Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

Việt Nam đã và đang trên đà phát triển đổi mới sâu sắc và toàn diện về mọi mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển mạnh mẽ của các ngành thương mại, dịch vụ đã đáp ứng đòi hỏi nóng bỏng trong chiến lược phát triển kinh tế của các ngành nghề khác góp phần quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế. Với chủ trương xây dựng và phát triển thương hiệu, quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp dịch vụ và quảng cáo cũng phải đứng trước sự cạnh tranh khốc liệtvững đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao để vượt lên chiếm ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả.Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, nó góp phần vào dự thành công của danh nghiệp, marketing được xem là công cụ trong chiến thắng cạnh tranh của các doanh nghiệp.Hoạt động quan hệ công chúng phải kể đến là hoạt động tổ chức sự kiện một hoạt động quan trọng của truyền thông.Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến nền kinh tế nước ta.Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức, việc duy trì, giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp. Vì thế, các hoạt động marketing càng được các doanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động truyền thông, mà trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng.Nhận thấy tầm quan trọng của tổ chức sự kiện, cho nêncông ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh đang ngày càng phát triển lĩnh vực tổ chức sự kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.Để hiểu sâu hơn về lĩnh vực này em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh”Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tàiĐối tượng nghiên cứu: thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng AnhPhạm vi của đề tài: công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA DU LỊCH – SƯ PHẠM

ĐÀM THỊ XUÂN LỚP: QTKD DL&KS 1 - KHÓA: 7

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT

NGHIỆP

BỘ PHẬN THỰC TẬP: BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT

HÙNG ANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS PHẠM THỊ VÂN ANH

HÀ NỘI , 02/2016 MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ SƠ ĐỒ

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1:KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH 1

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh 2

1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2

1.3.Các ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh 5

1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của công ty 6

1.4.1.Mô hình tổ chức 6

1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận 7

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬTHÙNG ANH 10

2.1 Cơ cấu tổ chức 10

2.2 Các vị trí làm việc tại bộ phận thực tập 11

2.3 Thực trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức sự kiện tại công ty TNHH

thuơng mại và dịch vụ Hùng Anh 14

2.3.1 Đặc điểm kinh doanh 14

2.3.2 Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật 15

2.3.3 Đặc điểm về lao động 15

2.3.4 Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSK của công ty 17

2.4 Kết quả hoạt động 18

CHƯƠNG 3: QÚA TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH 29

3.1 Vị trí và nhiệm vụ trong thời gian thực tập 29

3.2 Mô tả công việc thực tập 29

3.3 Tìm hiểu quy trình thực hiện công việc được giao 30

3.4 Bài học kinh nghiệm 32

3.5 Một số kiến nghị và giải pháp 33

3.5.1 Đối với khoa Du Lịch 33

3.5.2 Đối với công ty TNHH thương mại dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh (bộ phận tổ chức sự kiện) 34

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

DANH MỤC HÌNH VẼ SƠ ĐỒ

Hình 1.1: sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH thương mại dịch vụ nghệ

thuật Hùng Anh……….6

Hình 1.2: cơ cấu tổ chức nhân sự tại công ty……… 10

Hình 1.3: cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức sự kiện……… 12

Hình 1.4: số lượng của thành phần tổ chức sự kiện ……… …21

Hình 1.5: chi phí tổ chức sự kiện trong những năm gần đây của nước ta… 23

Hình 1.6: biểu đồ doanh thu các năm 2012, 2013, 2014 của công ty…… 27

Bảng 1.1: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty……….27

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đã và đang trên đà phát triển đổi mới sâu sắc và toàn diện vềmọi mặt của đời sống kinh tế, xã hội Trong những năm qua cùng với sự đổimới của đất nước, sự phát triển mạnh mẽ của các ngành thương mại, dịch vụ

đã đáp ứng đòi hỏi nóng bỏng trong chiến lược phát triển kinh tế của cácngành nghề khác góp phần quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế Với chủ trương xây dựng và phát triển thương hiệu, quảng bá sản phẩm, tổchức sự kiện trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp dịch vụ và quảngcáo cũng phải đứng trước sự cạnh tranh khốc liệtvững đòi hỏi các doanhnghiệp trong nước phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn Vấn đề đặt

ra cho các doanh nghiệp là làm sao để vượt lên chiếm ưu thế trên thị trường

và kinh doanh có hiệu quả.Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối vớidoanh nghiệp, nó góp phần vào dự thành công của danh nghiệp, marketingđược xem là công cụ trong chiến thắng cạnh tranh của các doanh nghiệp.Hoạtđộng quan hệ công chúng phải kể đến là hoạt động tổ chức sự kiện - một hoạtđộng quan trọng của truyền thông

Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến nềnkinh tế nước ta.Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức,việc duy trì, giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọngtâm đối với các doanh nghiệp Vì thế, các hoạt động marketing càng được cácdoanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động truyền thông, mà trong đóhoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng.Nhận thấy tầm quan trọng của tổ chức sự kiện, cho nêncông ty TNHH thươngmại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh đang ngày càng phát triển lĩnh vực tổ

chức sự kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng cạnh tranhtrên thị trường.Để hiểu sâu hơn về lĩnh vực này em đã chọn đề tài: “ Thựctrạng và một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công tyTNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh”

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHHthương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

Phạm vi của đề tài: công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật HùngAnh

 Mục đích và ý nghĩa của việc nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty, từ đó nêunhững ưu và nhược điểm của nó Dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện đãhọc tập và nghiên cứu và qua thực tiễn thực tập tại công ty đưa ra những giảipháp nhằm hoạn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH thươngmại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

Bên cạnh đó, hiểu được quy trình tổ chức sự kiện tại công ty, cách tìm cácnguồn khách hàng của công ty, hiểu được thị trường mục tiêu và khách hàngtiềm năng của công ty

 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập dữ liệu, tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp đánh giá phân tích

Đối tượng nghiên cứu:

- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tìnhhình hoạt động thực tế của công ty

- Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụngdịch vụ của công ty

 Kết cấu của báo cáo

Kết cấu của đề tài gồm 3 chuơng:

Chương 1:Khái quát về công ty TNHH thuơng mại và dịch vụ nghệ thuậtHùng Anh

Chương 2:Hoạt động của bộ phận tổ chức sự kiện trong công ty TNHHthuơng mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

Chương 3: Quá trình thực tập tại bộ phận tổ chức sự kiện trong công tyTNHH thuơng mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH

Một số nét về công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh:

Là một công ty trẻ nên Hùng Anh gặp phải nhiều khó khăn trong hoạt độngkinh doanh cũng như xây dựng thương hiệu cho mình Bên cạnh đó ở nước tangành tổ chức sự kiện còn là một ngành khá mới mẻ chính vì thế nó cũng tạo

ra không ít cơ hội cũng như thách thức với các công ty về tổ chức sự kiện nóichung và công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh nóiriêng

Thông qua việc xây dựng tên tuổi đồng thời khẳng định mình là ai.Tổ chức sựkiện Hùng Anh là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sựkiện và xây dựng thương hiệu.với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động,với trình độ chuyên nghiệp, từng bước khẳng định sự tin cậy với khách hàngđồng thời xây dựng niềm tin vững bền với khách hàng

Triết lý hoạt động:“Tạo niềm vui cho người khác còn vui hơn tạo niềm vuichochính mình” Với phương châm “khách hàng là trung tâm” và “sự hài lòngcủa khách hàng là thành công của chúng tôi”, Hùng Anh luôn nỗ lực để manglại những dịch vụ tốt nhất và những giải pháp tối ưu cho khách hàng Vì vậy,toàn thể nhân viên công ty Hùng Anh đều tâm niệm và làm việc theo suynghĩ “Hãy phục vụ khách hàng như đang phục vụ chính bản thân chúng ta.Chính sách "khách hàng là trung tâm" là “kim chỉnam” cho mọi hoạt độngcủa công ty Chúng tôi lắng nghe, phân tích và thấu hiểu nhu cầu của từngkhách hàng và áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để giải quyếttối ưu những nhu cầu đó, giúp doanh nghiệp phát triển các hoạt động kinhdoanh của mình, cũng như quảng bá thương hiệu tốt nhất

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh.

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh với tên giaodịch HUNG ANH ART CO.LTD được thành lập ngày 16/01/2008 tại số 21,

tổ dân phố Tu Hoàng , phường Phương Canh, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh là một công tyhoạt động trong mảng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triểnthương hiệu, quảng cáo, cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện, cung cấp nhân

sự event, từ cơ bản đến chuyên sâu Công ty luôn nỗ lực không ngừng cảitiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.Công ty cung cấp chkhách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng cáo hiệu quả nhất

Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và làmột văn hóa độc đáo của công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngànhkinh doanh công nghệ cao này

- Định hướng của công ty

Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp toàn diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triểnthương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nối hòa nhập nền kinh tế

Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân- thương hiệu gia tăng giá trịthương hiệu và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống Công ty thựchiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thànhđơn vị trong lĩnh vực truyề n thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu củaViệt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinhnghiệm trong truyền thông

Gía trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thếgiới thương hiệu.Luôn sáng tạo, linh hoạt, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụhoàn hảo.Xây dựng nguồn nhân lực mạnh, công nghệ tiên phong lấy kháchhàng làm trung tâm, cam kết phát triển bền vững

Là một công ty trẻ nên Hùng Anh luôn nỗ lực hết sức mình để có thể có chỗđứng trong thị trường và đặc biệt trong lòng khách hàng.Luôn chú trọng uytín, chất lượng lên hàng đầu

Một số mục tiêu:

- Luôn luôn hướng tới khách hàng: luôn mang tới khách hàng những sảnphẩm và dịch vụ với chất lượng tốt nhất, đáp ứng đa dạng các nhu cầucủa khách hàng bằng các dịch vụ gia tăng, thiết lập mối quan hệ thânthiết, bền vững với khách hàng

- Năng động sáng tạo: đây là mục tiêu luôn được chú trọng khuyến khích

và phát huy, vì Hùng Anh hiểu rằng tự do đổi mới và năng động sángtạo là một yếu tố quan trọng giúp Hùng Anh tồn tại và phát triển

- Hợp tác, chia sẻ, tin cậy: đối với bất cứ công ty nào thì sự đoàn kết luônđược đặt lên hàng đầu để tạ nên sức mạnh của họ với Hùng Anh cũng

ko ngoại lệ đó cũng chính là nhân tố tạo nên sức mạnh của Hùng Anh.Doàn kết được tạo ra từ sự kết hợp, bổ sung giữa các cá nhân với nănglực và cá tính riêng biệt thiết lập môi trường làm việc tin tưởng và tôntrọng nhau, tạo cơ hội phát triển cho mọi thành viên

Với một trong số những phương châm “uy tín vàng gắn kết thương hiệuvàng” Hùng Anh đang dần hoàn thiện bản thân mình, không chỉ trong côngtác chuyên môn mà còn không ngừng hoàn thiện nhân cách, tác phong củatừng nhân viên để ngày càng nâng cao được chất lượng phục vụ khách hàng.+ đối với khách hàng: Hùng Anh cam kết thỏa mãn tối đa lợi ích của kháchhàng trên cơ sở cung cấp cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tối ưu,nhiều tiện ích, sáng tạo một cách ấn tượng và hiệu quả trong từng chươngtrình, sự kiện

+ đối với nhân viên: công ty luôn quan tâm đến đời sống và vật chất của nhânviên, đảm bảo các quyền lợi về thu nhập và cơ hội thăng tiến cho người laođộng

+ đối với cộng đồng: công ty cam kết thực hiện tốt nghĩa vụ tài chính đối vớingân sách nhà nước luôn quan tâm chăm lo đến công tác xã hội, từ thiện đểchia sẻ khó khăn của cộng đồng

Từ đó có thể thấy được giá trị cốt lõi:

 Định hướng khách hàng là nền tảng mọi hoạt động

 Kết hợp hài hòa lợi ích khách hàng, nhân viên và cộng đồng là sợi chỉxuyên suốt mọi hành động

 Xây dựng văn hóa công ty theo phương châm tạo dựng một tập thểđoàn kết, văn minh, không ngừng học hỏi để hoàn thiện, luôn trao đổithông tin để cùng tiến bộ

 Công nghệ tiên tiến và quản trị thông tin có khoa học là cơ sở để tăngtốc và duy trì sức mạnh

 Đội ngũ nhân viên luôn trung thực và có tinh thần trách nhiệm, luôn thểhiện tính chuyên nghiệp và sáng tạo là cơ sở ch sự thành công của côngty

1.3.Các ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh.

Dịch vụ của công ty bao gồm:

+ Tổ chức sự kiện:

- Tổ chức lễ khai trương khánh thành

- Tổ chức lễ động thổ khởi công

- Tổ chức lễ kỷ niệm

- Tổ chức sinh nhật, liên hoan, tất niên

- Tổ chức hội nghị hội thảo

- Tổ chức biểu diễn ca nhạc, gameshow,…

- Tổ chức hội nghị, triển lãm trưng bày,…

+ Cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện

- Cho thuê nhà bạt không gian, nhà bạt Singapore.Cho thuê nhà bạtkhông gian, khinh khí cầu, cổng hơi, thú bông Mascot, đạo cụ biểudiễn…

- Cho thuê sân khấu biểu diễn, hội nghị

- Cho bàn ghế hội nghị

- Cho thuê âm thanh ánh sáng biểu diễn.

- Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, LED indoor và LED outdoor

+ Cung cấp nhân sự event, nhân sự cho các tiết mục biểu diễn văn nghệ, vàphục vụ event:

- Cung cấp Múa lân

- Cung cấp Múa rồng

- Cung cấp Trống hội

- Cung cấp MC - người dẫn chương trình

- Cung cấp PG – PB - người mẫu

- Cung cấp bóng bay, nghệ thuật

1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

- Giám đốc: ông Phạm Văn Hùng

Nhiệm vụ:

+ Điều hành mọi hoạt động của công ty

+ Kí và đóng dấu các giấy tờ, hợp đồng của công ty

+ Đưa ra phương hướng hoạt động của công ty với các phòng ban

+ Đưa ra quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên

+ Giải quyết các vấn đề trong công ty

- Trưởng phòng tổ chức sự kiện:

Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch cho phòng event

+ Lên kịch bản cho chương trình

+ Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty

+ Giải quyết các thắc mắc của khách hàng

+ Tranning chương trình cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình+ Liên hệ với sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình+ Giải quyết các thắc mắc của các thành viên trong phòng event

+ Đại diện cho phòng tổ chức sự kiện đệ trình ý tưởng lên ban giám đốc

- Phòng kinh doanh

Nhiệm vụ:

+ Quản lý toàn bộ nhân viên kinh doanh.

+ Mang các chương trình, hợp đồng về cho công ty thông qua việc tìm kiếm

và các mối quan hệ

+ Tham gia trong vấn đề soạn thảo hợp đồng cho khách hàng của phòng kinhdoanh

+ Đi gặp khách hàng cùng với nhân viên khinh doanh

+ Phỏng vấn đội ngũ nhân viên kinh doanh

- Phòng kế toán

Nhiệm vụ:

+ Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty

+ Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiềnvốn, theo dõi công nợ

+ Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn

vị trực thuộc

+ Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, côngtác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanhtoán tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên khối Vănphòng theo phê duyệt của Giám đốc

+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiệnhành của Nhà nước

+Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trongviệc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Công ty

- Phòng ý tưởng và thiết kế

Nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu nhu cầu và đặc điểm của khách hàng

+ Đưa ra ý tưởng thiết kế

+ Tìm phong cách chủ đạo

+ Thiết kế ý tưởng: màu sắc, vật liệu, lựa chon trang thiết bị

+ Trình bày ý tưởng

+ Giám sát trong quá trình in ấn các bản thiết kế

+ Phân công giao hàng in ấn cho khách hàng

+ Có trách nhiệm thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, đủ thng tin do khách hàng yêucầu sản phẩm phải đẩm bảo về thời gian, nội dung, chất lượng như kháchhàng yêu cầu

+ Trước khi đưa vào thực hiện cần hỏi ý kiến khách hàng mới đi vào thựchiện

+Trong quá trình in ấn các sản phẩm cần giám sát công việc để quá trình thựchiện diễn ra thuận lợi

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT

HÙNG ANH 2.1 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.2.cơ cấu tổ chức nhân sự tại công ty

2.2 Các vị trí làm việc tại bộ phận thực tập

Phòng tổ chức sự kiện: lên kế hoạch, nội dung cho toàn bộ chương trình củakhách hàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức chạy chương trình khi cókhách hàng Đồng thời phòng TCSK cũng có nhiệm vụ viết chương trình chophòng kinh doanh chạy

Phòng kinh doanh: liên hệ, tìm kiếm khách hàng để mang chương trình về chophòng TCSK chạy và bên cạnh đó là vận động các doanh nghiệp tài trợ chocác chương trình kết hợp với các tổ chức từ thiện

Phòng kế toán: giúp cân bằng thu chi, bên cạnh đó là thực hiện các chỉ thị củagiám đốc về các chính sách cho nhân viên, trả lương cho nhân viên, hoànthành các thủ tục về thuế,…

Phòng ý tưởng và thiết kế: phần ý tưởng là linh hồn của một chương trình sựkiện, nên việc đưa ra ý tưởng là rất quan trọng chính vì thế mà cần phải tìmhiểu các thông tin về khách hàng thật kỹ, không những thế sau khi đưa rađược ý tưởng thì cần phải thiết kế sơ qua về ý tưởng của mình và trình lên bangiám đốc để thông qua và trình bày cho bên phòng TCSK để chạy chươngtrình

Tất cả đều phải hoàn thành không chỉ tốt nhiệm vụ được giao mà còn phảihoàn thành đúng thời hạn để không làm mất uy tín với khách hàng và đó cũngchính là kim chỉ nam trong phương châm hoạt độn của công ty

Hình 1.3.cơ cấu tổ chức phòng tổ chức sự kiện

Hiện tại thì phòng có 5 người và rất nhiều cộng tác viên

Trong phòng TCSK mọi thành viên đều phải có thái độ làm việc tích cực,đoàn kết, tích cực sáng tạo, luôn chủ động trong công việc của mình Để cóthể cho ra một chương trình hoàn hảo, không chỉ vậy mà mọi thành viên đềuphải hiểu ý nhau để chương trình không chỉ hoàn hảo trên giấy mà còn phảiđem lại kết quả tốt nhất khi đi vào thực hiện làm hài lòng khách hàng, bêncạnh đó mang lại sự tin tưởng cho khách hàng về dịch vụ và đội ngũ nhânviên có trình độ, nhiệt tình

- Truởng phòng là người trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệmquản lý toàn bộ hoạt động của cả phòng, quản lý các nhân viên dưới quyền, làngười ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng, là người quyết định cuốicùng tới toàn bộ ý tưởng cũng như quá trình thực hiện của một chương trình,

là người có quyền hạn cao nhất trong phòng và đồng thời là người có áp lực

qui tắc, qui định để đạt được mục tiêu của phòng; lên kịch bản cho chươngtrình, tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty, giải quyết các thắc mắccủa khách hàng, liên hệ với các ban ngành liên quan cũng như thành phần củachương trình: ca sĩ, diễn viên,…Giải đáp các thắc mắc của các nhân viênevent, đại diện cho phòng TCSK đưa ý tưởng kế hoạch lên ban giám đốc phêduyệt

Nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng TCSK:

- Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo và khách hàng về các chươngtrình, sự kiện mà công ty thực hiện

- Chịu trách nhiệm thực hiện các sự kiện của công ty cũng như kháchhàng của công ty

- Tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ của công ty

- Thực hiện hoạt động Marketing online về các sản phẩm, dịch vụ củacông ty trên mạng internet, website, mạng xã hội…

- Quản lý, đào tạo đội ngũ cộng tác viên (PG – PB) của công ty

- Viết bài và quản lý các website của công ty

- Đề xuất các ý tưởng, dịch vụ kinh doanh mới của công ty

- Khai thác tài trợ, quảng cáo cho các chương trình sự kiện mang tính xãhội

- Tìm kiếm, tạo mới khách hàng tiềm năng

- Tư vấn, đàm phán và thuyết phục khách hàng tham gia tài trợ chochương trình do Công ty tổ chức

Ngoài những nhiệm vụ trên nhân viên trong phòng TCSK không chỉ đáp ứngtốt yêu cầu công việc mà bên cạnh đó cần tuân thủ mọi nguyên tắc mà công tyđặt ra, ngoài ra cần tự hoàn thiện bản thân, nâng cao kiến thức và trình độ

chuyên môn Luôn đề cao tinh thần tự giác cũng như đoàn kết để công việcđược thực hiện một cách hiệu quả nhất.

2.3 Thực trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức sự kiện tại công

ty TNHH thuơng mại và dịch vụ Hùng Anh

2.3.1 Đặc điểm kinh doanh

Công ty luôn đặt mục tiêu cho mình trong thị phần quảng cáo và tổ chức sựkiện Với muc tiêu đã đề ra công ty cũng đã nên những kế hoạch cụ thể đạtchỉ tiêu theo từng tháng, quý, năm Kế hoạch được lập sẽ được đưa tới các bộphận của công ty để tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh doanh

Để quản lý hoạt động kinh doanh công ty đã sử dụng phương pháp quản trịmục tiêu theo tháng, năm Đó là phương pháp công ty đã thông qua nghiêncứu thị trường, hoạch định chiến lược kinh doanh, tổ chức thực hiện và điềuchỉnh chiến lược kinh doanh của công ty Nhằm đảm bảo sự phát triển ổnđịnh và bền vững Công ty đã dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố môitrường, tôn trọng các quy luật kinh tế khách quan, gắn bó chặt chẽ các yếu tốcủa môi trường kinh doanh với khả năng của doanh nghiệp, và có những biệnpháp tận dụng thời cơ hợp lý Công tác quản lý kinh doanh được chỉ đạo từtrên xuống dưới

- Tổ chức hệ thống kinh doanh:

Một là quy mô của công ty: mô hình của công ty sẽ quyết định đến hình thứccủa hệ thống kinh doanh, quyết định đến hoạt động bán hàng và các hoạtđộng marketing

Hai là thị trường mục tiêu đã xây dựng ban đầu

Ba là khả năng tài chinh của công ty: cần phải có sự kết hợp chạt chẽ giữa hẹthống kinh doanh và khả năng tài chính của công ty nên cần thiết lập hệ thốngphù hợp