CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Định nghĩa trên cho thấy hệ thống Kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, và Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn tro

Trang 1

Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động ? Làm sao quản lý được các rủi ro ? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính ?

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

 Cho nên, dù là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tốt mọi hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện cho sự phát triển ngày một đi lên

Trang 2

1.1.2 Khái niệm và các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống KSNB được định nghĩa

như là " một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính xác

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý "

Định nghĩa trên cho thấy hệ thống Kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, và Kiểm soát nội

bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu đầu là mục tiêu của Kiểm soát nội bộ về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của Kiểm soát nội bộ về quản lý

Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations): " Kiểm soát

nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một

tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Thông tin đáng tin cậy

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định"

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các

chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản trong đơn vị

Trang 3

1.1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống Kiểm soát nội bộ giữa các đơn

vị (vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu…) nhưng bất kỳ hệ thống Kiểm soát nội bộ nào cũng có những điểm phổ biến hiện nay, Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố:

(cách phân chia do COSO đưa ra năm 1992

và được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…)

Trang 4

1.1.2.2.1 Môi trường kiểm soát:

Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân

tố chính:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn

mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để

thực hiện nhiệm vụ Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức

và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao

- Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các

công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Ùy ban kiểm soát Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của Kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Uỷ ban kiểm soát

- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận

trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và

trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau

- Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về tuyển

dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… nhà quản lý chọn những nhân viên có

đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát

Trang 5

1.1.2.2.2 Đánh giá rủi ro:

- Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được

- Đánh giá rủi ro là là việc nhận dạng và phân tích rủi ro đe dọa đến mục tiêu

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các Nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi

ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được

- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự

đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng,

kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, Nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó

định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

Trang 6

1.1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiển soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo kiểm soát được các rủi ro

Các hoạt động kiểm soát:

Phân chia trách nhiệm: theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Không để cho một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ

- Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công việc trong một chức năng Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất):

Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể

cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…

Phân tích rà soát:

Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số

kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp

1.1.2.2.4 Thông tin và truyền thông:

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể dược xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:

Trang 7

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cáp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác

và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị

- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy

đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời

Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính

1.1.2.2.5 Giám sát:

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Xác định Kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp

ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện)

 Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp

độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời

Trang 8

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán:

Chu trình Mua hàng – Thanh toán bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng và thanh toán tiền

Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình Mua hàng – Thanh toán, đó là:

- Đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu

- Xác định nghĩa vụ thanh toán

- Thanh toán tiền

Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ dòng dữ liệu Quy trình mua hàng

Trang 9

Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau:

1.2.1.1 Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa dịch vụ:

Đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình mua hàng – thanh toán Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu

cầu mua hàng"

1.2.1.2 Đặt hàng với nhà cung cấp:

Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu

về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Nhà cung cấp xem xét và

nếu chấp nhận ĐĐH thì gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng

1.2.1.3 Nhận hàng và nhập kho:

Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc

Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào PNK và trách

nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng

1.2.1.4 Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán:

Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, PNK, và tổ chức theo dõi

khoản phải trả nhà cung cấp

1.2.1.5 Thanh toán cho nhà cung cấp:

Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập các thủ tục để chuyển cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thanh toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm

chi để làm căn cứ nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp

Trang 10

1.2.2 Chức năng và mục tiêu của chu trình Mua hàng – Thanh toán:

Mục tiêu của chức năng mua hàng: mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự

phê duyệt mua hàng:

- Mua đúng: tức là phải đảm bảo về đúng hàng (tên hàng, quy cách, phẩm chất

và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp, đúng giá ( giá càng thấp càng tốt và cao nhất là một giá nào đó đã được xác định)

- Mua đủ: đủ số lượng theo phê duyệt

- Mua kịp thời: Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc nhận hàng chỉ được phép trong một ngưỡng định mức

Mục tiêu của chức năng trả tiền: Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự

phải trả cho người cung cấp:

- Trả đúng: tức là phải đảm bảo trả đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua (mà không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác), đúng giá đã thỏa thuận

- Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp

- Mua kịp thời: kịp thời hạn đã cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu của chức năng ghi nhận nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo:

Phải ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng về:

+ Chi tiết tình hình Nhập – X uất– Tồn của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào

+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC…

Trang 11

1.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán:

1.2.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán

- Yêu cầu mua hàng : Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong Doanh

nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi

về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu

- Đơn đặt hàng mua: Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định

yêu cầu của Doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên

- Báo cáo nhận hàng : Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa vật chất,

nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các dữ kiện thích đáng khác Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua hàng

- Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng,

chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập được làm căn cứ ghi tăng TK Hàng tồn kho Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng…

- Hóa đơn bán hàng của người bán : Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu

hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn

- Chứng từ thanh toán : Chứng từ này được dùng trong hệ thống "Thanh toán

theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó

- Chứng từ trả lại hàng mua : Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi

hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại

Trang 12

- Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh

toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi Sau khi Chi phiếu được người

có trách nhiệm ký thì nó là một tài sản Khi Chi phiếu được bên bán lĩnh tiền và xóa

sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là Chi phiếu đã thanh toán

1.2.3.3 Hệ thống báo cáo kế toán

Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu

từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm Chẳng hạn:

- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao

nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty

- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa

đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách

- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người

bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ

Trang 13

1.2.4 Những rủi ro thường xuất hiện trong chu trình mua hàng – thanh toán

1 Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho

2 Đặt mua những mặt hàng không trong

3 Không đặt hàng những mặt hàng cần

4 Có sự thông đồng giữa nhân viên mua

hàng và người bán để đạt mục đích cá

nhân

Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào

5 Tạo những hóa đơn giả và những tài

liệu mua hàng khác Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý làm mất mát

6 Sai sót và gian lận trong việc kiểm

kê hàng hóa, hàng tồn kho Khai khống hàng tồn kho

7 Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo đúng về nợ phải trả

8 Người bán tăng giá hàng Giá trị hàng mua tăng

9 Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận

chuyển Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng mà không được phát hiện

10 Lỗi của NCC trong việc tính toán

tổng giá trị trên Hóa đơn Khoản phải trả NCC tăng

11 Lỗi trong việc ghi NV mua hàng

và đặt hàng khi ghi vào TK phải

trả người bán

Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối

12 Lỗi trong việc ghi chép NV mua

hàng vào TK hàng mua và chi phí

TK hàng mua và chi phí không được phản ánh đúng so với thực tế

13 Những chiết khấu mua hàng bị mất

vì sự thanh toán muộn Giá trị hàng mua tăng

14 Sự thanh toán lại những Hóa đơn đã

15 Thanh toán sai, cả những khoản

không cho phép và những khoản quá

mức cho phép

Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và dịch

vụ tăng hơn mức thực tế

16 Thanh toán cho những mặt hàng

17 Sai lệch từ những khoản thanh toán

18 Thanh toán cho nhân viên mua hàng

những khoản không được duyệt Sự thất thoát tiền mặt

Trang 14

19 Gian lận trong việc sửa đổi và thanh

toán bằng sec của nhân viên Sự thất thoát tiền mặt

20 Làm giả sec thanh toán Số dư TGNH sai so với thực tế

21 Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan

đến NCC bởi những người không

có thẩm quyền

Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan trọng liên quan đến NCC

22 Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng

tồn kho, khoản phải trả là những người

không có khả năng

Sự mất mát hoặc nguy cơ mất mát của tài sản,

có thể bao gồm những tài liệu cần thiết về khoản phải trả NCC trong thời gian chiết khấu

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chung:

1.2.5.1 Kiểm soát chung:

Kiểm soát hoạt động

tổ chức

- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình sẵn

Kiểm soát chứng từ Cập nhật chứng từ: các bản sao về chứng từ, sơ đồ luân chuyển

Kiểm soát hoạt động

dữ liệu trung tâm

- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết lập rõ ràng

- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét về hoạt động

Trang 15

Kiểm soát sự ủy quyền

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua

- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được thực hiện bởi phần mềm ứng dụng

Kiểm soát việc đăng

nhập dữ liệu

- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao

- Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Đồng thời định kỳ kiểm tra

- Thường xuyên sao lưu các file Phải trả NCC và tồn kho hàng hóa vào đĩa từ

- Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho

- Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất cả các nghiệp vụ truy xuất dữ liệu trong file

1.2.5.2 Kiểm soát ứng dụng:

Kiểm soát việc

nhập dữ liệu

- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải

có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán

- Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng và cac Hóa đơn đã được xác nhận (bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính

- Chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu trước khi cung cấp thông tin chho NCC và ghi vào Sổ Hàng tồn kho

Kiểm soát

quá trình

xử lý dữ liệu

- Các chứng từ phải được phê chuẩn hợp lý

- Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn

- Đối chiếu SL trên ĐĐH và báo cáo nhận hàng

- Giám sát các NV mua hàng chưa hoàn thành

- Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái

- Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán

- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi

Kiểm soát thông tin - Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán hợp lý

Trang 16

đầu ra - Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng

Xem xét CP mua hàng và tốc độ chu chuyển HTK

- Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK phải trả NCC tại đơn vị

1.2.6 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn:

1.2.6.1 Kiểm soát quá trình mua hàng:

- Kiểm soát nhu cầu mua hàng:

 Đề nghị mua hàng: tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị,

phân công người đề nghị mua hàng, giấy đề nghị phải được đánh số thứ tự

và được theo dõi tiến độ thực hiện

 Phê duyệt mua hàng: giao cho người có trách nhiệm, xem xét vấn đề tồn

kho tối đa tối thiểu (định mức tồn kho)

 Lựa chọn nhà cung cấp: đảm bảo tiếp cận được nhà cung cấp với giá cả hợp

lý nhất

- Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp:

 Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi đề nghị mua hàng: giúp hạn chế rủi

ro khi nhân viên mua hàng báo giá sai và nhận hoa hồng, nên đấu thầu lựa

chọn nhà cung cấp hoặc phải có ít nhất 3 bảng báo giá, thường xuyên đổi

nhân viên mua hàng, kỷ luật nghiêm khắc đối với những trường hợp sai

phạm do cố ý

 Việc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp do nhà quản lý cấp cao thực hiện

 Kiểm soát tốt nhà cung cấp, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Quản lý tốt danh sách nhà cung cấp

- Đặt hàng và cam kết mua hàng:

 Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số lượng vượt qua một ngưỡng nào đó đều

phải lập đơn đặt hàng căn cứ vào giấy đề nghị mua hàng

 Chỉ có bộ phận mua hàng mói có quyền lập đơn đặt hàng, theo dõi chặt chẽ

việc phát hành các đơn đặt hàng

 Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được

Trang 17

1.2.6.2 Kiểm soát quy trình nhận hàng:

- Lưu chứng từ theo ngày nhận hàng

- Nếu hàng giao không đúng thỏa thận bộ phận nhận hàng có thể từ chối

- Phải lập báp cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, phiếu nhập kho phân thành 3 liên

- Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng

 Nhận hàng nên dược giao cho bộ phận độc lập

 Khi nhận hàng cần phải lập báo cáo nhận hàng

 Cần kiểm soát hồ sơ đơn đặt hàng chưa nhận và đã nhận

 Chuyển hàng đến nơi lưu trữ quy định

1.2.6.3 Kiểm soát quá trình tồn trữ:

- Bảo quản hàng:

 Bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa, giữ bí mật về vị trí và cách quản lý bố trí kho tránh trường hợp gian lận mất cắp

 Giao trách nhiệm quản lý kho cho một cá nhân cụ thể

 Thủ kho phải mở sổ theo dõi Nhập – xuất – tồn

 Thủ lho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền, sắp xếp kho ngăn nắp khoa học

 Đối với những mặt hàng dễ mất phẩm chất thì phải áp dụng phương pháp FIFO

- Kiểm kê kho:

 Phương pháp kiểm kê

 Trình tự kiểm kê

1.2.6.4 Kiểm soát nợ phải trả

- Có quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán

- Kế toán công nợ sẽ theo dõi hóa đơn: ngày đến hạn thanh toán, những thông tin chi tiết trên hóa đơn

- Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, lưu theo thứ tự của thời hạn thanh toán

- Chi trả tiền cho nhà cung cấp: để kiểm soát tốt nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, nếu chi bằng tiền mặt phải xuất trình Chứng minh nhân dân và Giấy giới thiệu

Trang 18

với nhà cung cấp, chứng từ thanh toán cuối cùng được lưu vào hồ sơ chi tiền theo thứ tự phiếu chi

Quy định về hàng bị trả lại và giảm giá:

- Kế toán cần đối chiếu công nợ vào thời điểm cuối kỳ kế toán

- Để kiểm soát tốt hơn công nợ, hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu đã thanh toán

Trang 19

Chuyên đề tốt nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN

HÓA VĂN LANG - SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG:

2.1.1 Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang:

Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG

Địa chỉ trụ sở chính: 117 Nguyễn Văn Đậu, phường 15, quận Tân Bình, Tp HCM

Mã số thuế: 0301458989

Phạm vi hoạt động: Công ty có 3 chi nhánh

- Siêu thị Văn Hóa Văn Lang (Số 01 Quang Trung, phường 11, quận Gò Vấp)

- Nhà sách Văn Lang (Số 09 Phan Đăng Lưu, quận Bình Thạnh)

- VP Công Ty và Nhà Sách (Số 40-42 Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1)

2.1.2 Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang:

2.1.2.1 Sơ lược về siêu thị Văn Hóa Văn Lang:

- Tên giao dịch: Cty CP Văn Hóa Văn Lang – Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang

- Địa chỉ: Số 01, Quang Trung, phường 11, Quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh

Trang 20

Mua bán văn hóa phẩm, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, thực phẩm, kim khí điện máy, điện gia dụng, đồ dùng gia đình,

rượu bia, hóa mỹ phẩm, băng đĩa nhạc…

Kinh doanh dịch vụ ăn uống, cho thuê mặt bằng với mục đích kinh doanh

2.1.3 Tổ chức hoạt động tại siêu thị:

nhiệm quản lý, hướng dẫn, điều hành các công việc liên quan đến bộ phận của mình

và chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng hay bộ phận mình quản lý, đồng thời đề xuất những giải pháp để giám đốc, tổng giám đốc ra quyết định kinh doanh

Trang 21

Sơ đồ bộ máy quản lý:

Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ bộ máy quản lý

Sơ đồ phòng ban:

Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ phòng ban

Phòng giám đốc: Có nhiệm vụ quản lý chung, hoạch định chiến lược phát triển,

theo dõi, kiểm tra đôn đốc các phòng ban và các bộ phận thực hiện công việc và chịu trách nhiệm với tổng giám đốc về công việc do mình quản lý

Trang 22

Phòng kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh trong từng thời kì và

thời điểm cụ thể, chịu trách nhiệm triển khai và giám sát tình hình kinh doanh của bộ phận mình đồng thời hỗ trợ cho giám đốc ra các quyết định kinh doanh

Phòng hành chánh nhân sự: Quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, xây

dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên trong Siêu thị

Phòng kế toán: Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ,

chính xác, trung thực và kịp thời, xác định kết quả kinh doanh của Siêu thị, lập các báo cáo tài chính theo đúng qui định, cung cấp các số liệu cần thiết cho việc điều hành kinh doanh đồng thời tham mưu cho Tổng giám đốc về hình thức huy động vốn và sử dụng các nguồn khác nhau khi có yêu cầu

2.1.3.2 Tổ chức công tác kế toán tại Siêu thị:

2.1.3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

Hình thức: Xuất phát từ cơ cấu quản lý, đặc điểm kinh doanh nên Siêu thị tổ

chức theo hình thức tập trung Tất cả các chứng từ, định khoản… đều do phòng kế

toán thực hiện Phòng Kế toán gồm 12 người, đứng đầu là Kế toán trưởng, Siêu thị có hai kế toán tổng hợp, một kế toán tiền mặt, năm kế toán kho, hai Kế toán công nợ, một

Trang 23

Kế toán trưởng:

- Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán tại siêu thị, theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn nhân viên kế toán ghi chép, xử lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán, kiểm tra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng đồng thời tham mưu cho thủ trưởng trong các quyết định kinh

tế

Kế toán tổng hợp:

- Tính lương và các khoản trích theo lương, lập bảng lương

- Theo dõi Giấy Báo Nợ, Giấy Báo Có và các giấy tờ khác liên quan đến ngân hàng như Ủy Nhiệm Thu, Ủy Nhiệm Chi…

- Trích khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ theo kỳ kế toán

- Lập các chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi, bảng kê chi tiết hàng hóa xuất kho (nếu cần)

- Ghi chép vào sổ kế toán máy từ chứng từ bán ra

- Đóng, lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán

Kế toán tiền mặt:

- Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ phải trả cho

nhà cung cấp, phải trả nội bộ và ghi nhận các khoản tiền do cho thuê mặt bằng

Trang 24

Kế toán thuế:

- Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ gốc (mua vào) vào sổ kế toán

- Nhận hóa đơn mua hàng, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ khác như Phiếu Nhập Kho, Phiếu Chi (nếu chi bằng tiền mặt), bảng kê hàng hóa mua vào (có kèm theo hóa đơn) thành bộ chứng từ gốc theo nội dung nghiệp vụ và theo trình tự thời gian, sau đó lưu trữ bộ chứng từ

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn bán hàng (liên 3) cùng với Phiếu Xuất Kho, Phiếu Thu (nếu thu bằng tiền mặt), Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra thành bộ chứng từ gốc theo nội dung và trình tự thời gian và lưu trữ

- Theo dõi thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT phải nộp, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính, nộp các loại thuế vào ngân sách

2.1.3.2.2 Hình thức kế toán tại doanh nghiệp:

 Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ:

- Niên độ: bắt đầu ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ: VNĐ

 Chế độ kế toán áp dụng:

- Chế độ kế toán áp dụng: quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài Chính

- Hình thức kế toán: “Nhật Ký Chung” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh, dễ dàng vận dụng máy vi tính trong quá trình xử lý dữ liệu

Trang 25

Sơ đồ 2.4 – Sơ đồ hình thức kế toán Nhật Ký Chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi hàng tháng

: Ghi cuối kỳ : Quan hệ hai chiều

2.1.3.3 Các chính sách kế toán áp dụng:

Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho:

 Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

Trang 26

Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu:

 Căn cứ hợp đồng

Nguyên tắc kế toán tài sản cố định:

 Xác định nguyên giá tài sản: hạch toán theo giá mua, ghi nhận theo nguyên giá và giá trị còn lại

 Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng

 Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo TT203/2009/TT-BTC ngày 09/10/2009

Nguyên tắc phân bổ chi phí trả trước: phân bổ đều

Hợp đồng thuê tài chính được ghi nhận theo nguyên giá tài sản cố định thuê tài chính

Hệ thống tài khoản sử dụng thống nhất theo quy định của Siêu thị và theo hệ thống tài khoản Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành

 Bảng kê chi tiết hàng hóa nhập-xuất kho, biên bảng kiểm kê hàng hóa

 Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng, hợp đồng kinh tế…

 Sổ sách kế toán: Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái, Sổ Chi Tiết…

2.1.3.5 Hệ thống báo cáo của Siêu thị:

Siêu thị sử dụng bốn biểu mẫu báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp:

 Bảng cân đối kế toán

 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo quản trị lập theo yêu cầu quản trị của thủ trưởng đơn vị vào thời điểm bất kỳ

Trang 27

2.1.3.6 Các công cụ hỗ trợ thực hiện công tác kế toán:

- Máy vi tính, máy in mã vạch (in tem giá), máy in chứng từ, máy in giấy khổ A4, máy đọc mã vạch, máy photocopy và một số công cụ khác

- Sử dụng phần mềm (quản lý siêu thị ATPOS 3.0) chuyên dùng để theo dõi và quản lý doanh thu bán hàng, quản lý hàng hóa, quản lý danh mục nhà cung cấp và khách hàng, lập các chứng từ kế toán, sổ sách kế toán

- Sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế 2.5.3 của Tổng Cục thuế để lập báo cáo thuế

- Các phần mềm trên chỉ cập nhật dữ liệu một lần, sau đó dữ liệu được phân cấp chia sẽ cho các kế toán viên theo cấp quyền được truy cập Ngoài ra còn các phần mềm Microsoft Office thông dụng như Words, Excel, Access

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG:

2.2.1 Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty cổ phần văn hóa Văn Lang –

siêu thị văn hóa Văn Lang:

2.2.1.1 Về cơ cấu tổ chức:

- Tại Siêu thị , đứng đầu là Tổng giám đốc, tiếp đến là các phòng ban, theo

đó, quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia khá rõ ràng, thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của siêu thị và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận, các phòng ban Các bộ phận có chức năng đặc trưng khác nhau nhưng luôn tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối quan hệ mật thiết với nhau

- Tổng giám đốc siêu thị có nhiệm vụ quản lý chung, hoạch định chiến lược phát triển, theo dõi, kiểm tra đôn đốc các phòng ban và các bộ phận thực hiện công việc và chịu trách nhiệm với tổng giám đốc về công việc do mình quản lý

- Ở mỗi phòng ban chức năng, đứng đầu là trưởng phòng, có trách nhiệm về các hoạt động của phòng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên về mọi hoạt động trong phạm vi mình quản lý

Trang 28

2.2.1.2 Về chính sách nhân sự:

- Siêu thị có chính sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động về thời gian làm việc (7 ngày/1 tuần, 8 giờ/1 ngày), chính sách tiền lương, tiền thưởng… được quy định rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người lao động, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động, vệ sinh môi trường cũng như luôn tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển năng lực

- Siêu thị luôn chú trọng đến tình độ học vấn và năng lực của nhân viên, đảm bảo toàn bộ nhân viên của Siêu thị được đào tạo có đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để làm việc với các khóa huấn luyện và đào tạo do Siêu thị tổ chức Đồng thời Tổng Công ty cũng luôn thực hiện các quy định của Nhà nước về lương, thưởng, đảm bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo năng lực, tính chất công việc

2.2.1.3 Tính chính trực và giá trị đạo đức:

- Để duy trì một môi trường hoạt động tốt thì tính chính trực và giá trị đạo đức của mỗi cá nhân là hết sức cần thiết, nhận thức được điều đó, Siêu thị đặc biệt chú trọng quan tâm đến vấn đề đạo đức của mỗi nhân viên, đề ra những quy định cụ thể về cách cư xử, xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định khá rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của nhân viên, đồng thời Tổng giám đốc siêu thị luôn là người dẫn đầu và làm gương cho nhân viên noi theo

2.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ:

- Hiện tại Siêu thị chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, nhưng với đà phát triển ngày một đi lên như hiện nay, siêu thị nên thành lập một bộ phận kiểm tóan nội bộ để kiểm toán tất cả các hoạt động tại siêu thị, kể cả hoạt động Kiểm soát nội bộ Đây là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hệ thống Kiểm soát nội bộ, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống Kiểm soát nội bộ được tuân thủ

2.2.1.5 Môi trường bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong như đã kể trên, Siêu thị còn chịu sự ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài, những nhân tố này có sự tác động không ít đến môi trường kiểm soát tại Siêu thị:

- Nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng thay đổi và cần thiết phải có những chính sách phù hợp để tránh sự lỗi thời của những mặt hàng hiện tại

Trang 29

- Sự ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới cũng có sự tác động không nhỏ đến môi trường kiểm soát tại Siêu thị

- Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh, làm tác động đến giá cả cũng như thị phần của Siêu thị

- Sự ảnh hưởng của các cơ quan chức năng, nếu các cơ quan chức năng thay đổi về chính sách tài chính tiền tệ thì sẽ làm thay đổi quan điểm và hành động của nhà

quản lý, như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát tại siêu thị

 Nói tóm lại, Siêu thị văn hóa Văn Lang đã tạo được một môi trường kiểm soát tương đối tốt, và một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty cổ phần văn hóa Văn Lang – siêu thị văn hóa Văn Lang:

2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán: xem mẫu ở phụ lục

- Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng : do bộ phận mua hàng lập và gửi Tổng giám đốc để xin xét duyệt

- Bảng báo giá: nhận từ nhà cung cấp, so sánh các bảng báo giá, chọn ra Nhà cung cấp với mức chất lượng giá cả hợp lý nhất

- Hợp đồng kinh tế: quy định các điều khoản trong giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai bên

- Hóa đơn mua hàng: do Nhà cung cấp lập và giao cho nhân viên mua hàng một bản làm căn cứ nhận hàng

- Phiếu nhập kho: do bộ phận kế toán lập để theo dõi tình hình hàng hóa, phải được lập thành 03 liên và có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm

- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa: do bộ phận nhận hàng lập

- Giấy đề nghị thanh toán: do kế toán lập và gửi cho cấp trên để xin xét duyệt thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

- Phiếu chi, ủy nhiệm chi : do kế toán lập để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

Trang 30

2.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán:

Hệ thống sổ theo dõi nghiệp vụ mua hàng:

- Sổ chi tiết hàng hóa (TK 156): cho biết thông tin về một chủng loại hàng hóa

theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định Cho phép theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng chủng loại hàng hóa Chứng từ làm căn cứ cho việc ghi sổ này là Phiếu nhập kho, hoặc Phiếu xuất kho…

Và các nghiệp xảy ra có thể là nhập hàng hoặc xuất kho hàng Sổ còn cho biết các

định khoản cho từng nghiệp vụ (cột TK đối ứng trong bảng)

- Sổ Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn: cho biết thông tin tổng hợp của tất cả các loại

hàng hóa trong một thời gian cụ thể Mỗi dòng là một loại hàng hóa, kèm theo các thông tin về số lượng, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa đó tại thời điểm đầu kỳ, nhập xuất phát sinh trong kỳ, và tại thời điểm cuối kỳ

- Sổ Cái Tài khoản 156: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan Tài khoản 156 trong xuyên suốt một thời gian xác định

- Bảng kê phiếu nhập: là biểu bảng được lập hàng tháng hoặc theo một khoảng

thời gian xác định nào đó, tác dụng là để theo dõi riêng các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, diễn giải nghiệp vụ theo chứng từ liên quan

 Các thông tin của một Sổ Chi tiết hàng hóa được gói gọn thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 156, còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 156 và Sổ Cái TK 156 thì phải trùng khớp nhau các thông tin như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ Đối với Bảng kê phiếu nhập thì con số tổng cộng phải khớp với số liệu tổng cộng nhập trong kỳ của sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn

Hệ thống sổ theo dõi phải trả người bán và thanh toán

- Sổ chi tiết phải trả người bán (TK 331) : cho biết thông tin về một đối tượng

Nhà cung cấp cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định Cho phép theo dõi công nợ phải trả liên quan đến người bán đó (có thể là khoản tiền còn

nợ hoặc khoản tiền đã ứng trước cho Nhà cung cấp đó)

- Sổ Cái Tài khoản 331: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo trình tự xảy ra theo thời gian liên quan đến Tài khoản Phải trả người bán trong xuyên suốt một thời gian xác định

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	1,12 MB