THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA

EDANH MỤC BẢNG BIỂUtrang Bảng 1 Tình hình sản xuất trong 3 năm từ năm 2011-2013 của VT Thanh Hóa 13 Bảng 2 Hiệu quả hoạt động kinh danh của Viễn thông Thanh Hóa 14 Bảng 3 Trang thiết bị

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được chương trình Đại học cũng như việc thực hiện khóa luậnnày, với sự giúp đỡ, sự hướng dẫn, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy côtrường Đại học Thương Mại.Trước hết, em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đếntoàn thể quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tận tìnhdạy em trong 4 năm học tập vừa qua tại trường

Em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu nhà trường Đại học Thương Mại đãtạo điều kiện tốt nhất để em thực hiện được khóa luận và hoàn thành được chươngtrình Đại học của mình Em xin chân thành cám ơn đến giảng viên thầy : NguyễnQuang Trung đã giúp em thực hiện và hoàn thành khóa luận này

Em cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo doanh nghiệp Viễn thôngThanh Hóa đã tạo điều kiện cho em thực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thựctập, giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ

đó có được những dữ liệu cần thiết giúp em hoàn thành khóa luận ngày hôm nay Tuy đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình và nănglực của mình, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được nhữngđóng góp quý báu của quý thầy cô Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Mĩ Linh

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài 3

1.5 Phương thức thực hiện đề tài 4

1.6 Kết cấu khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 6

2.1.2 Tổng quan về quản lý kho hàng 10

2.2 Kết quả phân tích thực trạng quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa 11

2.2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp 11

2.3.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại doanh nghiệp 14

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA VIỄN THÔNG

3.3 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu và giao diện của phần mềm 27

3.3.1 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu 27

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC.

EDANH MỤC BẢNG BIỂU

trang Bảng 1 Tình hình sản xuất trong 3 năm từ năm 2011-2013 của VT Thanh Hóa 13 Bảng 2 Hiệu quả hoạt động kinh danh của Viễn thông Thanh Hóa 14 Bảng 3 Trang thiết bị phần cứng tại Viễn thông Thanh Hóa 15 Hình a Biểu đồ mức độ cần thiết hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng 17 Hình b Biểu đồ mức cần thiết hoàn thiện CSDL quản lý kho hàng 18 Hình 1 Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý kho hàng của doanh nghiệp hiện tại 23

Hình 3 Biểu đò luồng dữ liệu mức đỉnh 29

Hình 3.1 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa 29

Hình 3.2 Liên kết giữa NhanVien và PhongBan 29

Hình 3.3 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang 29

Hình 3.4 Liên kết giữa NhaCC và PhieuNhap 29 Hình 3.5 Liên kết giữa PhieuNhap và HangHoa 20 Hình 3.6 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNhap 30

Hình 3.7 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXuat 30

Hình 3.8 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXuat 30

Hình 3.9 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXuat 30

Hình 3.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau 31

Hình 3.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau 31

Hình 3.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau 31

Biểu đồ phân cấp chức năng

8 DSS Decision Support System Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

9 ER Entity Relationship Mô hình thực thể liên kết

11 MIS Management Information

System

Hệ thống thông tin phục vụquản lý

mại và dịch vụ

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin đã ăn sâu vào đời sống, vào các doanh nghiệp với mộtphương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm đượcnhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việc đượcthuận lợi và phát triển lên rất nhiều Cũng chính vì thế mà các công ty, doanh nghiệpkhông thể nào tồn tại được nếu không có công nghệ thông tin Đặc biệt, nó đã đánhdấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý, doanhnghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và

có hiệu quả

Viễn thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQTngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam(VNPT) Viễn Thông Thanh Hoá là đơn vị kinh tế trực thuộc hạch toán phụ thuộccông ty mẹ - Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam

Viễn Thông Thanh Hoá có chức năng, nhiệm vụ: Tổ chức, xây dựng, quản lý,vận hành, khai thác mạng lưới bưu chính viễn thông - công nghệ thông tin (BCVT-CNTT) để kinh doanh và phục vụ Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo của các cấp uỷ đảng, chính quyền; đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của xã hội.Tuy là một doanh nghiệp mạnh về các hoạt động liên quan đến công nghệ thôngtin nhưng Viễn thông Thanh Hóa cũng gặp phải không ít khó khăn khi bắt đầu khaithác và sử dụng một phần mềm nào đó do doanh nghiệp tự sản xuất, hạn chế các tínhnăng của phần mềm, thiếu hụt nguồn nhân lực, không am hiểu về Hệ thống thông tinbên trong của phần mềm… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót của phần mềm, đặcbiệt là Hệ thống thông tin của phần mềm quản lý bán hàng, quản lý biến động khohàng bằng tin nhắn SMS, doanh nghiệp đã đưa ra mô hình quản lý hệ thống cũng nhưviệc xây dựng bộ phận nhân viên quản lý kho hàng là những người chịu trách nhiệmchính trong công tác quản lý Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại thì mô hình quản lýkho hàng của phần mềm này vẫn còn tồn tại nhiều bất cập khiến cho nhân viên khókhăn trong việc quản lý kho hàng

Vì vậy mà bài toán cần đặt ra cho doanh nghiệp là để tránh lãng phí nguồn tàinguyên cũng như tiền bạc của doanh nghiệp thì ta cần hoàn thiện phần mềm quản lýbán hàng-quản lý biến động kho hàng bằng tin nhắn SMS đặc biệt là phải hoàn thiệnlại hệ thống thông tin quản lý kho hàng của phần mềm Vì vậy khóa luận đề xuất việchoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa sao chophù hợp hơn và hoạt động tốt hơn với yêu cầu của doanh nghiệp.

1.2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toánđược rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học vàchuyên sâu về nội dung này Nhằm giúp cho việc hoàn thiện phần mềm quản lý bánhàng-quản lý biến động kho hàng bằng tin nhắn SMS ( hoàn thiện về HTTT của phầnmềm ) được hiệu quả nhất, dưới đây là các so sánh, đánh giá tình hình nghiên cứutrong nước về phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng

Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một sốnghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiện với

đề tài này:

- Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa

hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT - Đại học

quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện Luận văn này đã nêu ra được những lý thuyết cơbản về vấn đề cần nghiên cứu, tuy nhiên tác giả lại không thực hiện các bước chuẩnhóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa các thực thể mà đi thẳng vào thiết

kế cơ sở dữ liệu vật lý, điều này có thể gây khó hiểu cho người quan sát

- Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty

TNHH Ngọc Khánh do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế quốc dân

thực hiện Đối với luận văn này, tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công

ty TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ, tuy nhiên tác giả lạikhông nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng để thực hiện đối với đề tàinày

Kết luận : Cả hai đề tài trên đều đưa ra được cái nhìn tổng quát và cơ bản nhất vềvấn đề HTTT quản lý kho hàng Tuy nhiên vẫn còn nhiều thiếu sót cần được khắc

phục như các bước chuẩn hóa CSDL, thiết lập mô hình quan hệ… Đối với đề tài hoànthiện phần mềm quản lý bán hàng- quản lý biến động kho hàng bằng tin nhắn SMS củaViễn thông Thanh Hóa là đề tài nhằm giúp Viễn thông Thanh Hóa hoàn thiện đượcphần mềm này và đặc biệt là về HTTT quản lý kho hàng Cần rút kinh nghiệm của các

đề tài trên như việc kết hợp cơ sở lý thuyết với vận dụng thực tế một cách hợp lý và cócác bước chuẩn hóa CSDL, thiết lập mô hình quan hệ và các mô hình cần thiết liênquan khác…

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các hệ thống thông tin phổ biến trong doanhnghiệp…

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý kho hàng, mô hìnhquản lý kho hàng nói chung, của Viễn Thông Thanh Hóa nói riêng

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý kho hàng tại doanhnghiệp, tính hợp lý của HTTT quản lý kho hàng với phần mềm quản lý kho hàng củadoanh nghiệp đang sử dụng, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiếnhành phân tích thiết kế lại hệ thống thông tin quản lý kho hàng và cài đặt trên hệ quảntrị cơ sở dữ liệu cụ thể nhằm hòa thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho phùhợp với phần mềm và mong muốn của doanh nghiệp

1.4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu :

- Hệ thống thông tin quản lý kho hàng và các thành phần của hệ thống

- Phương pháp và cách thức hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng củadoanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng trong phần mềm quản lý kho hàng củaViễn thông Thanh Hóa Đây là phần mềm quản lý bán hàng- quản lý biến động khohàng bằng tin nhắn SMS( quản lý kho hàng) và được chia thành hai mảng quản lý bánhàng và quản lý kho hàng Tuy nhiên, được sự đồng ý cũng như ủng hộ của Viễn

thông Thanh Hóa nhằm tìm hiểu, hoàn thiện và phát huy HTTT quản lý kho hàng chophần mềm được hoàn thiện.

- Về không gian: nghiên cứu cơ sở lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lýkho hàng qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đề tài nghiên cứu khoa học vềxây dựng HTTT trong quản lý và kiến thức về quản lý kho hàng Nghiên cứu vềHTTT quản lý kho hàng tại Viễn thông Thanh Hóa

- Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan đến doanh nghiệp giai đoạn

2011-2013 Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 26/02/2015 đến 29/04/2015

1.5 Phương thức thực hiện đề tài

Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng chỉ đạo việc áp dụng các luận cứ, luậnđiểm khoa học vào nghiên cứu cũng như đưa vào thực tiễn Đảm bảo mối liên hệ biệnchứng giữa lý thuyết và thực tiễn, đảm bảo sau khi hoàn thành đề tài phải có tính thựctiễn, tính khả thi, phù hợp với đối tượng nghiên cứu

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: phân tích lý thuyết thành những bộphận cấu thành, thành những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thác nhữngkhía cạnh khác nhau của lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý để từ đó chọn lọcnhững thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụng phươngpháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mặt thành một chỉnh thểhoàn chỉnh Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ

sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu Cụ thể là trong 3 tuần đầu của thời giannghiên cứu

Phương pháp khảo sát thực tiễn: thu thập thông tin bởi quá trình nghiên cứu đốitượng thực, bằng phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Tiến hành phỏngvấn trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên về các vấn đề thực tế; lập phiếu điều tra trắcnghiệm và tiến hành phát phiêu điều tra Tổng hợp và phân tích kết quả Đưa ra các môhình, bảng biểu cần thiết Các công việc này được áp dụng trong giai đoạn tiếp theocủa thời gian thực hiện đề tài

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Ở phần này nêu ra tính cấp thiết của đề tài,đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiêncứu, phương pháp thực hiện đề tài.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng về HTTT quản lý kho hàng tại Viễn ThôngThanh Hóa Ở phần này hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp Phân tích thực trạng quản lý kho hàng tại doanh nghiệp, đánh giá ưuđiểm và nhược điểm

Phần 3: Định hướng phát triển và một số giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lýkho hàng của Viễn thông Thanh Hóa.Có nội dung như sau: dựa trên những kết quả đãphân tích được về thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của doanh nghiệp,

đề xuất các phương án phát triển, tiến hành phân tích thiết kế, hoàn thiện tin học hóa

hệ thống Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đềtài

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

HÀNG TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA 2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

a Hệ thống thông tin quản lý

HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủcông, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định Là một hệthống tích hợp, tương tác giữa người và máy móc tạo nên các thông tin phuc vụ conngười trong sản xuất, quản lý

Các bước để xây dựng 1 hệ thống thông tin

 Khảo sát

- Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống

mới

Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống hiện tại thông qua các phương pháp khảo sát:

Quan sát hệ thống: quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệthống bao gồm: cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức hoặc không chính thức),các thời điểm ngắt quãng trong quá trình hoạt động của hệ thống, các công việc độtxuất, quan hệ giữa các phòng ban, việc sử dụng các tài liệu và những vấn đề còn gâykhó khăn trong quá trình hoạt động của hệ thống

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống: là xem xét các tài liệu bên trong và bên ngoài tổchức để phát hiện ra những chi tiết về chức năng và tổ chức hệ thống: mô tả hệ thống,

kế hoạch kinh doanh, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả công việc…

Phỏng vấn: là đối thoại trực tiếp, sử dụng các câu hỏi để hiểu rõ vấn đề Thường

sử dụng hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở

Sử dụng phiếu điều tra: là thiết kế những phiếu điều tra, hướng dẫn người sửdụng điền những thông tin cần thiết nhằm thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quanđiểm có tính đại chúng rộng rãi Nội dung cần thăm dò có thể là những vấn đề sau:+ Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải và những mong đợi từ hệ thốngmới

+ Mức độ bảo mật mà người sử dụng mong đợi nhất ở hệ thống mới.

- Tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin:

Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thudược thường ở những dữ liệu thô chưa được xử lý Vì vậy cần tập hợp, phân loại, tổnghợp lại thông tin thành những tài liệu hoàn chỉnh cho người được khảo sát và nhà quản

lý đánh giá và bổ sung

- Đánh giá và nhận xét:

Từ những kết quả thu được có thể phát hiện ra những yếu kém, vấn đề còn tồn tạicủa hệ thống cũ, từ đó xác định các yêu cầu về hệ thống mới

- Xác định mục tiêu dự án hệ thống thông tin mới

Quyết định về mức độ ứng dụng tin học của hệ thống thông tin mới và xem xétcác yêu cầu về nhân lực, tài chính, tính chiến lược lâu dài của dự án

- Phác họa giải phát và cân nhắc tính khả thi

Xem xét tính khả thi về mặt nghiệp vụ, mặt kỹ thuật và mặt kinh tế của dự án

- Lập dự trù và kế hoạch triển khai

Lập dự trù về thiết bị: Dự kiến về khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc vớimáy tính, số người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống, khối lượng thông tin cần thuthập, khối lượng thông tin cần kết xuất,… từ đó lựa chọn thiết bị mua và lắp đặt phùhợp

Lập kế hoạch: Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số cácnhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc(thời gian chi tiết và hợp lý), xác định các mốc thời gian của dự án giúp cho công táckiểm tra giám sát tiến độ thực hiện

Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quantrong miền quan tâm của bài toán.

Đưa ra hướng giải quyết bài toán

Như vậy, phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cầnphải xây dựng là gì, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toánchứ chưa quan tâm đến cách thức thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào

 Thiết kế

Thiết kế là trả lời câu hỏi như thế nào thay vì câu hỏi cái gì như trong phân tích.Mục tiêu của thiết kế là phải xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trênkết quả của pha phân tích

Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự.Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống

 Cài đặt

- Lập kế hoạch cài đặt

Chuyển đổi hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới cần phải chuyểnđổi phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, công nghệ quản lý, các phương pháp truyềnđạt và lưu trữ dự liệu trong hệ thống

- Biến đổi dữ liệu

- Huấn luyện

Huấn luyện những người sử dụng và cung cấp thông tin trong hệ thống về cáchthức hoạt động cuả hệ thống và làm quen với các máy móc thiết bị

- Cài đặt sử dụng một trong 4 phương pháp:

Phương pháp chuyển đổi trực tiếp: thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộcác công việc được thưc hiện đồng thời

Phương pháp hoạt động song song cả hệ thống cũ và mới: Theo phương pháp nàyHTTT mới sẽ hoạt động song hành với HTTT cũ trong thời gian khá dài Khi HTTTmới chúng tỏ được ưu việt của mình thì người ta ngừng hoạt động của HTTT cũ

Phương phái chuyển đổi từng bước thí điểm: Phương pháp này là lựa chọn một

bộ phận tiêu biểu và tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này sau đó rút kinh nghiệm vàtriển khai đại trà cho tất cả các bộ phận khác

Phương pháp chuyển đổi bộ phận: Theo phương pháp này sẽ tiến hành cài đặttừng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt.

- Biên soạn tài liệu về hệ thống

Các tài liệu hướng dẫn sử dụng, thông tin được thu thập từ các nguồn khác nhaubao gồm các báo cáo xác định vấn đề, nghiên cứu tính thực thi và tài liệu cho ngườilập trình

Mô hình đẻ biểu diễn 1 HTTT

Một HTTT có thể được mô tả tùy theo quan điểm của từn người mô tả Có 3 môhình được đề cập đến trong mô tả đó là: mô hình logic, mô hình vật lý trong, mô hìnhvật lý ngoài

Mô hình logic : mô hình mô tả hệ thống làm gì?dữ liệu mà nó thu thập, xử lýphải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thông tin

mà hệ thống sản sinh ra

Mô hình vật lý ngoài: chú ý những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thốngnhưcác vật mang tin, mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện đểthao tác với hệ thống

Mô hình vật lý trong :là những khía cạnh không nhìn thấy được của hệ thống, vàđược nhìn qua con mắt của kỹ thuật viên

b Một số hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

- Phân loại HTTT theo cấp ứng dụng (cấp quản lý)

+ Hệ thống thông tin quản lý chiến lược

Hệ thống hỗ trợ điều hành EIS – Executive Information System

+ Hệ thống thông tin quản lý chiến thuật

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS – Decision Support System

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý MIS – Management Information System.+ Hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp/giám sát

Hệ thống xử lý giao dịch /giao tác TPS – Transaction Processing System

+ Hệ thống thông tin dùng cho tất cả các bậc quản lý:

Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS – Officer Assignment System

Hệ chuyên gia ES – Expert System

- Phân loại HTTT theo chức năng nghiệp vụ trong tổ chức doanh nghiệp

+ Hệ thống thông tin tài chính kế toán

+ Hệ thống thông tin marketing

+ Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

+ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

2.1.2 Tổng quan về quản lý kho hàng

2.1.2.1.Một số khái niệm cơ bản về quản lí kho hàng và một số thuật ngữ

a Khái niệm quản lí kho hàng

Quản lý kho hàng là Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giảiquyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phươngthức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổsách hàng hóa trong kho bãi

b Mục tiêu của quản lí kho hàng

Mục tiêu của quản lý kho hàng nhằm giúp doanh nghiệp thống kê được tình trạngnhập xuất hàng, và hàng tồn trong kho để giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kịpthời và hợp lý, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí lưu kho, giải phóng hàngtồn và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

c Tác dụng của quản lí kho hàng

Quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, môhình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối vớihàng chậm luân chuyển trong kho

2.1.2.2 Các chức năng quản lý kho hàng

- Quản lý nhập:

Sau mỗi lần hàng xuất kho thì bộ phận quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất đểtiện theo dõi hàng hóa trong kho Khi nào có mặt hàng sắp hết hoặc đã hết, bộ phậnquản lý kho sẽ thông báo đến ban quản lý Ban quản lý sẽ lệnh cho bộ phận mua hàngnhập hàng mới khi hàng được đưa về kho, bộ phận quản lý kho hàng sẽ nhận phiếugiao hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng có khớp với đơn đặt hàng hay không.Hàng hóa không đảm bảo chất lượng và số lượng thì sẽ được trả lại nhà cung cấp Một

số hàng hóa khi khách hàng mua nhưng vì lý do nào đó trả lại cũng sẽ được đưa vềkho chờ xử lý.

- Quản lý xuất

Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, sau đó bộ phận bánhàng tổng hợp và gửi xuống cho bộ phận kho, bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng hàngtrong kho và gửi thông tin về cho bộ phận bán hàng Nếu hàng hóa đủ tiêu chuẩn thì

bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng và gửi bản sao cho khách hàng Sau đókhách hàng sẽ đưa hóa đơn đến cho bộ phận quản lý kho,bộ phận quản lý kho kiểm tra

và viết phiếu xuất kho Sau khi xuất kho sẽ được lưu lại và cuối tháng tổng hợp, báolại cho ban quản lý

2.2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Viễn thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thôngViệt Nam ( VNPT) Viễn thông Thanh Hóa là đơn vị kinh tế trực thuộc hạch toán phụthuộc công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam(VNPT)

687/QĐ-Viễn thông Thanh Hóa có chức năng , nhiệm vụ : Tổ chức, xây dựng, quản lý,vận hành, khai thác mạng lưới Bưu chính Viễn thông–Công nghệ thông tin (BCVT-CNTT) để kinh doanh và phục vụ Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền, đáp ứng mọi nhu cầu thông tin xã hội

- Tên đầy đủ :Viễn thông Thanh Hóa

- Tên viết tắt Tiếng Việt : VNPT Thanh Hóa

- Tên giao dịch quốc tế : VNPT Thanh Hoa

- Địa chỉ: 26A- Đại Lộ Lê Lợi – P Điện Biên – TP Thanh Hóa

- Điện thoại : 0373.727.666

- Mã số thuế :2800242097

Khẩu hiệu kinh doanh

“ Chúng tôi sát cánh bên khách hàng cùng phát triển”

Cam kết thương hiệu

“ Nỗ lực không ngừng để đem đến cho khách hàng các dịch vụ Viễn thông- Côngnghệ thông tin với chất lượng dịch vụ , chất lượng phục vụ tốt nhất và giá cả ngàycàng rẻ hơn”

Ngành nghề kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh

- Tổ chức, quản lý, kinh doanh và cung cấp các dịch vụ viễn thông – Côngnghệ thông tin, tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, sửa chữa vàbảo dưỡng mạng Viễn thông, khảo sát, tư vấn thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các côngtrình Viễn thông- Công nghệ thông tin

- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

- Hoạt động viễn thông vệ tinh

- Hoạt động viễn thông có dây

- Hoạt động viễn thông không dây

- Chương trình cáp, vệ tinh, các chương trình thuê bao khác

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụnghoặc đi thuê

- Quảng cáo

- Hoạt động viễn thông không dây

- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, và các thiết bị viễn thôngtrong các cửa hàng chuyên doanh

- Sản xuất thiết bị viễn thông – công nghệ thông tin

Viễn thông Thanh Hóa thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam.

Bảng 1 :Bảng về tình hình sản xuất trong 3 năm từ năm

2011-2013 của Viễn thông Thanh Hóa

Đơn vị : triệu đồng

2011

Năm2012

Năm2013

Tỷ lệ %2012/2011 2013/2012

1 Doanh thu phát sinh 80.45 81.76 85.58 101.62 104.67

2 Chi phí tại đơn vị 68.145 72.313 75.516 106.11 104.42

3 Doanh thu thuần 70.985 73.658 79.589 103.76 108.05

4 Nộp ngân sách nhà nước 2.986 2.548 2.896 86.53 113.65

5 Nộp điều tiết về tập đoàn 17 19/4 21 114.02 108.0

(Nguồn phòng kinh doanh của viễn thông Thanh Hóa.)

Từ bảng phân tích trên, ta thấy: Tỷ lệ doanh thu qua các năm là 102%(2012/1011), 105%(2013/2012) như vậy doanh thu tăng lên một cách rõ rệt Có đượckết quả trên là nhờ sự nỗ lực của ban lãnh đạo và tập thể lao động trong toàn doanhnghiệp Tuy nhiên, tốc độ này khá chậm do ảnh hưởng phần nào từ cơ chế chung củaVNPT và do điều kiện phát triển kinh tế chung của toàn tỉnh Thanh Hóa

Bảng 2: Hiệu quả hoạt động kinh doanh của Viễn thông Thanh Hóa

STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

1 Lợi nhuận thuần Tỷ đồng 9,23 10,6 11,7

2 Lương bình quân Triệu đồng 2.78 2.92 3.1

3 Năng suất lao động Triệu đồng 263,7 278,5 297,1

Trong ba năm hoạt động từ năm 2011 đến năm 2013, Viễn thông Thanh Hóa đãthực hiện kế hoạch, với sức ép cạnh tranh trong kinh doanh các dịch vụ VT-CNTTngày càng quyết liệt, đòi hỏi có sự nỗ lực vượt bậc, sự thay đổi mạnh mẽ trong cơ chếquản lý, điều hành kinh doanh, năng lực khai thác đường truyền cao, kênh truyền dẫncác mạng ngày càng tối ưu hóa Với kết quả lợi nhuận thuần tăng dần qua các năm, thunhập của người lao động tăng vì thế ổn định được tâm lý người lao động nhằm độngviên khuyến khích người lao động hăng hái thi đua lao động sản xuất, phấn đấu thựchiện hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch

2.3.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại doanh nghiệp

a Thực trạng

+ Thực trạng về HTTT của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng lực CNTTcao, đồng thời doanh nghiệp cũng rất chú trọng đầu tư cho hạ tầng CNTT và địnhhướng sớm được kế hoạch công tác Các dữ liệu nguồn và dữ liệu đích được lưu trữ và

sử dụng hiệu quả, an toàn và linh hoạt Hệ thống doanh nghiệp sử dụng gồm HTTTquản lý khách hàng, HTTT quản lý bán hàng.HTTT quản lý kho hàng, HTTT quản lýkhách hàng được doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm CSS để quản lý Và HTTT

này hoạt động rất hiệu quả Tuy nhiên HTTT quản lý bán hàng, quản lý biến động khohàng mới được đưa vào dùng thử mà chưa đưa vào sử dụng chính thức, HTTT nàyđang được hoàn thiện dần.

Hệ thống thông tin được trung tâm mạng thông tin của doanh nghiệp quản lý vàđảm nhận vận hành kỹ thuật hệ thống Trung tâm mạng quản lý kĩ thuật, vận hành các

hệ thống hạ tầng mạng Internet, mạng Intranet, mạng LAN, mạng WAN quản lý vậnhành các kết nối Internet, Internet, LAN,WAN, quản lý website, cấp phát và phânquyền sử dụng cho những người sử dụng cuối và đảm bảo kết nối hệ thống với hệthống thông tin khác

+ Thực trạng về cơ sở hạ tầng của Viễn thông Thanh Hóa

 Về phần cứng :

Bảng 3: Trang thiết bị phần cứng tại Viễn thông Thanh Hóa

Số thứ tự Tên thiết bị Số lượng (chiếc)

(Nguồn: Viễn thông Thanh Hóa 12/2014)

Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy được Viễn thông Thanh Hóa đã được trang

bị rất đầy đủ các loại máy móc thiết bị cho hoạt động của doanh nghiệp Việc đầu tưđầy đủ, hiện đại như vậy đã thể hiện tầm nhìn và nhận thức đúng đắn củadoanh nghiệpnhằm phát huy được hết khả năng của nhân viên trong Viễn thông Thanh Hóa

Công tác quản lý, sử dụng các trang thiết bị, máy móc cũng được đảm bảo antoàn , hiệu quả Các trang thiết bị được bảo quản chuẩn theo đúng quy định về quản lýtài sản; sử dụng các trang thiết bị đúng mục đích, đúng nhiệm vụ chuyên môn đượcgiao

 Về phần mềm:

Phần mềm ứng dụng:

- Doanh nghiệp sử dụng những phần mềm ứng dụng để quản lý, sử dụng trongviệc vận hành mạng LAN giúp chúng có thể hoạt động tốt.

- Các phần mềm bao gồm những phần mềm dịch vụ thư điện tử ExchangeServer, phần mềm quản trị hệ thống, phần mềm lưu trữ dữ liệu, tường lửa, bảo mật

- Phần mềm kế toán chuyên ngành Bưu chính Viễn thông góp phần giảm thiểucác thao tác thủ công trong kế toán, xây dựng một cái nhìn bao quát về các chỉ tiêuthông qua bảng biểu và biểu đồ, từ đó giúp nhân viên kế toán cũng như các nhà quảntrị quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn

- Phần mềm hệ thống dịch vụ khách hàng (CSS) là bộ công cụ tạo nên môitrường khai thác khép kín quy trình nghiệp vụ và quản lý dịch vụ khách hàng, với kho

dữ liệu được đồng nhất CSS có nhiều tính năng ưu việt đáp ứng được những yêu cầucấp bách hiện nay

- Phần mềm văn phòng MS office là công cụ giúp các nhân viên văn phòng sửdụng để soạn thảo văn bản, nhập số liệu chứng từ…

- Phần mềm quản lý bán hàng- quản lý biến động kho bằng tin nhắn SMS dùng

để kiểm tra các biến động về hàng hóa trong kho và báo lại cho nhân viên bán hàngbằng tin nhắn SMS

Phần mềm bảo mật

Doanh nghiệp đã sử dụng FireWall (cứng và mềm), Kaspersky internet security

2013 , Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net), mail antivirut (sccurity Plus forMdea, Symantex (dùng cho các máy cá nhân) để đảm bảo an toàn cho hệ thống máytính khỏi những tấn công hoặc xâm nhập bất hợp pháp Các phần mềm bảo mật này có

ưu điểm chung là giao diện tốt, dễ sử dụng, chi phí hợp lý, có khả năng phát hiện ngănchặn virus tốt và khử mã độc tốt

 Mạng

Doanh nghiệp sử dụng cáp quang Fiber office 35M, 1 Router Tplink R480T+,ngoài ra còn sử dụng Switch để chia nhỏ các cổng mạng cho toàn hệ thống máy tínhcủa doanh nghiệp Donh nghiệp sử dụng mạng LAN, mạng Internet, mạng Intranet,mạng WAN để phục vụ cho hoạt động kinh doanh cũng như trao đổi, tìm kiếm thôngtin trong doanh nghiệp

+ Xử lý kết quả điều tra

Dựa vào phiếu điều tra (phụ lục) ta xử lý kết quả điều tra như sau:

Hình a mức độ cần thiết hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng

- Câu hỏi : Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động quản lý kho hàng?

Kết quả: Không quan tâm hoặc ít quan tâm: 2/15 phiếu (13%)

Quan tâm: 6/15 phiếu (40%)

Rất quan tâm: 7/15 phiếu (47%)

Trong nội dung các câu hỏi về cơ sở dữ liệu quản lý kho hàng

- Câu hỏi : Tầnsuất truy cập sử dụng cơ sở dữ liệu quản lý kho hàng?

Kết quả: Hàng ngày: 8/15 phiếu (53%)

Hàng tuần: 4/15 phiếu (27%)

Hàng tháng: 2/15 phiếu (13%)

Không thường xuyên: 1/15 phiếu (7%)

- Câu hỏi : Theo Anh/Chị việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu quản lý kho hàng cho

doanh nghiệp là cần thiết như thế nào?

Kết quả: Cần thiết: 9/15 phiếu (60%)

Bình thường: 5/15 phiếu (33%)

Không cần thiết: 1/15 phiếu (7%).

Hình b biểu đồ mức cần thiết hoàn thiện CSDLQL kho hàng

b Phân tích

Thứ nhất, do phần mềm trên được tích hợp hai chức năng là quản lý bán hàng vàquản lý kho hàng Tuy nhiên, doanh nghiệp mới chỉ đầu tư HTTT cho quản lý bánhàng mà không để ý nhiều đến quản lý kho hàng nên khiến nhân viên làm việc chưađược hiệu quả.Từ kết quả phiếu điều tra, cho thấy vấn đề rất quan tâm hiện nay củadoanh nghiệp là phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng nhằm dễ dàng quản lý,kiểm soát các mặt hàng hóa và hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạthiệu quả cao Với cơ sở hạ tầng được đầu tư hiện đại, 100% máy tính đều được kết nốimạn LAN, mạng Internet, cùng với chế độ bảo mật nghiêm ngặt Đồng thời doanhnghiệp cũng là một trong những công ty đi đầu về công nghệ thông tin nên các nhânviên đều am hiểu về CNTT Tuy nhiên cũng chính vì am hiểu về CNTT mà nhân viên

bị sao nhãng, không tập trung được vào hết các phần mềm, các hệ thống mà mình có.Dẫn đến việc lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, khiến doanh nghiệp làmviệc kém hiệu quả, năng suất lao động và doanh thu không được nâng cao

c.Đánh giá

Viễn thông Thanh Hóa có được lợi thế kinh doanh, ứng dụng CNTT, HTTT vàotrong hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp đã có những nỗ lực về đầu tư cơ sở hạtầng, đầu tư vào nguồn lực cán bộ CNTT Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì hệ

thống hiện tại của Viễn thông Thanh Hóa vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần cógiải pháp để khắc phục.

Ưu điểm

Về trang thiết bị phần cứng, phần mềm:

+ Trang thiết bị phần cứng được trang bị cho các công việc cần thiết, tỉ lệ máy

tính được kết nối Internet là 100%

+ Sử dụng các phần mềm ứng dụng chuyên biệt, có tính bảo mật cao

Về thông tin, HTTT:

+ Thông tin trong doanh nghiệp: được phân quyền về thông tin, thông tin quan

trọng được bảo mật cực cao do sử dụng phương pháp thu thập trực tiếp từ đối tượngnắm giữ thông tin tới đối tượng được quyền sử dụng thông tin

+ Thông tin ngoài doanh nghiệp: sử dụng Internet nguồn thông tin giá rẻ, tìmkiếm nhanh

+ Phương thức xử lý, lưu trữ và truyền thông và an toàn bảo mật là phương thứcphổ thông, dễ sử dụng và đơn giản

Nhược điểm

Do sử dụng các phần mềm chuyên biệt là sử dụng phần mềm quản lý bán quản lý biến động kho bằng tin nhắn SMS do doanh nghiệp tự thiết kế nên chưa cótính toàn cầu hóa cao và cũng chưa được hoàn thiện, mới chỉ đang trong giai đoạntriển khai dùng chứ chưa chính thức sử dụng Tuy được sử dụng phần mềm chuyênbiệt nhưng nhân viên lại không thực sự ứng dụng được tất cả các ứng dụng của phầnmềm bởi phần mềm được tích hợp hai chức năng quản lý bán hàng và quản lý khohàng nhưng việc quản lý kho hàng lại là việc doanh nghiệp xem nhẹ Và việc sử dụngphần mềm trở nên khó khăn, phức tạp đối với nhân viên Nhất là nhân viên văn phòng-những người sử dụng phần mềm nhiều nhất

Về HTTT quản lý kho hàng còn thiếu chức năng như chức năng quản lý danhmục hay chức năng tìm kiếm thông tin hàng hóa theo ngày tháng năm Chức năngquản lý danh mục Ta đưa quản lý danh mục này vào nhằm mục đích lưu giữ thông tincủa khách hàng, thông tin của nhà cung cấp giúp cho việc quản lý thông tin kháchhàng, thông tin nhà cung cấp được thực hiện tốt hơn Chức năng tìm kiếm ta nên bổxung thêm chức năng tìm kiếm thông tin theo ngày tháng năm để có thể giúp nhânviên tìm kiếm một cách dễ dàng hơn bởi đôi khi có khách hàng trùng tên hoặc có cùng

1 loại hàng hóa nhưng lại có quá nhiều khách hàng mua Dẫn đến việc tìm kiếm thôngtin kém chính xác và không nhanh chóng.

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA VIỄN THÔNG

THANH HÓA.

3.1 Định hướng phát triển

Hiện nay CNTT ngày càng phát triển, để doanh nghiệp có thể trụ vững với thịtrường này và ngày càng phát triển thì việc doanh nghiệp đầu tư cho các phần mềmquản lý là vô cùng cần thiết Đặc biệt là phần mềm quản lý kho hàng Bởi với Viễnthông Thanh Hóa thì việc bán các sản phẩm dịch vụ liên quan đến CNTT là yếu tố cốtyếu để tạo nên doanh thu và sinh lời cho doanh nghiệp Chính vì vậy doanh nghiệp cầnđầu tư phát triển phần mềm quản lý kho hàng nhiều hơn nữa Việc kết hợp giữa quản

lý bán hàng và quản lý kho hàng trong cùng một phần mềm giúp doanh nghiệp tiếtkiệm được chi phí và giúp đơn giản hóa các thủ tục quản lý Tuy nhiên, việc kết hợpnày cũn sẽ khiến cho doanh nghiệp không thể nào quan tâm đầu tư hết cho tất cả cáckhía cạnh của phần mềm Nên doanh nghiệp cần đầu tư phát triển đồng đều và đào tạođội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng thật tốt trong việc ứng dụng phần mềm cũng nhưthường xuyên lấy ý kiến của nhân viên để nâng cấp cho phần mềm đạt được hiệu quảtốt nhất

3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa

3.2.1 Mục tiêu

+ Mục tiêu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng của phần mềm

Nhằm mục đính giúp đưa phần mềm được đi vào sử dụng một cách phổ biến.Làm tránh việc lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp thì việc cần thiết nhất phải làm làhoàn thiện HTTT quản lý kho hàng bởi dựa vào phiếu điều tra và các đánh giá phíatrên nhận thấy chính vì HTTT không đồng bộ, lỗi thời, chưa nâng cấp nên phần mềmchưa được hoàn thiện

3.2.2 Mô tả nghiệp vụ

3.2.2.1 Nhập kho

Sau mỗi lần xuất hàng nhân viên quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết thông tin hàngxuất kho Khi mặt hàng nào đó sắp hết (hoặc đã hết) thì nhân viên quản lý kho sẽ tiếnhành báo cho ban quản lý Ban quản lý sẽ yêu cầu bộ phận kinh doanh tiến hành tìmkiếm, liên hệ với nhà cung cấp và tiến hành mua hàng

Khi hàng được mua về kho, bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu giao hàng vàkiểm tra số lượng và chất lượng hàng về theo yêu cầu mua đã gửi cho người bán (nhàcung cấp) Sau khi kiểm tra hàng đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng thì nhân viênquản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho, những mặt hàng không đạt yêu cầu sẽ được trả lại chongười bán cùng với biên bản kiểm tra hàng hóa Một số hàng hóa khi xuất bán cho kháchhàng có thể bị gửi trả lại vì một số lý do nào đó cũng sẽ được đưa về kho chờ xử lý

Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trongkho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm

3.2.2.2 Xuất kho

Khách hàng lập và gửi phiếu yêu cầu mua đến bộ phận quản lý kho Bộ phậnquản lý kho sẽ kiểm tra số lượng hàng được yêu cầu còn trong kho, nếu hàng trongkho đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành kiểmtra và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếuđược giữ lại lưu vào kho phiếu xuất

Việc theo dõi hàng xuất kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trongkho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm

3.2.2.3 Báo cáo

Việc quản lý, báo cáo hàng tồn được diễn ra ngay trong giai đoạn nhập và xuấthàng Nhà quản lý sẽ gửi yêu cầu báo cáo thống kê của hàng hóa và bộ phận quản lýkho sẽ thực hiện kiểm kê hàng hóa, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa phản hồi nhữngthông tin được yêu cầu lại cho nhà quản lý (hoặc báo cáo theo định kỳ: Cuối tháng bộphận quản lý kho sẽ căn cứ vào các phiếu nhập và phiếu xuất của tháng để làm báocáo tổng hợp về lượng hàng xuất, lượng hàng nhập và tồn kho của từng mặt hàng vàcủa tất cả các mặt hàng)

3.2.3 Chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống:

Hệ thống quản lý kho hàng sẽ lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa, nhà cungcấp, khách hàng, thông tin nhập, xuất hàng… của doanh nghiệp Bên cạnh đó, hệthống cho phép người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hoặc sửa đổi, sao chép, in ấn, sắp xếp,

xóa bỏ hay thêm mới thông tin về dữ liệu trong hệ thống như thông tin về hàng hóa,nhà cung cấp, khách hàng…

Thực hiện các chức năng cụ thể:

+ Chức năng quản lý nhập hàng:

Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình nhập hàng, các thông tin cần quản lý như:

Số phiếu nhập kho, ngày nhập, nhà cung cấp, tổng giá trị hàng nhập kho, thông tin chitiết về phiếu nhập kho (danh sách các mặt hàng nhập) như: mã hàng hóa, số lượng,đơn giá Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng nhập trong một khoảngthời gian nào đó…

Trong quá trình nhập hàng nếu có sai sót (nhập sai thông tin, nhấn nhầm số…) thìngười sử dụng có thể sửa lại thông tin đơn hàng nhập, không cho phép xoá phiếu nhập đãnhập

+ Chức năng quản lý xuất hàng:

Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình xuất hàng bán cho khách hàng Các thôngtin cần quản lý như: số phiếu xuất, ngày xuất, khách hàng, tổng giá trị hàng xuất kho,thông tin chi tiết về phiếu xuất kho (danh sách các mặt hàng xuất, số lượng, đơngiá…) Đây là cơ sở giúp cửa hàng thống kê số lượng hàng xuất trong một khoảngthời gian nào đó…

Người sử dụng cũng có thể thực hiện các thao tác sửa chữa, cập nhật thông tincủa đơn hàng xuất, không được phép xóa phiếu xuất đã xuất

+Chức năng báo cáo:

- Báo cáo tổng hợp nhập: cho phép thống kê số lượng hàng hoá doanh nghiệp đãnhập về từ các nhà cung cấp để bán trong khoảng thời gian nào đó

- Báo cáo tổng hợp xuất: cho phép thống kê số lượng hàng hóa doanh nghiệp đãbán trong khoảng thời gian nào đó

- Báo cáo tồn kho: cho phép thống kê số lượng hàng còn tồn kho của doanhnghiệp, giúp nhà quản lý có những quyết định đúng đắn trong những lần nhập hàngtiếp theo Kết hợp các thông tin Nhập hàng, Xuất hàng, và báo cáo tồn kho kì trước thì

sẽ biết được số lượng hàng tồn kho hiện còn

- Tìm kiếm thông tin hàng hóa: cho phép tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng…

- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp: cho phép tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, mã