Hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến của bộ giáo dục đào tạo

Click to edit Master title style Nội dung trình bày Tổng quan về phòng họp ảo 1 Đăng nhập vào phòng họp 2 Data analysis IV 3 Tham gia họp với vai trò chủ toạ Host Tham gia họp với vai

Click to edit Master title styleMOET

ICTC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến của Bộ GD&ĐT

Hà Nam, tháng 12/2013

Click to edit Master title style Nội dung trình bày

Tổng quan về phòng họp ảo

1

Đăng nhập vào phòng họp

2

Data analysis

IV

3 Tham gia họp với vai trò chủ toạ (Host)

Tham gia họp với vai trò khách (Participants)

4

5 Chuẩn bị thiết bị tại các điểm cầu

Một số lưu ý khi sử dụng

6

Click to edit Master title style Mô hình phòng họp ảo

Internet

(ADSL, Fiber cab, )

Internet

(ADSL, Fiber cab, )

Cá nhân A

Cá nhân B Trường A

Trường B

Máy chủ HỌP ẢO

Cục CNTT-Bộ GDĐT

Click to edit Master title style Tổng quan phòng họp ảo

• Phòng họp ảo (web-conferencing) là công nghệ tổ chức họp, hội thảo trực tuyến qua mạng Internet.

• Mỗi cuộc họp ảo phải có địa chỉ phòng họp (Ví dụ:

http://hop.moet.gov.vn/moet )

• Có 3 đối tượng tham dự họp:

– Chủ toạ (Host): là người có toàn quyền điều khiển cuộc họp

– Presenters : là người có quyền được trình bày, phát biểu

– Participants : là người chỉ có thể theo dõi nội dung cuộc họp (nghe, nhìn, chatting)

• Chủ toạ phải có tài khoản truy cập và được Cục CNTT cấp phát

quyền Người tham dự khác có thể đăng nhập bằng tài khoản, có thể đăng nhập trực tiếp mà không cần tài khoản (do Chủ toạ qui định)

Click to edit Master title style Đăng nhập vào phòng họp ảo

• Gõ địa chỉ web: http://hop.moet.gov.vn/taphuan

• Nếu có tài khoản:

• Nếu không có tài khoản:

• Đợi Chủ tọa kiểm tra và cho phép vào phòng họp

Click to edit Master title style

• Attendee List: hiển thị danh sách thành viên họp

• Share: để chia sẻ tài nguyên hiển trị trên màn hình họp gồm:

– White board: bảng trắng để trao đổi

– Computer screen: màn hình máy tính

– Select from My Computer: file từ máy tính

• Camera and Voice: thoại hình và tiếng

• Note: bảng ghi thông báo chung

• Chat: để nhắn tin với các thành viên

• Căn cứ vào nội dung cuộc họp mà Chủ toạ có quyền điều khiển việc sử dụng các pods cho hợp lý

Click to edit Master title style

1 Cho phép / không cho phép một thành viên dự

họp (đăng nhập vào phòng họp)

2 Loại bỏ một thành viên ra khỏi phòng họp (đang

họp)

3 Thiết lập quyền Trình bày (Presenter) hoặc

quyền dự (Participant) cho các thành viên (trong

quá trình họp)

4 Tắt micro của một Presenter nào đó

5 Ngoài ra có thể thực hiện được các chức năng

như presenter và participant.

Click to edit Master title style

Kiểm duyệt đại biểu đăng nhập phòng họp

• Để kiểm duyệt đại biểu, Phòng họp phải thiết lập chế độ kiểm soát người tham dự bằng cách:

Menu Meeting \ Manage Access & Entry \ Block

Incoming Attendees

• Khi đó, mọi thành viên khi đăng nhập vào phòng họp phải do Chủ toạ quyết định có được dự họp (cho vào Phòng) hay không bằng cách trả lời:

– Decline – nếu không cho vào dự họp

– Accept – đồng ý cho vào dự họp

Click to edit Master title style

Loại bỏ một thành viên ra khỏi cuộc họp

(1)

(2)

(3)

Click to edit Master title style

Thiết lập quyền cho người tham dự

• Người tham dự có một trong hai quyền:

Trình bày ( Presenter ) và chỉ dự

( Participant ) do Chủ toạ thiết lập Cách thiết lập như sau:

(1)

(2)

Click to edit Master title style

Khi nào là Presenter hoặc Participant ?

• Tại một thời điểm trong cuộc họp, nên chỉ có 01 người có quyền trình bày (quyền phát biểu)

• Khi Chủ toạ nhận được tín hiệu từ một điểm cầu nào đó yêu cầu được phát biểu (raised hand),

nếu đồng ý cho phát biểu thì Chủ toạ thiết lập

quyền điểm cầu đó là Presenter

• Khi phát biểu xong, thực hiện đổi quyền thành

Participant

Cần tuân thủ nghiêm ngặt qui tắc này để đảm bảo

phòng họp được yên lặng, có trật tự

Click to edit Master title style Tắt micro của một Presenter

• Để đảm bảo trật tự phòng họp, Chủ toạ có thể tắt micro của một Presenter nào đó

(1)

(2)

Click to edit Master title style

1 Trình bày qua micro (Audio)

2 Trình bày qua hình ảnh (Video)

3 Trình bày bằng slide (Share \ Documents)

4 Sử dụng bảng trắng (Whiteboard)

5 Sử dụng chức năng chatting

6 Sử dụng Note để đưa ra thông

báo chung tới toàn thể người

dự họp

Click to edit Master title style Trình bày qua micro ( Audio )

1 Máy tính phải có micro và phải thiết lập micro

như sau: menu Meeting \ Manage My Setting \

Audio Setup Wizard và thực hiện các bước chọn

micro sử dụng cho phòng họp

2 Phía trên thanh Menu màn hình có biểu tượng

Talk để bật hoặc tắt micro:

- Trạng thái bật micro (nút nổi):

- Trạng thái tắt micro (nút lõm):

Chú ý: Chỉ bật 1 micro tại một thời điểm để đảm bảo âm thanh

không bị vọng (echo), bị nhiễu, mất trật tự

Click to edit Master title style Trình bày qua hình ảnh ( Video )

1 Để có thể trình bày qua hình ảnh, máy tính phải có

webcam hoăc camera và thực hiện bước thiết lập

camera như sau: Trên thanh Menu kích vào biểu tượng

và thực hiện các bước chọn camera sử dụng cho phòng họp hoặc trên màn hình họp ta thấyNút để tắt

camera

Chú ý: Hạn chế số điểm cầu lên hình tại một thời điểm Nên lên hình những

điểm nào đang trình bày, cùng lắm chỉ lên hình 2 điểm

Nút để bật

camera

Click to edit Master title style Trình chiếu slide Powerpoint

1 Để có thể báo cáo bằng file Powerpoint, phải nạp file báo

cáo powerpoint lên phòng họp Các bước chọn file

powerpoint để nạp lên như sau:

2 Ngoài powerpoint, báo cáo viên có thể đưa nội dung các

file khác lên trình bày như: ảnh, video, word, …

(1)

(2)

(3)

Click to edit Master title style Sử dụng bảng ( Whiteboard )

1 Có thể sử dụng bảng để thuyết trình Để mở đối tượng

bản, thao tác như sau:

2 Sử dụng thanh công cụ Whiteboard Tools có biểu

tượng chữ T để soạn nội dung chia sẻ trên bảng

(1)

(2)

Click to edit Master title style Sử dụng Chatting

1 Hộp Chat để nhắn tin với các thành viên tham dự hội

nghị

2 Để xác định nhắn tin cho ai?

- Everyone – tới tất cả thành viên

- Presenters – tới tất cả các báo cáo viên (có quyền Presenter)

- Hosts – tới các thành viên chủ tọa

- Hoặc tới một cá nhân dự họp

Chọn đối tượng gửi tin nhắn

Tin cá nhân có Tap

riêng

Click to edit Master title style

Chuẩn bị thiết bị (tại các điểm cầu)

3 Màn chiếu: Màn hình máy tính hoặc

4 Phông nền hoặc bảng ghi tên các điểm

5 Ánh sáng đảm bảo lên hình