LỜI CẢM ƠNSau quá trình thực tập tại Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa và hoàn thành bàibaó cáo thực tập, trên cơ sở kiến thức tích lũy được về chuyên ngành quản trị hệ thốngthông tin kinh
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Sau quá trình thực tập tại Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa và hoàn thành bàibaó cáo thực tập, trên cơ sở kiến thức tích lũy được về chuyên ngành quản trị hệ thốngthông tin kinh tế, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Giải pháp hoànthiện phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân hỗ trợ nghiệp vụ kế toán tiền gửi tiếtkiệm tại Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa”
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Ths.Hàn Minh Phương – giảng viên khoa Hệ thốngthông tin kinh tế, trường Đại họcThương Mại đã giúp em thực hiện và hoàn thành luận văn tốt nghiệp
Với sựgiúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ nhân viên và khách hàng tại QTDND
xã Tam Đa Đặc biệt là được sự cho phép của Giám đốc QTDND xã Tam Đa, ôngHoàng Đắc Tuân, đã giúp em trong việc tìm đề tài và cung cấp thông tin để em có thểhoàn thành tốt quá trình làm khóa luận trong thời gian được giao và hoàn thiện bàikhóa luận theo yêu cầu
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo đã trực tiếp giảng dạy
em trong suốt những năm học tập vừa qua, giúp em có được những kiến thức căn bản
để tiến hành thực tập và thực hiện, hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này
Em xin chân thành cảm ơn những sự giúp đỡ quý báu đó!
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian nghiên cứu và kinh nghiệm, bài khóa luậnvẫn còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được góp ý, sửa chữa từ thầy cô để bàikhóa luận được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2015
Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Hoài
Trang 2MỤC LỤC
a Giới thiệu chung 11
b Mục tiêu và kết quả đạt được 11
c Cơ cấu tổ chức nhân sự 12
a.Quản lý các giao dịch kế toán 20
b Việc thêm mới và quản lý tài khoản 21
c Thực hiện việc in các loại báo cáo tổng hợp 21
d Tính lãi tiền gửi tiết kiệm cho mỗi giao dịch 21
e Quy đổi các ngoại tệ, vàng 21
f Sao lưu và khôi phục dữ liệu 22
g Liên kết với phần mềm kế toán khác được sử dụng tại Qũy tín dụng 22
Tài khoản kế toán sử dụng 34
d Tài khoản kế toán sử dụng 36
e Các chứng từ sử dụng 36
f Các sổ kế toán sử dụng 36
g Các báo cáo kế toán sử dụng 36
Trang 3DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH
a Giới thiệu chung 11
b Mục tiêu và kết quả đạt được 11
c Cơ cấu tổ chức nhân sự 12
a.Quản lý các giao dịch kế toán 20
b Việc thêm mới và quản lý tài khoản 21
c Thực hiện việc in các loại báo cáo tổng hợp 21
d Tính lãi tiền gửi tiết kiệm cho mỗi giao dịch 21
e Quy đổi các ngoại tệ, vàng 21
f Sao lưu và khôi phục dữ liệu 22
g Liên kết với phần mềm kế toán khác được sử dụng tại Qũy tín dụng 22
Tài khoản kế toán sử dụng 34
d Tài khoản kế toán sử dụng 36
e Các chứng từ sử dụng 36
f Các sổ kế toán sử dụng 36
g Các báo cáo kế toán sử dụng 36
Trang 4DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trang 5PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài
Nền kinh tế nước ta vẫn đang ngày càng phát triển theo hướng CNH-HĐH đấtnước Tất cả các ngàng nghề, lĩnh vực đều đống góp sự phát triển của mình cho quátrình CNH-HĐN đất nước.Trong đó có sự đống góp mạnh mẽ của hệ thống Ngân hàngViệt Nam và các tổ chức tài chính Có thể nói hệ thống Ngân hàng và các tổ chức tàichính là huyết mạch của nền kinh tế, với các chức năng chủ yếu là kinh doanh tiền tệ,tín dụng và các dịch vụ Ngân hàng, trung gian thanh toán Hệ thống Ngân hàng và các
tổ chức tài chính là người điều chuyển vốn từ nơi thừa vốn đến nơi thiếu vốn, thúc đẩycác quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo động lực cho phát triển kinh tế.Ngày nay,CNTT đã trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống hiện đại.Bất cứ một lĩnh vựcnào trong cuộc sống cũng đều cần áp dụng những thành tựu của tin học để nâng caochất lượng hoạt động.Đặc biệt đối với các Ngân hàng và các tổ chức tài chính, việcứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường
Đối với Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa-Yên Phong-Bắc Ninh là một tổ chứctài chính đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, một tổ chức cung ứng vốnchủ yếu và hữu hiệu tại địa bàn hoạt động xã Tam Đa Cho nên việc quản lý quỹ tiền
tệ là hết sức quan trong và cần thiết để đảm bảo quá trình lưu chuyển nguồn tiền đượcdiễn ra một cách rõ ràng, dễ kiểm soát, tránh xảy ra sai sót Trong đó, nguồn vốn huyđộng là nguồn vốn chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ vốn kinh doanh, là nguồnvốn có ảnh hưởng lớn đến chi phí và khả năng mở rộng kinh doanh của Qũy tín dụngnhân dân xã Tam Đa
Nhận thức vai trò và tầm quan trọng, ý nghĩa của việc quản lý tiền gửi tiết kiệmđối với sự phát triển của mỗi Ngân hàng, mỗi tổ chức tài chính nói riêng và hệ thốngNgân hàng nói chung, em đã chọn và hoàn thành đề tài: “Giải pháp hoàn thiện phầnmềm “Quản trị quỹ tín dụng nhân dân” hỗ trợnghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm củaQũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa.”
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Bộ phận kế toán đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu thôngmỗi doanh nghiệp, tổ chức tài chính Các nghiệp vụ kế toán yêu cầu tính chính xác cao
Trang 6kế toán hỗ trợ là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả và tính an toàn của công việc Một
số phần mềm kế toán phổ biến và được tin tưởng sử dụng rộng dãi như:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART
Hình ảnh 1.1: Giao diện phần mềm kế toán SMART
Phù hợp với các doanh nghiệp xây dựng, sản xuất, thương mại, dịch vụ, xuấtnhập khẩu, bên cạnh đó phần mềm kế toán SMART còn hỗ trợ đắc lực cho những cánhân làm dịch vụ kế toán với tính năng sử dụng được nhiều công ty trên phần mềm kếtoán SMART, mỗi công ty là một database độc lập, số database tạo không hạn chế
PHẦN MỀM METADATA ACCOUNTING
Được phát triển trên cơ sở phân tích tỉ mỉ, bao trùm hầu hết các phân hành kếtoán của nhiều loại hình doanh nghiệp.với tiêu chí: Đơn giản hóa, dễ sử dụng, đáp ứngtối đa nhu cầu quản lý kế toán của doanh nghiệp Metadata được đánh giá là phầnmềm có hiệu quả cao trong công tác kế toán tài chính-quản trị doanh nghiệp, phù hợpvới loại hình doanh nghiệp: Thương mại dịch vụ, sản xuất và xây lắp…
Metadata Accounting không những đáp ứng yêu cầu cơ bản về quản lý tài chính
kế toán của doanh nghiệp mà nó còn cung cấp cho nhà quản trị các giải pháp quản lý
Trang 7toàn diện nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật một lần tại các bộ phận kế toánkhác nhau từ bộ phận quản lý kho, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán,… và đượcMetadata Accounting xử lý một cách xuyên suốt, tổng hợp số liệu thành các báo cáođầu ra.
Chương trình được phát triển trên công nghệ tiên tiến mang tính chuyên nghiệpcao, sử dụng hệ cơ sở dữ liệu Client/Server InterBase/FireBirt có thể chạy trên mộtmáy độc lập hay trên mạng nội bộ LAN và Internet, cùng với khả năng lưu trữ và xử lý
dữ liệu lớn (hàng triệu phát sinh…) đáp ứng nhiều người cùng sử dụng một lúc Phùhợp với hầu hết doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ khác nhau, xa cách về mặt địa lý
Trang 8Gồm các phân hệ hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh:
o In hóa đơn
• Hỗ trợ doanh nghiệp tự tạo mẫu, phát hành, in và sử dụng hóa đơn
• Đáp ứng 3 hình thức hóa đơn: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử
• Quản lý số hóa đơn hủy, mất, cháy, hỏng, xóa bỏ và tự động lập báo cáo tìnhhình sử dụng hóa đơn
o Phân hệ quỹ
• Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ… của doanh nghiệp
• Cho phép xem sổ tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào
o Phân hệ ngân hàng
• Lập và in các chứng từ như Séc, Uỷ nhiệm chi…
• Kết nối trực tuyến với ngân hàng qua Internet để lấy sổ phụ và thanh toán
o Phân hệ kho, phân hệ công cụ dụng cụ
• Hỗ trợ tất cả các phương pháp tính giá xuất kho như nhập trước xuất trước,giá đích danh, bình quân cuối kỳ và bình quân tức thời
• Quản lý nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa theo mã quy cách như: số IMEI, sốSerial Number, số khung, số máy, số SIM…
• Quản lý công cụ dụng cụ hiệu quả: ghi tăng, điều chuyển, điều chỉnh, phân
bổ, ghi giảm công cụ dụng cụ
o Phân hệ tài sản cố định
• Tự động tính khấu hao chi tiết đến từng TSCĐ Tự động phân bổ chi phí khấuhao cho từng bộ phận, phòng ban, đối tượng tập hợp chi phí
• Phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm, đánh giá lại tài sản
o Phân hệ tiền lương
• Chấm công và tính lương theo nhiều phương pháp: Lương thời gian, lương cơbản cố định
Trang 9• Tự động lập báo cáo theo dõi thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm và các khoảntrích nộp của nhân viên.
• Theo dõi tạm ứng và thanh toán lương chi tiết theo từng nhân viên Hỗ trợnhiều hình thức trả lương: 1 kỳ/tháng hoặc 2 kỳ/tháng
o Phân hệ giá thành
• Tự động lập bảng kê thuế đầu vào, đầu ra, tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt, thuếgiá trị gia tăng
• In báo cáo có mã vạch theo tiêu chuẩn của Tổng cục thuế
• Cho phép tích hợp chữ ký số, nộp hồ sơ khai thuế qua mạng
o Phân hệ thuế
• Tự động lập bảng kê thuế đầu vào, đầu ra, tờ khai…
• In báo cáo có mã vạch theo tiêu chuẩn của Tổng cục thuế
o Phân hệ hợp đồng
• Theo dõi tiến độ thực hiện các loại hợp đồng mua, bán
• Theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí, công nợ và lãi lỗ theo từng hợp đồng,nhóm hợp đồng
o Phân hệ cổ đông
• Quản lý cổ đông, phát hành cổ phiếu, chia cổ tức
• Cung cấp công cụ gửi thư, Email, SMS để gửi thông báo và liên lạc với cổđông
đi vay …)
1.3 Mục tiêu nghiên cứu
o Đưa ra giải pháp hoàn thiện phân hệ kế toán tín dụng của phần mềm quản trịquỹ tín dụng nhân dân
o Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm
Trang 10o Hỗ trợ nhân viên kế toán và thủ quỹ trong việc quản lý quỹ tín dụng.
o Giúp quỹ tín dụng nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả làm việc,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý quỹ tín dụng
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
o Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dântrong việc hỗ trợnghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm tại Qũy tín dụng
o Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng sử dụng phần mềm quản trị quỹtín dụng nhân dân và quy trình nghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm tại Qũy tín dụngnhân dân xã Tam Đa
o Thời gian nghiên cứu: Đến năm 2015
1.5 Phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập và xử lý số liệu và thôngtin thu được từ:
o Việc đọc tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu, thu thập từ câu hỏi, phiếuđiều tra; đối chiếu so sánh và quy nạp
o Thực hiện quan sát thực tế tại Quỹ tín dụng nhân dân xã Tam Đa: Bằng việcquan sát các vấn đề, hoạt động và quy trình làm việc cung cấp những hiểu biết bằngnhững nhìn nhận trực tiếp mà mang tính thực tế cao
o Thu thập và tìm hiểu các thông tin, kiến thức cần thiết phục vụ cho đề tàinghiên cứu từ các nguồn thông tin: Bài giảng, sách giáo khoa hay sách báo, mạnginternet…
Cuối cùng, sử dụng phương pháp định lượng để đưa ra kết quả nghiên cứu
1.6 Kết cấu của khóa luận
Đề tài: Giải pháp hoàn thiện phần mềm “Quản trị quỹ tín dụng nhân dân” hỗ trợ
nghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm của Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa
Khóa luận được kết cấu từ 3 phần chính:
Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của việc ứng dụng phần mềm quản trị quỹtín dụng nhân dân
Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện phần mềm quảntrị QTDND hỗ trợnghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm tai Qũy tín dụng
Trang 11PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN
MỀM QUẢN TRỊ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN.
2.1 Cơ sở lý luận về kế toán quỹ tín dụng nhân dân
2.1.1 Các khái niệm cơ bản.
a Phần mềm máy tính
Phần mềm máy tính (Computer Software) hay gọi tắt là phần mềm (Software:)
Là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quannhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụthể nào đó
b.Phần mềm quản trị (phần mềm quản lý): Là phần mềm ứng dụng với nhiệm
vụ tin học hóa các quy trình truyền thống, thủ công chứ không chỉ đơn thuần là côngviệc lưu trữ hay xử lý thông tin
Việc xây dựng một phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 2 yếu tố:
• Sự am hiểu chuyên môn quản lý của nhà sản xuất phần mềm
• Một công cụ đủ mạnh để người kỹ thuật có thể tự tin diễn đạt được ý đồ quản
lý trên phần mềm
c Tín dụng
Tín dụng là một nghiệp vụ cơ bản của ngân hàng thương mại, trong đó NHTM
(bên cho vay) thảo thuận chuyển giao tài sản (tiền hoặc hiện vật) cho khách hàng (bên đivay) sử dụng trong một thời gian nhất định, khi đến hạn thanh toán, bên đi vay có tráchnhiệm vô điều kiện trong hoàn trả gốc ban đầu và trả thêm phần lãi cho bên cho vay
d Phần mềm kế toán
Khái niệm
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính, tự động xử lý các
thông tin kế toán từ khâu: lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử
lý thông tin chứng từ, sổ sách theo chế độ kế toán Đến khâu: in sổ kế toán, báo cáo tàichính, kế toán quản trị, thống kê phân tích tài chính khác
Đặc điểm của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán có những tiêu chuẩn sau đây:
• Tuân thủ các quy định về kế toán
Trang 12• Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của chế
độ kế toán, chính sách tài chính, không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có
• Tự động xử lý, đảm bảo chính xác
• Đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu
• Điều kiện của phần mềm kế toán
Thành phần của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán bao gồm các phần cơ bản sau:
• Cơ sở dữ liệu: Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu trữ các
thông tin đầu vào của hệ thống
• Các giao diện tương tác của hệ thống: Các giao diện được thiết kế phân cấp,
là các cửa sổ giao tiếp của hệ thống; giúp con người và máy tính giao tiếp với nhaumột cách dễ dàng qua các thao tác trên cửa sổ giao tiếp
• Các truy vấn, view: Là các thông tin đầu ra của hệ thống phải cung cấp để trả
lại người dùng dựa trên các bảng trong cơ sở dữ liệu của hệ thống được hiển thị trênmàn hình hay trên giấy tờ in ra
• Các báo cáo: Là một dạng thông tin đầu ra của hệ thống, là các mẫu báo cáo
được thiết kế dựa trên các mẫu báo cáo tài chính theo quy định của bộ tài chính, và cácmẫu báo cáo quản trị được thiết kế riêng theo từng đơn vị phù hợp với đặc điểm sảnxuất kinh doanh của mỗi đơn vị Các thông tin đầu ra dưới dạng báo cáo mà hệ thốngphải cung cấp được dựa trên các bảng trong cơ sở dữ liệu của hệ thống và được hiểnthị với mẫu báo cáo đã thiết kế đúng theo quy định trên màn hình hay máy in
e.Phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân
Phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân là phần mềm chuyên dụng giải quyết
các bài toán nghiệp vụ, quản trị dành riêng cho Qũy tín dụng nhân dân.Các nghiệp vụ
về tín dụng vay/gửi, quản lý nguồn tiền và các hoạt động quản trị liên quan đến hoạtđộng của QTDND
2.1.2 Chức năng, nghiệp vụ được thực hiện bởi phần mềm quản trị quỹ tín dụng.
a Nghiệp vụ huy động vốn
Khái niệm
Nguồn vốn huy động là nguồn vốn chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của
QTDND.Các QTDND nhận vốn từ những người gửi tiền, các chủ thể cho vay để phục
vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình nên nguồn vốn này được xem là một khoản nợcủa QTDND Do vậy, nghiệp vụ huy động vốn được gọi là nghiệp vụ tài sản nợ
Ý nghĩa của việc huy động vốn
Trang 13• Vốn huy động là nguồn vốn chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn.
• Có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của QTDND
Vai trò của nguồn vốn huy động
• Đối với QTDND:
Nguồn vốn huy động là nguồn vốn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng nguồnvốn của QTDND.Nó giữ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của QTDND vìđây là nguồn vốn chủ yếu được sử dụng để đáp ứng nhu cầu tín dụng cho địa bàn hoạtđộng của QTDND
Hoạt động huy động vốn góp phần mang lại nguồn vốn cho QTDND thực hiệncác nghiệp vụ kinh doanh khác.Nó giải quyết “đầu vào” của QTDND
• Đối với khách hàng:
Hoạt động huy động vốn cung cấp cho khách hàng một kênh tiết kiệm và đầu tưnhằm làm cho tiền của họ sinh lời, tạo cơ hội cho họ có thể gia tăng tiêu dùng trongtương lai
Hoạt động huy động vốn cung cấp cho khách hàng một nơi an toàn để họ cất trữ
và tích lũy vốn tạm thời nhàn rỗi của mình
• Đối với xã hội:
Hoạt động huy động vốn quản lý được lượng tiền lưu thông trong xã hội
b Tiền gửi tiết kiệm
Khái niệm
Tiền gửi tiết kiệm là khoản tiền của cá nhân được gửi vào tài khoản tiền gửi tiết
kiệm, được xác nhận trên thẻ tiết kiệm và được hưởng lãi theo quy định của tổ chứcnhận tiền gửi tiết kiệm
Các hình thức TGTK
• Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
• Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
• Các loại tiền gửi tiết kiệm khác
c.Kế toán tiền gửi tiết kiệm
Chứng từ sử dụng
Nhóm chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ huy động tiền gửi khá phong phú, bêncạnh các chứng từ giấy còn sử dụng các chứng từ điện tử
• Giấy mở tài khoản: là chứng từ khách hang khai báo thong tin cá nhân khi có
yêu cầu gửi tiền tiết kiệm
Trang 14• Giấy nộp tiền: Là chứng từ khách hàng kê khai khi nộp tiền mặt vào tài khoản
tiền gửi tiết kiệm đã được mở
• Phiếu chi tiền: Là chứng từ chi tiền mặt cho khách hàng khi hoàn trả gốc hoặc
lãi suất gửi tiết kiệm đến hạn
• Phiếu thu tiền: Là chứng từ thu tiền mặt khi khách hàng đến gửi tiền.
• Thẻ tiết kiệm: Là chứng từ do ngân hàng cấp cho khách hàng gửi tiền tiết
kiệm, chứng nhận quyền sở hữu tài khoản tiết kiệm của cá nhân, khách hàng đó
• Bảng kê lĩnh gửi trong ngày: Là chứng từ liệt kê các phát sinh gửi, rút, trả lãi
suất tiết kiệm trong ngày giao dịch tại quầy tiết kiệm
• Phiếu chuyển kỳ hạn: Là chứng từ chuyển kỳ hạn mới do quỹ tín dụng lập
theo cam kết và ủy thác của khách hàng khi gửi tiền trong trường hợp người gửi khôngđến rút tiền khi đến hạn
• Giấy thông báo mất thẻ tiết kiệm: Là chứng từ do người sử dụng khai báo khi
mất thẻ tiết kiệm xin cấp lại
• Giấy xác nhận mất thẻ tiết kiệm: Là chứng từ cấp cho người gửi xác nhận việc
đăng ký báo mất thẻ tiết kiệm
• Giấy ủy quyền rút tiền: Là chứng từ do người gửi ủy quyền cho người khác
rút tiền khi đến hạn
2.1.3 Điều kiện để ứng dụng phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân
• Yếu tố về nhân lực:
Đội ngũ nhân viên có tinh thần học hỏi cao, sẵn sàng tiếp nhận và làm quen với
sự thay đổi hoàn thiện mới
• Yếu tố về điều kiện tài chính
Được sự đồng ý của ban lãnh đạo quản lý Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đathực hiện chi các khoản chi phí đầu tư hạ tầng phần cứng cũng như nâng cấp bổ sungphần mềm, bảo trì và bảo dưỡng các thiết bị và hệ thống trong tương lai
2.1.4 Hiệu quả ứng dụng phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân.
• Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ: Sau khi đưa phần mềm quản trị quỹtín dụng nhân dân vào sử dụng tại quỹ tín dụng nhân dân xã Tam Đa quy trình cácnghiệp vụ thực hiện các công việc được thực một cách trơn tru, chính xác và linh hoạthơn
• Hoàn thiện hệ thống thông tin quản trị: Hệ thống thông tin tại Qũy tín dụngnhân dân xã Tam Đa được bảo mật an toàn và tập trung hơn
• Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp: Khi thực hiện một quy trình nghiệp
vụ hoàn thiện sẽ giúp nhân viên và khách hàng làm việc làm việc thuận lợi và nhanhchóng
Trang 15• Dễ quản lý và làm việc: Việc quản lý và làm việc dễ dàng hơn khi thực hiệncác nghiệp vụ trên mạng máy tính.
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm quản trị QTDND
2.2.1 Giới thiệu về QTD nhân dân xã Tam Đa
a Giới thiệu chung.
Quỹ tín dụng nhân dân xã Tam Đa được ra đời theo quyết định số 390/TTg ngày27/07/1993 của thủ tướng chính phủ “về việc triển khai dự án thí điểm thành lậpQTDND” QTDND xã Tam Đa được thành lập vào tháng 4/1998 nhưng chính thức đivào hoạt động là ngày 01/01/1999 QTDND xã Tam Đa hoạt động với:
- Tên gọi đầy đủ là: Qũy tín dụng nhân dân cơ sở xã Tam Đa
- Tên gọi tắt: Qũy tín dụng Tam Đa
- Biểu tượng: Sử dụng biểu tượng chung của hệ thống quỹ tín dụng nhân dân
- Trụ sở làm việc: Thôn Phấn Động - xã Tam Đa - huyện Yên Phong - tỉnh Bắc Ninh
- Số điện thoại: 0241.3688.408
- Email: qtdnd.tamda@gmail.com
- Địa bàn hoạt động: Xã Tam Đa – huyện Yên Phong – tỉnh Bắc Ninh
- Thời gian hoạt động là 50 năm, kể từ ngày 14 tháng 04 năm 1998 đến ngày 14tháng 04 năm 2048
- Mã số thuế: 2300186084
b Mục tiêu và kết quả đạt được.
Quỹ tín dụng nhân dân xã Tam Đa hoạt động chủ yếu dựa trên 2 mục tiêu chính:
• Tương trợ giữa các thành viên nhằm xóa đói, giảm nghèo, đẩy mạnh sản xuấtkinh doanh
•Có lợi nhuận đủ bù đắp phần chi phí và có phần tích lũy
Nên QTDND có chức năng, nhiệm vụ là nhận tiền gửi của thành viên, kháchhàng, huy động vốn góp của các thành viên, cho các thành viên và khách hàng vay vốn
để sinh hoạt và sản xuất kinh doanh, khi thiếu vốn thì đi vay của Qũy tín dụng trungương và ngân hàng nhà nước để đảm bảo hoạt động
Qua 15 năm hoạt động QTDND xã Tam Đa đã đạt kết quả vững chắc trên nhiềumặt hoạt động Cụ thể:
Bảng 2.1: Tình hình nguồn vốn sử dụng qua các thời điểm
Đơn vị: Triệu đồng
2010
Năm 2011
Năm 2012
Năm 2013
Tỷ lệ tăng so với 2012
Trang 16Tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu 23,93% 29,6% 15,2% 18,25%
Sau 15 năm hình thành và phát triển, QTDND xã Tam Đa luôn phấn đấu hoànthành mục tiêu đề ra, cung cấp dịch vụ hoàn hảo với khách hàng và tận tình chăm sóckhách hàng
c Cơ cấu tổ chức nhân sự
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý của quỹ tín dụng nhân dân xã Tam Đa
Đại hội thành viên
Hội đồng quản trị
BP tổ chức
hành chính
Bộ phận kế toán
Ban giám đốc
Bộ phận tín dụng
Bộ phận quỹ Ban kiểm soát
Trang 17Chức năng các phòng ban:
•Đại hội thành viên: Là nơi có quyền quyết định cao nhất của QTDND, là cơ
quan duy nhất có quyền thông qua điều lệ, bầu ra các cơ quan lãnh đạo, kiểm tra; làhội đồng quản trị, ban kiểm soát của QTDND
•Hội đồng quản trị: Do đại hội thành viên bầu ra và hoạt động với nhiệm kỳ 5
năm với số lượng thành viên là 05 người, 01 chủ tịch hội đồng quản trị và 04 ủy viênhội đồng quản trị, trong đó có 01 ủy viên làm giám đốc điều hành QTDND, 01 làmphó giám đốc, 02 ủy viên làm tín dụng Hội đồng quản trị làm việc bán chuyên trách,
tổ chức, tiêu chuẩn, nhiệm vụ, quyền hạn của hội đồng quản trị được quy định trongnghị định cũng như trong điều lệ mẫu QTDND Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm vềcác quyết định của mình trong điều lệ mẫu QTDND Hội đồng quản trị chịu tráchnhiệm về các quyết định của mình trước đại hội thành viên và trước pháp luật
•Ban giám đốc: Ban giám đốc QTDND do hội đồng quản trị bổ nhiệm, là
người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc điều hành hoạt động hàng ngàytheo nhiệm vụ, quyền hạn được giao
•Ban kiểm soát: Do đại hội thành viên bầu ra, chịu trách nhiệm giám sát và
kiểm tra mọi hoạt động của QTDND theo pháp luật và điều lệ QTDND
•Bộ phận tín dụng: Là một bộ phận chuyên môn trong QTDND được cơ cấu
gồm 03 thành viên: 01 trưởng bộ phận và 02 ủy nhiệm
•Bộ phận kế toán: Gồm 01 kế toán trưởng và 02 kế toán viên đều là cử nhân
kinh tế của các trường đại học, là một bộ phận chuyên môn trong QTDND, thực hiệnchức năng hạch toán kế toán
•Bộ phận quỹ: Thực hiện chức năng kiểm kê đóng gói tiền mặt đưa vào cất giữ,
lưu trữ, bảo quản tài sản của khách hàng gửi thế chấp
•Bộ phận tổ chức hành chính: Thực hiện chức năng về quản lý nhân sự, tổ chức
các sự kiện tại đơn vị, đảm bảo an ninh tại đơn vị…
2.2.2 Khái quát hình thức tổ chức công tác kế toán của QTD nhân dân xã Tam Đa
a Về chế độ kế toán
Quỹ tín dụng thực hiện đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính quy định, thựchiện đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước
Trang 18• Hạch toán: quỹ tín dụng phải hạch toán theo hệ thống tài khoản, chế độ chứng
từ theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và hướng dẫn của ngân hàng nhànước
• Thu chi tài chính: thực hiện chế độ thu chi tài chính theo quy định của pháp
luật và hướng dẫn của Bộ tài chính, của ngân hàng nhà nước
• Năm tài chính: bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc ngày 31/12/N dương lịch
• Đơn vị tiền tệ: VNĐ
b Về hình thức kế toán
Hiện nay, Quỹ tín dụng đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ để ghi
sổ kế toán kết hợp với hình thức kế toán máy Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyếtđịnh số 1913/2005/QĐ-NHNNngày 30 tháng 12 năm 2005 của Thống đốc Ngân hàngNhà nước
Với hình thức kế toán máy, Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa hiện đang thựchiện trên phân hệ kế toán của phần mêm “Quản trị quỹ tín dụng nhân dân”
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật kí chứng từ:
Các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại
để ghi vào các nhật kí chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các nhật kí chứng từghi vào các sổ cái
Hình thức kế toán nhật kí chứng từ có hai đặc điểm chủ yếu sau:
• Các nhật kí chứng từ đều mở ghi theo bên Có tài khoản liên quan đối ứng vớibên Nợ các tài khoản khác
• Số liệu ghi vào sổ cái là căn cứ vào các nhật kí chứng từ (ghi vào cuối tháng)chứ không phải từ chứng từ gốc
Trang 19Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ.
Ghi chú: : ghi hàng ngày
: ghi cuối kì
: quan hệ đối chiếu
c Hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán quỹ tín dụng sử dụng hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tíndụngtheo quyết định số 479/2004/QĐ – NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc ngânhàng Nhà nướcvà vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của quỹ tín dụng
2.2.3.Quy trình thực hiện nghiệp vụ kế toán tiền gửi tiết kiệm QTD
Quy trình thực hiện khi giao dịch với khách hàng
Quy trình khách hàng đến gửi tiền
o Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền tiết kiệm Kế toán giao dịch hướng dẫnkhách hàng điền đầy đủ thông tin vào “Giấy gửi tiền tiết kiệm” bao gồm: Ngày, tháng,năm gửi; kỳ hạn; loại tiền; số tiền bằng số, bằng chữ; họ tên người gửi, số chứng minhthư/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, ký và ghi rõ họ tên
Trang 20o Kiểm tra thông tin khách hàng bằng cách đối chiếu với chứng minh thư/hộchiếu
o Nếu khách hàng chưa có mã khách hàng tại quỹ tín dụng thì tiến hành thêmmới mã khách hàng
o Hướng dẫn khách hàng nộp tiền sang quỹ
o Thực hiện các quy trình mở tài khoản tiết kiệm trên phần mềm Kế toán giaodịch trình Kiểm soát viên duyệt
o Lập sổ và trao sổ cho khách hàng
Quy trình khách hàng đến rút tiền
o Khách hàng đến rút tiền phải mang theo sổ tiết kiệm, chứng minh thư nhândân, hộ chiếu đã đăng ký lúc gửi tiền và thông báo số tiền cần rút cho Kế toán giaodịch
o Nếu khách hàng rút cả gốc lẫn lãi: Kế toán giao dịch hướng dẫn khách hàng
kí, ghi rõ họ tên, ngày tháng ở phần yêu cầu tất toán sổ tiết kiệm và điền thông tin vào
“Giấy lĩnh tiền tiết kiệm”
o Nếu khách hàng rút tiền một phần : kế toán giao dịch hướng dẫn khách hànglàm thủ tục theo quy định và in sổ tiết kiệm mới cho khách hàng (đánh dấu sổ in lạivới sổ mới)
o Nếu khách hàng chỉ rút lãi: Kế toán giao dịch hướng dẫn khách hàng điền đầy
đủ thông tin vào “Giấy lĩnh tiền tiết kiệm”
o Kế toán giao dịch kiểm tra thông tin trên sổ tiết kiệm với thông tin trên “Giấylĩnh tiền tiết kiệm” và với thông tin trên chứng minh thư/Hộ chiếu, kiểm tra chữ ký củakhách hàng Sau đó hướng dẫn khách hàng sang bộ phận Quỹ nhận tiền
Cuối ngày, kế toán kiểm kê quỹ, điều chỉnh tăng giảm.
2.2.4 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm quản trị QTDND
Giới thiệu phần mềm
Phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân dùng để thực hiện các nghiệp vụvay/gửi của QTDND xã Tam Đa Bộ phận kế toán và tín dụng trực tiếp sử dụng vớitần suất lớn
Trang 21Hình ảnh 2.1: giao diện phần mềm quản trị quỹ tín dụng nhân dân.
Tính năng của phần mềm quản trị QTDND:
•Phần mềm chạy trên mạng nội bộ của quỹ và nhiều người có thể cùng làmviệc một lúc
•Bảo mật và an toàn dữ liệu: Quản lý người dùng, thay đổi mật khẩu, nhật kýtruy cập tự động ghi lại các thao tác người dùng Tự động sao lưu dữ liệu, phục hồi dữliệu đã sao lưu
•Phân hệ quản lý thành viên: Quản lý chi tiết toàn bộ các thành viên của QTD,quản lý số cổ phần đóng góp In báo cáo về thành viên và tính lãi cổ phần
•Phân hệ kế toán: Quản lý hệ thống tài khoản, định nghĩa bút toán cho các giaodịch, thực hiện các bút toán lẻ, bút toán điều chỉnh, và gồm nhiều các báo cáo tài chính
kế toán
•Phân hệ tín dụng: Với nhiều phương thức cho vay như từng lần, trả góp, hạnmức; cho vay đồng tài trợ; cho vay ủy thác; hình thức cho vay như góp ngày, góp tuần,theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo quý và thay đổi lãi suất linh hoạt
•Phân hệ huy động vốn: Với nhiều hình thức huy động đa dạng như: tuần,tháng, quý và năm; trả lãi trước, trả lãi sau, tuần, tháng, quý, năm, lãi bậc thang và in
sổ tiết kiệm
•Phân hệ ngân quỹ: Cho phép khai báo các loại đồng tiền, mệnh giá quản lýtoàn bộ các giao dịch thu chi tiền mặt, đổi tiền chẵn lẻ và ngược lại, đổi tiền không đủtiêu chuẩn lưu thông
Trang 22•Phân hệ chuyển tiền: Sẵn sàng tích hợp hệ thống chuyển tiền QTDTW (FT) do
tổ chức DID của Canada tài trợ Hệ thống thanh toán liên ngân hàng IBPS NHNN vàcác hệ thống chuyển tiền của các ngân hàng thương mại
•Chức năng dự thu, dự chi: Theo tuần, tháng, quý, năm, tính chính xác từ đóđánh giá chính xác kết quả thu nhập, chi phí tại mọi thời điểm
•Báo cáo: Báo cáo ngày, tháng, quý, năm và các báo cáo tài chính, báo cáothống kê
•Tự động cập nhật qua mạng internet: Hệ thống cho phép cập nhật nâng cấpphiên bản phần mềm mới nhất hoặc các bản vá lỗi qua mạng internet
Trong bài khóa luận này phân hệ kế toán được phân tích và đưa ra các giải
pháp hoàn thiện
Tổng hợp thông tin thu được từ các phiếu trả lời của nhân viên trực tiếp thao tác với hệ thống và khách hàng tại Qũy tín dụng nhân dân xã Tam Đa.
Phần câu hỏi dành cho ban lãnh đạo QTDND xã Tam Đa: phát ra 1 phiếu.
•Giám đốc QTDND xã Tam Đa cho biết ông có kế hoạch nâng cấp hệ thốngmạng máy tính và phần mềm hỗ trợ giải quyết các công việc có thể phát sinh và có xuthế phát triển trong tương lai
•Trong kế hoạch, chi phí được dự kiến đầu tư là khoảng 150 triệu đồng
Phần câu hỏi dành cho CBNV tại QTDND xã Tam Đa: kết quả dựa trên 5 phiếu thu lại/5 phiếu phát ra.
