MỘT số GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TUYỂN DỤNG tại CÔNG TY TNHH đầu tư và PHÁT TRIỂN KIM AN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KIM ANCHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ TUYỂN DỤNG: 1.1.1 K

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KIM AN

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ TUYỂN DỤNG:

1.1.1 Khái niệm về tuyển dụng:

Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút những người có đủ năng lực tìnhnguyện ứng tuyển vào làm việc cho tổ chức cũng như việc phân loại, đánh giá ứngviên để chọn ra nhứng người có xác suất thành công cao nhất trong công việc cầntuyển để đưa ra quyết định nhận vào làm việc cho tổ chức

1.1.2 Mục tiêu của tuyển dụng:

- Tìm được người có đủ năng lực (kiến thức, kỹ năng,năng khiếu) phù hợp vớicông việc

- Tìm được người có nhân cách phù hợp với môi trường làm việc , mục tiêu này

có tính chất quyết định

- Có động cơ làm việc phù hợp với yêu cầu công việc và mục tiêu của doanhnghiệp

- Tuyển được đúng người đúng việc, đúng lúc, đúng nơi

- Mục tiêu quan trọng là thu hút , lôi kéo được nhân viên tài về công ty

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác tuyển dụng:

Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanhnghiệp, bao gồm những người trực tiếp hay gián tiếp làm việc cho doanh nghiệp, điềuhành mọi hoạt động của doanh nghiệp

Để doanh nghiệp có nguồn nhân lực dồi dào , phát triển cả về thể lực lẫn trí tuệ,mang đến nhiều thành công cho doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác tuyển dụng phảithật tốt

Tuyển dụng là khâu quan trọng của bộ phận nhân sự , thực hiện nhiệm vụ tuyểndụng cho cả bộ phận lao động trong doanh nghiệp.Khi một doanh nghiệp tuyển được

người đúng người , đúng việc, người lao đọng sẽ phát huy được hết khẳ năng củamình, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự phát triển chung của doanhnghiệp.Nếu tuyển người không đủ năng lực cần thiết không thực hiện công việc sẽ ảnhhưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị, chất lượng công việc, thậm chí là nguồn gốcgây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong doanh nghiệp mà còn gây tâm lýbất an cho những người khác

1.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC VÀ TUYỂN DỤNG:

1.2.1 Khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực:

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồnnhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo chodoanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiệncông việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao

1.2.2 Quy trình hoạch định nguồn nhân lực:

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực thường được thực hiện theo các bước sau:

- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanhcho doanh nghiệp

- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiếnlược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh

- Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trunghạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đốivới các mục tiêu kế hoạch ngắn hạn)

- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trunghạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực đối với các mục tiêu, kế hoạchngắn hạn)

- Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra cácchính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứngvới các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

- Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực củadoanh nghiệp trong bước năm

- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.

1.2.3 Nguồn ứng viên

Để tuyển mộ đủ số lượng người và chất lượng lao động vào các vị trí trongcông ty Cần phải cân nhắc, lựa chọn xem những công việc nào nên lấy người từ bêntrong và những vị trí nào nên tuyển từ bên ngoài tổ chức và đi kèm là phương pháptuyển dụng phù hợp

1.2.3.1 Nguồn ứng viên nội bộ:

Bao gồm những người đang làm việc trong tổ chức, đối với nguồn này khituyển mộ họ vào những vị trí cao hơn, sẽ tạo những động cơ tốt cho những ngườitrong tổ chức, thúc đẩy quá trình làm việc và củng cố lòng trung thành của nhân viên

- Hình thức chuyển tiếp trực tiếp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhânviên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suấtcao hơn

Nhược điểm:

- Việc tuyển nhân viên vào một chức vụ trống trong doanh nghiệp theo kiểuthăng chức nội bộ có thể gây hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viênđược thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây và họ sẽ rậpkhuôn lại theo cách làm việc đó, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu khôngkhí thi đua mới Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang ở trong tìnhtrạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả

- Trong doanh nghiệp dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ

là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được

tuyển chọn, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới,

dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc

1.2.3.1 Nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp

Một số kênh tuyển dụng từ bên ngoài và ưu nhược điểm:

Tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng…:

Các tổ chức, doanh nghiệp thường chọn một số trường đại học, cao đẳng đượccho là nơi thích hợp để cung cấp các ứng viên phù hợp cho mình Khi đó, các doanhnghiệp thực hiện việc trao giải thưởng, quà tặng, tài trợ cho một số dự án, chươngtrình nghiên cứu khoa học, thể thao, sử dụng một số cựu sinh viên của trường để thamgia giúp tổ chức các phong trào sinh viên Các hoạt động này có tác dụng làm tăng uytín, sản phẩm của doanh nghiệm trở nên quen thuộc với sinh viên trong trường Đồngthời doanh nghiệp cũng cung cấp các thông tin về nhu cầu cần tuyển nhân viên mới,các bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc giúp cho việc tuyển chọn nhữngsinh viên tốt nghiệp đạt kết quả tốt

Ưu điểm:

- Phù hợp với một số doanh nghiệp thích tuyển sinh viên mới ra trường bởi họcần nguồn ứng viên có chất lượng, trẻ, nhiệt tình, năng động, sáng tạo và khảnăng tiếp thu cái mới rất nhanh

- Đây cũng là kênh tuyển dụng hiệu quả các sinh viên xuất sắc về kiến thức, trình

độ và tốt về mặt phẩm chất

Nhược điểm:

- Do mới ra trường nên những sinh viên thường yếu về kinh nghiệm cần phải tốnnhiều thời gian đào tạo, như vậy mới có thể giúp họ nhanh chóng làm việc chodoanh nghiệp

Thông qua văn phòng dịch vụ lao động:

Ở Việt Nam, các trung tâm dịch vụ lao động được thành lập đầu tiên để hỗ trợ bộđội xuất ngũ, cho thanh niên có trình độ lành nghề thấp, sau đó được mở rộng cho cácsinh viên tốt nghiệp Hiện nay ở các thành phố lớn đã có trung tâm dịch vụ lao độngdành cho cán bộ chuyên môn, kỹ thuât Sau này có quyết định loại bỏ giấy phép con,

số lượng trung tâm dịch vụ lao động tại các thành phố lớn đã tăng vọt

Ưu điểm:

- Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có lợi là giảm được thời gian tìm kiếmphỏng vấn, lựa chọn ứng viên.

- Phù hợp với các doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng và thường gặpkhó khăn trong việc tuyển nhân viên mới

- Thuận tiện cho những doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc thực hiện không cóhiệu quả việc tuyển nhân viên mới, hoặc có những yêu cầu bất thường đối vớiứng viên

- Doanh nghiệp cần tuyển gấp số lương đông lao động là phụ nữ, lap động chưa

- Chất lượng ứng viên không đồng đều, do các trung tâm không có sự tuyển chọncẩn thận mà họ chỉ giới thiệu bất kỳ người nào có nhu cầu về công việc đó

- Phía doanh nghiệp còn phải tốn chi phí khi trung tâm giới thiệu được ứng viênphù hợp cho doanh nghiệp Với những vị trí nhân viên bình thường trung tâmgiới thiệu sẽ lấy phí bằng 40% - 50% tiền lương tháng đầu tiên của vị trí đó

Công ty cung ứng tuyển dụng, chuyên cung cấp dịch vụ tìm kiếm các quản lý cấp cao.

vj trí khó tìm người ( công ty Headhunter):

Công việc chủ yếu của các công ty Headhunter là tìm kiếm, tuyển dụng những cánhân tài năng, phù hợp đáp ứng tối đa nhất yêu cầu nhân sự của các công ty đối tác.Các công ty headhunter đã xuất hiện ở Việt Nam từ nhiều năm qua và đang dần pháttriển và trở thành một trong những nguồn cung cấp ứng viên chất lượng cho các doanhnghiệp

Ưu điểm:

- Các công ty này cung cấp một dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, thuận lợi,

họ có ngân hàng ứng viên ở nhiều lĩnh vực, ngành nghế khác nhau

- Được sử dụng để tuyển chọn những ứng viên chất lượng, cho những vị trí, cấpbậc cao trong doanh nghiệp

- Đảm bảo đáp ứng nhu cầ của doanh nghiệp, không cần tốn kém nhiều chi phícho việc đào tạo lại

Nhược điểm:

- Chi phí cho việc tuyển dụng rất cao, đòi hỏi doanh nghiệp cẩn thận xem xétkhả năng tài chính xem có sử dụng kênh tuyển dụng này hay không

Đăng thông tin tuyển dụng trên các trang thông tin đại chúng:

Doanh nghiệp thường sử dụng cá kênh thông tin như báo, đài, tivi, internet…Trong đó báo là phương tiện thường được sử dụng nhiều nhất Và để nâng cao chấtlượng quảng cáo nên chú ý đến hai vấn đề:

- Mức độ quảng cáo: Số lần xuất hiện, khi nào xuất hiện quảng cáo và nên quảngcáo theo hình thức nào Phải căn cứ vào số lượng nhân viên cần tuyển, chức vụ

và loại công việc yêu cầu cần tuyển ứng viên

- Nội dung: Nên nhấn mạnh vào nội dung, yêu cầu của công việc và tiêu chuẩnnghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc và khả năng có thể thỏamãn các yêu cầu của ứng viên như cấp học bổng, cho đào tạo tiếp, khả năngthăng tiến trong nghề nghiệp… Cuối cùng trong bài đăng nên có những câukhuyến khích người đọc thông tin nhanh chóng có hành động liên lạc vơi tổchức bằng mail hay điện thoại

Ưu điểm:

- Các kênh thông tin giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên, đặt biệt làcác doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp thường có nhu cầu tuyển dụng với số lượnnhiều

- Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều kênh chuyên về thông tin tuyển dụng nhưCareerlink, Vietnamwork, jobstreet… tại đây doanh nghiệp có thể đăng thôngtin tuyển dụng của công ty và trực tiếp xem hồ sơ của ứng viên phù hợp vớiyêu cầu công việc

Nhược điểm:

- Chi phí đăng tin trên một số báo, tivi khá cao.

- Do số lượng tuyển nhiều nên chi phí cho quy trình tuyển dụng khá tốn kém nếumuốn tìm được ứng viên đạt yêu cầu

1.2.4 Mối quan hệ giữa hoạch định nguồn nhân lực với tuyển dụng:

Khi doanh nghiệp có một kế hoạch sản xuất kinh doanh thì cần xác định cácnguồn lực để đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh như: Tài chính, nguyên vật liệu,vốn đầu tư…… Trong đó nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu Việc hoạchđịnh nguồn nhân lực để đảm bảo có nhân lực hoạt động và thực hiện đúng tiến độ theo

kế hoạch kinh doanh Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển mộ đúngngười đúng việc

Trong giai đoạn hội nhập hiện nay, Việt Nam chính thức tham gia vào AEC, việc tìmkiếm cơ hội việc làm đối với các lao động có kinh nghiệm sẽ càng dễ dàng có cơ hộiphát triển ra các quốc gia trong khu vực Vai trò của tuyển dụng trong giai đoạn nàyrất quan trọng, để có thể lựa chọn đúng người, đúng việc theo hoạch định mà công ty

đề ra Đồng thời phải thu hút được nguồn lao động về với công ty thông qua mở rộng

hệ thống hoạt động không chỉ là tuyển mộ nguồn lao động Việt Nam, và bên cạnh đó

là các nguồn lao động từ các quốc gia khác trong khu vực

1.3 NHỮNG YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của công tác tuyển dụng rất đa dạng, baogồm một số vấn đề chính sau:

Đối với doanh nghiệp lớn, trong thực tế việc dự báo nguồn cung cấp ứng viên

từ thị trường sức lao động thường dựa trên cơ sở dự báo tình hình kinh tế nói chung

- Các điều kiện về thị trường lao động: Thị trường lao động được thể hiện qua

cung và cầu lao động Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động thì việc tuyểndụng của tổ chức là thuận lợi và ngược lại Khi đó, tổ chức không chỉ tuyểnđược đủ số lượng lao động theo chỉ tiêu mà cơ hội tuyển được những ứng viêntiềm năng là rất lớn Mặt khác, khi nói đến thị trường lao động không thểkhông nói đến chất lượng lao động cung ứng, nếu chất lượng lao động trên thịtrường là cao và dồi dào thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng tuyển dụng

- Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác: Thực tế thời đại thông tin và toàn

cầu hoá, cạnh tranh của doanh nghiệp hiện đại đã chuyển từ cạnh tranh sảnphẩm thành cạnh tranh con người Hiện nay cạnh tranh giữa các doanh nghiệptriển khai xoay quanh việc thu hút, chiêu mộ nhân tài Công tác bồi dưỡng huấnluyện nhân viên đã được nhiều doanh nghiệp thành công hoặc đang phát triểncoi trọng Trong một chừng mực nào đó, cạnh tranh của doanh nghiệp là cạnhtranh nhân tài, mấu chốt của cạnh tranh nhân tài chính là cạnh tranh trong việctuyển dụng và bồi dưỡng huấn luyện nhân viên Như vậy, nếu doanh nghiệphoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt thì công tác tuyển dụng củadoanh nghiệp sẽ rất được chú trọng và cân nhắc

- Các xu hướng kinh tế: Một trong những tác động chủ yếu của toàn cầu hóa là

xu hướng phát triển nguồn nhân lực Một trong những vấn đề hiện tại của năm

2016 là Việt Nam đã gia nhập cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) Việc gianhập AEC cho phép di chuyển một số ngành nghề nhất định, Việt Nam đượcđánh giá là một trong những quốc gia sẽ phát triển nhanh khi gia nhập cộngđồng kinh tế ASEAN, vì vậy việc di chuyển các nguồn lao động từ các quốcgia khác vào Việt Nam dự kiến sẽ tăng mạnh

- Hình ảnh và uy tín của tổ chức: Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trong việc

thu hút người xin việc và ảnh hưởng tới chất lượng công tác tuyển dụng Bởitên tuổi của nhà tuyển dụng chính là tài sản quý giá đóng vai trò quan trọngtrong việc thu hút ứng viên và đồng thời góp phần tiết kiệm chi phí tuyển dụng.Bên cạnh đó, khi tổ chức thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng thì khả nănglựa chọn được người phù hợp với công việc là cao hơn Thực tế đã cho thấyrằng các công ty có tên tuổi khi đăng quảng cáo tuyển dụng thì lượng đơn xinviệc của các ứng viên có chất lượng cao sẽ cao hơn nhiều lần so với việc quảngcáo tuyển dụng cùng một vị trí của một công ty bình thường khác

- Kế hoạch hoá nhân lực: Tuyển dụng hay cụ thể là kế hoạch tuyển dụng phụ

thuộc trực tiếp vào kế hoạch hoá nhân lực của tổ chức Kế hoạch hoá nhân lực

là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu

công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được cácnhu cầu đó Kế hoạch hoá nhân lực là cơ sở cho các hoạt động nhân lực khác.

Để tuyển dụng được những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại laođộng nào cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào? Trả lời các câu hỏi này cóliên quan chặt chẽ với các kế hoạch nhân lực và kế hoạch chiến lược kinhdoanh của tổ chức, doanh nghiệp Hay nói cách khác, kế hoạch hoá nhân lực là

cơ sở của tuyển dụng, ảnh hưởng trước hết tới quy mô của tuyển dụng

- Công tác chuẩn bị tuyển dụng: Công tác chuẩn bị cho tuyển dụng có vai trò rất

lớn đối với tuyển dụng, nó được thể hiện ngay từ khâu lập kế hoạch tuyểndụng, từ việc phân tích công việc để đưa ra được các yêu cầu đối với người xinviệc và sự đầu tư cho tuyển dụng bao gồm cả đầu tư về tài chính, nhân lực, thờigian, cơ sở vật chất và sự quan tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp Một khi tất

cả các yếu tố này đều được thực hiện tốt và đồng đều thì hiệu quả hay chấtlượng của công tác tuyển dụng sẽ rất cao Ví dụ, doanh nghiệp có hệ thống bản

mô tả công việc thì việc xác định nhiệm vụ và yêu cầu đối với ứng viên làchuẩn xác và dễ dàng tìm được ứng viên phù hợp công việc, khi đó chất lượngngười lao động cao và đồng thời nâng cao chất lượng tuyển dụng Hay chi phítuyển dụng bao gồm chi phí tài chính và thời gian, nếu chi phí dành cho tuyểndụng là hợp lý thì sẽ đảm bảo cho việc đầu tư lớn và có hiệu quả trong công tácthu hút những ứng viên tài năng còn nếu chi phí dành cho tuyển dụng khôngđảm bảo mức thực thi chiến lược tuyển dụng tối ưu thì hiệu quả công tác tuyểndụng sẽ kém hơn vì không có điều kiện sử dụng và khai thác các kênh tuyểndụng có tiềm năng Bên cạnh đó, việc đầu tư cho cán bộ tuyển dụng cả về chiphí trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nâng cao trình độ là rất quan trọng,ảnh hưởng lớn đến công tác tuyển dụng Bởi suy cho cùng thì kết quả tuyểndụng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộ tuyển dụng Chính vì vậy đòihỏi cán bộ tuyền dụng phải giỏi, nhiều kinh nghiệm, công tư phân minh, lên kếhoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng bước tuyển dụng

- Chính sách tuyển dụng: Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có những quy định

cụ thể về việc tuyển nhân viên Bản chất của các quy định đó phụ thuộc vàogiai đoạn phát triển của doanh nghiệp Những quy định đó bao gồm các nguyêntắc bắt buộc khi tuyển nhân viên Chẳng hạn như bắt buộc phải quảng cáo trênbáo cho một số vị trí, một số vị trí khác thì chỉ tuyển nội bộ Họ cũng thường

có các kế hoạch tuyển và đào tạo những người chưa có những kỹ năng hoặckiến thức cần thiết

- Các doanh nghiệp nhỏ thường linh hoạt hơn, đôi khi việc tuyển dụng có thể chỉđơn giản là “Bạn có biết ai có thể ?” – một quy trình rất đơn giản trong đóngười ta sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tìm ra những người có kỹ năng vàphẩm chất phù hợp với doanh nghiệp mình

- Tuy nhiên, dù áp dụng một chính sách tuyển dụng linh hoạt hay cứng nhắc,doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về tuyển dụnglao động

- Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức, kỹ năng,năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dàihạn của doanh nghiệp Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp khôngnhững phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầutương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâmđến cả những tiềm năng của họ Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải

có chính sách tuyển dụng rõ ràng với quy trình tuyển dụng hợp lý

- Văn hóa công ty: Văn hóa đóng vai trò quan trọng vì đó là một trong những

yếu tố quyết định sự thu hút của một công ty đối với ứng viên tiềm năng vànhân viên hiện tại Những tổ chức chỉ tuyển dụng “các cá nhân theo phongcách hay văn hoá riêng của mình” trong hoạt động lãnh đạo hay những vị tríchủ chốt sẽ gặp khó khăn trong việc đa dạng hoá nền văn hoá và ngược lại nó

sẽ làm thu hẹp phạm vi tuyển dụng Chẳng hạn, nếu văn hóa công ty cực kỳthoải mái, công ty có thể gặp khó khăn trong việc thu hút và duy trì những nhânviên có tính cách nghiêm nghị vì họ có thể cho rằng đó là nơi làm việc thiếu

“nghiêm túc” và gây bất lợi cho cho nghề nghiệp lâu dài Có nhiều cách để kéo

gần khoảng cách giữa môi trường văn hóa hiện tại của công ty với môi trườngvăn hóa cần có để thu hút và giữ chân người giỏi Việc cải thiện môi trườngvăn hóa nơi làm việc không phải quá khó khăn hay tốn kém Tất cả những gìcần làm để phát triển một môi trường văn hóa phù hợp là sẵn sàng quan sát vàlắng nghe, một chút sáng tạo, và cởi mở trước những ý tưởng mới.

1.4 QUY TRINH TUYỂN DỤNG:

Quy trình tuyển dụng cơ bản thường được sử dụng trong nhiều doanh nghiệphiện nay, nhưng ở các tổ chức, khu vực khác nhau thì các bước và nội dung trình tựcủa quy định có thể thay đổi linh hoạt Điều này phụ thuộc vào các yêu cầu của côngviệc, đặc điểm, trình độ của hội đồng tuyển chọn Quy trình tuyển chọn được thựchiện theo các bước sau:

- Dự báo, đề ra nhu cầu nguồn nhân lực

- Phân tích công việc

- Xác định nguồn tuyển mộ

- Chuẩn bị tuyển dụng

- Thông báo, quảng cáo tuyển dụng

- Thu nhận, xét duyệt hồ sơ

- Bố trí phân công công việc

- Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng

NỘI DUNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG:

1.4.1 Dự báo, đề ra nhu cầu nguồn nhân lực:

Khái niệm:

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầunguồn nhân lực, đưa ra chính sách và thực hiện các chương trình nguồn nhân lực, hoạtđộng đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nhân lực với phẩm chất, kỹ năng phù hợp đểthực hiện các công việc có năng suất, chất lượng hiệu quả cao

Ý nghĩa:

Việc dự báo nhu cầu nguồn nhân lực có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xâydựng đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp Thừa nhân lực sẽ làm cho chi phí về nhânlực tăng lên, thiếu nhân lực hoặc chất lượng thực hiện công việc kém sẽ bỏ lỡ cơ hộikinh doanh Tuy nhiên, việc dự báo xác định nhu cầu nhân lực không thể chỉ đơnthuần chú ý đến việc dự báo tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiêt cho doanh nghiệp

- Giúp cho các quản trị gia xac định rõ phương hướng hoạt động của tổ chức

1.4.2 Phân tích công việc:

Khái niệm:

Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những công việc cụ thểcủa tổ chức để xác định xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

- Bản mô tả công việc: Là bản thông tin liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm,

quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, các mốiquan hệ cần thiết, kết quả công việc khi ban hành

- Bản tiêu chuẩn công việc: là bản thông tin liên quan đến kỹ năng phẩm chất

của người thực hiện công việc nếu thiếu những kỹ năng đó thì sẽ không thểthực hiện công việc tương ứng

Ý nghĩa:

- Phân tích công việc nhằm cung cấp thong tin về yêu cầu, đặc điểm của côngviệc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tuyển dụng, cho quá trình giao nhận,thực hiện công việc

- Phân tích công việc giúp nhà quản trị tạo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phậntrong doanh nghiệp, đánh giá chính xác yêu cầu của công việc, từ đó có thểtuyển đúng người cho công việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện và có thể trảlương kịp thời, hợp lý nhằm động viên tinh thần làm việc.;

- Là công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất vì từ đó các nhà quản trị có cơ sở đểhoạch định nhân sự, tuyển dụng Từ đó có thể tuyển dụng được đúng ngườiđúng việc

- Thông qua bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc, các ứng viên có thểbiết được mình phù hợp với vị trí đó hay không Khi họ biết rõ từng vấn đề đó,

họ sẽ có quyết định làm việc tại doanh nghiệp hay không Giúp họ gắng bó lâudài hơn với công ty

1.4.3 Nội dung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc:

Bản mô tả công việc:

- Nhận diện công việc, tên vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận

- Tóm tắt công viẹc

- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

- Lịch sử vị trí xuất xứ, những người đảm nhiệm vị trí, lý do thay đổi…

- Chức năng trách nhiệm trong công việc

- Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thực hiện công việc

- Điều kiện làm việc

- Sự thay thế trong một số trường hợp vắng mặt

Bản tiêu chuẩn công việc:

- Tố chất, cá tính

- Trình độ chuyên môn

- Trình độ ngoại ngữ

- Kinh nghiệm công tác

- Khả năng giao tiếp

- Tuổi dời

- Sức khỏe

- Hoàn cảnh gia đình

- Các yêu cầu khác

Quá trình phân tích công việc:

Bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Chọn công việc để phân tích

- Bước 2: Xác định mục đích sử dụng thông tin

- Bước 3: Chọn phương pháp thu thập thông tin

- Bước 4: Xử lý thông tin

- Bước 5: Thiết lập Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc

Phương pháp thiết lập bản phân tích công việc:

Những phương pháp đặc trưng cho phần phân tích công việc bao gồm: Việc sửdụng phiếu thăm dò ý kiến, phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm, các phương pháphội thảo kỹ thuận, nhật ký, tham gia

1.4.3 Chọn kênh tuyển dụng:

Mỗi kênh tuyển dụng đều có ưu, nhược điểm riêng do đó tùy thuộc vào tìnhhình tài chính của công ty và vị trí chức danh của công việc cần tuyển mà các nhàtuyển dụng lựa chọn kênh tuyển dụng sao cho thích hợp, với hiệu quả cao nhất mà chiphí hợp lí nhất,

Việc lựa chọn nguồn tuyển dụng bên trong hay bên ngoài phụ thuộc vào: Chínhsách của doanh nghiệp, nhà tuyển dụng, áp lực về thời gian, chất lượng ứng viên tuyểndụng, khả năng tài chính của doanh nghiệp

1.4.4 Chuẩn bị tuyển dụng

Trước khi tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên, các công ty chuẩn bị kỹ càng vềphòng ốc, mẫu trắc nghiệp, phỏng vấn… Các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn côngviệc Như vậy trước khi tiến hành tuyển lựa chính thức, điều quan trọng là công typhải xem xét thật kỹ bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc và luôn xem xétbảng công việc có phù hợp với tình hình hiện tại hay không để dựa vào đó xây dựngbảng trắc nghiệm, bài tập kiểm tra chuyên môn

Khâu chuẩn bị cần thưc hiện những công việc sau:

- Lập hội đồng tuyển dụng quy định rõ về số lượng, thành phần và quyềnhạn của hội đồng tuyển dụng Thông thường hội đồng tuyển dụng sẽphải có một người thuộc chuyên môn bộ phận cần tuyển dụng và mộtngười bên bộ phận nhân sự.

- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản quy định của Nhà nước, doanh nghiệpliên quan đến tuyển dụng Một số tài liệu quan trọng của Nhà nước liênquan đến tuyển dụng: Bộ luật lao động, Pháp lệnh ngày 30.08.1990 củaHội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về hợp đồnglao động

1.4.5 Thông báo tuyển dụng

Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều hình thức thông báotuyển dụng sau:

- Quảng cáo trên báo, đài, tivi

- Thông qua các trung tâm dịch vụ việc làm

- Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tínhhấp dẫn trong công việc của công ty

- Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc

có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin ứng tuyển

- Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển (Lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăngtiến, môi trường làm việc…)

- Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty…

1.4.6 Thu nhận, xem xét hồ sơ

Đây là bước đầu tiên trong giai đoạn chính thức công tác tuyển dụng Bao gồmxem xét hồ sơ xin việc do ứng viên tự thiết kế, do công ty soạn thảo Phòng nhân sự sẽxem xét ứng viên có phù hợp với yêu cầu của công ty hay chưa qua việc họ nghiêncứu kỹ lý lịch, đơn xin việc kết hợp với phân tích chữ viết, chữ ký, để loại bỏ một sốứng viên không đạt yêu cầu

Việc lựa chọn sơ bộ dựa vào các đơn tuyển dụng như vậy giúp giảm thiểu một

số ứng viên không đủ tiêu chuẩn và vì thế số người phỏng vấn, trắc nghiệm, điều tra lýlịch ít hơn Việc này cũng có thể dẫn đến một số sai lầm là loại bỏ những ứng viên

sáng giá, vì thế cần phải nghiên cứu hồ sơ ứng viên dựa theo một số tiêu chuẩn đã đề

ra như:

- Hình thức của hồ sơ xin việc như: Trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có logic, chữ viết,cách sử dụng từ ngữ, cách hành văn, lỗi chính tả… Chỉ nên áp dụng tuyển cácnhân viên hành chính hoặc nghiệp vụ nghiên cứu Đối với công nhân cơ khíhoặc kỹ thuật khác nhiều khi kết quả lại ngược lại Một số thợ làm giỏi nhưng

họ không có kỹ năng viết và trình bày văn bản Cũng có những người nói rấthay nhưng viết lại dở và không mạch lạc ( thường là những nhân viên bánhàng), không thể bỏ qua hồ sơ mà đánh giá sự không thích hợp

- Về nội dung của hồ sơ xin việc: Ta có thể phân tích kỹ xem ứng viên nào đạtđược mức độ tiêu chuẩn gần nhất Đó là các tiêu chuẩn trình độ học vấn, trình

độ chuyên môn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, tình trạng giađình, tình trạng nghĩa vụ quân sự, hạnh kiểm

1.4.7 Phỏng vấn sơ bộ:

Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài 5 -10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay nhữngứng viên không đạt yêu cầu, hoặc kém hơn so với những ứng viên khác Ở cuộc phỏngvấn này, phỏng vấn viên chưa di chuyên sâu vào chuyên môn Ngoài ra, trong cuộctiếp xúc sơ bộ này, phỏng vấn viên cung cấp cho ứng viên những thông tin đầy đủ,liên quan đến công ty như ngành hoạt động, cơ sở, nhiệm vụ mà ứng viên thi hành.Những điều kiện làm việc, nguyên tắc thăng thưởng, quyền lợi phụ trội…

Đây cũng là lần đầu tiên ứng viên tiếp xúc trực tiếp với công ty một cách chínhthức, do đó các tiếp viên phải tế nhị, tránh cho ứng viên e dè Một số doanh nghiệp,tiếp tân là bộ mặt của công ty, tuy nhiên đối với ứng viên đi phỏng vấn, thường có thái

độ không thân thiện hoặc tỏ thái độ không tốt Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hìnhảnh của công ty trong mắt ứng viên Làm mất đi nguồn ứng viên có chất lượng vàmong muốn công hiến vào một môi trường chuyên nghiệp

Đây là giai đoạn loại các ứng viên không đầy đủ yêu cầu Sau khi phỏng vấn về cánhân và nhân cách, nên hỏi một số câu về kiến thức tổng quát, kiểm tra trình độ củaứng viên

Thật ra, để tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng và ứng viên, nhà tuyển dụngthường không tổ chức phỏng vấn sơ bộ trực tiếp mà họ gọi điện trực tiếp cho ứng

viên, thông qua cuộc nói chuyển để tìm hiểu thông tin của ứng viên và các vấn đề liênquan đến công việc, Từ đó xem xét thái độ của ứng viên qua thái độ cách nóichuyện…

1.4.8 Kiểm tra trắc nghiệm:

Áp dụng thức này nhằm chọn những ứng viên xuất sắc nhất, các bài kiểm trasát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về kiến thức cơ bản, khả năngthực hành Ngoài ra, hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứngviên về một số khả năng thưc hành Ngoài ra hình thức trắc nghiệm cũng có thể được

sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéoléo của bàn tay… Tùy thuộc vào lĩnh vực mà ứng viên ứng tuyển để đề ra bài kiểm

ra xem ứng viên có phù hợp và có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn trong ngành haykhông

1.4.9 Phỏng vấn chuyên sâu:

Phỏng vấn được dùng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên và nhiều phương diện nhưkinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm các nhân, khả năng hòa đồng và phẩm chất cánhân thích hợp cho tổ chức… Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và được ápdụng rộng rãi để làm sáng tỏ về ứng viên trong quá trình tuyển chọn:

Mục đích phỏng vấn:

- Sau khi ứng viên đã trải qua các bước thủ tục tuyển chọn, công ty muốn phốihợp kiểm tra lại tất cả những dự liệu mà ứng đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vựckhác nhau trong suốt cái giai đoạn lựa chọn Ngoài ra công ty có thể yêu cầuứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để chứng minh sự trung thực củamình

- Để cho ứng viên và cấp chỉ huy trong tương lai có dịp gặp gỡ nhau

- Để ứng viên tiếp xúc trực tiếp với cấp trên, quá trình phỏng vấn sẽ làm cho ứngviên bộc lộ những bản chất bên trong mà ứng viên cố ý che giấu

- Đánh giá trực tiếp tác phong bên ngoài của ứng viên như cách ăn mặc, dángvóc, kỹ năng nói cũng như thái độ của nhân viên

- Đánh giá một cách trực tiếp tài năng, óc thông minh, cũng như tâm lý của ứngviên

Hình thức phỏng vấn:

- Phỏng vấn không chỉ dẫn: Là hình thức phỏng vấn theo kiểu nói chuyện, không

có bản câu hỏi kèm theo Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trướccủa ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổitheo nhiều hướng khác nhau Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàntoàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một công việc

- Phỏng vấn tình huống: Đây là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn đưa ranhững tình huống giống như trong thực tế, người thực hiện công việc thườnggặp và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề Các tìnhhuống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc,các mối quan hệ trong công việc thực tế Tính phong phú, mức độ căng thẳngcủa tình huống phỏng vấn phụ thuộc vào chức vụ, cấp bậc và tính phức tạp củacông việc

- Phỏng vấn liên tục: Là hình thức phỏng vấn mà ứng viên bị nhiều người phỏngvấn hỏi liên tục, Lúc này thường ứng viên sẽ bộc lộ tính cách thực của mình.Hình thức này cho một kết quả phỏng vấn chính xác hơn so với hình thứcphỏng vấn theo mẫu

- Phỏng vấn hội đồng: Ứng viên sẽ bị nhiều người phỏng vấn viên cùng hỏi.Hình thức phỏng vấn này sẽ gây cho ứng viên tâm lý rất căng thẳng Để giảmbớt sự căng thẳng có thể cùng một lúc phỏng vấn một nhóm ứng viên và mỗiphỏng vấn viên phải quan sát và chấm điểm từng ứng viên Do hình thức phỏngvấn này mang tính khách quan hơn so với những hình thức phỏng vấn khác

Quá trình phỏng vấn:

- Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn

- Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn

- Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm, đánh giá câu trả lời

- Thực hiện phỏng vấn

1.4.10 Xác minh điều tra:

Xác minh điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối vớiứng viên có triển vọng tốt phải thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy côgiáo, hoặc với người lãnh đạo cũ của ứng viên Việc xác minh điều tra thường áp dụngđối với công việc có tính an toàn cao như: Thủ quỹ, tiếp viên hàng không.

1.4.11 Khám sức khỏe

Ngoài việc có đủ trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và cá tính phùhợp với công việc với công ty, tổ chức Để hoàn thành tốt công việc đòi hỏi chúng taphải có sức khỏe, chính vì vậy sức khỏe cũng là một trong những chỉ tiêu quan trọngđược xem xét trong việc tuyển chọn ứng viên

1.4.12 Quyết định tuyển dụng:

Quyết định tuyển dụng nhân viên thực hiện trên cơ sở đánh giá tổng hợp củahội đồng tuyển dụng và giám đốc sẽ ký quyết định Sau đó là ký kết hợp đồng laođộng giữa doanh nghiệp và người mới tuyển dụng Hợp đồng này làm thành hai bản,trong đó ghi rõ mô tả công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên Mỗi bên sẽ giữmột bản

1.4.13 Phân công bố trí công việc

Đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến chât lượng tuyển dụng nhân viên Bởi

vì người mới vào vị trí thường có các trạng thái lo lắng, bỡ ngỡ, làm quen công việc,hoặc còn thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm Do đó cần một kế hoạch tiếp đón,chuyển giao công việc cho nhân viên mới

1.4.14 Đánh giá công tác tuyển dụng

Mỗi nguồn tuyển chọn thường có một kết quả khác nhau về mức độ thành côngcủa ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân vên Những phân tích về hiệu quảcủa công tác tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháptương ứng, nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng trong tương lai

Những khả năng có thể xảy ra trong quá trình tuyển dụng:

- Tuyển ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc và loại bỏ những ứng viênkhông có khả năng thực hiện công việc

- Nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên thấp hơn khả năng thực tế, có thể vì mộtbiểu hiện sơ xuất nào đó của ứng viên, đôi khi hoàn toàn không liên quan đến