Ôn thi cuối kì quản trị văn phòng ( tóm lược hay)

Chương 1: Tổng quan về văn phòng Chương 2: Quản lý hồ sơ Chương 3: Nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Kiểm sóat công việc văn phòng + Kiến thức về nhà nước, pháp luật và luật hành chính Việt Nam, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính văn phòng; Tổ chức và khai thác các tài liệu, lưu trữ khoa học, lập và quản lý hồ sơ và con dấu, soạn thảo các hợp đồng,… + Nghiên cứu, khai thác và ứng dụng các chuẩn Quốc tế về CNTTTT như (MOS – Microsoft Word Specialist; IC3) phục vụ công tác văn thư – lưu trữ, quản trị văn phòng, Khai thác và ứng dụng các phần mềm tin học như quản trị nguồn nhân lực, điện tử, quản lý văn bản điện tử, văn phòng điện tử EOffice. Phân tích và thiết kế, xây dựng các hệ thống thông tin văn phòng điện tử dựa trên môi trường mạng máy tính, Thiết kế các trang thông tin điện tử phục vụ công tác quản lý hồ sơ một cửa, quản lý hành chính điện tử, cải cách thủ tục hành chính, văn phòng và triển khai các hệ thống chính phủ điện tử. – Ngành Quản trị văn phòng gồm 03 chuyên ngành: + Quản trị văn phòng + Quản trị Hành chính – Văn phòng + Quản trị Hành chính công

Trang 1

Ôn tập

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chương 1: Tổng quan về văn phòng

Chương 2: Quản lý hồ sơ

Chương 3: Nghiệp vụ văn phòng

Chương 4: Kiểm sóat công việc văn phòng

Trang 2

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

- Quản trị thời gian

- Nguyên tắc kiểm tra

- Tiến trình kiểm tra

- Kiểm tra công việc

Trang 3

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

1.1 Đại cương về văn phòng

1.2 Tổ chức văn phòng

1.3 Nguyên tắc 5S trong văn phòng

1.4 Chọn địa điểm văn phòng

Trang 4

ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG

Trang 5

Chức năng

Văn phòng

Dịch vụ hậu cần

Trang thiết bị Phương tiện vật chất

Trang 6

• Quản lý chi tiêu kinh phí

Trang 7

• Quản lý chi tiêu kinh phí (chi tiêu hành chính)

Trang 8

• Quản lý tài sản

- Nhà đất

- Phương thiện vận tải

- Máy móc, trang thiết bị

Trang 9

• Đảm bảo điều kiện làm việc

Bố trí văn phòng làm việc

Hợp lý Khoa học

Đầy đủ Kịp thời

Trang 10

• Công tác khác

- Phương tiện đi lại của lãnh đạo

- Nước uống hàng ngày

Trang 11

• Quản lý chi tiêu kinh phí

Trang 12

Kiểm sóat

Lãnh đạo CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Trang 13

Chức năng

Quản trị

Họach

định

- Đề ra các mục tiêu chiến lược

- Sọan thảo và quyết định lựa chọn kế họach tối ưu

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Trang 14

kế hoạch

Phối hợp hữu hiệu

Nhanh chóng, dễ dàng, bám sát mục tiêu

Trang 15

kế hoạch

Tiết kiệm thời gian

Tư duy hệ thống Tiên liệu tình huống Linh hoạt xử lý vấn đề

Sự cố đột xuất Tình huống ngoài ý muốn Giảm

Trang 16

TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

Tập trung vào địa bàn

Phân tán theo chức năng

Trang 17

Tập trung

vào địa bàn

Mọi hoạt động văn thư tập trung tại 1 địa điểm dưới quyền nhà quản trị hành chính

Trang 18

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN

PHÒNG

Nhà quản trị hành chính

Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A, B, C…

Trang 19

Trang 20

Nhược điểm

Khó chuyên môn hóa Công việc thiếu chính xác Trì trệ khi chuyển giao công việc

Trang 22

Trang 23

Bộ phận A Công việc hành chính

Trang 24

Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên

Tham mưu cho từng bộ phận

Nhược điểm: Lấn quyền các cấp quản trị

chuyên môn

Trang 25

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng

Nhân sự văn phòng gồm: - Chánh văn phòng

Trang 26

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Trang 29

Ưu điểm: An tòan, bí mật Riêng tư

Trật tự Nhược điểm: Chiếm diện tích

Trang 30

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích

Trang 31

Dòng công việc

Người làm việc Thiết bị

Giảm di

chuyển

Hạn chế thất lạc

Trang 32

Văn phòng hiện đại

• Tổ chức bộ máy khoa học, gọn nhẹ

• Áp dụng phương tiện kỹ thuật mới

• Áp dụng phương pháp điều hành mới

• Xây dựng định mức cụ thể, hợp lý

• Linh hoạt và hiệu quả

Đặc trưng

Trang 33

• Áp dụng chế độ chuyên gia trực tiếp

• Khoa học và tiêu chuẩn hóa thủ tục hành chính

• Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác

• Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời

• Góp phần cải cách thủ tục hành chính

hiện đại

Trang 34

CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG

• Quy mô họat động

• Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội

• Thuận lợi công việc

• Chi phí

• Phong thủy

Các yêu tố ảnh hưởng đế quyết định

chọn địa điểm văn phòng:

Trang 35

MỤC TIÊU THU THẬP THÔNG TIN

LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

ĐỊNH LƯỢNG THÔNG TIN

Trang 36

MỤC TIÊU

Thuê

mặt bằng

Diện tích > 100m2Chi phí < 50 triệu đồng

Trang 37

THU THẬP THÔNG TIN

Có 3 địa điểm: 1 Quận 1

2 Quận 3

3 Quận 7

Trang 38

THU THẬP THÔNG TIN

Trang 39

Trang 40

Trang 41

LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

Phương án được chọn

Trang 42

TRIỂN KHAI THỰC HiỆN

Đàm phán

Ký hợp đồng

Thông báo dời địa điểm văn phòng

Thuê dịch vụ chuyển văn phòng

Hòan tất hồ sơ thủ tục…

Trang 43

NGUYÊN TẮC 5S

SEISE Sàng lọc

SHITSUKE Sẵn sàng

SEITON Sắp xếp

SEISO Sạch sẽ

SEIKETSU Săn sóc

Sử dụng tiện lợi

Vệ sinh Nguồn Kiểm tra

Trang 44

S1 – Seiri – Sàng lọc  Hiệu quả

• Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

• Loại bỏ những thứ không cần thiết

• Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ

cần thiết

Trang 45

S2 – Seiton – Sắp xếp

Trang 46

46

• Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ sạch sẽ

• Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

• Lau chùi có “Ý THỨC”

S3 – Seiso – Sạch sẽ

Trang 47

Không dơ bẩn

S4 – Seiketsu – Săn sóc

Trang 50

• Xây dựng môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

• Nâng cao ý thức kỷ luật

• Tiết kiệm thời gian

• Nâng cao chất lượng công việc

• Tăng cường phát huy sáng kiến

• Khuyến khích ý thức tự giác cho nhân viên

• Xây dựng hình ảnh của tổ chức

Ý NGHĨA CỦA VIỆC THỰC HIỆN 5S

Trang 51

CHƯƠNG 2

QUẢN LÝ HỒ SƠ

2.1 Khái niệm, tầm quan trọng trong việc quản lý hồ sơ 2.2 Cách xử lý hồ sơ: công văn đến, công văn đi

2.3 Các biện pháp lưu trữ hồ sơ

2.4 Tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng

Trang 52

QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐẾN

1 Kiểm tra phân loại văn bản

2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

3 Đóng dấu, vào sổ văn bản đến

4 Phân chuyển văn bản đến

5 Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản

Trang 53

1 Kiểm tra phân loại văn bản

Trang 54

2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Loại không bóc bì Ghi đích danh người nhận

Loại bóc bì Ghi tên cơ quan

Trang 55

3 Đóng dấu, vào sổ văn bản đến

Trừ văn bản đăng ký riêng theo quy định

Trang 56

4 Phân chuyển văn bản đến

Trang 57

5 Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản

• Ghi nhận vào sổ theo dõi các thông tin:

• Chuyển văn bản đến các đơn vị được phân

công xử lý văn bản

Đơn vị

giải quyết

Ý kiến của lãnh đạo

Thời hạn giải quyết

Trang 58

1 Tiếp nhận yêu cầu

2 Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

3 Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo

4 Kiểm tra tài liệu đính kèm

5 Lãnh đạo cơ quan ký văn bản

6 Kiểm tra thể thức văn bản

7 Vào sổ đăng ký văn bản đi

8 Ban hành văn bản

9 Sắp xếp lưu văn bản

QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐI

Trang 59

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ

Bằng chứng xác minh, đối chiếu

Nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động đầy đủ, sinh động

Trang 60

SỬ DỤNG DẤU TRONG VĂN PHÒNG

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DẤU

Do nhân viên văn thư giữ

và đóng tại cơ quan

Chỉ giao cho người khác khi có văn bản cho phép của người có thẩm quyền

Chỉ được đóng dấu sau

khi đã có chữ ký của

người có thẩm quyền

Người giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản

Trang 61

Đóng dấu giáp lai, dấu nổi

trên văn bản, tài liệu chuyên ngành theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý

Trang 62

Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA DẤU

Khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản

Công cụ quan trọng

để phân biệt tài liệu

thật hay giả Đấu tranh chống lại hành

động phi pháp, gian lận

Trang 63

KẾ HỌACH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Xây dựng kế hoạch tổ chức họp

Trang 64

Chuẩn bị tổ chức

cuộc họp

Xác định thành phần họp

Chuẩn bị chương trình,

tài liệu Soạn và gửi thư mời Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi

Chuẩn bị phòng họp Nhắc tham gia họp

Theo dõi sau cuộc họp

Trang 66

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

Trang 67

cuộc họp

Soạn và gửi thư mời

Soạn thư mời Trình lãnh đạo duyệt Gửi thư mời

Trang 68

cuộc họp Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi

Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong phòng họp

Trang 69

cuộc họp Chuẩn bị phòng họp

• Kiểm tra: bàn ghế, đèn, máy lạnh, ổ cắm

điện, bàn ghế…

• Kiểm tra: máy chiếu, máy tính, màn

chiếu…

• Chuẩn bị nước uống

• Chuẩn bị khăn trải bàn, hoa

Trang 70

cuộc họp

Nhắc tham gia họp

Theo dõi sau cuộc họp

Nhắc tham gia cuộc họp

trước 60 phút

Trang 71

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

Trang 72

• Chủ đề họp

• Địa điểm

• Thời gian bắt đầu, giải lao, kết thúc

• Chủ tọa, người dẫn chương trình, người ghi biên bản

Trang 73

TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP

Nguyên nhân tổ chức

họp không thành công

Nguyên tắc tổ chức thành công cuộc họp

Trang 74

• Chưa thống nhất quan điểm nên tranh luận kéo dài

• Chủ tọa chưa kiểm soát được thời gian tranh luận

• Chưa tập trung vào vấn đề chính cần thảo luận

• Không đảm bảo thời gian bắt đầu

…

Trang 75

TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP

Nguyên tắc tổ chức thành công cuộc họp

Chuẩn bị cuộc họp

chu đáo Không để cuộc họp

kéo dài

Hướng dẫn thảo luận tích cực và trình bày ngắn gọn Thảo luận trước với đồng

nghiệp về nội dung họp Nhắc nhở tập trung vào cuộc họp

Họp đúng giờ Không nói xấu nhau trong

cuộc họp Gặp gỡ sau cuộc họp để

nhận góp ý

Trang 76

CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Chuẩn bị phương tiện vận chuyển

Liên hệ nơi công tác Chuẩn bị nội

dung công tác Chuẩn bị giấy tờ

Kiểm tra, chuẩn bị

trước khi đi

Chuẩn bị điều

kiện sinh hoạt

Giải quyết công việc tồn đọng

Trang 77

Liên hệ nơi công tác

- Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với

nơi đến công tác

- Nên lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi

Trang 78

Chuẩn bị nội

dung công tác

- Thư ký, các bộ phận chức năng, chuyên gia

soạn thảo các nội dung công tác

- Chuẩn bị các tài liệu tham khảo cần thiết

- Tổng hợp tài liệu theo danh mục

Trang 79

Chuẩn bị giấy tờ

- Quyết định cử đi công tác

- Giấy giới thiệu

- Giấy đi đường

- Chứng minh nhân dân

- Vé, hộ chiếu (nếu công tác nước ngoài)

- Dự trù kinh phí

Trang 80

Chuẩn bị phương tiện vận chuyển

Tùy theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thông phù

hợp như: máy bay, tàu hỏa, ô tô…

Trang 81

Chuẩn bị điều

kiện sinh hoạt

Phải liên hệ với nơi đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày và đặt nhà hàng, khách sạn…

Trang 82

Giải quyết công việc tồn đọng

- Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

- Thực hiện các thủ tục ủy quyền và bàn giao trách

nhiệm cho người ở nhà

- Thực hiện những việc như: hủy bỏ và lên lịch lại

các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian lãnh đạo đi công tác

Trang 83

Kiểm tra, chuẩn bị

trước khi đi

- Kiểm tra lại tất cả nội dung chuẩn bị cho chuyến đi

như: vé máy bay, hộ chiếu, visa, giấy tờ đi đường, tài liệu, xác nhận về đăng ký khách sạn…

- Tạm ứng kinh phí

Trang 85

CÔNG VIỆC TIẾP KHÁCH

CỦA THƯ KÝ

- Xác minh thông tin: số lượng thành viên đoàn công tác

- Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp

- Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết

- Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón

- Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, chiêu đãi, tham quan

- Tìm hiểu tập quán của khách

- Tổ chức đón khách tặng hoa

- Dự kiến chi phí

- Tài liệu, người thuyết trình

Trang 86

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thực hiện

SAU CÙNG

Trang 87

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Nguyên nhân

mất thời gian

Biện pháp quản trị thời gian

Trang 88

Nguyên nhân mất thời gian - Không biết nói “không”

- Nói điện thoại quá lâu

- Khách thăm đột xuất và dai dẳng

- Văn phòng bừa bộn, giấy tờ quá nhiều

- Truyền đạt thông tin kém hiệu quả

- Không biết giao việc hoặc uỷ quyền

- Không biết tổ chức họp

- Khung cảnh văn phòng làm việc không thích hợp

- Cầu toàn

Trang 89

Biện pháp quản trị thời gian Giải quyết các nguyên nhân

gây mất thời gian

Trang 90

SOẠN THẢO VĂN BẢN

ban hành Số, ký hiệu

Địa điểm,

ngày tháng

Tên, trích yếu

Trang 91

5/5/2015 702011 - chuong 3 91

20-25 mm

2

3 5b

10a 10b

1

4 5a

Trang 93

Kiểm tra

hành chính

Công văn, giấy tờ

LĨNH VỰC KIỂM TRA

VĂN PHÒNG

Trang 94

Kiểm tra tác nghiệp

Kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn

• Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

• Thông tin liên lạc

• Các họat động hành chính khác

LĨNH VỰC KIỂM TRA

VĂN PHÒNG

Trang 95

Kiểm tra sau thực hiện

Trang 96

Kiểm tra

dự phòng

Xây dựng quy trình quản lý

• Chốt kiểm tra

• Người chịu trách nhiệm sai sót

HÌNH THỨC KIỂM TRA

VĂN PHÒNG

Trang 97

Kiểm tra thực hiện

Biện pháp kiểm tra

• Qua báo cáo, đề xuất

• Từng đợt có thông báo

• Qua quan sát, theo dõi

• Theo dõi thông tin qua mạng

• Kiểm tra đột xuất

HÌNH THỨC KIỂM TRA

VĂN PHÒNG

Trang 98

Kiểm tra sau

Trang 100

Theo kế

họach

NGUYÊN TẮC KIỂM TRA

Hệ thống kiểm tra thiết kế theo kế hoạch Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch

Trang 101

Đồng bộ

Kiểm tra phải mang tính đồng bộ Trong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của toàn hệ thống Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không phải kết quả cuối cùng

Trang 102

Khách quan

Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời

và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp

Trang 103

Phù hợp

Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và

con người Hệ thống kiểm tra phải

phù hợp với đặc điểm của hệ thống

Phản ánh cơ cấu tổ chức, đảm bảo

có người chịu trách nhiệm trước một

hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm

điều chỉnh khi có sai lệch xảy ra Phù

hợp với trình độ vị trí công tác của

cán bộ quản trị

Trang 104

Linh hoạt

Kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý Phải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo lường,

đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu

quả Trong quá trình kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức và thủ thuật kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng kiểm tra

Trang 105

Hiệu quả

Kiểm tra cần có hiệu qủa Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn các lĩnh vực quan trọng, thiết yếu để tiến hành kiểm tra

Trang 106

Trọng điểm

Kiểm tra phải có trọng điểm Cần tập trung kiểm tra vào các hoạt động thiết yếu và quan trọng

Trang 107

Địa điểm kiểm tra

Phải có địa điểm kiểm tra Yêu cầu cần có địa điểm

cụ thể khi tiến hành hoạt động kiểm tra

Định dạng
Số trang	107
Dung lượng	2,65 MB