Thuyết trình môn nguyên lý kế toán nhứng vấn đề chung về sổ kế toán

Thời điểm đóng sổ kế toán Khóa sổ kế toán thường đc thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ kế toán giữa các kì báo cáo và xác định kết quả trong một vài trường hợp, kế toán phải khóa

Thảo Luận môn Nguyên Lý

Kế Toán

Giảng viên:

1 Hoàng Mỹ Bình

2 Nguyễn Thảo

Trường ĐH Kinh tế và QTKD Thái Nguyên

Phần I:

Trình bày những vấn đề chung về sổ kế toán

1. Thời điểm mở sổ kế toán:

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ

kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Thời điểm: đầu niên độ kế toán

Số lượng: tùy theo nội dung kết cấu của hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn

Đăng kí: với cơ quan thuế và tài chính

Thời gian sử dụng: 365 ngày.( 1/1=> 31/12) ở Việt Nam

Sổ phải có đủ các chữ kí cần thiết

2 Các nguyên tắc ghi sổ kế toán

 Ghi, tác dụng của mỗi loại sổ theo quy định theo đúng nội dung kết cấu

 Số liệu ghi trên sổ phải ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp

vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu

 Số liệu ghi trên sổ phải rõ , sạch Liên tục, không được

cách dòng đẻ tránh các thông tin thên vào

 Số tiền đc hi bằng mực xanh, số tiền âm( theo quy ướ là số tiền điều chỉnh giảm) đc ghi bằng mực đổ hoặc đóng khung

 Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định

 Khi chuyển sổ mà chưa kết thúc niên độ cần ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và cộng trang trước ở trang sau

3 Thời điểm đóng sổ kế toán

 Khóa sổ kế toán thường đc thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ kế toán giữa các kì báo cáo và xác định kết quả trong một vài trường hợp, kế toán phải khóa sổ trong kì kế toán để kết dư, kiểm tra số liệu

 Trước khi kháo sổ cần tiến hành ghi nốt các nghiệp

vụ phát sinh cần thực hiện bút toán điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu chiếu số liệu

 Khi khóa sổ, kế toán phải tiến hành cộng sổ

 Tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác

của số liệu, ghi bút toán, khóa sổ, chuyển cột số dư tài khoản

Phần II:

Các sai sót trong hạch toán kế toán

Mỗi nghiệp vụ kế toán đều cần tới chứng từ được ghi chép và quản lý cẩn thận dùng làm bằng chứng.

Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ phát sinh.

Một sai sót dù rất nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều phiền phức về thời gian, công sức, tài chánh để giải quyết vấn đề phát sinh.

Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể xảy ra những sai sót Khi phát hiện những sai sót này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần phải áp dụng các phương pháp sửa chữa sổ phù hợp với tình huống sai sót theo những nguyên tắc thống nhất qui

định và phải đảm bảo không được tẩy xoá làm mờ, mất, hoặc làm không rõ ràng số cần sửa.

Các loại sai sót kế toán thường liên quan đến các vấn đề sau:

1. Về tiền mặt

2. Về tiền gửi ngân hàng

3. Về đầu tư tài chính ngắn hạn

4. Về Các khoản thu của khách hàng

10.Nhận kí quỹ, kí cược của khách hàng

11.Nguồn vốn kinh doanh

12.Các quỹ 414,413, 415, 451

Cụ thể:1 Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng

Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những

năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản " chi phí khác" theo quy định: Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112, hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên

TK 112, hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112

2 Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc

không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần

3 Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp

thời, không đúng kì.

4 Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ:

+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi

thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập

phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.

+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận

5 Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi

đã chi tiền:

+ví dụ như: PC ngày 29/12/2012 trả tiền cho Công ty

A từ ngày 25/12/2012 với số tiền 39.380.000đ (Biên

bản thanh lý ngày 25/12/2012 nêu rõ Công ty A đã

nhận đủ số tiền) hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.

6 Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định:

Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện

quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ

khách hàng ”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu

không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.

7 Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép

không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ

quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện

tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa

sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch

8 Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán

thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.

9.Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận

không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị

10.Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân

hàng)

11 Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau

12 Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt

13 Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH

14 Chưa thực hiện bảo mật và phân quyền trong

chương trình kế toán, nhiều đối tượng có thể vào đuợc chương trình dẫn đến rủi ro trong quản lý

1 Phương pháp cải chính

2 Phương pháp ghi bổ sung

3 Phương pháp ghi số âm (phương pháp ghi đỏ)

Các phương pháp sửa chữa sai lầm trong kế toán

1 Phương pháp cải chính (phương pháp gạch xóa hay đính chính )

Sai lầm

+ Sai lầm trong diễn giải nội dung

+ Sai lầm phát hiện ra sớm, không

ảnh hưởng đến số tổng cộng

bằng chữ

Sửa sai

Dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai, sau đó viết lại số đúng bằng mực thường ở phía trên Nếu sai chỉ một chữ số thì cũng phải gạch toàn bộ con số sai và viết lại con

số cho đúng Người sửa và kế toán trưởng cần ký xác nhận.

2 Phương pháp ghi bổ sung

+ Ghi đúng về quan hệ đối ứng

tài khoản nhưng sai về số tiền

+ Số tiền đã ghi sổ ít hơn số

Áp dụng: Trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài

khoản nhưng sai về số tiền, với số tiền đã ghi sổ ít hơn số tiền thực

tế phát sinh trong các NVKTTC hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền trên các chứng từ

 Điều kiện áp dụng

+ Ghi sai về đối ứng tài khoản

+ Số tiền đã ghi sai lớn hơn số tiền đúng

+ Trên cùng một chứng từ ghi trùng nhiều bút toán

3 Phương pháp ghi số âm

 Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách:

- Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai.

- Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

 Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại

bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

Sửa sai

3 Phương pháp ghi số âm

 Trường hợp 1: Ghi sai về quan hệ đố ứng tài khoản: ghi lại một bút

toán giống như bút toán đã ghi sai, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai Sau đó ghi lại bút toán đúng và cộng lại

Ví dụ Mua vật liệu 800.000đ chưa trả tiền, khi định khoản ghi như

Sửa sai

3 Phương pháp ghi số âm

 Trường hợp 2: Ghi số tiền sai lớn hơn số tiền đúng: ghi một định khoản

giống định khoản đã ghi số tiền sai với số tiền là số chênh lệch giữa số ghi sai và số ghi đúng (ghi bằng mực đỏ hoặc để trong ngoặc đơn)

Ví dụ trường hợp 2: Mua vật liệu 800.000đ chưa trả tiền, khi

định khoản ghi như sau:

Sửa sai

3 Phương pháp ghi số âm

 Trường hợp 3: Ghi trùng lặp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phương

pháp sửa sai là ghi thêm bút toán đã ghi trùng nhưng số tiền ghi bằng

số âm để hủy bỏ bút toán ghi trung lặp

Ví dụ trường hợp 3: Mua vật liệu bằng tiền mặt 3.000.000đ, kế toán

định khoản như sau:

Ghi lặp 2 lần: (1) Nợ TK 152 : 3.000.000

Có TK 111 : 3.000.000 (2) Nợ TK 152 : 3.000.000

Có TK 111 : 3.000.000

Sửa sai:

(3) Nợ TK 152 : (3.000.000)

Có TK 111 : (3.000.000)

*Một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán:

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có ghi sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên

sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dụng cuối của sổ

kế toán năm có sai sót

- Khi sửa sai bằng phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi số sai, cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng duyệt

- Trong kế toán số âm có thể được biểu hiện viết bằng bằng mực

thường trong ngoặc đơn hoặc ghi bằng mực đỏ

Cảm ơn cô giáo và các bạn đã lắng nghe :*