ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý NHÂN sự tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ HOÀNG hà

Do đó hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng vì thế mà có nhiềuloại khác nhau để quan tâm đúng mức tới lợi ích và phát huy tối đa tác dụng của sựđầu tư Với kiến thức và kinh nghiệm của

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Tin học Thương Mại, trườngĐại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Thương mại và Dịch vụHoàng Hà, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điềukiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tậptại công ty

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưngvới thời gian và kiến thức còn hạn chế, Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi nhữngthiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếptục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Thúy Nga

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

1.1.Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1

1.2.Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1

1.3.Mục tiêu của đề tài 3

1.4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5.Phương pháp thực hiện đề tài 4

1.6.Kết cấu của bài khóa luận 5

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG HÀ 5 2.1.Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 5

2.1.1.Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.2.Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 7

2.1.3.Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 12

2.1.4.Phân định nội dung nghiên cứu 17

2.2.Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 17

2.2.1.Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 17

2.2.2.Phân tích thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 20

2.2.3.Đánh giá thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 21

PHẦN 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

3.1.Định hướng phát triển cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 233.2.Đề xuất hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà 263.2.1.Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại vàDịch vụ Hoàng Hà 263.2.2.Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại vàDịch vụ Hoàng Hà 353.3.Một số kiến nghị về hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thươngmại và Dịch vụ Hoàng Hà 54

KẾT LUẬN 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.2-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM & DV Hoàng Hà 18

Hình 3.2-1: Biều đồ phân cấp chức năng 26

Hình 3.2-2: DFD mức ngữ cảnh 29

Hình 3.2-3: DFD mức đỉnh 30

Hình 3.2-4: DFD mức dưới đỉnh chức năng Quản lý nhân viên 31

Hình 3.2-5: DFD mức dưới đỉnh chức năng Quản lý lương 32

Hình 3.2-6: DFD mức dưới đỉnh chức năng Tra cứu, Báo cáo 33

Hình 3.2-7: Mô hình thực thể liên kết (ERD) 34

Hình 3.2-8: Giao diện Đăng nhập 35

Hình 3.2-9: Giao diện quản lý nhân sự 36

Hình 3.2-10: Giao diện Quản lý nhân viên 37

Hình 3.2-11: Giao diện Cập nhật hồ sơ nhân viên 38

Hình 3.2-12: Giao diện Quản lý khen thưởng 39

Hình 3.2-13: Giao diện Quản lý hưu trí 40

Hình 3.2-14: Giao diện Quản lý chuyển công tác 40

Hình 3.2-15: Giao diện Tra cứu, báo cáo nhân viên 41

Hình 3.2-16: Giao diện Quản lý lương 42

Hình 3.2-17: Giao diện Quản lý chấm công 43

Hình 3.2-18: Giao diện Lập bảng lương 44

Hình 3.2-19: Giao diện Tra cứu, báo cáo 45

Hình 3.2-20: Giao diện Tra cứu, báo cáo về nhân viên 46

Hình 3.2-21: Giao diện Tra cứu, báo cáo về lương 46

Hình 3.2-22: Giao diện Tra cứu, báo cáo về khen thưởng, kỷ luật 47

Hình 3.2-23: Giao diện Tra cứu, báo cáo về hưu trí 47

Hình 3.2-24: Giao diện Tra cứu, báo cáo về chuyển công tác 48

Bảng 2.1-1: Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo cấp quản lý 11 Bảng 3.2-1: Danh sách CSDL 49

Bảng 3.2-2: CSDL Nhân viên 50

Bảng 3.2-3: CSDL Phòng ban 50

Bảng 3.2-4: CSDL Bảng chấm công 50

Bảng 3.2-5: CSDL Chi tiết bảng chấm công 51

Bảng 3.2-6: CSDL Bảng lương 51

Bảng 3.2-7: CSDL Chi tiết bảng lương 52

Bảng 3.2-8: CSDL Khen thưởng, kỷ luật 52

Bảng 3.2-9: CSDL Chi tiết khen thưởng, kỷ luật 53

Bảng 3.2-10: CSDL Hồ sơ chuyển công tác 53

Bảng 3.2-11: CSDL Hồ sơ hưu trí 53

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Giải nghĩa

BCTC Báo cáo tài chínhBFD Biểu đồ phân cấp chức năng

CNTT Công nghệ thông tin

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp vớimột phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệmđược nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việcđược thuận lợi và phát triển lên rất nhiều Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặttrong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập,

xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Bắt cứ một doanh nghiệp nào được thành lập và đưa vào hoạt động cũng cần phải

có những “bộ máy” quản lý Tuy nhiên doanh nghiệp không chủ tốn nhiều chi phí chonhân lực mà nhiều khi hoạt động còn không hiệu quả Vì vậy, việc ra đời các hệ thốngthông tin quản lý nhân sự nhận được rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ mang đến một môi trường làm việcchuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng trên một quy trình liên tục, không lặp lại, đảmbảo tính đầy đủ, khoa học, đặc biệt giảm tải tối đa cho phòng nhân sự của doanhnghiệp.Trong đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có mức độ khác nhau về quản lý nhân sự, vềcách thức quản lý Do đó hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng vì thế mà có nhiềuloại khác nhau để quan tâm đúng mức tới lợi ích và phát huy tối đa tác dụng của sựđầu tư

Với kiến thức và kinh nghiệm của bản thân cùng với việc nhận thấy tầm quantrọng của việc ứng dụng HTTT quản lý nhân sự trong các công ty, khóa luận dưới đây

sẽ đề xuất về vấn đề phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

1.2 Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

HTTT quản lý nhân sự là hệ thống hỗ trợ nhà quản trị tiến hành công tác quản lýnhân sự Hệ thống này cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý, cungcấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực Hơn thế nữa

nó còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực, thông tin về tiềm năng nguồnnhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ, thông tin về biến động nguồn nhân lực

Đề tài phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự không phải là một đề tài mới.Tuy nhiên, mỗi cơ quan, tổ chức với các điều kiện và yêu cầu khác nhau sẽ phù hợp với

một HTTT quản lý nhân sự được thiết kế dành riêng cho cơ quan, tổ chức đó Sau đây sẽtrình bày một số đề tài liên quan đến phân tích và thiết kếHTTT quản lý nhân sự:

 Đề tài thứ nhất: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Minh Trí” do sinh viên Trần Thị Thu Hương - Trường Đại học công

nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội thực hiện

Những nội dung mà đề tài đã giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và

từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướngđối tượng UML

Hạn chế: Đề tài được thực hiện theo phương pháp phân tích thiết kế hệ thốngthông tin hướng đối tượng Tuy nhiên, phương pháp này cho thấy nhược điểm là chưathấy rõ được mối quan hệ và sự thống nhất của giai đoạn phân tích với giai đoạn thiết

kế, đặc biệt là thiết kế CSDL cho hệ thống, gây khó khăn trong việc nghiên cứu đề tài

 Đề tài thứ hai: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long” do sinh viên Trần Thế Mạnh – Trường

-Đại học Kinh tế quốc dân thực hiện

Những nội dung mà đề tài giải quyết được:Sử dụng phương pháp duy vật- biệnchứng trong phân tích thiết kế, từ phân tích chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn

đề trong tổng hoà các mối quan hệ, đảm bảo tính toàn vẹn trong quan hệ kết hợp vớicác yếu tố lịch sử Đồng thời áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

Hạn chế: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương trong đề tài là đề cập đếnkhía cạnh quản lý tiền lương, là một phần trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự nóichung, vì quản lý nhân sự còn bao gồm nhiều chức năng khác như quản lý hợp đồng laođộng, bảo hiểm,…

Vì vậy, đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà” được thực hiện bằng phương pháp phântích thiết kế hệ thống hướng chức năng theo thực trạng cụ thể tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, tạo ra một giải pháp quản lý tốt nhất cho công tytrong vấn đề quản lý nhân sự nhằm hạn chế tối đa những điểm yếu mà những đề tàitrước đã thực hiện

1.3 Mục tiêu của đề tài.

Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu sau:

Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tintrong doanh nghiệp như: khái niệm, quy trình, phương pháp phân tích thiết kế hệ thốngthông tin.

Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung vàcủa công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà nói riêng

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể ápdụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty làm

cơ sở để triển khai và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp và mangtính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự của công ty, đem lại hiệu quả trongcông việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Quy trình quản lý nhân sự, những người tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt độngquản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà: Phòng nhân sự,phòng kế toán, ban giám đốc công ty

Cơ sở hạ tầng CNTT liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự tại công ty

Các kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống hướng chức năng

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong công ty TNHH Thươngmại và Dịch vụ Hoàng Hà

Về thời gian :Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu thập

được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, trong đề tài chỉ tập trungnghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trong doanh nghiệp liên quan tới quản lýnhân sự trong thời gian từ năm 2011 đến năm 2013

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài.

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp một số phương phápnghiên cứu khoa học, cụ thể:

 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Để thu thập dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty, ngoàiquá trình quan sát trực tiếp, em đã sử dụng các phiếu điều tra với các câu hỏi về hệ

thống, về hạ tầng CNTT và đặc biệt quan tâm đến hạ tầng CNTT trong công tác quản

lý nhân sự

Nắm bắt được tầm quan trọng của việc tin học hóa HTTT quản lý nhân sự chocông ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà thông qua thông tin trực tiếp từ Phógiám đốc công ty, từ đó có phương hướng phân tích vâ thiết kế HTTT quản lý nhân sựphù hợp

 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.

Thu thập thông tin khoa học trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu về phân tích vàthiết kế hệ thống thông tin quản lý dưới các dạng khác nhau như giáo trình các mônhọc chuyên ngành, sách tham khảo, tài liệu và thông tin trên internet Cụ thể các tàiliệu tham khảo sẽ được trình bày tại phần cuối của khóa luận Sau đó tiến hành phântích và tổng hợp lý thuyết

Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúngthành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng Tổng hợp là liên kết từng mặt,từng bộ phận đã được phân tích tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc vềđối tượng

1.6 Kết cấu của bài khóa luận.

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

Phần 3: Đề xuất định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

HOÀNG HÀ.

2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

 Khái niệm thông tin: Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó

thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng

 Khái niệm hệ thống: Là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau

cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào vàsản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi

 Khái niệm hệ thống thông tin:Là một hệ thống thu thập, xử lý, cung cấp

thông tin và là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫnnhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó của con người

 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý là hệ

thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Hệ thống bao gồm conngười, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tincần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

 Chu trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 bước:

- Đưa ra đánh giá về hiện trạng

- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian vànhững ràng buộc khác

Bước 2: Phân tích.

Phân tích là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâuvào các thành phần hệ thống Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic.

Công việc thực hiện

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế giao diện

- Thiết kế các kiểm soát

- Thiết kế các tập tin dữ liệu

- Thiết kế chương trình (nếu có)

Bước 4: Xây dựng.

Đây là giai đoạn viết lệnh (code) tạo hệ thống Từng người viết code thực hiệnnhững yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn

Bước 5: Cài đặt.

Cài đặt là việc thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới

Công việc thực hiện

- Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn

bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thậntrọng mà tỉ mỉ

Bảo trì hệ thống được định nghĩa là việc sửa đổi một hệ thống sau khi đã bàngiao để chỉnh lại các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng hoặc các thuộc tính khác, hoặclàm cho hệ thống thích ứng trong một môi trường đã bị thay đổi.

2.1.2 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự.

 Khái niệm quản lý nhân sự:Quản trị nhân sự hay Quản lý nguồn nhân lực là

công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồn nhânlực Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng ngườilao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợpvới luật lao động và việc làm

 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự:Sự tồn tại và phát triển của một doanh

nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực:vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mốiquan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết

bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chépđược, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự

có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đềlao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều điđến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chứcnăng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trịnhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viêndưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của một doanh nghiệp

 Các phương pháp tổ chức quản lý nhân sự:

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào, việc nhận thức về cá nhân sẽ luôn đi kèm vớiphương pháp quản lý cá nhân đó Nói cách khác đánh giá về một cá nhân như thế nào sẽquyết định đến phương pháp quản lý Hiện nay có 3 phương pháp quản lý nhân sựsau:

Phương pháp 1: Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng kiểu gia đình trị truyền thống.

Phương pháp này có những đặc điểm sau:

- Quyền lực tập trung vào nhân vật lãnh đạo hạt nhân, tất cả mọi công việc đềutập trung vào nhân vật này

- Nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia hoạch địnhphương hướng phát triển

- Cơ chế nhân lực cứng nhắc, không có biến chuyển linh hoạt

- Chỉ chú ý đến sự cống hiến của nhân viên mà không bảo vệ quyền lợi của họ

- Chỉ tập trung áp chế nhân công, thiếu tôn trọng tự do sáng tạo

Mô hình quản lý nhân lực này không còn phù hợp trong thời đại mới nữa khi nhàquản lý cần phải biết tôn trọng tư duy và khích lệ tự do sáng tạo của mỗi nhân viên.Những doanh nghiệp áp dụng kiểu quản lý này sẽ không thể thu hút và giữ chân ngườitài, ngày càng giảm sức cạnh tranh của mình trên thị trường lao động

Phương pháp 2: Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể.

Trong mô hình quản lý này, nhân viên được coi là một chủ thể hoạt động dướiđịnh hướng và sự quản lý, khích lệ của hạt nhân lãnh đạo Mối quan hệ giữa cấp trên

và cấp dưới khá gắn kết Phương pháp này có các đặc điểm:

- Quyền lợi của doanh nghiệp được phân phối xuống từng nhân viên, mọichính sách đều xuất phát từ lợi ích chung

- Mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính dân chủ; các chínhsách được hoạch định một cách khoa học và theo sự đồng thuận của số đông

- Nhân viên có chính kiến và thể hiện sự năng động qua việc tham gia tích cựcvào các chính sách mở

- Cơ chế quản lý có sự phân cấp, luôn có những thay đổi phù hợp với điều kiệnkhách quan

- Nhìn đúng người, giao đúng việc là nguyên tắc chung nhất

- Kích thích sự cống hiến của các nhân viên bằng cả quyền lợi và nghĩa vụ,chú trọng nhất đến hiệu quả công việc coi đó là tiêu chí hàng đầu để đánh giá nhânviên.

Đây là mô hình quản lý nhân sự phổ biến và phù hợp với xu thế phát triển chung

hiện nay Mỗi cá nhân trong bộ máy đều có những vai trò riêng của mình, tự do pháttriển khả năng trong một môi trường

Phương pháp 3: Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:

Mô hình quản lý này mới nghe thì có vẻ ưu việt nhưng thực chất của mô hình này

là sản phẩm của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp Nhiều người lãnh đạo nhưngkhông thấy vai trò của người chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không đượcquy định cụ thể cho cá nhân nào, nhiều công việc bị đình trệ hoặc có làm cũng khôngthành công

Đặc điểm của mô hình quản lý nhân lực này là:

- Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ một dự án nào

- Chỉ một số ít người làm việc thực sự, những người “chỉ tay năm ngón” nhiềuhơn và can thiệp sâu

- Những ý kiến của những người cấp tiến không được ưu tiên lựa chọn bằngcác giải pháp an toàn hơn cho tập thể người làm quản lý

- Những cá nhân tích cực làm việc vất vả nhưng không có cơ hội tham gia hộiđồng

- Quy trình xét duyệt và thực hiện một kế hoạch bị kéo dài

Đây thực sự là mô hình cần chấm dứt trong thời đại kinh tế thị trường hiện naykhi bộ máy vận hành cồng kềnh tốn kém và hiệu quả kinh tế thấp

 HTTT quản lý nhân sự và tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự.

Nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của tổchức hay doanh nghiệp Do vậy việc khai thác tốt nguồn lực này sẽ phục vụ tốt choviệc phát triển doanh nghiệp và xã hội Cũng vì lẽ đó quản trị nhân sự đòi hỏi rất nhiều

về sự hiều biết con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tốtrung tâm của sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực sinh ra nhằm tạo điều kiện

để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quảcủa tổ chức

Hệ thống quản lý nhân sự là hệ thống hỗ trợ nhà quản trị tiến hành công tác quản

lý nhân sự Hệ thống này cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý,cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực Hơnthế nữa nó còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực, thông tin về tiềmnăng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ, thông tin về biến động nguồn nhânlực

Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo cấp quản lý:

Bảng 2.1-1: Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo cấp quản lý.

Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý lương

- Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc

- Hệ thống thông tin quản lý người lao động

- Hệ thống thông tin đánh gái tình hình thực hiện công việc và con người

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chiến lược - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Tầm quan trọng của việc sử dụng HTTT vào quản lý nhân sự.

Bất cứ một doanh nghiệp nào được thành lập và đưa vào hoạt động cũng cần cónhững “bộ máy” quản lý Tuy nhiên, doanh nghiệp không chỉ tiêu tốn nhiều chi phícho nhân lực mà nhiều khi hoạt động đó còn không hiệu quả Vì vậy, việc ứng dụngcác hệ thống thông tin vào quản lý nhân sự nhận được sự quan tâm của rất nhiều doanhnghiệp

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ mang đến một môi trường làm việcchuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng trên một quy trình liên tục và không lặp lại,đảm bảo tính khoa học và giảm tải tối đa cho phòng nhân sự của doanh nghiệp Hệthống thông tin nhân sự nếu được tổ chức khoa học, đầy đủ sẽ tạo ra môi trường lưutrữ tốt, môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên cập nhật các tương tác, sự đồng

bộ thông tin và cập nhật liên tục các quá trình trong nghiệp vụ nhân sự Các nhà quản

lý có thể khai thác thông tin để ra quyết định mọi lúc mọi nơi

2.1.3 Lý thuyết về phân tích và thiết kếhệ thống thông tin quản lý

2.1.3.1 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thốngthông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệthống

Có hai hướng tiếp cận việc phân tích hệ thống thông tin gồm 2 hướng: hướng phântích theo chức năng, và phân tích theo hướng đối tượng

 Phân tích theo hướng đối tượng ( OOP ): Là kĩ thuật lập trình hỗ trợ công

nghệ đối tượng OOP được xem là giúp tăng năng suất, đơn giản hóa độ phức tạp khibảo trì cũng như mở rộng phần mềm bằng cách cho phép lập trình viên tập trung vàocác đối tượng phần mềm ở bậc cao hơn Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng OOP dễtiếp thu hơn cho những người mới học về lập trình hơn là các phương pháp trước đó

Pha phân tích hệ thống hướng đối tượng bao gồm:

- Phân tích kiến trúc hệ thống :Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ

thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, pháttriển hệ thống hay mô tả, xác định các chức năng của hệt thống đối với đối tượng

- Xây dựng biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích

tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lạicác chức năng của hệ thống Một usecase là một lời miêu tả của một chức năng mà hệthống cung cấp Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô

tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

- Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng : Biểu đồ lớp chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp

trong hệ thống Các lớp là đại diện cho các vật được xử lý trong hệ thống Xác định

tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong

sơ đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái : Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái

trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

 Phân tích theo hướng chức năng:Đây là lối tiếp cận truyền thống của

ngành Công nghệ phần mềm Theo lối tiếp cận này, chúng ta quan tâm chủ yếu tớinhững thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn Người dùng sẽ đưa ra những thông tin nào mà

họ cần, rồi sẽ thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms

để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin Lối tiếp cận xoay quanh dữliệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin Phântích HT hướng chức năng giúpnghiên cứu, điều tra, xem xét các chức năng của hệthống một cách tỉ mỉ, toàn diện

Nhiệm vụ của phân tích HT hướng chức năng là cần xác định:

- Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD):Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã

dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chứcnăng con và thể hiện trong một khung sơ đồ

- Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD):Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả

một quá trình xử lý thông tin được diễn tả ở mức logic, chỉ rõ các thông tin đượcchuyển giao giữa các chức năng, và qua đó thấy được phần nào trình tự thực hiện củachúng

+ Chức năng xử lý: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổigiá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệumới)

+ Luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thống tin vào hay

ra của một chức năng nào đó

+ Kho dữ liệu: Là dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể đượctruy nhập nhiều lần về sau

+ Tác nhân ngoài: Là những phần tử ngoài hệ thống và có mối quan hệ với hệthống

+ Tác nhân trong: Là một hệ thống con hay chức năng của hệ thống dùng đểbiểu diễn khi DFD được trình bày ở nhiều trang, nhưng có trao đổi thông tin với cácphần tử ở mô hình hiện tại.

Biểu đồ luồng dữ liệu có 3 mức:

Sơ đồ mức ngữ cảnh:Là biểu đồ luồng dữ liệu chỉ có một chức năng duy nhất

là chức năng tổng quát của hệ thống trao đổi các luồng thông tin với các đối tác Thểhiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà

mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để xây dựngđược sơ đồ này cần xác định: chức năng xử lý của hệ thống, các tác nhân ngoài và cácluồng thông tin vào ra với hệ thống

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ

sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức đỉnh, mức dưới đỉnh…

 Biểu đồ mức đỉnh:

Chức năng xử lý duy nhất ở mức ngữ cảnh giờ được tách thành các chức năng xử

lý con và xuất hiện cá luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của HT

Các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào ra với HT đươc bảo toàn

Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:Là biểu đồ được phân rã từ biểu đồ mức đỉnh.

Các thành phần của biểu đồ được phát triển từ chức năng xử lýcấp trên phân rã thànhchức năng xử lýmức dưới thấp hơn

Những luồng thông tin vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các đường nội bộ

Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ như ở mức đỉnh đối với mỗi chức năng xửlý

Xuất hiện các kho để chứa thông tin

- Mô hình dữ liệu thực thể ERD: là mô hình giúp xác định các thực thể và

mối liên hệ giữa chúng

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.+ Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứkhông phải là bản thân thông tin Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống.

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạchhoặc kiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể Kiểuliên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết số thể hiệnlớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác.+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay mộtliên kết Người ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất vàbắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

2.1.3.2 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra

trong giai đoạn phân tích hệ thống Ý nghĩa của thiết kế hệ thống là nhằm:

- Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vậnhành

- Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

- Đối với phương pháp hướng chức năng thì thiết kế hệ thống là xác định cấutrúc phần cứng, phần mềm, xác định các module chương trình, các giao diện và dữ liệucho hệ thống để thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng

Thiết kế hệ thốnghướng chức năng bao gồm:

- Thiết kế tổng thể : là việc đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống Kiến trúc

này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia tách phần thựchiện bằng thủ công với phần thực hiện bằng máy tính trong mỗi hệ thống con đó

- Thiết kế giao diện: để thực hiện các cuộc đối thoại giữa người và máy là các

giao lưu trên biên, các giao lưu này phải được thể hiện thành các loại giao diện, như là cácmẫu thông tin thu thập, các tài liệu in ra từ máy tính, các màn hình

- Thiết kế kiểm soát: đề xuất các biện pháp làm cho hệ thống đảm bảo được : tính

chính xác, tính an toàn, tính nghiêm mật, tính riêng tư Tạo ra các bảo mật cho hệ thống

dù ở mức tối giản nhất cho đến mức nâng cao

- Thiết kế cơ sở dữ liệu: là thiết kế ra nơi lưu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống

ở bộ nhớ ngoài, các dữ liệu này phải được tổ chức tốt theo hai tiêu chí hợp lý nghĩa là đủdùng và không dư thừa; truy nhập thuận lợi, nghĩa là tìm kiếm, cập nhật, bổ sung và loại

bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng

- Thiết kế chương trình: Các kết quả thu được qua các giai đoạn phân tích, thiết

kế thổng thể, và thiết kế chi tiết (về các giao diện, các kiểm soát và cơ sở dữ liệu) dù làkhá phong phú, đa dạng nhưng vẫn còn thiếu các chức năng phụ trợ cần thiết là cácchuyển giao điều khiển, sự tương tác, chức năng đối thoại với người dùng, các chuyểngiao điều khiển Đây là một giai đoạn của thiết kế nhằm đưa ra các quyết định, miêu tả nộidung về cài đặt

Thiết kế hệ thống hướng đối tượng: Cũng bao gồm các loại thiết kế như hướng chức năng, nhưng có thêm các biểu đồ sau:

- Xây dựng biểu đồ Tuần tự: mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên

các đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích Để xây dựng biểu đồ tuần tự cầnxác định các đối tượng được biểu diễn bằng các đường thẳng đứng Trục thời gian cóhướng từ trên xuống, biểu đồ chỉ ra sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng khi theothời gian Các thông điệp được biểu diễn bằng các đường gạch ngang găn liền với mũitên Trục thời gian cùng những lời nhận xét khác thường được đưa vào phần lề củabiểu đồ

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết : tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ

sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trênbiểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu.

Việc phân tích HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụHoàng Hà được thực hiện theo hướng chức năng

Việc thiết kế HTTT quản lý đã được nêu ở trên gồm có 5 loại, tuy nhiên khóaluận chỉ dừng lại ở việc thiết kế giao diện và thiết kế cơ sở dữ liệu

Các đối tượng và nghiệp vụ nghiên cứu trong quá trình phân tích và thiết kếHTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà:

- Nhân sự: Áp dụng cho việc quản lý nhân viên chính thức

- Tiền lương: Lương cố định theo thỏa thuận, việc trả lương được tiến hànhhàng tháng và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Khen thưởng và kỷ luật: Áp dụng chế độ thưởng/phạt theo quy định của côngty

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà được thành lập ngày28/07/2009 với vốn điều lệ tại lần đăng ký thay đổi thứ 2 ngày 19/08/2014 là9.898.000.000 VNĐ, đặt trụ sở tại địa chỉ Xóm 6, Thộn 2, Xã Hòa Thạch, HuyệnThạch Thất, Thành phố Hà Nội

- Lĩnh vực hoạt động: Công ty đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực thương mại,vận tải, xây dựng với các nghiệp vụ chính là:

+ Mua bán vật tư, vật liệu xây dựng

+ Cung cấp dịch vụ vận tải

+ Cung cấp dịch vụ sửa chữa xe ô tô các loại

- Sơ đồ bộ máy tổ chức nhân sự:

Hình 2.2-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM & DV Hoàng Hà.

Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty TNHH TM&VD Hoàng Hà.

 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Bộ phận nhân sự: Gồm có 1 nhân viên – Nguyễn Ánh Ngọc, có chức năng

tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao động, tiềnlương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, pháp chế Nhân viên phụ trách quản lýnhân sự trong công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà thực hiện các côngviệc sau:

+ Trực điện thoại công ty

+ Tuyển dụng

+ Chấm công nhân viên

+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên

+ Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu

- Bộ phận kế toán: Gồm có 2 nhân viên.

Bộ phận kế toán có chức năng cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh

và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty cho giám đốc một cách chính xác, kịpthời, để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh

+ Kế toán trưởng - Hoàng Thu Hòa: Quản lý hoạt động kế toán Nhận số liệu,hóa đơn, chứng từ để làm các BCTC theo định kỳ

+ Kế toán viên – Nguyễn Phương Anh: Phụ trách nhập liệu chứng từ, hóa đơn, vàthực hiện các nghiệp vụ do kế toán trưởng yêu cầu

- Bộ phận Kho: Gồm có 2 nhân viên.

+ Thủ kho – Trần Duy Anh: Quản lý quá trình nhập kho, xuất kho

+ Nhân viên kho – Phạm Tiến Minh: Hỗ trợ bốc xếp hàng hóa nhập, xuất kho

- Bộ phận vận tải: Gồm có 41nhân viên, là bộ phận chủ chốt mang tính chất

sống còn của công ty, có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa trong quá trình thực hiện đơnhàng, kịp thời sửa chữa xe khi có sự cố máy móc

+ Trưởng bộ phận – ông Phùng Quang Minh: Có nhiệm vụ điều động nhân viên

bộ phận mình hoàn thành tốt tiến độ công việc

+ Nhân viên theo dõi – Nguyễn Thanh Hải: sử dụng phần mềm GPS theo dõi quátrình vận chuyển hàng hóa

+ Nhân viên dịch vụ: 3 nhân viên, có nhiệm vụ sửa xe công ty khi xe gặp sự cố,thực hiện dịch vụ sửa chữa cho các đơn vị, cá nhân khác

+ Nhân viên lái xe: 18 nhân viên

+ Nhân viên phụ xe: 18 nhân viên

2.2.2 Phân tích thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:

- Quản lý hồ sơ nhân sự:

Khi nhân viên được tuyển vào công ty, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơcủa phòng nhân sự Khi ban lãnh đạo công ty có yêu cầu xem thông tin của một nhânviên, hồ sơ sẽ được nhân viên phòng nhân sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ và mang lêntrình ban lãnh đạo Ngoài ra hồ sơ còn được lưu thành các file Word theo từng phòngban trên máy tính Ngoài các thông tin về sơ yếu lý lịch, còn có cả thông tin về quátrình công tác, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp và chế độ chính sách, thông tinthuế thu nhập cá nhân (nếu có)

Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ vàfile Word thêm 1 năm để phục vụ cho công tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó

hồ sơ sẽ được hủy đi

- Quản lý tiền lương:

Chấm công: Mỗi phòng ban của công ty có một bảng chấm công riêng được quản

lý bằng phần mềm MS Excel 2007 theo từng năm Mỗi file gồm 12 bảng tính, mỗibảng tính là 1 bảng chấm công cho các tháng trong năm Việc chấm công của cácphòng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp

và đưa sang phòng kế toán để lập bảng lương Bảng lương sẽ được trình lên ban giámđốc phê duyệt và trở về phòng Kế toán tài chính để phát lương cho nhân viên

Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, thường là vàomùng 5, mùng 6 hàng tháng Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt

- Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng(hợp đồng lao động,…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty (đơnxin nghỉ việc, đơn đề nghị tăng lương,…)

 Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.

- Phần mềm hệ thống: Windows XP 2000

- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng antivirus (BKAV Pro)

- Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thôngtin nhân sự, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ

- Bảng tính Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, in báo cáo lương

 Yếu tố con người

- Bộ phận nhân sự có 1 nhân viên – Nguyễn Ánh Ngọc, có các nhiệm vụ sau:+ Trực điện thoại công ty

+ Tuyển dụng

+ Chấm công nhân viên

+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên

+ Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu

2.2.3 Đánh giá thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

 Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:

Thông qua quá trình thực tập trực tiếp tại công ty cho thấy việc quản lý nhân tựbằng phương pháp hiện tại không còn phù hợp Hoạt động kinh doanh của công tyngày càng phát triển và đang có xu hướng mở rộng, vì vậy quy mô nhân sự theo đó mà

sẽ được mở rộng thêm Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ những điểm yếukém như: tốc độ xử lý thông tin chậm chạp, tính chính xác không cao và khả năng antoàn bảo mật thông tin kém

Ưu điểm:

Ưu điểm của phương thức quản lý nhân sự thủ công tại Công ty TNHH Thươngmại và Dịch vụ Hoàng Hà

- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết

bị máy móc, server, đường truyền…

- Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT

- Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty TNHH

Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưuchuyển thông tin qua các phòng ban còn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo.Điểu đó làm lãng phí rất nhiều thời gian trong khi mỗi quyết định kịp thời của doanhnghiệp mang lại lợi thế rất lớn trên thị trường

- Thiếu tính đồng bộ thông tin: Những thông tin khác nhau được xử lý tách

biệt ở mỗi phòng ban tương ứng, vì vậy sẽ không tránh khỏi việc xảy ra những trườnghợp không trùng khớp thông tin do quá trình nhập hoặc xử lý thông tin bị lỗi Điều đókhiến cho việc chỉnh sửa thông tin rất khó khăn

- Tính chính xác thấp: Do không có sự đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng

ban, xử lý thông tin lại diễn ra một cách thủ công nên tính chính xác của thông tin bịgiảm đi rất nhiều

- Không hỗ trợ việc ra quyết định: Việc thông tin trong công ty được xử lý

chậm chạp nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa việc

xử lý thông tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thông tin hàng ngày cho nhàquản trị khiến việc ra quyết định bị hạn chế

- An toàn bảo mật kém: Do thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ,

giấy tờ nên vấn đề an toàn bảo mật rất kém Thông tin dễ mất mát hoặc hư hại theothời gian

 Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự.

Ưu điểm: Nhân viên quản lý nhân sự làm việc rất chủ động trong công việc, là

người có kinh nghiệm lâu năm và gắn bó lâu dài với công ty nên thực hiện công tácquản lý nhân sự khá tốt Thao tác trên máy tính cũng khá nhanh, đặc biệt là thao táctrên word, excel

Nhược điểm: Hiểu biết về CNTT còn yếu, đặc biệt chưa có kinh nghiệm sử dụng

các phần mềm quản lý chuyên dụng, vì thế nếu công ty triển khai HTTT quản lý nhân

sự thì cần có thời gian đào tạo nhất định để nhân viên thích ứng với công việc trên hệthống mới Hệ thống có tốt mà người sử dụng không biết cách khai thác hợp lý thì hệthống cũng trở thành vô nghĩa

PHẦN 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG HÀ.

3.1 Định hướng phát triển cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công

ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

Theo thông tin đã điều tra và thu thập được trong quá trình thực tập tại công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, trong giai đoạn tới công ty sẽ có kế hoạch

mở rộng hoạt động kinh doanh Theo đó số lượng nhân sự sẽ tăng lên đồng nghĩa vớiviệc quản lý nhân sự trong công ty cũng phức tạp hơn Vì vậy hệ thống quản lý nhân

sự trong công ty cần được nghiên cứu để tin học hóa, giúp cho các công việc của bộphận nhân sự bớt cồng kềnh, đem lại hiệu quả công việc cao hơn

Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty được xây dựng sẽ đáp ứng các yêu cầu sau:

- Quản lý hồ sơ nhân viên.

+ Khi công ty có nhân sự mới vào làm, phòng nhân sự sẽ thêm mới thông tinnhân viên đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên Mỗi hồ sơ nhân viên sẽ bao gồmthông tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, bảohiểm,…

+ Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân viên, phòng nhân sự có thể tìm kiếm đểxem thông tin nhân viên theo nhiều tiêu chí (Tên nhân viên, mã nhân viên, lọc theophòng)

+ Có thể sửa thông tin nhân viên dựa trên cơ sở thông tin cung cấp từ phíanhân viên

+ Khi có nhân viên thôi làm việc tại công ty, sau khi có quyết định thôi việc từBan Giám đốc, phòng nhân sự sẽ vẫn lưu lại thông tin của nhân viên đó sau 1 thángtrước khi xóa hoàn toàn

- Quản lý khen thưởng, kỷ luật.

+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, cácmức độ khen thưởng, kỷ luật của công ty

+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên:loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật

+ Khi có nhu cầu chuyển công tác, nhân viên sẽ đề đạt với Ban Giám đốc đểnhận quyết định chuyển công tác Thông tin chuyển công tác sẽ được cập nhật vào hệthống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng lương.

+ Khi có nhân viên nghỉ hưu, thông tin nghỉ hưu và chế độ hưu trí của nhânviên sẽ được cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấmcông và bảng lương

- Quản lý chấm công.

+ Bảng chấm công được lập theo từng phòng ban để thuận tiện trong quản lý

và theo dõi Bảng chấm công của nhân viên theo phòng sẽ được hệ thống tự động cậpnhật dựa vào thông tin của phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên

+ Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhânviên để nhập vào bảng theo dõi chấm công

+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày côngcủa mình

- Tính lương.

+ Cho phép quản lý lập bảng lương

+ Cho phép thiết lập ngày tính lương, số ngày nghỉ phép hưởng lương trongtháng

+ Việc tính lương được thực hiện căn cứ vào thông tin quyết định tiền lương từban giám đốc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH…+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảnglương của mình

+ Sau cùng, bảng tính lương sẽ được gửi cho phòng kế toán để tổng hợp, thanhtoán lương cho nhân viên

- Quản lý báo cáo.

+ Phần này sẽ cho phép tạo ra các báo cáo khi có yêu cầu của Ban Giám đốc,tất cả các loại báo cáo sẽ có form được lập trình sẵn trên hệ thống

+ Phòng nhân sự có thể thống kê, báo cáo danh sách nhân viên theo yêu cầucủa Ban Giám đốc

+ Cuối tháng, phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm công để lập báocáo lương trình lên Ban Giám đốc ký duyệt

+ Và có thể tùy biến việc tạo các báo cáo khác nhau bằng cách tự lập danh mụctra cứu, báo cáo

3.2 Đề xuất hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

3.2.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

3.2.1.1 Phân tích về chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.

Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD).

Hình 3.2-2: Biều đồ phân cấp chức năng.

Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng.