THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ THUẬT BẮC NGHỆ AN

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Hiện nay CNTT đã dần được ứng dụng phổ biến trong đời sống cũng như trongcác doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo

LỜI CẢM ƠN

Trải qua bốn năm ngồi trên ghế giảng đường đại học để tiếp thu những kiến thứccùng những kinh nghiệm quý báu mà thầy cô truyền đạt Thời điểm này chính là thờiđiểm quan trọng nhất cho quá trình bốn năm đại học của mỗi sinh viên, việc nghiêncứu kháo luận tốt nghiệp là vô cùng quan trọng với mỗi sinh viên, là cơ hội để sinhviên học cách làm việc, nghiên cứu chuyên nghiệp

Và để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắcđến thầy Nguyễn Hưng Long Trong thời gian làm khóa luận, thầy đã tận tình hướngdẫn, dạy bảo em, dưới sự chỉ dạy của thầy cùng với cách làm việc nghiêm túc em đã

có thể hoàn thành kháo luận tốt nghiệp này Trong quá trình được làm việc với thầy

em không chỉ được hướng dấn cách nghiên cứu khóa luận, bên cạnh đó em còn họchỏi được ở thầy cách làm việc nghiêm túc và tỉ mỉ

Em xin cảm ơn các thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế trong suốt bốn nămqua đã truyền đạt cho em kiến thức để bây giờ em có thể tự mình hoàn thành được đềtài nghiên cứu

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể giáo viên trường Trung cấpnghề Kinh tế- Kỹ thuật Bắc Nghệ An đã tạo điều kiện cho em nghiên cứu, thực tập,tìm hiểu công tác nghiệp vụ quản lý nhân sự Nhiệt tình giúp đỡ em thực hiện các điềutra tại cơ quan để em có thể nghiên cứu đề tài một cách khách quan và chính xác nhấtCuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời cảm ơn sấu sắc và lời chúc sức khỏe,chúc thầy cô có thật nhiều sức khỏe để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinhviên tiếp theo

Sinh viênHoàng Thị Liên

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

1.1.Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2.Tổng quan các đề tài nghiên cứu 1

1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

1.4.Đối tượng nghiên cứu 2

1.5.Phạm vi nghiên cứu 3

1.6.Phương pháp thực hiện đề tài nghiên cứu 3

1.7.Kết cấu khóa luận 3

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP

2.1.Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, các giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống

2.1.1 Hệ thống thông tin 5

2.1.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống 8

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng 9

2.2.1 Pha phân tích 10

2.2.2 Pha thiết kế 13

2.3.Tổng quan về quản lý nhân sự 14

2.3.1 Một số khái niệm cơ bản 14

2.3.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự 15

2.3.3 Con người trong quản lý nhân sự 16

2.4.Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An 17

2.4.1.Giới thiệu trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An 17

2.4.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An 20

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ - THUẬT BẮC NGHỆ

3.1 Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án 22

3.1.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An 22

3.1.2 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự 23

3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu. 38

3.3.5 Thiết kế giao diện 40

3.3.6 Thiết kế kiểm soát 41

3.4 Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu 42

KẾT LUẬN v

Phụ Lục viii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1: Chu trình xây dựng HTTT. 8

Hình 2.2 Ví dụ về biểu đồ ca sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự 11

Hình 2.3: Ví dụ biểu đồ lớp cho HTTT quản lý cổ đông 12

Hình 2.4 Ví dụ về biểu đồ trình tự chức năng đăng nhập 13

Hình 2.5 Biểu đồ hoạt động thêm người dùng mới 14

Hình 3.1 giao diện đăng nhập hệ thống 40

Hình 3.2 Giao diện hồ sơ nhân viên 41

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ use case phân rã chức năng cập nhật 27

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường học 19

Biều đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát 25

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ lớp 28

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ tuần tự chức năng “Tìm kiếm” 29

Biểu đồ 3.5: Biểu đồ tuần tự chức năng “Thêm hồ sơ” 30

Biểu đồ 3.6: Biểu đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ” 31

Biểu đồ 3.7: Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo Cáo thống kê” 32

Biểu đồ 3.8: Biểu đồ trạng thái lớp người dùng 33

Biểu đồ 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp nhân viên 33

Biểu đồ 3.10: Biểu đồ hoạt động chức năng “Đăng nhập” 34

Biều đồ 3.11 Biểu đồ hoạt động chức năng “Thêm hồ sơ” 35

Biểu đồ 3.12: Biểu đồ hoạt động chức năng “Sửa hồ sơ” 36

Biểu đồ 3.13: Biểu đồ hoạt động chức năng “Xóa hồ sơ” 37

Bảng 3.1 Danh sách các Actor 25

Bảng 3.2 Danh sách các USE-CASE 25

Bảng 3.4 Bảng trình độ 38

Bảng 3.5 Bảng khen thưởng – KhenThuong 38

Bảng 3.6 Bảng kỷ luật – KyLuat 38

Bảng 3.7 Bảng nhân viên – NhanVien 38

Bảng 3.8 Bảng lương 39

Bảng 3.9 Bảng hợp đồng 40

Bảng 3.3 Bảng tôn giáo – TonGiao 37

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Hiện nay CNTT đã dần được ứng dụng phổ biến trong đời sống cũng như trongcác doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo vànhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà còn tăng thêm độ chính xác.Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp cóthể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệuquả

Được thành lập năm 2008, trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật BắcNghệ An sau hơn 7 năm hoạt động đã vươn lên trở thành một trong những trường hàngđầu của tỉnh công tác đào tạo nghề

Bên cạnh những thành công đó, Trường cũng gặp phải không ít khó khăn do sựbất cập trong quản lý nhân sự như việc phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền củacho công tác quản lý nhân sự,… thêm vào đó trong thời gian tới, nhà trường ngày càngphát triển, dự định đến năm 2020 được lên thành trường cao đẳng, vì vậy việc quản lýnhân sự là rất quan trọng

Vì vậy, công việc đặt ra cho nhà trường hiện nay là tiến hành xây dựng một hệthống thông tin quản lý nhân sự thỏa mãn công tác quản lý nhân sự Hệ thống thông tinthiết kế ra sẽ làm giảm được chi phí cũng như tăng độ chính xác, độ nhanh nhạy chocông tác quản lý nhân sự tại nhà trường

1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu em có tìm hiểu về một số công trình nghiên cứu vànhận thấy các công trình đấy không áp dụng được cho trường Trung Cấp Nghề Kinh

Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An Các công trình nghiên cứu như:

Khóa luận tốt nghiệp: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty

cổ phần Vinaconex 7”, Vương Ngọc Quỳnh , lớp Kinh Tế 47 A , Đại học Kinh Tế

Quốc Dân

Khóa luận của Vương Ngọc Quỳnh phân tích đầy đủ chi tiết, các giai đoạn củaviệc phân tích thiết kế đều được thực hiện đầy đủ và mang tính khả thi; tuy nhiên đềtài bạn thực hiện cho một công ty quy mô lớn với nhiều công ty và nhiều chi nhánh,lượng nhân viên lên đến hàng nghìn người vì vậy đề tài này áp dụng vào 1 trường học

có quy mô nhỏ như trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An là 1điều không khả thi.

Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu”,

Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh

tế quốc dân

Luận văn tốt nghiệp này đã làm rõ một số lý thuyết về hệ thống thông tin và phântích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiếtHTTT và xây dựng được mã chương trình

Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tạicông ty cổ phần NETNAM” Nguyễn Thị Huyền – K46 S – Đại học Thương Mại

Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Huyền đã phân tích được đầy đủ các vấn

đề, phân tích được hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty, quy trình quản lýnhấn sự và các công tác quản lý tại công ty NETNAM cũng được bạn làm tõ trongkhóa luận Tuy nhiên khóa luận chỉ dừng lại ở phân tích, thiết kế hệ thống qua các sơ

đồ, biểu đồ, tuy nhiên các công việc thiết kế giao diện, cài đặt cơ sở dữ liệu chưa đượcbạn làm rõ

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp như: kháiniệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…

Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản lý nhân

sự nói chung, của của trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An nóiriêng

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại trường trườngTrung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, từ đó đưa ra một số đề xuất, giảipháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự vàcài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể nhằm hòan thiện hệ thống thông tin quản lýnhân sự cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự tạitrường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, đem lại hiệu quả trongcông việc

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lýnhân sự

Phương pháp và cách thức ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong quản lýnhân sự của trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An.

Hệ thống nhân sự, quy trình quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế

- Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

Cán bộ , nhân viên làm công việc quản lý nhân sự tại trường

1.5 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản

lý, hệ thống thông tin quản lý nhân sự qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đềtài nghiên cứu khoa học về xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý và kiến thức vềquản lý nhân sự Đồng thời, tiến hành nghiên cứu tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế

- Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, về hệ thống quản lý nhân sự, quy trình quản lý nhân sự củacông ty

Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của trường Trung Cấp Nghề Kinh

Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An giai đoạn 2012- 2014 Thời gian tiến hành nghiên cứu từ1/1/2015 đến 20/3/2015

1.6 Phương pháp thực hiện đề tài nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin:

+ Điều tra trắc nghiệm: sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại nhà trường.+ Điều tra trực tiếp: trong quá trình thực tập tổng hợp và học tại nhà trường,tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cầnthiết

+ Tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông như báo, internet, sách,các tài liệu liên quan

- Phương pháp xử lý thông tin

Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra vàgiải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong nhà trường Qua đó giúp ta

có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của trường Trung CấpNghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An một cách hiệu quả

1.7 Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần chính

Phần 1: Tổng quan về đề nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận, thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự tại Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

Các khái niệm, quy trình, phương pháp phân tích hệ thống thông tin; các kháiniệm, quy trình quản lý nhân sự và thực trạng vấn đề quản lý nhân sự được nêu rõtrong phần 2 này, tạo tiền đề cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự cụ thể trong phần 3

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường TrungCấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

Hoàn thiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các yêu cầu chức năng,phi chức năng, các sơ đồ hướng đối tượng như use case hay sơ đồ tuần tự cho đến việcthiết kế giao diện sử dụng cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường TrungCấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP

NGHỀ KINH TẾ KỸ THUẬT BẮC NGHỆ AN

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, các giai đoạn phân tích, thiết kế

hệ thống thông tin

Dựa trên tài liệu: Nguyễn Văn Ba( 2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội.

2.1.1 Hệ thống thông tin

a Khái niệm hệ thống thông tin:HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phầncứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập,tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ cácmục tiêu của tổ chức

Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trong việcquản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động,duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh

b Các thành phần hệ thống thông tin

- Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính,

hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thốngthông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngônngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toánnào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…

- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nốivới nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào

đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính,các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đếnngười khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Gồm hai nhómchính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xâydựng, bảo trì hệ thống thông tin

- Cơ sở dữ liệu:

+ CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bịlưu trữ thông tin thứ cấp( như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khaithác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng vớinhiều mục đích khác nhau

+ Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả cácvấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khaithác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…

+ Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn

và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiệncho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

c Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin

Vai trò: hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tácnghiệp trong hệ thống quản lý

Nhiệm vụ:trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộphận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp

d Hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sảnxuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tinhọc, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kếhoạch quản lý và ra quyết định

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học nàythường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quanđến CNTT, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tíchhợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho mộthoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một sốcông việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tintốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin mộtcách tổng thể - HTTT quản lý Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể

hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý

công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chức năngchính:

Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin

có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thôngtin mới

Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trongđáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của

hệ thống

e Quy trình xây dựng và phát triển HTTT

Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chứckinh tế

Phương pháp tin học hóa toàn bộ đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết

lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế cấu trúc cũ của tổ chức

+ Ưu điểm: Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dưthừa thông tin

+ Nhược điểm: Thực hiện lâu, đầu tư ban đầu khá lớn, hệ thống thiếu tính mềmdẻo và việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thay đổi thói quen làmviệc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống là khó khăn

- Phương pháptin học hóa từng phần chức năng quản lý theo một trình tự nhấtđịnh: Thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống một cách tách biệt và độc lập với cácgiải pháp được chọn với các phân hệ khác

+ Ưu điểm: Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn( phù hợp với các tổchức kinh tế vừa và nhỏ), không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúccủa hệ thống nên dễ được chấp nhận, hệ thống mềm dẻo

+ Nhược điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống,không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

- Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp Tuy nhiên với cảhai phương pháp đều cần phải đảm bảo:

+ Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lạihiệu quả kinh tế, dễ thực hiện( không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức)

và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế

+ Việc xây dựng( hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo mộtquy trình chung gồm các công đoạn chính:

Hình 2.1: Chu trình xây dựng HTTT.

2.1.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tácgiả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, tuy nhiên các phươngpháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án:

- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết

hệ thống hiện tại taphải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được cácphương án tối ưuđể dự án mang tính khả thi cao nhất Khảo sát thường được tiến hànhqua bốn bước:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểucáchoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kémcủa nó.Bước 2 : Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng vàcác

ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến

Bước 3 : Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Pháchoạcác giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánhgiá

để có thể đưa ra quyết định lựachọn cuối cùng

Bước 4 : Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kếhoạchtriển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên( Tàichính, nhân sự,trang thiết bị ) để triển khai dự án.

- Phân tích hệ thống : Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phântích hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chứcthực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được

sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lêncác chức năng đó Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình,

đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới

- Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệthống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới Công tácthiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đãđược nêu trong đặc tả yêu cầu Một số các công việc thường được thực hiện trong giaiđoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập, nhậnbiết các báo cáo và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms( vẽtrên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu vàbảng để tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đếnoutput

- Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh( code) thực sự, tạo hệ thống.Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũngchính người viết code chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giảithích thủ tục mà anh ta tạo nên được viết như thế nào và lý do cho việc này

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng

Trong phần này em sử dụng các thông tin được trích dẫn hoặc được tham khảo

từ cuốn: Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UMLcủa tác giả Đặng Văn ĐứcNhàxuất bản Giáo dục, Hà Nội

Các phương pháp hướng chức năng lấy chức năng làm đơn vị phân rã khi tiếnhành phân tích hệ thống Các phương pháp này dễ làm, dễ hiểu nhưng chúng lại cónhững nhược điểm rất lớn đó là: các hệ thống được xây dựng theo cách này khó sửachữa, khó nâng cấp và ít có khả năng tái sử dụng vào các hoàn cảnh khác

Các phương pháp hướng đối tượng đã ra đời và khắc phục được những nhượcđiểm của phương pháp hướng chức năng Các phương pháp hướng đối tượng lấy đối

tượng làm đơn nguyên cơ bản của hệ thống Đối tượng là một sự kết hợp giữa chứcnăng và dữ liệu, mỗi chức năng chỉ thao tác trên một số dữ liệu nhất định và ngược lạimỗi dữ liệu chỉ được xử lý bởi một số chức năng nhất định.

Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng thực hiện theo các thuậtngữ và khái niệm của phạm vi lĩnh vực ứng dụng( tức là của doanh nghiệp hay đơn vị

mà hệ thống tương lai cần phục vụ), nên nó tạo sự tiếp cận tương ứng giữa hệ thống vàvấn đề thực ngoài đời Quá trình phát triển phần mềm đồng thời là quá trình cộng táccủa khách hàng/người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, chuyên gia lĩnhvực, chuyên gia kỹ thuật, nên lối tiếp cận này khiến cho việc giao tiếp giữa họ vớinhau được dễ dàng hơn

- Các giai đoạn của chu trình phát triển hệ thống theo mô hình hướng đốitượng:

+ Phân tích hướng đối tượng( Object Oriented Analysis - OOA): Là giai đọanphát triển một mô hình chính xác và súc tích của vấn đề, có thành phần là các đốitượng và khái niệm đời thực, dễ hiểu đối với người sử dụng

+ Thiết kế hướng đối tượng( Object Oriented Design - OOD): Là giai đoạn tổchức chương trình thành các tập hợp đối tượng cộng tác, mỗi đối tượng trong đó làthực thể của một lớp Các lớp là thành viên của một cây cấu trúc với mối quan hệ thừakế

+ Lập trình hướng đối tượng( Object Oriented Programming - OOP): Giai đoạnxây dựng phần mềm có thể được thực hiện sử dụng kỹ thuật lập trình hướng đối tượng

Đó là phương thức thực hiện thiết kế hướng đối tượng qua việc sử dụng một ngôn ngữlập trình có hỗ trợ các tính năng hướng đối tượng Một vài ngôn ngữ hướng đối tượngthường được nhắc tới là C++ và Java Kết quả chung cuộc của giai đoạn này là mộtloạt các code chạy được, nó chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã trải qua nhiều vòngquay của nhiều bước thử nghiệm khác nhau

Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể có vai trò trong sự tương tác với hệthống.

Ca sử dụng( use case): là một biểu diễn của một tập hợp các chuỗi hành động mà

hệ thống thực hiện nhằm cung cấp một kết quả( một giá trị gia tăng) cụ thể cho mộtđối tác

Mối quan hệ bao gồm: quan hệ giữa các đối tác; quan hệ giữa đối tác và ca sửdụng; quan hệ giữa các ca sử dụng(quan hệ khái quát hóa, quan hệ bao hàm, quan hệ

mở rộng)

Hình 2.2Ví dụ về biểu đồ ca sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Biểu đồ lớp: là một biểu đồ phô bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như là: liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của hệ thống( hay của một phần của hệ thống) Nó bao gồm mọi phần tử khai báo, cho nên nó là cái nền cho mọi hoạt động chức năng của hệ thống

Các phần tử trong biểu đồ lớp được mô tả như sau:

Các phần tử Mô tả Ký hiệu

Lớp( class) Lớp là một nhóm đối

tượng có chung một sốthuộc tính và phương thứcQuan hệ kiểu kết hợp Là sự nối kết giữa các đối

tượng của các lớp vớinhau

Quan hệ khái quát hóa( kế

thừa)

Là sự kế thừa của một lớp

từ một lớp khácQuan hệ gộp Biểu diễn mối quan hệ

giữa một lớp tổng thể vớimột lớp bộ phận

Quan hệ phụ thuộc Là biểu diễn mối quan hệ

giữa một lớp độc lập vớimột lớp phụ thuộc vào lớpđó

Hình 2.3: Ví dụ biểu đồ lớp cho HTTT quản lý cổ đông

2.2.2 Pha thiết kế

- Biểu đồ trình tự: là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi bậttrình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượng

cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này là các

cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng cũngcòn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

Hình 2.4Ví dụ về biểu đồ trình tự chức năng đăng nhập

- Biểu đồ hoạt động: là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động, theo các luồng đi

từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tả logic của một ca sử dụng,một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác phức tạp Biểu đồhoạt động thường được mô tả như ví dụ dưới đây:

Hình 2.5Biểu đồ hoạt động thêm người dùng mới

2.3 Tổng quan về quản lý nhân sự

Trong phần này có tham khảo tài liệu: Quản trị nhân lựccủa PGS.TS NguyễnNgọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục

2.3.1 Một số khái niệm cơ bản

Nhân lực: nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này

bao gồm thể lực và trí lực

Thể lực chỉ sức khỏe của cơ thể phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khỏe củamỗi người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế.Thể lực con người còn phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, thời gian công tác,…

Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết và sự tiếp thu kiến thức, tài năng cũng nhưnăng khiếu cũng như long tin, quan điểm, nhân các của từng con người Trong sảnxuất kinh doanh truyền thống, việc sư dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu

và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt Sự khai thác khả năng trí lực của con người

là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của conngười

Quản lý nhân lực:

Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanhnghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triểndoanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức vàdoanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khíacạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển Các kỹ thuậtquản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khảnăng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức

Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồnnhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả

Quản lý nhân lực tiếp cận theo chức năng quản lý:là hoạt động hoạch định, tổchức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và pháttriên con người

Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại: những hoạt động làm tăng cườngđóng góp có hiệu quả của con người vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cốgắng đạt được mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân

Mục đích của quản lý nhân lực:

+ Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng của người lao động phục

vụ việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp,

+ Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương pháp tốt nhất để mọi nhân viên

có thể đóng góp tối đa cho doanh nghiệp Tạo cơ hội để cá nhân phát triển

2.3.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khaithác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹthuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lạivới nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuậtđều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vìvậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đãphát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao,khoa học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xãhội.

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đềlao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều điđến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chứcnăng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trịnhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viêndưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của một doanh nghiệp

2.3.3 Con người trong quản lý nhân sự

Nhân tố con người ở đây chính là nhân viên làm việc trong doanh nghiệp.Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau vềnăng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thích…vì vậy họ có những nhu cầu hammuốn khác nhau Quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để để ra các biệnpháp quản trị phù hợp nhất

Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của người lao độngcũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn Điều này ảnh hưởng tới cáchnhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hàilòng với công việc và phần thưởng của họ

Trải qua các thời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thích của mỗi cá nhâncũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự Nhiệm vụ của công tácnhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho người lao động cảm thấythoả mãn, hài lòng, gắn bó với doanh nghiệp bởi vì thành công của doanh nghiệp trênthương trường phụ thuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khía cạnh khác nhau

Tiền lương là thu nhập chính, có tác động trực tiếp đến người lao động Mộttrong những mục tiêu chính của người lao động là làm việc để được đãi ngộ xứng

đáng Vì vậy vấn đề tiền lương thu hút được sự chú ý của tất cả mọi người, nó là công

cụ để thu hút lao động Muốn cho công tác quản trị nhân sự được thực hiện một cách

có hiệu quả thì các vấn đề về tiền lương phải được quan tâm một cách thích đáng

2.4 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

2.4.1 Giới thiệu trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An là Đơn vị trực thuộc

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Thực hiện Quyết định số 1956/QĐ-TTG ngày

27 tháng 11 năm 2009 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt đề án đào tạo nghề

cho lao động nông thôn đến năm 2020; Quyết định số 854/QĐ - LĐTBXH ngày 06/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Lao Động - Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt

nghề trọng điểm và trường được lựa chọn nghề trọng điểm để được đầu tư từ Chương

trình mục tiêu quốc gia giai đoạn 2011 - 2015; Quyết định số 2400/QĐ.UBND.VX

ngày 02 tháng 6 năm 2014 của UBND tỉnh Nghệ An về việc giao chỉ tiêu tuyển sinhđào tạo nghề năm học 2014 - 2015

Đặc điểm, tình hình

+ Tên đơn vị: Trường Trung cấp nghề Kinh Tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An

+ Địa chỉ: Khối 1 - Thị trấn Cầu Giát - Quỳnh Lưu - Nghệ An

+ Điện thoại: 038 3864335; Fax: 0388640794

- E-mail: TCNKTKTBacNgheAn@gmail.com

Quá trình thành lập: Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An được thành lập trên cơ sở nâng cấp Trung tâm Dạy nghề - Hướng nghiệp Quỳnh Lưu theo Quyết định số 2938/QĐ-UBND/VX ngày 11 tháng 7 năm 2008 của UBND tỉnh

- Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế

+ Cơ cấu nhân lực: Tổng số cán bộ viên chức, giáo viên, nhân viên là: 40 người

Tổ chức bộ máy gồm có:

+ Ban giám hiệu nhà trường: 3 người( 1 Hiệu trưởng, 2 phó Hiệu trưởng)Các phòng ban chuyên môn gồm có:

+ Phòng TC - Hành chính - Kế toán: 8 người

+ Phòng Công tác HS - SV: 5 người

+ Khoa Điện: 3 người

+ Khoa May - Thiết kế thời trang: 3 người

+ Khoa Kinh tế - Nông nghiệp: 3 người

- Có các tổ chức: Chi bộ Đảng, Đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, phụ nữ

- Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

+ Hiệu trưởng nhà trường: xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụcủa năm học, quản lý giáo viên, nhân viên trong nhà trường, giám sát thực hiện các kếhoạch hàng năm của nhà trường, giám sát công tác đào tạo nghề cho học sinh,…

+ Hiệu phó 1: quản lý, giám sát các phòng tài chính kế toán, phòng công táchọc sinh sinh viên, phòng đào tạo Xây dựng kế hoạch, giám sát thực hiện cho cácphòng ban

+ Hiệu phó 2: quản lý, giám sát công tác đào tạo trong trường, trực tiếp quản lýcác khoa trong nhà trường như: khoa cơ bản, khoa điện, khoa may và thiết kế thờitrang,…

+ Phòng tài chính kế toán: thực hiện các công tác liên quan đến tài chính trong

cơ quan, quản lý tài chính, quản lý ngân quỹ cho nhà trường

+ Phòng công tác HS-SV: quản lý các hoạt động liên quan đến sinh viên, tổchức chương trình ngoại khóa cho sinh viên

+ Phòng đào tạo: lập kế hoạch đào tạo cho năm học

+ Các khoa trong trường có chức năng thực hiện công tác đào tạo nghề theotừng khoa tương ứng dưới sự giám sát của hiệu phó 2 Thực hiện đúng kế hoạch đàotạo do phòng đào tạo đưa ra

Sơ đồ tổ chức của Trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường học

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp cuối năm 2014 trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An)

- Tình hình tài chính của nhà trường trong 3 năm 2012-2014

Tình hình tài chính của nhà trường trong giai đoạn 2012-2014 được thể hiện rõtrong bảng dưới đây:

Bảng 2.1: Nguồn kinh phí trong giai đoạn 2012-2014

Qua bảng số liệu trên, ta thấy nguồn kinh phí của nhà trường qua các năm về tất

cả các chỉ tiêu đều được tăng lên Điều đó có ý nghĩa lớn, rằng nhà trường đang từngbước phát triển và ngày càng đi lên

- Cơ sở vật chất công nghệ thông tin

Thời gian vừa qua, nhà trường vừa nhận thêm 2 giáo viên tốt nghiệp ngành côngnghệ thông tin từ các trường đại học Cùng với đội ngũ giáo viên dạy ngành tin học,việc xây dựng hệ thống thông tin cho trường học phục vụ công tác quản lý học sinhsinh viên cũng như nhân viên trong nhà trường đã được tiến hành

Mặc dù trong thời điểm này, nhà trường chưa sử dụng bất kỳ hệ thống thông tinnào Nhưng trong tương lai gần, hệ thống thông tin quản lý sinh viên và hệ thốngthông tin quản lý nhân sự sẽ đưa vào sử dụng

2.4.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An

Hiện tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An có 40 cán bộcông nhân viên, và trong năm 2015 này nhà trường dự định tuyển thêm 10 nhân viên,giáo viên, để chuẩn bị mở rộng công tác đào tạo Đến năm 2017 nhà trường sẽ được sởlao động thương binh xã hội đề xuất trở thành trường Cao đẳng

Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, và tốn nhiềuthời gian và công sức cho nhà trường Tuy nhiên hiện tại việc quản lý nhân sự của nhà