Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Nam Á

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng,

LỜI CẢM ƠN

Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nước ta đều được đổi mới, bước đầu đã hòa nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới mở ra rất nhiều cơ hội cũng như thách thức.CNTT được áp dụng ở mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội Những thành tựu của khoa học kỹ thuật hiện đại đang đi sâu vào cuộc sống của mỗi con người

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty cổ phần thương mại Nam Á, em đã chọn đề tài khóa luận của mình là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Nam Á” Với mục tiêu phân tích, thiết kế hệ HTTT quản lý bán hàng trong Công ty nhằm đạt được hiểu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý bán hàng trong điều kiện ứng dụng CNTT

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo giáo Đinh Thị Hà đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp.Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Cổ phần thương mại Nam Á, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý Thầy Cô tận tình chỉ bảo

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

3.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 50

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐÒ, HÌNH VẼ Hình 2.4: Danh sách mua hàng ngày 10/10/2014 Error: Reference source not found

Hình 2.5: Danh sách bán hàng ngày 10/10/2014 Error: Reference source not found

Bảng 3.1: Bảng mô tả Usecase hệ thống thông tin quản lý bán hàng Error: Reference

source not found

Hình 3.1: Biểu đồ usecase tổng quát Error: Reference source not found

Hình 3.2: Biểu đồ usecase chi tiết quản lý TT đại lý . Error: Reference source not found

Hình 3.3: Biểu đồ usecase chi tiết quản lý TT hàng hóa Error: Reference source not

found

Hình 3.4: Biểu đồ usecase chi tiết quản lý hóa đơn Error: Reference source not found

Hình 3.5: Biểu đồ usecase chi tiết thống kê báo cáo . Error: Reference source not found

Hình 3.6: Biểu đồ lớp Error: Reference source not found

Hình 3.7: Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhậpError: Reference source not found

Hình 3.8: Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm TT đại lý Error: Reference source not

Hình 3.17: Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm . Error: Reference source not found

Hình 3.18: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm TT đại lý Error: Reference source

not found

Hình 3.19: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa TT đại lý Error: Reference

source not found

Hình 3.20: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm TT hàng hóa Error: Reference

source not found

Hình 3.21: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa TT hàng hóa Error: Reference

source not found

Hình 3.22: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm hóa đơn Error: Reference source

not found

Hình 3.23: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa hóa đơn Error: Reference

source not found

Hình 3.24: Biểu đồ thành phần .Error: Reference source not found

Hình 3.25: Giao diện đăng nhập .Error: Reference source not found

Hình 3.26: Giao diện màn hình quản lý bán hàng Error: Reference source not found

Hình 3.27: Giao diện quản lý TT đại lý .Error: Reference source not found

Hình 3.28: Giao diện quản lý TT hàng hóa .Error: Reference source not found

Hình 3.29: Giao diện Thống kê báo cáo .Error: Reference source not found

PHẦN I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.

Ngày nay, CNTT có một vai trò to lớn và hết sức quan trọng trong nhiều lĩnh vực: khoa học, kinh tế, giáo dục… Nhiều công nghệ mới được áp dụng giúp cho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiều hiệu quả hơn trước Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản

lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị- vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang được các doanh nghiệp thương mại quan tâm khá nhiều.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng Với hệ thống này, các nhà quản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể truy cập các thông tin về thời gian, tiến độ công việc, khách hàng giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh Hệ thống quản lý bán hàng tự động hoá quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty cổ phần thương mại Nam Á, em đã chọn đề tài khóa luận của mình là “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần thương mại Nam Á” để nghiên cứu Với mục đích giúp công

ty đạt được hiểu quả quản lý và kinh doanh cao hơn

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Phân tích thiết kế HTTT không phải là vấn đề mới, đã có nhiều công trình, nghiên cứu chuyên sâu về vấn đề này Tuy nhiên, mỗi công trình nghiên cứu về những khía cạnh khác nhau

Một số đồ án, chuyên đề về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Đức Ngoan” của sinh viên Nguyễn Hải Đăng, Khoa Tin học kinh tế 46A, Đại học Khoa Học Tự Nhiên, năm 2014.

Ưu điểm: Đề tài đã hoàn thành các chức năng của hệ thống, thiết kế giao diện đồng

thời tạo luôn cơ sở dữ liệu kết nối với giao diện

Khuyết điểm: Bài làm không được kỹ do vẫn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực

buôn bán hàng, giao diện còn thô sơ

- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán vật liệu xây dựng tại Công ty TNHH một thành viên Hoa Sen” của sinh viên Nguyễn Vũ Trung Quân, Khoa Toán – Tin Học, Đại học Quốc Gia HCM, năm 2013

Khuyết điểm: Giao diện còn thô sơ.

- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh cửa hàng sách” của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn, trường Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2013

Ưu điểm: Bài làm đã hoàn thành các chức năng cơ bản, giao diện khá đẹp

Khuyết điểm: Bài làm mang nhiều tính lý thuyết

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý bán hàng,đánh giá thực trạng hiện tại của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Nam Á

Thứ ba,phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Nam Á, nêu hạn chế và những biện pháp khắc phục

1.4 Đối tượng và phạm vi yêu cầu của đề tài

Đối tượng:

•HTTT và các thành phần của hệ thống, HTTT quản lý dự án

•Phương pháp và cách thức ứng dụng HTTT quản lý trong quản lý bán hàng của công ty

Phạm vi:

•Về không gian: trong công ty cổ phần thương mại Nam Á

•Về thời gian: Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 26/2/2015 đến 29/4/2015

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

 Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu được thu thập thông qua các phương pháp: Nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, phát phiếu điều tra và quan sát trực tiếp

 Phương pháp xử lý dữ liệu:

1 Xử lý theo định tính

- Đây là việc đưa ra những phán đoán về bản chất của sự kiện

- Xử lý thông tin định tính thường dùng để nghiên cứu về hành vi, sự kiện, chức năng tổ chức, môi trường xã hội, phản ứng và các quan hệ kinh tế…

- Khi các thông tin định tính đã được thu thập qua các phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, thảo luận, nghiên cứu tài liệu,…Bước tiếp theo là làm thế nào để phân tích các thông tin trên

- Mục đích của thông tin định tính là để xây dựng giả thuyết và chúng minh cho giả thuyết đó từ những sự kiện rời rạc đã thu thập đuợc

- Xử lý logic đối với các thông tin định tính là việc đưa ra những phán đoán về bản chất các sự kiện đồng thời thể hiện những logic của các sự kiện, các phân hệ trong

hệ thống các sự kiện được xem xét

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Nam Á

Phần 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty CPTM Nam Á theo phương pháp hướng đối tượng

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

NAM Á 2.1 Cơ sơ lý luận về HTTT

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

Dữ liệu (data): Là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tượng trong thế giới

khách quan Dữ liệu là giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được mối liên hệ giữa chúng Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh)

Ví dụ: số, ký hiệu, chữa viết, âm thanh

Thông tin(Information): Là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử

lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tượng

cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể

Ví dụ: Thông tin về iphone 6: Hệ điều hành IOS 8.0, Camera chính 8.0 MP

Hệ thống (System): Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối

quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài

Ví dụ: Hệ thống các xí nghiệp, Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp

Hệ thống thông tin (Informatinon System):Là một tập hợp và kết hợp của các

phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức

Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng, HTTT quản lý nhân sự…

Hệ thống thông tin quản lý(Management Information System_MIS):Là hệ thống

trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu

2.1.2 Các thành phần HTTT

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Con người, phần cứng, phần mềm,

cơ sở dữ liệu, mạng

- Con người: Là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Trong một

HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì

+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý)

Hình 2.1.Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy

trình xử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển

thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình

Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên

các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau

Mạng máy tính: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau

bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau Mối liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, phần lớn các mối liên kết giữa các yếu

tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được.Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở

dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị

2.1.3 Quy trình xây dựng và phát triển HTTT

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn sau: Lập kế hoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử, khai thác, bảo trì Các giai đoạn cụ thể được trình bày như sau

 Lập kế hoạch

Thực hiện một dự án tin học hóa có thể rất tốn kém,đòi hỏi nhiều công sức và thời gian trước khi mang lại lợi nhuận Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế họach là: Thời gian, mức đầu tư (investment),những yếu tố không chắc chắn của dự án,nguồn nhân lực (số lượng,trình độ, khả năng… của người thiết kế và những người

sử dụng cuối), những tình huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch thực tế…Người ta thường cấu trúc hóa việc lập kế hoạch bằng cách:

•Tách riêng các phân bổ nhân lực, thời gian và kinh phí

•Lập dự án tổng thể, kế hoạch cho một giai đoạn và các kế hoạch chi tiết

•Song song với việc lập kế hoạch là việc kiểm tra, báo cáo định kỳ

Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là xác định rõ ràng các phân hệ,chức năng của chúng trong HTTT tương lai, xác định các khả năng ứng dụng trên mạng hoặc truyền thông,bố trí công việc theo nhóm chuyên gia, phân chia kinh phí…

 Phân tích hiện trạng

Phân tích(hay khảo sát) hiện trạng là giai đoạn phân tích các hoạt động của HTTT vật lý hiện hữu Mục tiêu cần đạt được là làm sao có được các thông tin (liên quan đến những yêu cầu đặt ra trong bước lập kế hoạch) với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất, mới nhất

Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng: Phỏng vấn,trực tiếp hoặc gián tiếp,các đối tượng liên quan (giám đốc,nhân viên, vị trí làm việc…),lập phiếu điều tra,thăm dò, quan sát, thu nhập mẫu biểu, mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế, nguyên tắc: Biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động của một tổ chức,càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và tìm được phương án giải quyết, sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng,phân tích viên phải biết cách tổng hợp các dữ liệu,các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa

•Bước 3 : Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân

hệ (dự án),chi phí hoạt động trong tương lai,kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết điểm của từng giải pháp

•Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó

đã xác định.Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2.Bước 4 trong trường hợp này thường lặp đi lặp lại nhiều lần

 Thiết kế

Giai đoạn này xác định: Kiến trúc chi tiết của HTTT,liên quan đến các giao diện với người sử dụng và các quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu, thiết kế các chương trình, chuẩn bị lập trình, quy cách thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện, quy cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng, các phương tiện và thiết bị liên quan

 Lập trình

Giai đoạn này là thể hiện vật lý của HTTT bằng việc chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu (database files), viết các chương trình, chạy thử, kiểm tra, ráp nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình

 Thử nghiệm

Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm các chương trình, thử nghiệm hệ thống, hoàn thiện quá trình đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sửa chữa các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản báo cáo và hướng dẫn sử dụng

Việc thử nghiệm cho phép kết quả nhận được là phù hợp với các đặc tả ban đầu Các phương pháp thử nghiệm được nghiên cứu chi tiết trong lĩnh vực công nghệ phần mềm (Software Engineering)

Các yếu tố liên quan đến thử nghiệm bao gồm: Kế hoạch thử nghiệm, danh mục (thư viện) thử nghiệm, dữ liệu thử nghiệm, các công cụ thử nghiệm, các nhánh chương trình, tập hợp các thông số khác nhau, các dữ liệu thường (normal data) và các dữ liệu đặc biệt, các giá trị bất thường, các thử nghiệm tích hợp hệ thống do người phụ trách

dự án triển khai

 Khai thác

Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của HTTT.Tùy theo kết quả khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng HTTT vừa xây dựng để thay thế HTTT thủ công hay không?

2.1.4 Các phương pháp phân tích thiết kế

 Phân tích thiết kế hướng chức năng

 Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn

giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng:

•Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

•Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

 Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD): Là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động

chính của các phân tích viên hệ thốngđó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

- Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc

tác độnglên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tinmới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong BLD

Tên chức năng

•Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.

Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu

Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa cập

nhật lại thông tin

+ Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống

nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ

ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Tác nhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống

•Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần)

Tên tác nhân Tên tác nhân

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét

nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này

•Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ

•Biểu diễn:

- Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu : Kỹ thuật phân mức: 3 mức

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ

đồ (Explosion) Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…

 phân tích thiết kế hướng đối tượng.

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Đặc điểm: Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm, chương trình được chia thành các đối tượng, các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với cơ chế thông báo, đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực tiếp vào các thành phần dữ liệu của nó

mà phải thông qua các thành phần chức năng- phương thức), các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng, các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc dữ liệu đó, chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên

Tác nhân trong Tác nhân trong

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái niệm hoặc một thực thể phần mềm

- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và các mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là một định nghĩa trừu tượng của đối tượng

- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một chức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con (subsystem)

- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan

hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế

Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh đó là sự gặp gỡ của người bán và người

mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm

Bán hàng là 1 phần của tiến trình mà Doanh nghiệp thuyết phục khách hàng mua hàng hóa dịch vụ của họ

Bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán

Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ muốn

 Nhiệm vụ của Quản lý bán hàng:

Phân phối hàng hóa đên những kênh phân phối theo mục tiêu đã định nhắm tối

ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý và hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn

2.2.2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng

•Bước 1: Chuẩn bị

Để chuẩn bị cho 1 quy trình bán hàng, cần có kiến thức về doanh nghiệp, thị trường, sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, kiến thức tổng quát về kinh tế xã hội, kế hoạch bán hàng, chuẩn bị về tâm lý, về trang phục

•Bước 2: Mở đầu:

Chào hỏi, tiếp cận khách hàng

Tìm cách gây thiện cảm cho khách hàng như lắng nghe, khen ngợi và đồng cảm

•Bước 3: Tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng

Đây là 1 bước cần thiết để có thể nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng, và giúp người bán hàng tiết kiệm được thời gian giới thiệu sản phẩm Để biết thêm về nhu cầu của khách hàng, người bán hàng cần có kỹ năng đặt câu hỏi

•Bước 4: Giới thiệu và trình bày sản phẩm

Khi nhận thấy khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của mình, nhân viên bán hàng sẽ trình bày kỹ hơn về sản phẩm, đưa ra những tính năng và lợi ích của sản phẩm

Cùng với kinh nghiệm lâu năm trong ngành Điên-Tự động hóa, SACOM đã xây dựng được một đội ngũ chuyên gia, kỹ sư và công nhân giàu kinh nghiệm, lành nghề, thường xuyên được tập huấn đào tạo và bồi dưỡng về nhiều mặt Nhờ đó, SACOM luôn biết cách đem đến sự hài lòng cho khách hàng bằng những giải pháp chìa khóa trao tay hiệu quả, chuyên nghiệp và trọn vẹn nhất: từ Tư vấn, Thiết kế, Cung cấp thiết

ty: Thiết kế thi công hệ thống Điện – Tự động hóa, Thiết kế hệ thống thống điều khiển

Cơ khí – thủy lực, điện thủy lực, Thiết kế hệ thống điều khiển tự động hóa trong các nhà máy tuyển than, tuyển quặng, lọc bụi tĩnh điện, và khâu thải xỷ của nhà máy nhiệt điện, cung cấp giải pháp điều khiển tự động hóa, xử lý và điều khiển nhiệt độ trong các quá trình luyện kim , luyện cán thép, cung cấp giải pháp tiết kiệm và quản lý năng lượng cho các thiết bị vận tải, máy xúc thủy lực, máy khoan thủy lực và khoan xoay cầu sử dụng tại các mỏ than khai thác lộ thiên Hệ thống quản lý và điều độ tập trung, xuất báo cáo theo ngày và theo tháng, in biểu đồ đường đặc tính mực độ sử dụng năng lượng/ năng suất sử dụng của các thiết bị, giải pháp điều khiển giám sát, quản lý năng lượng trạm biến áp trên máy vi tính, xuất báo cáo thường xuyên theo ngày, xuất biểu

đồ tiêu thụ năng lượng của trạm Đánh giá chất lượng điện năng bằng hệ thống hiện đại của hãng Janitza (Đức), phân phối các thiết bị ngành điện hạ thế và trung thế của các hang nổi tiếng trên thế giới như: ABB, Schneider, Siemens, Eaton, Tavrida Đồng thời cung cấp các dịch vụ sửa chữa khi có sự cố xảy ra SACOM JSC luôn hướng đến

sự chuyên nghiệp về sản phẩm và dịch vụ nhằm mang đến lợi ích lâu dài cho khách hàng, chú trọng các yếu tố: Sản phẩm có tính chuyên sâu, kinh doanh những sản phẩm chất lượng vượt trội, cung cấp sản phẩm mới nhằm tạo cho khách hàng sự tiện nghi và môi trường trong sạch

Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty

Tình hình hoạt động của công ty.

Hình 2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm qua.

Theo như bảng kết quả kinh doanh của công ty thì từ năm 2011 đến năm 2013 doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế tăng dần Lợi nhuận sau thuế từ 598.702.845 đồng tăng gấp đôi lên thành 1.034.238.903 đồng năm 2012 và đạt 2.554.697.980 đồng năm 2013 Điều đó chứng tỏ công ty làm ăn có lãi và đang ngày phát triển

2.3.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty

2.3.2.1 Tình hìnhứng dụng CNTT tại công ty

 Trang thiết bị phần cứng

- Tổng số máy chủ: 2 máy Dòng máy chủ công ty sử dụng là HP Proliant ML 110G5 với các thông số kỹ thuật phần cứng:

- Tổng số máy để bàn: 70

- Tông số máy tích xách tay: 30

- Tổng số máy in: 7 máy

 Nguồn nhân lực công nghệ.

Để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả, ngoài việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện đại thì việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối đa các ứng dụng về CNTT là yếu tố có ý nghĩa quyết định Thực tế qua tìm hiểu cơ cấu nguồn nhân lực của công ty bao gồm:

Số cán bộ có bằng đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên : 90 người

 Giới thiệu về website của công ty.

- Website của công ty: http://sacomjsc.com.vn

Là kênh giao tiếp điện tử về đối nội và đối ngoại của công ty Là nơi cung cấp những thông tin chung nhất, cần thiết nhất về công ty: ngày thành lập, cơ cấu tổ chức, các sản phẩm dịch vụ, các đối tác và khách hàng, các thông tin tuyển dụng Ngoài ra, Website của công ty còn cung cấp thường xuyên các tin tức tài chính, công nghệ và

vụ của công ty Đồng thời Website còn là nơi thực hiện các giao dịch thương mại điện

tử, là diễn đàn để các đối tác, là pháp nhân hoặc phế nhân, những người quan tâm có thể đóng góp ý, trao đổi, cộng tác trên tinh thần các bên cùng có lợi

 An toàn bảo mật.

- Công ty sử dụng phần mềm: F-Secure Internet Security 2008

Phiên bản F-Secure Internet Security 2008 cung cấp một giải pháp bảo vệ tổng thể với tường lửa cá nhân, khả năng chống virus và spyware được tích hợp sẵn, tạo lá chắn an toàn cho máy tính

2.3.2.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty

Các thông tin về hàng hoá được công ty lưu ở dạng các file excel Các thông tin

về hàng hoá có thể được thay đổi theo từng năm, việc thay đổi được nhân viên tiến hành sửa và cập nhập thông tin mới vào bảng

 Mua hàng

Công ty mua hàng từ các đại lý, nguồn hàng được nhập thông qua các đơn đặt hàng, sau đó nhân viên công ty kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng hoá rồi nhập

số liệu vào file excel

Hình 2.4: Danh sách mua hàng ngày 10/10/2014

 Bán hàng

Sau khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, viết hóa đơn cho khách hàng và lưu thông tin vào excel

Hình 2.5: Danh sách bán hàng ngày 10/10/2014

Đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty

Việc quản lý bán hàng bằng excel có khá nhiều ưu điểm nhưng cũng gây ra không ít khó khăn cho công ty

 Ưu điểm

- Đầu tư chi phí thấp

- Kiểm soát lượng hàng tồn

- Thống kê được lượng mua bán hàng ngày

 Nhược điểm:

Việc quản lý hàng hoá chưa khoa học và có nhiều bất cập nên hiệu quả công việc chưa cao.Việc kiểm tra thông tin, thống kê, báo cáo bị hạn chế mất nhiều thời gian, dẫn đến tình trạng sai sót khi nhập thông tin Đối với một công ty lớn như công ty cổ phần thương mại Nam Á thì số lượng giao dịch trong ngày quá nhiều, quá trình kiểm

kê thanh toán diễn ra thường xuyên, số lượng hàng hoá nhiều việc quản lý bằng excel rất khó khăn

Bên cạnh đó, việc quản lý bằng excel không thể làm việc với các hệ thống thanh toán thẻ hay lập hoá đơn gây khó khăn cho khách hàng Vì vậy công ty cần có phần mềm quản lý bán hàng để giúp công việc hiêu quả hơn

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NAM Á VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT

TRIỂN ĐỀ TÀI 3.1 Đặt bài toán

3.1.1 Mô tả bài toán

Hệ thống bao gồm chức năng quản lý hàng hóa: Thêm thông tin của mặt hàng mới, sửa thông tin khi cần thiết và xóa thông tin hàng hóa nếu công ty không cón bán nữa Thông tin về hàng hóa bao gồm : mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn giá Khi khách hàng đến mua hàng hóa của công ty thì nhân viên sẽ lập hóa đơn Hóa đơn sẽ được lưu lại trong hệ thống để quản lý Quản lý hóa đơn có ba chức năng con là lập hóa đơn, sửa hóa đơnvà xóa hóa đơn Nhân viên lập hóa đơn khi khách hàng tới mua hàng Nhân viên nhập thông tin vào mẫu hóa đơn có sẵn trên hệ thống , hệ thống tự động in hóa đơn.Một hóa đơn chỉ do một nhân viên lập nhưng một nhân viên có thể lập được nhiều hóa đơn Thông tin về hóa đơn bao gồm: Mã hóa đơn, tổng tiền, mã nhân viên,

mã đại lý, ngày lập Một hóa đơn có thể gồm nhiều mặt hàng và một mặt hàng có thể thuộc nhiều hóa đơn Nhân viên đưa hóa đơn cho khách hàng Khi hóa đơn bị sai hoặc không cần dùng tới nhân viên sẽ sửa hoặc xóa hóa đơn khỏi hệ thống Thông tin về đại

lý gồm có tên đại lý, mã đại lý, địa chỉ cũng sẽ được hệ thống lưu lại để quản lý Hàng tháng nhân viên lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng đã bán, số lượng các mặt hàng đã bán ra, để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.Để

từ đó ban lãnh đạo có kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo

Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng các mục tiêu chính sau:

- Giúp nhân viên thuận lợi hơn trong việc quản lý thông tin về tình hình kinh doanh của công ty, các mặt hàng bán chạy hoặc không bán được trên thị trường từ đó

có những điều chỉnh thích hợp trong quá trình nhập hàng mới, giảm giá, khuyến mại cho khách hàng

- Giúp nhân viên dễ dàng, nhanh chóng tra cứu, kết xuất số liệu, báo cáo phục vụ cho công tác lập báo cáo khi người quản lý yêu cầu

- Giúp người quản lý, nhân viên, khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin về các loại hàng hóa giá, số lượng phục vụ tốt hơn cho quá trình bán hàng

3.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống

 Yêu cầu chức năng:

Hệ thống quản lý bán hàng thực hiện chức năng:

- Chức năng quản lý TT đại lý: Hệ thống cho phép thêm mới TT đại lý, sửa TT đại lý, xóa TT đại lý

- Quản lý TT hàng hóa: Thông tin hàng hóa mới được lưu vào hệ thống, có thể sửa, xóa TT hàng hóa khi có yêu cầu

- Quản lý hóa đơn: Khi khách mua hàng nhân viên sẽ lập hóa đơn, hệ thống cho phép nhân viên thêm hóa đơn mới, sửa , xóa hóa đơn

- Thống kê báo cáo: Hệ thống thực hiện chức năng thống kê các mặt hàng đã bán,

và báo cáo doanh thu trong 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm

Về tổ chức lưu trữ:

Cần lưu lại tất cả các thông tin , hình ảnh của hàng hóa, sửa, xóa phục vụ cho công tác quản lý, thống kê tình hình hoạt động của công ty

 Yêu cầu phi chức năng:

- Website phải có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng nhiều người cùng truy cập vào một lúc

- Công việc tính toán thực hiện chính xác, không chấp nhận sai sót

- Sử dụng mã hóa các thông tin cần bí mật của khách hàng

- Đảm bảo an toàn dữ liệu khi chạy website trực tuyến

3.2 Phân tích bài toán

3.2.1 Biểu đồ use case

Xác định các tác nhân:

Các tác nhân tác động lên hệ thống quản lý bán hàng

Bảng 3.1: Bảng mô tả Usecase hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Nhân viên

Quản lý thông tin hàng hóa: thêm mới TT hàng hóa, sửa, xóa thông tin hàng hóa

Hệ thống cho phép nhân viên thêm mới , thay đổi hoặc xóa bỏ thông tin của hàng hóa muốn giới thiệu cho đại lý khi có yêu cầu của giám đốc công tyQuản lý đại lý: thêm mới

TT đại lý, sửa, xóa thông tin đại lý

Khi đại lý đặt hàng hóa nhân viên nhập thông tin của đại lý vào hệ thống,

và có thể xóa thông tin đại lý khi có yêu cầu hủy hàng hóa đã đặt

Nếu đại lý có thay đổi về thông tin cá nhân, nhân viên sẽ sửa thông tin đại

lý đã lưu trong hệ thống.Quản lý hóa đơn: thêm

mới TT hóa đơn, sửa, xóa thông tin của hóa đơn

Nhân viên công ty nhận thông tin của hóa đơn mới hoặc có thể xóa thông tin những hóa đơn cũ Nếu

có thay đổi về thông tin hóa đơn, nhân viên sửa, thay đổi và lưu lại vào hệ thống

Giám đốc In thống kê các mặt hàng đã bán Qua hệ thống, giám đốc công ty có thể xem và in

thống kê các mặt hàng đã

In báo cáo doanh thu

Quan ly TT dai ly

Quan ly TT hang hoa

Quan ly hoa doa

Thong ke bao cao

Hình 3.1: Biểu đồ usecase tổng quát

Phân rã biểu đồ use case

 Phân rã use case quản lý TT đại lý