Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống bán hàng công ty máy tính

 Với khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng phải làmđơn đặt hàng gửi cho bộ phận bán hàng, rồi gửi cho bộ phận quản lý kho,nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng sẽ nhận

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

Chương II Mô Tả Hệ Thống 4

I.Mô tả nghiệp vụ của hệ thống 4

I.1 Nhiệm vụ cơ bản 4

I.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 4

I.3 Quy trình xử lý 5

I.4 Mẫu biểu 6

I.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô hình). 9

II.Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 10

II.1 Mô tả chi tiết công việc 10

II.2 Mô tả chi tiết dữ liệu 15

II.3.Tổng hợp các xử lý 18

II.4.Tổng hợp dữ liệu : 19

Chương III: Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng 25

I.Sơ đồ phân rã chức năng 25

1.Xác định các chức năng chi tiết 25

2.Gom nhóm chức năng 26

3.Vẽ sơ đồ phân rã chức năng 27

II Sơ đồ luồng dữ liệu 29

1.Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ 29

2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 31

3.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 31

4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 32

5 Kết luận: 36

Chương IV: Phân Tích Hệ thống Về Dữ Liệu 37

I.Mô hình thực thể liên kết mở rộng: 37

1.Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính: 37

2 Xác định kiểu liên kết: 39

3 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng 40

4 Vẽ ER mở rộng: 41

II Chuyển từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 43

1 Quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển: 43

2 Vẽ mô hình thực thể kinh điển: 43

III Chuyển từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế: 45

1.Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình hạn chế : 45

2.Định nghĩa các ký hiệu trong mô hình: 45

3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế: 45

IV Chuyển từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ: 47

1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ: 47

1

2 Vẽ mô hình quan hệ 47

3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ: 49

Chương V: Thiết Kế Hệ Thống 58

I.Thiết kế tổng thể 58

1 Phân định các hệ con 58

2.Phân định công việc giữa người và máy 62

3.Vẽ DFD hệ thống 68

II.Thiết kế giao diện 69

1.Giao diện chính của chương trình: 69

2 Thiết kế Form 70

3.Thiết kế kiểm soát 77

III Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 80

1 Xác định các thuộc tính tình huống 80

2 Xác định các bảng dữ liệu phục vụ nhu cầu bảo mật 80

3 Mô hình dữ liệu của hệ thống 81

4.Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình dữ liệu 82

Chương V: Kết luận 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống thông tin cũng như các hệ thống khác, có một chu trình sống, từkhi được hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đượcthay thế bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đủ hơn Quá trình xâydựng là một trong các giai đoạn của vòng đời hệ thống thông tin Quá trình nàygồm nhiều bước: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt vàthử nghiệm

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một kỹ thuật rất quan trọng trong xâydựng các hệ thống thông tin ứng dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Nó

là điều kiện đầu tiên, quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống, nó quyết định đến

mô hình của hệ thống là lớn hay nhỏ, nhiều chức năng hay ít chức năng và quyếtđịnh đến hoạt động của hệ thống,

Một ứng dụng có chạy tốt hay không, chạy có hiệu quả hay không phụthuộc rất nhiều vào giai đoạn phân tích thiết kế Nếu phân tích thiết kế tốt, sẽ tạo

cơ sở tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc xây dựng chương trình tiếptheo Ngược lại, nếu phân tích thiết kế không tốt sẽ làm cho các công việc tiếp theo

đó sẽ thực hiện khó đúng với yêu cầu đặt ra, thực hiện không có hệ thống, khó pháthuy hiệu quả, khó chỉnh sửa,…Do đó công việc phân tích thiết kế phải luôn đượccoi trọng, và phải tiến hành thật cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu

Học tập môn Phân tích thiết kế hệ thống, người học sẽ nắm được những kiếnthức cơ bản nhất về phân tích thiết kế một hệ thống thông tin; từng bước biết cáchphân tích một hệ thống nhỏ, là điều kiện để phân tích một hệ thống lớn sau này

Để thực hành cho các kiến thức giảng viên truyền đạt trên lớp, em chọn “ hệthống bán hàng của một công ty máy tính” một hệ thống kinh doanh để làm đề tàinghiên cứu của mình mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do mới tiếp cận vớimột hệ thống nên bài phân tích còn nhiều hạn chế

Em xin chân thành cảm ơn giáo viên cô Chu Thị Hường đã giúp đỡ em trongquá trình học tập môn học “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”

3

Chương II Mô Tả Hệ Thống

I.Mô tả nghiệp vụ của hệ thống

I.1 Nhiệm vụ cơ bản

Ngày nay việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lênphổ biến Các phần mềm tin học nhất là các phần mềm quản lý với hiệu quảcao,đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội.Công nghệ thông tin đã trở thànhphương tiện không thể thiếu trong mọi lĩnh vực,đặc biệt trong lĩnh vực quản lý,việc ứng dụng các phần mềm máy tính được đặt lên hàng đầu,để đạt hiệu quả,chất lượng cao trong quản lý kinh doanh

Trước kia khi tin học chưa ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, nhàtrường…Các hồ sơ quản lí, chứng từ hầu hết đều được lưu trữ dưới các dạngvăn bản hồ sơ Khi cần tra cứu rất khó khăn, tốn kém thời gian, hiệu quả khôngcao.Ngày nay khi tin học được áp dụng rộng dãi thì các bài toán quản lí trở lênthuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả cao, giảm sức lao động, dễ sử dụng, khaithác.Công việc lưu trữ và quản lí hồ sơ trong máy tính sẽ giải quyết các mặt khókhăn, giúp quản lí tốt hơn và chính xác hơn, đáp ứng tốt yêu cầu đòi hỏi của xãhội ngày nay

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thì việc quantrọng hàng đầu là làm sao quản lý tốt được tình hình kinh doanh với các số liệu

về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho), tình hình nợ tồn của từng khách hàng, tìnhhình làm việc của các nhân viên và không để xảy ra các sai sót về hàng bán vàtiền trả Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng phương pháp truyền thống thì sẽrất cồng kềnh, làm mất nhiều thời gian và công sức và còn có thể nhầmlẫn.Quản lý bán hàng được thiết kế trên hệ thống máy tính giúp chúng ta có thểgiải quyết một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý,tăng doanh thu của doanh nghiệp

I.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm.

Hệ thống quản lý bán hàng gồm 3 bộ phận như sau:

- Bộ phận thứ nhất: Quản lý kho (thực hiện nhập-xuất, tồn kho, đặt hàng khi hết)

Bộ phận này có nhiệm vụ thực hiện quản lí việc nhập, xuất, tồn kho, nhậphàng khi hết và có thống kê thường xuyên trong từng ngày ( nhận hóa đơn từnhà cung cấp và hoá đơn xuất hàng trong ngày từ bộ phận bán hàng từ đó cậpnhật thống kê tồn kho) Căn cứ vào lượng hàng tồn kho và nhu cầu từ bộ phậnbán hàng để lập phiếu dự trù mua hàng và tiến hành mua hàng.Bộ phận quản lýkho phải chịu trách nhiệm về sự an toàn của hàng hoá cả về số lượng, chủngloại Việc nhập xuất hàng theo quy tắc hàng nhập trước thì xuất trước (hàngcùng chủng loại)

Bộ phận thứ hai: Bộ phận bán hàng.

Nhiệm vụ bộ phận bán hàng như sau:

 Với khách hàng không mua hàng thường xuyên và số lượnghàng mua không nhiều người bán hàng sẽ lấy thông tin khách hàng, các mặthàng mua rồi lập hoá đơn rồi khách hàng sẽ gặp bộ phận tài chính nhậnhàng, trả tiền và kí vào hoá đơn.Các hoá đơn này sẽ được bộ phận tài chínhquản lý

 Với khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng phải làmđơn đặt hàng gửi cho bộ phận bán hàng, rồi gửi cho bộ phận quản lý kho,nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng sẽ nhận hàng thông quaphiếu xuất hàng.Và bộ phận này sẽ gửi phiếu xuất hàng cho ban tài chínhtheo dõi, khách hàng sẽ thanh toán với bộ phận tài chính, đồng thời bộ phậntài chính sẽ gửi phiếu xuất hàng cho bộ phận quản lý kho để tiến hànhchuyển hàng cho khách

 Với khách hàng là khách quen của cửa hàng thì người bán hàng

sẽ lấy thông tin của khách hàng trong DM-KH, rồi tiến hành như trên

Bộ phận thứ ba: Bộ phận tài chính

Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý về tài chính, nhận tiền trả của kháchhàng mua hàng và nhận tiền trả của khách hàng mua theo đơn đặt hàng thanhtoán bằng hoá đơn, trả tiền cho nhà cung cấp khi mua hàng hoá.Làm thống kê

về tình hình tài chính của cửa hàng, doanh thu, lãi, các khoản chi…

I.3 Quy trình xử lý.

Khi nhân viên bán hàng nhận các đơn đặt hàng của khách hàng họ sẽ thựchiện kiểm tra xem khách hàng đó cũ hay là mới bằng cách đối chiếu trong danhmục khách hàng, nếu là khách hàng cũ thì nhân viên bán hàng kiểm tra xemkhách hàng đó có lợ công ty không và số tiền lợ đó có vượt quá con số chophép không nếu không thì mới cho mua hàng, nếu là khách hàng mới nhân viênbán hàng sẽ tạo bản ghi khách hàng mới thông qua việc trao đổi thông tin vớikhách hàng để cập nhật thông tin vào phiếu khách hàng, sau khi thực hiện xongnhân viên bán hàng tiếp tục làm thủ tục bán hàng cho khách Nhân viên bánhàng ghi nhận đơn hàng kiểm tra xem các mặt hàng khách yêu cầu có haykhông để trả lời cho khách Sau khi lập xong đơn hàng nhân viên bán hàng sẽchuyển đơn hàng cho nhân viên xử lý yêu cầu để kiểm tra việc đáp ứng yêucầu.Việc kiểm tra được thực hiện bằng cách đối chiếu trong danh mục kho sốlượng các mặt hàng trong kho Nếu số lượng hàng trong kho đủ để đáp ứng chokhách hàng nhân viên sẽ lập hóa đơn bán hàng cho khách và chuyển xuống kho

để thực hiện việc gom giữ hàng cho khách Sau khi gom hàng cho khách thủkho cần cập nhật lại danh mục hàng tồn kho nếu lượng hàng trong kho không

đủ đáp ứng hết tất cả yêu cầu của khách công ty sẽ đáp ứng một phần và phần

5

còn lại sẽ được đáp ứng sau bằng cách ghi lại phiếu yêu cầu sau để khi nào cóhàng nhân viên sẽ báo với khách hàng, nếu khách hàng vẫn lấy hàng sẽ thựchiện đáp ứng yêu cầu như đối với một đơn hàng mới Trên cơ sở những thôngtin về mặt hàng, khách hàng trên đơn hàng, thông tin về mặt hàng trong kho vàtrao đổi với khách hàng hệ thống tạo ra phiếu xuất cho bộ phận quản lý kho vàban tài chính ( khách hàng thanh toán ) Khách hàng sang bộ phận tài chính đểtrả triền theo hóa đơn xuất nếu không đủ tiền khách hàng có thể lợ lại với sốtiền có thể cho phép được (phải điền vào phiếu lợ và có chữ ký).Lúc đó bộ phậntài chính viết phiếu biên nhận trả tiền đưa cho khách hàng, khách hàng cầmphiếu biên nhận trả tiền sang bộ phận quản lý kho để nhận hàng theo hóa đơnxuất.

Ngoài các loại mặt hàng được bán với số lượng lớn cho khách hàng thì saumỗi ngày bán bộ phận bán hàng sẽ thống kê lại số liệu các loại mặt hàng bán lẻ

và cũng lập đơn xuất trong ngày để gửi cho quản lý kho Với trường hợp này thìkhông cần gửi cho ban tài chính (khách hàng mua lẻ thanh toán ngay cho bantài chính).Các loại mặt hàng được bán tại cửa hàng và bán theo đơn đặt hàngcho các đại lý đều được lưu trong một tệp DM-HDX

Sau khi bộ phận quản lý kho nhận được DM-HDX chứa thông tin hàng đãxuất ra khỏi kho trong ngày và khi nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ nhận đượcDM-HDN thì bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quản lý kho để cập nhật vàotệp HDX, HDN trong cơ sở dữ liệu.Lúc này bộ phận quản lý kho sẽ tiến hànhcập nhật và thông kê đưa ra số lượng mặt hàng tồn kho sau mỗi ngày Bộ phậnnày căn cứ vào số lượng hàng tồn kho của mỗi loại và đơn đặt hàng của kháchhàng mà đưa ra dự trù cho mỗi loại mặt hàng.Sau đó giám đốc công ty sẽ điềuhành xét duyệt dự trù và lập phiếu dự trù gửi cho bộ phận quản lí kho mua cácloại mặt hàng được yêu cầu và số lượng tương ứng

Bộ phận quản lí kho nhận được phiếu dự trù, trước hết chọn nhà cung cấp đểmua các loại mặt hàng nói trên.Họ tìm các thông tin về các nhà cung cấp lưutrong tệp DM-NCC.Sau đó thương lượng trực tiếp với nhà cung cấp hoặc quaphương tiện thông tin.Sau khi thoả thuận xong thì sẽ in đơn hàng Các thông tintrong đơn hàng được lưu lại để theo dõi, còn đơn hàng in ra sẽ được gửi đến nhàcung cấp Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng để chuyển hàng đến công ty

và phải kèm theo phiếu nhập kho Bộ phận quản lý kho tiếp nhận hàng đó vàđưa vào kho của công ty đồng thời viết phiếu biên nhận hàng giao cho nhà cungcấp.Sau đó nhà cung cấp sẽ cầm phiếu biên nhận nhận hàng sang bộ phận tàichính để thanh toán

I.4 Mẫu biểu.

Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mình và đơn giá của từngloại mặt hàng mình cung cấp được Hệ thống lưu lại thông tin đó trong tệp DM-

Hoá đơn từ nhà cung cấp.

7

- Phiếu giao hàng.

I.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng,

vẽ mô hình)

9

II.Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.

II.1 Mô tả chi tiết công việc

Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang:

- Ngày lập đơn hàng theo quy định quản lý

 Kết quả: Đơn hàng đưa ra: truyền bằng điện thoại, chứng từ

 Tần suất: Tùy thuộc vào số lượng khách hàng mua và lượng hàngcông ty cần mua

 Thời lượng

- Điện thoại 15-20 phút/lần

- Số dòng đơn 6-8 dòng

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do phó giámđốc tài chính hay giám đốc ký

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của công ty từ 7h30’ đến11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án Tiểu dự án: Xuất hàng Trang:

 Điều kiện.

- Hóa đơn xuất

- Phiếu biên nhận thanh toán

 Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho

 Tần suất: Tùy thuộc vào số hóa đơn xuất và phiếu biên nhận thanhtoán

 Thời lượng

- Thời gian xuất 15-30 phút/lần

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phảm đảm bảo yêu cầu

- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại các mặt hàng tồn kho và các mặt hàng

 Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho

 Tần suất: Tùy thuộc hóa đơn nhập và số lượng hàng

 Thời lượng

- Thời gian nhập 60-120 phút/lần

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phải đảm bảo yêu cầu

- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại số lượng các mặt hàng trong kho vàcác mặt hàng đã nhập

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30’ đến 11h30’

- Có mặt hàng mà khách hàng cần mua.

- Khách hàng không lợ quá số tiền quy định

- Số lượng hàng đủ đáp ứng đơn hàng

 Kết quả: Lượng hàng hóa bán ra

 Tần suất: Tùy thuộc hoá đơn đặt hàng

 Thời lượng

- Thời gian bán 15-30 phút/lần

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã bán trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận bán hàng từ7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án Tiểu dự án: Mua hàng Trang:

- Phiếu trả lời từ nhà cung cấp

 Kết quả: Lượng hàng hóa mua về

 Tần suất: Tùy thuộc phiếu dự trù và lượng hàng mà nhà cung cấp cóthể đáp ứng

 Thời lượng

- Thời gian 15-20 phút/lần

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã mua trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận mua hàng từ7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án Tiểu dự án: Nhận tiền thanh toán của khách hàng

- Bộ phận tài chính nhận được hóa đơn xuất.

 Kết quả: Khách hàng trả tiền theo hóa đơn xuất

 Tần suất: Tùy thuộc vào hóa đơn xuất mà bộ phận tài chính nhậnđược

- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền khách hàng trả trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án Tiểu dự án: Trả tiền cho nhà cung cấp

 Kết quả: Trả tiền cho nhà cung cấp theo phiếu biên nhận nhận hàng

 Tần suất: Tùy thuộc phiếu biên nhận hàng mà bộ phận tài chính nhậnđược

 Thời lượng

- Thời gian 5-10 phút/lần

 Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền trả cho nhà cung cấp là tiền không rách

- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền trả cho nhà cung cấp trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

II.2 Mô tả chi tiết dữ liệu.

Tên dữ liệu: Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là tổ chức cung cấp hàng hóa cho công tyKiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viếttắt viết hoa

Sơ cấp ( Dữ liệu gốc )

100 nhà cung cấp ( Mức tối đa )

Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu FPT Viết tắt: FPT

Tên nhà cung cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt

Tên dữ liệu: Linh kiện

Linh kiện là các loại mặt hàng mà công ty bán ra hoặc muavề

Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữviết tắt viết hoa

Tên dữ liệu: Máy nguyên bộ

Máy nguyên bộ là các loại mặt hàng công ty bán ra hoặcmua về

Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữviết tắt viết hoa

Sơ cấp ( Dữ liệu gốc )

1000 mặt hàng ( Mức tối đa )

Ví dụ : SunPacPhải ghi rõ tên mặt hàng và giá cả

Tên dữ liệu: Máy tính xách tay

Máy tính xách tay là các loại mặt hàng công ty bán ra hoặcmua về

Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữviết tắt viết hoa

Sơ cấp ( Dữ liệu gốc )

1000 mặt hàng ( Mức tối đa )Phải ghi rõ tên mặt hàng và giá cả

Tên dữ liệu: Nhân viên

Nhân viên là người làm việc trong công ty có những nhiệm

Tên dữ liệu: Hoá đơn nhập

Hoá đơn nhập là những thông tin cần thiết trong giao dịchnhập hàng từ nhà cung cấp

Kiểu ký tự, gồm 20 -> 30 ký tự, một số chữ đầu hay chữviết tắt viết hoa, thể có ngày mua trong đó

T2 Xuất hàng Bộ phận

quản lí kho

Theo nhucầu

quản lí kho

2 tuần 1lần hoặckhi có nhucầu

bán hàng

Theo nhucầu củakháchhàng

quản lí kho

2 tuần 1lần hoặckhi có nhucầu

T6 Nhận tiền thanh

toán của khách

Bộ phận tàichính

Khi kháchmua hàng

T7 Trả tiền cho nhà

cung cấp

Bộ phận tàichính

Khi nhậphàng

V1 DM khách hàng ( gồm thông tin cá nhân khách

hàng mua hàng tại công ty: tên, địa chỉ, số điệnthoại…) - ghi mọi thông tin về khách hàng

T1

V2 Đặt hàng của khách ( Các mặt hàng khách đặt : loại

hàng, số lượng ….)

T1

V3 Đơn hàng(các thông tin đặt hàng của khách hàng:

tên khách hàng, các mặt hàng mua, số lượng, …)

T1,T4

19

V4 Phiếu xuất hàng(Các thông tin xuất hàng: tính chất

xuất, tên nhận, tên hoá đơn, mặt hàng, số lượng…)

T2,T4,T6

V5 Đơn đặt hàng (Các thông tin về đơn đặt hàng của

công ty: nhà cung cấp, loại mặt hàng, số lượng, đơngiá ….)

T3,T5

V6 Phiếu biên nhận ( Các thông tin xác nhận việc mua

hàng của công ty : nhà cung cấp, loại mặt hàng, sốlượng ….)

T3,T7

V7 Hoá đơn bán hàng ( Thông tin về hoá đơn bán hàng

cho khách : tên khách hàng, các mặt hàng bán, sốlượng, giá, thanh toán ….)

T6

V8 Hàng hoá (Các loại mặt hàng mà công ty kinh

doanh như : linh kiện máy tính, máy tính xách tay,máy tính nguyên bộ)

T3

V9 Hóa đơn mua hàng ( thông tin mua hàng : nhà cung

cấp, loại hàng, số lượng, giá,….)

Quy tắc, ràngbuộc

Quy tắc, ràngbuộc

Quy tắc, ràngbuộc

6 Hãng sản xuất Ký tự 50

Danh mục máy tính nguyên bộ

Danh mục máy tính xách tay

dạng

Lĩnhvực

Quy tắc, ràngbuộc

Quy tắc, ràngbuộc

Quy tắc, ràngbuộc

Hoá đơn mua hàng

dạng

Lĩnhvực

Quy tắc, ràngbuộc

Chương III: Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng

I.Sơ đồ phân rã chức năng

1.Xác định các chức năng chi tiết

Từ kết quả khảo sát hệ thống ta tiến hành gạch chân các động từ và bổ ngữ cóliên quan đến hệ thống, sau đó tiến hành loại bỏ các chức năng trùng lặp Đốivới hệ thống quản lý bán hàng ở một công ty máy tính ta xác định được cácchức năng chi tiết sau:

12 Quản lý thu, chi tiền

13 Gửi bản ghi chi trả cho bộ phận bán và mua hàng

14 Lập hoá đơn bán hàng

15 Lập phiếu xuất

16 Giao hàng cho khách

25

2.Gom nhóm chức năng

Gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng lớn hơn của hệ thống

Để gom nhóm chính xác ta căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty Gồm có 3

Hệ thống quản lý bánhàng ở một công ty máy

3.Vẽ sơ đồ phân rã chức năng

27

II Sơ đồ luồng dữ liệu

1.Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ

 Chức năng

 Định nghĩa: Là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin vào nó biến đổi,

tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới tổ chứcthành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho

dữ liệu hoặc gửi cho các chức năng khác

 Biểu diễn: bằng hình tròn hoặc hình ôvan, trong đó có ghi tên của chức năng

Chú ý : Luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệuvật lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.

 Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật có tên tác nhân

 Tên: danh từ cộng với tính từ

2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệthống đknknl “:ang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhânngoài của hệ thống

Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của

hệ thống

3.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

31

4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2

Quản lý bán hàng:

Quản lý tài chính:

33

Quản lý kho:

35

5 Kết luận:

Sau khi phân tích hệ thống về chức năng ta thu được các kết quả sau:

- Các chức năng cơ bản đã được xác định

- Xác định được nguyên lý hoạt động của các chức năng

- Lấy các chức năng đã thiết kế để làm cơ sở thiết kế hệ thống

Chương IV: Phân Tích Hệ thống Về Dữ Liệu

I.Mô hình thực thể liên kết mở rộng:

1.Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính:

- Sau khi thực hiện gạch chân các danh từ trong quy trình xử lý để xác địnhcác thực thể và thuộc tính ta thu được kết quả như sau:

 Lượng hàng trong kho

 Phiếu yêu cầu sau

 Danh mục hoá đơn xuất(DM-HDX)

 Danh mục hoá đơn nhập(DM-HDN)

37

 Số lượng hàng tồn kho mỗi loại.

 Số lượng hàng tồn kho theo ngày

5-Phiếu yêu cầu sau (Phiếu yêu cầu sau_ID, KH_ID, Loại

hàng_ID, giá, số lượng)

6-Nhân viên tài chính.(NV_ID,Tên nhân viên, địa chỉ)

7-Phiếu xuất (KH_ID, Loại hàng_ID, số lượng)

8-Phiếu nợ (Phiếu nợ_ID, KH_ID, địa chỉ, số tiền nợ, thời gian thanh toán)

9-Danh mục hoá đơn bán (Hoá đơn bán_ID, Mã khách hàng, địachỉ, Loại hàng_ID, số lượng, giá, hình thức thanh toán, ngày bán).

10-Quản lí kho(NV_ID, Tên nhân viên, địa chỉ)

11-Phiếu dự trù (Phiếu dự trù_ID, Loại hàng_ID, số lượng, giá, NCC_ID, ngày lập)

12-Tệp nhà cung cấp (NCC_ID, Tên nhà cung cấp, địa chỉ ,

LoạihàngID, đơn giá)

13-Tệp danh mục hoá đơn nhập(DM_HDN)

(HDN_ID ,NCC_ID, Loại hàngID, số lượng, giá, ngày nhận, hình thức

thanh toán)

14-Phiếu biên nhận (NCC_ID , LoạihàngID, số lượng, giá, ngày nhận)

2 Xác định kiểu liên kết:

- Từ qui trình xử lý gạch chân các động từ liên kết giữa các thực thể liên kết

ta có các liên kết:

 Khách hàng gửi đơn hàng

 Nhân viên bán hàng nhận đơn hàng

 Nhân viên bán hàng kiểm tra và tạo bản ghi khách hàng

 Nhân viên bán hàng kiểm tra hàng

 Nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán

 Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu sau

 Nhân viên tài chính lập phiếu nợ

 Nhân viên tài chính lập phiếu xuất

 Nhân viên tài chính kiểm tra phiếu dự trù

 Phiếu xuất gửi đến quản lí kho

 Quản lí kho lập phiếu dự trù

 Quản lí kho lập đơn hàng

 Quản lí kho lập phiếu biên nhận

 Quản lí kho nhập hàng vào kho

 Đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp

 Phiếu yêu cầu sau gửi cho khách hàng

39

3 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng

- Một kiểu thực thể được biểu diễn bởi một hình chữ nhật gồm 2 ngăn, ngăntrên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danh sách các kiểu thuộc tínhcủa nó Tên kiểu thực thể thường là một danh từ (chỉ vật thể) Các kiểu thuộctính hợp thành khoá của kiểu thực thể được gạch dưới, và thường đặt lên đầudanh sách