Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:Kỹ năng quản trị.Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân. Việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường nắm bắt những kỹ năng này.Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớn những chức năng của một người lãnh đạo nhóm. Ví dụ như: tổ chức các cuộc họp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạt động,... Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ giúp, trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn. Ngay cả khi có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một phương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong nhóm.Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải có một số cung cách và kỹ năng quản lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột, người quản lý cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết cách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng mâu thuẫn, đối đầu thiếu tính xây dựng.

ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN

BÀI THẢO LUẬN

Chủ đề: CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

MÔN: LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM TRA

Lớp 02 – Nhóm 19

1. Nguyễn Đỗ Quyên: làm Phần III

2. Ninh Mai Thảo: làm Phần II - 2.1

3. Phạm Thị Tập: làm Phần I

4. Đinh Thị Trà: làm Phần II - 2.2, 2.3

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ NHÓM

1.1. Khái niệm nhóm

Có nhiều khái niệm khác nhau về nhóm

Có tác giả cho rằng:“Nhóm có thể được mô tả một cách chính xác là một

đội ngũ những người được tổ chức để làm việc cùng nhau, một tập hợp nhữngngười cùng làm chung một việc tương tự hoặc cùng báo cáo lên một người”

Theo cuốn Cẩm nang kinh doanh của Harvard, “nhóm là tập hợp những cánhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện

một mục tiêu chung" Như vậy, theo khái niệm này, nhóm không đơn giản chỉ là

tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhàquản lý

Theo cách hiểu thông thường nhóm là những người có tổ chức, có mục tiêu

hoạt động, có liên quan về mặt kỹ thuật, nghiệp vụ mang tính chuyên món hóa sâusắc vì lợi ích cùa hệ thống

Như vậy, nhóm phải thóa mãn 3 điều kiện: đông người, có tổ chức, có mục

tiêu hoạt động chuyên môn giống nhau vì lợi ích chung của hệ thống Với cách hiểunày thì bản thân mỗi hệ thống là một nhóm lớn, trong đó mỗi phân hệ là các nhómnhỏ hơn Để có một hệ thống tốt, người lãnh đạo phải tạo ra được các nhóm mạnh,hoạt động đồng đều

1.2. Làm việc nhóm

Làm việc theo nhóm là tập hợp 2 hoặc nhiều người, cùng hoàn thành mộtmục tiêu nhất định Nguyên tắc chính là độc lập, tương tác và ảnh hưởng qua lại lẫnnhau, chịu trách nhiệm qua lại lẫn nhau để đạt mục tiêu chung Mỗi thành viênnhận thức bản thân họ như một thực thể xã hội

1.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:

- Kỹ năng quản trị.

- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cườngnắm bắt những kỹ năng này

Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớnnhững chức năng của một người lãnh đạo nhóm Ví dụ như: tổ chức các cuộc họp,quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạtđộng, Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một

cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ giúp, trongmột nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn Ngay cả khi có những nhàquản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một phương thức vàsau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong nhóm

Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải có một số cung cách và kỹnăng quản lý cơ bản Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột, ngườiquản lý cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết cáchthực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng mâu thuẫn, đối đầu thiếutính xây dựng

PHẦN II: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

2.1. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

2.1.1. Kỹ năng quản trị

Mọi người vì công việc

Trình bày rõ ràng những kế hoạch dài hạn mà nhóm của mình đang phụtrách Là người quản lý, bạn phải thường xuyên nhắc nhở và củng cố tinh thần của

họ cùng hướng về những mục tiêu này Trong quá trình làm việc, nhiều nhân viênthường bị chi phối và tập trung vào những vấn đề trước mắt mà quên đi những kếhoạch lâu dài Khi có một vài thành viên bị chệch hướng, bạn hãy giúp họ theo kịpquy trình làm việc để tránh những rắc rối về sau

Xác định rõ vai trò của từng thành viên

Bạn cần phải xác định rõ vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viêntrong nhóm Đây là vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến sự thành bại của một tập thểtrong công việc Biết rõ phận sự, giới hạn về quyền hành và thời gian của mình sẽgiúp mọi người trong nhóm dễ làm việc với nhau hơn Khuyến khích tính đồng độibằng cách phân chia công việc rõ ràng cụ thể Với cách này, mỗi thành viên sẽ dễdàng nhận ra trách nhiệm của mình, thậm chí họ còn có thể phát huy được những

kỹ năng vốn có vào công việc

Đưa ra những mục tiêu cụ thể

Các thành viên trong nhóm cần phải phấn đấu vì bản thân và vì mục tiêuchung trong công việc Bạn phải thúc đẩy họ cố gắng hoàn thành những kế hoạchngắn hạn cũng như dài hạn Cùng hướng về một mục tiêu cụ thể, dần dần các nhânviên sẽ làm việc theo đúng nội quy với một tinh thần tự giác Thêm vào đó, sức épcông việc và những tự ái cá nhân ít có cơ hội xuất hiện phá hoại tính đồng đội

Thoải mái chia sẻ thông tin

Những lời nói bóng gió là một kẻ thù nguy hiểm ảnh hưởng đến hiệu quảcông việc cũng như tính đồng đội Bạn nên lưu tâm xây dựng một môi trường làmviệc cởi mở và thân thiện để mọi thành viên đều cảm thấy thoải mái trong việc giaotiếp với nhau Với những điều còn khuất tất, bạn cần phải đưa ra lời giải thích rõràng giúp mọi người cùng thông suốt về vấn đề đó

Xây dựng niềm tin

Luôn đáng tin cậy và giữ lời hứa là hai đức tính cần thiết cho một người lãnhđạo nhóm Khen thưởng và đưa ra hình thức kỷ luật công bằng với tất cả các thànhviên trong nhóm của bạn

Biết lắng nghe

Bạn phải luôn cởi mở và nghiêm túc trong việc tiếp thu ý kiến của mọingười, không nên vắng mặt trong các cuộc họp hội thảo, cho dù đó là cuộc họpnghiệm thu kết quả công việc hay xây dựng chiến lược cho một mục tiêu mới.

Biết kiên nhẫn

Nếu nhóm của bạn không đạt được hiệu quả như yêu cầu ở kế hoạch đầutiên, hãy cho họ thời gian xem xét lại quá trình cộng tác và các bước tiến hành côngviệc, cũng như cố gắng triệt tiêu những bất đồng còn tồn tại Không ai thành công ởlần đầu tiên, bạn càng nôn nóng thì kết quả càng tệ hơn là bạn mong đợi

Luôn khuyến khích, động viên và phát triển cá nhân

Một thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực là một thủ lĩnh biết cách khuyến khích,tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngaytrong nhóm của mình Khi một cá nhân được khuyến khích, tạo điều kiện để pháttriển, chính là động lực để thành viên đó cố gắng hơn trong công việc và thấy giátrị của bản thân được nâng cao hơn

Mời gọi sự tham gia và đóng góp của mọi người trong mọi trường hợp cụthể Động viên họ học hỏi thêm những kỹ năng mới nếu cần thiết để phát huynhững điểm mạnh ở mỗi người Kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên.Nhận biết ưu thế của từng cá nhân và sẳn sàng hỗ trợ những khi cần thiết

Đề cao tinh thần đồng đội

Thường xuyên tổ chức các hoạt động mang tính tập thể Khen thưởng thànhtích chung chứ không phải của một cá nhân nào đó Ở môi trường làm việc nàocũng sẽ có những nhân viên nổi trội Tuy nhiên, bạn chỉ nên giữ sự nhìn nhận đócho riêng mình Không nên bày tỏ hay khen ngợi anh ta như một tấm gương để mọingười noi theo Loại bỏ ngay tính vị kỷ cá nhân trong công việc Luôn xác định sức

mạnh tính đồng đội, đánh giá cao những thành công cũng như sự cống hiến củatoàn bộ các thành viên trong nhóm mang lại cho.

Nuôi dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình

Có thể bạn chưa biết, sự hăng say nhiệt tình của người này rất dễ tác độngđến người kia Bạn cần nhận ra điều này và nắm bắt để khuấy động nên sự hăng háinhiệt tình cho toàn đội Cũng như, bạn hãy đặt niềm tin vào các đồng nghiệp củamình, họ sẽ không làm bạn phải thất vọng

Tạo không khí vui vẻ

Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ, bạn hãy dànhthời gian để các nhân viên của mình thư giãn và chia sẻ niềm vui với nhau Khuyếnkhích các cuộc vui chơi trong những ngày nghỉ giúp các thành viên ngày càng thânthiện với nhau hơn Khi ấy, mỗi người trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy tất cả họ lànhững cá nhân không thể thiếu của một tập thể, họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăngsay làm việc hơn

Giảm bớt quy tắc, luật lệ

Đừng ép buộc các thành viên trong nhóm của bạn làm việc và giải quyếtcông việc theo một khuôn mẫu nhất định Hãy để họ xác định phương cách hìnhthức cộng tác với nhau Hãy linh động hơn về giờ giấc trong công việc Bạn sẽ thấyhiệu quả công việc tăng lên bất ngờ và không phụ thuộc vào việc họ có đến và vềchính xác như quy định Linh hoạt trong cách quản lý là một yếu tố quan trọng tạonên sự thành công của một tập thể

Động viên khen ngợi người khác một cách thật lòng

Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viêntrong nhóm Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thànhviên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ,giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.

Tạo sự đồng thuậnNếu không có kỹ năng, làm việc nhóm rất dễ gây ra mâu thuẫn do có những

ý kiến trái chiều giữa các thành viên trong nhóm Lúc này việc tạo được sự đồngthuận là rất quan trọng để nhóm cùng hướng đến lợi ích chung Đây không phải là

kỹ năng dễ, bởi để có được sự đồng thuận các thành viên ngoài việc nêu ý kiến phảibiết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác, biết cách phân tích đúng, sai vàthuyết phục được đồng đội của mình

Đóng vai trò một người đại diện

Đưa ra danh sách những việc cần làm, mục tiêu đạt được và để các thànhviên trong nhóm tự đề ra kế hoạch thực hiện Hãy chứng tỏ niềm tin của bạn đốivới năng lực của nhóm làm việc, bạn chỉ đưa ra lời đề nghị về thời hạn hoàn thành

Cuối cùng, khi giữ vai trò lãnh đạo một nhóm, bạn nên nhớ hãy bắt đầu câuchuyện bằng “chúng ta” hơn là “tôi” Mỗi khi có sự cố, thay vì phàn nàn, hãy giảiquyết mọi việc với nhân viên một cách bình tĩnh và một tấm lòng rộng mở

2.1.2. Kỹ năng giao tiếp

Lắng nghe

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Các thành viên trong nhómphải biết lắng nghe ý kiến của nhau Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữacác thành viên trong nhóm Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người

nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằngthái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngượcvới quan điểm của bản thân.

Chất vấn

Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Thực tế đây là một

kỹ năng khó mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện Chất vấn bằng những câu hỏithông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ Điều này đòi hỏimức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm

Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự Tuy nhiên, điều quan trọng là trongnhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiếntrái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái Người chất vấn cũng phải sửdụng những lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay lêntiếng phê phán, chê bai dẫn đến sự tranh luận vô ích

Thuyết phục

Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra Đồng thời họcần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình Khithuyết phục, ta phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nótrở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân Nhất là không thể dựa vào

vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận

Tôn trọng ý kiến của các thành viên

Một ý kiến, một phương án dù có hay tới đâu đi chăng nữa thì cũng khôngtránh khỏi những thiếu sót Nếu biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút nhữngđiểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cả nhóm đạt hiểu quả tốt hơn Mỗithành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua

việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực Khi các thành viêntrong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sựthành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.

Nêu lên suy nghĩ, ý kiến của mình

Đôi khi sẽ có lúc bạn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng củamình, hay bế tắc khi tìm hướng triển khai cho cuộc họp nhóm Đây không phải là

kỹ năng dễ nhưng nếu bạn muốn khả năng của mình được nhìn nhận và trân trọng,bạn nên tự tin vào bản thân, không ngần ngại đề xuất những ý tưởng mới dù có thểban đầu kết quả không như bạn mong muốn Nhưng ít nhất bạn cũng không trởthành “bóng ma vô hình” trong chính nhóm của mình

Bỏ qua sự ích kỷ cá nhân

Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhấtnhững chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, tránh va chạm, mâu thuẫn,…Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho nhau để sửađổi Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗilầm cần sửa chữa Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kếtcủa cả nhóm

Trợ giúp

Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnhlĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác Và nhiều khi, vấn đề mànhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các

kỹ năng khác nhau Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đónggóp vào thành quả chung của nhóm

Chia sẻ

Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp cáctình huống tương tự trước đó Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻđược nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt chonhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại Vàmột khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việcchia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

Chung sức

Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra

Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và cócùng chung khao khát hoàn thành nó “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trênmột con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”

2.2. Những nguyên tắc phát triển kỹ năng làm việc nhóm

Định hướng

Khi mỗi vấn đề nhỏ được thảo luận, bức tranh lớn hơn sẽ mờ đi Do đó, nênthường xuyên nhắc nhở nhóm: đây là nơi mà chúng ta xuất phát, đây là nơi màchúng ta phải đến, đây là nơi mà chúng ta nên đến

Làm minh bạchTrong bất kỳ công tác quản lý nào, tính minh bạch của các tiêu chí là cực kỳquan trọng - trong nhóm làm việc, điều đó thậm chí còn trở nên quan trọng hơn rất

nhiều Trách nhiệm đầu tiên của nhóm là xác định một cách rõ ràng nhiệm vụ củamình và ghi lại nó để luôn xem xét nó một cách thường xuyên Bản cam kết nhiệm

vụ này có thể được sửa chữa hay thay thế nhưng luôn luôn phải là tiêu điểm chonhững mục đích và hành động của nhóm

Thúc đẩy các nhân tố chìm

Trong bất kỳ nhóm nào cũng luôn có một người im lặng và không phát biểunhiều Cá nhân đó là nhân tố ít được sử dụng nhất trong toàn nhóm và điều đó thểhiện rõ nhất sự hiệu quả của nỗ lực tối thiểu trong nhóm Trách nhiệm của người đó

là phải phát biểu và đóng góp Trách nhiệm của nhóm là khuyến khích và phát triển

cá nhân đó để đưa anh ta vào những cuộc thảo luận và hoạt động, có những hỗ trợtích cực mỗi khi có những thảo luận và hoạt động đó

Xem xét những người tích cực có ý kiến

Trong bất kỳ nhóm nào cũng có một người nổi bật, ý kiến của người đó luônchiếm phần lớn trong cuộc thảo luận Trách nhiệm của mỗi cá nhân là xem xét xem

họ có thiên về ý kiến của người đó hay không Trách nhiệm của cả nhóm là hỏixem liệu người này có thể trình bày vấn đề ngắn gọn lại và yêu cầu anh ta trình bày

về một ý kiến khác

Ghi lại trên giấy

Thông thường một quyết định không được ghi lại sẽ trở nên nhạt dần và phảithảo luận lại Điều này có thể tránh được, đơn giản bằng cách ghi lại trước sựchứng kiến của nhiều người nơi quyết định được đưa ra Cách này có ưu điểm hơn

là mỗi quyết định phải được trình bày dưới một hình thức rõ ràng và chính xác vìphải đảm bảo nó đã được xem xét kỹ

Hồi âm (Tiêu cực)