Cách thức ra quyết định trong công tác quản trị doanh nghiệp

tính khách quan không phải là việc đơn giản, nhất là trong những trường hợpviệc thực hiện các quyết định có liên quan đến lợi ích của người đưa ra quyếtđịnh.Tính khoa học của các quyết đ

Lời nói đầu

Có thể nói ra quyết định là sự lựa chọn một trong số các phương án hànhđộng là cốt lõi của việ xây dựng kế hoạch Không thể tồn tại một kế hoạch nếumột quyết định đó là những cam kết về những nguồn tài lực, phương hướng hoặc

uy tín nhưng chưa được công bố Các nhà quản lý đôi khi xem việc ra quyết địnhnhư là một công việc trung tâm của họ bởi vì họ phải thường xuyên lựa chọn phảilàm cái gì? Ai làm cái đó? Khi nào, ở đâu? và thậm trí công việc đó được làm nhưthế nào? Tuy nhiên ra quyết định chỉ là một bước trong việc lập kế hoạch, đôi khi

nó được thực hiện một cách nhanh chóng, ít phải xuy nghĩ, hay đôi khi nó chỉ chiphối trong ít phút Nó cũng là một bộ phận trong cuộc sống hàng ngày của mọingười Một chương trình hành động ít khi được xem xét một cách độc lập, bởi vì

rõ ràng là mọi quyết định đều phải ăn khớp với những kế hoạch khác Có nhữngvấn đề cụ thể được xem xét như những yêu cầu về nghiên cứu và phân tích mộtcách hệ thống hoá trước một quyết định được tập trung xem xét

Nhưng việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phươnghướng hành động hợp lý Nhưng hợp lý cái gì? Khi nào thì đưa ra các quyết địnhmột cách hợp lý?

Chính bởi thế bài tiểu luận với đề tài: “Cách th c ra quy t đ nh trong công ức ra quyết định trong công ết định trong công ịnh trong công tác qu n tr doanh nghi p” ản trị doanh nghiệp” ịnh trong công ệp” nhằm đáp ứng được phần nào những yêu cầu nói

trên Tuy nhiên trong khuôn khổ có hạn, bài tiểu luận này chắc chắn sẽ khôngkhỏi có những thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp và sửa đổi để bàitiểuluận này được hoàn thịên hơn./

Phần I TỔNG QUAN YỂ QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ QUYẾT ĐỊNH

QUẢN TRỊ KINH DOANH

I Quản trị kinh doanh

Quản trị kinh doanh có thể hiểu: Quản trị kinh doanh là hoạt động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ thể Doanh nghiệp lên tập thể những người Lao động trong doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội nhằm đạt được mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ của xã hội.

II Quyết định Quản tri kinh doanh

hiện trạng của hệ thống

Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định lànhằm để trả lời được các câu hỏi sau đây: Phải làm gì? Làm như thế nào?Ai

làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ở đâu? Điều kiện vật chất đểthực hiện là gì? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý? Kết quả tốithiểu phải đạt là gì? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo như thế nào?Hiệu

quả của việc ra quyết định?

phạm sai lầm vì các quyết định trực giác thường giữ chân ta lại trong quákhứ

và cung cấp cho chúng ta ít khả năng đề ra được cái mới hay cải tiến nhữngphương pháp hiện có

b Các quyết định lý giải Các quyết định này dựa trên sự phân tích

cứu có hệ thống một số vấn đề Các sự việc được nêu ra, các giải pháp khácnhau được đen so sánh, và người ta sẽ đi đến quyết định hoàn hảo nhất,dựa

theo tất cả các yếu tố liên quan tới nó Đây là các quyết định rất cần thiếttrong tất cả các trường hợp có thể xảy ra, vì nó buộc ta phải vận dụng tất cảcác khả năng tâm trí để lựa chọn Nó làm nổi lên các trạng thái sáng tạo vềviệc giải quyết các vấn đề và cho phép ta cân nhắc các vấn đề với một

phương pháp xuy nghĩ lô-gíc, nhờ đó mà giảm bớt được các nhầm lẫn.

PHẦN II NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN

LÝ

1- Tính khách quan và khoa học:

Dựa trên cơ sở phân tích tình hình mọi mặt, bằng kiến thức và kinh nghiệm

để xử lý các thông tin, đề ra giải pháp sát đúng; tránh chủ quan tuỳ tiện vàđơn

giản theo cảm tính Bảo đảm các nguồn lực để cấp dưới thực hiện

Các quyết định là cơ sở quan trọng bảo đảm cho tính hiện thực và hiệu quảcủa việc thực hiện chúng, cho nên nó không được chủ quan tuỳ tiện thoát lythực

tế Vì quyết định là sản phẩm chủ quan sáng tạo của con người do đó đảm bảo

tính khách quan không phải là việc đơn giản, nhất là trong những trường hợpviệc thực hiện các quyết định có liên quan đến lợi ích của người đưa ra quyếtđịnh.

Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện của những cơ sở căn cứ,thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc xử lý, giải quyếtnhững tình huống cụ thể xuất hiện đòi hỏi có sự can thiệp bằng các quyết địnhcủa họ, nó phải tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan

2- Có định hướng:

Thực hiện ý đồ chiến lược của doanh nghiệp, quy tụ mọi nguồn lực hướngvào mục tiêu cần đạt tới; làm cho người thực hiện thấy rõ công việc phải làm.Một quyết định quản trị bao giờ cũng phải nhằm vào các đối tượng nhấtđịnh,

có mục dích, mục tiêu, tiêu chuẩn xác định Việc đinh hướng quyết định nhằm

để người thực hiện thấy được phương hướng công việc cần làm, các mục tiêuphải đạt Điều này đặc biệt quan trọng đối với các quyết định có tính lựa chọn

mà người thực hiện được phép linh hoạt hơn, sáng tạo hon trong quá trìnhthực

trong một tổng thể các quyết định đã có và sẽ nhằm đạt được mục đích chung.

tính tối ưu có nghĩa là quyết định sẽ đưa ra để thực hiện phải là quyết định cóphương án tốt hơn những phương án quyết định khác và trong trường hợp cóthể

được thì nó phải là phương án quyết định tốt nhất

5- Tính cô đọng dễ hiểu:

Dù được biểu hiện dưới hình thức nào các quyết định đều phải ngắn gon,

dễ hiểu, để một mặt tiết kiệm được thông tin tiện lợi cho việc bảo mật và dichuyển, mặt khác làm cho chúng đỡ phức tạp làm cho người thực hiện có thểhiểu sai lệch về mục tiêu, phương tiện và cách thức thực hiện

6- Tính pháp lý:

Quyết định phải tạo được sự ràng buộc trách nhiệm mang tính bắt buộc (cóthưởng phạt nghiêm minh), đúng thể chế hiện hành Đòi hỏi các quyết địnhđưa ra phải hợp pháp và các cấp thực hiện phải thực hiện nghiêm chỉnh

7- Tính có độ đa dạng hợp lý:

Trong nhiều trường họp các quyết định có thể phải điều chỉnh trong quátrình thực hiện Những quyết định quá cứng nhắc, sẽ khó thực hiện và khibiến động của môi trường sẽ khó điều chỉnh được

8- Tính cụ thể về thời gian thực hiện:

Các quyết định phải mang tính cô đọng và dễ hiểu với người thực hiện,quy định về thời gian rõ ràng

Trong mỗi quyết định cần bảo đảm những quy định về mặt thời gian triểnkhai, thực hiện và hoàn thành để cấp thực hiện không được kéo dài thời gianthực hiện

II Để thưc hiên những yêu cầu đối với các quyết định, phải bảo đảm các

yêu cầu sau:

 Các nguyên tắc cơ bản khi ra

b Nguyên tắc về sự xác minh đầy đủ.

Một quyết định lô-gíc phải được bảo vệ bằng các lý do xác minh đứngđắn Tất cả mọi quyết định lô-gíc phải được dựa trên những cơ sở vữngchắc

Người ta phải bảo vệ được những quyết định đã đề ra bằng cả một tổngthể những sự việc hiển nhiên và có thể kiểm tra lại để chứng tỏ quyết định

đó là hợp lý và lô-gíc Mà một người khác nếu quan sát tình hình dưới góc

độ đó và trong hoàn cảnh đó, thì dù họ có thể có những ý kiến bất đồnghay những kiến nghị và lợi ích khác thì họ cũng buộc phải đi tới cùng kếtluận đó

c Nguyên tắc về sự thống nhất.

Thực tế thường xảy ra tình trạng cùng một sự việc, có thể có nhiều quanđiểm nhiều cách nhìn nhận khác nhau tuỳ thuộc vào người quan sát vàkhông gian, thời gian diễn ra sự việc đó

Ví dụ: cạnh tranh dưới thời cơ chế quản lý bao cấp của các nước XHCN bịcoi là một hiện tượng xấu, thì ngày nay tất cả các nước thực hành nền kinh

tế thị trường đều coi là một hiện tương tất yếu và lành mạnh Cho nên tacần phải xác định một cách rõ ràng những sự việc và để làm việc đó, cầnphải chắc rằng ta đã nghĩ tới những sự khác nhau có thể có do các sự thayđổi về địa điểm hay thời đại gây ra

Il.Các bước đưa ra quyết định:

Quá trình đề ra quyết định bao gồm các bước sau:

1- Sơ bộ đề ra nhiệm yụ:

Quá trình quyết định nhiệm vụ phải bắt đầu từ việc đề ra nhiệm vụ,nhưng không phải bao giờ cũng đề ra ngay được nhiệm vụ một cách chínhxác Tuỳ theo mức độ nghiên cứu những vấn đề mới xuất hiện, giải quyếtnhững vấn đề này có ảnh hưởng nhiều hay ít đến kết quả của quyết định Vì thếtrong quá trình đề ra quyết định, phải làm rõ thêm nhiệm vụ đã đề ra và đôi khiphải thay đổi nhiệm vụ

Khi đề ra nhiệm vụ, nếu tương tự như những nhiệm vụ đã được quyết địnhtrước đây, có thể sử dụng kinh nghiệm đã có và đạt ngay được mức độ chính xáccao

Khi quyết định những nhiệm vụ có nội dung mới ở bước đầu phải sơ bộ đề ranhiệm vụ và làm rõ dần nó trong quá trình quyết định nhiệm vụ

Muốn đề ra nhiệm vụ, trước hết cần phải xác định:

- Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đó thuộc loại nào, tính cấp bách của nó

- Tình huống nào trong sản xuất có liên quan đến nhiệm vụ đề ra, những nhân tố làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ.

- Khối lượng thông tin cần thiết đã có để đề ra nhiệm vụ, cách thu thập những thông tin còn thiếu

2- Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án:

Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọphương án tốt nhất cũng như thấy rõ khả năng thực hiện mục đích đề racần phải có tiêu chuẩn đánh giá có hiệu quả

Tiêu chuẩn đánh giá có hiệu quả phải thể hiện được bằng số lượng,

cố gắng phản ánh đầy đủ nhất những kết quả dự tính sẽ đạt được, phải cụthể, dễ hiểu, đơn giản Thường các tiêu chuẩn được chọn từ các chỉ tiêu: chiphí nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng thiết bị nhiều nhất, sử dụng vốn sản xuất tốt nhất, tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ được đề ra Việc chọn các tiêu chuẩn dánh giá hiệu quả là quá trình quan trọng và phức tạp.Nếu không chú ý đến điều này, khi đề ra nhiệm vụ dễ nêu ra những mục đích chung chung, do đó dễn đến những khó khăn lớn khi chọn quyếtđịnh

3- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra:

Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó khi có thông tinđầy đủ và chính xác Lượng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phứctạp của nhiệm vụ được xét và phụ thuộc vào trình độ thành thạo, kinhnghiệm của người ra quyết định Người lãnh đạo lành nghề có kinhnghiệm khi giải quyết những vấn đề thường gặp, có thể bổ xung nhữngthông tin đã nhận được, xuất phát từ kinh nghiệm của mình trong cáctrường hợp tương tự Nhưng cần thiết phải thu thập mọi thông tin, nếuđiều kiện cho phép, về tình huống nhất định vấn đề một cách cân nhắc,phải có biện pháp bổ sung thông tin

Đôi khi cần giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng, ngườilãnh đạo có thể trực tiếp tìm hiểu tình hình tại chỗ Công việc này thườngkhông tốn nhiều thời gian mà lại giúp người lãnh đạo có thông tin cầnthiết, đầy đủ và chính xác nhất Không phải mọi thông tin thu lượm được,luôn luôn chính xác đầy đủ Trong một số trường hợp, thông tin bị sai lệchmột cách có ý thức do xuất phát từ các lợi ích cục bộ, hoặc phải truyền đạtqua nhiều cấp bậc Nhưng thông tin bị bóp méo một cách vô ý thức vì cùngmột hiện tượng những người khác nhau có thể có những ý kiến chủ quankhác nhau hoặc trong cạnh tranh nhiều thông tin giả (nhiễu) được các đốithủ ném ra để đánh lạc hướng đối phương v.v Cho nên, người lãnh đạophải chú ý tất cả những điều đó khi đánh giá các nguồn thông tin.

4- Chính thức đề ra nhiệm vụ:

Bước này có ý nghĩa rất quan trọng khi đề ra quyết định đúng đắn.Chỉ có thể chính thức đề ra nhiệm vụ khi xử lý các thông tin thu được dokết quả nghiên cứu về tính chất của nhiệm vụ, tính cấp bách của việc giảiquyết nhiệm vụ đó, tình huống phát sinh, việc xác định mục đích và tiêuchuẩn đánh giá hiệu quả

5- Dự kiến các phương án tổng thể:

Nếu những phương án quyết định sơ bộ trình bày dưới dạng kiếnnghị Những phương án sơ bộ này thường xuất hiện ngay ở các bước đề ranhiệm vụ Cần xem xét kỹ lưỡng mọi phương án quyết định có thể có.Trước hết, nên sử dụng kinh nghiệm đã có khi giải quyết những vấn đềtương tự Nếu như kinh nghiệm đó là kinh nghiệm tốt và những phương

án riêng biệt đã cho những kết quả tốt thì nên đưa những phương án đóvào trong số các phương án quyết định Tuy nhiên, không nên dừng lại ở

đó mà nên tìm các phương án giải quyết nhiệm vụ có hiệu quả hơn

Có thể dùng phương pháp lập luận lô-gic và trực giác của người

lãnh đạo để lựa chọ phương án Cần xác định xem xây dựng phương ánnào thì có lợi, còn phương án nào khó thực hiện do nguyên nhân nào đó.

Để lựa chọn lần cuối chỉ nên để lại những phương án quyết định thiết thựcnhất, bởi vì số lượng các phương án càng nhiều thì càng khó phân tích,đánh giá hiệu quả của chúng

6- Xây dựng mô hình toán học:

Các phương án của những quyết định phức tạp dược nghiên cứubằng mô hình toán học Mô hình phản ánh hoặc tái tạo đối tượng, thay thếđối tượng để sau khi nghiên cứu mô hình thu được những thông tin về đốitượng đó Mô hình của đối tượng đơn giản hơn và chỉ phản ánh những mặt

cơ bản để đạt mục tiêu Các mô hình cho phép nghiên cứu các phương ánquyết định với hao phí về sức lực, phương tiện và thời gian ít nhất

Nhờ mô hình và máy vi tính người ta xác định hiệu quả các phương

án theo tiêu chuẩn đánh giá đã chọn Trên cơ sở đó, có thể lựa chọn đượcphương án quyết định tối ưu

7- Đề ra quyết định:

Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọnđược phương án tốt nhất, chủ doanh nghiệp phải trực tiếp đề ra quyết định

và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó

8- Truyền đạt quyết định đến nguôi thi hành và lập kế hoạch tổ chức:

- Trước hết, quyết định phải được thực hiện dưới hình thức mệnh lệnhhay chỉ thị có hiệu lực hành chính, chuyển xuống cấp dưới

- Giải thích cho những người thực hiện về tầm quan trọng của quyết định(lợi ích sẽ đạt được hoặc hậu quả nếu không chấp hành tốt)

+ Vạch ra chương trình, kế hoạch tổ chức thực hiện, đinh rõ giới hạnhiệu lực của quyết định và trình tự tiến hành, phân công rõ ai làm, thờigian bắt đầu và kết thúc, thực hiện bằng phương tiện gì + Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt Đặc biệt chú

ý việc bố trí cán bộ đủ số lượng cần thiết và đứng khả năng; giao rõtrách nhiệm và quyền hạn

+ Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót vàkịp thời đề ra biện pháp xử lý khắc phục Kiểm tra sẽ nâng cao tráchnhiệm của người thi hành, động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiệnquyết định

9- Kiểm tra việc thực hiện quyết định:

Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng vì nó

có hai ảnh hưởng tới thực tiễn kinh tế Thứ nhất, kiểm tra tác động tới hành

vi của con người, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiệnchính xác những hoạt động đã nằm trong kế hoạch: thứ hai, việc tiến hànhkiểm tra liên tục thúc đẩy sự thực hiện kịp thời và có trình tự các nhiệm vụ

đã đặt ra

Như vậy, tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ đem lại cho quá trình thực hiệnquyết định sự linh hoat cần thiết; nếu không xã hội sẽ chịu những thiệt hạilớn Những thiệt hại đó bao gồm những sự trì trệ, sai hỏng w xảy ra do cácquyết định không được hoàn thành đứng thời hạn hoặc do kỷ luật laođộng bị vi phạm Từ đó, người ta thấy rõ mục đích của việc kiểm tra khôngchỉ là để kịp thời phát hiện những chỗ sai lệch với chưong trình đã định,

mà còn để kịp thời đề ra những biện pháp khắc phục những lệch lạc đãthấy, hoặc tốt hơn là nhằm ngăn ngừa việc xảy ra những lệch lạc, tận dụngnhững thời cơ có lợi

Việc kiểm tra được tổ chức tốt sẽ là một sự liên hệ ngược có hiệu lực