Tiểu luận môn quản trị xuất nhập khẩu chủ đề thực hiện 1 hợp đồng xuất khẩu

TỔNG QUÁT Bên bán làm các việc để giao hàng và chứng từ cho người mua  Bên mua nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng Thực hiện 1 hợp đồng xuất khẩu, bên bán thực hiện các c

I TỔNG QUÁT

 Bên bán làm các việc để giao hàng và chứng từ cho người mua

 Bên mua nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng

Thực hiện 1 hợp đồng xuất khẩu, bên bán thực hiện các công việc sau:

 Làm những công việc bước đầu của khâu thanh toán (tùy theo phương thức

đã chọn)

 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)

 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

 Thuê tàu

 Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa

 Làm thủ tục hải quan

 Giao hàng

 Mua bảo hiểm

 Làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có)

 Thanh lý hợp đồng

Thực hiện 1 hợp đồng nhập khẩu, bên mua phải tiến hành các công việc sau:

 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

 Thực hiện những côngviệc bước đầu của khâu thanh toán

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1 HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

II.1 Làm thủ tục xuất khẩu theo qui định của nhà nước

Giấy phép là tiền đề quan trọng vể mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trongmỗi chuyến hàng xuất khẩu

Tại Viêt Nam các văn bản pháp luật về quy định, thủ tục xuất nhập khẩu được BộNgoại Thương ban hành theo: Quyết định số 974-BNgT/VP ngày 2-10-1982 của

Bộ Ngoại thương và Thông tư của Bộ Trưởng Bộ Ngoại Thương số 53 – BNG/Vpngày 2 tháng 10 năm 1982 hướng dẫn thi hành quyết định số 947 – BNGT/VP ngày

2 tháng 10 năm 1982 của Bộ Ngoại Thương về thủ tục xin và cấp giấy phép xuấtkhẩu, nhập khẩu hàng hóa Nghị định 12/2006 NĐ-CP ngày 23 – 01 – 2006 Quyđịnh chi tiết thi hành Luật Thương Mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, vàcác đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài

Hiện nay, theo Nghị định 12/2006 NĐ-CP quyền kinh doanh xuất khẩu, và thủ tụcxuất nhập khẩu được quy định như sau:

Điều 3 Quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu

1 Đối với thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư trực tiếp của nướcngoài (dưới đây gọi tắt là thương nhân):

Trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hànghóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu, thương nhân được xuấtkhẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh Chi nhánh thương nhân được xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo ủy quyềncủa thương nhân

2 Đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài, công ty và chi nhánh công

ty nước ngoài tại Việt Nam:

Các thương nhân, công ty, chi nhánh khi tiến hành hoạt động thương mạithuộc phạm vi điều chỉnh tại Nghị định này, ngoài việc thực hiện các quy định tạiNghị định này, còn thực hiện theo các quy định khác của pháp luật có liên quan vàcác cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là một bên kýkết hoặc gia nhập

Căn cứ pháp luật hiện hành và các Điều ước quốc tế, Bộ trưởng Bộ Thươngmại công bố lộ trình và phạm vi hoạt động kinh doanh của thương nhân quy địnhtại khoản 2 Điều này.

Điều 4 Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu

1 Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuấtkhẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lýchuyên ngành

2 Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm các quy định liên quan vềkiểm dịch động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng, phảichịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành trước khi thôngquan

3 Các hàng hóa khác không thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuấtkhẩu, hàng hoá cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu và các hàng hóa không thuộcquy định tại các khoản 1, 2 Điều này, chỉ phải làm thủ tục thông quan tại Hải quancửa khẩu

Trong quy trình thực hiện hợp đồng Xuất Nhập Khẩu phải quan tâm đến vấn

đề cực kỳ quan trọng là hàng hóa đó có được phép xuất khẩu, nhập khẩu haykhông Vấn đề này được nhắc đến trong Điều 5 của Nghị Định trên và danh mụchàng hóa cấm xuất khẩu nhập khẩu được chú thích trong phụ lục 01 của nghị định.Hàng hóa xuất nhập khẩu phải có được sự cho phép của các bộ ngành, và thểhiện qua giấy phép Xuất Khẩu, Nhập Khẩu của các bộ ngành thể hiện qua Điều 6 vàĐiều 7 của Nghị Định Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải thực hiện kiểm dịchđộng thực vật, kiểm tra về vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng hànghóa theo tiêu chuẩn, chất lượng trước khi thông quan được quy định trong điều 8của Nghị Định 12/2006 NĐ-CP

Ở điều 10 của Nghị Định cũng nêu rõ một số loại hàng hóa có những quyđịnh riêng về Xuất Khẩu và Nhập Khẩu Cần lưu ý khi thực hiện xuất nhập khẩu cácloại hàng hóa sau:

1 Xuất khẩu gạo các loại và lúa hàng hóa

2 Nhập khẩu xăng dầu, nhiên liệu

3 Nhập khẩu ô tô các loại đã qua sử dụng

4 Tái xuất khẩu các loại vật tư nhập khẩu chủ yếu mà nhà nước đảm bảocân đối ngoại tệ để nhập khẩu

5 Nhập khẩu thuốc lá điếu, xì gà

6 Xuất khẩu, nhập khẩu hàng phục vụ an ninh quốc phòng

7 Nhập khẩu gỗ các loại từ các nước có chung đường biên giới

Trong trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định tạm ngừngxuất khẩu, nhập khẩu với những thị trường nhất định hoặc với những mặt hàngnhất định để bảo vệ an ninh và các lợi ích quốc gia, phù hợp với pháp luật ViệtNam và điều ước quốc tế mà Việt Nam là một bên ký kết hoặc gia nhập Quyếtđịnh của Thủ tướng Chính phủ được công bố công khai để các tổ chức, cá nhântrong nước và ngoài nước biết (Điều 11, Nghị Định 12/2006NĐ-CP)

Ngoài ra trong nghị định còn nêu rõ các quy định về các vấn đề tạm nhập táixuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu hàng hóa, Ủy thác và nhận ủy thác xuất nhậpkhẩu, đại lý mua bán hàng hóa với nước ngoài, gia công hàng hóa có yếu tố nướcngoài, quá cảnh hàng hóa qua lãnh thổ Việt Nam lần lược được nêu ở các chươngIII đến chương VII của Nghị Định 12, nhưng do tính chất chuyên sâu của môn học,trong phần trình bày các nội dung này chúng tôi xin được để tại phần phụ lục thamkhảo với nội dung của Nghị Định 12 để tiện cho việc tham khảo và tìm hiểu về saucủa đọc giả

Phân ra 2 trường hợp có- không vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài

Các điều luật…

II.2 Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán

Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán Vì vậy cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau

2.2.1 Thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúnghạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này,

cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi mới giao hàng Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức

a Kiểm tra L/C

Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ Nếu không phát hiện được sự phù hợp giữa L/C với hợp đồng mà người xuất khẩu cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền, ngược lại nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng

Cơ sở kiểm tra L/C là hợp đồng mua bán ngoại thương

 Các nội dung L/C cần kiểm tra kỹ:

 Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, place and date of issuing)

 Mỗi L/C đều có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/C và để ghi vào các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán

 Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp ( nếu có)

 Ngày mở L/C: là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu có

mở L/C đúng hạn hay không

 Tên ngân hàng mở L/C (opening bank; issuing bank)

Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra xem tên và địa chỉ ngân hàng mở L/C có thật không Còn người xuất khẩu kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như

đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không

 Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank)

 Tên và địa chỉ người thụ hưởng (beneficiary hoặc L/C có ghi In favour of )

 Tên và địa chỉ người mở L/C

 Số tiền của L/C ( amount)

Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải thống nhất với nhau Têncủa đơn vị tiền tệ phải ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợp đồng không

 Loại L/C (form of documentary credit)

Ðối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không huỷ ngang miễn truy đòi ( Irrevocable without recourse L/C)

Nếu lô hàng có giá trị lớn, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng có uy tín thì nên lựa chọn L/C có xác nhận

 Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C

Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C ( date of issue) và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thường được tính bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán, cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở L/C

Hiện nay tại các công ty xuất nhập khẩu tại Tp Hồ Chí Minh, thời gian lập bộ chứng từ trung bình khoảng 3-4 ngày Thời gian lưu giữ chứng từ tại Vietcombank HCM là 2 ngày

Số ngày chuyển chứng từ bằng DHL từ Việt Nam:

+ đi Nhật Bản, Triều Tiên, Singapore, Hồng Kông mất 3-4 ngày;

+ đi Châu Âu: Italia, Ðức, Bỉ mất 5-7 ngày

Số ngày chuyển chứng từ bằng thư đảm bảo từ VIệt Nam:

+ đến các nước châu á hết 5-7 ngày;

+ đến các nước Châu âu hết 10-15 ngày

Ðịa điểm hết hiệu lực: thường là tại nước người bán

 Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery)

Thời hạn giao hàng có thể được ghi như sau:

* Ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất: shipment must be effected not later than hoặc ghi time of delivery: latest December 31st, 2000 or earliest September 1st, 2001

* Trong vòng: shipment must be effected during

* Khoảng: shipment must be about '

* Ngày cụ thể: shipment must be effected on

Trong trường hợp đồng quy định thời gian giao hàng bằng cách nào thì L/C phải quy định bằng cách ấy

căn cứ vào hợp đồng ,người xuất khẩu kiểm tra xem người nhập khẩu có mở L/C theo đúng như vậy không?

 Cách giao hàng

Có nhiều cách giao hàng khác nhau mà người nậâp khẩu có thể cụ thể hoá trong L/

C như

- giao hàng một lần: partial shipment not allowed

- Giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định;

partial shipment allowed:

+ during October 2000: 100 MTS

+ during November 2000: 100 MTS

- Giao hàng nhiều lần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến, giới hạn số chuyến: Total 1000MTS, each shipment minimum 50 MTS to maximum

100 MTS the interverning period between 20 to 10

- Giao nhiều lần, mỗi lần có số lượng như nhau: Shipment is equal monthly in September, October, November and December 2000 for total 4000 MTS

 Cách vận tải

- Trong L/C cho phép chuyển tải hay không, nếu cho phép thì phải ghi

transshipment permitted; không cho phép ghi : transhipment not allowed

- Chuyển tải có thể thực hiện tại một cảng chỉ định do người chuyên chở và người nhập khẩu lựa chọn : transhipment at port with through Bill of Lading acceptable Người xuất khẩu không thể chấp nhận L/C quy định việc chuyển tải một cách cứng nhắc khiến cho người xuất khẩu gặp khó khăn hoặc không thể thuê phương tiện vậntải phù hợp

 Phần mô tả hàng hoá (Description of goods)

Người xuất khẩu phải kiểm tra: tên hàng, quy cách, số lượng hoặc trọng lượng hàng, giá cả hàng hoá phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã thoả thuận không? Người bán có năng lực thực hiện hay không?

Trong một số trường hợp người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong L/C, ví dụ:

cà phê “Robusta” nhưng trong L/C lại ghi “Robusia”, loại lỗi này có thể không cần

tu chỉnh, song lập chứng từ phải viết giống L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi

 Các chứng từ thanh toán (documents for payment)

Khi nhận L/C, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ quy định về bộ chứng từ trên các khía cạnh:

Số loại chứng từ phải xuất trình

 Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại ( thông thường lập 3 bản)

 Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại

 Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ

 Quy định cách thức trả tiền

Trong hợp đồng quy định cách nào thì L/C phải quy định bằng cách đó

b Cách giải quyết các sai sót thông thường trong bộ chứng từ khi thanh toán bằng phương thức LC

Khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức L/C, có thể giải quyết theo một trong những cách sau:

 Người xuất khẩu cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để được thanh toán

Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sótnhỏ Cách này chỉ phổ biến khi có sự tín nhiệm lẫn nhau

 Người xuất khẩu viết thư cam kết bồi thường

Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có các sai biệt đối với khách hàng được tín nhiệm Nếu người xuất khẩu không phải là khách hàng của ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh của người xuất khẩu phải được chính ngân hàng của mình ký xác nhận

Khi việc thanh toán đã được thực hiện theo thư bồi thường, người xuất khẩu sẽ phảichịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả của mọi sai biệt và có thể bị ngân hàng chiếtkhấu yêu cầu hoàn trả số tiền nếu người mua không nhận bộ chứng từ

 Người xuất khẩu điện cho ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán:

Nếu thư bồi thường của nhà xuất khẩu không được ngân hàng giao dịch chấp nhận hoặc L/C cấm giao dịch bằng thư bồi thường, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng của mình điện cho ngân hàng mở xin được phép thanh toán Trong bức điện, ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn bộ chứng từ liên hệ cũng như các chi tiết

về các sai biệt chứng từ Ngân hàng giao dịch của người xuất khẩu thường phải mất

vài ngày hoặc một tuần để nhận được điện trả lời Người bán là người phải chịu phíđiện báo

 Người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu

Nếu không thể sử dụng một trong những cách trên, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu Với cách này, người xuất khẩu phải chờ một thời gian mới được thanh toán Ngân hàng mở sẽ hành động như một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng của người này Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, người xuất khẩu nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn

2.2.2 Thanh toán bằng phương thức nhờ thu (collection)

Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà bên có các khoản tiền từ các công cụ thanh toán (chủ nợ) ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ghi trên công cụ thanh toán đó từ phía người nợ

Các công cụ thanh toán quốc tế thường gồm: Hối phiếu (bill of exchange); Kỳ phiếu thương mại (Promissory Note), Séc quốc tế (International cheque), hóa đơn thu tiền (Financial Invoice)

Bài viết này đề cập đến phương thức thanh toán trong hợp đồng mua bán quốc tế nên, chủ nợ là nhà xuất khẩu và người nợ là nhà nhập khẩu Có hai phương thức nhờ thu là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ

a Phương thức nhờ thu trơn (clean collection):

Phương thức nhờ thu trơn là một trong các phương thức thanh toán áp dụng trong hợp mua bán hàng hóa quốc tế mà trong đó nhà xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ghi trên công cụ thanh toán mà không kèm với điều kiện chuyển giao chứng từ

Trong qui trình nghiệp vụ của phương thức thanh toán này có một đặc điểm liên quan đến lợi ích của nhà xuất khẩu, cần đặc biệt lưu ý:

Nhà xuất khẩu giao hàng và gửi trực tiếp chứng từ cho nhà nhập khẩu Như vậy thông thường hoạt động này diễn ra trước thời điểm thanh toán Đây có thể là một bất lợi cho nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu chưa phải thanh toán tiền hàng nhưng đã nắm giữ được chứng từ để nhận hàng từ nhà chuyên chở nhưng sau đó cố ý chiếm dụng vốn, thanh toán chậm, thiếu, từ chối thanh toán Ngân hàng chỉ là một tổ chứctrung gian thu hộ và có thể bị nhà nhập khẩu từ chối Vì vậy, trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế cần hạn chế áp dụng phương thức này Nếu áp dụng phương thức thanh toán này, thì chỉ nên áp dụng khi cả hai bên là đối tác tin cậy của nhau, đồng thời trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cần có các chế tài nghiêm ngặt

để bảo đảm nhà nhập khẩu thanh toán, ví dụ: Trách nhiệm bồi thường thiệt hại do không thanh toán, chậm thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ; chịu lãi suất chậm trả, chịu phạt vi phạm nghĩa vụ thanh toán…

b Phương thức nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection):

Phương thức nhờ thu có kèm theo chứng từ là một trong các phương thức thanh toán áp dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà trong đó nhà xuất khẩu

ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ghi trên công cụ thanh toán với điều kiện sẽ giao chứng từ nếu nhà nhập khẩu thanh toán, chấp nhận thanh toán hoặc thực hiện các điều kiện khác đã qui định

Trong qui trình nghiệp vụ của phương thức thanh toán này có một điểm cần lưu ý:Nhà xuất khẩu không giao trực tiếp chứng từ cho nhà nhập khẩu Nhà nhập khẩu phải trả tiền thì Ngân hàng mới giao chứng từ để mang chứng từ đi nhận hàng Nhưvậy, phương thức này bảo vệ được lợi ích của nhà xuất khẩu, tránh được tình trạng

bị nhà nhập khẩu chiếm dụng vốn, chậm thanh toán, thanh toán không đầy đủ hoặc

từ chối thanh toán

Dưới đây là một mẫu điều khoản phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

“Bên mua thanh toán ngay khi hối phiếu do Bên bán phát hành được xuất trình Thanh toán xong giao chứng từ.”

2.2.3 Thanh toán bằng CAD (Cash Against Documents)

Là phương thức thanh toán phổ biến hiện nay trong các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của Việt Nam Theo phương thức này, bên nhập khẩu trả trước cho bên xuất khẩu một số tiền (10-30% trị giá hợp đồng) Bên xuất khẩu sau khi giao hàng xong

sẽ gửi bộ chứng từ giao hàng cho ngân hàng của bên nhập khẩu Bên nhập khẩu thanh toán nốt số tiền còn lại cho ngân hàng để được nhận bộ chứng từ giao hàng Trong một số trường hợp, khi bên nhập khẩu không hoàn thành nghĩa vụ thanh toán, bên xuất khẩu sẽ yêu cầu ngân hàng của bên nhập khẩu trả lại bộ chứng từ giao hàng để tìm cách bán lô hàng cho đơn vị nhập khẩu khác hoặc yêu cầu hãng tầu tái xuất lô hàng đi nước khác hoặc đưa trở lại Việt Nam Bên xuất khẩu sẽ dùng

số tiền bên nhập khẩu đã trả để trang trải các chi phí liên quan đến việc giải quyết

lô hàng

Người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mở, cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản… Kiểm tra xong nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng

2.2.4 Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền (TT - remittance)

Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, theo phương thức này, nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho nhà xuất khẩu (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do nhà nhập khẩu qui định

Phương thức chuyển tiền có thể là bộ phận của phương thức thanh toán khác như phương thức nhờ thu, tín dụng dự phòng, tín dụng chứng từ…nhưng cũng có thể là một phương thức thanh toán độc lập

Thực tế, nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu sẽ không chuyển tiền hàng cho nhà xuất khẩu cho đến khi nhận đầy đủ hàng Đây là một lợi thế của nhà nhập khẩu nhưng lại là rủi ro của nhà xuất khẩu khi mà hàng hóa đã được chuyển giao nhưng tiền

hàng không được thanh toán, bị chậm trễ thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ.Tuy vậy, bên nhập khẩu cũng có thể gánh chịu rủi ro, đặc biệt trong trường hợp chuyển tiền trước khi giao hàng như: nhận toàn bộ tiền hàng trước khi giao hàng, đặt cọc, tạm ứng,…Trong trường hợp này nhà nhập khẩu có thể sẽ phải gánh chịu rủi ro nếu tiền đã chuyển mà hàng không được giao đúng thời hạn, đúng chất lượnghoặc số lượng…

Nhiệm vụ của người bán cần nhắc người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn Chờ ngân hàng báo “CÓ” rồi mới tiến hành giao hàng

2.2.5 Các phương thức thanh toán khác

- Phương thức mở tài khoản/ ghi sổ (open account)

- Phương thức ủy thác mua hàng (Authority to purchase – A/P)

Trong các phương thức này thì người bán phải giao hàng rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán

II.3 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

Đây là công việc hết sức quan trọng Tùy theo từng đối tượng mà nội dung côngviệc này khác nhau:

 Đối với đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu:

Cần phải nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lượng, mẫu

mã, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu người mua Hàng sản xuất xong cần được kiểmtra chất lượng kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẻ ký mã hiệu rõ ràng đáp ứng đầy đủcác điều kiện quy định của hợp đồng

Trong trường hợp doanh nghiệp không có khả năng hoặc không muốn xuất khẩutrực tiếp hàng hóa của mình thì có thể chọn con đường ủy thác xuất khẩu

 Đối với đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu:

Cần phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng Khai thác triệt để các nguồn hàng xuấtkhẩu bằng nhiều hình thức phong phú

 Thu mua hàng theo nghĩa vụ (theo kế hoạch, đơn đặt hàng của nhà nước )

và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ

 Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu

 Chú ý đến chất lượng đầu tiên

 Khác biệt hóa sản phẩm cho các đối tượng khách hàng khác nhau

 Không sao chép các sản phẩm đã có trên thị trường mà phát triển nhugn74sản phẩm riêng, đặc trưng

 Phát triển một bộ sưu tập

 Sử dụng các nhà thiết kế chuyên nghiệp

 Thêm giá trị vào sản phẩm

 Thiết kế sản phẩm có độ thích nghi cao với thị trường

 Hiểu rõ thời vụ bán hàng của sản phẩm

 Cân nhắc sử dụng máy móc hay làm bằng tay

II.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩmchất, số lượng, trọng lượng (tức kiểm nghiệm) nếu hàng hóa xuất khẩu là động,

thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thê khả năng lây lan bệnh dịch (tứckiểm dịch)

Việc kiểm dịch, kiểm nghiệm được tiền hành ở 2 cấp: cấp cơ sở và cửa khẩu Trong

đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định Còn kiểm tra hàng hóa ở cửakhẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở

Việc kiểm tra ở cơ sở là do KCS tiến hành nhưng thủ trường đơn vị vẫn là ngườichịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa Vì vậy, trên giấy chứng nhận phẩmchất cơ sở, bên cạnh chữ kí của bộ phận KCS, phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị.Việc kiểm dịch ở cơ sở do Phòng bảo vệ thực vật hoặc trạm thú y, trung tâm chuẩnđoán - kiểm dịch động vật tiến hành

Trong một số trường hợp theo quy định của nhà nước hoặc theo yêu cầu của ngườimua, việc giám định đòi hỏi được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập nhưVinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol, Davicontrol, Công ty giám định Sài Gòn(SIC), Công ty Việt Minh

Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước:

a) Nộp hồ sơ yêu cầu giám định , bao gồm:

 Giấy yêu cầu giám định

 Hợp đồng + phụ kiện hợp đồng (nếu có)

 L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)

b) Cơ quan giám định tiền hành giám định hàng hóa tại hiện trường:

 Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm

c) Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục Hải quan (nếu có yêu cầu)

d) Kiểm tra vệ dinh hàng hàng (xuất khẩu gạo, nông sản)

e) Giám sát quá trình xuất hàng

 Tại nhà máy, kho hàng

 Tại hiện trường

f) Cơ quan Giám định cấp chứng thư chính thức

Nếu hàng hóa yêu cầu khử trùng thì phải làm đơn gửi đến “Công ty khử trùng – chicục kiểm dịch thực vật” xin khử trùng Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủ hàng

sẽ nhận được giấy chứng nhận

II.5 Làm thủ tục Hải quan

Bước 1: Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra điều kiện và đăng ký tờ

khai hải quan; kiểm tra hồ sơ và thông quan đối với lô hàng miễn kiểm tra thực tếhàng hoá

- Tiếp nhận hồ sơ hải quan từ người khai hải quan theo qui định tại Điều 11Thông tư số 79/2009/TT-BTC

- Nhập mã số thuế, kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai (cưỡng chế, vi phạm,chính sách mặt hàng)

- Nhập thông tin khai trên tờ khai hải quan hoặc khai qua mạng, hệ thống sẽ

tự động xử lý và đưa ra Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Trong đó Lệnh hình thức

và mức độ kiểm tra được đánh giá theo 3 mức độ

o Mức 1: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa(luồng xanh)

o Mức 2: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồngvàng)

o Mức 3: kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ)

- Đăng ký tờ khai (ghi số tờ khai do hệ thống cấp lên tờ khai)

- In Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan, ký tên và đóng dấu số hiệucông thức vào ô dành cho công chức ghi trên lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hảiquan và ô “cán bộ đăng ký” trên Tờ khai hải quan

- Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra cho Lãnh đạochi cục để xem xét, quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và ghi ý kiếnchỉ đạo đối với các bước sau (nếu có);

Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá, thuế:

 Kiểm tra chi tiết hồ sơ ( theo quy định điểm III.1.2, mục 1 phần B, Thông tư112/2005/TT-BTC)

 Kiểm tra giá tính thuế, kiểm tra mã số, chế độ, chính sách thuế và tham vấngiá (nếu có) theo quy trình kiểm tra, xác định trị giá tính thuế đối với hànghóa xuất khẩu, nhập khẩu do Tổng cục Hải quan ban hành

 Duyệt hoặc quyết định thay đổi hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá theokhoản 2 Điều 29 Luật Hải quan và duyệt kết quả kiểm tra hồ sơ hải quan

 Nhập thông tin trên Lệnh vào hệ thống và xử lý kết quả kiểm tra sau khiđược lãnh đạo chi cục duyệt, chỉ đạo

 Xác nhận đã làm thủ tục hải quan và chuyển sang Bước 4 đối với hồ sơ đượcmiễn kiểm tra thực tế hàng hoá hoặc chuyển hồ sơ phải kiểm tra thực tếhàng hoá sang Bước 3

Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa và thông quan đối với lô hàng phải kiểm

tra thực tế:

- Đề xuất xử lý việc khai bổ sung khi người khai hải quan có yêu cầu trướcthời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá

- Kiểm tra thực tế hàng hóa

- Ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá

- Nhập kết quả kiểm tra thực tế vào hệ thống máy tính

- Xử lý kết quả kiểm tra

- Xác nhận đã làm thủ tục hải quan

Bước 4: Thu thuế, lệ phí hải quan; đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”; trả tờ

khai cho người khai hải quan

Bước 5: Phúc tập hồ sơ:

- Nhận hồ sơ hải quan từ bộ phận thu lệ phí hải quan

- Phúc tập hồ sơ theo quy trình phúc tập hồ sơ do Tổng cục Hải quan banhành

II.6 Thuê phương tiện vận tải

Người xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải khi hợp đồng xuất khẩu được ký kếttheo một trong các phương thức sau: CIF, CFR, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU,DDP, DAF

Các phương thức thuê tàu:

2.6.1 Phương thức thuê tàu chợ (liner) (còn gọi là lưu cước tàu chợ - Booking Shipping Space): Mối quan hệ giữa người chuyên chở và chủ hàng được điều

chỉnh bằng B/L

Đặc điểm:

Chủ tàu đồng thời là người chuyên chở

Khối lượng hàng hóa chuyên chở không quá lớn

Chủ yếu là mặt hàng khô, mặt hàng đóng bao

Tuyến đường tàu đi, thời gian tàu chạy và cước phí được quy định trướcKhông ký hợp đồng chỉ tuân theo các điều khoản có sẵn trên mặt trái củavận đơn

Lợi điểm là thủ tục thuê tàu đơn giản nhưng cước phí cao

2.6.2 Phương thức thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party): Mối quan

hệ giữu chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một hợp đồng thuê tàuchuyến

Đặc điểm:

Hàng hóa có khối lượng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân bón…

Hai bên phải ký hợp đồng thuê tàu

Thường sử dụng B/L theo hợp đồng tàu chuyến

Thường sử dụng môi giới hàng hải

Giá cước thấp nhưng nghiệp vụ phức tạp

2.6.3 Phương thức thuê tàu định hạn (Time charter)

Chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để chở hàng hóa trong thời giam nhất định

Trách nhiệm:

Chủ tàu:

Chuyển giao quyền sử dụng tàu cho người thuê tàu

Đảm bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê

Người thuê tàu:

Trả tiền thuê tàu

Chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu

Hết thời hạn thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảngtrong thời gian quy định

II.7 Giao hàng cho người vận tải

2.7.1 Đường biển: Chủ hàng phải làm các việc sau

Lập bảng kê hàng chuyên chở (Cargo list) gồm các mục: consignee, mark,B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight,measurement, named port of destination…làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửihàng, để tính các chi phí có liên quan

Trong quá trình giao hàng lên tàu: nhân viên kiểm kiện (tally man) của cảng,luôn theo dõi hàng, trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng hóa thực tế giaolên tàu, lập tally report – giấy kiểm nhận hàng với tàu, sau mỗi mã hàng lêntàu, tally man sẽ đánh dấu và ký vào đó