Tổ chức quản lý và khai thác, dùng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác hồ sơ cán bộ, công chức được đăng trên các báo, tạp chí, website nhưng ở phạm vi hẹp của vấn đề như: Bàn về việc lập và

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 62 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học

và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp bộ nhưng đã được chú thích cụ thể

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014

TÁC GIẢ

Phạm Thị Nga

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

8 Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

9 Bộ KH&CN Bộ Khoa học và Công nghệ

11 Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động Thương binh và Xã hội

13 Bộ TT&TT Bộ Thông tin và Truyền thông

14 Bộ VHTT&DL Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 10

7 Phương pháp nghiên cứu 10

8 Đóng góp của đề tài 11

9 Bố cục của luận văn 12

NỘI DUNG 14

Chương 1 THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 14

1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức 14

1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức 14

1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức 16

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức 18

1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức 21

1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức 21

1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức 23

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ 26

2.1 Những quy định chung về công tác quản lý‎ và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 26

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ 29 2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 29

2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 34

2.2.3 Việc lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức 42

2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức 47

2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 49

2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 60

2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 61

2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ 62

2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 62

2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 64

2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chức 69

2.4 Đánh giá chung 74

2.4.1 Ưu điểm: 76

2.4.2 Hạn chế, tồn tại 79

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 81

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ 84

3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ 84

3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC 84

3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác hồ sơ cán bộ, công chức 87

3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức 88

3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 89

3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 91

3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức 92

3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CC 93

3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC 96

3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thông tin trích ngang lên mạng nội bộ 102

KẾT LUẬN 106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

PHỤ LỤC 114

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quản lý, sử dụng con người nói chung và cán bộ, công chức nói riêng

là vấn đề cốt lõi, quan trọng được xác định trong Nghị quyết Đại hội đại biểu

toàn quốc lần thứ XI của Đảng “Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp, nhất là cấp trung ương, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế” Tại Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá X về các văn kiện trình Đại hội XI của Đảng do đồng chí Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh trình bày ngày 12 tháng 01 năm 2011 nêu

rõ: “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng yêu cầu của tình hình mới” và “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác cán bộ: tập trung vào đổi mới tư duy, cách làm, khắc phục những yếu kém trong từng khâu của công tác cán bộ”

Như vậy, để thực hiện chủ trương của Đảng đã đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con người là nhiệm vụ cấp bách, vừa cơ bản, vừa lâu dài và phải thực hiện thường xuyên, có hiệu quả

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người (cán bộ, công chức ) kể từ khi cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là CB,CC) bắt đầu được tuyển dụng hoặc được điều động, luân chuyển vào làm việc tại

cơ quan, tổ chức đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến CB,CC tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ CB,CC

Hồ sơ CB,CC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực

về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình

độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB,CC Nếu quản lý tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người CB,CC đồng thời giúp cho việc xây dựng quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả năng, phát huy hiệu quả lao động, bố trí đúng người đúng việc, thực hiện chế

độ chính sách được đầy đủ và chính xác

Đối với mỗi cá nhân, hồ sơ CB,CC cũng là những căn cứ pháp lý không có gì thay thế để đảm bảo quyền lợi của chính mình, không chỉ trong suốt cuộc đời mình mà còn liên quan đến cả thế hệ sau này Hồ sơ CB,CC không chỉ có ý nghĩa đối với từng cơ quan, mỗi cá nhân mà còn có ý nghĩa

đối với cả quốc gia, dân tộc bởi những trang sử rạng rỡ của đất nước là do bao thế hệ xây đắp, những người có công lao, thành tích đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Hồ sơ CB,CC là một phần không thể thiếu để lưu truyền mãi mãi cho hậu thế những nhân vật lịch sử tiêu biểu trên các lĩnh vực hoạt động ở tất cả các ngành, các cấp Vì vậy việc giữ gìn, quản lý và khai thác, sử dụng tốt hồ sơ CB,CC trong mỗi cơ quan là vấn đề quan trọng

Theo Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm

2001, bộ và cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực công tác của mình, các cơ quan bộ đã và đang quản lý một khối lượng lớn CB,CC Mỗi cá nhân có một hồ sơ CB,CC được quản lý tại Vụ Tổ chức cán

bộ (sau đây viết tắt là Vụ TCCB) và Phòng Lưu trữ của bộ

Trong đó, để quản lý số CB,CC đã và đang công tác tại các cơ quan bộ

là vấn đề cần được quan tâm Số CB,CC công tác tại các bộ từ khi được tuyển dụng đến khi được nghỉ hưu chiếm phần lớn Việc quản lý hồ sơ của những đối tượng này khá thuận lợi và bảo đảm tính liên tục Tuy nhiên, cũng có một

số CB,CC từ các cơ quan khác được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái đến bộ Việc quản lý hồ sơ của nhóm đối tượng này đang bọc lộ những vấn đề khó khăn và bất cập cần phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học do

cơ quan bộ không quản lý cán bộ từ đầu (tuyển dụng) nên không theo dõi hồ

sơ cán bộ đó liên tục Như vậy, các bộ chỉ đóng vai trò là cơ quan sử dụng chứ không phải cơ quan tuyển dụng do nhiều CB,CC được tuyển dụng ở nơi khác sau đó được luân chuyển, điều động, biệt phái đến bộ Trong thực tế, không ít trường hợp cán bộ thuộc đối tượng này có những vi phạm về bằng cấp (sử dụng bằng giả, lý lịch sai ) mà phải sau một thời gian mới phát hiện

để xử lý Nguyên nhân một phần do công tác quản lý, sử dụng hồ sơ CB,CC chưa có hiệu quả

Để phục vụ tốt công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan bộ thì việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC là khâu vô cùng quan trọng Trong thời gian qua, công tác này chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện đúng với vị trí và vai trò của nó Do đó nội dung, hình thức, phương tiện quản

lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC còn nhiều hạn chế và bất cập, không đáp ứng được việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo số lượng, chất lượng

và cung cấp thông tin nhân sự theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của công tác cán bộ

Để góp phần khắc phục những bất cập trong công tác quản lý và khai

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ, chúng tôi chọn đề tài “Tổ

chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ” để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý,

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi xác định đối tượng nghiên cứu là

hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hưu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ và hiện đang được bảo quản tại các cơ quan bộ

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ mà chưa có điều kiện tìm hiểu việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ

Để có tư liệu từ thực tế, chúng tôi tiến hành khảo sát trực tiếp tại 6 cơ quan bộ, gồm: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và công nghệ, Bộ Văn hóa-Thể thao và Du lịch Ngoài ra còn gửi phiếu khảo sát đến các bộ còn lại như: Bộ Công an, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao

động, Thương binh và Xã hội, Văn phòng Chính phủ để có nhiều tư liệu so sánh, đưa ra các giải pháp khi cần thiết

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý và khai

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ để đánh giá thực trạng, phân tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này

Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực

tế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản

lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong hệ thống về công tác lưu trữ, vấn đề quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận Phải mất một thời gian khá dài không có văn bản quy định của nhà nước về vấn đề này

Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi cũng rất ít Trong mấy năm trở lại đây vấn đề này mới được quan tâm song vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một

số đề tài, bài viết đáng chú ý như:

Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài

Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự do Thạc sĩ Lã Thị Hồng

làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin-Tư liệu Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước); Niên luận Cơ sở lý luận khoa học để quản lý và quy định thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan cấp

Bộ của sinh viên Vũ Đức Trung năm 2003 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)

Hai là, nghiên cứu về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhưng ở một bộ,

ngành cụ thể như: Đề tài Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện

Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công

nghệ); Khóa luận tốt nghiệp Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ, thực trạng và giải pháp của tác giả Trần Anh Thư

năm 2010 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)

Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục vụ

công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: Luận văn Thạc sĩ khoa học Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức

ở Văn phòng Quốc hội của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003; khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đô của tác giả Trần Xuân Anh năm 2004, Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội vụ quản lý của tác giả Nguyễn Thị Hà

năm 2011 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)

Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác hồ sơ cán bộ, công chức được đăng trên các báo, tạp chí, website nhưng ở phạm vi

hẹp của vấn đề như: Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của

tác giả Hà Quảng – Mai Hương đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam,

số 6/2006, Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự của tác giả Nguyễn Thị Hiệp đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; Xây dựng

và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước số 7/2005; Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản

lý cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước số 11/2008; Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đăng trên website: sonoivu.vinhphuc.gov.vn; Trao đổi ý kiến về công tác quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Trần Hoàng Linh đăng trên website:

http//caicachhanhchinh.gov.vn

Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trao đổi trên các báo, tạp chí, website đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cách bao quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc nghiên cứu một khía cạnh của vấn đề quản lý hồ sơ CB,CC Tuy nhiên theo khảo sát

của chúng tôi, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ

Do vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tư liệu sau đây:

- Tài liệu lý luận liên quan đến công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung (giáo trình, sách tham khảo);

- Các văn bản quy định của nhà nước như: Quyết định số BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức

06/2007/QĐ Tài liệu lưu trữ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ;

- Các luận văn thạc sĩ khoa học, khóa luận tốt nghiệp và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến việc quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC;

- Công báo Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Một số tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước;

- Website của các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ;

- Các thông tin từ phiếu điều tra, khảo sát và phỏng vấn;

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như:

- Phương pháp hệ thống: Chúng tôi đã sử dụng phương pháp này để hệ thống các quy chế pháp lý về công tác quản lý hồ sơ CB,CC; khái quát chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, Vụ TCCB trong việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Phương pháp này được sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin Chúng tôi đã tiến hành khảo sát cụ thể từng khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ CB,CC Ngoài việc gửi phiếu khảo sát đến các cơ quan

bộ, chúng tôi đã đến gặp, trao đổi trực tiếp với người quản lý hồ sơ, phỏng vấn một số lãnh đạo Vụ TCCB và người đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC

- Phương pháp phân tích, so sánh: Chúng tôi sử dụng phương pháp này

để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ các cơ quan bộ, từ đó so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, giữa các cơ quan bộ với nhau để tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt

bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung

- Về thực tiễn, kết quả nghiên cứu của đề tài:

+ Giúp các cơ quan bộ nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của hồ sơ CB,CC, thấy được những ưu, nhược điểm trong quản lý và khai thác, sử dụng

hồ sơ CB,CC hiện nay, từ đó lựa chọn một số giải pháp (tổng thể hoặc cụ thể) phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC

+ Giúp Bộ Nội vụ - cơ quan quản lý cao nhất về công tác hồ sơ CB,CC

có thêm tư liệu để đánh giá, tổng kết, trên cơ sở đó hoàn thiện các văn bản quy định về công tác này

+ Giúp các cơ quan nhà nước nói chung có thêm tư liệu so sánh, vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Thành phần, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán

bộ, công chức

Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu và đưa ra các khái niệm, thành phần, đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức, từ đó làm nổi bật vai trò, ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức

Chương 2 Thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ

Với những thông tin thu thập được, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ về các nội dung: thẩm quyền, lập, tiếp nhận, thu thập, bổ sung, lưu trữ, bảo quản hồ sơ CB,CC; đối tượng, các hình thức, thủ tục, nội dung khai thác Qua đây, chúng tôi đánh giá những ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế để làm cơ sở đề ra các giải pháp ở chương 3 của luận văn

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ

Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2, chúng tôi đề ra các giải pháp tổng thể và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác,

sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ:

Một số các giải pháp tổng thể như hoàn thiện các văn bản quy định về nghiệp vụ quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC; về công tác chỉ đạo điều hành; về tăng cường cơ sở vật chất; về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, chúng tôi đưa ra giải pháp cụ thể đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan nhà nước cấp bộ

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ của

cơ quan đến khảo sát Đó là sự giúp đỡ của lãnh đạo Vụ TCCB, công chức quản lý hồ sơ CB,CC, công chức chuyên môn của các cơ quan bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội,

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ

Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, người hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài

Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do những quy định của cơ quan đến khảo sát như Bộ Quốc phòng, Bộ Công an,

Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ chúng tôi không thể tiếp cận nơi bảo quản hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát Một số cơ quan bộ khác như Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông cũng chỉ cung cấp một số thông tin nhất định mà không cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu Đồng thời các tài liệu nghiên cứu, tham khảo về đề tài này không nhiều và mang tính rời lẻ Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Do đó, chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông,

bà lãnh đạo Vụ TCCB, công chức các cơ quan bộ và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài Đặc biệt, tôi xin bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là người hướng dẫn khoa học

đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài

Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014

HỌC VIÊN

Phạm Thị Nga

NỘI DUNG

Chương 1 THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ

VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức

1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS

Vương Đình Quyền, khái niệm hồ sơ được hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[46]

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của

PGS.TS Dương Văn Khảm hồ sơ là “tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”[11]

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được giải thích “là một tập tài liệu

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc

có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[15]

Như vậy, các thuật ngữ nêu trên đều đưa ra quan điểm chung về hồ sơ

là “một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một con người” Hồ sơ có nhiều loại Căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản người ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ cá nhân… Cũng theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Việt Nam của tác giả PGS.TS Dương Văn Khảm, “hồ sơ cá nhân (Personal record) được hiểu là tập văn bản, giấy tờ về quá trình sống, học tập và làm việc của cá nhân”[11]

Trong phạm vi quản lý nhà nước, hồ sơ nhân sự được gọi là hồ sơ cán

bộ, công chức

Về khái niệm hồ sơ công chức, theo Thông tư số 11/2012/TT-BNV

ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình

học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng” Và cũng theo Thông tư này, hồ sơ gốc của công chức được hiểu như sau: “Hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật”[63].

Từ khái niệm nêu trên cho thấy hồ sơ CB,CC có phạm vi hẹp hơn so với hồ sơ nhân sự Hiểu một cách ngắn gọn nhất hồ sơ CB,CC là toàn bộ tài liệu pháp lý liên quan đến quá trình sống và công tác của người cán bộ, công chức đó

Theo Luật cán bộ, công chức năm 2008 tại Điều 4, cán bộ được hiểu là:

“Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”[14]

Tại Điều 2 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính

phủ Quy định những người là công chức, công chức được hiểu “là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật, làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị”[27]

Từ hai khái niệm này, cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp

bộ chỉ những người sau đây:

- “Cán bộ” chỉ người giữ chức Bộ trưởng

- “Công chức” chỉ người giữ chức:

+ Thứ trưởng và người giữ chức danh, chức vụ tương đương;

+ Người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó và người làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra và tổ chức khác không phải là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ

+ Tổng cục trưởng và tương đương, Phó Tổng cục trưởng và tương đương, người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó và người làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra thuộc Tổng cục và tương đương

+ Cục trưởng, Phó Cục trưởng, người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó

và người làm việc trong văn phòng, phòng, thanh tra, chi cục thuộc Cục

+ Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập được ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoạt động thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ

+ Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập được ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoạt động thuộc Tổng cục, Cục và tương đương trực thuộc Bộ,

cơ quan ngang Bộ

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài chúng tôi tập trung vào đối tượng cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan nhà nước cấp

bộ Chúng tôi sẽ trình bày kỹ vấn đề này ở chương 2 của Luận văn

1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

Hồ sơ CB,CC là tài liệu về CB,CC được hình thành do nhu cầu quản lý cán bộ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Hồ sơ CB,CC là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của CB,CC Chính

vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng

Ngày 17/12/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức, theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ được quy định như sau:

* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ có các tài liệu:

1) Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc

có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”

do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” gồm 14 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 01a-BNV/2007

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách

nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức gồm 4 trang được làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 2C-BNV/2008

- Bản “Tiểu sử tóm tắt”: Là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán

bộ, công chức” Tài liệu này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản

lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu “Tiểu sử tóm tắt” gồm 2 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 03a-BNV/2007

- “Giấy khai sinh”: Là bằng chứng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất xác định một người đã sinh ra (ở đâu, ngày tháng năm nào, cha mẹ là ai ) Mẫu giấy khai sinh được thực hiện theo mẫu quy định của nhà nước

2) Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng: bao gồm các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ Các giấy tờ này phải được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận Đối với văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan

có thẩm quyền;

3) Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức như kết quả thi tuyển, xét tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận

* Quy định đối với công chức đang công tác

Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:

1) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan

có thẩm quyền quản lý công chức Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

2) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

3) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của

cơ quan sử dụng công chức;

4) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

5) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

6) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

7) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức

Từ những thành phần tài liệu kể trên cho thấy toàn bộ quá trình phấn đấu, công tác của cá nhân đều được thể hiện trong hồ sơ CB,CC Tùy vào từng hoàn cảnh, vị trí của CB,CC mà trong hồ sơ gồm các loại hình tài liệu khác nhau Tất cả những tài liệu này phần lớn là bản gốc, bản chính, đối với các văn bằng, chứng chỉ là bản sao có công chứng Như vậy hồ sơ CB,CC chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, tin cậy nhất về cá nhân mà cơ quan phải quản lý

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức

Từ những quy định thành phần tài liệu trong hồ sơ CB,CC nêu trên, hồ

sơ CB,CC có những đặc điểm sau:

Thứ nhất, hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của một con người

Nếu như hồ sơ công việc bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết một công việc thì hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của một con người Các thông tin trong hồ sơ đều phản ánh về một con người cụ thể Đó là những văn bản, tài liệu áp dụng đối với một CB,CC như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ; các quyết định về tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm; các

quyết định về khen thưởng, kỷ luật… Thông qua những tài liệu này có thể nắm được tương đối đầy đủ về quá trình trưởng thành, quá trình công tác, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của CB,CC Cơ quan quản lý và sử dụng CB,CC sẽ căn cứ vào hồ sơ CB,CC để theo dõi, bồi dưỡng, bố trí công tác, thực hiện chế độ chính sách đối với CB,CC.

Thứ hai, thành phần hồ sơ cán bộ, công chức rất phong phú và đa dạng

Như đã nêu ở trên, thành phần hồ sơ CB,CC bao gồm rất nhiều loại Theo chúng tôi có thể chia thành các nhóm tài liệu sau:

- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch bao gồm quyển lý lịch cán bộ, công chức, sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, tiểu sử tóm tắt, phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm… Các bản lý lịch này do cá nhân tự khai theo mẫu quy định và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng bao gồm các tài liệu như văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ… Nhóm này rất đa dạng, tài liệu thường là bản sao có công chứng, bản gốc do cá nhân giữ

- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lương, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm Đây là nhóm tài liệu có số lượng lớn trong hồ sơ CB,CC Các văn bản này thường là bản chính hoặc bản gốc

- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng, kỷ luật Tài liệu về thi đua, khen thưởng bao gồm các quyết định, giấy khen, bằng khen, huân, huy chương Tài liệu về kỷ luật bao gồm toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật như bản tường trình, biên bản họp xét kỷ luật, quyết định kỷ luật, quyết định xóa kỷ luật

- Nhóm các tài liệu khác: đơn xin việc, đơn trình bày, đơn xin đi học, bản tự nhận xét, phiếu đánh giá hàng năm… Nhóm này thường là các bản viết tay, có chữ ký của đương sự Ngoài các nhóm kể trên còn có một số giấy tờ khác như: giấy chứng minh thư nhân dân, giấy khám sức khoẻ, bản kê khai tài sản, sổ bảo hiểm xã hội…

Mỗi loại hay thành phần tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về CB,CC Như vậy có thể khẳng định thành phần hồ sơ CB,CC rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thứ ba, các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức phần lớn là những văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt được hiểu là “Văn bản hành chính áp dụng các quy định của pháp luật để quyết định giải quyết những vấn đề riêng biệt” [11;424]

“Văn bản cá biệt là loại văn bản áp dụng các quy định của pháp luật do

cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành được áp dụng đối với cá nhân, tổ chức cụ thể Văn bản cá biệt chứa đựng các yếu tố pháp lí; được bảo đảm thi hành bằng các biện pháp cưỡng chế Văn bản cá biệt phải

có tính hợp pháp, hợp lí và phải căn cứ vào các quy phạm pháp luật cụ thể” [11;425]

Ngoài thành phần hồ sơ CB,CC như sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ có rất nhiều những văn bản đó là các quyết định về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, điều động, bổ nhiệm,

cử đi công tác, học tập, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật… Ví dụ: Quyết định về việc tuyển dụng ông Nguyễn Văn A đến nhận công tác tại Văn phòng Bộ, Quyết định về việc nâng bậc lương thường xuyên đối với ông Nguyễn Văn A, Quyết định cử ông Nguyễn Văn A đi học lớp cao cấp lý luận chính trị, Quyết định bổ nhiệm ông Nguyễn Văn A giữ chức vụ Phó Chánh Văn phòng Bộ, hay Quyết định nghỉ việc để hưởng chế độ hưu trí đối với ông Nguyễn Văn A… Những tài liệu này hình thành do nhu cầu công tác cán bộ vì vậy nó chiếm phần lớn trong thành phần hồ sơ CB,CC Chúng được coi là những văn bản cá biệt vì chúng giải quyết những vấn đề riêng biệt, áp dụng đối với một CB,CC cụ thể và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý buộc CB,CC phải thi hành

Thứ tư, hồ sơ cán bộ, công chức có quá trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật

Nếu như quá trình hình thành của một hồ sơ công việc thông thường kéo dài khoảng một năm hoặc đối với hồ sơ xây dựng cơ bản có thể kéo dài 5,10 năm nhưng đối với hồ sơ CB,CC có quá trình hình thành từ 20,30,40 năm trở lên tương ứng với quá trình công tác của CB,CC đó Bởi lẽ hồ sơ CB,CC được hình thành và kéo dài suốt từ khi CB,CC bắt đầu làm việc tại cơ quan cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu Ngay từ khi CB,CC được tuyển dụng vào làm việc thì cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn CB,CC mới được tuyển

dụng lập hồ sơ của mình Có thể lấy mốc thời gian là quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động để tính thời điểm hồ sơ hình thành và lấy mốc thời gian quyết định thôi việc, nghỉ hưu, mất để tính thời điểm hồ sơ kết thúc Có nhiều trường hợp CB,CC đã mất nhưng vẫn được truy tặng các danh hiệu, hưởng các chế độ chính sách vì vậy những tài liệu này vẫn được bổ sung vào

hồ sơ Trong hồ sơ CB,CC tài liệu có sớm nhất bao gồm: giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ đào tạo, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch tài liệu có muộn nhất là quyết định nghỉ hưu hoặc các quyết định truy tặng khen thưởng, quyết định hưởng chế độ chính sách

Nhờ có những đặc điểm riêng biệt nêu trên mà hồ sơ CB,CC không lẫn với các hồ sơ khác như hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Vì vậy việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC cũng có những quy định khác biệt

1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức

1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức

Trong hoạt động quản lý nhân sự (con người) của các cơ quan nói chung, các cơ quan nhà nước cấp bộ nói riêng, hồ sơ CB,CC có vai trò rất quan trọng, thể hiện ở các nội dung sau:

Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan nhà nước cấp bộ Ở tất cả các cơ quan, việc quản lý nhân sự là việc làm chủ động, thường xuyên, liên tục, lâu dài Tại các

cơ quan nhà nước cấp bộ nhiệm vụ này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi cơ quan cấp bộ hiện đang quản lý một khối lượng lớn CB,CC của ngành, lĩnh vực trên cả nước Để nắm bắt thông tin về CB,CC ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ CB,CC Hồ sơ CB,CC giúp cơ quan quản lý nắm được các thông tin cơ bản nhất liên quan đến CB,CC Nó là bằng chứng ghi nhận quá trình học tập, tu dưỡng, phấn đấu, trưởng thành về trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, bồi dưỡng chính trị, nhận thức xã hội… Hồ sơ CB,CC có vai trò trong việc đánh giá và sử dụng đúng người, đúng việc, nhằm phát huy hiệu quả những đóng góp của CB,CC đối với cơ quan Hồ sơ CB,CC còn giúp nhà quản lý có đánh giá toàn diện về CB,CC, là cơ sở đưa ra những nhận định, đánh giá chính xác để bố trí

CB,CC vào những vị trí, công việc thích hợp hay đưa ra quyết định về khen thưởng, kỷ luật, điều động, nâng lương, thực hiện các chế độ chính sách bảo hiểm xã hội và các chế độ khác cho CB,CC Hồ sơ CB,CC vẫn được lưu giữ tại cơ quan kể cả khi CB,CC đó đã về hưu hay đã mất Hồ sơ CB,CC vẫn được cơ quan dùng đến khi cần tra cứu, đối chiếu về lịch sử của cơ quan, cần tìm quê quán hoặc nơi nghỉ hưu của CB,CC để liên lạc, làm căn cứ truy tặng khen thưởng, cung cấp tiểu sử khi CB,CC qua đời để làm điếu văn, chứng nhận lý lịch cho con cháu… Với nhu cầu tra tìm như vậy, giá trị của hồ sơ CB,CC có thể kéo dài hàng chục năm sau khi CB,CC đó đã về hưu hoặc đã mất, có khi đến cả đời con cháu họ.

Thứ hai, hồ sơ CB,CC là bằng chứng khẳng định việc tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỉ luật cán bộ, công chức của cơ quan có đúng quy định của pháp luật hay không Nguyên tắc khi xây dựng hồ sơ CB,CC là phải phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng CB,CC từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước Tại các cơ quan nhà nước cấp bộ, việc lập và quản lý hồ sơ CB,CC thuộc trách nhiệm của Bộ trưởng Để giúp Bộ trưởng thực hiện công tác này,

Bộ đã giao cho Vụ Tổ chức cán bộ Vụ Tổ chức cán bộ có chức năng tham mưu quản lý các lĩnh vực tổ chức bộ máy, công chức, viên chức của bộ vì vậy khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình mỗi một văn bản, tài liệu hình thành có giá trị pháp lý liên quan tới một cán bộ, công chức đều được lưu vào

hồ sơ cán bộ, công chức Ví dụ: việc tuyển dụng công chức phải đưa vào hồ

sơ kết quả thi tuyển, công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng hay cán

bộ, công chức được nâng lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc thì lưu vào hồ sơ quyết định nâng lương kèm theo bằng khen, giấy khen của cán

bộ, công chức có như vậy mới phản ánh được chính xác thông tin đưa vào hồ

sơ Điều này càng khẳng định vai trò quan trọng của hồ sơ cán bộ, công chức trong việc tuyển sụng, sử dụng và quản lý nhân sự tại các cơ quan nói chung

và cơ quan nhà nước cấp bộ nói riêng

Thứ ba, hồ sơ cán bộ, công chức là căn cứ, cơ sở cho công tác báo cáo thống kê công chức “Chế độ báo cáo thống kê công chức là các hoạt động thực hiện việc báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức”[63] Trên cơ sở quản lý tốt hồ sơ cán bộ, công chức về số lượng, cơ cấu, trình độ, chất lượng

sẽ giúp cho việc tổng hợp, phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức chính xác, từ đó xây dựng chiến lược đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng cán bộ, công chức hợp lý và hiệu quả

1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bởi vậy hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa rất quan trọng đó là:

Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cơ quan nơi

người đó công tác Mặc dù những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức liên quan đến từng cá nhân cụ thể nhưng không thuộc quyền sở hữu của cá nhân

mà là tài sản của cơ quan nơi cán bộ đó công tác Tài sản đó không ai có quyền được mua bán và trao đổi Ngay cả khi cán bộ, công chức thôi việc hay nghỉ hưu hồ sơ đó vẫn do cơ quan lưu trữ theo quy định Vì những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức ghi lại những đóng góp, công lao của người cán bộ, công chức đối với cơ quan sử dụng cán bộ, công chức đó Quá trình hình thành và phát triển của cơ quan ít nhiều cũng được thể hiện trong tài liệu

hồ sơ cán bộ, công chức Những tài liệu trong hồ sơ là những thông tin tin cậy

để viết lịch sử của cơ quan, của ngành, lĩnh vực mà người cán bộ, công chức

đó cống hiến Đặc biệt là hồ sơ của các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học nổi tiếng Những hồ sơ của cán bộ, công chức tiêu biểu sẽ giúp cho việc lựa chọn nộp lưu vào phông lưu trữ của các cá nhân tiêu biểu

Thứ hai, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cá nhân, gia đình,

dòng họ bởi vì: Hồ sơ cán bộ, công chức chứa đựng những thông tin quan

trọng, chính xác về quá trình sống, làm việc, những cống hiến của cả một đời công tác của cán bộ, công chức Nó là bằng chứng để giải quyết các chế độ chính sách, khen thưởng cho dù cán bộ, công chức đó đang công tác, đã nghỉ hưu hay đã mất Hồ sơ cán bộ, công chức là minh chứng để xác nhận quá trình công tác, quá trình tham gia hoạt động xã hội, công nhận liệt sĩ, con thương binh, gia đình chính sách Hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ là những căn cứ pháp lý để bảo đảm quyền lợi của chính cán bộ, công chức mà còn liên quan đến cả thế hệ con, cháu sau này Những thông tin trong hồ sơ đã trở thành niềm tự hào của rất nhiều gia đình, đặc biệt đối với cá nhân và gia

đình gắn bó với cuộc đấu tranh cho độc lập, tự do Như vậy, có thể khẳng định rằng hồ sơ cán bộ, công chức là tài sản của cơ quan nhưng được coi là kỷ vật vô giá của cá nhân, gia đình, dòng họ

Thứ ba, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với quốc gia, dân tộc

Giá trị của hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ có ý nghĩa đối với một người, một gia đình, dòng họ, cơ quan mà còn chứa đựng một ý nghĩa chính trị lớn lao đối với quốc gia, dân tộc Không phải tất cả các hồ sơ cán bộ, công chức đều có ý nghĩa đối với quốc gia, dân tộc, mà trong số đó có những hồ sơ của các cán bộ cấp cao của Nhà nước, những người có công với cách mạng, các anh hùng lao động… đã và đang công tác trong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan nhà nước cấp bộ nói riêng Sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc là do bao thế hệ xây đắp, những người đã đổ xương, máu để dành độc lập dân tộc, những người có công lao, đóng góp rất to lớn đối với ngành, lĩnh vực công tác Tất cả những dấu ấn, sự đóng góp ấy đều được ghi nhận trong các giấy tờ, tài liệu của cán bộ, công chức Như vậy có thể khẳng định rằng hồ sơ lưu trữ mà trong đó có hồ sơ CB,CC mang một ý nghĩa giáo dục truyền thống sâu sắc, vì vậy nó không thể thiếu để lưu truyền mãi mãi cho những thế hệ sau này Do vậy việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ phục vụ cho hoạt động hiện tại của cá nhân, của cơ quan, của ngành mà phục vụ cho cả quốc gia, dân tộc

Với ý nghĩa đó việc xây dựng và quản lý hồ sơ CB,CC là một nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan Nhiệm vụ này cần phải được các cơ quan thực hiện thống nhất, khoa học và phải được tiến hành thường xuyên, liên tục Chỉ khi nào hồ sơ CB,CC được xây dựng kịp thời thì khi đó các thông tin cơ bản

về quá trình trưởng thành, quá trình công tác, phẩm chất, năng lực công tác, các hoạt động và mối quan hệ gia đình-xã hội của CB,CC mới được quản lý đầy đủ Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin chính xác, tin cậy và có tính pháp

lý về quá trình trưởng thành và quá trình công tác của CB,CC Việc quản lý tốt hồ sơ CB,CC tại các cơ quan sẽ giúp các cơ quan có đánh giá toàn diện về CB,CC làm cơ sở để bồi dưỡng, bố trí công tác vào những vị trí, công việc phù hợp, thực hiện chế độ chính sách được đầy đủ, chính xác và đưa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật Quản lý tốt hồ sơ CB,CC cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CB,CC về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng

giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng Việc quản lý đầy đủ, chặt chẽ hồ sơ CB,CC cùng với công tác thống kê, tổng hợp về CB,CC sẽ góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng CB,CC

Tóm lại, với vai trò và ý nghĩa quan trọng nêu trên, chúng ta thấy giá trị tra cứu hiện hành của hồ sơ cán bộ, công chức là rất dài do nhu cầu hoạt động của cơ quan, của quốc gia, dân tộc và lợi ích của chính cán bộ, công chức đó Giá trị ấy không chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại mà còn phục vụ cho cả quá khứ và tương lai Nhận thức được tầm quan trọng này, trong những năm gần đây Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức: Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 quy định

về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức Mặc dù đã có văn bản quy định nhưng thực tế cho thấy trách nhiệm của các cơ quan bộ trong công tác quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức chưa tốt Việc lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ, chuyển giao, tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, khai thác còn chưa thống nhất; chưa sử dụng các mẫu biểu trong công tác quản lý hồ sơ; việc bố trí, sử dụng đối với người trực tiếp quản lý hồ sơ chưa hợp lý; phương tiện bảo quản chưa đầy đủ, đồng bộ Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức phần lớn chưa được thực hiện Từ đó đặt ra một yêu cầu phải tổ chức quản lý

và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức như thế nào để phục vụ tốt hơn nữa cho công tác quản lý nhân sự theo yêu cầu cải cách hành chính hiện nay

Đó chính là những nội dung mà chúng tôi tiếp tục trình bày trong phần nghiên cứu ở chương 2 và chương 3 của luận văn

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

2.1 Những quy định chung về công tác quản lý‎ và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức

Theo quy định tại Luật cán bộ, công chức năm 2008 Điều 69: “Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý Hồ sơ cán bộ, công chức phải có đầy đủ tài liệu theo quy định, bảo đảm chính xác diễn biến, quá trình công tác của cán

bộ, công chức”[14]

Đây là quy định có tính pháp lý cao nhất về công tác quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức Để cụ thể hóa quy định nêu trên, ngày 17/12/2012 Bộ Nội vụ

đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống

kê và quản lý hồ sơ công chức (sau đây gọi tắt là Thông tư

11/2012/TT-BNV), theo đó nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức được quy định như sau:

(1) Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức

(2) Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước

(3) Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức

(4) Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình

kê khai, cung cấp Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận

(5) Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức

Cũng theo Thông tư 11/2012/TT-BNV, việc nghiên cứu, sử dụng và

khai thác hồ sơ công chức được quy định như sau:

(1) Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức gồm: a) Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần

hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu

lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân

(2) Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức:

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản

lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức”;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý

(3) Nhiệm vụ của công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức phê duyệt;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức phê duyệt

Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức:

(1) Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát

hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu

(2) Lưu giữ hồ sơ công chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

d) Việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính

để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn

và chính xác

(3) Quy trình lưu giữ hồ sơ công chức được thực hiện như sau:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức

(4) Chế độ bảo quản hồ sơ công chức theo chế độ bảo mật của nhà nước

và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa,

thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ

sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;

đ) Công chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

2.2.1.1 Trách nhiệm của các cơ quan bộ đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Theo Luật Tổ chức chính phủ năm 2001, bộ và cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, có chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật [13]

Trên cơ sở Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ (thay thế Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007), Chính phủ đã ban hành Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các bộ Mỗi bộ sẽ thực hiện chức năng, nhiệm vụ đặc thù tùy theo ngành, lĩnh vực do bộ mình quản lý Ví dụ:

Bộ Tài chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, kế toán; Bộ Công thương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp và thương mại; Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương Như vậy để thực hiện được nhiệm vụ nêu trên, mỗi bộ đều thành lập các đơn vị thuộc và trực thuộc và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cho các đơn vị đó

Qua việc khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, chúng tôi xin khái quát trách nhiệm của các cơ quan này đối với công tác quản lý hồ sơ CB,CC như sau:

Một là, Bộ Nội vụ được Chính phủ giao quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc Để giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý hồ sơ CB,CC, Bộ đã giao cho Vụ Công chức viên chức

Điều này được quy định trong các văn bản của nhà nước như:

- Theo quy định tại khoản 4 Điều 48 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức như sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công chức, có nhiệm vụ “Quy định về lập hồ

sơ, quản lý hồ sơ”[28]

- Tại Khoản 9, Điều 2 Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ (thay thế Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 của

Chính phủ), Bộ Nội vụ thực hiện “công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”[39]

- Để giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý hồ sơ CBCC, Bộ đã giao cho Vụ Công chức-Viên chức thuộc Bộ Nội vụ Căn cứ Quyết định số 902/QĐ-BNV ngày 06/8/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Công chức-

Viên chức, Vụ Công chức-Viên chức có nhiệm vụ: “Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành các Quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”, “Xây dựng hướng dẫn và quản lý dữ liệu hồ sơ điện tử của cán

bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và cán bộ thuộc thẩm quyền quyết định, phê chuẩn của Thủ tướng Chính phủ Tổ chức quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức, viên chức theo phân cấp” [55]

Hai là, trong từng cơ quan bộ việc quản lý hồ sơ CB, CC hầu hết được giao cho Vụ Tổ chức cán bộ Cá biệt có Bộ Quốc phòng hồ sơ CB,CC được giao cho Tổng Cục chính trị, Bộ Công an hồ sơ CB,CC giao cho Tổng Cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân

Vụ Tổ chức cán bộ là bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của các cơ quan bộ; là nơi tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện các quy trình tuyển dụng, quản lý, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nghỉ hưu, kỷ luật, nâng ngạch, chuyển ngạch, thực hiện chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội và các chế

độ, chính sách, quản lý hồ sơ đối với CB,CC thuộc phạm vi quản lý của bộ theo phân cấp quản lý và theo quy định của pháp luật

Việc quản lý hồ sơ CB,CC đều được các cơ quan bộ quy định trong Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vụ

Tổ chức cán bộ Ví dụ:

- Bộ Nội vụ quy định: “Thống nhất quản lý toàn diện hồ sơ công chức, viên chức và các tài liệu có liên quan đến quá trình công tác và học tập của công chức, viên chức thuộc đối tượng quản lí của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 578/QĐ-BNV ngày

17/5/2013 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ)

- Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định: “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý; hướng dẫn việc quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 1189/QĐ-BNN-TCCB ngày 02/6/2011 của Bộ

Nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ)

- Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định: “Quản lý hồ sơ công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý các đơn vị thuộc Bộ thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Bộ trưởng và hồ sơ công chức, viên chức thuộc khối cơ quan Bộ; hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ thực hiện quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 1289/QDD-

BTNMT ngày 01/8/2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ)

- Bộ Lao động Thương binh và Xã hội quy định: “Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc quản lý hồ sơ CC,VC, người lao động” (Quyết định số

845/QĐ-LĐTBXH ngày 05/6/2013 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ)

- Bộ Y tế quy định: “Quản lý hồ sơ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế theo phân cấp quản lý và theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 3466/QĐ-BYT ngày 16/9/2013 của Bộ Y

tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ)

Như vậy, trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC ở các cấp rất rõ ràng Cấp thứ nhất, quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc thuộc trách nhiệm của Bộ Nội vụ Cấp thứ hai, quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ thuộc trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ

2.2.1.2 Trách nhiệm của cơ quan quản lý ngành lưu trữ đối với hồ sơ cán bộ, công chức

Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan quản lý ngành lưu trữ đối với hồ sơ CB,CC, chúng tôi xin khái quát như sau:

- Bộ Nội vụ vừa được Chính phủ giao quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc, vừa được giao quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Điều này được quy định tại Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Bộ Nội vụ (trước đó là Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ)

- Cơ quan giúp Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Điều này được quy định tại Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Theo Quyết định này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Để giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục đã giao cho 4 tổ chức sự nghiệp đó là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Các Trung tâm này có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân Tuy nhiên, mỗi Trung tâm bảo quản tài liệu ở mỗi thời kỳ khác nhau:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia I: Bảo quản tài liệu thời kỳ phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở

ra phía Bắc (Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I)

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: Bảo quản tài liệu thời kỳ phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ-Ngụy và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam (Quyết định số 119/QĐ-VTLTNN ngày

20/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II)

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Bảo quản tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra

(Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)

Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV: Bảo quản tài liệu Mộc bản triều Nguyễn; tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời

kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên

(Quyết định số 121/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV)

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

và theo quy định tại Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được xác định là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Như vậy có thể khẳng định rằng các cơ quan bộ phải nộp lưu toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ lịch sử Hay nói cách khác, Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước mà cụ thể là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có trách nhiệm thu thập, tiếp nhận tài liệu (trong đó có hồ sơ CB,CC có giá trị lịch sử) của các cơ quan bộ vào lưu trữ lịch sử theo quy định

2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

2.2.2.1 Thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ

Thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan nói chung và các cơ quan bộ nói riêng đều được quy định trong các văn bản của nhà nước như:

- Điều 69 Luật cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII thông qua ngày

13/11/2008 quy định về quản lý hồ sơ CB,CC như sau: “Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC thuộc quyền quản lý”[14]

- Điều 51 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức quy định nhiệm vụ và

quyền hạn của cơ quan sử dụng công chức: “Thực hiện việc lập hồ sơ và lưu giữ hồ sơ cá nhân của công chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định”[28]

- Khoản 2 Điều 18 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của

Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức

quy định: “Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình”[63]

Cơ quan quản lý CB,CC được hiểu là “cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức” [14]

Như vậy, có thể khẳng định tất cả các cơ quan quản lý CB,CC đều phải thực hiện việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ cá nhân của CB,CC thuộc quyền quản lý

Hiện nay mỗi cơ quan bộ hiện đang quản lý các tổ chức, đơn vị thuộc

và trực thuộc gồm:

bộ

Đơn vị trực thuộc bộ

Tên bộ Đơn vị thuộc

bộ

Đơn vị trực thuộc bộ

Đơn vị thuộc bộ bao gồm: các vụ, văn phòng, thanh tra bộ

Đơn vị trực thuộc bộ bao gồm: Cục, Tổng cục, Trường, Viện, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…

Cùng với việc quản lý các tổ chức, đơn vị, là việc quản lý về con người làm việc trong các tổ chức, đơn vị của bộ Để quản lý tốt đội ngũ CB,CC đông đảo đó, mỗi bộ đều ban hành quy định phân cấp quản lý cán bộ Việc phân cấp quản lý cán bộ cũng đồng nghĩa với việc phân cấp quản lý hồ sơ CB,CC:

Thứ nhất, hồ sơ lý lịch của Bộ trưởng, Thứ trưởng do Ban Tổ chức Trung ương trực tiếp quản lý Điều này được quy định tại Quyết định số 44-QĐ/TW ngày 14/11/1992 của Bộ Chính trị về việc quản lý cán bộ

Thứ hai, hồ sơ của những người làm việc trong các vụ, văn phòng, thanh tra bộ; người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các tổ chức, đơn vị như tổng cục, cục, viện, học viện, trường, trung tâm, tổng công ty, công ty… thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng Điều này được quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ

Thứ ba, hồ sơ của công chức, viên chức còn lại (trừ các đối tượng nêu trên) làm việc trong các đơn vị trực thuộc bộ bao gồm tổng cục, cục, trường, viện, tổng công ty, công ty… do người đứng đầu đơn vị quản lý Người đứng đầu các đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng trong việc quản lý và sử dụng hồ sơ CB,CC của đơn vị mình

Như vậy có thể thấy rằng, thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ tương đối rõ ràng, cấp nào quản lý CB,CC sẽ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ CB,CC của cấp đó Việc phân cấp như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chủ động, linh hoạt trong việc quản lý hồ sơ, đồng thời cũng gắn trách nhiệm của từng cấp đối với công tác này

Hiện nay hồ sơ CB,CC đang làm việc tại các đơn vị thuộc và trực thuộc

Người đứng đầu, cấp phó của người

đứng đầu các đơn vị trực thuộc như:

Cục, Tổng cục, Trường, Viện, Trung

tâm, Tổng Công ty, Công ty…

Cơ quan bộ Tại các đơn vị

trực thuộc bộ

Công chức, viên chức làm việc trong

các đơn vị trực thuộc như: Cục, Tổng

cục, Viện, Học viện, Trường, Trung

tâm, Tổng Công ty, Công ty…(trừ

người đứng đầu, cấp phó của người

đứng đầu)

Tại các đơn vị trực thuộc bộ

Tuy nhiên, tại Bộ Công an và Bộ Quốc phòng thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC có những quy định khác Tại Bộ Quốc phòng ngoài việc quản lý hồ sơ theo quy định như trên còn quản lý hồ sơ của đối tượng từ cấp Thượng tá trở lên Tại Bộ Công an ngoài việc quản lý hồ sơ theo quy định còn quản lý hồ sơ của đối tượng là Giám đốc, Phó Giám đốc Công an của các tỉnh trên cả nước

Như đã trình bày trong phần mở đầu, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hưu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan

bộ gồm:

- Bộ trưởng, Thứ trưởng (bản sao);

- Vụ trưởng và tương đương, Phó Vụ trưởng và tương đương và công chức làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra bộ;

- Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị trực thuộc

bộ như: Cục, Tổng cục, Trường, Viện, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…

Theo quy định, các hồ sơ này phải được quản lý tại các cơ quan bộ

Từ thực tiễn khảo sát tại các cơ quan bộ, chúng tôi xin nhận xét về thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của một số cơ quan bộ như sau:

Thứ nhất, lưu trữ bản sao hồ sơ của Bộ trưởng, Thứ trưởng Đối với Bộ

trưởng, Thứ trưởng trước khi được bổ nhiệm nếu hồ sơ gốc đang thuộc thẩm quyền quản lý của bộ thì sao lại một bộ để quản lý, chuyển hồ sơ gốc đến Ban

Tổ chức trung ương quản lý Đối với Bộ trưởng, Thứ trưởng được luân chuyển, bổ nhiệm từ cơ quan khác về thì làm thủ tục sao từ hồ sơ gốc do Ban

Tổ chức trung ương quản lý, cũng có một số trường hợp khi được điều động

về bộ không làm thủ tục sao, chỉ lưu giữ hồ sơ của Bộ trưởng, Thứ trưởng từ khi Bộ trưởng, Thứ trưởng đó công tác tại bộ

Thứ hai, lưu trữ hồ sơ gốc của các công chức làm việc trong các đơn vị

thuộc bộ (bao gồm các vụ, thanh tra, văn phòng bộ) Đây là hồ sơ chiếm khối lượng lớn nhất, chiếm tới hơn 90% so với các hồ sơ được quản lý tại bộ Số

hồ sơ này tương đối phức tạp, thường xuyên có nhiều biến động, chuyển đổi

từ đơn vị này đến đơn vị khác, chuyển đổi từ cơ quan này đến cơ quan khác

Thứ ba, lưu trữ hồ sơ gốc của người đứng đầu và cấp phó của người

đứng đầu các đơn vị trực thuộc Bản sao hồ sơ của người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu được lưu trữ tại nơi cơ quan mà người đó đang công tác

Ảnh 1: Hồ sơ gốc của người

bộ Ví dụ: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ Chúng tôi xin đưa ra cụ thể việc quản lý hồ sơ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Bộ Nội

vụ để so sánh việc quản lý hồ sơ CB,CC của hai cơ quan này như sau: