Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH kiểm toán và tư vấn chuẩn việt thực hiện

của chi phí hoạt động đã khiến thiết kế và thực hiện quy trình kiểm toánkhoản mục chi phí hoạt động trở thành một trong những vấn đề rất được quantâm của các cuộc kiểm toán và sự hoàn th

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả luận văn tốt nghiệp (Ký và ghi rõ họ tên)

Hoàng Thị Thắm

Qua đó em xin gửi lời chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô trường HọcViện Tài Chính đặc biệt là thầy giáo GS.TS Ngô Thế Chi đã tận tình hướngdẫn em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này Em xin gửi lời cảm ơn đếnGia đình và bạn bè đã quan tâm, động viên và giúp đỡ em hoàn thành bài luậnvăn Cuối cùng em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Kiểm toán và Tưvấn Chuẩn Việt, đặc biệt là các Anh Chị trong phòng kiểm toán tài chính đãtận tình, giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài trong suốt thời gianthực tập tại Công ty.

Sau cùng em xin chúc Gia đình, Thầy Cô, các bạn và các Cô Chú, AnhChị trong Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt được dồi dào sứckhỏe, chúc Công ty đạt nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh!

Hà Nội, Ngày 10 tháng 05 năm 2015

Sinh viên thực hiệnHoàng Thị Thắm

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC ii

DANH MỤC VIẾT TẮT vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU , SƠ ĐỒ viii

DANH MỤC PHỤ LỤC viii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục đích của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Nội dung kết cấu của luận văn tốt nghiệp 3

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 3

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH 5

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG 5 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm 5

1.1.2 Các quy định về hạch toán chi phí hoạt động 6

1.2 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC 9

1.2.1 Vai trò của chi phí hoạt động trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 9

1.2.2 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động 12

1.2.3 Nội dung kiểm toán chi phí hoạt động 15

1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động 17

1.2.5 Những sai phạm thường gặp khi tiến hành kiểm toán khoản

mục chi phí hoạt động 18

1.3 QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT THỰC HIỆN 21

1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán 21

1.3.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán 27

1.3.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát 27

1.3.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích 29

1.3.2.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết 31

1.3.3 Kết thúc kiểm toán 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT 38

2.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT 38

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt 38

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 40

2.1.3 Đặc điểm tổ chức đoàn kiểm toán 43

2.1.4 Quy trình chung trong kiểm toán Báo cáo tài chính 44

2.1.5 Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán 51

2.1.6 Kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vietvalues 56

2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY A DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT THỰC HIỆN 57

2.2.1 Khái quát chung về cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại Công

ty A 57

2.2.1.1 Giới thiệu về cuộc kiểm toán BCTC tại công ty A 57

2.2.1.2 Giới thiệu BCTC được kiểm toán 67

2.2.1.3 Giới thiệu quy trình thực hiện cuộc kiểm toán BCTC tại Công ty A 68

2.2.2 Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC tại công ty A 69

2.2.2.1 Lập kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán 69

2.2.2.2 Thực hiện kiểm toán 79

2.2.2.3 Kết thúc kiểm toán 91

2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng quy trình kiểm toán của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt 92

2.3.1 Những ưu điểm trong thực tế 92

2.3.1.1 Quy trình kiểm toán chung 92

2.3.1.2 Quy trình kiểm toán đối với khoản mục Chi phí hoạt động .92 2.3.2 Những tồn tại trong thực tế 94

2.3.2.1 Quy trình kiểm toán chung cho khoản mục 94

2.3.2.2 Quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động 95

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT THỰC HIỆN 97

3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO VIETVALUES THỰC HIỆN 97

3.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện 97

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt

động trong kiểm toán BCTC tại Vietvalues 98

3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt .100

KẾT LUẬN 105

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

PHỤ LỤC 107

DANH MỤC VIẾT TẮTVietvalues Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt

DANH MỤC BẢNG BIỂU , SƠ ĐỒ

Bảng 2.3 Trích chỉ mục hồ sơ kiểm toán chi tiết đối với phần

hành Chi phí hoạt động

54Bảng 2.4 Bảng câu hỏi tìm hiểu, đánh giá hệ thống KSNB 71

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 2.1 Chỉ mục hồ sơ kiểm toán của Công ty TNHH Kiểm

toán và Tư vấn Chuẩn Việt

117

Phụ lục 2.2 Hợp đồng kiểm toán giữa Công ty A và Vietvalues 125

Phụ lục 2.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trước kiểm

toán

136

LỜI MỞ ĐẦU

Trên con đường đổi mới, hội nhập khu vực và quốc tế, Việt Nam đangtừng bước phát triển và đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Chuyển đổisang nền kinh tế thị trường, thực hiện chủ trương đa dạng hóa các hình thức

sở hữu, các thành phần kinh tế mở rộng và ngày càng đóng vai trò quan trọngtrong quá trình phát triển kinh tế của đất nước Tuy nhiên, trong những bướcchuyển đổi cơ chế kinh tế, có nhiều quan hệ mới, phức tạp nảy sinh Đặc biệtthị trường tài chính luôn hớp dẫn, sôi động nhưng cũng chứa đựng đầy rẫy rủi ro

Trước thực trạng đó, kiểm toán ra đời và phát triển như một nhu cầu tấtyếu khách quan Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, ngành kiểmtoán hiện nay đã có nhiều bước tiến quan trọng Nhu cầu sử dụng dịch vụkiểm toán ngày càng cao, trước hết là tuân thủ pháp luật, sau đó là vì lợi íchcủa doanh nghiệp Thực vậy, kiểm toán đem lại niềm tin cho những ngườiquan tâm Kiểm toán góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế, là công cụ của Nhànước để kiểm soát nền tài chính quốc gia Kiểm toán cung cấp thông tin chínhxác cho các nhà đầu tư để có hướng đầu tư đúng đắn Không những thế kiểmtoán còn hỗ trợ cho các nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả, hiệu nănghoạt động của doanh nghiệp

Kiểm toán chi phí hoạt động là một phần tương đối quan trọng trongKiểm toán Báo cáo tài chính Là một loại chi phí nên chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua đó chỉ tiêu lợi nhuận củadoanh nghiệp được xác định một cách chính xác Bởi vậy, chi phí hoạt độngảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ, ảnhhưởng tới quyết định đầu tư hay cho vay của những đối tượng quan tâm bênngoài doanh nghiệp cùng với sự quản lý của Nhà nước Sự quan trọng đó

của chi phí hoạt động đã khiến thiết kế và thực hiện quy trình kiểm toánkhoản mục chi phí hoạt động trở thành một trong những vấn đề rất được quantâm của các cuộc kiểm toán và sự hoàn thiện kiểm toán khoản mục chi phíhoạt động là điều tất yếu cần thiết.

Trong quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại công tyTNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt (Vietvalues) em đã có điều kiện tìmhiểu về quy trình kiểm toán chi phí hoạt động trong các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh cũng như trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ Do đó,càng nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của chi phí hoạt động trong cuộc kiểmtoán Báo cáo tài chính nên em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt thực hiện” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

Với mục đích nghiên cứu là: tìm hiểu về quy trình kiểm toán khoảnmục Chi phí hoạt động do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việtthực hiện có gì khác so với các công ty kiểm toán khác và đề xuất ý kiếnnhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động trongkiểm toán BCTC

Đối tượng nghiên cứu là: nghiên cứu lý luận và đánh giá thực trạng vềquy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC docác công ty kiểm toán độc lập thực hiện

Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu và đánh giá thực trạng quy trình kiểmtoán khoản mục Chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do Vietvalues thựchiện Số liệu trong đề tài là số liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán

khoản mục Chi phí hoạt động tại Công ty A cho năm tài chính 2014, là mộtkhách hàng của Vietvalues – Chi nhánh Hà Nội.

Phương pháp nghiên cứu là sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩaduy vật biện chứng kết hợp các phương pháp so sánh, đối chiếu, tổng hợp,phân tích

Về phương pháp luận: Đề tài được nghiên cứu và thực hiện dựa trênphép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp với tư duy và khoa học logic

Về kỹ thuật: Đề tài đã sử dụng kết hợp các phương pháp như khảo sát,quan sát, phân tích, tổng hợp, đối chiếu…

Ngoài phần mở đầu, danh mục bảng biểu, kết luận… luận văn tốtnghiệp của em gồm 3 chương chính:

Chương 1: Lý luận cơ bản về chi phí hoạt động và kiểm toán chi phíhoạt động trong Báo cáo tài chính

Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí hoạtđộng trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tưvấn Chuẩn Việt

Chương 3: Phương pháp và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toánkhoản mục Chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty

TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việt.

Về khoa học: đề tài góp phần tổng hợp những kiến thức về kiểm toánkhoản mục Chi phí hoạt động đã được đúc kết trước đó trong cá quyết định,nghị định, thông tư, chuẩn mực… Thông qua việc lựa chọn những nội dungtiêu biểu để đưa vào làm căn cứ, đề tài đem đến cho người đọc cái nhìn khái

quát về quy trình kiểm toán một khoản mục trong kiểm toán Báo cáo tàichính.

Về thực tiễn: thông qua những kiến thức thực tiễn tổng hợp được khitham gia kiểm toán trực tiếp tại đơn vị khách hàng, đề tài còn giúp cho ngườiđọc có được hiểu biết chân thực hơn về quy trình kiểm toán khoản mục Chiphí hoạt động Quan trọng hơn đó là đề tài tạo cơ hội cho thực tập sinh có thểtăng them kiến thức về kiểm toán, giúp đơn vị nhìn nhận những ưu điểm, hạnchế để có những biện pháp cải thiện nhằm nâng cao chất lượng cuộc kiểmtoán và báo cáo kiểm toán

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG BÁO CÁO TÀI

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liênquan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêngđược cho bất kỳ một hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồmlương cho Ban giám đốc và nhân viên quản lý, khấu hao nhà xưởng vàphương tiện sử dụng của Bộ phận văn phòng, đồ dùng văn phòng, thuế nhàđất, các chi phí văn phòng, chi phí quản lý hành chính và các chi phí khác

Chi phí hoạt động nói chung bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp là những chi phí bao gồm những đặc điểm sau:

- Chi phí hoạt động là những chi phí gián tiếp, các khoản chi phí nàyphát sinh không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

- Cơ sở để ghi nhận các loại chi phí này là dựa vào các chính sách, quyđịnh của Nhà nước cũng như của đơn vị, bao gồm các quy định về việc chi tiềnhoa hồng trong giao dịch, môi giới bán hàng; quy định về tiền công tác phí chonhân viên bán hàng; quy chế về chi tiếp khách, quảng cáo

- Chi phí hoạt động là một trong các cơ sở để xác định chỉ tiêu lợi nhuận

và các loại thuế khác nên rất nhạy cảm với các gian lận nảy sinh trong quátrình xác định lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

- Các chỉ tiêu chi phí phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh luôn có mỗi quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu thu chi tiền mặt, tiềngửi, là những yếu tố động và dễ xảy ra gian lận.

- Tất cả các chỉ tiêu về chi phí phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh có mối quan hệ rất chặt chẽ với các chỉ tiêu phản ánh trênBảng cân đối tài sản: tiền lương; công cụ, dụng cụ; khấu hao tài sản cố định;tiền,

1.1.2 Các quy định về hạch toán chi phí hoạt động.

Để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, theochế độ hiện hành, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 641 – Chi phí bán hàng, gồm các tài khoản cấp 2 sau:

- TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

- TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, gồm các tài khoản cấp 2 sau:

- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

Việc hạch toán 2 loại chi phí này được mô tả theo 2 sơ đồ sau:

Chi phí nhân viên quản lý

Chi phí theo dự toán

Các khoản ghi giảm

Chi phí liên quan khác

TK 133

chi phí quản lý Kết chuyển chi phí

quản lý doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1 Hạch toán tổng hợp Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí lương và các khoản

trích theo lương của NV BH

Sơ đồ 1.2 Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng

1.2 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT

ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC

1.2.1 Vai trò của chi phí hoạt động trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Vai trò của chi phí hoạt động trong chi phí sản xuất kinh doanh

Chi phí hoạt động có một đặc điểm quan trọng đó là nó là một loại chiphí gián tiếp đối với quá trình sản xuất nhưng lại là một chỉ tiêu trực tiếp đểxác định thu nhập chịu thuế Chính vì đặc điểm đó mà nảy sinh nhiều vấn đềtrong công tác kế toán cũng như kiểm toán đối với các khoản mục này

Trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chi phí hoạt động lànhững chi phí đơn giản, phát sinh từ hoạt động bán hàng hay chi phí phục vụban quản lý Từ đó chi phí hoạt động được ghi nhận dựa vào các chính sách,quy định cuat Nhà nước hay của đơn vị Tuy nhiên đối với các doanh nghiệpsản xuất, kinh doanh quy mô lớn, đa ngành đa nghề, đa sản phẩm; các doanhnghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; doanh nghiệp thương mại;doanh nghiệp cung cấp các dịch vị như hàng không, dịch vụ bưu điện thì chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí chủ đạo trong tổngchi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Có thể kể ra một số vai tròquan trọng của chi phí hoạt động như:

- Các khoản mục chi phí trên Báo cáo kết quả kinh doanh là những chỉtiêu quan trọng phản ánh tổng quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệptrong kỳ Mọi sai sót liên quan đến việc phản ánh chi phí đều có ảnh hưởngtrực tiếp tới việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Chi phí hoạt động cũng ảnh hưởng tới các khoản mục trên Bảng cânđối kế toán Một sự thay đổi lớn về chi phí hoạt động sẽ làm thay đổi số dưcủa tài khoản lợi nhuận, thuế phải nộp…

- Chi phí hoạt động phát sinh thường liên quan đến các khoản phải trảngắn hạn hay các khoản phải trả ngay là những yếu tố có khả năng tồn tạigian lận cao.

- Đối với ngân sách thì các chỉ tiêu chi phí là một trong các cơ sở đểxác định thu nhập chịu thuế do đó luôn đòi hỏi đơn vị hạch toán tuân thủ theođúng quy định, điều này cũng đòi hỏi các kiểm toán viên phải thận trọng khikiểm toán các khoản mục này nếu họ không muốn khách hàng của mình bịtruy thu thuế vị hạch toán chi phí không hợp lý, hợp lệ

Quả thực không thể phủ nhận vai trò quan trọng của chi phí hoạt độngtrong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó chi phí hoạt động cũng

có một số ảnh hưởng nhất định đến một cuộc kiểm toán

 Vai trò của chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính

Vì các đặc điểm trên mà chi phí hoạt động thường được đánh giá làquan trọng trong hạch toán kế toán đồng thời chi phí hoạt động cũng có ảnhhưởng nhất định đến một cuộc kiểm toán tài chính vì những lý do sau đây:

- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được xem làmột khoản mục trọng yếu trong Báo cáo tài chính của doanh nghiệp do đó khithực hiện kiểm toán thì phải được thực hiện đầy đủ để tránh bỏ sót những saisót có thể có đối với khoản mục này

- Khoản mục chi phí hoạt động không những bản thân nó trọngyếu mà còn ảnh hưởng tới các khoản mục trong Báo cáo tài chính Do đókiểm tra, xem xét việc tập hợp và kết chuyển chi phí hoạt động cũng chính làviệc xem xét tính đúng đắn của các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán như:lợi nhuận, thuế phải nộp

- Tính đúng đắn của việc tập hợp chi phí sản xuất là một sơ sởquan trọng để kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình về Báo cáo tài chính củadoanh nghiệp đồng thời đừa ra những lời tư vấn giúp doanh nghiệp hoàn thiện

hơn trong công tác hạch toán kế toán cũng như công việc kinh doanh củakhách hàng.

toán chi phí mà kiểm toán viên phải quan tâm trong quá trình kiểm toán.

Khi thực hiện kiểm toán chi phí nói chung và chi phí hoạt động nóiriêng, kiểm toán viên thường quan tâm đến các chuẩn mực (nguyên tắc ) sau:

- Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc này đòi hỏi việc sử dụngphương pháp hạch toán chi phí phải thống nhất giữa kỳ này với kỳ trước đồngthời việc sử dụng các phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán, tập hợphay phân bổ chi phí phải được thực hiện trên cơ sở thống nhất giữa các kỳ vànếu có sự thay đổi thì phải trình bày ảnh hưởng trên Thuyết minh Báo cáo tàichính

- Nguyên tác thận trọng: Đảm bảo sự an toàn khi tính toán cáckhoản chi phí và thu nhập Cụ thể thu nhập phải được đảm bảo chắc chắn, chiphí phải được tính đúng, tính đủ một cách tối đa

- Nguyên tắc phù hợp: Hạch toán chi phí phải đúng đối tượng chịuphí, đúng thời kỳ và phù hợp với thu nhập trong kỳ

Ngoài ra trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên không chỉ quan tâmđến các chuẩn mực chung mà phải còn phải dựa vào các quy định, chế độ củaNhà nước về hạch toán và ghi nhận chi phí, như các quy định sau:

- Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp

- Nghị định của Chính phủ số 30/1998/NĐ-CP ngày 13/05/1998quy định chi tiết thi hành Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp

- Nghị định của Chính phủ số 30/1998/NĐ-CP ngày 04/06/2001sửa đổi, bổ sung 1 số điều của Nghị định số 30/1998/NĐ-CP ngày 13/05/1998của chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp

- Thông tư 18/2002/TT-BTC ngày 20/02/2002 hướng dẫn thi hànhNghị định số 26/2001 ngày 04/06/2001 và Nghị định số 30/1998 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp.

- Thông tư của Bộ tài chính số 13/2001/TT-BTC ngày 06/03/2001hướng dẫn thi hành quy định về thuế đối với các hình thức đầu tư theo Luậtđầu tư nước ngoài tại Việt Nam

1.2.2 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạtđộng kinh doanh của mọi loại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanhnghiệp như doanh nghiệp thương mại, các tập đoàn sản xuất, các công ty xâydựng… Chi phí hoạt động là chi phí gián tiếp ảnh hưởng lớn đến kết quả thuđược trong kỳ của một doanh nghiệp Chi phí hoạt động xuất hiện trên báocáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong các cơ sở để xác địnhcác chỉ tiêu quan trọng, do đó việc phản ánh sai lệch chi phí hoạt động sẽ dẫnđến các chỉ tiêu sau đó như lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp,lợi nhuận sau thuế sẽ phị phản ánh lệch lạc

Với vai trò quan trọng của khoản mục chi phí hoạt động như vậy, do đótrong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động luôn đượcquan tâm đúng mức Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra một cách thậntrọng để đảm bảo không bỏ qua những sai sót trọng yếu

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200- Mục tiêu và nguyên tắc

cơ bản chi phối kiểm toán Báo cáo tài chính ( Ban hành theo quyết định số

120/1999/QĐ-BTC ngày 27/09/1999 của Bộ tài chính ): Mục tiêu của cuộckiểm toán Báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toánđưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở Chuẩnmực và Chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận hay không, có tuân

thủ pháp luật hiện hành ( hoặc được chấp nhận ), có tuân thủ pháp luật liênquan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không?

- Mục tiêu hợp lý chung: Mục tiêu này giúp kiểm toán viên xemxét đánh giá tổng thể các số dư tài khoản trên cơ sở cam kết chung về tráchnhiệm trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý và vớitất cả các thông tin mà kiểm toán viên thu được qua khảo sát thực tế ở kháchhàng trong quan hệ với việc lựa chọn các mục tiêu chung khác

- Các mục tiêu chung khác: được đặt ra tương ứng với các cam kếtcủa Ban giám đốc là hiệu lực, tính giá, quyền và nghĩa vụ, chính xác cơ học,phân loại và trình bày

- Mục tiêu hiệu lực: là hướng tới xác minh tính có thật của các sốtiền trên các khoản mục Có thể xem mục tiêu này hướng tới tính đúng đắn vềnội dung kinh tế của các khoản mục trong quan hệ với các bộ phận cấu thànhkhoản mục đó Từ đó phản ánh số tiền phản ánh vào Báo cáo tài chính là cóthật

- Mục tiêu đầy đủ: là hướng tới xác minh sự đầy đủ về các thànhphần cấu thành nên số tiền ghi nhận trên khoản mục

- Mục tiêu quyền và nghĩa vụ: bổ sung cho cam kết về quyền vànghĩa vụ của Ban giám đốc với ý nghĩa xác minh lại quyền sở hữu ( hoặcquyền sở dụng lâu dài được pháp luật thừa nhận ) về tài sản và nghĩa vụ pháp

lý đối với các khoản nợ và vốn

- Mục tiêu định giá: là hướng xác minh vào cách thức và kết quảbiểu hiện tài sản, vốn, chi phí, thu nhập bằng tiền Mục tiêu này hướng tớiviệc thẩm tra giá trị thực tế kể cả cách thức đánh giá theo nguyên tắc kế toán,thực hiện các phép tính số học Tuy nhiên mục tiêu này không ngoại trừ quátrình xem xét mối liên hệ về cơ cấu có ảnh hưởng tới số tiền ghi trong Báo

cáo tài chính và mục tiêu này được sử dụng để xác nhận cam kết của các Bangiám đốc về đánh giá và phân bổ.

- Mục tiêu phân loại: là hướng xác minh và xem xét lại việc xácđịnh các bộ phận, các nghiệp vụ đưa vào các tài khoản cùng việc sắp xếp cáctài khoản đó trong Báo cáo tài chính theo bản chất kế toán được thể chế bằngvăn bản pháp lý cụ thể đang có hiệu lực

- Mục tiêu chính xác cơ học: là hướng xác minh về sự đúng đắntuyệt đối qua con số cộng sổ, chuyển sổ, các sổ chi tiết tài khoản Cần nhất trívới các con số trên các sổ phụ tương ứng với số cộng gộp của từng tài khoảnvới số tổng cộng trên các sổ phụ có liên quan và các số chuyển sổ san trangphải thống nhất với nhau

- Mục tiêu trình bày: là hướng xác minh vào cách ghi và cáchthuyết trình các số dư ( hay các số phát sinh ) trên các Báo cáo tài chính Đểthực hiện mục tiêu này kiểm toán viên phải thử nghiệm chắc chắn đó là tất cảcác tài khoản của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh cùngcác thông tin liên quan đã được trình bày đúng và đã được thuyết minh rõràng trong các bảng và các giải trình kèm theo

Mục tiêu kiểm toán chung được cụ thể hóa vào từng khoản mục, từngphần hành cụ thể gọi là các mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toánđặc thù được xác minh trên cơ sở các mục tiêu chung và đặc điểm, bản chấtcủa từng khoản mục hay từng phần hành cùng việc phản ánh theo dõi chúngtrong hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ Cụ thể các mục tiêu kiểmtoán đối với chi phí hoạt động là:

- Mục tiêu đầy đủ: Mọi nghiệp vụ chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp thực tế phát sinh đều được bao hàm trêm Báo cáo kết quảkinh doanh Trên thực tế thì xu hướng khai giảm chi phí hoạt động thường

xảy để nhằm làm đẹp tình hình tài chính Khi thử nghiệp đạt yêu cầu chỉ rarằng công việc kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ thì kiểm toánviên tập trung vào thử nghiệm cơ bản.

- Mục tiêu hiện hữu: Mọi nghiệp vụ về khoản mục chi phí hoạt độngđược ghi nhận trên Báo cáo kết quả kinh doanh thực tế phát sinh

- Mục tiêu đúng kỳ: Các chi phí hoạt động được ghi nhận trong kỳ kếtoán là phát sinh đúng kỳ đó và phù hợp với doanh thu được ghi nhận trong

- Mục tiêu trình bày và công bố: Các tài khoản chi phí hoạt động đượctrình bày trên Báo cáo tài chính, thuyết minh Báo cáo tài chính là phù hợp

Ngoài ra trong quá trình kiểm toán chi phí hoạt động, kiểm toán viêncũng rất quan tâm đến tính tuân thủ trong việc hạch toán các khoản mục chiphí này Với mục tiêu này kiểm toán viên phải thu thập đủ bằng chứng đểchứng minh việc hạch toán chi phí hoạt động tại doanh nghiệp đúng hoặcchưa đúng quy định của Nhà nước cũng như các quy định do doanh nghiệp đềra

1.2.3 Nội dung kiểm toán chi phí hoạt động

Khi kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động, nội dung công việcthường bao gồm:

 Thu thập bảng tổng hợp các loại chi phí hoạt động, thực hiện sosánh chi phí năm kiểm toán với các năm trước, so sánh chi phí thực tế phát

dinh với chi phí trong dự toán của doanh nghiệp từ đó có thể thấy các biếnđộng bất thường và tìm hiểu nguyên nhân của những biến động đó.

 Phải thực hiện kiểm toán phối hợp với các bằng chứng thu được

từ các phần hành kiểm toán khác có liên quan Chẳng hạn:

- Chi phí khấu hao liên quan đến khoản mục tài sản cố định

- Chi phí tiền lương, nhân công, tiền ăn giữa ca, các khoản mang tínhchất tiền công, tiền lương khác liên quan đến khoản mục tiền lương và cáckhoản trích theo lương

- Chi phí nghiên cứu khoa học, công nghệ, chi phí dịch vụ mua ngoàiliên quan đến các khoản mục tiền mặt, tiền gửi, các khoản phải trả

- Chi phí lãi vay liên quan đến các khoản vay

- Chi phí dự phòng phải thu khó đòi liên quan đến các khoản phải thukhách hàng

- Chi phí tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếptân, chi phí giao dịch đối ngoại, hoa hồng môi giới liên quan đến tài khoảntiền và tài khoản phải trả

- Các khoản thuế, phí, lệ phí, tiền thuê đất phải nộp liên quan đến tàikhoản 333

- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị liên quan đến khoảnmục tài sản cố định và tài khoản phải trả

- Chi phí bảo hành sản phẩm thì liên quan đến khoản mục tiền mặt, hàngtồn kho và tài khoản phải thu

 Lập bảng phân tích các tài khoản chi phí có khả năng xảy ra saiphạm cao như chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí vận chuyển hàng bán,các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác,…

 Soát xét các khoản chi phí quy mô lớn và bất thường

 Thu thập thu giải trình của Ban giám đốc về các cam kết thuê tàisản, các chi phí phát sinh không nằm trong dự toán và các nghiệp vụ xảy rakhông thường xuyên.

1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp là một trong những chỉ tiêu được nhà quản lý của mỗi doanh nghiệprất quan tâm Vì nếu chi phí được quản lý tốt đồng nghĩa rằng vấn đề chỉ tiêuđạt được hiệu quả cao, chi đúng mục đích, chi tiêu phù hợp, lợi nhuận củadoanh nghiệp tăng lên và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp kháctrên thị trường

Một số thủ tục kiểm soát nội bộ mà khách hàng của Vietvalues áp dụngnhằm kiểm soát chi phí hoạt động có hiệu quả:

- Thủ tục bất kiêm nhiệm: Thủ tục này cách ly thích hợp về trách nhiệmgiữa bốn chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi sổ Đây là thủ tục

có tác dụng kiểm soát tương đối hữu hiệu vì bản thân việc phân chia tráchnhiệm là một yếu tố tạo nên sự kiểm soát hiện hữu

- Thủ tục phê duyệt: Biện pháp này cho phép nghiệp vụ về chi phí đượcphát sinh khi có đầy đủ sự phê duyệt Việc phê duyệt phải phù hợp với quychế và chính sách của Công ty, phải đúng thẩm quyền Khi phê duyệt cần tuânthủ các quy định như cấp phê duyệt chi phí, dấu hiệu của phê duyệt chi phí,cấp ủy quyển

- Thủ tục đối chiếu: Khi phát sinh chi phí các phòng ban trong đơn vịtiến hành đối chiếu từ đó giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sóttrong việc ghi nhận các nghiệp vụ chi phí đồng thời cũng góp phần tăng tinhthần trách nhiệm giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát các khách thể kiểm toán củaVietvalues cũng tiến hành một số bước nhằm kiểm soát chi phí hoạt độngnhư:

- Lập định mức về chi phí: Định mức cho các khoản chi phí như chi phíbán hàng theo tỷ lệ với doanh thu bán hàng năm trước… Trên cơ sở phân tíchhoạt động kinh doanh, nghiên cứu những năm trước

- Phân tích biến động trong kỳ: Dựa vào các thông tin chi phí thực tế và

so sánh với định mức đã thiết lập, Doanh nghiệp xác định được sự khác biệtgiữa chi phí thực tế và định mức đã đề ra, từ đó để nhận thấy những nơi chiphí biến động

- Điều tra nguyên nhân biến động chi phí: Khi đã biết được nơi có biếnđộng chi phí lớn, doanh nghiệp tiến hành xác minh nguyên nhân biến độngchi phí là do nguyên nhân nào? Chủ quan hay khách quan? Đồng thời tìmcách giải quyết vấn đề

1.2.5 Những sai phạm thường gặp khi tiến hành kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động.

Tại các khách thể của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Chuẩn Việtcông tác kiểm soạt nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động thường đượcđặt ra qua một số thủ tục và bước kiểm soát như đã trình bày ở trên Bên cạnhnhững khách thể KSNB chi phí hoạt động hiệu quả vẫn còn những khách thể

mà các thủ tục kiểm soát còn chưa phát huy hết tác dụng, hoặc áp dụng chưamang lại hiệu quả…

Khoản mục chi phí hoạt động là một khoản mục với nhiều khoản mụcchi phí khách nhau Các nghiệp vụ chi phí phát sinh một cách thường xuyên,hạch toán khoản mục chi phí hoạt động liên quan tới nhiều phương pháp phân

bổ về khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước dài hạn… do đó làm tăng cơ hội chocác sai phạm nảy sinh dẫn đến rủi ro cao trong công tác kiểm toán Đồng thời,

chi phí hoạt động có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm Bởivậy, khoản mục chi phí hoạt động thường được đánh giá có rủi ro lớn.

Các sai phạm vẫn thường còn mắc phải tại các khách thể kiểm toán củaVietvalues:

 Chi phí phản ánh trên báo cáo, sổ kế toán cao hơn chi phí thực tế, trường hợp này được thể hiện như sau:

- Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí hoạt động những khoản chikhông có chứng từ hoặc hạch toán trùng hóa đơn

- Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh cả nhữngkhoản chi mà theo quy định là không được hạch toán vào chi phí sản xuấtkinh doanh như các tiền phạt do vi phạm pháp luật; các khoản chi phí kinhdoanh, chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức quy định; các khoản chiđầu tư xây dựng cơ bản; chi mua sắm tài sản cố định; các khoản chi thuộcnguồn kinh phí khác tài trợ; các khoản chi ủng hộ các cơ quan, tổ chức xã hội

và ủng hộ cán bộ công nhân viên ( trừ trường hợp đã có quy định của Chínhphủ cho tính vào chi phí kinh doanh ), chi từ thiện và các khoản chi kháckhông liên quan đến doanh thu, thu nhập chịu thuế

- Doanh nghiệp có sự nhầm lẫn trong việc tính toán, ghi sổ do đó làmcho chi phí ghi trong sổ sách, báo cáo kế toán tăng lên so với số phản ánh trênchứng từ kế toán

- Doanh nghiệp đã tính vào chi phí các khoản trích trước mà thực tếkhông chi hết nhằm làm giảm bớt lãi thực tế Ví dụ: trích trước chi phí sửachữa lớn tài sản cố định, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xâydựng, chi phí lãi vay…

- Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí trong năm các khoản chi phíthực tế đã phát sinh nhưng do nội dung, tính chất hoặc độ lớn của khoản chi

nên theo quy định các khoản chi này phải phân bổ cho nhiều kỳ sản xuất kinhdoanh.

 Chi phí phản ánh trên sổ, báo cáo thấp hơn chi phí thực tế, điều này biểu hiện cụ thể như sau:

- Có một số khoản thực tế đã chi, nhưng vì chứng từ thất lạc mà doanhnghiệp không có những biện pháp cần thiết để có chứng từ hợp lệ nên sốkhoản chi này không được hạch toán vào chi phí trong kỳ mà vẫn được treo ởcác tài khoản khác như tài khoản tạm ứng, nợ phải thu, ứng trước cho nhàcung cấp

- Có một số khoản thực tế đã chi nhưng do người được giao nhiệm vụchưa hoàn thành các thủ tục thanh toán Thí dụ: một cán bộ được ứng tiền đimua vật tư hoặc thực hiện một số công việc đã hoàn thành trong kỳ, nhưngđến cuối tháng cán bộ này vẫn không làm các thủ tục thanh toán, do đó nhữngkhoản chi này vẫn chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ Từ đó dẫn đếnchi phí trong kỳ này bị ghi thiếu trong khi chi phí của kỳ sau bị ghi tăng lên.Việc hạch toán như vậy sẽ không đúng kỳ dẫn đến lợi nhuận của doanhnghiệp bị phản ánh sai lệch

- Doanh nghiệp đã theo dõi và hạch toán các khoản chi tiêu cho nhữngcông việc chưa hoàn thành trong kỳ kế toán ( Chi phí dở dang ) theo giá hạchtoán thấp hơn so với chi phí thực tế của những công việc này mà không có sựđiều chỉnh

toán có sự nhầm lẫn, không đúng với thực tế Thí dụ: doanh nghiệp đã có sự

nhầm lẫn trong việc hạch toán giữa chi phí hoạt động kinh doanh với chi phíhoạt động tài chính và các chi phí khác

Những rủi ro thường gặp nói trên có nhiều nguyên nhân Song có thểnguyên nhân chủ yếu là do nhân viên kế toán chưa nắm được đầy đủ các quy

định về hạch toán chi phí hoặc do trình độ chuyên môn không cao, khôngnắm bắt những thay đổi về quy định, chế độ tài chính, kế toán đặc biệt khi mà

hệ thống chế độ nước ta chưa hoàn thiện đang có nhiều sửa đổi

1.3 QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯVẤN CHUẨN VIỆT THỰC HIỆN

Mục tiêu của phần hành này là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến vềtính trung thực và hợp lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt độngtrong kỳ của đơn vị khách hàng thông qua việc thu thập các bằng chứng kiểmtoán nhằm khẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, tính cóthật, tính chính xác, tính đúng kỳ, phân loại và trình bày

Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động cũng đảm bảo tuân theo quytrình kiểm toán BCTC chung của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn ChuẩnViệt thực hiện, bào gồm 3 giai đoạn, được khái quát ngắn gọi như sau:

1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, Kiểm toán viên và Công

ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán đượctiến hành một cách có hiệu quả

Kế hoạch kiểm toán có 3 loại: kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toántổng thể và kế hoạch kiểm toán chi tiết

Kế hoạch chiến lược: là định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và

phương pháp tiếp cận chung của cuộc kiểm toán do cấp chỉ đạo vạch ra dựatrên hiểu biết về tình hình hoạt động và môi trường kinh doanh của đơn vịđược kiểm toán Kế hoạch chiến lược phải được lập cho các cuộc kiểm toánlớn về quy mô, tính chất phức tạp, địa bàn rộng hoặc kiểm toán báo cáo tàichính của nhiều năm

Nội dung của kế hoạch chiến lược bao gồm:

- Những thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng

- Những vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính như chế độ kếtoán, chuẩn mực kế toán áp dụng, yêu cầu về lập báo cáo và quyền hạn củacông ty

- Xác định vùng rủi ro chủ yếu của doanh nghiệp và ảnh hưởngcủa nó tới báo cáo tài chính

- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Xác định mục tiêu kiểm toán trọng tâm và phương pháp tiếp cậnkiểm toán

- Xác định nhu cầu về sự hợp tác của các chuyên gia…

Kế hoạch kiểm toán tổng thể: mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến

hành công cuộc kiểm toán Trong giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập hiểubiết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán,

hệ thống kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lập kếhoạch kiểm toán chi tiết Sau đó đánh giá khả năng tồn tại những sai sót trọngyếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu, thực hiện các thủ tục phântích để xác định thời gian cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán đồng thời xácđịnh khối lượng các thủ tục kiểm toán cần thực hiện

Về việc lập kế hoạch tổng thể được tiến hành theo các bước sau đây:

 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.

Kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách

hàng không chỉ để xác minh tính hiện hữu của kiểm soát nội bộ mà còn làm

cơ sở để xác định phạm vi thực hiện các thủ nghiệm cơ bản trên số dư vànghiệp vụ

Nội dung tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng:

- Đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức và hoạt động của Bangiám đốc khách hàng nhằm khẳng định tính hợp lý của độ tin cậy vào hệthống kiểm soát nội bộ Tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát và hoạt động quản

lý của Ban giám đốc

Hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng bao gồm các chính sách, thủtục mà công ty khách hàng thiết lập để bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy củacác thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quảhoạt động Do đó việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàngđược tiến hành bằng cách tìm hiểu và đánh giá các chính sách, thủ tục kiểmsoát đối với từng khoản mục

- Tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng tới môi trường kiểm soát: phongcách làm việc của Ban giám đốc khách hàng; cam kết chung của Ban giámđốc khách hàng về việc đảm bảo độ chính xác và thực hiện các hệ thống kếtoán và thông tin đáng tin cậy; khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh củaBan giám đốc khách hàng; hoạt độgn của Ban giám đốc khách hàng

- Tìm hiểu chu trình kế toán áp dụng:

 Mục đích là để xây dựng được kế hoạch kiểm toán phù hợp vớimức độ tin cậy vào hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát cũng như cácnhóm nghiệp vụ quan trọng và số dư các tài khoản chủ yếu

 Nội dung của công việc này là tìm hiểu cách phân loại các nhómnghiệp vụ và sự liên hệ giữa các nhóm nghiệp vụ đó; tìm hiểu các nghiệp vụđược hạch toán có hệ thống và phi hệ thống và ảnh hưởng của vi tính hóa đếncông tác kế toán

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng đối với chi phí hoạt động.

Các chính sách, thủ tục mà kiểm toán viên cần thu thập đối với khoảnmục chi phí hoạt động là các quy định mà đơn vị áp dụng để hạch toán lương,

thưởng cho nhân viên bán hàng, nhân viên ở bộ phận quản lý, các quy định vềcông tác phí cho nhân viên đi công tác, quy định về chi phí đối với hoạt độnghoa hồng, quảng cáo… hay các định mức mà doanh nghiệp quy định cho cácloại phí nhất định Ngoài ra kiểm toán viên còn tìm hiểu các hoạt động củadoanh nghiệp để kiểm tra, giám sát chi phí phát sinh Để tiến hành tìm hiểucác hoạt động kiểm soát của khách hàng áp dụng đối với chi phí hoạt động cóthể sử dụng các câu hỏi sau:

Các câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động:

- Doanh nghiệp có thiết lập các quy định về hạch toán chi phí vàchi phí phát sinh có tuân theo các thủ tục đó không

- Các chứng từ chi có đúng mẫu nhà nước quy định không và cóđầy đủ các chữ ký cần thiết không

- Có phân cấp phê duyệt các loại chi phí không

- Các khoản chi có quy mô lớn có được phê duyệt đầy đủ không

và trình tự luân chuyển có tuân theo chế độ hay không

- Việc phân loại chi phí có được quy định hay không

- Có thực hiện đối chiếu chi phí trên Sổ tổng hợp và Sổ chi tiếtkhông…

 Thực hiện các thủ tục phân tích

Thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện là nhằmtìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, đánh giá tính liêntục hoạt động và xác định các sai phạm trọng yếu có thể tồn tại trên Báo cáotài chính Để đạt được mục tiêu trên kiểm toán viên sử dụng phương phápphân tích tỉ suất, các tỉ suất thường được áp dụng là hệ số quay vòng hàng tồnkho; các tỉ suất về khả năng thanh toán như tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷsuất thanh toán nhanh;… từ đó tìm ra các biến động Qua biến động kiểm toán

viên có thể có những hiểu biết ban đầu về tình hình hoạt động kinh doanh củakhách hàng, khả năng liên tục hoạt động đồng thời có thể khoanh vùng rủi rotrọng yếu Thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch có ý nghĩađối với việc xác định các thủ tục kiểm toán chi tiết cần thực hiện.

 Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro

Bước này, kiểm toán viên dựa vào những thông tin đã thu thập được đểđánh giá, nhận xét đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp

Mục tiêu của việc xác định mức độ trọng yếu là để:

- Ước tính mức độ sai sót có thể chấp nhận được cho mục đích báocáo

- Xác định phạm vi kiểm toán cần tập trung

- Đánh giá ảnh hưởng của các sai sót có thể xác định được và khôngxác định được lên Báo cáo tài chính

Kiểm toán viên xác định mức trọng yếu chung cho toàn bộ Báo cáo tàichính sau đó tiến hành phân bổ mức ước lượng này cho từng khoản mục trênBáo cáo tài chính Việc phân bổ này giúp cho kiểm toán viên xác định được

số lượng bằng chứng cần phải thu thập cho từng khoản mục với mức chi phíthấp nhất có thể mà vẫn đảm bảo tổng hợp các sai sót trên Báo cáo tài chínhkhông vượt quá mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu Cơ sở để thực hiệnphân bổ là dựa vào bản chất của khoản mục, rủi ro tiềm tang và rủi ro kiểmsoát được đánh giá sơ bộ đối với từng khoản mục, kinh nghiệm của kiểm toánviên và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục

Thông thường mức trọng yếu được xác định cho toàn bộ Báo cáo tàichính của mọi doanh nghiệp được dựa trên các chỉ tiêu Cụ thể:

- 2% tổng tài sản lưu động hoặc vốn chủ sở hữu

- 10% lợi nhuận sau thuế với giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục

- Từ 0,5% đến 3% tổng doanh thu

Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm có liên quan với nhau Theo Chuẩnmực Kiểm toán Việt Nam số 320, tính trọng yếu trong kiểm toán, mức độtrọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối quan hệ ngược chiều nhau có nghĩa lànếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại Do

đó, để đánh giá được mức độ trọng yếu của từng khoản mục thì phải xác địnhđược mức rủi ro có thể chấp nhận được

Rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán và kiểm toán viên đưa

ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi Báo cáo tài chính vẫn còn những saisót trọng yếu

Bất cứ một cuộc kiểm toán nào cũng có thể xảy ra rủi ro Tùy vào thực

tế và khả năng suy đoán dựa trên sự đánh giá tổng thể và kinh nghiệm củakiểm toán viên mà có thể đánh giá rủi ro của một cuộc kiểm toán ở các mức

độ khác nhau

Rủi ro cơ bản đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

là bị ghi tăng lên bằng cách vào sổ các chi phí không hợp lệ của doanh nghiệphoặc các chi phí không phải của doanh nghiệp Có thể nhận diện rủi ro nàynhư sau bằng cách dựa vào các đặc điểm sau:

- Các nghiệp vụ được hạch toán không theo hệ thống

- Các nghiệp vụ bất thường hay các nghiệp vụ phức tạp

- Các nghiệp vụ do Ban giám đốc can thiệp một các bất thường, liênquan đến đạo đức và tính liêm chính của Ban giám đốc

- Các nghiệp vụ phát sinh lần đầu, không phổ biến trong hoạt độngkinh doanh của khách hàng

- Các nghiệp vụ với các bên liên quan có quy mô và bản chất bấtthường

- Các nghiệp vụ có khả năng bất hợp pháp

- Các nghiệp vụ mà nói chung thường có khả năng sai phạm cao cho

dù nghiệp vụ đó khách hàng đã từng sai hoặc chưa

- Các sai sót cũ thường gặp của khách hàng

- Các nghiệp vụ mang tính ước tính của khách hàng

- Các nghiệp vụ thiếu sự soát xét hay đối chiếu định kỳ…

Dựa cào các dấu hiệu trên, nếu trong hạch toán kế toán của khách hàngchứa đựng nhiều đặc điểm như trên thì rủi ro được đánh giá là cao và ngượclại Tuy nhiên tùy vào từng khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên đưa ranhững rủi ro xác định khác nhau

 Thiết kế chương trình kiểm toán

Chương trình kiểm toán phải được lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểmtoán, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểmtoán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thế

Chương trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán được thiết kếthành hai loại thử nghiệm: thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm chi tiết, trong

đó thử nghiệm chi tiết bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết.Mỗi phần được chia nhỏ thành các chu kỳ nghiệp vụ và khoản mục trên Báocáo tài chính Việc thiết kế các loại thử nghiệm trên đều gồm 4 nội dung: xácđịnh thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gianthực hiện Trong đó thử nghiệm kiểm soát bao gồm các thủ tục kiểm toánđược thiết kế nhằm làm giảm rủi ro kiểm soát của từng mục tiêu kiểm soát nội

bộ Thủ tục phân tích được thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của các số

dư tài khoản đang được kiểm toán Thủ tục kiểm tra chi tiết được thiết kếnhằm thỏa mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục đang xem xét

Cụ thể các thủ tục kiểm toán áp dụng khi kiểm toán chi phí hoạt độngđược trình bày ở phần thực hiện kế hoạch kiểm toán

1.3.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán

1.3.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 500, quy định: “Thử nghiệm kiểmsoát là việc kiểm tra để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế phù hợp

và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ”

Kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với chi phí hoạtđộng để chắc chắn rằng các chi phí này được quản lý theo một cách thức đảmbảo rằng chúng đã được phát sinh cho các mục đích đã được quy định.Phương tiện hoặc các thiết bị khác và các đồ dùng cung cấp cho Ban giámđốc và các nhân viên phải được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng không đượcdùng cho các mục đích cá nhân

Cụ thể các thử nghiệm kiểm soát tương ứng với các thủ tục kiểm soátnội bộ là:

- Xem xét các chính sách, quy định của khách hàng đối với việc hạchtoán chi phí và kiểm tra thực tế công việc có được tiến hành như quy định củađơn vị hay không đồng thời sơ sánh với chế độ hiện hành

- Kiểm tra sự phê duyệt của các khoản chi đặc biệt là các loại chi phí hoahồng bán hàng hay chi phí quảng cáo phải được phê duyệt đầy đủ và phải hợp

lý Ngoài ra các chi phí vận chuyển hàng bán hoặc các chi phí do nhân viên tựquyết định phải được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số tiền đó đượcchi tiêu hợp lý đồng thời đảm bảo rằng các chi phí này phát sinh đúng mụcđích

- Kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi sổ các chứng từ phát sinh liên quanđến nghiệp vụ chi phí hoạt động bằng cách kiểm tra tính liên tục của cácchứng từ được ghi sổ Đồng thời xem xét liệu doanh nghiệp có thực hiện đánh

số liên tục các chứng từ và có để lại dấu hiệu gì nếu nghiệp vụ đã được ghi sổkhông

- Xem xét dấu hiệu kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việctập hợp và ghi sổ chứng từ, cộng dồn và chuyển sổ chính xác Có thể cộng lạimột số chứng từ phát sinh của chi phí hoạt động để kiểm tra tính chính xácmáy móc Ngoài ra cần phải kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ đối vớiviệc đối chiếu chi phí trên Sổ cái và Sổ chi tiết.

- Kiểm tra tính kịp thời của việc ghi sổ và cộng sổ chi phí bán hàng vàchi phí quản lý doanh nghiệp Về nguyên tắc tất cả các chi phí phát sinh phảiđược ghi sổ ngay để đáp ứng yêu cầu lập báo cáo của đơn vị

- Ngoài ra phải phỏng vấn những người có trách nhiệm để tìm hiểu quyđịnh phân loại chi phí trong doanh nghiệp đồng thời kiểm tra hệ thống tàikhoản cà sự phân loại sổ sách kế toán Thêm vào đó phải kiểm tra trình tự ghi

sổ và dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Có thể kiểm tra thêm Báo cáo của kiểm toán nội bộ để xác định tínhđúng đắn và hợp lý của Báo cáo Nếu Báo cáo của kiểm toán nội bộ có độ tincật cao thì sẽ giảm khối lượng các thử nghiệm chi tiết cần thực hiện

1.3.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 250, Quy trình phân tích làviệc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra xuhướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tinliên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến

Thủ tục phân tích được áp dụng trong tất cả các giai đoạn của cuộckiểm toán Các kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích để tìm ra nhữngthay đổi bất thường hay những thay đổi ngoài dự kiến trong hoạt động kinhdoanh của khách hàng mà có thể ảnh hưởng trọng yếu lên Báo cáo tài chính.Kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích để có những hiểu biết tổng quátnhất về nội dung Báo cáo tài chính và những thay đổi quan trọng trong hoạtđộng tài chính, cũng như có được những đánh giá về tính hợp lý của các

khoản mục chi phí và giảm bớt khối lượng công việc trong quá trình kiểmtoán cũng như giảm bớt rủi ro phát hiện.

Các thủ tục phân tích này bao gồm thu thập hoặc lạp bảng tổng hợp cácloại chi phí, sau đó so sánh với bảng chi phí của các năm trước Cụ thể đối vớichi phí hoạt động thì kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích sau:

 Kỹ thuật phân tích ngang: thực hiện so sánh chi phí kỳ này với chi

phí kỳ trước hoặc giữa các tháng trong kỳ

 So sánh khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp ( khi so sánh có thể kết hợp với chỉ tiêu doanh thu, kết quả hoạt độngkinh doanh ) của kỳ này với kỳ trước để có thể nhận xét tổng quát về tình hìnhthực hiện trong kỳ, về những bất hợp lý cần đi sâu để làm rõ nguyên nhânnhững bất hợp lý đó

So sánh, phân tích để có được những nhận biết, đánh giá về cơ cấu giữacác yếu tố trong khoản mục chi phí hoạt động Nếu thấy có biến động khôngbình thường, bất hợp lý giữa các yếu tố trong cơ cấu chi phí thì phải đi sâukiểm tra chi tiết làm rõ nguyên nhân

 So sánh tỷ trọng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpvới tổng chi phí hoạt động kinh doanh giữa kỳ kế toán này với các kỳ kế toánkhác để có thêm thông tin cần thiết giúp cho việc lựa chọn những nội dungcần đi sâu trong quá trình kiểm toán

 So sánh mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực

tế đã phát sinh với dự toán chi phí đã lập Nếu phát hiện những khác biệt lớnthì phải đi sâu làm rõ lý do về khác biệt đó

Sau đó tiến hành kiểm tra chi tiết các thay đổi bất thường Thủ tục phântích này có thể đi đến kết luận là các khoản chi phí đã trình bày hợp lý haychưa

 Kỹ thuật phân tích dọc: KTV thực hiện so sánh tỷ lệ từng nhóm chi

phí như chi phí lương, vật liệu… với lãi gộp giữa năm nay và năm trước

Kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích chi tiết bằng cách thu thậphoặc chuẩn bị bảng phân tích mang tính so sánh các chi phí bán hàng ( chi phíquản lý doanh nghiệp ) của năm nay với một hoặc hai năm trước và thực hiệncác công việc sau:

 Lấy số tổng cộng và đối chiếu chúng với Báo cáo tài chính

 Đối chiếu chi phí khấu hao với công việc kiểm toán đã thực hiệntrong phần tài sản cố định trên giấy tờ làm việc

 Đánh giá tính hợp lý của các khoản lương bằng cách tiến hành kiểmtra số bình quan giữa lương nhân viên bán hàng và tiền lương bình quân

 Đánh giá tính hợp lý của các chi phí bán hàng khác so với doanh thutrong năm

Sau đó thu thập các giải thích đối với các thay đổi đáng kể và tiến hànhđiều tra khi cần thiết

Riêng đối với các khoản chi phí đặc biệt như chi phí hoa hồng bán hànghay chi phí vận chuyển hàng bán và giải trí phục vụ cho việc bán hàng thì cầnphải thu thập một bảng phân tích chi tiết với giá trị trên X đồng và thực hiện:

 Lấy số tổng cộng và thực hiện đối chiếu với bảng phân tích đã thựchiện khi thực hiện phân tích các khoản chi phí bán hàng

 Kiểm tra các tài liệu bổ sung để đảm bảo rằng các số tiền đã trả làhợp lệ và phù hợp với các quy định và chế độ tài chính có liên quan

1.3.2.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết

Thực hiện các thủ tục phân tích có thể chứng minh được tính hợp lýcủa khoản mục chi phí phát sinh Tuy nhiên để đưa ra kết luận cuối cùng vềtính trung thực và hợp lý của khoản phí thì kiểm toán viên thực hiện thủ tụckiểm tra chi tiết Thủ tục kiểm tra chi tiết được tiến hành theo trình tự sau:

Xác định mục tiêu kiểm tra chi tiết: mục tiêu này là thu thập bằng

chứng về sai phạm trọng yếu trong các cơ sở dẫn liệu thuộc các mục tiêu kiểmtoán và ước tính giá trị chênh lệch kiểm toán đối với những cơ sở dẫn liệu củaBáo cáo tài chính đang chứa đựng khả năng có sai phạm trọng yếu

Thực hiện kiểm tra chi tiết:

Trước tiên là kiểm tra việc phản ánh chi phí hoạt động, rà soát xem việchạch toán các nghiệp vụ có đúng tài khoản, khoản mục chi phí quy định haykhông Cần đi sâu kiểm tra một số nghiệp vụ có số chi lớn ( kiểm tra việc ghichép, căn cứ ghi chép trên số liệu tổng hợp, sổ chi tiết, tính hợp lý, hợp lệ củachứng từ ) và phải đặc biệt quan tâm các chi phí hạch toán với các bên liênquan và các chi phí bất thường

Sau đó chọn một số khoản mục chi phí trọng yếu để kiểm tra chi tiết,chú ý tập trung vào các khoản chi phí lớn, những khoản chi phí không bìnhthường, những khoản chi chứa đựng sai sót, gian lận như: chi phí bán hàngbằng tiền, chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền, chi phí văn phòng, chi phíquảng cáo, tiếp thị Đối với chi phí khấu hao và chi phí tiền lương nên thựchiện riêng, còn lại với mỗi tài khoản thực hiện:

- Chọn từ đầu năm một số các nghiệp vụ chi phí phát sinh Sau đó trên cơ

sở mẫu đã chọn, thực hiện các thủ tục đối chiếu với các bằng chứng sau:

 Hóa đơn mua hàng hoặc sổ chi tiết nhà cung cấp ( nếu chi phíđược hạch toán tương ứng vào phần phải trả ) hoặc chứng từ chi tiền nếuthanh toán trực tiếp

 Dựa trên các hợp đồng, hóa đơn và các chừng từ liên quan khác

để tính toán lại, nếu chi phí được hạch toán tương ứng vào phần lãi phải trả

 Bảng tính toán các chi phí được trích từ khoản chi phí tríchtrước