

Chương III : Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu

*Cơ sở lý thuyết

- Khái niệm phân tích dữ liệu

Phân tích hệ thống về dữ liệu là làm rõ cách thức sử dụng dữ liệu, đặtbiệt là cách thức tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.Phân tích hệ thống về

dữ liệu phải đưa ra lược đồ khái niệm về dữ liệu, là cơ sở để thiết kế cơ sở

dữ liệu vật lý sau này

Mặt khác, trong quá trình khai thác và sử dụng, thông tin trong các tệp

dữ liệu trên máy tính được tích luỹ, tổ hợp với các thông tin khác tạo ranhững tệp dữ liệu mới để sử dụng trong các tiến trình Vì thế, thông tin cóthể được sao chép nhiều lần, dẫn tới sự trùng lặp, dư thừa, tốn không gianlưu trữ và có nguy cơ xuất hiện sự không nhất quán trong dữ liệu

Vì vậy, việc phân tích hệ thống về dữ liệu cần được tiến hành mộtcách độc lập với viẹcc phân tích hệ thống về chức năng, nghĩa là cần tậptrung nghiên cứu cấu trúc tĩnh của dữ liệu, không phụ thuộc vào cách xử lý

và thời gian thực hiện

Mục đích của phân tích hệ thống về dữ liệu là làm rõ cách thức

sử dụng dữ liệu, đặc biệt là cách tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.Phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ khái niệm về dữ liệu, làm căn

cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này

Việc phân tích một hệ thống có thể được xuất phát từ xem xétcác chức năng , tiến trình , còn dữ liệu là những thông tin đảm bảo chocác chức năng , tiến trình hoặc chương trình tương ứng hoạt động Mặtkhác , trong quá trình khai thác và sử dụng , thông tin trong các tệp trênmáy tính được tích luỹ , tổ hợp các thông tim khác tạo ra những tệp dữliệu mới để sử dụng trong các tiến trình Vì thế , thông tin có thể bị sao

chép nhiều lần dẫn tới sự trùng lặp, dư thừa tốn, không gian lưu trữ và cónguy cơ xuất hiện sự không nhất quán trong dữ liệu

- Công cụ sử dụng phân tích dữ liệu

Có nhiều công cụ mô tả dữ liệu.Trong bài thiết kế này tôi chỉ đề cậptới một số công cụ thường dung, như Mã hoá dữ liệu (Coding), Từ điển dữliệu (Data Dictionary), Mô hình thực thể liên kết (Entity-RelationshipModel) và mô hình quan hệ (Relational Model)

- Mã hoá các tên gọi: Là phép gán tên gọi vắn tắt cho một đối tượngnào đó trong hệ thống Các đối tượng như bản ghi, tài liệu, tệp dữ liệu hoặctên biến của chương trình đều cần tên gọi Tên gọi phải ngắn gọn, xác định,không trùng nhau trong cùng một phạm vi và phải thể hiện được nhữngthông tin quan trọng nhất

- Từ điển dữ liệu: Là một tư liệu về tên gọi các đối tượng xuất hiệntrong các giai đoạn phân tích, thiết kế, cài đặt và bảo trì hệ thống Thông tinliên quan đến các đối tượng như sự kiện, luồng dữ liệu, thực thể, chức năng,

xử lý, tệp dữ liệu, modul, chương trình thường được mô tả trong từ điển dữliệu Tuỳ theo nhu cầu và cách thức sử lý mà từ điển dữ liệu có thể đượcthực hiện bằng tay, dưới dạng một tập tài liệu như một từ điển thông thường,hoặc trên máy tính, trên cơ sở một phần mềm nào đó

- Mô hình thực thể liên kết: Nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức kho dữliệu dùng chung để các bộ phận trong hệ thống có thể sử dụng kho dữ liệuchung một cách hiệu quả Kho dữ liệu chung này lưu trữ tất cả các thông tincần trao đổi và coi đó là tài nguyên của hệ thống Khi có nhu cầu, các bộphận sẽ truy cập vào kho dữ liệu dung chung

- Mô hình quan hệ: Mô hình thực thể liên kết khá gần với hoạt độngcủa hệ thống thực nhưng có nhược điểm khó tránh khỏi là dễ bị dư thừa dữliệu Nhằm loại bỏ nhược điểm này, cần phải xây dựng mô hình quan hệ để

có thể sử dụng các phép chuẩn hoá nhằm loại bỏ sự dư thừa dữ liệu