Xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà Nội Hanteco

 Chương I: Cở sở phương pháp luận để xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp  Chương II: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại xây dựng Hà nội Hanteco  Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại xây dựng Hà nội Hanteco

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án

Đỗ Thị Hới

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã đượccác thầy, các cô trong học viện trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm hành trangcho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của cácthầy, các cô

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ Xây dựng phần mềm kế toánchi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà Nội Hanteco”,

em đã nhận được sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thốngthông tin kinh tế, ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên trong phòng kế toán của công

ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà Nội Hanteco đã tạo điều kiện thuậnlợi giúp em tiếp cận được thực tế công việc và có những thông tin bổ ích để hoànthành tốt đồ án tốt nghiệp này

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Vũ Bá Anh

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua.Thầy đã chỉ bảo và cungcấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này

Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị ,và các bạn cùng lớpnhững người đã giúp đỡ em rất nhiều về mặt tinh thần cũng như góp ý cho việc hoànthành đồ án tốt nghiệp cũng như trong suốt quá trình học tập

Đồ án tốt nghiệp đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế và saisót, em mong muốn nhận được các ý kiến góp ý, bổ sung của thầy cô và các bạn!

Em xin cảm ơn!

Hà Nội , Ngày 23 tháng 5 năm 2014

Sinh viên

Đỗ Thị Hới

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

DANH MỤC CÁC HÌNH ix

PHẦN MỞ ĐẦU 1

I Sự cần thiết của đề tài 1

II Mục tiêu của đề tài 1

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài 2

IV Phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

V Phương pháp nghiên cứu 2

VI Kết cấu của đồ án 2

CHƯƠNG I: CỞ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 3

1.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 3

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 3

1.1.1.2 Thành phần của một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thống thông tin kế toán 4

1.1.2 Cở sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.2.1 Khái niệm, thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán 5

1.1.2.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 7

1.1.2.4 Các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán 19

1.2 Những vấn đề cơ bản về kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp 23

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về vật tư 23

1.2.2 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán vật tư 23

1.2.2.1 Yêu cầu kế toán vật tư 23

1.2.2.2 Nhiệm vụ kế toán vật tư 23

1.2.3 Nguyên tắc và cách tính giá vật tư 24

1.2.4 Các hình thức kế toán 27

1.2.4.1 Hình thức kế toán Nhật kí chung 28

1.2.4.2 Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái 28

1.2.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 29

1.2.4.4 Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ 29

1.2.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 30

1.2.5 Các tài khoản kế toán, chứng từ và báo cáo sử dụng trong công tác kế toán vật tư 30

1.2.5.1 Các tài khoản kế toán 30

1.2.5.2 Các chứng từ sử dụng 30

1.2.5.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng 31

1.2.5.4 Các báo cáo sử dụng 31

1.2.6 Kế toán tổng hợp vật tư 31

1.2.6.1 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 31

1.2.6.2 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ 33

1.2.6.3 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật tư 35

1.2.6.4 Kế toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho 37

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI XÂY DỰNG HÀ NỘI HANTECO 38

2.1 Giới thiệu chung về Công ty CP Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 38

2.1.1 Giới thiệu về Công ty CP Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 38 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 38

2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh 38

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ 39

2.1.5 Bộ máy quản lý 40

2.2 Thực trạng của hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 42

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng

Hà nội Hanteco 42

2.2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 44

2.2.2.1 Về con người 44

2.2.2.2 Về phần cứng 44

2.2.2.3 Về thủ tục 44

2.2.2.4 Về dữ liệu 44

2.2.2.5 Về chương trình 45

2.2.3 Tổ chức công tác kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 45

2.2.3.1 Hình thức kế toán 45

2.2.3.2 Chứng từ kế toán 45

2.2.3.3 Tài khoản kế toán 46

2.2.3.4 Sổ kế toán 46

2.2.3.5 Báo cáo tài chính 46

2.2.3.6 Quy trình hệ thống nghiệp vụ 47

2.2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 48

2.3 Đánh giá hiện trạng và phương pháp khắc phục 49

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 49

2.3.2 Về các thành phần của hệ thống thống tin kế toán vật tư 49

2.3.2.1 Về con người 49

2.3.2.2 Về phần cứng 50

2.3.2.3 Về thủ tục 50

2.3.2.4 Về dữ liệu 51

2.3.2.5 Về chương trình 51

2.3.3 Về tổ chức công tác kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 52

2.3.3.1 Về hình thức kế toán 52

2.3.3.2 Về tài khoản kế toán sử dụng 53

2.3.3.3 Về hệ thống chứng từ 53

2.3.3.4 Về quy trình hạch toán nghiệp vụ 54

2.3.3.5 Về hệ thống sổ 54

2.3.3.6 Về hệ thống báo cáo 55

2.3.3.7 Về ứng dụng CNTT trong công ty 55

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI XÂY DỰNG HÀ NỘI HANTECO 57

3.1 Phân tích hệ thống 57

3.1.1 Mô tả bài toán 57

3.1.2 Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra 59

3.1.2.1 Dữ liệu đầu vào 59

3.1.2.2 Thông tin đầu ra 59

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán 60

3.1.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 60

3.1.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng 61

3.1.3.3 Mô tả chi tiết chức năng lá 61

3.1.3.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu 63

3.1.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu 65

3.1.4 Mô hình dữ liệu – mô hình E/R 70

3.1.4.1 Từ điển dữ liệu 70

3.1.4.2 Xác định thực thể và các thuộc tính 72

3.1.4.3 Xác định mối quan hệ và các thuộc tính 73

3.1.4.4 Mối quan hệ và các thực thể 75

3.1.4.5 Mô hình E/R 76

3.2 Thiết kế phần mềm kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà nội Hanteco 77

3.2.1 Thiết kế CSDL: Chuyển từ mô hình E-R sang mô hình quan hệ 77

3.2.1.1 Biểu diễn các thực thể 77

3.2.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ thành biểu đồ tương ứng 77

3.2.1.3 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ 78

3.2.2 Thiết kế mô hình vật lý 79

3.2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 79

3.2.2.2 Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ 88

3.3 Chương trình Demo 89

3.3.1 Lựa chọn công cụ cài đặt 89

3.3.2 Thiết kế mô-đun chương trình 89

3.3.3 Giao diện chương trình 90

3.3.4 Một số FORM chính 92

3.3.5 Một số Report 97

KẾT LUẬN 102

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

PHỤ LỤC A: MỘT SỐ MẪU CHỨNG TỪ VÀ SỔ CÔNG TY SỬ DỤNG 104

PHỤ LỤC B: MỘT SỐ CODE ĐƯƠC SỬ DỤNG TRONG PHẦN MỀM 109

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

thuộc tính Bảng 3.5 Bảng thể hiện mối quan hệ và các thực

thể

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số thứ tự hình Tên đầy đủ của hình

Hình 1.1 Sơ đồ thể hiện mối quan hệ của HTTTQL và

HTTTKT Hình 1.2 Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTTKT Hình 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Nhật ký chung Hình 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Nhật ký – Sổ cái Hình 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Chứng từ ghi sổ Hình 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Chứng từ ghi sổ Hình 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

trên máy vi tính

Hình 1.8 Trình tự kế toán tổng hợp vật tư theo phương

pháp kê khai thường xuyên Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu

tư và thương mại Hà nội Hanteco

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu

tư và Thương mại xây dựng Hà Nội Hanteco

Hình 3.2 Biểu đồ phân rã chức năng Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1(Tiến trình 1.1: Xử lý

nghiệp vụ nhập kho) Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1(Tiến trình 1.2: Xử lý

nghiệp vụ xuất kho) Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1(Tiến trình 1.3: Xử lý

kiểm kê, đánh giá lại) Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức( Tiến trình 1.4: Lập sổ

kế toán) Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức( Tiến trình 1.5: Lập

báo cáo) Hình 3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức( Tiến trình 1.6: Nhập

tồn kho vật tư)

PHẦN MỞ ĐẦU

I Sự cần thiết của đề tài

Khoa học kĩ thuật ngày càng trở nên phát triển, mọi hoạt động cũng như mọilĩnh vực hiện này đều áp dụng các công nghệ, tin học tiên tiến để nâng cao hiệu quảcao nhất có thể Đặc biệt hơn trong lĩnh vực kinh tế, việc ứng dụng tin học là cần thiếthơn bao giờ hết trong các hoạt động ở mọi doanh nghiệp Hiện nay, chỉ với một chiếcmáy vi tính người ta có thể xử lý được một khối công việc khổng lồ mà con người khó

có thể xử lý thủ công trong một thời gian ngắn mà lại cho ra các kết quả chính xác đếnvậy

Đặc biệt là công tác kế toán trong doanh nghiệp yêu cầu mức độ theo dõi vàquản lý liên tục hàng ngày, hàng giờ do đó việc ứng dụng tin học, các phần mềm quản

lý để nâng cao hiệu quả và giảm nhẹ các việc theo dõi thủ công là điều rất cần thiết củamỗi doanh nghiệp

Qua khảo sát thực trạng tin học và việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Công

ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà Nội Hanteco là một doanh nghiệp

hoạt động ở lĩnh vực xây dựng do vậy nhu cầu quản lý theo dõi liên quan đến vật tưmột trong những đầu vào quan trọng của quá trình xây dựng cơ bản là rất quan trọng

và hoàn toàn cần thiết Do đó, công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp cần thiết cácứng dụng tin học, các phần mềm kế toán vật tư để theo dõi và quản lý kịp thời có hiệuquả để nắm bắt liên tục và chính xác các thông số, số liệu liên quan đến đối tượng này

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán chi tiết vật tư trong doanh

nghiệp, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật tư tại Công ty

Cổ phần Đầu tư và Thương mại Xây dựng Hà Nội Hanteco”

II Mục tiêu của đề tài

- Giảm nhẹ được công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp đồng thời nâng caohiệu quả công việc quản lý và theo dõi vật tư

- Cung cấp các số liệu liên quan đến đối tượng theo dõi đầy đủ chính xác, kịpthời

- Phần mềm được người sử dụng chấp nhận và có thể sử dụng trong công tác kếtoán vật tư

- Hỗ trợ cho các nhân viên kế toán, tận dụng được nguồn tài nguyên(hệ thốngmáy tính), năng lực con người nhằm nâng cao chất lượng quản lý trong doanhnghiệp.

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán vật tư trong doanhnghiệp và công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

IV Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài chỉ quản lí về kế toán chi tiết vật tư của hoạt động xây dựng lắp đặt, baogồm các công việc quản lí phiếu nhập, phiếu xuất, lập thẻ kho, lập sổ chi tiết vật tư,báo cáo nhập – xuất – tồn…Trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro

để thiết kế phần mềm

V Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin

VI Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo, đồ án được kếtcấu thành 3 chương như sau:

 Chương I: Cở sở phương pháp luận để xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật

tư trong doanh nghiệp

 Chương II: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại công ty

cổ phần đầu tư và thương mại xây dựng Hà nội Hanteco

 Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần đầu

tư và thương mại xây dựng Hà nội Hanteco

CHƯƠNG I: CỞ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ

TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân

tích, xử lý, phân phối , dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời,đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức,doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực

hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết địnhthông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch

và kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin

quản lý Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tàichính

Hay bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanhnghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thốngthông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ,bảng…) Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghichép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp chongười sử dụng thông tin

Mối quan hệ của HTTT quản lý với HTTT kế toán được thể hiện qua sơ đồ:

Hình 1.1 - Sơ đồ thể hiện mối quan hệ của HTTTQL và HTTTKT

1.1.1.2 Thành phần của một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

HTTTKT trong doanh nghiệp gồm 5 thành phần sau đây:

(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để

tạo ra thông tin

(2) Phần cứng: Là các thiết bị như máy tính điện tử, máy fax, máy in … là công cụ để

thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thôngtin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó

(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.

(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lí trong hệ

thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí

(5) Phần mềm (chương trình): Là chương trình xử lý các nghiệp vụ, phân tích dữ

liệu, tính toán để xác định và cung cấp những thông tin hữu ích cho người dùng

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Cầu nối

Hình 1.2 – Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTTKT 1.1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thống thông tin kế toán

Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp

lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ratương xứng với hiệu quả mang lại

Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:

- Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

- Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài

- Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp

- Hoạch định và kiểm soát

- Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2 Cở sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm, thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Khái niệm về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử

lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, từ những chứng từ gốc phần mềm kế toán xử

lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán để tạo ra cácthông tin kế toán như các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị vàcác báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Một phần mềm kế toán được xây dựng theo hai hướng đó là xây dựng theo hướngcấu trúc và hướng đối tượng:

 Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng cấu trúc là:

- Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưu trữ vềnghiệp vụ kế toán và quản lý

- Các modun chương trình con thường được viết bằng hàm và thủ tục để giảiquyết theo thiết kế có sẵn

 Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng đối tượng là:

- Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưu trữ vềnghiệp vụ kế toán và quản lý

- Các form giao diện, form cho phép thao tác lên các bảng hay là cơ sở dữ liệucủa chương trình

- Các lớp (class) để định nghĩa các đối tượng

- Các menu hệ thống

- Thiết kế các báo cáo để hiển thị các thông tin đầu ra của doanh nghiệp gồm cácbáo cáo tài chính, các sổ, báo cáo quản trị khi cần thiết

1.1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

Một là, nguyên tắc xây dựng phần mềm phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ

kế toán, chuẩn mực kế toán và nghị định về kế toán

Hai là, Phần mềm kế toán bắt buộc phải được xây dựng dựa trên các phươngpháp kế toán như sau:

Phương pháp chứng từ kế toán

- Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻthanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Phương pháp tài khoản

- Tài khoản phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thốngtừng đối tượng kế toán riêng biệt

- Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tượng kế toánriêng biệt được mở một tài khoản tương ứng

- Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là mộtđơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo Tài khoản cung cấp số liệu choviệc lập báo cáo

Phương pháp kiểm kê tài sản

- Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm

- Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giáchất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểmkiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán

- Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằng giátrị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định

- Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp bằng tiền chi phí phátsinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm

Phương pháp ghi sổ kép

- Phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản

- Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinhvào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quancủa các tài khoản.

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào các tàikhoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tàichính của doanh nghiệp

Phương pháp báo cáo tài chính

- Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng đểtổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp,nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động củadoanh nghiệp

- Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán:

Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.Thứ ba, phần mềm kế toán dễ phải đổi mới, cập nhật, bổ sung thêm khi doanhnghiệp có nhu cầu, kế hoạch phát triển mới hoặc do các yếu tố khách quan phải thayđổi, bổ sung vào phần mềm như về thuế suất, luật kế toán, quy định mới về mẫu báocáo, chứng từ…

1.1.2.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Theo hai hướng để xây dựng một phần mềm kế toán là theo lập trình hướng cấutrúc và lập trình hướng đối tượng Ta thấy xu hướng của lập trình hướng cấu trúc là đểxây dựng các phần mềm hệ thống vì nó rất mất thời gian và tốn chi phí, còn xu hướngcủa lập trình hướng đối tượng là xây dựng các phần mềm ứng dụng vì nó tốn ít thờigian hơn và giảm một lượng chi phí xây dựng đáng kể

Do đó, quá trình xây dựng một phần mềm kế toán trong thực tế theo hướng đốitượng cơ bản được phân chia thành 8 bước như sau:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán,

là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên

kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình

xử lý thông tin

- Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng

- Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác địnhđược yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được vàlập ra kế hoạch thực hiện cụ thể

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụđược sử dụng để thu thập thông tin Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chialàm 2 giai đoạn:

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin.

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ

phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các

bước sau:

 Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

 Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

 Tổng hợp kết quả khảo sát

 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:

- Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào?

- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?

- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng.Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiệntại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án

- Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Xác định các nhược điểm của hệ thống

Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng

- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.

- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến

Nội dung của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khácnhau

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổchức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên

- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

- Thông kế các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, cácnguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống

- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

- Lập tài liệu khảo sát

Đưa ra giải pháp sơ bộ

- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống

- Lập kế hoạch triển khai dự án

Bước 2: Phân tích

Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống Trong rấtnhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm tối đahóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản lí

Phân tích hệ thống bao gồm các công việc:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng từ,hoá đơn, sổ sách, báo cáo….

- Mô tả hoạt động để làm cơ sở xác định những yếu tố liên quan tới hệ thống vàcông việc của từng bộ phân tác động tới hệ thống

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạtđộng của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần xâydựng với môi trường

- Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải phápthiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích

hệ thống

Công cụ để phân tích:

- Sử dụng sơ đồ chức năng công việc BFD (Business Function Diagram) và sơ đồluồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

- Mô hình dữ liệu (Data Modes)

- Ngôn ngữ có cấu trúc SL (Structured Language)

- Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

- Bảng và cây quyết định (Warnier/orr)

- Đặc tả các tiến trình (Process Specification)

 Biểu đồ ngữ cảnh

Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:

 Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.

Kí pháp: Là một hình chữ nhật chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần dưới

ghi tên hệ thống

0 Tên hệ thống

Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.

 Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:

- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức haymột hệ thống thông tin khác

- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống

- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thống

Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức.

Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.

 Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ

nơi nguồn sang nơi đích)

Tên gọi: Là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên

thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu

Kí pháp:

 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ

thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một chức

năng con của nó

CHỨC NĂNG CHATÊN TÁC NHÂN

Sinh viên: Đỗ Thị Hới 12 Lớp CQ48/41.04

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

- Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

- Việc thực hiện chức năng ở cấp độ nhỏ hơn thì đảm bảo thực hiện chứcđược chức năng cha

 Ma trận thực thể chức năng

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:

- R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

- U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

- C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

 Mô hình hóa quá trình xử lý

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thứchóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Đến đây ta được

mô hình khái niệm của hệ thống

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn

đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệugiữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường củanó

 Biểu đồ luồng dữ liệu

Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và tácnhân

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị

trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó

Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc cóthể là kết quả truy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữliệu cập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in Như vậy, luồng

dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ở cùng một thờigian và di chuyển đến cùng một đích.

Ký pháp

Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổnghợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho dữ liệu

có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau

D Tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu D

D là số hiệu kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ

Tiến trình(Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động

lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối

Quá trình xử lý dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trình khácnhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó Tiến trình cóthể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiện thực thi chức năng đó.Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic

Kí pháp:

NTên tiến trình

NTên tiến trìnhTên phương tiện thực hiện

n là số hiệu của tiến trình; Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ và bổ ngữ

Tác nhân(actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là

một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằmngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi dữ liệu) Cóthể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm

vi hệ thống được xem xét

Ký pháp:

Tên tác nhân phải là một danh từ như: “Nhà cung cấp”

- Phát triển luồng dữ liệu mức 0

Đầu vào:

 Biểu đồ ngữ cảnh

 Biểu đồ phân rã chức năng

 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

 Ma trận thực thể chức năng

 Mô tả chi tiết chức năng lá

Quy trình: Xuất phát từ biểu đồ ngữ cảnh

Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình contương ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng

Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồmới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp

Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ.Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể chứcnăng) và giữa các tiến trình (dựa vào các Mô tả chi tiết chức năng lá)

Bước 3: Thiết kế phần mềm

Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2 tiếnhành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệthống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin đểđáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

 Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thốngphần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc sẽ phải được những người

sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

Tên tác nhân

+ Thiết kế xử lý

+ Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

+ Hợp thức hoá mô hình logic

 Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đếncách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúngnhư nó tồn tại

Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thựcthể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi, thuộc

tính lặp, thuộc tính định danh

Ký pháp của thuộc tính:

Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể là

một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể

Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sởhữu)

Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương táchay sở hữu

 Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu

Gồm 4 bước:

Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin

Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu

Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đốitượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau

Tên thuộc tính

TÊN ĐỘNG TỪ

Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (Loại mục tin lặp lại) Loại đi mục tinkhông đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các mục tin

đã chọn

Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính

Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể

Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không mangtên thực thể khác và không chứa động từ

Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêm vào

có tính chất như định nghĩa

Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó

Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi của cácđộng từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho cái gì?, Ở đâu? Và tìm câu trả lời trong các thựcthể: Bằng cách nào? Khi nào?, Bao nhiêu? Như thế nào?

Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa vàongữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc

Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình

Vẽ các thực thể: Mỗi thực thể là một hình chữ nhật + Tên

Xét từng quan hệ xem nó có liên quan đến thực thể nào vẽ xen vào các thực thể

đó và nối nó lại với các thực thể

Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí

Xác định bản số của các thực thể

Bổ sung các thuộc tính cho các thực thể và các mối quan hệ

 Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bảnthiết kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vàonhững thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý vàđưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổchức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực

tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình

và cấu trúc hệ thống

Xác định luồng hệ thống:

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

Thiết kế các Giao diện nhập liệu

Đầu vào: Mô hình E-R

Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện

Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác địnhmột giao diện xử lý

Tích hợp các Giao diện

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng lặphoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuốicùng

Thiết kế kiến trúc

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở Kiến trúc của hệthống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồ tiếptheo

Bước 4: Xây dựng

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao diện

đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống

Thiết kế những nút chức năng, viết code cho chương trình theo thuật toán vàgiao diện chương trình đã được xác định

Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng) Sau đó, chuyển các thiết kế thành các chương trình(phần mềm)

nó có làm những gì cần phải làm hay không Trong môi trường phát triển phần mềmhiện nay, một đội kiểm thử có thể tách biệt với đội phát triển Các thành viên trong độikiểm thử giữ các vai trò khác nhau Các thông tin thu được từ kiểm thử có thể được sửdụng để điều chỉnh quá trình phát triển phần mềm

Quá trình kiểm thử được các kiểm thử viên áp dụng với những bộ dữ liệu đã cósẵn kết quả tính toán chính xác thủ công Công việc của việc kiểm thử các bộ dữ liệunày là áp dụng những bộ dữ liệu sẵn có cho chạy phần mềm sau đó so sánh kết quả

Khi quá trình kiểm thử có sai sót thì chuyển cho bộ phận xây dựng và thiết kếxem xét lại

Khi quá trình kiểm thử với những bộ dữ liệu có sẵn cho kết quá chính xác thìchuyển sang bước chuyển giao cho khách hàng sử dụng

Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao cho khách hàng sử dụng,theo một thời gian quy định nếu có lỗi về kĩ thuật do bên sản xuất thì sẽ được đáp ứngbảo hành

Bước 7: Huấn luyện

Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành huấn luyện,hướng dẫn sử dụng, vận hành hệ thống đúng quy trình và cách thức để đảm bảo chosản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc

Bước 8: Bảo hành, bảo trì

Bảo hành là quá trình khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự cố kỹ thuật xảy ra dolỗi của nhà sản xuất khi chuyển giao phần mềm cho khách hàng

Bảo trì là quá trình tác động về kỹ thuật tới sản phẩm để giữ sản phẩm ở mộttrạng thái ổn định để thực hiện chức năng theo yêu cầu.

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo dõi, xử lýmọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh

1.1.2.4 Các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán

a Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Khái niệm hệ quản trị CSDL

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (tiếng Anh: Database Management System - DBMS)

Là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu Cụ thể,các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếmthông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL) Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khácnhau: Từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phứctạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính

- Một số hệ quản trị CSDL

Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL,Microsoft Acess, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix, Visual FoxProv.v… Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hànhkhác nhau như Linux, Unix và MacOS ngoại trừ SQL Server của Microsoft chỉ chạytrên hệ điều hành Windows

 Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess:

Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)

Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

 Hệ quản trị CSDL Oracle:

Ưu điểm:

Đối với các doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị cơ sở dữ liệutuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì - nângcấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưu điểm như

dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

Nhược điểm:

Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thông tin mới cóthể quản trị được

Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

Sử dụng: Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầunghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thể về cả

Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp,sửa đổi

Sử dụng: thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ

Chức năng của hệ quản trị CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báokiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu

- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL

- Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lí, giám sát chặt chẽ dữ liệu

b Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm ngôn ngữ lập trình:

Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những tínhtoán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thể đọc và hiểuđược

Đặc điểm:

- Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng để giải

quyết các bài toán

- Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các

máy tính

Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

- Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: Cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng

cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chươngtrình lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều tronghiện tại VD: Pascal, C…

- Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: Là phương thức cao hơn của lập trình cấu

trúc, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình cấu trúc

và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

c Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từcác bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu củangười sử dụng

 Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:

- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lí dễdàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy in

có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

 Một số công cụ tạo báo cáo:

- Crystal Report: Đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện

nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báocáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay(.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khácnhư Excel

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để

có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu Zoho Reports sẽ giúp bạntiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ

- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element WordPro hỗtrợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord2007,2010), và RTF (Rich Text Format)

Ngoài ra có thể tạo các báo cáo bằng các công cụ được tích hợp sẵn như trongCSDL VisualFox pro

Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:

- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá

thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

Mục tiêu của báo cáo là cung cấp các thông tin hữu ích cho người sử dụng, mộtphần mềm mà không đáp ứng được việc kết xuất các thông tin báo cáo cần thiết thìviệc xây dựng và phát triển phần mềm coi như vô nghĩa.

1.2 Những vấn đề cơ bản về kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về vật tư

Vật tư: Là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao gồm

nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và thiết bị máy móc

Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, hàng hóa

Trong đó :

Nguyên liệu vật liệu là đối tượng lao động, là yếu tố cơ bản của quá trình sản

xuất Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì nó không giữ nguyênđược hình thái vật chất ban đầu Đồng thời nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuấtkinh doanh Khi tham gia vào quá trình SXKD thì giá trị của nó chuyển dịch toàn bộmột lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu

chuẩn để ghi nhận TSCĐ Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vàoquá trình SXKD thì nó mang đặc điểm giống TSCĐ Một công cụ dụng cụ có thể thamgia vào nhiều chu kỳ SXKD mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Mặt khác,công cụ dụng cụ cũng mang một số đặc điểm giống nguyên vật liệu Đó là một số công

cụ dụng cụ mang giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn, do đó cần thiết phải dự trữ choquá trình SXKD Công cụ dụng cụ được xếp vào loại tài sản lưu động

1.2.2 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán vật tư

1.2.2.1 Yêu cầu kế toán vật tư

Kế toán vật tư sẽ phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến độngcủa các loại vật tư về cả giá trị và hiện vật Tính toán chính xác giá gốc của từng loại,từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tinphục vụ cho yêu cầu quản lí vật tư của doanh nghiệp Đồng thời kiểm tra, giám sát tìnhhình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2.2 Nhiệm vụ kế toán vật tư

Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư

cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từngloại, từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thôngtin phục vụ cho yêu cầu quản lí vật tư của doanh nghiệp

Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từngloại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tham gia các công tác kiểm tra, kiểm kê định kỳ hay bất thường

1.2.3 Nguyên tắc và cách tính giá vật tư

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho trong doanh nghiệp, nên về nguyên tắc đánhgiá cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo Chuẩn mực kế toán

Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo

giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện đượcthấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳsản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chiphí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc của vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Nguyên tắc đánh giá vật tư nhập kho

Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còngọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán Tuy nhiên, ở đây chúng tôi chỉ xin trình bày vềcách đánh giá theo trị giá gốc

Tùy vào từng nguồn nhập mà trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định:

Công thức tính

Trong đó:

Chi phí mua là chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về kho củadoanh nghiệp, hao hụt tự nhiên, chi phí cho cán bộ thu mua…

Thuế không được hoàn lại: là khoản thuế mà doanh nghiệp không được khấutrừ trong trường hợp doanh nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp

Trong trường hợp doanh nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thìtrị giá vốn nguyên vật liệu mua vào sẽ phản ảnh theo giá mua chưa thuế

Vật liệu mua bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tếhoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh

Giá nhập kho = Giá thực tế VT chế biến + Chi phí chế biến

 Trị giá vốn thực tế của vật tư thu nhặt, phế liệu thu hồi là trị giáthực tế ước tính giá trị sử dụng được hoặc giá bán trên thị trường

Nguyên tắc tính trị giá vật tư xuất kho

Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực

hiện theo các phương pháp sau:

Nội dung: Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại

thời điểm xuất kho hoặc thời điểm cuối kì, sau đó lấy lượng vật tư xuất nhân với đơngiá bình quân đã tính Các phương pháp tính bình quân:

 Phương pháp bình quân cả kì dự trữ:

 Phương pháp bình quân liên hoàn:

 Phương pháp bình quân cuối kì trước

Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất

trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho Do đó vật tư tồn cuối kỳđược tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng

Nội dung: Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư nào nhập vào sau thì xuất

trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Do đó, trị giá vật tư cuối kỳ tính theo đơngiá của những lần nhập đầu tiên

 Phương pháp tính theo giá đích danh

Nội dung: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lí vật tư theo từng

lô Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó

 Phương pháp tính theo giá hạch toán

Nội dung: Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ

cho công tác hạch toán chi tiết vật tư Giá này không có tác dụng giao dịch với bênngoài Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạchtoán đến cuối kì kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính

được giá thực tế, trước hết phải tính ra hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật

tư luân chuyển trong kỳ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu,mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinhdoanh, yêu cầu quản lí, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹthuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúngquy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệđối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

Ghi cuối tháng, cuối năm hoặc định kì

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

1.2.4.2 Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái

Chứng từ kế toán

toán chi tiết Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký - Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Hình 1.4 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

1.2.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

1.2.4.4 Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Ghi chú:

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

1.2.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

MÁY VI TÍNH

Báo cáo tài chính

BẢNG KÊ CÁC CHỨNG TỪ MÁY CÙNG LOẠI

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Hình 1.7 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

1.2.5 Các tài khoản kế toán, chứng từ và báo cáo sử dụng trong công tác kế toán vật

tư

1.2.5.1 Các tài khoản kế toán

TK 151 – Hàng mua đang đi đường

TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu có 7 TK cấp 2